GUÍAS

PARA LA ADMINISTRACIÓN PARROQUIAL

Comité para Asuntos Administrativos Tercera Edición

2008
Primera Edición: 01-XI-2005
Segunda Edición: 30-IV-2007
Tercera Edición: 30-IX-08

© Conferencia Episcopal de Colombia

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Bogotá, 2008
 PRESENTACIÓN

La Conferencia Episcopal, con el deseo de responder a los desafíos actuales en el campo de

la administración de los bienes destinados al cumplimiento de la misión de la Iglesia, ha
organizado el Comité de Asuntos Administrativos. El Señor Presidente de la Conferencia ha
solicitado a este Comité la elaboración de unas guías que puedan servir a los Señores Curas
Párrocos en la adecuada organización y administración de las parroquias.

Esta tercera edición actualizada de las "GUIAS PARA LA ADMINISTRACIÓN

PARROQUIAL" contiene nueve grandes documentos:

1. Personas Jurídicas Canónicas

2. Administración de los Bienes Parroquiales
3. Archivos Parroquiales
4. Aspectos prácticos del Régimen Laboral y de Seguridad Social
5. Aspectos Tributarios
6. Aspectos Contables
7. Cementerios Parroquiales
8. Aspectos de la Propiedad Intelectual
9. Notaría Parroquial

La Conferencia Episcopal espera que estas guías sirvan a los Párrocos en su servicio evangelizador
como un valioso instrumento de fácil consulta y de contenido didáctico básico. Con especial interés
presentamos el último documento sobre Notaría Parroquial con la firme esperanza de contribuir a la
organización de las parroquias y las diócesis, en aspecto de tanta importancia.
 PERSONAS JURÍDICAS
CANÓNICAS

ÍNDICE

Pág.

ASPECTOS GENERALES 1. PARROQUIA

1.1. Definición jurídica de Parroquia .......................................... 5

1.2. Existencia y Representación Legal..................................... 6
1.3. Consejo Económico y Obras Parroquiales .........................6
1.4. Administración..................................................................... 7

2. ASOCIACIONES, CORPORACIONES Y FUNDACIONES

2.1. Origen y Creación................................................................ 8

2.2. Existencia y Representación Legal................................... 10
2.3. Administración.................................................................. 11
2.4. Vigilancia y Control .......................................................... 12
PERSONAS JURÍDICAS CANÓNICAS

El Concordato celebrado entre la Santa Sede y la República de Colombia, aprobado por la Ley 20 de
1 974, en cuanto a la personería jurídica de las personas canónicas o eclesiásticas se refiere,
establece:

"Artículo IV. El Estado reconoce verdadera y propia personería jurídica a la Iglesia Católica.
Igualmente a las Diócesis, Comunidades Religiosas y demás entidades eclesiásticas a las que la ley
canónica otorga personería jurídica, representadas por su legítima autoridad.

Gozarán de igual reconocimiento las entidades eclesiásticas que hayan recibido personería jurídica
por un acto de la legítima autoridad, de conformidad con las leyes canónicas. Para que sea efectivo el
reconocimiento civil de estas últimas basta que acrediten con certificación su existencia canónica.".

Definición: Se entiende por persona "todo ser capaz de adquirir derechos y de contraer obligaciones".
Pueden ser:
Persona Física o Natural: Es todo individuo de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo,
estirpe o condición.
Persona Jurídica: Es aquel ente ficticio creado por la ley o por las personas físicas o naturales, capaz
de ejercer derechos y contraer obligaciones y de ser representado judicial y extrajudicialmente.
Existencia de la Persona Jurídica: Nace a la vida jurídica cuando su fundador o constituyente decide
su creación de acuerdo con las disposiciones legales.

Naturaleza: Por su origen, las personas jurídicas canónicas pueden ser de derecho público o de
derecho privado.
Personas Jurídicas Públicas: Aquellas que por disposición del mismo derecho o de la ley, tienen
personalidad sin requerirse ningún otro reconocimiento.
Son personas jurídicas públicas canónicas ipso iure (sistema del privilegio legal), entre otras:
La Iglesia Católica.
Las Conferencias Episcopales.
Las Diócesis o Iglesias Particulares.
Las Parroquias.
Los Seminarios
Los Tribunales Eclesiásticos
Las Asociaciones Públicas de Fieles.
Los Institutos de Vida Consagrada y Sociedades de Vida Apostólica.
Personas Jurídicas Privadas: Para su existencia requieren: 1) la constitución de su fundador; 2) la
aprobación de sus estatutos y, 3) el otorgamiento de la personería canónica por autoridad
competente.
Son personas jurídicas privadas canónicas ab-homine (Sistema del privilegio administrativo o
gubernamental):
Las Fundaciones.
Las Corporaciones o Asociaciones.
1. PARROQUIA

1.1. DEFINICIÓN JURÍDICA DE PARROQUIA

De acuerdo con el canon 515 del Código de Derecho Canónico, la Parroquia es una determinada
comunidad de fieles constituida de manera estable en la Iglesia particular, cuya cura pastoral, bajo la
autoridad del Obispo Diocesano, se encomienda a un Párroco, como su pastor propio. Corresponde
exclusivamente al Obispo diocesano erigir, suprimir o cambiar las Parroquias.

La Parroquia legítimamente erigida tiene personalidad jurídica en virtud del derecho mismo, y el
Párroco es su representante legal.

La Parroquia es persona jurídica independiente de la Arquidiócesis o Diócesis de la cual forma parte

y, por ello, es un ente con capacidad jurídica para ejercer derechos y contraer obligaciones y hacerse
representar judicial o extrajudicialmente.

La creación, supresión o modificación de Parroquias debe formalizarse mediante decreto escrito,

emanado del Ordinario (Obispo).

A la Parroquia se le atribuyen, a la luz del derecho canónico, los derechos y obligaciones propios de
su naturaleza, tanto desde el ámbito pastoral como los que se derivan de la gestión de bienes
patrimoniales destinados a ese fin.

Las entidades eclesiásticas a que se refiere el artículo IV del Concordato quedaron exceptuadas y
excluidas de la obligación de inscripción en el Registro Público de Entidades Religiosas ante el
Ministerio del Interior y de Justicia y, en el registro público de personas jurídicas sin ánimo de lucro
que llevan las Cámaras de Comercio, según la Ley 1 33 de 1 994, los Decretos 1396 de 1997 y 2150
de 1995.

Nota: La definición pastoral de Parroquia tiene otras connotaciones (cfr. Documento de Puebla).

1.2. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL

La existencia y representación legal de las Parroquias se acredita con el correspondiente certificado,

expedido por la Cancillería de la Diócesis.

Una vez hecho el nombramiento del Párroco, se debe proceder a la posesión ante el Canciller de la
Diócesis. Con el certificado de existencia y representación legal se inscribe el Párroco en el Registro
Único Tributario (RUT) ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Toda Parroquia debe tener sus sellos y papel membreteado que la identifique, los cuales deben ser
utilizados con mucha prudencia ya que se pueden generar compromisos a cargo de su titular por su
manejo irregular.

1.3. CONSEJO ECONÓMICO Y OBRAS PARROQUIALES

En toda Parroquia debe conformarse el consejo de Asuntos Económicos (canon 537), el cual se regirá
por las normas del derecho universal canónico y por las particulares establecidas por el Obispo
diocesano correspondiente.
El Consejo de Asuntos Económicos es el órgano de participación de los fieles, de carácter consultivo,
en la gestión económica de la Parroquia. Las obras sociales de la Parroquia por sí mismas no se
constituyen en personas jurídicas independientes de ella y, por ello, no pueden tener un número de
identificación tributaria diferente. Las cuentas bancarias o corrientes, así como las inversiones, deben
figurar a nombre de la Parroquia y las contabilidades no son separadas, se deben manejar como
centro de costos en la contabilidad de la Parroquia. Las personas que prestan sus servicios en esas
obras sociales tienen vínculo con la Parroquia y afectan a ésta, así mismo, los beneficiarios.

Las obras sociales de la Parroquia pueden llegar a constituirse como personas jurídicas
independientes de ella. Se deben adelantar los trámites canónicos correspondientes para que se
aprueben sus estatutos y se les conceda la personalidad jurídica por parte del Obispo Diocesano. El
Párroco debe ejercer la dirección, vigilancia y control de las personas jurídicas así creadas.

1.4. ADMINISTRACIÓN

La administración de los bienes parroquiales se debe hacer con diligencia y cuidado, dando
cumplimiento a lo estipulado en los cánones 1.281 a 1.288 y a las normas legales vigentes en el
territorio nacional.

Teniendo en cuenta su naturaleza jurídica, los Párrocos como representantes legales de las
parroquias deben dar cumplimiento y aplicación a las normas canónicas universales, a las
complementarias de la CEC y a las particulares y demás directrices del Ordinario del lugar.

Toda Parroquia, de acuerdo con el Derecho Canónico, debe dar estricto cumplimiento a las leyes,
tanto nacionales como departamentales, municipales y distritales según sea el caso, que regulan las
diferentes materias: civiles, laborales, tributarias, administrativas, comerciales, etc.

Los bienes temporales deben ser administrados de manera responsable y, para ello, se debe llevar
una contabilidad según las normas vigentes que regulan la materia.

El Párroco se hace responsable de todos los bienes que la Parroquia posea, de su administración,
disposición, uso y goce y de las obligaciones contraídas por ésta.

Los Párrocos deben rendir un informe detallado de su gestión al Ordinario del lugar o su Delegado por
lo menos una vez cada año, así como también deben pedir un permiso previo para adquirir, enajenar,
gravar y limitar la propiedad de los bienes muebles e inmuebles de la Parroquia.

Nota\ Ver el documento "Administración de los bienes parroquiales" elaborado por la CEC, y tener en
cuenta del documento "Aspectos tributarios para las entidades eclesiásticas" la presentación de las
declaraciones de ingresos y patrimonio y las de IVA, ICA y retefuente.

2. ASOCIACIONES, CORPORACIONES Y FUNDACIONES

2.1. ORIGEN Y CREACIÓN

Las personas físicas y las personas jurídicas de la Iglesia pueden reunirse y constituir asociaciones,
fundaciones o corporaciones, dándoles a éstas sus correspondientes estatutos que deben ser
aprobados por el Ordinario, quien determinará si los fines y objetivos que persiguen buscan el bien
común de la Iglesia.

Los bienes que se destinen para la creación de esa persona jurídica no deben afectar la subsistencia
de la Parroquia.
Estas personas jurídicas se rigen por sus constituciones o estatutos, los cuales constituyen la ley
fundamental u orgánica de su vida y desarrollan su dirección, administración, vigilancia y control,
extinción o disolución y extinción.

Por estatuto se entiende el conjunto de reglas que con fuerza de ley, gobiernan la vida de la persona
jurídica, como sujeto de derechos y obligaciones. Los estatutos obligan a los constituyentes y a todos
aquellos que posteriormente ingresen o lleguen a tener un vínculo jurídico con esas entidades con
relación a su dirección, administración, vigilancia y control, extinción o disolución y liquidación.

Para la aprobación de estatutos y reconocimiento de personería jurídica deberá tenerse en cuenta que
esas personas tengan como fines u objetivos los de caridad o piedad y, en general, el bien común de
la Iglesia de acuerdo con la doctrina y costumbres católicas, según la clase de persona jurídica de que
se trate: Asociación, Corporación o Fundación.

Para la aprobación de estatutos y reconocimiento de personería jurídica, también deberá tenerse

presente que quede a salvo el derecho y la facultad de la autoridad eclesiástica competente para
vigilar y controlar la entidad respectiva, reformar los estatutos, decretar su extinción y ordenar su
liquidación.

En los estatutos habrá de indicarse la facultad que tiene el Ordinario para aprobar la reforma de los
mismos, para decretar la extinción o disolución y liquidación, de la persona jurídica y para pedir las
cuentas de la gestión de sus directores, administradores y liquidadores.

Aprobados los estatutos por el Ordinario, éste también tiene la facultad de reconocerle la respectiva
personería jurídica. Es decir, debe tenerse claro que una cosa es la aprobación de los estatutos y otra
bien distinta el reconocimiento de personería jurídica: primero se debe dar Id aprobación de los
estatutos y luego la personaría jurídica aunque ambos pueden darse simultáneamente mediante la
misma disposición del Ordinario,

2.2. Existencia v representación legal

De acuerdo con las disposiciones del Decreto 1393 de 1997 las entidades de que traía el artículo IV
del Concordato, no se encuentran sujetas a inscripción en oí Registro Público de Entidades Religiosas
del Ministerio del Interior y corresponde a la entidad Eclesiástica acreditar sij existencia y
representación legal. Por ello mismo, no se encuentran sometidas a la vigilancia y control por parte
del Estado en concordancia con las normas constitucionales, concordatarias y demás disposiciones
legales que regulan la materia,

Dichas entidades tampoco están obligadas a inscribirse en el registro público de personas jurídicas
sin ánimo de lucro que llevan las Cámaras de Comercio v cualquier otra entidad Admi nistrativa, en
razón de las disposiciones antes citadas y en aquellas contenidas en el Decreto 2150 de 1995.

Quien tiene la facultad para certificar la existencia y representación legal de las personas jurídicas
canónicas es la autoridad eclesiástica correspondiente, es decir, el Ordinario que aprobó sus
estatutos y le reconoció la personalidad jurídica. Por esta circunstancia es de vital importancia el
mantener permanentemente actualizado el registro de estas entidades con toda la información sobre
su constitución, aprobación de estatutos, reconocimiento de personería jurídica, órganos de dirección
y administración, sus integrantes y órganos de vigilancia y control.

La autoridad eclesiástica correspondiente (Cancillería de la Diócesis), tiene la obligación de expedir

los certificados de existencia y representación legal de las personas jurídicas a las que les aprobó sus
estatutos y reconoció su personería jurídica. No puede negarse a expedir los certificados que
cualquier persona les solicite al respecto. Lo que sí puede es establecer un arancel, estipendio o valor
por la expedición de esos certificados.
2.3. ADMINISTRACIÓN

Las personas jurídicas canónicas en su dirección, administración, vigilancia y control se rigen por sus
propios estatutos o constituciones y por las disposiciones de la Legislación Canónica Universal y
Particular.

Estas personas jurídicas también deben dar cumplimiento a las disposiciones legales de naturaleza
pública o civil que son aplicables para el manejo de los bienes temporales, las relaciones laborales,
las obligaciones fiscales y las actuaciones administrativas, entre otras.

Los administradores, llámense directores, miembros de Junta Directiva, secretarios ejecutivos,

tesoreros, pagadores, etc., responden por lo que realicen en el ejercicio de sus funciones y más
cuando se extralimitan en ellas. Esta responsabilidad va hasta afectar, inclusive, su patrimonio y su
libertad personal.

La responsabilidad también incluye a quienes, conforme con los estatutos o constituciones,

desempeñen dentro de la misma entidad funciones de administración, vigilancia y control como los
contadores, auditores o revisores fiscales, según sea el caso.

2.4. VIGILANCIA Y CONTROL

En los estatutos o constituciones de las personas jurídicas canónicas se deben determinar los
órganos de vigilancia y control que permitirán señalar el cumplimiento de los fines y objetivos que
ellas persiguen, el manejo y cuidado de los bienes de las mismas y el cumplimiento en su Gobierno
de esas disposiciones.

El registro de las personas jurídicas reconocidas como tales en virtud de las disposiciones
concordatarias, debe ser llevado por cada una de las circunscripciones territoriales canónicas en las
que se les aprueban sus estatutos y se les reconoce su personería jurídica. Además, estas
circunscripciones deben llevar el registro de aquellas personas jurídicas a las que si bien no les dio su
personalidad jurídica si las ha autorizado para que funcionen y desarrollen las actividades que le son
propias según sus estatutos o constituciones. Ese registro comprende, a más de tener los estatutos o
constituciones iniciales, todas las reformas posteriores y copias de las actas en las que consten los
nombramientos o cambios que haya en sus miembros de Junta Directiva o directores, administradores
y revisores fiscales.

La Legislación Canónica obliga al Ordinario ejercer directa o indirectamente la vigilancia o control de

esas entidades

Lo anterior permite determinar que los bienes se empleen para los fines propios de cada una de ellas
y, eventualmente, decretar la extinción de la persona jurídica por el incumplimiento de los fines
propuestos o porque en su administración no hay orden y claridad en su manejo.

La autoridad eclesiástica (Ordinario) es la encargada de llevar el registro de las personas jurídicas

canónicas y de expedir el certificado para acreditar la existencia y representación legal de ellas.

El ejercicio de la vigilancia y control sobre estas entidades de utilidad común sin ánimo de lucro
implica, como función, la de velar porque sus rentas se conserven y sean debidamente aplicadas y
para que en todo lo esencial se cumpla con la voluntad de los constituyentes.

En desarrollo de la facultad de inspección, vigilancia y control, la autoridad eclesiástica podrá efectuar

las siguientes actividades:
 a) Practicar visitas de inspección.
b) Solicitar informaciones y documentos que considere necesarios.
c) Examinar actas, estatutos, libros, cuentas y demás documentos.
d) Solicitar proyectos de presupuesto, flujos de caja, balances de cada ejercicio y demás
estados financieros y contables, con arreglo a las normas vigentes sobre la materia.
e) Asistir a las sesiones que realicen las asambleas y los órganos de dirección y administración,
en las cuales se elijan representantes u otros dignatarios.
f) Aprobar o improbar estatutos.
g) Ordenar la cancelación del registro de una entidad vigilada o de la inscripción de los órganos
de administración y fiscalización. Podrá ordenar las modificaciones estatutarias que considere
necesarias, cuando los estatutos se aparten de las normas canónicas y legales.
h) Las demás que se deriven de las facultades de inspección y vigilancia, según las normas
concordantes y vigentes.

En todo caso las personas jurídicas responden por sus actos con sus propios bienes y no existe la
solidaridad entre ellas y las entidades o personas que de manera externa ejerzan acti vidades de
vigilancia y control sobre ellas.

Con el fin de cumplir con la vigilancia y control que el Ordinario tiene de las personas jurídicas a las
que les dé ese reconocimiento y de aquellas otras a las que simplemente les apruebe sus estatutos,
debe implementar en su sede los mecanismos y estructuras necesarios para cumplir a cabalidad con
esas funciones.
 ADMINISTRACIÓN
DE LOS
BIENES PARROQUIALES

ÍNDICE
PRESUPUESTOS
I. MANEJO DE LOS BIENES
1. Manejo del activo.................................................................................4
a) Administración de dineros...............................................................4
b) Administración de bienes muebles y enseres.................................5
c) Administración de bienes inmuebles...............................................6
2. Manejo del pasivo................................................................................8
3. Manejo de ingresos..............................................................................9
4. Manejo de egresos.............................................................................10
II. CONSEJO PARROQUIAL DE ASUNTOS ECONÓMICOS
1. Funciones.......................................................................................... 12
2. Constitución ......................................................................................12
3. Competencia......................................................................................13
4. Reuniones.......................................................................................... 13
5. Funciones del Presidente...................................................................13
6. Perfil de los miembros........................................................................13
III. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA PARROQUIA
1. Sacerdotes ........................................................................................ 14
2. Secretario(a) .....................................................................................15
3. El tesorero.......................................................................................... 15
4. Contador............................................................................................ 15
5. Sacristán............................................................................................ 16
6. Empleada de servicio generales....................................................... 16
IV. SERVICIOS Y OBRAS APOSTÓLICAS PARROQUIALES
V. LA ENTREGA DE LA PARROQUIA
1. Acta de entrega................................................................................. 18
2. Informe pastoral................................................................................ 18
3. Informe administrativo ..................................................................... 19
 ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES PARROQUIALES

PRESUPUESTOS

1. La administración de los bienes de una parroquia es tan solo un aspecto de la administración

de la misma.

En efecto deben tenerse presentes otros asuntos:

- La naturaleza de la parroquia (Persona Jurídica)

- Las personas que laboran en ella (asuntos laborales)
- Las cuentas (asuntos contables)
- Los impuestos (asuntos tributarios)
- La memoria de sus actos (asuntos notariales)
- Los derechos de autor (adquisición, obligaciones)
- Los documentos y comprobantes (archivos)
- Los sistemas (informática)

2. Los bienes parroquiales deben ser administrados de acuerdo con los cánones 1281 a 1288, la
legislación complementaria de la Conferencia Episcopal de Colombia, las normas del Obispo
diocesano y las leyes colombianas vigentes en cada caso.

3. La responsabilidad del manejo de los bienes recae sobre el párroco, como representante legal de
la parroquia ante la Diócesis (Canon 532), ante el Estado y ante los particulares. El puede hacerse
ayudar por un tesorero o administrador.

