IMPORTANCIA DEL REGISTRO DE CONTROL DEL PERSONAL

INSTRUMENTOS TECNICOS DEL REGISTRO Y CONTROL DEL

PERSONAL

Los instrumentos técnicos de registro y control del personal o del recurso

humano, serán establecidos de acuerdo a las necesidades, naturaleza y
exigencias de la empresa o institución, siendo dentro de los más utilizados
los siguientes:

a. la Ficha Personal.

b. Ficha Social.

c. Tarjeta de Control Diario de Asistencia.

d. Parte Diario de Asistencia.

e. Papeletas de Autorización de Salidas.

f. Tarjetas de Control de Récord laboral.

g. File Personal.

h. Rol Vacacional.

i. Rol de Cambio de Vigilancia.

j. Cuadro de Asignación de Personal.

k. Reglamento Interno de Trabajo.

Los Instrumentos técnicos citados, sirven para controlar, registrar y manejar

las ocurrencias laborales de los colaboradores, sean estos funcionarios,
ejecutivos, administrativos, técnicos, auxiliares y obreros.
 CRITERIOS EN LA ROTACION DE PERSONAL

La Rotación de Personal es un factor que tiene gran impacto en las

organizaciones ya que genera gastos innecesarios y crea un ambiente de
tensión al no poder crear una estabilidad necesaria para el desarrollo óptimo
de objetivos y metas.

El termino de rotación de recursos humanos es la fluctuación de personal

entre una organización y su ambiente es decir el intercambio de personas
entre la organización y el ambiente es definido por el volumen de personas
que ingresan y que salen de la organización. Generalmente la rotación de
personal se expresa a través de una relación porcentual, en el transcurso de
cierto periodo de tiempo. Casi siempre la rotación se expresa en índices
mensuales o anuales para permitir comparaciones, desarrollar diagnósticos o
promover acciones.

PROCEDIMIENTOS PARA LOS PERMISOS DE LICENCIAS E

INASISTENCIA DE PERSONAL

 Procedimiento administrativo, que consiste en la puesta en práctica de una

serie de Instrumentos, con la finalidad de registrar y controlar al personal que
labora en una determinada empresa o institución.
Para que las acciones o actividades empresariales se cumplan, es necesario
que haya un adecuado registro y control del capital intelectual. Con el  control
y registro del personal, se trata de asegurar que las diversas unidades de la
organización marchen de acuerdo con lo previsto. Los objetivos centrales de
esta técnica es controlar las entradas y salida del personal, cumplimiento del
horario de trabajo, controlar horas extras, permisos, vacaciones tardanzas,
licencias, etc.
 De los Permisos de Concesión Obligatoria

Por fallecimiento de familiar

Artículo 9. Los permisos por Fallecimiento de Familiar: padres, hijos,

cónyuge o hermanos,comprenden los siguientes términos:

1. Tres (3) días hábiles si el familiar vivía en localidades cercanas a la residencia

de la trabajadora y el trabajador.

2. Cinco (5) días hábiles, si el familiar vivía en regiones lejanas al domicilio de la

trabajadora y el trabajador, siempre y cuando el traslado estimado por vía
terrestre supere las seis (6) horas.

3. Siete (7) días hábiles, si el familiar vivía en el exterior.

Por protección a la familia, a la maternidad y a la paternidad

Artículo 10. Los permisos por protección a la familia, a la maternidad y a la

paternidad son de concesión obligatorios y remunerados. Comprenden las
modalidades siguientes:

1. Matrimonio: Se concederá permiso especial remunerado de siete (7) días

hábiles a la trabajadora y al trabajador que contraiga matrimonio civil,
quedando obligado a consignar copia del acta de matrimonio al concluir el
permiso.

2. Controles prenatales: Se concederá a la trabajadora durante su estado de

gravidez, un (1) día o dos (2) medios días de licencia o permiso al mes, a los
fines de asistir a la respectiva consulta médica, que le permita prevenir,
recibir orientación, eliminar factores de riesgo, descubrir problemas y tratar
condiciones adversas.
3. Descanso por maternidad: La trabajadora en estado de gravidez tendrá
derecho a un descanso ininterrumpido, antes del parto de seis (06) semanas
y después del parto equivalente a doce (12) semanas. Para iniciar el
descanso pre natal la trabajadora deberá notificar oportunamente a la
Dirección de Talento Humano, entregando el informe médico debidamente
avalado, el cual señale expresamente la fecha probable de parto y el
respectivo certificado de incapacidad emitido por el Instituto Venezolano de
los Seguros Sociales (I.V.S.S.). Este último documento deberá consignarlo la
trabajadora para el descanso postnatal. Cuando la trabajadora no haga uso
del descanso prenatal, por autorización médica o porque el parto
sobreviniera antes de la fecha prevista o por cualquier otra circunstancia, el
tiempo no utilizado se acumulará al período de descanso postnatal. En el
caso de no coincidir el inicio del descanso prenatal con la fecha señalada en
el certificado de incapacidad suscrito por el médico del I.V.S.S., deberá la
trabajadora presentar un informe médico avalado por el I.V.S.S., mediante el
cual certifique que la asistencia a la jornada de trabajo no implica ningún
riesgo para ella o su hijo.

