Definición de Agencias de Viajes y Características Básicas

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Definición de Agencias de Viajes y

caracteristícas básicas de acuerdo a su


función.

S
on empresas de servicios que a través de la organización de su personal debidamente capacitado, acerca
el producto turístico al consumidor. La información que tales empresas le ofrecen a sus clientes, la
obtienen gracias a los prestatarios de servicios turísticos como son los hoteles, Tour, operadores, etc. y
con los cuales las Agencias de Viajes tienen capacidad legal para hacer contratos.

L as Agencias de Viajes
al igual que cualquier
otro ente económico
deben de llevar una adecuada
administración, con el fin de
También se puede decir que
son tiendas minoristas, en
donde su labor esta
estrechamente vinculadas con
las empresas transportistas
Caracteristicas Básicas
de las Agencias de
Viaje.

llevar un adecuado control de como líneas aéreas, camiones, Podemos describir las
utilidades y aumentando las de las cuales reciben una características de una Agencia
mismas cumpliendo con las determinada comisión por la de Viajes de acuerdo a las
normas legales existentes en venta de boletos (generalmente funciones que realiza:
nuestro país. entre un 8 y un 10 por ciento),
así como también de los Función Asesora
Una Agencia De Viajes hoteles, quienes les reconocen
Una agencia de viajes es un con un pago del 5 al 15 por Función Contable
ente económico que en últimas ciento; trabajan igualmente en
fechas a cobrado una estrecha cooperación con los Función de Intermediario
importancia debido al aumento operadores de tours
de Turismo en nuestro país, la (considerada como tienda Función Social
cual es un intermediario entre mayorista).
los prestadores de servicios y Función Organizacional
el cliente denominado Turista, Algunas prefieren la venta de
a nivel nacional o tours por que el porcentaje de Función Técnica
internacional. Su labor beneficio es más elevado,
principal es por un lado puede llegar a alcanzar un Función Administrativa
representar activamente a margen de treinta por ciento.
hoteles, líneas aéreas, navieras, Función Comercial
ferrocarrileras y de auto Las agencias de viajes ofrecen
transporte; arrendadoras de diferentes tipos de servicio en Función Financiera
automóviles, etc., al concentrar beneficio del cliente, que va
un elevado porcentaje de desde la reservación del Función Asesora
ventas a solicitud del turista; transporte, el alojamiento en Esta función implica informar
pero también es necesario hoteles, hasta la programación claramente al viajero sobre las
señalar que las Agencias de de tours y el arrendamiento de características de los destinos,
Viajes provocan un alto autos. Debido a ello suelen los servicios que obtendrá así
volumen de ventas que de otra tener mucho material como quien se los proveerá y
forma no se originarían ya que informativo sobre destinos y los viajes existentes.
juegan un papel muy paquetes turísticos.
importante de promoción Se le debe ayudar al cliente en
profesional de recursos la selección del viaje más
turísticos de interés mundial. adecuado de acuerdo a sus
necesidades específicas.

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Para cumplir con esta primera Función de intermediario. Modificación o cancelación de
función es necesario tener reservaciones.
amplias fuentes de Se refiere a tramitar y mediar
información; para lo cual es la reservación, distribución y El tramitar la documentación
necesario contar con varios venta de productos turísticos. necesaria para el viaje como el
sistemas: Si la agencia de viajes pasaporte o la visa.
desempeña muy bien tal Servicios de representación de
a) Sistemas computarizados de función, esto le permitirá proveedores, destinos u otras
reservas (SCR) o sistemas acercar el producto al cliente y agencias de viajes: en tal caso
globales de reservas (SGR). multiplicar los puntos de la agencia de viajes adquiere el
venta. producto y luego lo vende, por
b) Disponer de conexiones vía Esta función comúnmente es lo tanto está asumiendo el
Internet, esto para estar en ejercida por las agencias riesgo de la operación.
contacto con sus clientes, así minoristas, ya que son quienes
como para sus relaciones con concretarán la reservación, la Con la introducción de la
los proveedores de servicios renta o venta de los siguientes nuevas tecnologías de
turísticos. grupos de servicios: información, la función
Servicios de forma aislada mediadora de la agencias de
c) Tener una recopilación de como: viajes es más susceptible,
mapas, manuales técnicos, Billetes para un determinado debido a que muchas veces ya
guías y bibliotecas medio de transporte. no se necesita de su
especializadas de folletos. participación para hacer el
Alojamientos en trato directo entre el proveedor
d) Es necesario también que la establecimientos dentro del del servicio turístico y el
agencia cree su propio banco hotel. cliente. Aun así el hacer la
de datos, con ello podrá ofrecer operación a través de la
información exclusiva y Alojamientos en empresa, tiene la ventaja de
personalizada y guardar establecimientos que la agencia tiene un poder
información sobre los clientes, extrahoteleros. de compra a mayor escala, esto
muy valiosa a la hora de llevar le da la posibilidad de negociar
a cabo determinadas campañas Entradas para determinados y abaratar los productos, con lo
de marketing. espectáculos culturales o que en definitiva el cliente sale
deportivos. beneficiado.
Es esencial la adecuada
comunicación de la agencia Renta de autos o salones para En relación a este punto, es
con el viajero, así sabrá con fiesta y congresos. muy importante entonces que
mayor exactitud las la agencia elija bien a los
necesidades y expectativas que Pólizas de seguro de viajes. proveedores, que concedan
el cliente ha puesto en el viaje. licencias y le exigían fianzas
Por lo tanto la agencia debe Venta de guías turísticas. para que actúe en su nombre.
contar con gente profesional y
experta en destinos y viajes, -Servicios de viajes En conclusión, la función
que tenga una adecuada combinados: estos son mediadora en una agencia de
preparación cultural y técnica ofertados generalmente por viajes se desarrolla de la
y además con la capacidad de mayoristas o tour operadores; siguiente manera:
poder captar las necesidades de en este caso la función
los clientes. mediadora de la agencia se 1.- El proveedor del producto
torna en mera función turístico le da a la agencia la
Otro punto muy importante distribuidora. información necesaria sobre
que entra dentro de esta Servicios subsidiarios sus servicios y los documentos
primera etapa es la ubicación Cambio de divisas. o billetes que formalizan la
de la agencia y los recursos con venta.
los que cuenta para que se Cambio y venta de cheques de
pueda lograr el contacto viajes. 2.- La agencia conoce y
personalizado con el mercado. promueve los servicios de sus
proveedores vendiéndolos a