4. En la administración de los bienes hay varios asuntos que deben ser tenidos en cuenta, a saber:

1. El manejo de los bienes

2. El Consejo Parroquial de Asuntos Económicos.
3. La organización administrativa: cargos y funciones.
4. Las obras y servicios apostólicos parroquiales.
5. La Entrega de la parroquia.

I. MANEJO DE LOS BIENES

5. Para presentar ordenadamente los criterios y normas del manejo de los bienes es de gran
utilidad la referencia a las cuentas de balance y a las cuentas de resultado.

1. MANEJO DEL ACTIVO

a) Administración de dineros: efectivo, cuentas bancarias, títulos valores y deudas

6. El dinero efectivo se maneja a través de la caja (general y menores) y las cuentas bancarias

7. Las cuentas bancarias y los certificados de depósito siempre deben abrirse a nombre de la
parroquia. Los maneja el párroco como representante legal de la parroquia, y éste debe registrar su
firma en el banco.

8. Realizar mensualmente arqueos periódicos de caja y conciliaciones bancarias.

9. Mantener actualizado el control de vencimiento de las inversiones, con la colaboración del
Contador.

10. Las inversiones deben hacerse con criterios de seguridad, rentabilidad y liquidez.
- Seguridad: Invertir solo en entidades sometidas a la vigilancia y control del Estado.
- Rentabilidad: Valorar los rendimientos según la tasa nominal.
- Liquidez: Acordar la duración de la inversión para que el dinero este disponible cuando la
parroquia lo necesite.

12. El párroco debe vigilar para que los deudores paguen oportunamente los intereses y devuelvan
el capital en la fecha pactada.

b) Administración de Bienes Muebles y Enseres

13. Toda parroquia debe poseer la dotación mínima del despacho parroquial y de las zonas sociales
de la casa (sala, comedor, cocina, despensa, patio de ropas, cuarto huéspedes y cuarto de servicio).

14. Los párrocos deben elaborar el inventario de los bienes muebles, con su descripción, código y
tasación.

15. En el libro de inventarios, registrado en la curia, también deben anotarse los bienes preciosos y
del patrimonio cultural (Canon 1283,2°).

16. El original del inventario pertenece a la parroquia. Una copia debe entregarse a la Curia
Diocesana.

17. Semestralmente deben anotarse los cambios del inventario.

- Adquisiciones
- Elementos dados de baja.

18. Se recomienda y es conveniente, que exista un inventario adicional de los bienes particulares
del párroco.

19. El mantenimiento de los muebles y enseres debe ser periódico.

20. Las obras de arte merecen un cuidado especial para su seguridad y conservación.

21. Para vender el automóvil de la parroquia se debe pedir previamente la autorización del obispo,
y hecha la transferencia o traspaso verificar su inscripción en el registro público de au tomotores
(secretaria de tránsito respectiva).

22. Se debe tener al día el seguro obligatorio de accidentes de transito (SOAT) y el certificado de
emisión de gases.

23. Es muy recomendable el seguro del carro contra robo, accidentes y daños a terceros.

c) Administración de Bienes Inmuebles

24. Todo párroco debe elaborar el inventario de los bienes inmuebles de la Parroquia (Canon
1283,2°). Una copia de este inventario se debe entregar a la curia diocesana.

25. El inventario de estos bienes debe ser detallado e incluir: títulos de propiedad civilmente válidos
(Canon 1284,2°), licencia de construcción, planos arquitectónicos aprobados, planos eléctricos e
hidráulicos, constancias sobre pagos de impuestos, tasas y valorizaciones, cédula catastral, boletín de
nomenclatura (certificado catastral) y matrícula inmobiliaria (certificado de tradición y libertad).
26. El titulo de propiedad de un inmueble es la escritura pública de adquisición. Esta se identifica
mediante el número, la Notaria, la fecha de su firma y la clase de contrato suscrito por la Parroquia o
la Diócesis. La escritura debe registrarse en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos a la cual
corresponde el municipio en el que esté situado el inmueble. Si no se hace el registro, no se tendrá a
la Parroquia como propietaria del inmueble y continuará el anterior dueño.

27. Se debe obtener un certificado de tradición y libertad de cada inmueble, el cual contiene la
historia inmobiliaria y condición de libertad frente a gravámenes y limitaciones del dominio, tales como
hipotecas, servidumbres, embargos, etc.

28. Toda construcción parroquial debe tener su correspondiente licencia de construcción.

29. En la carpeta de cada inmueble también debe conservarse a perpetuidad las resoluciones de
exención de impuesto predial y recibos que acrediten el pago de impuestos, y de gravámenes por
valorización.

30. Cuando se determine la necesidad de adelantar construcciones o modificaciones en las ya

existentes, es necesaria la aprobación previa del proyecto por el Obispo.

Las Parroquias que reciben donaciones deben informar previamente al Obispo sobre el ofrecimiento
de la donación a recibir, y posteriormente, informar al Obispo y al donante, so bre: la recepción de la
donación, los gastos efectuados y el beneficio pastoral obtenido.

31. Requisitos previos para la compra de inmuebles:

- Estudio del uso permitido en el sector
- Estudio de títulos hechos por un abogado. /
- Avalúo comercial realizado por una firma autorizada.-
- Plan de pagos acorde con las posibilidades reales de la parroquia, y previa autorización del
Obispo.
- Promesa y escritura de compraventa elaboradas por profesionales idóneos y revisadas por
la curia diocesana.

33. Pasos a seguir para arrendar un inmueble parroquial:

- Estudio previo del arrendatario y del uso que dará al inmueble.
- Justificación del arriendo
- Contrato elaborado por profesionales idóneos y revisado por la curia diocesana.
- Autorización escrita del Obispo.

34. Requisitos para enajenar un inmueble parroquial:

- Estudio previo del comprador y del uso que dará al inmueble.
- Justificación de la venta y destinación del dinero que se recibirá.
- Avalúo comercial elaborado por una firma autorizada.
- Proyecto de contrato de promesa de compraventa elaborado por un profesional idóneo y
debidamente revisado por la curia diocesana.
- Autorización escrita del Obispo. Esta autorización es necesaria para la validez de la
enajenación.
- Escritura pública mediante la cual se transfiera el dominio del predio.
- Entrega real y material del inmueble.
 2. MANEJO DEL PASIVO

35. Es necesario atender al pago oportuno de todas las obligaciones contraídas por la parroquia.
(Obligaciones laborales, deudas de la parroquia, dineros recibidos para terceros). Entre las
obligaciones laborales tengan presente: cesantías, intereses sobre cesantías, vacaciones, prima de
servicios, otros.

36. Se recomienda ver el Documento "Aspectos Prácticos de Derecho Laboral y Seguridad Social'
elaborado por la Conferencia Episcopal de Colombia, Comité de Asuntos Administrativos de la CEC.

37. El Obispo solo tendrá en cuenta las deudas parroquiales adquiridas con su aprobación previa y
escrita.

38. Entre los dineros recibidos para terceros están: Las colectas obligatorias en todas las Diócesis,

a saber:
- Comunicación Cristiana de Bienes
- Santos lugares
- Óbolo de San Pedro Misiones

Las colectas propias de cada Diócesis.

39. Nota: Los dineros recolectados por estos dos conceptos deben entregarse en su totalidad a la
curia diocesana, dentro de los treinta días después de hecha cada colecta.

Los diezmos según la norma dada por el Obispo.

Los estipendios que la curia repartirá entre los sacerdotes.

Se recomienda ver el Documento "Aspectos Tributarios" elaborado por el Comité de Asuntos

Administrativos de la Conferencia Episcopal de Colombia.

3. MANEJO DE INGRESOS

40. El recaudo de dineros debe ser responsabilidad de una sola persona: el tesorero. Este no debe
ser a la vez el Contador o el Revisor Fiscal de la Parroquia.

41. Todos los ingresos deben quedar registrados en la contabilidad de la parroquia, aún los que
tengan una destinación específica.

42. Para evitar pérdidas, es conveniente la consignación de los dineros recibidos. Nunca mantener
grandes cantidades de dinero en el despacho parroquial o en la casa cural.

43. Para el control de todo ingreso, este debe constar en un recibo o comprobante prenumerado. Su
copia debe conservarse en la Parroquia.

44. Las limosnas requieren control especial en su recaudo y cuantificación. Ayuda mucho al control
la revisión de los informes diarios de las limosnas.

45. Cuando el párroco se hace ayudar en la administración por una persona, es indispensable
establecer ciertos controles. Con mayor razón si es "persona de toda su confianza".
A los empleados de manejo (tesorero) se les puede pedir una póliza de manejo expedida por
compañía legalmente constituida para el manejo de dicha póliza.
 4. MANEJO DE EGRESOS

47. El párroco es el ordenador del gasto. Los gastos deben estar de acuerdo con el presupuesto
previamente aprobado.

48. El presupuesto de ingresos y egresos se elabora con base en las cuentas de resultado del año
anterior.

49. Se puede aplicar un aumento general a cada cuenta, acorde con el aumento del salario mínimo
legal, o según los requerimientos del caso.

50. Normalmente los sueldos solo se aumentan una vez, al comienzo del año.

51. Hay ingresos y egresos que no se presentan todos los años.

52. Los gastos mayores se pagan con cheque; los menores con dineros de caja menor. De ordinario
la caja menor no debe ser mayor a medio salario mínimo mensual.

53. Para todo gasto debe elaborarse un comprobante prenumerado, cuya copia con su soporte
correspondiente debe conservarse en la parroquia.

54. Los dineros recibidos para la parroquia cubrirán los gastos de culto, otras actividades
pastorales, casa cural (alimentación y aseo) despacho parroquial, salarios, emolumentos y el man-
tenimiento del centro parroquial.

55. Por cada estipendio debe celebrarse una eucaristía.

56. Mensualmente toda parroquia debe hacer un aporte a la Diócesis. Su monto será acordado con
el Obispo teniendo en cuenta las posibilidades económicas de la parroquia.

57. Toda parroquia debe cubrir mensualmente dos terceras partes de los aportes que el Párroco y
los Vicarios Parroquiales deben hacer para su seguridad social.

58. Mensualmente debe depositarse en una cuenta de ahorros una cantidad igual a la quinta parte
de la nómina para el pago de las prestaciones sociales (prima de servicios, auxilio de ce santías,
intereses de cesantía, vacaciones, etc.) de los empleados de la Parroquia. Esta cuenta especial
constituye el Fondo de prestaciones que toda parroquia debe tener.

59. Siempre se debe poner mucho cuidado en las afiliaciones y desafiliaciones a las instituciones
que atienden salud, pensiones, riesgos profesionales y administradoras de cesantías.

60. La parroquia deberá prestar especial atención al recaudo, declaración y pago de los dineros
correspondientes a la retención en la fuente y al impuesto al valor agregado (I.V.A.) cuando estos se
generen. Tener en cuenta las fechas establecidas para el cumplimiento de estas obligaciones.

61. La parroquia deberá presentar anualmente de forma oportuna y correcta la declaración de

ingresos y patrimonio (D.I.P.). Se deberá enviar copia de la misma a la Diócesis.

62. La parroquia deberá pagar oportunamente todas las obligaciones contraídas a su cargo.
II. CONSEJO PARROQUIAL DE ASUNTOS ECONÓMICOS

1. EL CONSEJO PARROQUIAL DE ASUNTOS ECONÓMICOS TIENE LAS SIGUIENTES FUNCIONES:

63. Asesorar al párroco en la administración de los bienes parroquiales.

- Ayudar al Párroco en el análisis del presupuesto anual de la Parroquia y en la vigilancia de

su ejecución.
- Ayudar en el estudio de los informes económicos de la Parroquia.
- Dar conceptos sobre los actos extraordinarios de la Parroquia.
- Colaborar en la toma de decisiones cuando el Párroco lo solicite.

2. CONSTITUCIÓN

64. El Consejo estará compuesto por el Párroco, quien lo preside, y tres (3) o cinco (5) laicos
nombrados por el respectivo Obispo.

65. No pueden ser consejeros los parientes del Párroco hasta el cuarto grado de consanguinidad y
segundo de afinidad, ni las personas que tengan negocios económicos con la Parroquia, o sean
empleados de la misma.

66. Los miembros del Consejo serán nombrados para períodos de tres (3) años y podrán ser
reelegidos. Por cada período es conveniente cambiar al menos dos (2) de sus miembros.

3. COMPETENCIA

67. El Consejo tiene función consultiva y no decisoria. El Párroco solo desatenderá el parecer del
Consejo por motivos graves y consultando previamente al Obispo.

4. REUNIONES

68. El Consejo se reunirá en sesión ordinaria cada dos (2) meses y sesión extraordinaria cuando el
Párroco lo juzgue oportuno o cuando dos (2) de sus miembros así lo soliciten.

5. FUNCIONES DEL PRESIDENTE

69. Convocar y presidir las reuniones del Consejo.

- Determinar la agenda de la reunión, presentar los informes y dirigir su desarrollo.

- Designar el Secretario.
- Invitar expertos cuando el tema así lo requiere.

6. PERFIL DE LOS MIEMBROS

70. Personas honestas e idóneas

- Con formación Pastoral

- Sentido de servicio a la comunidad

III. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA PARROQUIA

71. La complejidad de la actividad parroquial demanda tener un modelo de organización que
conduzca a la prestación de un servicio eficiente a los fieles. Este modelo resulta de combinar
adecuadamente funciones de autoridad en las respectivas áreas y niveles.

72. Es necesario diferenciar la Parroquia que por sus actividades requiere de un mayor número de
empleados, de aquella que habitualmente funciona con pocos.

73. Toda persona que preste sus servicios en la Parroquia debe tener sus funciones claramente
asignadas, las cuales deben constar en el manual respectivo.

74. Las necesidades básicas de la Parroquia implican, habitualmente, los siguientes cargos,
además del Párroco y el Vicario: secretario(a) de despacho, sacristán(a), cantor(a), colaboradores
pastorales, contador(a), revisor(a) fiscal, servicios generales.

75. El Párroco en lo administrativo es:

- Administrador general
- Ordenador del gasto
- Cabeza del equipo administrativo
- Ejerce el control de toda la administración.

76. El Vicario parroquial es colaborador especial del párroco.

77. El Secretario(a) del Despacho:

- Tiene dependencia directa del Párroco.

- Atiende al público personal y telefónicamente.
- Es responsable de todos los documentos notariales.
- Lleva la programación de los servicios de culto solicitados a la Parroquia.
- Recibe el pago por concepto de los servicios pastorales y, elabora y entrega el comprobante
respectivo.
- Rinde diariamente un informe de los dineros recibidos.
- Elabora y entrega los documentos y certificaciones solicitadas al Despacho y autorizadas por
el Párroco.
- Orienta a los fieles sobre la actividad y servicios de la Parroquia.
- Lleva los archivos a su cargo y responde por ellos.
- Atiende las demás funciones que le asigne el Párroco por razones de servicio.

El Tesorero(a)

78. Algunas Parroquias, de acuerdo con sus necesidades, pueden tener Tesorero, quien dependerá
directamente del Párroco.

El Contador(a)
79. Lleva la contabilidad de la Parroquia, que incluye las obras apostólicas de la misma.

- Asesora al Párroco para la definición, lineamientos y criterios en aspectos contables y

tributarios, particularmente en la declaración.
- Presenta mensualmente balances de comprobación al Párroco.
- Certifica los estados contables y los informes relativos a esta materia.

80. Fija pautas para el registro y actualización de los inventarios.

81. El Sacristán(a)
 - Vela por el cuidado y la seguridad del Templo y demás lugares de culto.
- Cuida la sacristía y todos sus elementos.
- Prepara oportunamente los libros, vasos, ornamentos y demás elementos de la liturgia para
las celebraciones programadas.
- Vela por el aseo, la correcta disposición de los elementos y muebles, arreglos florales en el
Templo y demás lugares de
- culto.
- Da información a los fieles sobre horarios de misa y otros actos de culto.
- Atiende las demás funciones que le sean asignadas por el Párroco.

82. La empleada de servicios generales

La Parroquia, por ser persona jurídica no puede tener empleada del servicio doméstico.

83. La empleada de servicios generales tiene, entre otras, las siguientes funciones:
- Atiende la casa cural
- Realiza el aseo
- Arregla la ropa
- Prepara las comidas

IV. SERVICIOS Y OBRAS APOSTÓLICAS PARROQUIALES

84. En muchas parroquias existen servicios y obras apostólicas como: colegio parroquial, guardería
infantil, dispensario medico, cementerio parroquial, casa de la juventud, etc. Todos estos servicios y
obras son parroquiales y se acogen a la personería jurídica de la parroquia.

85. Antes de iniciar esos servicios u obras apostólicas es necesario conocer la ley civil que regule
dichas actividades. Si no se llenan los requisitos planteados por el Estado, éste impondrá multas y
llegará incluso a cerrar la institución.

86. Para establecer estas instituciones apostólicas, el párroco debe consultar previamente al
Obispo, a fin de obtener su autorización.

87. Al Iniciar un servicio u obra apostólica debe hacerse la planeación necesaria para que la
institución tenga futuro. Igualmente, para lograr un adecuado funcionamiento se debe diseñar una
organización funcional y un control eficaz por parte de la parroquia. Si hay un equipo responsable del
servicio u obra, el párroco es la cabeza del equipo.

88. Contablemente cada servicio u obra constituye una cuenta especial en la contabilidad de la
parroquia. Así se puede saber si el servicio u obra es una carga económica que la parro quia pueda
afrontar.

89. La parroquia debe unificar (consolidar) todas las cuentas de los servicios u obras apostólicas
parroquiales.

V. LA ENTREGA DE LA PARROQUIA

1. ACTA DE ENTREGA

90. El párroco saliente entrega la parroquia al Obispo o su delegado, y el Obispo o su delegado

entregarán la parroquia al nuevo párroco.

91. En el acta de entrega se dejará constancia sobre:

 - La entrega de los informes pastorales y administrativos (escritos), con las observaciones que
los Párrocos estimen convenientes.
- La entrega de documentos y archivos pastorales.
- La entrega de documentos y archivos administrativos, con las observaciones pertinentes.
- La entrega de dinero en: efectivo y en cuentas bancarias.

92. De esta acta, debidamente firmada, se expedirán copias para el obispo, el párroco entrante y el
saliente.

2. INFORME PASTORAL

93. Este informe debe presentarse por escrito y contendrá por lo menos lo siguiente:
- Descripción de la comunidad
- Plan Pastoral, con objetivos, éxitos y fallas.
- Programación de actividades pastorales: profética, litúrgica, caritativa y social.
- Grupos Apostólicos
- Colaboradores (nombres, direcciones, teléfonos)
- Organización pastoral de la parroquia
- Lugares de culto

Todo lo anterior debe constar en el archivo pastoral de la parroquia.

3. INFORME ADMINISTRATIVO

94. Al entregar la parroquia, además del archivo pastoral, todo párroco debe responder y entregar
los siguientes documentos administrativos:
- RUT y el NIT (Originales).
- Informes financieros
- Presupuesto de la Parroquia
- Archivo de comprobantes de ingresos y egresos, correspondientes por lo menos a los últimos
diez (10) años.
- Título de cada inversión de la parroquia.
- Inventario de los bienes muebles de la parroquia, con sus correspondientes títulos,
registrados en la curia diocesana (tarjeta de propiedad y seguros de los vehículos de la parro -
quia).
- Inventario de bienes inmuebles de la parroquia (recibos de impuesto predial, resoluciones de
exención de impuesto predial y de valorización, planos completos de cada inmueble, licencias
de construcción y legalización de servicios públicos).
- Inventario de semovientes y de explotación agrícola y pecuaria.
- Contratos y su licencia para firmarlos (arrendamientos comodatos, usufructos, etc.)
- Lista de los estipendios recibidos por anticipado.
- Facturas de pagos pendientes a los proveedores.
- Títulos de préstamos a la parroquia, con la autorización del obispo.
- Archivo laboral de todos los empleados de la parroquia, retirados y presentes, a saber:
- Contratos de trabajo
- Comprobantes de pago por: sueldos, subsidios de trasporte, primas, seguridad social integral
(salud, pensión y riesgos profesionales), parafiscales (ICBF, SENA y caja de compensación
familiar), intereses sobre cesantías, pago de cesantías (parcial o definitiva)con la autorización
de la oficina del trabajo, prestaciones sociales
- Comprobantes de pago de sanciones e indemnizaciones por despido unilateral.
- Comprobantes de afiliaciones y desafiliaciones a la Seguridad Social Integral y Cajas de
compensación familiar.
 - Constancias firmadas de las vacaciones tomadas por los empleados.

95. NOTA: Confróntese con el Documento "Aspectos Prácticos del Régimen Laboral y Seguridad
Social".

96. Comprobantes de las retenciones en la fuente (sobre honorarios, arriendos, compras...) y el

pago correspondiente a la Dirección nacional de Impuestos.