4. Por Lactancia materna: El permiso por lactancia materna se le debe otorgar

a la madre lactante en forma remunerada, al término del periodo postnatal,
permiso por dos (02) horas diaria, hasta cuando el hijo cumpla un año de
edad, con la finalidad de garantizarle a su hijo o hija el alimento ideal para su
desarrollo integral. La hora de lactancia se dará con preferencia al inicio o al
final de la jornada de trabajo, de acuerdo a la solicitud de la trabajadora.

Por nacimiento o adopción de hijos

Artículo 11. Los permisos por nacimiento o adopción de hijos son de

concesión obligatorios y remunerados, comprenden los casos siguientes:

1. Nacimiento de hija y/o hijo: El padre disfrutará de un permiso o licencia de

paternidad remunerada de catorce (14) días continuos, contados a partir del
 nacimiento de su hija y/o hijo, a los fines de asumir en condiciones de
igualdad con la madre el acontecimiento, las obligaciones y
responsabilidades derivadas en relación a su cuidado y asistencia, para ello,
el trabajador deberá presentar ante la Dirección de Talento Humano, a través
de la Coordinación de Bienestar Social, el certificado médico de nacimiento
del niño expedido por un centro de salud público o privado, en el cual conste
su carácter de progenitor. En caso de que el nacimiento tuviere lugar en un
estado diferente donde debe prestarse el servicio, se concederá tres (3) días
hábiles adicionales al trabajador; y si el mismo ocurriere en el exterior de la
República, se concederá seis (6) días hábiles adicionales, ello por el término
de la distancia, quedando obligado a presentar la respectiva Acta Civil de
Nacimiento o de Adopción a la Dirección de Talento Humano concluido el
permiso o licencia.

2. Enfermedad grave de hija y/o hijo: El permiso o licencia de paternidad

remunerada se extenderá por un periodo igual de catorce (14) días
continuos, en el caso de enfermedad grave del hijo, así como de
complicaciones graves de salud que coloque en riesgo la vida de la madre.

3. Parto múltiple: El permiso o licencia de paternidad remunerada será de

veintiún (21) días continuos en el caso de parto múltiple.

4. Fallecimiento de la madre del hija y/o hijo: el padre de la niña y/o niño
tendrá derecho a igual permiso o licencia postnatal que le hubiere
correspondido, en caso de fallecimiento de la madre.

5. Adopción de hija y/o hijo: A la mujer trabajadora a quien se le conceda la

adopción de una niña o de un niño con menos de tres (3) años de edad, se le
otorgará un permiso de hasta diez (10) semanas, efectivo desde la fecha de
su colocación familiar. El trabajador a quien se conceda la adopción de una
niña y/o niño con menos de tres (3) años de edad, disfrutará del permiso o
licencia de paternidad de catorce días (14) continuos, contados a partir de
 que la misma sea acordada por sentencia definitivamente firme por el
Tribunal de Protección de Niños, Niñas y Adolescentes.

Por enfermedad o accidente de la trabajadora y trabajador

Artículo 12. Los permisos por enfermedad o accidente de la trabajadora o

trabajador son de concesión obligatorios y remunerados, en los casos
siguientes:

1. Que no causen invalidez absoluta y permanente: Se concederá a la

trabajadora y trabajador permiso durante su incapacidad hasta por un
máximo de quince (15) días continuos, prorrogables si fuera el caso, para lo
cual se obliga a presentar el certificado de incapacidad avalado por el
Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.) y de manera
excepcional mediante el comprobante expedido por el facultativo tratante.
Para el otorgamiento del permiso antes indicado la Dirección de Talento
Humano, a través de la Coordinación de Bienestar Social, podrá solicitar al
trabajado asistir a la evaluación médica con el especialista que tenga a bien
contactar.

2. Enfermedad Grave o reposo prolongado: Se concederá a la trabajadora y

trabajador permisos mensuales, prorrogables por igual período si fuera
necesario, para lo cual se obliga a presentar el certificado de incapacidad
avalado por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.). Al
tercer mes la Dirección de Talento Humano solicitará ante el Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales la conformación de una Junta Médica
que evaluará y opinará sobre la evolución de la enfermedad y la prórroga del
permiso.
En ningún caso los permisos por enfermedad o accidente del trabajador
podrán exceder el lapso máximo previsto en la Ley del Seguro Social.
Por control de niños sanos

Artículo 13. Los permisos por control de niños sanos son de concesión

obligatorios y remunerados, para garantizar el cuidado y tratamiento de la
niña y/o niño durante su primer año de vida, se establece el derecho de la
madre o padre incorporado al trabajo, a disfrutar de un (1) día de permiso o
licencia cada mes para concurrir al centro asistencial pediátrico.