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sus clientes al precio que estos Ofrecer calidad en el servicio, que lugares de interés tiene, el
han fijado. esto se refiere desde la costo del viaje, etc.
adecuada elección de los
3.- La agencia una vez que ha proveedores hasta en el trato a Diseñar viajes, para ello hay
recibido el dinero por parte del los clientes. que investigar con los
cliente sobre el producto, lo proveedores, tener varias
guarda o deposita y liquida con Costos adecuados y accesibles. alternativas y realizar las
el proveedor. contrataciones necesarias.
Ir un paso adelante y no
4.- El proveedor se limitarse a organizar viajes, Organización y distribución de
compromete a abonar la sino ampliar constantemente las plazas, asegurándose de
comisión acordada con la sus actividades, por lo que vender solo las que vengan.
agencia por tal venta. Es además puede organizar
imprescindible que en esta congresos, ferias, cruceros, Tener el control de las
función, exista entre la agencia eventos deportivos, etc. operaciones, estar al tanto de
y el proveedor la formalización como se va desarrollando el
de un contrato. Para crear los paquetes, las viaje.
agencias deben aprovechar las
Función organizacional economías de escala y Función Financiera.
negociar los precios netos con
Esta se refiere a que la agencia los proveedores, ya que no Se refiere a la buena
puede diseñar, organizar, obtendrá el mismo porcentaje administración de los recursos
vender y operar viajes y si no organiza el viaje, sólo lo económicos de la agencia, para
productos turísticos vende. El precio de venta al lograrlo es necesario:
combinando distintos servicios público se obtendrá sumando
a un precio global establecido, el precio negociado con el El conocimiento y análisis de
esto es a lo que se le llaman proveedor más el porcentaje de la estructura económica-
viajes combinados o paquetes las agencias. financiera de la empresa.
(viajes estándar programados a
la oferta). Esta función de armar Elaborar y analizar
alternativas propias de la presupuestos.
Otro tipo de viajes que la agencia culmina con la
agencia puede implementar promoción y venta del Idear un método adecuado para
son los forfaits (viajes producto turístico, sin embargo generar ingresos, organizar y
programados de acuerdo a la para llegar a ello habrá que supervisar gastos, así como de
demanda y adaptados a cada tomar algunas medidas cobros y pagos para que se
cliente). oportunas como por ejemplo, realicen de manera oportuna.
las labores de marketing, que
La función organizacional está desde luego requiere de una Función Contable.
gestionada por tour operadores inversión más elevada.
y agencias mayoristas. Para Esta función se relaciona con
llevarla a cabo se tienen que Función Técnica llevar un control adecuado de
cumplir algunos puntos: Se refiere a que la agencia los registros contables de las
proyecte, elabore y ponga en agencias, los cuales son muy
Se tiene que hacer una marcha productos turísticos. útiles y obligatorios, ya que
investigación permanente de Para ello es necesario realizar sirven para conocer el estado
los mercados para conocer las las siguientes actividades: financiero en que se encuentra
tendencias y necesidades de la empresa, además de que es
los clientes, así como también Planear el programa que se información que los
las ofertas de la competencia. pretende llevar a cabo, por proveedores solicitan, los
ejemplo si el cliente desea posibles inversionistas, los
La agencia debe ser creativa viajar a un determinado sitio, empleados y hasta la opinión
para diseñar nuevos productos la agencia tiene que investigar pública.
que le permitan diferenciarse todo lo que se refiere al lugar:
de la competencia. como llegar, en cuanto tiempo,
mejor opción para hospedarse,

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Función Social. Función Comercial.

Esta función es muy En este aspecto se pretende


importante, ya de la buena conectar a la agencia con el
relación y atención de la exterior, tanto por medio de los
agencia para con sus proveedores como de los
empleados y de éstos últimos consumidores y con ello
con la gente, se deriva el buen mejorar las condiciones de
funcionamiento de la empresa, ventas y compra de la empresa.
su estabilidad y por que no
hasta su expansión. Función Administrativa.

Para que la agencia lleve a Esta función abarca la


cabo de la mejor manera planificación, organización
posible esta función se mando y control de todas las
requiere: actividades que se realizan en
la agencia; algunas sobre todo
La implantación de sistemas de las grandes empresas tiene
aprendizaje y actualización, de departamentos que llevan a
tal manera que estimule al cabo estas funciones, en
trabajador y se le integre en un cambio para las pequeñas
plan de formación. quien las realiza es el director.

Crear una estructura


satisfactoria del trabajo, en el
que se contemplen condiciones
favorables que lleven al
empleado a valorarlo.

Tomar muy en cuenta el


bienestar del personal y darle
lo que les corresponde
(prestaciones conforme a la ley
o superiores).

4.- Se debe también aplicar un


carácter laborar riguroso entre
los representantes de la
empresa y los trabajadores.
Establecer y hacer cumplir el
reglamento interno de la
empresa.

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