97. Libros de contabilidad registrados en la curia diocesana.

98. Archivo fiscal (declaración de ingresos y patrimonio, de retenciones de IVA, ICA y de retención
en la fuente)

99. Informe sobre donaciones recibidas en la parroquia con destinación específica.

- Informe administrativo de cada servicio y obra apostólica.
-
 ARCHIVOS PARROQUIALES

ÍNDICE
Pág.
I. FUNDAMENTO JURÍDICO 1
II. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO PARROQUIAL 2
1. PASTORAL......................................................................................... 2
a. Diócesis............................................................................................... 2
b. Archiprestazgo ................................................................................... 2
c. Parroquia ............................................................................................ 2
1) Programación pastoral ........................................................................2
2) Agentes de pastoral parroquial............................................................3
3) Actas de visitas pastorales.......................................................................... 3
4) Archivo notarial................................................................................... 3
5) Correspondencia recibida y despachada ........................................... 3
6) Publicaciones parroquiales................................................................. 3
2. ADMINISTRATIVO...............................................................................4
a. Diócesis............................................................................................... 4
b. Parroquia ............................................................................................ 4
1) Personería ...........................................................................................4
2) Administración de bienes: Activos, Pasivos, Ingresos, Egresos
3) Laborales............................................................................................ 6
4) Contables............................................................................................ 7
5) Tributarios........................................................................................... 7
6) Archivos.............................................................................................. 7
ARCHIVOS PARROQUIALES

I. FUNDAMENTO JURÍDICO

CONCILIO DE TRENTO (1545-1563)

Ordenó que toda parroquia, sin excepción, tuviera su archivo parroquial (Dos Series: Pastoral y
Administrativa).

El Rey Felipe II de España, en julio de 1564, dio a esta disposición rango de ley real.

CÓDIGO DE DERECHO CANÓNICO DE 1917

Ordenó que en cada parroquia se deben custodiar los libros concernientes a los registros
sacramentales (Actas, borradores y expedientes) y los documentos que de manera activa o pasiva se
refieran a ésta.

CÓDIGO DE DERECHO CANÓNICO DE 1983

Establece el can. 486 que deben custodiarse con la mayor diligencia todos los documentos que se
refieran a la diócesis o a las parroquias. Se ha de establecer en cada curia, en lugar se guro, un
archivo o tabulario diocesano, en el que se conserven con orden manifiesto y diligentemente
guardados los documentos y escrituras correspondientes a los asuntos diocesanos, tanto espirituales
como temporales. Debe hacerse un inventario o índice de los documentos que se guardan en el
archivo. Debe tenerse un breve resumen del contenido de cada escritura.

Del mismo modo, el can. 491 dispone que el Obispo diocesano cuide de que se conserven
diligentemente las actas y documentos contenidos en los archivos de las iglesias catedralicias, de las
colegiatas, de las parroquias y de las demás iglesias de su territorio, y de que se hagan inventarios o
índices en doble ejemplar, uno de los cuales se guardará en el archivo propio, y el otro en el archivo
diocesano. Cuide también de que haya en la diócesis un archivo histórico, y de que en él se guarden
con cuidado y se ordenen de modo sistemático los documentos que tengan valor histórico.

II. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO PARROQUIAL

(Según Parroquia Promedio)

1. PASTORAL

1. Diócesis

— Sínodo (Resoluciones)
— Plan Global
— Plan Pastoral Diocesano (Compromisos)
- Pastoral Familiar
- Iniciación Cristiana
- Pastoral Vocacional

b. Arciprestazgo o Vicarías Foráneas

— Compromisos

c. Parroquia
1) Programación Pastoral Parroquial de Actividades En relación con las comunidades y con el
creyente.
— Comunitarias
• Generales: Semana Santa, Navidad, Fiesta Patronal, Primeras comuniones, Confirmaciones.
• Particulares: familias, grupos apostólicos, pequeñas comunidades.
• Calendario
— Funcionales
• Proféticas: homilías, catequesis, cursos, tertulias,...
• Litúrgicas: sacramentales, devocionales, de oración,...
• Sociales: asistenciales, promocionales (derechos humanos, obras de misericordia, familia,
economía, política, cultura, paz)
— Personales a Servidores del Reino en la Iglesia y en el mundo
• Sacerdotales, vocacionales, seminaristas
• Religiosos: casas y obras
• Laicales: formación y compromisos

2) Agentes de Pastoral Parroquial.

— Voluntarios -> Distinguir voluntario de trabajadores

— Colaboradores -> Nombre, tarea, dirección y teléfono
— Consejos -> Pastoral y de Asuntos Económicos
— Grupos Apostólicos
3) Actas de Visitas Pastorales.

4) Archivo Notarial (Actas de Sacramentos).

— Libros de partidas

— índices
— Informaciones prematrimoniales con las licencias
— Formatos de datos para las partidas
— Inventario de libros

5) Correspondencia recibida y despachada, fichada y numerada.

• Publicaciones parroquiales.
2. ADMINISTRATIVO

a. Diócesis: Instrucciones sobre:

Personería Jurídica

— Administración de Bienes
— Laborales
— Contables
— Tributarios
— Archivos
b. Parroquia

1) Personería

— Decreto de erección
— Decreto última modificación límites
— Plano de la Parroquia
— Historia de la Parroquia Social y Eclesiástica
— NIT y RUT (actualizaciones)
Certificado de representación legal y Personería jurídica -> La expide la Cancillería de la Diócesis
— Actas visitas administrativas
— Decreto nombramiento consejo económico

2) Administración de Bienes

a) Activos

— Cuentas: Corrientes y Ahorros

- CDTs
— Acciones
VALORES -> Chequeras
— Consignaciones: comprobantes
— Extractos Bancarios

MUEBLES Y Tener en cuenta el estilo promedio de las parroquias.

ENSERES Globalmente dar un valor a todo, y anualmente depreciar
el 10%. Establecer las bajas de inventario.
— Inventarios
- Código
- Descripción de los enseres
- Valor de los enseres
- Actualización
— Obras de Arte y elementos preciosos
- Identificarlos, inventariarlos y atribuirles un valor
económico.

VEHÍCULOS — Tarjetas de propiedad a nombre de la parroquia.

— Seguros
— Pago de impuestos
— Pago de Comparendos
— Prendas (con permiso del Obispo).
INMUEBLES — Escritura, adquisición y enajenación Matricula
inmobiliaria (certificado de libertad)
— Certificado catastral especial -> Impuestos
— Valorización y demás impuestos municipales
— Contrato de arrendamiento (con permiso del obispo)
— Contribuciones adicionales por parques y avenidas
Comodatos
— Hipotecas (con permiso del Obispo)

b) Pasivos

— Aportes mensuales a la Diócesis

— Colecta diocesana á Buen Pastor
— Colectas Supradiocesanas á Santos Lugares, Comunicación Cristiana de Bienes, Óbolo de San
Pedro y Misiones
— Estipendios
— Caja de auxilios (Mutuales para el clero)
— Deudas con licencia del Obispo
— Pasivos Laborales
— Pasivos Fiscales

c) Ingresos

-^Comprobantes numerados de ingresos que consten en una factura o documento equivalente.

— Arancel Eclesiástico
— Diezmos
— Donaciones

d) Egresos

— Comprobantes numerados de egresos

— Con las facturas (recibos o documento equivalente)
— Emolumentos eclesiásticos

3) Laborales

— Hoja de vida empleados

— Historial laboral Contratos
— Afiliaciones y desafiliaciones
— Pagos por salud, salario, prestaciones, cajas de compensación, pensión, riesgos profesionales,
subsidios, primas, cesantías, intereses de cesantías, vacaciones, indemnizaciones y dotaciones.
— Registro de vacaciones (control)
— Registro de horas extras.
— Contratistas con RUT

4) Contables

— Libros: Mayor, Diario y Auxiliares

— Informes económicos (balance ingresos y egresos)
— Presupuestos

5) Tributarios

— Declaración de ingresos y patrimonio

— Impuestos prediales y otros
— Autoliquidación predial (zonas arrendadas) -> Retención en la Fuente
- Renta
- IVA
- Timbre Nacional
- ICA
— IVA
— Parafiscales

6) Archivos
 ASPECTOS PRÁCTICOS
DEL RÉGIMEN LABORAL Y
DE SEGURIDAD SOCIAL

ÍNDICE

Pág.
INTRODUCCIÓN
Finalidad......................................................................................................................... 6
Principios Fundamentales.............................................................................................. 6
Aplicación ...................................................................................................................... 6

CAPÍTULO I CONTRATO DE TRABAJO

1. Definición............................................................................................................7
2. Características ...................................................................................................7
2.1. . Contrato Realidad.............................................................................................8
3. Forma ................................................................................................................. 8
4. Capacidad...........................................................................................................8
5. Período de Prueba..............................................................................................9
6. Duración..............................................................................................................9
7. Trabajadores ocasionales, accidentales o transitorios.......................................10
8. Acoso y convivencia laboral ...............................................................................10
9. Suspensión.........................................................................................................11
10. Obligaciones y Prohibiciones Especiales de Empleadores y Trabajadores.......1 2
11. Remuneración: ...................................................................................................12
11.1. Clase .................................................................................................................. 13
11.2. Período de Pago.................................................................................................13
11.3. Salario Integral....................................................................................................13
11.4. Salario Mínimo Legal Mensual............................................................................14
11.5. Retenciones y Deducciones................................................................................14
12. Jornada de Trabajo.............................................................................................15
12.1. Sobrerremuneraciones .......................................................................................15
12.2. Trabajadores excluidos.......................................................................................15
12.3. Jornadas Recreativas.........................................................................................16
13. Descansos Obligatorios......................................................................................16
13.1. Dominicales y Festivos Inamovibles...................................................................16
13.2. Festivos Trasladados .........................................................................................16
13.3. Sobrerremuneración y Compensatorio ..............................................................16
14. Vacaciones..........................................................................................................17
15. Contrato Civil de Prestación de Servicios Independientes ................................. 1 8
16. Trabajadores Especiales ....................................................................................18
16.1. Empleados de Dirección, Confianza y Manejo....................................................18
16.2. Celadores o Porteros .........................................................................................19
16.3. Profesores Establecimientos Educativos Privados............................................. 20
16.4. Menores de Edad ...............................................................................................21
16.5. Cantores y Organistas ........................................................................................22
16.6. 1 6.6. Aprendices ...............................................................................................22
16.7. Voluntarios..........................................................................................................24
16.8. Desaparición o Secuestro de un Trabajador.......................................................24
16.9. Servicio Doméstico.............................................................................................25
16.10. Empleados en Misión o de Cooperativas de Trabajo Asociado..........................26
16.11. 1 6.11 .Trabajadores de la Construcción ...........................................................26
16.12. 1 6.1 2. Sacerdotes y Religiosos ........................................................................27
17. Terminación del Contrato de Trabajo .................................................................27
17.1. Modos de terminación.........................................................................................27
17.2. Despido con justa causa ....................................................................................29
17.3. Despido sin justa causa .....................................................................................29
17.4. Despido Indirecto ...............................................................................................29
17.5. Indemnizaciones:................................................................................................30
A. Ley 50 de 1990....................................................................................................30
B. Decreto 2351 de 1965 ........................................................................................30
C. Ley 789 de 2002..................................................................................................31
D. En Contratos a Término Fijo...............................................................................31
18. Actos Importantes Con Motivo de la Terminación del Contrato de Trabajo........32
18.1. Pago de Salarios, Prestaciones e Indemnizaciones .32
18.2. Pago por Consignación ..................................................................................................32
18.3. Examen Médico de Egreso ............................................................................................32
18.4. Paz y Salvo.....................................................................................................................34
18.5. Novedades y Desafiliaciones..........................................................................................34

CAPÍTULO II
OBLIGACIONES LABORALES Y PRESTACIONES SOCIALES.
19. Seguridad Social Obligatoria ..............................................................................34
19.1. Afiliaciones Forzosas ....................................................................................................34
19.2. Régimen de Pensiones ...................................................................................................36
A. Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida ..............................36
B. Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad ..................................................36
19.3. Régimen de Salud..........................................................................................................37
A. Contributivo ..........................................................................................................................38
B. Subsidiado.............................................................................................................................38
19.4. Sistema General de Riesgos Profesionales.....................................................................38
19.5. Servicios Sociales Complementarios..............................................................................39
19.6. Aportes Planilla Única...................................................................................................39
20. Subsidio Familiar Obligatorio..............................................................................39
21. Calzado y Vestido de Labor................................................................................40
22. Protección a la Maternidad .................................................................................
23. Gastos Funerales del Trabajador........................................................................
24. Prima de Servicios..............................................................................................
25. Auxilio de Cesantía.............................................................................................
25.1. Sistema Tradicional o de Retroactividad......................................................................
25.2. Sistema Nuevo o de Liquidación Anual.........................................................................
25.3. Aplicación Sistema de Liquidación Anual para Trabajadores
Vinculados antes del 1 de enero de 1991.............................................................................
26. Intereses sobre Auxilio de Cesantía ...................................................................
27. Auxilio de Transporte..........................................................................................
28. Prestaciones Sociales Especiales......................................................................
29. Reglamentos Interno de Trabajo y de Higiene y Seguridad Industrial................
30. Manual de Funciones .........................................................................................
31. Prestaciones Irrenunciables e Inembargables....................................................
 CAPÍTULO III
DESCUENTOS O DEDUCCIONES LABORALES.
32. Retención en la Fuente.......................................................................................50
33. Relación Anual y Certificados de Ingresos y Retenciones ..50
34. Embargos ...........................................................................................................51
35. Descuentos por Préstamos o Créditos Comerciales ..........................................51
CAPÍTULO IV
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS LABORALES
36. Tesorería Parroquial ...........................................................................................52
36.1. Cuadro de Obligaciones y Vencimientos ...........................................................52
36.2. Pagos Periódicos................................................................................................52
36.3. Reservas ............................................................................................................53
36.4. Aumentos Salariales ..........................................................................................53
37. Secretaría Parroquial .........................................................................................53
37.1. Archivo Laboral...................................................................................................53
37.2. Registros e Informes:..........................................................................................54
A. De Horas Extras ....................................................................................................................54
B- De Vacaciones ......................................................................................................................54
C. De Accidentes de Trabajo......................................................................................................54
38. Primeros Auxilios................................................................................................55
39. Selección de Personal .......................................................................................55
40. Asesoría Jurídica y Contable...............................................................................55
 ACTUALIZACIÓN 2007

ASPECTOS PRÁCTICOS DEL RÉGIMEN LABORAL INDIVIDUAL Y DE SEGURIDAD SOCIAL

INTRODUCCIÓN

La orientación teórica y práctica sobre la legislación y las relaciones laborales de las personas
jurídicas de derecho canónico con los servidores de las mismas de que aquí se trata, se fundamenta
en la necesidad de que quienes las administran y representan tengan conocimientos básicos que les
permitan comprender y atender los deberes, derechos, obligaciones y acciones de Empleadores y
Trabajadores y que les ayuden a afrontar para solucionar de la mejor manera posible, los conflictos
que se suelen presentar en las relaciones recíprocas de empleadores y trabajadores con el fin de
evitar la injusticia, el incumplimiento de las normas canónicas (Cánones 384, 1284, 1286 y
concordantes y Ley 20 de 1 974, aprobatoria del Concordato celebrado entre la Santa Sede y la
República de Colombia), de los principios y derechos fundamentales, sociales, económicos y
culturales de origen constitucional (arts. 1, 11, 13, 15, 16, 17, 18, 19, 21, 23, 25, 26, 29, 39, 43, 44, 46,
47, 48, 49, 52, 53, 54, 95, 100, entre otros) y de las disposiciones legales sobre los regímenes laboral y
de la seguridad social (Código Sustantivo Del Trabajo, Ley 100 de 1993 y demás normas le gales
concordantes y pertinentes).

Es de señalar que, además de cumplir con las disposiciones mencionadas, se debe tener presente en
la organización administrativa la selección y manejo del personal y, en particular, la formación del
archivo laboral.

Por último, es de observar, que los valores señalados en esta orientación son los correspondientes al
presente año de 2007 y, en consecuencia, los consultantes deberán estar aten tos a las
modificaciones anuales que el Gobierno Nacional decrete periódicamente para hacer las correcciones
e incorporaciones que sean del caso y que, dada la complejidad de las relaciones laborales, es
importante que en la toma de decisiones se tenga una asesoría experta y se consulte con un abogado
laboralista.

Aspectos prácticos que deben tenerse en cuenta con ocasión de la contratación de personal.

Finalidad: Las normas laborales persiguen que en las relaciones entre empleadores y trabajadores
haya justicia fundamentada en la coordinación económica y en el equilibrio social.

Principios Fundamentales: Se reiteran los señalados en el art. 53° de la Constitución Nacional:

Estabilidad en el empleo - transacción y conciliación - favorabilidad - primacía de la realidad -
irrenunciabilidad - remuneración mínima vital y móvil - garantía seguridad social - igualdad de trabajo
igualdad de salario.

Aplicación: Regula las relaciones de derecho laboral individual de carácter privado y a ellas se refiere
en particular lo que aquí se trata.
 CAPÍTULO I

CONTRATO DE TRABAJO

1. DEFINICIÓN

Se entiende por contrato de trabajo aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un
servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada subordinación o dependencia de
la segunda y mediante remuneración. Quien presta el servicio se llama Trabajador, quien lo recibe y
remunera Empleador, y la remuneración cualquiera que sea su forma, salario.

2. CARACTERÍSTICAS
Hay contrato de trabajo cuando concurren tres elementos: Prestación del servicio personal,
continuada dependencia o subordinación y remuneración.
Reunidos estos tres elementos, se entiende que existe contrato de trabajo sin importar la
denominación, condiciones o modalidades que se le hayan puesto o agregado.
La dependencia o subordinación no debe afectar el honor, la dignidad y tampoco los derechos
humanos del trabajador.
Tener en cuenta observaciones para los contratos de prestación de servicios personales remunerados
independientes en ejercicio de profesión liberal y en desarrollo de contrato civil o comercial para que
no se confunda con el contrato de trabajo con las consecuencias propias de este último. Ver más
adelante el aparte 1 5 sobre Contrato Civil de Prestación de Servicios Independientes.
2.1. Contrato Realidad

En materia laboral prima la realidad de cómo se ejecuta y desarrolla la prestación del servicio sobre
cualquier contrato, pacto o convenio que las partes hayan celebrado que sea contrario a esa realidad.

3. FORMA

Se configura el contrato aunque el acuerdo inicial haya sido verbal y, en este caso, se entiende que es
a término indefinido.
Se recomienda que sean celebrados siempre por escrito y que se utilicen los formatos o modelos
establecidos (Legis) o previamente aprobados por la Vicaría General responsable de los Asuntos
Administrativos de la Diócesis, adicionándolos con las cláusulas especiales según sea el caso.

4. CAPACIDAD

Todas las personas deben ser tratadas en condiciones de igualdad, sin que puedan ser discriminadas
en razón de su edad para acceder al trabajo. Por consiguiente, no se podrá exigir para el ejercicio de
cargos el que se cumpla con un rango de edad determinado para decidir sobre su vinculación. Los
requisitos para acceder a un cargo, deben referirse a méritos o calidades de experiencia, profesión u
ocupación. (Ley 931 de 2004).

Los mayores de 15 años y menores de 18 años requieren autorización previa de los padres o
representantes legales o del defensor de familia y del inspector de trabajo o, a falta de este, del
Comisario de Familia y en defecto de este por el alcalde municipal para poder celebrar el contrato de
trabajo. Tienen restricciones en cuanto a jornadas de trabajo y labores u oficios a desempeñar que no
deben afectar los estudios ni su desarrollo físico ni moral. Ver más adelante el aparte 16 sobre
Trabajadores Especiales

5. PERÍODO DE PRUEBA
El período de prueba siempre se debe pactar por escrito y en ningún caso puede ser superior a dos
meses, es decir, no hay período de prueba en los contratos de trabajo verbales.

En los contratos de trabajo a término fijo inferior a un (1) año, el período de prueba no puede ser
superior a la quinta parte (1/5) del término inicialmente pactado.

En los contratos de trabajo a término fijo sucesivos, solo es válido el período de prueba pactado en el
primer contrato o contrato inicial.

En los contratos de trabajo a término indefinido celebrados por escrito, el período de prueba no puede
ser superior a dos (2) meses.

El período de prueba sirve para conocer las condiciones en que se desarrollará la labor y la manera
como se prestará el servicio.

En período de prueba, que se debe pactar por escrito, el empleador y el trabajador pueden dar por
terminado el contrato de trabajo en cualquier momento, sin aviso previo y sin indemnización de
ninguna clase. Hay que indicar el fundamento, razón o causa de esa decisión.

El cambio de cargo desempeñado por el trabajador, no conlleva ni permite un nuevo período de

prueba.