Por citación expresa de autoridad judicial, militar o policial

Artículo 14. Los permisos por citación expresa de autoridad judicial, militar o

policial son de concesión obligatorios y remunerados. Se permitirá a la
trabajadora o trabajador ausentarse para resolver asuntos antes las
autoridades legislativas, administrativas y judiciales, previa presentación de
la citación o notificación respectiva. Se concederán los días por el tiempo que
dure la concurrencia más el término de la distancia. Este permiso no se
concede para justificar ausencias por detención privativa de la libertad.

Por representatividad deportiva o cultural

Artículo 15. Los permisos por representatividad deportiva o cultural son de

concesión obligatoria y remunerados, al personal el tiempo requerido para su
traslado y participación en eventos deportivos o culturales nacionales e
internacionales, en representación del país, previa solicitud de los entes
competentes. Dicho permiso será hasta por un máximo dos (2) semanas
durante un (1) año.

Por Servicio Militar

Artículo 16. Los permisos por Servicio Militar, en atención a la Ley de

Conscripción y Alistamiento Militar en concordancia con el artículo 58 del
Reglamento de la Ley de Carrera Administrativa son de concesión
obligatorios, durante el lapso de alistamiento sin causar salario ni prestación
de antigüedad.Se concederá el permiso a la trabajadora o trabajador cuando
sea llamado al reentrenamiento e instrucción militar.

Por siniestro de bienes muebles e inmuebles

Artículo 17. Los permisos por siniestro de bienes muebles e inmuebles, en

caso de siniestros de bienes muebles o inmuebles, de magnitud
considerable, producto de causas extrañas no imputables al trabajador,
debidamente soportados por éste a satisfacción de la Universidad, son de
concesión obligatorios y remunerados, por un lapso máximo de cuatro (4)
días hábiles, dependiendo de la distancia al lugar y la magnitud de lo
ocurrido.

Por detención policial o judicial

Artículo 18. Los permisos por Detención Policial o Judicial son de concesión

obligatorios, por hechos ajenos a la relación laboral, dará lugar a suspender
la relación de trabajo sin goce de sueldo o salario para la trabajadora o
trabajador imputado sobre supuesto hecho delictivo, suspensión laboral
temporal que no dará lugar a la terminación del contrato de trabajo, siempre
y cuando la misma no exceda de más de treinta (30) días hábiles, caso
contrario, se extinguirá el contrato de trabajo por causa justificada. Este
permiso será tramitado a través de la Dirección Administrativa que contará
con el visto bueno de la Dirección de Talento Humano.

Por actividades de capacitación

Artículo 19. Los permisos por actividades de capacitación que se concedan

dentro de la jornada laboral para concurrir como asistente o ponente en
cursos de adiestramiento, certámenes, seminarios, cursillos, congresos,
cursos de especialización o similares, son de concesión obligatorios y
remunerados. Deben responder al Plan Anual de Adiestramiento formulado
 por la Dirección de Talento Humano y vinculados a las funciones,
especialidad de la trabajadora y trabajador o al quehacer Institucional. Su
duración se ajustará al horario de la actividad de capacitación, tomando en
consideración el tiempo de traslado si fuera el caso.

Por estudios

Artículo 20. Los permisos por Estudios en el marco de los preceptos

establecidos en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela,
para brindar facilidades a todas las trabajadoras y todos los trabajadores que
actualmente cursan estudios para que puedan asistir a sus actividades
académicasson de concesión obligatorios y remunerados. Comprenden los
casos siguientes:

1. Cumplimiento de la Escolaridad: otorgar permiso a la trabajadora o

trabajador para que curse estudios de cualquier nivel, a través de su
supervisor inmediato, para ausentarse de su jornada de trabajo hasta por
cinco (5) horas semanales, previa presentación del calendario de clases
debidamente expedido por la institución educativa.

2. Presentación de Exámenes: otorgar permisos para la aplicación o

presentación de pruebas o exámenes por el tiempo que dure la evaluación.

Por desempeño de cargos académicos, accidentales, docentes o

asistenciales

Artículo 21. Los permisos por desempeño de cargos académicos,

accidentales, docentes o asistenciales son de concesión obligatorios y
remunerados. La Dirección de Talento Humano, previa aprobación del
ciudadana Rectora, concederá un permiso máximo de seis (6) horas
semanales, cuando tales actividades no menoscaben el cumplimiento de sus
 labores. Si el cargo accidental requiere tiempo completo para su desempeño
el permiso será concedido sin remuneración.