6. DURACIÓN
El contrato de trabajo puede celebrarse por término fijo o por término indefinido. El contrato de trabajo
a término fijo siempre se debe celebrar por escrito.

El contrato a término fijo puede ser inferior a 30 días. No requiere preaviso para su terminación. Se
puede prorrogar por 3 veces por períodos iguales o inferiores al inicialmente pactado. Al vencerse la
última prórroga, el contrato se podrá prorrogar por términos no inferiores a 1 año.
El contrato a término fijo mayor a 30 días e inferior a 1 año, se entenderá renovado por un término
igual si antes de 30 días de su vencimiento ninguna de las partes comunica por escrito a la otra parte
su deseo de no renovarlo. Estos contratos se podrán prorrogar hasta por 3 veces por períodos iguales
o inferiores al inicial y al vencimiento de su tercera renovación, su prórroga será automática y no
podrá ser inferior a 1 año.
Los trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo a término fijo, tienen derecho al pago de
auxilio de cesantía, intereses sobre el auxilio de cesantía, vacaciones y prima de servicios en
proporción al tiempo laborado cualquiera que este sea. En consecuencia, los trabajadores
contratados a término fijo sin importar la duración de éste, tienen derecho a todos los descansos
remunerados y a las prestaciones sociales en proporción al tiempo trabajado.
Toda modificación del contrato de trabajo que cambie las condiciones del mismo, cargo o
remuneración, debe ser pactada de mutuo acuerdo entre el empleador y el trabajador.

7. TRABAJADORES OCASIONALES, ACCIDENTALES O TRANSITORIOS

Los contratos de trabajo ocasionales, accidentales y transitorios, son los de corta duración, no mayor
de 1 mes, y se refieren a labores distintas de las actividades normales del empleador. Los
trabajadores así vinculados tienen derecho a todos los descansos remunerados y a todas las
prestaciones sociales.

8. ACOSO Y CONVIVENCIA LABORAL

Todos los empleadores deben implementar mecanismos de prevención de conductas o

comportamientos que puedan considerarse como de acoso laboral. Por consiguiente, se deben
adelantar actividades tendientes a generar conciencia colectiva de sana convivencia, que promuevan
el trabajo en condiciones dignas y justas, la armonía entre quienes comparten la vida laboral y el buen
ambiente en el sitio de trabajo, protegiendo la intimidad, la honra, la salud mental y la libertad de las
personas en el trabajo.

- La Ley 1.010 de 2006 determinó el manejo, prevención, corrección y sanción de las conductas o
comportamientos que la misma considera como de acoso laboral y, además, ordenó a todos los
empleadores incluir en sus reglamentos internos de trabajo la creación de un Comité de Convivencia
Laboral y la determinación del procedimiento a seguir para la búsqueda de soluciones a las conductas
de acoso laboral que se puedan presentar bajo los principios de confidencialidad, efectividad y
conciliación, así como también respetando el debido proceso y el derecho de defensa.
- Para la adición del Reglamento Interno de Trabajo con el fin de incluir en él la normatividad
reglamentaria correspondiente al acoso y la convivencia laboral, se debe obtener autorización del
Ministerio de la Protección Social previo desarrollo de la reunión explicativa a los empleados por parte
del empleador sobre esta normatividad y la designación bipartita de los integrantes del Comité de
Convivencia.

9. SUSPENSIÓN

El contrato de trabajo se suspende:

Por fuerza mayor o caso fortuito que temporalmente impida su ejecución.

Por la muerte o inhabilitación del empleador, cuando este sea persona natural.
Por suspensión de actividades o clausura temporal de la empresa, establecimiento o negocio, hasta
por 120 días, con previa autorización del Ministerio de Protección Social.
Por licencia o permiso temporal concedido por el empleador.

Por sanción disciplinaria.

Por ser llamado el trabajador a prestar el servicio militar. Al finalizar dicho servicio, el trabajador tiene
seis (6) meses para reincorporarse a sus labores y el empleador tiene la obligación de conservar el
puesto durante todo ese período.
Por detención preventiva o arresto correccional que no exceda de ocho (8) días y la causa no
justifique la extinción del contrato.
Durante la suspensión del contrato, se interrumpen las obligaciones de prestar el servicio y de pagar
el salario.
Durante el período de suspensión se deben hacer los aportes a la Seguridad Social Integral excepto
en el caso del llamamiento a prestar el servicio militar que se haga al trabajador.
No se debe confundir la suspensión del contrato con la terminación del mismo. Los efectos que cada
uno produce son distintos como, por ejemplo, en el pago de prestaciones sociales.
10. OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES ESPECIALES DE EMPLEADORES Y TRABAJADORES

Los empleadores y trabajadores tienen obligaciones y prohibiciones especiales, que se deben

cumplir, cuyo incumplimiento permite la terminación del contrato de trabajo, de manera unilateral y
con justa causa. Por ello, se deben tener presentes las disposiciones legales correspondientes y
consultar a un abogado laboralista en esos casos.

1 1. REMUNERACIÓN
El salario o remuneración es el pago o retribución convenido por el servicio, debe ser justo y
reajustarse anualmente.

11.1. Clases
Puede ser en dinero y en especie. Esta última no puede exceder del 50% del valor total y
expresamente se debe señalar su valor en el contrato.

Para los trabajadores que devengan el salario mínimo legal mensual, el salario en especie no puede
tener un valor superior al 30% de aquel.
Es salario en especie: la alimentación, la habitación o el vestido que el empleador de al trabajador.

No se debe confundir con la obligación legal a cargo del empleador de suministrar la prestación de
calzado y vestido de labor de que se trata más adelante en el aparte 21.

El Empleador y el Trabajador pueden convenir expresamente y por escrito en el contrato que las
especies que suministre el primero al segundo (alimentación, habitación o vestuario), no tendrán el
carácter de salario para efectos de liquidar y pagar prestaciones e indemnizaciones. El acuerdo verbal
sobre este aspecto no tiene valor jurídico y no produce efecto alguno.

11.2. Períodos de Pago

El pago puede ser por semanas, por quincenas o por mensualidades. No por períodos superiores al
mes.

11.3. Salario Integral

Se puede pactar salario integral con trabajadores que devenguen 10 o más salarios mínimos legales
mensuales. El salario integral comprende el sueldo básico más los valores correspondientes a las
sobrerremuneraciones por jornadas extras, nocturnas y en días de descanso remunerado, subsidios,
auxilio de cesantía, intereses sobre el auxilio de cesantía, prima de servicio y, en general, a las
prestaciones sociales con exclusión del derecho de vacaciones y las afiliaciones forzosas a los
sistemas de seguridad social.
Dicho salario integral no puede ser inferior a 10 salarios mínimos legales mensuales más el factor
prestacional equivalente al 30% de esa cuantía. Para 2008 es de $4'615.000 mensuales + 30%
($1'384.500) = $5'999.500 moneda corriente mensuales. Este es el valor mínimo del salario integral
para este año.

11.4. Salario Mínimo Mensual

El salario mínimo mensual para 2008, por jornada máxima ordinaria de trabajo es de :
$ 461.500 mensuales,
$ 1 5.383.33 diarios,
$ 1.922.91 hora diurna ordinaria.

En caso de ser inferior la jornada de 8 horas diarias, el salario puede ser proporcional.
Para jornada diaria de 8 horas no se deben pactar salarios inferiores al mínimo legal mensual.

11.5. Retenciones y Deducciones

Solo se pueden hacer retenciones y deducciones de salarios y prestaciones en los casos establecidos
por la ley. (Retención en la fuente - Embargos - Libranzas - Préstamos - Aportes a la Seguridad
Social). Ver más adelante el Capítulo III.

1 2. JORNADA DE TRABAJO
La jornada de trabajo máxima ordinaria legal es de 8 horas diarias y 48 horas semanales (de lunes a
sábado).
Si se da libre todo el día sábado, se puede aumentar en dos horas la jornada ordinaria de los días
anteriores (lunes a viernes), sin que sean extras.
La jornada nocturna comienza a las 10:00 p.m. de un día y termina a las 6:00 a.m. del día siguiente.
La jornada diurna comienza a las 6:00 a.m. de un día y termina a las 10:00 p.m. del mismo día.

12.1. Sobrerremuneraciones
El salario nocturno tiene un recargo del 35% sobre el salario diurno.
Se advierte que el trabajo adicional a la jornada contratada se paga con un recargo extra.
Las horas extras diurnas tienen un recargo del 25% sobre el valor del mismo.

Las horas extras nocturnas tienen un recargo del 75% sobre el valor del diurno.

Las horas extras no pueden exceder de 2 horas diarias, o sea, 12 horas a la semana, diurnas o
nocturnas. Cuando son permanentes, se requiere permiso del Ministerio de la Protección Social.

12.2 Trabajadores Excluidos

Los empleados de dirección, confianza y manejo así como también los trabajadores de simple
vigilancia con vivienda en el sitio de trabajo o de jornada intermitente o discontinua (condición que
debe constar en el contrato de trabajo), están excluidos de la jornada máxima legal ordinaria de 48
horas a la semana y no hay lugar al pago por recargos correspondientes a horas extras o jornadas
adicionales.

12.3. Jornadas Recreativas

Los empleadores con más de 50 trabajadores permanentes y jornadas de 48 horas semanales,
deberán destinar 2 horas de la jornada semanal para actividades recreativas, culturales, deportivas o
de capacitación. Se pueden acumular por 1 año. Esas actividades se pueden realizar a través del
Sena, Cajas de Compensación o entidades dedicadas a esos fines.

13. DESCANSOS OBLIGATORIOS

13.1. Dominicales y Festivos Inamovibles: Son de descanso obligatorio remunerado los días domingo
y los siguientes días festivos inamovibles: 1 de enero, 1 de mayo, 20 de julio, 7 de agosto, 8 de
diciembre, 25 de diciembre y los días Jueves y Viernes Santos.

13.2. Festivos Trasladados: Son también de descanso obligatorio remunerado los siguientes días,
cuyos descansos se trasladan al lunes siguiente cuando no caen en lunes: 6 de ene ro, 19 de marzo,
29 de junio, 15 de agosto, 12 de octubre, 1 de noviembre, 11 de noviembre, Ascensión Del Señor,
Corpus Christi y Sagrado Corazón de Jesús.

13.3. Sobrerremuneración y Compensatorios

El trabajo dominical o festivo se remunera con un recargo del 75% sobre el salario ordinario.

La persona que trabaja permanentemente en dominical de descanso obligatorio remunerado, tiene

derecho a un descanso compensatorio remunerado, en la semana siguiente y a la
sobrerremuneración correspondiente.
La persona que trabaja esporádicamente en dominical de descanso obligatorio remunerado, tiene
derecho a un descanso compensatorio remunerado en la semana siguiente o a la sobrerremuneración
correspondiente, según lo prefiera el trabajador. Se entiende que se trabaja permanentemente en día
dominical de descanso obligatorio cuando se presta el servicio en 3 o más domingos del mes. Cuando
se trabaja en 2 o menos domingos de descanso obligatorio es ocasional o esporádico.

Es válido pactar por escrito en el contrato el cambio del día domingo por el día sábado y, en
consecuencia, el trabajo del día domingo se remunera de manera ordinaria sin sobrerremuneración
por ese hecho.

14. VACACIONES
Es un derecho laboral de descanso obligatorio remunerado pero no es una prestación social.

Por cada año de servicios se tiene derecho a 1 5 días hábiles consecutivos de vacaciones
remuneradas o proporcional- mente por fracción de año.
Se debe reconocer y pagar este derecho proporcional al tiempo trabajado.
Está prohibido compensar en dinero este derecho, salvo al momento de terminarse el contrato o que
exista autorización previa del Ministerio de la Protección Social.
Se pueden acumular vacaciones hasta por dos años.
Se debe dejar constancia escrita firmada por el trabajador, sobre el disfrute y pago de las vacaciones.
El derecho se reconoce y paga con el último salario que devengue el trabajador, es decir, con el
salario que devengue el trabajador al momento en que se le reconozca y pague este derecho.
En caso de enfermedad del trabajador durante el disfrute de vacaciones, estas se interrumpen
mientras dure la incapacidad y al vencimiento de esta continuarán aquellas.

15. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS INDEPENDIENTES

Este contrato se rige por las normas legales civiles y comerciales del profesional independiente: con
autonomía y sin dependencia o subordinación continuada.
Hay contrato civil de prestación de servicios cuando:
- El trabajador presta sus servicios personalmente o puede hacerlo por intermedio de otras
personas; puede libremente prestar o no el servicio solicitado; es autónomo e independiente y el
 contratante no puede imponerle su reglamento ni sanciones disciplinarias ni darle órdenes e
instrucciones que deban ser acatadas imperiosamente por el contratista.
- La afiliación a la Seguridad Social Integral es por cuenta del contratista o trabajador
independiente y debe acreditar periódicamente el pago de esos aportes.
- Se debe celebrar el contrato por escrito y expresamente dejar constancia que el contratista
(cantor u organista) presta sus servicios ordinariamente de manera independiente sin vínculo
laboral.
- En esta modalidad de contratación no se aplican ni se tienen en cuenta los aspectos laborales a
que se refiere esta instrucción. Se hace Retención en la Fuente sobre honorarios pactados y,
según el caso, el Contratista deberá cobrar el IVA, todo previa presentación de la factura de
venta o cuenta de cobro correspondiente.

16.- TRABAJADORES ESPECIALES

16.1. Empleados de Dirección, Confianza y Manejo

Tienen funciones de especial responsabilidad, mando y administración con representación del
empleador por la especial jerarquía que les es dada por este último.
En el contrato de trabajo expresamente se debe dejar constancia de que el trabajador es de confianza
o de dirección o de manejo, según el caso. En la realidad lo que importa es la fun ción específica que
desempeña el trabajador y no la denominación dada por el Empleador en el contrato.
Los empleados que sean contratados para prestar servicios internos de la casa cural, que
desempeñen labores intermitentes o discontinuas están excluidos de la jornada ordinaria máxima
legal de trabajo, así debe hacerse constar en el contrato de trabajo y no se deben calificar como de
dirección, confianza o manejo, porque no lo son.
Estos empleados están excluidos de la jornada máxima legal ordinaria de trabajo y, por ello, no hay
lugar a pagarles recargos por horas extras o jornadas adicionales.
En los contratos de trabajo que se celebren con esta clase especial de trabajadores, se debe dejar
expresa constancia del cargo que se va a desempeñar y de la sujeción a las normas del Derecho
Canónico en cuanto a la administración, disposición y manejo de los bienes eclesiásticos.
Los empleados así contratados tienen derecho al reconocimiento y pago de todas las prestaciones
sociales y a las afiliaciones forzosas de seguridad social.

16.2. Celadores o Porteros

Se debe tener especial cuidado en la contratación de esta clase de trabajadores ya que
frecuentemente hay fallas en estos contratos, con repercusiones económicas muy graves para las
parroquias.
Los trabajadores que prestan exclusivamente el servicio de celaduría o portería, es decir, son de
simple vigilancia y tienen la vivienda en el mismo lugar de trabajo, están excluidos de la jornada
máxima ordinaria de 8 horas diarias de trabajo y no tienen derecho al reconocimiento y pago de horas
extras. Para ellos rige todo lo dicho sobre los descansos obligatorios con las sobrerremuneraciones
correspondientes.
Los trabajadores que presten el servicio de celaduría o portería y no tienen la vivienda en el mismo
sitio de trabajo, tienen una jornada de 8 horas diarias y en caso de exceder ésta, se les debe pagar lo
correspondiente por horas extras, así como también los recargos por jornadas en días festivos y do-
minicales, con el reconocimiento de los descansos compensatorios cuando el servicio se presta en
forma permanente.
16.2. Profesores Establecimientos Educativos Privados
El régimen laboral aplicable es el establecido en el Código Sustantivo del Trabajo y de la Seguridad
Social.
El contrato de trabajo se debe celebrar por escrito y se entiende celebrado por el año escolar salvo
estipulación expresa de las partes fijando un término distinto. Se entiende por año escolar el período
de tiempo en que se desarrollan las actividades educativas de acuerdo con el proyecto educativo
institucional.
El salario es igual o mayor y no podrá ser inferior al señalado para igual categoría o escalafón de
quienes laboran en establecimientos públicos o sector oficial.

Igual rige para los profesores por horas.

Solo se pueden vincular a planta como docentes personas de reconocida idoneidad ética y
pedagógica, con título en educación, tecnólogos y profesionales con título universitario.

Para efectos del auxilio de cesantía y vacaciones se entiende que el año escolar equivale al trabajo en
un año calendario.
Las vacaciones del establecimiento serán remuneradas y excluyen las vacaciones legales en cuanto
aquellas excedan de 1 5 días hábiles.
Los aportes al sistema de seguridad social deberán hacerse por la totalidad del año calendario.

16.4. Menores de Edad

La edad mínima de admisión al trabajo son los 15 años y tienen derecho a la formación y
especialización que los habilite para ejercer libremente una ocupación, oficio, arte o profesión y a
recibirla durante el ejercicio de su actividad laboral.
Excepcionalmente los menores de 15 años podrán ser autorizados para trabajar únicamente para
desempeñar actividades remuneradas de tipo artístico, cultural recreativo o deportivo con un máximo
de 14 horas semanales.

El menor trabajador requiere autorización de sus padres o representantes legales o en su defecto, del
Defensor de Familia y del Ministerio de la Protección Social, Inspector de Trabajo o Alcalde Municipal
para poder celebrar el contrato de trabajo.
En todo caso de existencia del contrato de trabajo, el menor trabajador tiene derecho al
reconocimiento y pago de todos los salarios y prestaciones sociales que a su favor se deriven del
contrato. Si no tiene autorización legal, el empleador podrá ser sancionado con multas y, además, el
funcionario del trabajo podrá ordenar la terminación del contrato.
La duración máxima de la jornada de trabajo es de: Menores de 15 años: 14- horas semanales;
Mayores de 1 5 años y menores de 1 7 años: 6 horas diarias, 36 horas semanales y hasta las 06:00
p.m.; Mayores de 1 7 años y menores de 1 8 años: 8 horas diarias, 40 horas a la semana y hasta las
08:00 p.m. No deben trabajar horas extras.
En caso de maternidad, la jornada de la trabajadora mayor de 1 5 años y menor de 1 8 años, no podrá
exceder de 4 horas diarias a partir del séptimo mes de gestación y durante la lac tancia, sin
disminución de su salario y prestaciones sociales, así como también tendrá los demás derechos y
garantías de protección a la maternidad establecidos en la Constitución Nacional y en el Código
Sustantivo del Trabajo. Ver más adelante el aparte 22 sobre Protección a la Maternidad.
El trabajo de noche está prohibido excepto para los mayores de 17 años y menores de 18 años que lo
pueden realizar hasta las 08:00 p.m., previa autorización del Ministerio de la Protección Social y
siempre que no se afecte su asistencia a un Centro Docente, ni su salud física, mental o moral.

Todo empleador debe llevar un registro de los trabajadores menores de edad con indicación de la
fecha de nacimiento, fecha de ingreso e inicio de labores, actividad u oficio a desempeñar,
remuneración, lugar en que prestará el servicio y jornada de trabajo.

Tienen derecho al salario mínimo proporcional a su jornada, a todas las prestaciones sociales y a ser
afiliados al Sistema de Seguridad Social a partir de la iniciación del contrato.
Para la contratación de menores de edad se debe consultar la Resolución emanada del Ministerio de
la Protección Social sobre los oficios o actividades que no deben desempeñar los menores de edad, y
la Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y de la Adolescencia).

Todo empleador debe llevar un registro de los trabajadores menores de edad con indicación de su
fecha de nacimiento.

16.5. Cantores y Organistas

Son dos (2) las modalidades de su contratación:
Contrato de trabajo que se rige por las normas sustantivas y procesales laborales. Se aplican los
aspectos laborales a que se refiere esta instrucción.
Contrato Civil de Prestación de Servicios que se rige por las normas legales civiles del profesional
independiente: con autonomía y sin dependencia o subordinación continuada. Ver el aparte 15.-
anterior, sobre este mismo tema.

16.6. Aprendices
El contrato de aprendizaje es una forma especial de vinculación, que no conlleva subordinación, que
se desarrolla máximo por 2 años, por el cual una persona natural llamada aprendiz, reci be formación
teórica en una entidad autorizada para ello con el auspicio de otra persona, natural o jurídica, llamada
empresa patrocinadora, que le suministra los medios para que adquiera formación metódica y
completa en el oficio u ocupación que esté dentro del giro ordinario de las actividades del
patrocinador.
- El patrocinador que auspicie a un aprendiz le reconoce en dinero un apoyo de sostenimiento que
no es salario y que equivale al 50% de un salario mínimo legal mensual durante la fase teórica y
del 75% sobre la misma base durante la fase práctica.
- Las fases de formación teórica y práctica se alternan semestralmente durante la vigencia del
contrato de aprendizaje.
- El contrato de aprendizaje se debe celebrar por escrito y requiere la participación y firma del
aprendiz, del patrocinador y de la entidad de formación, así como también debe tener una
información mínima señalada en el Decreto 933 del 11 de abril de 2003 del Ministerio de
Protección Social.
- Los menores de 14 años no pueden ser vinculados mediante este sistema especial de
contratación.
- Los mayores de 14 años pueden celebrarlo siempre que hayan terminado sus estudios de básica
primaria.
- Están obligados a tener aprendices todos los empleadores que tengan 1 5 o más trabajadores
permanentes, 1 aprendiz por cada 20 trabajadores y por fracción que sea superior a 1 5
trabajadores.
- El SENA determinará los oficios y ocupaciones que requieren capacitación. Los trabajadores que
se desempeñen en oficios u ocupaciones no incluidos en ese listado, no se tendrán en cuenta para
determinar la cuota de aprendices del respectivo empleador.
- En caso de estar obligado a tener aprendices y no los tenga, el empleador deberá monetizar la
cuota de aprendizaje, es decir, pagar en dinero una cuota mensual resultante de mul tiplicar el 5%
del número total de trabajadores, excluyendo los independientes o transitorios, por un salario
mínimo legal vigente. Esta monetización podrá ser parcial y se pagará proporcionalmente al
número de aprendices que se dejan de contratar para cumplir con la cuota mínima obligatoria. El
patrocinador está obligado a afiliar a los aprendices a la Seguridad Social Integral a su total y
exclusivo cargo así: Durante las fases lectiva y práctica al Sistema de Seguridad Social en Salud y,
además, en la fase práctica al Sistema de Riesgos Profesionales. La base de estas afiliaciones
será la de un salario mínimo legal mensual vigente.

16.7. Voluntarios
Son aquellas personas que de manera libre y voluntaria, fundamentados en su fe religiosa, ayudan y
colaboran con sus servicios personales en las actividades de las entidades de la Iglesia (Diócesis,
Parroquias, Comunidades Religiosas, Asociaciones, Corporaciones y Fundaciones, entre otras).

Por los servicios que prestan, estas personas no son subordinadas ni dependientes y tampoco tienen
remuneración alguna por sus servicios.
En estas personas y en las entidades que se benefician de sus servicios, no existe el ánimo de
vinculación laboral y tampoco civil.
Debe tenerse especial cuidado en las relaciones que se tengan con estas personas voluntarias pues
un mal manejo de ellas puede llevar a que jurídicamente se configure el contrato de trabajo realidad.
Por ello, no debe existir en ningún caso remuneración o reconocimientos en dinero de manera
permanente y periódica y, además, se recomienda que por escrito, el voluntario exprese de manera
clara, libre y espontánea su disposición de servicio sin ningún ánimo distinto al de su fe religiosa.
No se deben afiliar a la Seguridad Social Integral por la inexistencia del contrato de trabajo. El hacerlo
es un fraude a la ley. Ellos lo deben hacer como trabajadores independientes y asumen los aportes
respectivos.

Deben tenerse presente las disposiciones de la Ley 720 de 2001.

16.8. Desaparición o Secuestro de un Trabajador

Conforme con jurisprudencia reiterada de la H. Corte Constitucional, fundamentada en principios de

justicia social y de equidad, los beneficiarios que dependan económicamente de una persona
secuestrada, tienen derecho a percibir los salarios y prestaciones correspondientes a este último para
subvenir a sus necesidades vitales y con mayor razón, cuando son menores de edad por la especial
protección del Estado y de la sociedad contra toda forma de abandono, violencia física o moral,
secuestro y por la prevalencia de los derechos de los menores sobre los demás.
Los empleadores tienen la obligación de pagar los salarios y prestaciones a las familias de los
trabajadores desaparecidos o secuestrados, mientras no se tenga la certeza de su liberación o de su
fallecimiento. Para hacer los pagos correspondientes al derecho a la protección del secuestrado y su
familia, deberán reunirse los requisitos de que tratan las normas legales que rigen esta materia.
(Leyes 282 de 1996, 589 de 2000, 986 de 2005, Decreto 1923 de 1 996 y sentencias T-01 5/95 T-
158/96, T-292/98, T-93/03, C-400/03, entre otras, de la H. Corte Constitucional).

16.9. Servicio Doméstico

Las personas jurídicas no tienen esta clase de empleados. Las personas que prestan estos servicios,
deben ser contratadas por la persona natural (sacerdote) que se beneficia de esos servicios.
Cuando prestan sus servicios de por días, su jornada de trabajo es la ordinaria máxima legal de
trabajo (8 horas diarias) y cuando son internas, es decir, que tienen la vivienda en el sitio de trabajo,
su jornada máxima ordinaria es de 10 horas diarias. El empleador debe afiliarlas a la Seguridad Social
Integral y tienen derecho a todas las prestaciones sociales y derechos laborales como cualquier otro
trabajador. Los valores correspondientes a estos conceptos son a cargo del sacerdote y no de la
Parroquia.
Si el oficio a desempeñar es intermitente o discontinuo, quedan excluidas de la jornada de trabajo
máxima ordinaria antes señalada, aspecto que debe quedar expresamente convenido en el respectivo
contrato de trabajo.
El período de prueba de estos trabajadores es de 1 5 días y por excepción, no se requiere pactarlo por
escrito.

16.10. Empleados en Misión y de Cooperativas de Trabajo Asociado

De acuerdo con la definición de contrato de trabajo, no existe vínculo laboral alguno entre personas
jurídicas así una de éstas preste el servicio para el cual fue contratada a favor de la otra. Esa
vinculación puede ser civil o comercial pero no laboral y así es como se celebran los contratos con las
empresas de servicios temporales y con las Cooperativas de Trabajo Asociado que ofrecen servicios
enviando trabajadores en misión o trabajadores cooperados a prestar el servicio contratado.
Se recomienda NO contratar personal en misión o de Cooperativas de Trabajo Asociado porque este
sistema de contratación se ha y se está prestando para desconocer prestaciones sociales a las
personas así vinculadas y, además, que de ocurrir esos casos (el beneficiario del servicio puede llegar
a ser solidario con el pago de las mismas.
16.11. Trabajadores de la Construcción
Tienen un régimen con obligaciones especiales. Son los que se dedican a obras y a actividades que
tienen por objeto construir o mantener cualquier clase de inmuebles y demás obras civiles. La
duración de su contrato suele ser la misma de la obra que se va a realizar. Cuando se trate de
contratar esta clase de trabajadores, es conveniente buscar asesoría previa por las especiales
características en que suelen desarrollarse las obras y estos contratos.

16.12. Sacerdotes y Religiosos

Los Sacerdotes Diocesanos y los Religiosos miembros de Comunidades Religiosas de la Iglesia
Católica, tienen una particular vinculación con las jurisdicciones eclesiásticas y con las Comunidades
Religiosas a las cuales pertenecen, conforme con su opción de vida libre y voluntariamente escogida
por ellos, con la profesión de votos de pobreza, castidad y obediencia, lo cual hace que ese particular
vínculo se regule por las propias normas de la Iglesia (Código de Derecho Canónico) y no les son
aplicables las normas que regulan las relaciones laborales entre Empleadores y Trabajadores, pues
ellos, por su naturaleza, no tienen ese carácter. No obstante lo anterior y sin desconocer las
disposiciones del Derecho Canónico y de las constituciones propias de cada Comunidad Religiosa en
lo referente a la seguridad social de los sacerdotes y de los religiosos, los Decretos 241 9 de 1 987 del
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, hoy Ministerio de la Protección Social, y 3.61 5 del 10 de
octubre de 2005 de este mismo Ministerio, permiten que los Sacerdotes y Religiosos se afilien al
régimen de salud y de pensión por intermedio de las Comunidades Religiosas o de la persona jurídica
de Derecho Eclesiástico a la que estén vinculados. No pueden afiliarse al régimen de riesgos
profesionales. Dicha afiliación se puede hacer cuando el Sacerdote o Religioso no tenga la calidad de
afiliado forzoso a la Seguridad Social Integral por tener contrato de trabajo celebrado con entidades
de derecho público o privado.

17. Terminación del Contrato de Trabajo

17.1. Modos de Terminación
El contrato de trabajo se termina por muerte del trabajador, por expiración del plazo fijo pactado, por
terminación de la obra o labor contratada, por mutuo consentimiento, por decisión unilateral del
Empleador o del Trabajador con o sin justa causa, por no regresar el trabajador a su empleo al
desaparecer la causa de suspensión del contrato; etc.
El contrato de trabajo no termina por el cambio del Párroco, dado que se celebra con la persona
jurídica y no con la persona natural que la representa. Por ello tampoco se puede hablar en ese caso
de sustitución patronal.
Cuando se despide con justa causa, de acuerdo con la causa en que se fundamenta el despido, el
preaviso es de 1 5 días.
Para efectos laborales el año es de 360 días.
En período de prueba, que se debe pactar por escrito, el empleador y el trabajador pueden dar por
terminado el contrato de trabajo en cualquier momento, sin aviso previo y sin indemnización de
ninguna clase. Hay que indicar el fundamento, razón o causa de esa decisión.
La renuncia o el aviso de terminación del contrato de trabajo por parte del trabajador deben ser clara,
expresa, voluntaria, libre y espontánea. No se puede ejercer ningún tipo de presión o coacción para
su presentación. De ocurrir esto último, se tiene como despido injusto, que conlleva el pago de la
indemnización.

El trabajador puede dar por terminado el contrato de trabajo sin justa causa en cualquier momento
con un aviso previo de treinta (30) días. En caso de no dar este preaviso, el emplea dor podrá
demandar ante los jueces ordinarios el reconocimiento y pago de una indemnización equivalente a
treinta (30) días de salario o por la parte proporcional que faltare para cumplir ese término. El valor de
esta indemnización no puede ser descontada de los salarios y prestaciones sociales que a la termi-
nación del contrato se le adeuden al trabajador.
El trabajador no afiliado al sistema general de pensiones despedido sin justa causa, con diez años o
más y menos de quince años, continuos o discontinuos, tendrá derecho a pensión sanción desde la
fecha del despido si tiene sesenta (60) años si es hombre y cincuenta y cinco (55) años si es mujer o
desde cuando cumpla esa edad después del despido. Si el retiro se produce después de 1 5 años de
servicio, la pensión se pagará desde la fecha del despido si tiene 55 años si es hombre o 50 años si
es mujer o desde cuando cumpla esa edad después del despido.
El trabajador despedido afiliado al sistema general de pensiones durante todo el tiempo de servicio no
tendrá derecho a la pensión sanción aquí referida.

17.2. Despido con Justa Causa

El trabajador puede ser despedido con justa causa solo en los casos previstos para este efecto de
manera expresa en el Código Sustantivo del Trabajo y en el contrato de trabajo.
17.3. La justa causa que da origen al despido del trabajador debe ser clara y expresamente
señalada en la carta mediante la cual se le comunique el despido. Después no se puede alegar ningu-
na otra causa o motivo así hubiere existido. Despido sin Justa Causa
El despido injusto o sin motivo se sanciona económicamente, pues da lugar, además del pago de las
prestaciones, al reconocimiento de una indemnización a favor del trabajador que se liquida y paga de
acuerdo con las siguientes tablas y el tiempo de servicio continuo.

17.4. Despido Indirecto

La renuncia motivada en causas imputables al empleador, se tiene como despido sin justa causa,
también llamado despido indirecto, con la obligación de pagar la indemnización del caso.

17.5. Indemnizaciones
En los contratos a término indefinido, la indemnización se pagará así:

TABLA DE INDEMNIZACIÓN

A. Trabajadores Vinculados con Posterioridad al 1 de Enero de 1 991, es decir, a los que se les aplica
la Ley 50 de 1 990:
Por menos de 1 año: 45 días.
Más de 1 año y menos de 5 años: 45 días por el primer año más 15 días por cada año subsiguiente al
primero y proporcional- mente por fracción.
Más de 5 años y menos de 10 años : 45 días por el primer año más 20 días por cada año subsiguiente
al primero y proporcionalmente por fracción.
Más de 10 años: 45 días por el primer año más 40 días por cada año subsiguiente al primero y
proporcionalmente por fracción.
B. Los trabajadores despedidos sin justa causa que hayan prestado diez años o más de servicios
continuos con anterioridad al primero de enero de 1990, podrán pedir el reintegro al trabajo con el
pago de los salarios dejados de percibir a estos últimos y la indemnización mencionada, que se
liquidará con una suma equivalente a cuarenta y cinco (45) días de salario por el primer año más
treinta (30) días adicionales por cada año subsiguiente al primero, salvo que se hayan acogido al
nuevo régimen, caso en el cual no tendrán derecho a la acción de reintegro y únicamente les
corresponderá la indemnización según la escala mencionada en el literal A.- anterior. Además, al
reconocimiento y pago de la pensión sanción, según las normas legales anteriores a la fecha
indicada.
Los trabajadores con menos de diez años de servicios continuos al 1 de enero de 1990 y sean
despedidos sin justa causa, inclusive después de haber cumplido los diez años de servicio, no tendrán
derecho a la acción de reintegro, únicamente tendrán derecho a la indemnización liquidable conforme
con la escala indemnizatoria mencionada en el literal A.- anterior.
C. Para los trabajadores a los que no se les aplica la Ley 50 de 1990 en cuanto a la indemnización
por despido injusto y tampoco las normas legales anteriores a dicha Ley, es decir, para los
trabajadores vinculados con posterioridad al 1 de enero de 1991 y que al 27 de diciembre de 2002,
fecha en que entró en vigencia la Ley 789 de 2002, tenían menos de 10 años de servicios con un
empleador, la indemnización que les corresponde por ser despedidos sin justa causa es:
Trabajadores con un salario inferior a 10 salarios mínimos legales mensuales-. 30 días de salario por
el primer año de servicios o menos. Además, 20 días de salario adicionales por cada año de servicios
subsiguiente al primero.
Trabajadores con un salario superior a 10 salarios mínimos legales mensuales: 20 días de salario por
el primer año de servicios o menos. Además, 1 5 días de salario adicionales por cada año de servicios
subsiguiente al primero.
D. En los contratos de trabajo a término fijo la indemnización por despido sin justa causa, equivale al
valor de los salarios correspondientes al tiempo que faltare para cumplir el plazo del contrato. En todo
caso, esta indemnización no podrá ser inferior a 1 5 días de salario.

Cuando se despide sin justa causa y se paga la indemnización correspondiente, no existe preaviso.

18. ACTOS IMPORTANTES CON MOTIVO DE LA TERMINACIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO

18.1. Pago de Salarios, Prestaciones e Indemnizaciones
Inmediatamente se termina el contrato de trabajo por cualquier motivo, se deben liquidar y pagar
todos los conceptos laborales debidos al trabajador hasta esa fecha: Salarios, auxilio de cesantía,
intereses sobre el auxilio de cesantía, subsidio de transporte, prima de servicios, vacaciones,
sanciones e indemnizaciones. No existe plazo para hacer ese pago pues la ley establece su pago al
momento de terminarse el contrato de trabajo.
Igualmente al terminarse el contrato, el empleador habrá de entregar al trabajador la comunicación
dirigida a la Sociedad Administradora de Fondos de Cesantías en la que le informa sobre el retiro y la
fecha en que éste ocurrió para los efectos legales a que haya lugar.
E l empleador que no paga oportunamente las prestaciones y salarios debidos al momento de la
terminación del contrato, :.(! hace acreedor a una sanción que equivale a un día de salario por cada
día de mora. Es lo que comúnmente se conoce con el nombre de «salarios caídos».
Cuando la terminación del contrato se debe a decisión del Empleador sin justa causa, este debe
acreditar al Trabajador así despedido el estar al día en el pago de los aportes a la Seguridad Social
Integral. Para cumplir con esa obligación, le debe entregar copias de los comprobantes en los que
conste el pago de esos aportes, correspondientes a los tres (3) últimos meses de vigencia del
contrato, los cuales deben ser entregados dentro de los sesenta (60) días siguientes al despido. Si no
se cumple con esta obligación, la terminación del contrato no producirá efectos.
Al momento de hacerse la liquidación del contrato de trabajo deben tenerse en cuenta las normas
legales laborales y las observaciones hechas en esta instrucción. En caso de duda, aún siendo
sencilla, debe consultarse para evitar injusticias y equívocos que puedan producir consecuencias
económicas graves para el empleador y problemas de esta índole o sociales al trabajador. Una
equivocación en la liquidación puede llegar a considerarse como una retención indebida de salarios y
prestaciones con la consecuente sanción por su no pago oportuno.

18.2 Pago por Consignación

Si el trabajador no recibe el valor de la liquidación por cualquier motivo o se abstiene de ir a reclamar
ese valor, el empleador deberá consignar ese valor en el Banco Agrario a órdenes de un Juzgado
Laboral y, hecha esa consignación, deberá remitir al mismo Juzgado el título que expida y entregue el
mencionado Banco con un escrito en el que brevemente se informará sobre la consignación realizada,
el nombre del trabajador beneficiario de la misma y el concepto. No hay necesidad de indicar los
motivos que dieron origen a la terminación del contrato
Ciñéndose a este procedimiento se evitará pagar la sanción por el no pago oportuno de salarios y
prestaciones, es decir, no habrá lugar al pago de salarios caídos.

18.3. Examen Médico de Egreso

Si el médico del empleador practicó el examen de ingreso o lo hizo durante el servicio, el empleador
está en la obligación de entregar al trabajador al terminarse el contrato, la orden del examen médico
de egreso. De no hacerlo, incurrirá en la misma sanción mencionada antes por el no pago oportuno de
prestaciones: un día de salario por cada día de mora.

18.4. Paz y Salvo

Al hacer el pago al trabajador, éste debe firmar la liquidación y los comprobantes contables
pertinentes como constancia de su aceptación y recibo, incluyendo una declaración en la que hará
constar que el empleador queda a paz y salvo para con él por todo concepto laboral derivado del
contrato de trabajo que se terminó, liquidó y pagó.
18.5. Novedades y Desafiliaciones

Inmediatamente se produzca el retiro del trabajador, el empleador deberá diligenciar los formularios
de novedades y presentarlos ante cada una de las entidades en que aquel se en cuentre afiliado, para
que estas efectúen las correspondientes desafiliaciones (EPS, Sociedad Administradora de Fondos
de Pensiones y de Cesantías, Caja de Compensación Familiar, Instituto de Bienestar Familiar, Sena,
Fondo de Empleados, Compañías de Seguros, etc.).

CAPÍTULO II

OBLIGACIONES, AFILIACIONES Y PRESTACIONES SOCIALES

19. Seguridad Social Obligatoria

19.1.-Todo trabajador deber ser afiliado de manera forzosa por el empleador al Sistema de Seguridad
Social Integral y Familiar que el trabajador escoja. Si este último no ejerce esa facultad, el empleador
lo podrá hacer.
La inscripción o afiliación del trabajador por parte del empleador se debe hacer aunque el trabajador
no quiera o ya esté afiliado por otro empleador.
Los aportes a la Seguridad Social se cubren por el empleador y el trabajador en las proporciones que
señala la Ley. Las sumas a cargo del trabajador por estos conceptos se le pueden deducir del salario
mensual.
La afiliación debe hacerse a más tardar el día en que empiece a trabajar el empleado. Se sugiere que,
en lo posible, la afiliación se realice el día anterior al inicio del servicio que prestará el trabajador.
Inmediatamente ocurra la terminación del contrato de trabajo el empleador deberá desafiliar al
trabajador del Sistema de Seguridad Social, presentando el formulario correspondiente debidamente
diligenciado.
Cuando se modifique la remuneración del trabajador, el empleador deberá informar a la entidad de
Seguridad Social escogida, presentando el formulario correspondiente diligenciado en ese sentido
dentro del mismo mes que se produjo la modificación.

El pago de los aportes deberá hacerse puntualmente en las fechas que señale la entidad de
Seguridad Social respectiva. De no hacerse así, el empleador sufrirá las sanciones económicas del
caso.
El incumplimiento de esa obligación impide o dificulta que el trabajador haga uso de los servicios que
presta el Sistema de Seguridad Social y el empleador asume los costos que ello conlleva como la
totalidad de los riesgos que con ese sistema se cubren.
El Sistema General de Seguridad Social Integral está establecido por la Ley 100 de 1993 y demás
normas legales que la modifican, complementan y reglamentan. Comprende los siguientes aspectos:
A) Régimen de Pensiones,
B) Régimen de Salud;
C) Sistema de Riesgos Profesionales;
D) Servicios Sociales Complementarios.