En aquellos casos, que la trabajadora o el trabajador preste sus servicios

durante menos de 35 horas semanales, el permiso antes citado se reducirá a
tres (3) horas semanales.

De los Permisos Potestativos

Por Enfermedad o Accidente Grave de un familiar

Artículo 22. Los permisos por Enfermedad o Accidente Grave de un

familiar: padres, hijos y cónyuge, son de concesión potestativos,
remunerados o no, se concederá por un plazo máximo de quince (15) días
hábiles a la trabajadora o trabajador en los casos siguientes: Si la
enfermedad o accidente grave de las personas antes indicadas tuviere lugar
en un estado diferente al sitio donde debe prestarse el servicio, se concederá
tres (3) días hábiles adicionales; y si el mismo ocurriere en el exterior de la
República, se concederá seis (6) días hábiles adicionales, ello por el término
de la distancia.

Por diligencias personales

Artículo 23. Los permisos por diligencias personales debidamente

justificadas, que no puede delegar en otras personas, son de concesión
potestativa, remunerada o no, a la trabajadora o trabajador, hasta un máximo
de cinco (5) días al año no acumulativos para el siguiente ejercicio, bajo los
términos siguientes:

1. Tramitación de documentos de personales: Se concederá permiso hasta

un (01) día de permiso para realizar trámites de documentos personales,
como son: Cédula de identidad, pasaporte, licencia de conducir, partida de
nacimiento, certificado de salud, certificado médico vial, certificación de datos
 filiatorios, certificados del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales
(I.V.S.S.), entre otros..

2. Inscripciones en Instituciones Educativos: Se concederá permiso hasta un

(1) día de permiso para que la trabajadora o el trabajador se inscriba o de
sus hijos menores de edad en instituciones educativas.

3. Exámenes de admisión en universidades: Se concederá permiso hasta un

(1) día de permiso para que la trabajadora o el trabajador presente examen
de admisión en universidades.

4. Consultas o exámenes médicos: Se concederá permiso hasta un (1) día de

permiso para que la trabajadora o el trabajador asista a consulta médica,
incluyendo tratamientos ambulatorios.

5. Mudanzas. Se concederá permiso hasta dos (2) días de permiso para que la
trabajadora o el trabajador realice actividades de mudanzas.

6. Participación en los actos de grado del trabajador, su cónyuge e hijos. Se

concederá permiso hasta dos (2) días de permiso para que la trabajadora o
el trabajador asista a actos de grado personal, de su cónyuge, hijas e hijos.

Los permisos antes señalados, se darán en las oportunidades y por los

lapsos determinados, cada vez que sean necesarios; y la trabajadora o
trabajador deberá demostrar ante la Dirección de Talento Humano la
utilización y el medio de prueba usual.

Permisos no previstos

Artículo 24. Los permisos no por otras causas de inasistencias temporales

por parte de los Trabajadores no previstas o mencionadas en la presente
normativa son de concesión potestativos, remunerados o no, los cuales no
podrán exceder de tres (3) días y será la Dirección de Talento Humano la
encargada de aprobarlos, indicando en cada oportunidad si es remunerado o
no.

REGISTRO Y CONTROL EN EL AREA DE ADIESTRAMIENTO DE

PERSONAL

REGISTRO Y CONTROL EN EL AREA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL

REGISTRO Y CONTROL EN EL AREA DE SEGURIDAD SOCIAL

INFORMES AL MINISTERIO DEL TRABAJO

La ley organica del trabajo, esta conformada por once títulos, y uno de estos
lleva como distintivo de la administración y el trabajo (titulo IX), con dos
capítulos a saber: De los organismos administrativos del trabajo y del servicio
de empleo. La nombrada ley aborda en once artículos (586 a 596) lo relativo
a lo organismos administrativos del trabajo y parte de identificar funciones del
ministerio a cargo del ramo del trabajo, y define sobre las inspectorias de
trabajo.

Con fundamento en lo anterior, las inspectorias de trabajo constituyen

órganos de la administración publica encargados del tramite de
procedimientos laborales relacionados con:

 Reclamos
  Despidos masivos
 Registro de organizaciones sidicales
 Fuero sindical
 Conflictos colectivos y la función de la administración de trabajo.
 Negociación de convenciones colectivas de trabajo
 Referéndum sindical
 Reunión normativa laboral
 Sanciones
 Solvencia laboral
 Calculo de prestaciones sociales

INFORMES A LA OFICINA CENTRAL DE PERSONAL

REGISTRO Y CONTROL DE BENEFICIO