19.2. Régimen de Pensiones

Está compuesto por dos regímenes solidarios excluyentes:
A. Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida. Es el sistema tradicional que
administra el Instituto de Seguros Sociales.
Los aportes de los afiliados a este régimen y sus rendimientos constituyen un fondo común público,
que garantiza el pago de las pensiones de vejez, invalidez y sobrevivientes o una indemnización
sustitutiva, previamente definidas.
B. Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad. Se fundamenta en el ahorro proveniente de las
cotizaciones o aportes de los afiliados y sus rendimientos y en la competencia entre las sociedades
administradoras de estos fondos de pensiones de los sectores privado, público y social solidario.
Se garantiza la pensión mínima de vejez, invalidez y sobrevivientes o una indemnización sustitutiva,
cuya cuantía depende del ahorro de los afiliados.
Es administrado por las sociedades administradoras de Fondos de Pensiones.
El régimen de pensión es escogido por el trabajador y este podrá trasladarse al otro sistema con el
lleno de los requisitos que la norma legal establece.
El aporte en ambos regímenes se destinará para cubrir la pensión de vejez, la pensión de invalidez,
sobrevivientes y gastos de administración del sistema en la proporción señalada por la ley para cada
uno de esos riesgos.
El aporte total debe ser pagado así:
Empleador, el 75% (3/4 partes).
Trabajador el 25% (1/4 parte).
A partir del 1 de enero de 2008 el aporte para ambos regímenes será del 16% que deberán pagar el
Empleador y el Trabajador en las proporciones antes señaladas.
Aporte Adicional: Los trabajadores con remuneración igual o superior a cuatro salarios mínimos
legales mensuales aportarán adicionalmente el 1 % de su salario para el Fondo de Solida ridad
Pensional.
El ingreso base liquidación de aportes es el salario mensual del trabajador. Cuando éste devengue
salario integral, la base de liquidación de dichos aportes será el 70% de ese salario, es decir, que del
valor total del salario integral se descontará el 30% del factor prestacional que está incluido en él.
1 9.3. Régimen de Salud
Está fundamentado en los aportes de los trabajadores y empleadores en la proporción que para cada
uno de ellos establece la Ley; en la creación de las Empresas Promotoras de Salud (EPS) y de las
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS); en la solidaridad de los afiliados de mayores
ingresos con los de menores ingresos con la participación del Estado; y, en la ampliación de cobertura
para incluir a la familia del afiliado.
La afiliación a este régimen da el derecho al trabajador para la utilización de los servicios médico-
asistenciales, quirúrgicos y hospitalarios que preste la EPS a la cual esté afiliado, conforme con el
Plan Obligatorio de Salud (POS). El trabajador podrá mediante el Plan Complementario, recibir
servicios adicionales o mejorar los contenidos en el POS con el pago de una cuota periódica a su
exclusivo cargo.
Los aportes con cobertura familiar a este Sistema, para el año 2008, son del 12.5% del salario
mensual del afiliado que se paga así: empleador, 8.5% y trabajador, 4%.
Se cubren todos los riesgos de salud con excepción de los provenientes de accidentes de trabajo y
enfermedad profesional que se rigen por el Sistema de Riesgos Profesionales.
A. El Régimen de Salud Contributivo es al que deben estar afiliados todos los trabajadores vinculados
por contrato de trabajo.
B. El Régimen de Salud Subsidiado (Sisben) es al que deben afiliarse las personas menos
favorecidas que no prestan sus servicios por contrato de trabajo o que son desempleadas.
Está prohibido tener afiliaciones simultáneas al régimen contributivo y al subsidiado. Para afiliarse al
primero se debe renunciar al segundo.
No se debe contratar como trabajadores dependientes a las personas que no quieran afiliarse al
régimen de Salud Contributivo.

19.4. Sistema General de Riesgos Profesionales

Se fundamenta en la cotización a cargo exclusivo del empleador, en la proporción que de acuerdo con
su actividad le corresponda según la clasificación de contingencias que establece la Ley.
Estos riesgos, accidente de trabajo y enfermedad profesional, los asume la Sociedad Administradora
de Riesgos Profesionales desde el momento en que se radique la afiliación del trabajador y, por tanto,
es importante que la afiliación se haga antes de que el empleado comience a prestar sus servicios.

19.5. Servicios Sociales Complementarios

Se fundamenta en la solidaridad y en la creación de auxilios económicos para personas indigentes
mayores de 65 años y en la posibilidad de establecer seguros o subsidios de desempleo.
Se pagan a través del Fondo de Solidaridad que se financia con aportes mensuales adicionales del 1
% y del 2% que hacen en su orden los trabajadores que devengan más de 10 o 20 salarios mínimos
legales mensuales.

19.6. Aportes Planilla Única

Desde el 1 de febrero de 2007, empleadores con más de 30 trabajadores deben hacer los aportes a la
Seguridad Social en planilla única. Los de menos y los trabajadores independientes a partir del 1 de
abril de 2007.
20. - SUBSIDIO FAMILIAR OBLIGATORIO
Actualmente todos los empleadores están obligados a afiliarse a una Caja de Compensación Familiar
y a pagarle el 9% del valor total de la nómina mensual. El total se paga a la Caja de Compensación y
ésta distribuye lo recibido así: El 2% para el Sena,
El 3% para el Instituto de Bienestar Familiar, y, El 4% para la misma Caja.
La demora en el pago del aporte se sanciona económicamente e impide o dificulta que el trabajador
se beneficie de los servicios que presta la respectiva Caja.
Para la afiliación, la respectiva Caja suministrará los formularios correspondientes e igualmente lo
hará para el caso de retiro de los trabajadores y para el pago del subsidio familiar y demás
prestaciones y auxilios que esa Caja ofrezca y preste a sus afiliados.
Los trabajadores deben dar la información y entregar los documentos correspondientes para su
afiliación y la de sus familiares (esposa, hijos, padres, etc.), con el fin de poder acceder a los servicios
que presta la Caja y a recibir el subsidio familiar correspondiente.

21. CALZADO Y VESTIDO DE LABOR

El empleador tiene la obligación de suministrar calzado y vestido de labor a todos los trabajadores que
tengan un salario inferior a dos salarios mínimos legales mensuales.
El suministro de esta prestación se debe hacer tres veces al año: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de
diciembre.
Esta prestación se otorga a los trabajadores que hayan trabajado por lo menos 3 meses en cada
período.
Esta prestación no puede ser compensada en dinero.

El calzado y el vestido que se suministre para cumplir con esta obligación, debe ser el adecuado para
el oficio o labor que desempeñe el trabajador.

22.- PROTECCIÓN A LA MATERNIDAD

La Constitución y la Ley, protegen y asisten de manera especial a la mujer en estado de embarazo

antes y después del parto.
La trabajadora en estado de embarazo, tiene derecho a licencia remunerada de 12 semanas en la
época del parto. El médico tratante establece cuándo empieza a disfrutar esta licencia remunerada.
El padre puede disfrutar máximo de ocho (8) días por este concepto cuando así lo manifieste la
madre: 4 días si el padre es el único cotizante al régimen de salud u ocho (8) días de licencia
remunerada si el padre y la madre son cotizantes a ese régimen.
Esta licencia remunerada es incompatible con el permiso por calamidad doméstica y si se pidiere
éste, los días que se concedan se descontarán de los que corresponden a aquella.
Esta licencia opera para el caso del nacimiento de hijos habidos con la cónyuge, compañera
permanente o con otra mujer que no tenga esas condiciones.
Para su concesión el padre debe presentar el registro civil de nacimiento como única prueba para este
reconocimiento dentro del término de 30 días siguientes a aquel en que ocurrió el nacimiento,
documento que debe ser presentado a la EPS para que cubra la licencia remunerada.
El padre afiliado y cotizante debe por lo menos haberlo estado durante las últimas 100 semanas
previas al reconocí miento de la licencia remunerada do paternidad.
La remuneración de la trabajadora durante la licencia por maternidad, la paga la EPS a la cual esté
afiliada.
No se puede despedir a ninguna trabajadora durante la época del embarazo y durante los seis meses
posteriores al parto.
Si hay justa causa para despedir a la trabajadora embarazada o en el período siguiente de seis meses
al parto, se debe pedir autorización al Ministerio de Protección Social.
El despido sin autorización del Ministerio de Protección Social no producirá efectos y, además, dará
lugar al pago de una indemnización de 60 días de salario más el pago de las 1 2 semanas de licencia
remunerada más la indemnización por despido injusto o el reintegro de la trabajadora así despedida.
La adopción da derecho al padre y a la madre adoptante a los mismos derechos que tienen el padre y
la madre biológicos. Se extiende también al padre adoptante sin cónyuge o compañera permanente.
La trabajadora tiene derecho a un descanso de una hora diaria dentro de la jornada ordinaria de
trabajo para amamantar a su hijo, sin descuento de salario, durante los primeros seis meses de edad
del recién nacido. Se deberá ampliar este descanso conforme lo indique el médico tratante mediante
certificación que así lo justifique.
En caso de tener la trabajadora embarazada un aborto o un parto no viable, tiene derecho a la
protección y asistencia aquí referidas, pero habrá de consultarse en ese evento para determinar el
término de duración de la licencia por maternidad remunerada.
Con relación a otros derechos que tiene la mujer menor de edad embarazada, ver el aparte «16.4
Menores de edad.», que trata sobre esta clase especial de trabajadores.
23. GASTOS FUNERALES DEL TRABAJADOR
Esta prestación la asume la entidad de Seguridad Social a la que se encuentre afiliado el trabajador
fallecido.

24. PRIMA DE SERVICIOS

Todos los trabajadores tienen derecho a la prima de servicios.
Su valor al año es de un mes de salario, se paga así: la mitad, el último día de junio y la otra mitad, los
primeros días del mes de diciembre de cada año.
El pago de esta prestación se hace en las épocas mencionadas a todos los trabajadores que hayan
prestado sus servicios durante el respectivo semestre o proporcionalmente al tiempo trabajado en el
respectivo semestre.
Todos los trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo, tienen derecho al pago proporcional
de la prima sin importar el tiempo trabajado.
Al terminarse el contrato se debe incluir en la liquidación el pago proporcional correspondiente a esta
prestación.

25. AUXILIO DE CESANTÍA

En la actualidad existen dos sistemas que reglamentan esta prestación. Ellos son:
Sistema Tradicional o de Retroactividad: Aplicable a los trabajadores vinculados con anterioridad al 1
de enero de 1991.

Por el auxilio de cesantía el empleador debe dar al trabajador un mes de salario por cada año de
servicios y proporcionalmente por fracción de año. Para el pago de esta prestación se debe incluir
dentro del salario el valor mensual del auxilio de transporte.
Su pago se debe hacer al momento de terminar el contrato de trabajo.

El salario base para liquidar esta prestación es lo devengado por el trabajador al momento del retiro
incluyendo el auxilio de transporte. En caso de variación del salario en los últimos (res meses de
vigencia del contrato de trabajo o si el salario es variable se liquidará con el promedio devengado en
el último año de servicios.
Está prohibido hacer pagos parciales del auxilio de cesantía excepto en aquellos casos en que la ley
lo permite con autorización del Ministerio de Protección Social.
El pago de esta prestación sin la autorización legal correspondiente se sanciona dando por no hecho
el pago.
Cuando el trabajador no acepte la liquidación de esta prestación y de aquellas otras a las cuales
tenga derecho o no se acerque a reclamarlas dentro de los tres días siguientes a la terminación del
contrato por cualquier causa, se debe consignar el valor total liquidado en el Banco Agrario, a órdenes
de un Juzgado Laboral. Hecha esta consignación, el título que expide el mencionado Banco deberá
ser enviado inmediatamente al Juzgado a cuyas órdenes se hizo la consignación con un escrito
indicando lo correspondiente. Así se evita pagar la sanción (salarios caídos) por el no pago oportuno
de las prestaciones.
Se debe tener en cuenta que el simple cambio de representante legal no conlleva la terminación de
los contratos de trabajo y, por tanto, no hay lugar a la liquidación y pago de las prestaciones por ese
motivo. Si el antiguo Párroco liquida y paga esta prestación y su sucesor contrata de nuevo al mismo
trabajador, realmente no ha habido interrupción del contrato y el pago hecho es ilegal y la entidad
pierde lo pagado. El que paga mal paga dos veces.

Sistema Nuevo o de Liquidación Anual: Aplicable a los trabajadores vinculados el o con posterioridad
al 1 de enero de 1991.

También se aplica a aquellos trabajadores que vinculados con anterioridad a esa fecha, de manera
expresa, voluntaria, libre y espontánea se acojan a la Ley 50 de 1990 que dispuso este nuevo sistema
de liquidación anual del auxilio de cesantía.

El 31 de diciembre de cada año el empleador deberá liquidar el auxilio de cesantía a cada uno de sus
trabajadores, correspondiente al año de servicio o fracción. Dicho valor deberá depositarlo en la
Sociedad Administradora de Fondos de Cesantías que señale el trabajador al momento de su
vinculación o de su aceptación de este nuevo sistema, a más tardar el día 1 5 de febrero del año
siguiente. Los intereses los entregará al trabajador a más tardar el día 30 de enero del año siguiente.

En el caso de terminación del contrato, se liquida y paga esta prestación directamente al trabajador.

El empleador que incumpla el plazo señalado para consignar el valor del auxilio de cesantía, deberá
pagar una sanción que equivale a un día de salario por cada día de retardo.

Aplicación Sistema de Liquidación Anual Para Trabajadores Vinculados Antes del 7 de Enero de
1991: Los trabajadores vinculados con anterioridad al 1 de enero de 1991, se pueden acoger al nuevo
sistema de liquidación anual del auxilio de cesantía. Para ello se debe proceder así:
Comunicación escrita dirigida por el trabajador al empleador expresándole su decisión de acogerse al
nuevo régimen especial de liquidación del auxilio de cesantía a que se refiere el numeral 2 del artículo
98 de la Ley 50 de 1990 e indicando la fecha a partir de la cual se acoge a ese nuevo régimen, que
debe ser por lo menos un mes después de la comunicación.
El empleador efectúa la liquidación parcial del auxilio de cesantía a la fecha indicada por el trabajador,
le paga a éste el valor de los intereses debidos a esa fecha y el valor de la cesan tía lo consigna
directamente a la Sociedad Administradora de Fondos de Cesantías que por escrito también le
hubiere indicado el trabajador, dentro del mes siguiente a la fecha indicada por el Trabajador.
Desde el momento de la liquidación hasta la fecha en que entregue el valor de la cesantía, el
empleador deberá reconocer y pagar intereses ya no al 12% anual sino a la tasa efectiva prome dio de
captación de Bancos y entidades financieras por Certificados de Depósito A Término (CDT) con un
plazo de 90 días, conforme certificación que expide la Superintendencia Bancaria.

26. INTERESES SOBRE AUXILIO DE CESANTÍA.-7. INTERESES SOBRE

AUXILIO DE CESANTÍA
Se paga el 12% anual o proporcionalmente por fracción sobre el valor del auxilio de cesantía o sus
saldos, liquidado al 31 de diciembre de cada año.
Se paga proporcionalmente al momento del retiro del trabajador o de la liquidación parcial del auxilio
de cesantía, teniendo en cuenta que es a la tasa del 1 % mensual o proporcionalmente por fracción.
El pago de estos intereses debe hacerse dentro del mes de enero del año siguiente. Si el trabajador
se retira antes, el pago se hace directamente al trabajador al momento de su retiro.
El plazo para liquidar y pagar estos intereses cuando el Trabajador se acoge al nuevo sistema de
liquidación anual del auxilio de cesantía es de un (1) mes contado a partir de la fecha en que el
Trabajador haga por escrito esa manifestación.
El no pago oportuno de estos intereses, ocasiona una sanción que equivale al doble del valor de los
intereses respectivos, es decir, en vez del 12% anual se pagará el 24% anual.
27. AUXILIO DE TRANSPORTE

Para el año 2008 es de $ 55.000 mensuales.

Tienen derecho a este auxilio todos los trabajadores que devenguen hasta dos salarios mínimos
legales mensuales, es decir, para el año 2008 hasta $ 923.000 mensuales y no residan en el sitio de
trabajo.
Su pago se debe realizar mensualmente.
El empleador que directamente presta el servicio de transporte a sus trabajadores está excluido de
pagar en dinero este auxilio.
Su valor se tiene en cuenta para liquidar, reconocer y pagar el auxilio de cesantía, sumándolo al valor
del salario mensual.
No se tiene en cuenta para reconocer, liquidar y pagar las vacaciones y los aportes a la Seguridad
Social Integral y parafiscales.

28. - PRESTACIONES SOCIALES ESPECIALES

Existen otras prestaciones que son consideradas como obligaciones especiales a cargo de los
empleadores, tales como la pensión de jubilación, sustitución pensional o pensión de sobreviviente,
auxilio de enfermedad no profesional e invalidez, seguro de vida colectivo, enfermedad profesional y
accidentes de trabajo.
Se recomienda consultar con abogados laboralistas los asuntos relacionados con esta clase de
obligaciones en razón a su complejidad.
Las afiliaciones a la Seguridad Social Integral: Salud, Pensión y Riesgos Profesionales, cubren estas
prestaciones con la afiliación del trabajador a dichos sistemas y la cotización de un mínimo de
semanas que varía según se refiera cada prestación. Por ello, se reitera, la necesidad de cumplir en
su integridad con las normas legales que rigen la Seguridad Social Integral y, con secuentemente, con
las afiliaciones forzosas y pagar oportunamente los aportes correspondientes porque las mismas
cubren los riesgos y obligaciones antes mencionados.

29. REGLAMENTOS INTERNOS DE TRABAJO Y DE HIGIENE Y SEGURIDAD

INDUSTRIAL
Conjunto de normas que determinan las condiciones a que deben sujetarse el Empleador y sus
Trabajadores en la prestación del servicio.
Está obligado a tener reglamento interno de trabajo todo empleador que ocupe más de cinco (5)
trabajadores permanentes.
El reglamento interno de trabajo es elaborado por el empleador, su texto debe contener disposiciones
normativas que por lo menos contengan las exigidas por el Título IV de la Primera Parte del Código
Sustantivo del Trabajo.

El reglamento hace parte de los contratos individuales de trabajo.

En los trámites disciplinarios se debe respetar el derecho de defensa y el derecho al debido proceso.
Todo Empleador está obligado a garantizar la vida, la salud, la seguridad y la moralidad de sus
Trabajadores.
Los Empleadores que tengan 10 o más Trabajadores permanentes deben elaborar el reglamento de
higiene y seguridad industrial, conforme con las disposiciones del Título XI de la Primera Parte del
Código Sustantivo del Trabajo.
Los dos (2) reglamentos aquí referidos, deben ser presen- lados para su aprobación ante el Ministerio
de Protección Social, que suministra los modelos correspondientes.

30. MANUAL DE FUNCIONES

Sugerimos elaborar e implantar el Manual de Funciones para cada cargo, con la indicación clara y
precisa de cada una de las funciones y de aquellas otras labores que, por ser complementarias o
accesorias, también debe ejecutar el trabajador. Esto evitará conflictos entre los trabajadores y hará
más agradable y eficaz la labor de los colaboradores.

31. IRRENUNCIABLES E INEMBARGABLES

Las prestaciones sociales establecidas en la Ley son irrenunciables. Existen excepciones, pero deben
ser consultadas con un abogado laboralista.
Las prestaciones no pueden ser cedidas por el trabajador.
Son inembargables las prestaciones sociales. Las excepciones requieren Orden Judicial.

No es embargable el salario mínimo legal mensual. Lo que exceda ese salario es embargable en 1/5
parte. Siempre debe existir Orden Judicial. Ver más adelante el aparte 34. Embargos.

CAPÍTULO III DESCUENTOS O DEDUCCIONES LABORALES

32. RETENCIÓN EN LA FUENTE

Las personas jurídicas deben hacer retención en la fuente cuando realicen pagos por conceptos
laborales, según la cuantía que la legislación vigente en el momento señale para cada caso.
Respecto al monto o porcentaje (%) de la retención se debe consultar la legislación vigente en el
momento.
A los trabajadores debe hacerse la retención en la fuente de acuerdo con las tablas que anualmente
establece la administración de Impuestos Nacionales. Por consiguiente, es necesario estar atentos a
los cambios que en este sentido se producen anualmente.
Los valores retenidos se deben consignar a favor de la Administración de Impuestos Nacionales, por
intermedio de las entidades bancarias autorizadas para ello, con la presentación de la
correspondiente declaración, dentro del mes siguiente a aquel en que se efectuó la retención, en las
fechas señaladas por la DIAN para ese efecto.
Pagos laborales exentos.- Hay pagos laborales exentos de retención. En cada caso debe consultarse.

33. RELACIÓN ANUAL Y CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES

Antes del 1 de marzo de cada año, los empleadores deben expedir a los trabajadores el Certificado de
Ingresos y Retenciones correspondiente al año gravable inmediatamente anterior, según el formulario
que la Administración de Impuestos Nacionales elabora y suministra. En caso de no encontrar estos
formularios se pueden utilizar los impresos y distribuidos por Le- gis, Panamericana, etc.
Estos Certificados se deben expedir en original y dos copias, así: original y una copia para el
trabajador y la copia restante para el archivo de la Parroquia, firmada por el trabajador en señal de
haber recibido el original.
El incumplimiento de las normas tributarias implica sanciones económicas y penales. Por
consiguiente, se debe llevar un control estricto sobre la aplicación de tales normas, consultando en
caso de duda, para evitar las sanciones comentadas.
34. EMBARGOS
Se debe cumplir con las órdenes impartidas por los Jueces de la República sobre los embargos de
salarios y prestaciones sociales.
De no cumplirse con la orden de embargo, el empleador se hace solidario con el trabajador por la
obligación que dio origen al embargo decretado.
A la terminación del contrato de trabajo por cualquier causa, el empleador debe avisar ese hecho al
Juzgado que ordenó el embargo, cuando este aún se encuentre vigente. Ver el numeral 31 anterior
sobre irrenunciabilidad e inembargabilidad de prestaciones.
35. DESCUENTOS POR PRÉSTAMOS O CRÉDITOS COMERCIALES
Para cada descuento por préstamos hechos al trabajador o por compras a crédito que este hizo, el
trabajador debe autorizar por escrito el descuento de su salario de las cuotas periódicas con las que
va a pagar esos conceptos. No vale una autorización general

CAPÍTULO IV
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS LABORALES

36. TESORERÍA PARROQUIAL

36.1. Cuadro de obligaciones y vencimientos: La Parroquia debe pagar puntualmente y en
lugar señalado, todas las obligaciones a su cargo, sea en dinero o en especie, según lo convenido,
para evitar situaciones enojosas que, por el incumplimiento en el pago de esas obligaciones, se
puedan presentar. Para lograr este objetivo, se recomienda la elaboración anual de un Calendario o
Cuadro de Vencimientos de obligaciones laborales, civiles, fiscales y canónicas, que también permite
la permanente vigilancia y un mejor control sobre las mismas.
36.2. Pagos Periódicos: Mensualmente se deben pagar los salarios de los trabajadores, el
auxilio de transporte, los aportes que se liquiden por concepto de las afiliaciones forzosas a la
Seguridad Social Integral (Salud, Pensión y Riesgos Profesionales), la Caja de Compensación
Familiar, declaración y pago de retención en la fuente.
Es de recordar que los valores que se deben pagar al SENA y al Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar se pagan por intermedio de la Caja de Compensación Familiar junto con el aporte a ésta,
teniendo como base el valor total de la nómina mensual de la Parroquia.
Como está ya dicho, en el mes de enero de cada año, se deben pagar los intereses sobre el auxilio de
cesantía, liquidada ésta a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior; antes del 1 5 de febrero
se debe pagar el auxilio de cesantía de los trabajadores vinculados con posterioridad al 1 de enero de
1 991, o que vinculados con anterioridad a esa fecha, se acogieron expresamente a la Ley 50 de
1990, haciendo la respectiva consignación en la sociedad administradora de fondos de cesantías
correspondiente; la prima de servicios se debe pagar en dos contados: el primero antes del 1 5 de
junio y el segundo antes del 20 de diciembre de cada año; el suministro de calzado y vestido de labor
en los meses de abril, agosto y diciembre de cada año.
36.3. Reservas: Mensualmente el Párroco debe hacer las reservas de dinero para el pago de
las prestaciones sociales y demás obligaciones laborales. Estas reservas se pueden manejar en
cuentas de ahorros especiales con esa única finalidad.

Dado que el auxilio de cesantía y la prima de servicios equivale a un mes de salarios cada uno, la
Parroquia debe hacer una reserva mensual de una sexta parte del total de la nómina. Los
rendimientos que produce esta reserva, sirven para cubrir los intereses que sobre el auxilio de
cesantía deban pagar anualmente los empleadores.
36.4. Aumentos Salariales: Antes de hacer aumentos salariales, sea para todos los
trabajadores o en particular para uno solo, deberán establecerse las consecuencias del aumento en
las prestaciones sociales y demás conceptos laborales.
Los aumentos salariales se pueden hacer al inicio de cada año calendario o al inicio de cada año
contractual.

37. SECRETARIA PARROQUIAL

37.1. Archivo Laboral: En el manejo del personal, la Secretaría Parroquial tendrá a su cuidado el
archivo laboral, que es fundamental en cualquier organización y que debe ser lleva do
cuidadosamente, en orden riguroso alfabético y cronológico.
Se debe llevar una carpeta separada para cada uno de los empleados, en la que se deberán archivar
la solicitud de empleo, certificados médicos y de estudios, el contrato de trabajo, copia de las
afiliaciones y novedades con las entidades de Seguridad Social y con las Administradoras de Fondos
de Pensiones y Cesantías y Caja de Compensación Familiar; copia de los comprobantes de pago por
los diferentes conceptos laborales (salarios, primas, vacaciones, cesantías, intereses, bonificaciones,
etc.) y, en general, todos los documentos y comunicaciones que se relacionen con el trabajador.

Llevar también una carpeta, separada para cada una de las entidades de seguridad social a las que
estén afiliados la parroquia y sus trabajadores, en la que se archivará toda la correspondencia que
con tales entidades se cruce.

37.2. Registros e Informes

A. Trabajo suplementario: Llevar diariamente y por duplicado, un registro del trabajo suplementario
de cada trabajador en el que consten el nombre de éste, su edad, sexo, actividad desarrollada,
número de horas extras laboradas, indicando si son diurnas o nocturnas, y la liquidación de la
sobrerremuneración correspondiente.
B. De vacaciones: Un registro de vacaciones en el que se anotará la fecha de ingreso de cada
trabajador, la fecha en la que toma sus vacaciones, las fechas, en que se terminan y debe
reintegrarse y la remuneración de las mismas. Este registro debe ser firmado por cada trabajador al
momento de empezar a disfrutar del período vacacional.
C. De Accidentes de Trabajo: Se debe llevar un registro en un libro especial, de todo accidente de
trabajo, en el que se indicará la fecha, hora, sector y circunstancia en que ocurrió, nombre de los
testigos si los hubiere y en forma sintética lo que ocurrió y lo que éstos puedan declarar. Además, se
debe rendir al Ministerio de Protección Social y a la Administradora de Riesgos Profesionales, el
informe del accidente de trabajo en los formularios que para ello suministran esas entidades, informe
que debe ser presentado dentro de las 24 horas siguientes a la ocurrencia del accidente.

D. De trabajadores menores de 18 años con indicación de la fecha de nacimiento, fecha de ingreso o

inicio de labores, actividad u oficio a desempeñar, remuneración, lugar en el que prestará el servicio y
jornada de trabajo.

38. PRIMEROS AUXILIOS

Se recomienda tener un Botiquín de Primeros Auxilios, para aquellos casos de enfermedades súbitas
o de accidentes de trabajo, así como también mantener extintores y demás implementos necesarios
para combatir un incendio o cualquier otro siniestro.
39. SELECCIÓN DE PERSONAL
El método y el cuidado con que se realice la contratación de personal son factores que inciden
fundamentalmente en las relaciones laborales.
De manera especial debe tenerse presente la idoneidad, la fe y buenas costumbres del aspirante.
Cuando hay cambio de Párroco, si los empleados continúan trabajando con la Parroquia, el Párroco
saliente no debe liquidar los contratos ni pagar las prestaciones.

40. ASESORÍA JURÍDICA Y CONTABLE

Es conveniente tener asesoría jurídica y contable para que oportunamente se hagan las consultas
necesarias con el fin de evitar equivocaciones y errores en la toma de decisiones que afecten
patrimonialmente a la Parroquia o a quien representa legalmente sus intereses.
 ASPECTOS TRIBUTARIOS
INDICE

Pág.

I. Advertencias de carácter general y de

procedimiento tributario............................................................................ 3
1. Cómo actuar ante la DIAN....................................................... 3
2. Las entidades religiosas no son contribuyentes
de impuesto de renta................................................................................ 3
3. El RUT y el NIT........................................................................ 4
4. Obligación de verificar inscripción en el RUT .......................... 8
5. Contabilidad ............................................................................ 9
6. Riesgo de errores y sanciones.................................................1 1
7. Necesidad de asesoría competente.........................................11

II. Declaración de ingresos y patrimonio.........................................12

1. Qué es ....................................................................................12
2. Quiénes deben presentarla......................................................12
3. Contenido.................................................................................13
4. Plazos y forma de declarar.......................................................14
5. Sanciones aplicables...............................................................15

III. Impuesto sobre las ventas, IVA.................................................15

1 .Responsables..............................................................................16
2. Hechos generadores ...............................................................16
3. Las Diócesis y Parroquias pueden ser responsables
IVA? .......................................................................................17
4.Obligaciones de los responsables................................................19
5. Régimen común del impuesto .................................................21
6. Facturación..............................................................................21
7.Servicios educativos y de salud no causan IVA............................22
8. Contratos con personas del régimen simplificado................23

IV. Impuesto deTimbre nacional....................................................24

1. Características ............................................................................24
2. Sujetos pasivos........................................................................25
3. Cuantías y tarifa.......................................................................26
4. Causación del impuesto...........................................................26
5. Documentos que no generan este impuesto............................26
6. Entidades exentas de timbre nacional.....................................27
7. Declaración y pago de este impuesto......................................27
V. Retención en la fuente...............................................................28
1. Qué es.....................................................................................28
2. Aspectos generales..................................................................28
3. Diversas clases de retención...................................................29
a. Retención por impuesto de renta ............................................29
b. Retención por Emolumentos....................................................30
c. Retención en Timbre................................................................31
d. Retención por IVA ...................................................................32
VI. Impuesto predial y de Industria y Comercio...............................33
1. Predial......................................................................................33
2. Industria y Comercio................................................................36

Observación final
 ASPECTOS TRIBUTARIOS PARA LAS ENTIDADES ECLESIÁSTICAS

I. ADVERTENCIAS DE CARÁCTER GENERAL Y DE PROCEDIMIENTO TRIBUTARIO

1. CÓMO ACTUAR ANTE LA DIAN

1. En muchas circunstancias es forzoso adelantar gestiones ante la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales, DIAN, por ejemplo para sacar o actualizar el RUT, presentar declaraciones de
impuestos o de ingresos y patrimonio, informar sobre dineros recibidos del exterior, adelantar trámites
de importación, responder oficios o requerimientos, etc.

2. Para cumplir cualquiera de las obligaciones tributarias, ante las oficinas de la DIAN se puede
actuar personalmente -es el caso de los contribuyentes que son personas naturales- o por los
representantes legales de las entidades, según sea el sujeto o la entidad de que se trate (diócesis,
parroquia, fundación, etc.), o por medio de apoderados debidamente constituidos.

3. Los apoderados pueden ser especiales, es decir, para una determinada actuación, o generales,
y deben ser abogados. También puede conferirse poder a una persona que no sea abogado pero
debe hacerse por escritura pública.

2. LAS ENTIDADES RELIGIOSAS NO SON CONTRIBUYENTES DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA

Las entidades religiosas no son contribuyentes, es decir, no están sujetas a pagar el impuesto sobre
la renta y complementarios. Así se dispone en el artículo 23 del Estatuto Tributario que enumera
varias entidades no contribuyentes, entre ellas "los movimientos, asociaciones y congregaciones
religiosas que sean entidades sin ánimo de lucro"

4. Quienes no son contribuyentes del impuesto de renta pro píamente hablando ni presentan la
declaración anual de renta ni deben pagar al Estado ese impuesto. Por la misma razón tampoco están
sujetos a la retención en la fuente a título de este impuesto sobre los pagos que reciban. En cambio
deben presentar una declaración anual de carácter informativo que se denomina Declaración de
Ingresos y Patrimonio.

5. NOTA IMPORTANTE - Por lo que atañe a las personas naturales, por ejemplo los sacerdotes,
de por sí son contribuyentes del impuesto de renta y complementarios. En efecto, entre las rentas que
el Estatuto Tributario califica como "exclusivas de trabajo " están los emolumentos eclesiásticos, que
son ingresos gravables con el impuesto sobre la renta. Estos contribuyentes deben presentar
declaración de renta según sea el monto de sus ingresos (honorarios, sueldos, emolumentos ecle-
siásticos, u otras rentas) y del patrimonio bruto (es decir, sin descontar los pasivos o deudas) que
posean al finalizar el año. Mediante un Decreto anual el Gobierno fija los montos de ingresos y de
patrimonio obtenidos cada año para estar obligados a presentar declaración de renta.

3. EL RUT Y EL NIT

6. El RUT (Registro Único Tributario) es el mecanismo legal para que la DIAN identifique, ubique
con fines de notificación y clasifique a las personas y entidades que sean sujetos de obligaciones
administradas por esa entidad. Por tal razón están obligados a inscribirse en el RUT, entre otros:

- Todos los contribuyentes de los impuestos nacionales (renta, ventas, timbre), que deban presentar
las declaraciones tributarias correspondientes.
Las entidades que no son contribuyentes del impuesto de renta pero deben presentar declaración de
ingresos y patrimonio.
Los responsables del IVA, sea del régimen común o del simplificado.
Los agentes de retención de impuestos nacionales.

7. Respecto de entidades de la Iglesia Católica, será indispensable establecer cuáles tienen

personería jurídica propia y representación legal, y, en consecuencia, deben cumplir las obligaciones
tributarias por sí mismas, como la referente al RUT y al NIT. Es posible que haya asociaciones o
movimientos que carecen de tal personería y que están adscritos a otras personas jurídicas como las
Diócesis, Parroquias, Congregaciones religiosas. Las asociaciones aludidas, desde el punto de vista
fiscal en realidad son, cada una, una cuenta de la respectiva Parroquia, Diócesis, etc., y, por su
naturaleza, no deben inscribirse en el RUT ni sacar NIT. En consecuencia, será necesario incluir en la
declaración de ingresos y patrimonio de la persona jurídica correspondiente los activos e ingresos,
costos y gastos de dichas asociaciones. Deben ponderarse estos aspectos al tiempo de decidir si se
establecen tales entidades.

8. Los colegios parroquiales, por ejemplo, son una cuenta de la Parroquia respectiva. Pero en el
evento de que se decida que tengan personería jurídica propia, se constituyen en entidades diferentes
de la Parroquia y de por sí independientes de ella y del párroco como tal. Estas situaciones
determinarán las obligaciones fiscales que les correspondan.

9. Los Decretos 2788 y 4243 de 2004 y el Decreto 65 de 2005 reglamentan el RUT. Definen los
procedimientos de inscripción y actualización, los lugares y plazos para la inscripción, requisitos, etc.
Si la inscripción no se pudo hacer dentro del plazo estipulado en los Decretos aludidos, de todas
maneras deberá hacerse después. Sin embargo, debe recordarse que la no inscripción
oportunamente hecha en el RUT puede ser causal de sanción. Ver adelante numeral 19.

10. Las inscripciones en el RUT hechas antes del 1 o de octubre de 2004 ya no tienen validez. La
nueva inscripción se hace ante la DIAN, o ante las Cámaras de Comercio (en el caso de
comerciantes), o ante otras entidades que el Gobierno faculte.

11. El formulario de inscripción en el RUT puede diligenciarse personalmente por el interesado

persona natural, o por quien tenga la representación legal de la entidad que se inscribe, o por medio
de apoderado. También por internet, pero requiere de presentación personal posterior. Para la
inscripción en el RUT debe presentarse el documento de identificación, si se trata de personas
naturales. Tratándose de personas jurídicas, hay que acreditar con los documentos del caso la
existencia y la representación legal vigente. Si se actúa mediante apoderado, se presentará además
el poder debidamente otorgado.

12. Al diligenciar el RUT debe tenerse cuidado al informar la actividad económica principal. En las
personas jurídicas eclesiásticas generalmente será la denominada "actividades de organizaciones
religiosas", código 9191 de las actividades económicas publicadas por la DIAN. Igualmente debe
tenerse cuidado para que la entidad no quede registrada como responsable del IVA si no desarrolla
alguna de las actividades gravadas con ese impuesto.
13. El RUT tiene vigencia indefinida y no requiere de renovación. Pero es posible que deba ser
objeto de actualización por modificaciones o adiciones a la información inicialmente pre sentada. Por
ejemplo, son circunstancias que exigen una modificación del RUT el hecho de que el inscrito en el
RUT se vuelva responsable del IVA, o, al contrario, deje de ser responsable del IVA, o pase del
régimen común al simplificado de ese impuesto o viceversa.
14. Tratándose de personas jurídicas, la cancelación del RUT debe hacerse por ocurrir su
liquidación, o su fusión con otra, o su división. En el caso de personas naturales, por el fallecimiento
de la persona, pero solo cuando quede liquidada la sucesión respectiva.
15. Estas varias eventualidades, esto es, la inscripción, la actualización o la cancelación en el RUT,
se demuestran con la primera hoja del formulario oficial que expide la DIAN, que contiene la
inscripción "certificado", en donde consta lo pertinente.

16. El NIT (Número de Identificación Tributaria) es el código de identificación de las personas y

entidades inscritas en el RUT.

17. Dice la ley que la inscripción en el RUT será previa al inicio de la actividad económica. Esto se
entiende hacia el futuro y de conformidad con la reglamentación expedida por el Gobierno.

18. La reforma tributaria de 2006, Ley 1111, artículo 49, adicionó al Estatuto Tributario el artículo
658-3, en el que se ordenan unas sanciones severas por incumplimiento en la inscripción en el RUT y
por no actualizar oportunamente los datos ya inscritos en el RUT, que sean modificados, así:

a) Clausura de un día del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por cada mes o fracción de
mes de retraso en la inscripción, o una multa de una UVT, unidad de valor tributa rio, por cada día de
retraso en la inscripción para quienes no tengan sede, local, establecimiento, negocio u oficina.
Es de recordar que la inscripción en el RUT debe hacerse antes de iniciar actividades que obliguen a
dicha inscripción.
b) Multa de una UVT por cada día de retraso en la actualización de la información que debe aparecer
en el RUT. La multa será de dos UVT por cada día de retraso en la actualización si se trata de la
dirección o la actividad económica.
La actualización de esta información debe hacerse dentro del mes siguiente al hecho que la origina.
c) Multa de 100 UVT por informar datos falsos, incompletos o equivocados por parte del obligado a
inscribirse en el RUT.

19. El valor de la unidad de valor tributario, UVT, varía para cada año, según las variaciones de
valor del peso colombiano. El Gobierno, al finalizar cada año establece el valor de la UVT para el año
siguiente. Así, en el año 2006 la UVT tuvo valor de $20.000. En el 2007, $20.974. En el 2008,
$22.054.

4. OBLIGACIÓN DE VERIFICAR LA INSCRIPCIÓN EN EL RUT, PARA EFECTOS DE CELEBRAR CONTRATOS

20. Cuando se celebren contratos gravados con IVA, se debe verificar a qué régimen del IVA
pertenecen las personas contratadas, exigiendo presentación y copia del RUT del contratista.

21. Esta obligación es consecuencia de lo previsto en el artículo 177-2 del Estatuto Tributario, que
dispone que no se reconocen fiscalmente como costo o gasto del año gravable correspondiente los
siguientes pagos hechos a personas no inscritas en el régimen común del IVA, cuando la operación
esté sujeta al impuesto:
- los realizados por contratos de valor individual y superior a 3.300 UVT ;
- los realizados cuando ya los contratos superen un valor acumulado de 3.300 UVT;
- los hechos a personas naturales, cuando el pagador no conserve copia del documento de
inscripción de la persona en el régimen simplificado del RUT. En este caso sin consideración a la
cuantía o valor del contrato

23. NOTA. Los valores de las obligaciones tributarias se expresan en UVT, cuyo valor en pesos es
reajustado anualmente por el Gobierno, como se expuso antes, n. 20.
5. CONTABILIDAD

24. Aunque la ley civil no impone a las entidades eclesiásticas, en forma directa, la obligación de
llevar contabilidad, será necesario llevarla en las Parroquias y entidades eclesiásticas, aunque no
sean contribuyentes del impuesto sobre la renta, como una obligación dimanada de la legislación
canónica. Pero también como un requisito exigido indirectamente para poder satisfacer algunas
obligaciones civiles.

25. Por ejemplo, los responsables del IVA y los agentes de retención de impuestos deben llevar los
registros contables que la ley ordena: artículos 509 y 632-1 del Estatuto Tributario.

26. No puede olvidarse que las entidades no contribuyentes del impuesto de renta, por ejemplo las
Parroquias y Diócesis, pueden estar obligadas a cumplir como agentes de retención de impuestos, ■
renta, ventas o timbre nacional -, como se verá adelante al tratar de la retención por cada uno de
estos tributos, o pueden llegar a ser responsables del régimen común del IVA. Por todas esas
circunstancias la contabilidad debidamente llevada reviste importancia.

27. Igualmente, en el caso eventual de tener que suministrar informaciones en medios magnéticos a
la DIAN, o cuando se requiera demostrarle veracidad de unos ingresos, costos, gastos, o el valor de
los activos y pasivos patrimoniales declarados, si no se lleva contabilidad, entonces todos los rubros
por demostrar deben comprobarse plenamente en forma documentada, esto es, mediante facturas
recibidas y/o expedidas legalmente, contratos, cheques u otros documentos, según sea el concepto
por demostrar. Pero si se lleva contabilidad, ésta es medio idóneo de prueba acerca de los hechos y
valores registrados.

28. Las entidades contribuyentes del régimen tributario especial del impuesto sobre la renta, como
las asociaciones y fundaciones sin ánimo de lucro, están legalmente obligadas a llevar libros de
contabilidad debidamente registrados, como lo ordena el artículo 364 del Estatuto Tributario, y el
artículo 1 5 del Decreto 4400 de 2004. Para estas entidades del régimen tributario especial todo el
Decreto 4400 /04 es de gran importancia.

29. El registro de libros para efectos tributarios, cuando se trate de comerciantes se hace ante la
Cámara de Comercio; para otras entidades, ante la Administración de Impuestos que tenga
competencia legal en el domicilio principal de la entidad del régimen tributario especial, o ante
cualquier organismo pública que tenga facultad para reconocer su personería jurídica: artículo 1 5 del
Decreto mencionado.

30. Los registros contables deben estar respaldados con comprobantes internos y externos, reflejar
plenamente la situación de la persona o entidad, y no haber sido desvirtuados por la DIAN por otros
medios probatorios.
6. POR EL CONTRARIO, LAS ENTIDADES ECLESIÁSTICAS NO CONTRIBUYENTES, COMO LAS DIÓCESIS,
PARROQUIAS, ETC., LLEVARÁN SU CONTABILIDAD DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS ECLESIÁSTICAS Y EL REGISTRO DE
SUS LIBROS SE LLEVARÁ EN LA OFICINA CORRESPONDIENTE DE LA RESPECTIVA CURIA.
7. Riesgo de errores y sanciones

32. Cuando las obligaciones tributarias no se cumplen dentro de la oportunidad señalada por la ley,
se incurre en intereses de mora en relación con los impuestos no cancelados oportunamente.
También puede incurrirse en sanciones pecuniarias.

33. De las sanciones, algunas deben ser liquidadas por la Administración tributaria. Es el caso de
las sanciones por no presentar la declaración de ingresos y patrimonio, o por presentarla
extemporáneamente o por corregirla (Estatuto Tributario, artículo 645). Otras sanciones las determina,
declara y paga el mismo contribuyente. Así sucede con las sanciones por extemporaneidad en la
presentación de las demás declaraciones tributarias (IVA, retención en la fuente), y las de corrección
a las mismas; asimismo, los intereses de mora en el pago de los impuestos debe liquidarlos el propio
contribuyente. En estos casos deben aplicarse las normas del caso, esto es, los artículos 634, 641 y
ss., del Estatuto Tributario.

8. NECESIDAD DE ASESORÍA COMPETENTE

34. Las obligaciones tributarias, aunque recaen sobre la generalidad de los ciudadanos y de las
entidades existentes en el país, no son fácilmente comprensibles por todos los obligados y, en
consecuencia, es imprescindible acudir a personas expertas en su conocimiento, manejo y aplicación.
De lo contrario se corre el riesgo de incurrir en errores o en inexactitudes que pueden acarrear
sanciones onerosas. Así se verá más convincentemente a propósito de cada uno de los temas
siguientes.

35. NOTA. A veces se habla de impuestos, a veces de contribuciones o de tasas, para denominar
las obligaciones fiscales. Cada una de estas clasificaciones tiene sus peculiaridades y son
designaciones específicas. Pero en forma general, hablamos de tributos o de gravámenes, conceptos
que abarcan las varias formas de imposiciones tributarias. Con frecuencia hacemos referencia al
Estatuto Tributario, que por brevedad designamos como E. T.

II. DECLARACION DE INGRESOS Y PATRIMONIO

1. QUÉ ES

36. Es una declaración tributaria que no tiene como finalidad liquidar y pagar el impuesto sobre la
renta y complementarios. La presentan precisamente entidades que no son contribuyentes de ese
impuesto. Sirve de instrumento de información al Estado.

2. QUIÉNES DEBEN PRESENTARLA

37. Están obligadas a presentar declaración tributaria de ingresos y patrimonio un gran número de
entidades no contribuyentes del impuesto de renta y complementarios, entre ellas los movimientos,
asociaciones y congregaciones religiosas que sean entidades sin ánimo de lucro : E. T., artículos 23,
598 y siguientes.

3. CONTENIDO

38. El artículo 599 del E. T., ordena que la declaración de ingresos y patrimonio debe comprender:

1. El formulario diseñado por la DIAN, debidamente diligenciado.

 2. La información necesaria para identificar y ubicar a la entidad no contribuyente que la presenta,
esto es, razón social, NIT y dirección.
3. La discriminación de los factores necesarios para determinar el valor de los activos, pasivos,
patrimonio, ingresos, costos y gastos.
4. La liquidación de las sanciones tributarias cuando fuere el caso.
5. La firma de quien cumple el deber de declarar.
6. La firma del revisor fiscal si son entidades obligadas a tenerlo y a llevar libros de contabilidad.
Si deben llevar libros de contabilidad pero no están obligadas a tener re visor fiscal, la
declaración deberá presentarse firmada por un contador público cuando el patrimonio bruto al
finalizar el año gravable que se declara o los ingresos brutos del mismo año... superen un
monto de 100.000 UVT, que para el año 2006, aplicable durante el 2007, corresponden a
$2.000.000.000.

39. Lo previsto en el numeral 4 del listado anterior, es decir la liquidación de las sanciones en que
se llegare a incurrir, no se aplica en la declaración de ingresos y patrimonio respecto de las sanciones
por no declarar, ni por extemporaneidad al declarar, ni por corrección de la declaración ya presentada,
como se expuso en el numeral 33 del aparte 6, Riesgo de errores y sanciones. Página 11. supra.

40. En la Cartilla publicada por la DIAN en el año 2005 con instrucciones para diligenciar el
formulario de declaración de renta de las personas jurídicas correspondiente al año 2004, hay un
aparte con instrucciones para las entidades que presentan declaración de ingresos y patrimonio.
Aunque corto, es suficientemente claro en cuanto a los renglones que deben ser diligenciados. Esta
instrucción tiene validez para los años venideros. Dice: "... se diligenciarán las casillas y renglones en
la forma prevista en esta Cartilla y se omitirá el diligenciamiento de los datos relativos a la liquidación
del impuesto y el anticipo. En estos renglones se debe escribir cero (0)."

4. PLAZOS PARA DECLARAR Y FORMA DE HACERLO

41. La declaración de ingresos y patrimonio debe presentarse cada año dentro de los plazos
señalados por el Gobierno en el Decreto reglamentario que fija los plazos para presentar las de-
claraciones tributarias de carácter nacional, esto es, renta, ventas, timbre, retenciones, según el
último dígito del NIT que tenga la entidad. Si no se presenta oportunamente, se incurre en
extemporaneidad sancionable.

42. La declaración consiste en diligenciar el formulario prescrito por la DIAN, tal como se señaló en
el numeral 40, supra, y presentarlo en los bancos autorizados y ubicados dentro de la jurisdicción de
la Administración tributaria que corresponda, de conformidad con la dirección de la entidad expresada
en el RUT. A la declaración así diligenciada no se acompañan anexos de ninguna clase. Todos los
documentos que sirven de soporte a los valores declarados (facturas recibidas o expedidas, registros
contables, certificaciones, etc.) para efectos fiscales deben conservarse durante cinco (5) años
contados desde el 1o de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, para poder
responder a eventuales requerimientos de la DIAN.

5. SANCIONES APLICABLES

43. El artículo 645 del Estatuto Tributario dispone; "Las entidades obligadas a presentar declaración
de ingresos y patrimonio que no lo hicieren, o que lo hicieren extemporáneamente, o que corrigieren
sus declaraciones, tendrán una sanción hasta del uno por ciento (1 %) de su patrimonio líquido, la
cual se graduará de acuerdo con las condiciones económicas de la entidad.

44. La sanción así propuesta en el pliego de cargos se reducirá al cincuenta por ciento (50%) si la
entidad declara o paga, según el caso, dentro del mes siguiente a la notificación del mismo".
45. Como se aprecia, estas sanciones pueden ser muy onerosas, sobre todo considerando que
puede jugar mucho de subjetividad en los funcionarios que las imponen, al estimar las condiciones
económicas de la entidad declarante. No las liquida la misma entidad, sino que las liquida y propone
la DIAN, mediante un pliego de cargos. Con todo, aunque la entidad no deba liquidarse sanción por
corrección, deberá corregir la declaración ya presentada, sin liquidar sanción por este hecho, en el
evento de caer en cuenta de errores u omisiones, sin esperar a que llegue el pliego de cargos.

III. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS, IVA

46. El régimen del impuesto sobre las ventas o impuesto al valor agregado, IVA, se encuentra en
los artículos 420 a 513 del Estatuto Tributario nacional, actualizados de conformidad con las
modificaciones introducidas por las frecuentes reformas tributarias.

47. El Gobierno ha expedido muchos decretos reglamentarios sobre diversos aspectos del régimen
del IVA. Por su parte, la DIAN ha recopilado en un volumen, llamado Concepto Unificado del Impuesto
sobre las Ventas, la interpretación oficial del impuesto.

48. Para el propósito de este escrito, se presentan en forma puntualizada algunos aspectos del
régimen legal, así:

1. RESPONSABLES

49. Son responsables del impuesto todas las personas naturales, las jurídicas y las sociedades de
hecho que realicen las operaciones gravadas, es decir, los "hechos generadores" del tributo
señalados en la ley.

50. El responsable recauda el impuesto en virtud de mandato legal, a nombre del Estado, al facturar
los bienes que enajene y/ o los servicios gravados con el impuesto, que preste. Por eso se le suele
llamar sujeto pasivo de derecho respecto del tributo. El verdadero sujeto pasivo económico, de cuyo
bolsillo sale el valor del impuesto, es quien adquiere los bienes o servicios gravados, y paga el
gravamen junto con el precio de lo que adquiere.

51. Ejemplo: al comprar un vestido en un almacén, el comprador paga dentro del precio total, el
impuesto a las ventas; en los servicios de reparación, junto con el precio de mano de obra y
repuestos, se cobra el IVA. El almacén y el taller recaudan el IVA por la venta y por el servicio. En la
facturación aparecerá discriminado el impuesto recaudado.

2. OPERACIONES GRAVADAS, O HECHOS GENERADORES DEL IMPUESTO

52. Los hechos consagrados por la ley como generadores del impuesto a las ventas, son:
a. - La importación de bienes.
b. - La comercialización de bienes.
c. - La prestación de servicios.
d. - La explotación de juegos de suerte y azar.

58. En todos los casos se hace la salvedad de que el impuesto no recae sobre bienes o servicios
que la ley haya calificado expresamente como excluidos o exentos. Por lo tanto, es de capital interés
conocer cuáles son esas exclusiones y exenciones. Tarea prolija ésta y propia de expertos, dada la
casuística relativa a bienes, servicios y tarifas, en que ha caído la legislación en sucesivas reformas
tributarias.
54. No genera el impuesto la venta de bienes inmuebles ni la de bienes muebles que sean activos
fijos, salvo si son aerodinos (aviones, avionetas, helicópteros, etc.).

3. ¿PUEDEN LAS DIÓCESIS Y LAS PARROQUIAS SER RESPONSABLES DEL IVA

55. Atendiendo al hecho de que son responsables del impuesto quienes realicen los hechos
generadores señalados en la ley, por su naturaleza característica ni las iglesias particulares, ni las
conferencias episcopales, ni las parroquias son responsables del impuesto sobre las ventas, puesto
que ni son comerciantes de bienes gravados, ni los servicios propios de su actividad (Predicación del
Evangelio, Sacramentos, Oficios religiosos) son gravados.

56. En efecto, los servicios religiosos no son generadores del impuesto. Y esto no por disposición
positiva de la ley o del reglamento, sino por cuanto en los servicios religiosos se concretan derechos
personales fundamentales reconocidos por la Constitución política, como los del libre desarrollo de la
personalidad, de la libertad de conciencia y de la libertad de cultos, mencionados en los artículos 16,
18 y 19 de la Carta.

57. El Concepto Unificado del Impuesto sobre las Ventas publicado por la DIAN, en el Título IV,
Capítulo I, numeral 2.11 reconoce la exclusión del IVA respecto de servicios religiosos, así:

59. "... tratándose de servicios relativos al culto, se ha considerado que no se hallan sujetos al
impuesto sobre las ventas, en concordancia con la Ley 20 de 1974, que aprueba el Concordato entre
la República de Colombia y la Santa Sede, la cual constituye una regulación normativa construida
sobre bases de recíproca deferencia y mutuo respeto en las relaciones de la Iglesia Católica y el
Estado. La misma consideración es válida respecto de otros cultos religiosos, en virtud de la Ley
sobre Libertad Religiosa."

60. Sin embargo, si las entidades eclesiásticas llegan a desarrollar actividades de las señaladas por
la ley como hechos generadores del IVA, se vuelven responsables del impuesto y deben entonces
cumplir las obligaciones legales del caso, a saber, recaudar el impuesto, facturarlo, llevar los registros
contables respectivos, declarar bimestralmente y pagar el impuesto que resulte a cargo. Así, por
ejemplo, si producen y/o comercializan bienes gravados, o prestan servicios gravados, por ejemplo
arrendamiento comercial de locales o inmuebles, cuando no sea para vivienda.

61. Lo anterior, aunque las entidades eclesiásticas de por sí no sean comerciantes. Con mayor
razón si explotan establecimientos comerciales, como almacenes, aunque sean de artículos religiosos
(ejemplo, imágenes religiosas, medallas, crucifijos, camándulas, ceras, etc.).

62. Por otra parte, deben pagar el impuesto cuando adquieran bienes o servicios gravados.
También si realizan importaciones de bienes no excluidos del impuesto, (por ejemplo, ornamentos,
imágenes, equipos, etc.) deberán en la declaración de importación liquidar el impuesto que se cause.
Por disposición legal, "las personas declaradas por ley exentas de pagar impuestos nacionales,
departamentales o municipales, no están exentas del impuesto sobre las ventas." (E. T., Art. 482)
63. Es de advertir, sin embargo, que no causa IVA la importación de bienes y equipos donados por
personas o entidades nacionales o por entidades, personas o gobiernos extranjeros, con destinación
al deporte, la investigación científica y tecnológica, a la salud y a la educación, cuando el donatario
sea una entidad oficial o una sin ánimo de lucro: E. T., artículo 480.

4. OBLIGACIONES DE LOS RESPONSABLES DEL IVA

64. Las personas o entidades responsables del impuesto sobre las ventas deberán satisfacer las
obligaciones legales propias de tal encargo. Entre estas obligaciones están:
 • Llevar los registros contables pertinentes previstos en la ley (art. 509 del E. T., y Decreto 1107
/92, art. 8).
• Inscribirse en el RUT como responsable del IVA, régimen común.
• Presentar declaración bimestral y pagar el impuesto que resulte a cargo: E. T. arts. 600 y
siguientes.
• Expedir factura o documento equivalente por sus operaciones, y discriminar en esos
documentos el IVA que se genere: E. T. art. 617, c).
• Avisar el cese definitivo de actividades que originan la calidad de responsable del impuesto,
so pena de tener que seguir declarando indefinidamente: E. T. art. 614.

64. En la aplicación del sistema del valor agregado, IVA, es de importancia fundamental el correcto
manejo del IVA descontable a que se tenga derecho. Esto es básico para la fijación de los precios de
los bienes que enajene el responsable o de los servicios que preste; asimismo, para establecer el
impuesto a cargo en la declaración bimestral.

65. El IVA descontable es el impuesto de ventas pagado al adquirir bienes o servicios sujetos al
impuesto que se utilicen luego como costo o como gasto de la actividad gravada con IVA (o exenta del
impuesto). Por ejemplo, el IVA pagado al comprar las imágenes, crucifijos, medallas, etc., que se
comercialicen, lo mismo que el IVA pagado por el teléfono y la papelería del almacén. Debe estar
discriminado en la factura o en el documento equivalente que se haya recibido.

66. No da derecho a IVA descontable la actividad que la ley haya calificado como excluida del IVA. En
este caso, el IVA pagado por costos y gastos para tal actividad es mayor valor del costo o del gasto.

67. Como agentes de retención del IVA, cuando sea el caso, las obligaciones fiscales son:

• Llevar los registros contables correspondientes: Decreto 380 /96, art. 6.

• Presentar declaración mensual de las retenciones que han debido practicarse y pagar los
impuestos retenidos.
• Expedir certificación de las retenciones efectuadas, dentro de los 15 días siguientes al
bimestre del IVA en que se practicó la retención, cumpliendo los requisitos dispuestos en los
Decretos 380 /96, artículo 7 y 522 /2003, artículo 23.

5. EL RÉGIMEN COMÚN DEL IVA

68. El llamado régimen común es el régimen ordinario del tributo y es el que desarrolla la regulación
del tributo en el Estatuto Tributario. Todas las personas jurídicas que desarrollen actividades gravadas
con IVA deben estar inscritas en el RUT como responsables del régimen común. Ninguna entidad
jurídica puede pertenecer al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas.
6. FACTURACIÓN

69. Como se expuso antes, al tratar de las obligaciones de los responsables del IVA, una de las
obligaciones formales de los responsables del IVA es la de expedir factura o documento equi valente a
factura cuando realicen operaciones gravadas con el impuesto. Esta es una obligación tributaria a la
que la DIAN atribuye importancia especial por varias razones: es un medio de control para las
empresas y para las personas que realicen actividades profesionales; también es un medio de prueba
de las operaciones realizadas y un soporte externo contable; además, es un requisito para hacer valer
algunos derechos como el IVA descontable y la devolución del mismo impuesto.

70. A este respecto, debe recordarse que la obligación de facturares independiente de ser o no
contribuyentes de impuestos nacionales, y que recae también sobre quienes presten servicios
inherentes a las "profesiones liberales", a menos que pertenezcan al régimen simplificado del IVA: E.
T. arts. 615 y siguientes. Se entiende como profesión liberal toda actividad en que predomina el
ejercicio del intelecto, reconocida por el Estado y para cuyo ejercicio se requiere la habilitación
mediante título académico: D. 3050 /97, art. 25.

71. Los documentos equivalentes a la factura son varios, entre ellos los tiquetes de máquina
registradora. Son los señalados así en los decretos reglamentarios 11 65 /96, art. 5; y 1001 /97, arts.,
3, 4, 8, 11, 17.

72. No está por demás recordar que, aunque ordinariamente la numeración consecutiva de las
facturas que se expidan debe estar autorizada por la DIAN, las facturas que expidan las enti dades
señaladas como no contribuyentes del impuesto sobre la renta no requieren de esa autorización,
según el art. 3o de la
Resolución 3878 /96 expedida por la DIAN. Esta disposición se aplica a las Diócesis y Parroquias, que
no son contribuyentes de renta.

7. LOS SERVICIOS EDUCATIVOS V LOS DE SALUD HUMANA NO CAUSAN IVA

73. Entre los varios servicios calificados como excluidos del impuesto sobre las ventas de que trata
especialmente el art. 476 del E. T., merecen especial mención los servicios educativos.

74. El numeral 6 del artículo 476 del Estatuto Tributario dispone que son excluidos del IVA los
servicios de educación formal, a partir del preescolar, prestados por establecimientos de educación
reconocidos por el Estado, incluyendo los servicios de educación prestados por personas naturales a
esos establecimientos, y los servicios de restaurante, cafetería y transporte que los mismos
establecimientos presten. Igualmente los de educación no formal, esto es, "la que se ofrece con el
objeto de complementar, actualizar, suplir conocimientos y formar en aspectos académicos o
laborales sin sujeción al sistema de niveles y grados": Art. 36, Ley 11 5 de 1 994.

75. A este respecto, además, el art. 92 de la Ley 30 de 1992 dispone que las instituciones de
educación superior, los colegios de bachillerato y las instituciones de educación no formal, no son
responsables del IVA.

Igualmente, merece mención especial que están calificados como servicios excluidos del impuesto
sobre las ventas "los servicios médicos, odontológicos, hospitalarios, clínicos y de laboratorio, para la
salud humana." E. T., art. 476, numeral 1.
8. CONTRATACIÓN DE O CON PERSONAS DEL RÉGIMEN SIMPLIFICADO

76. Dado que las personas jurídicas eclesiásticas, en el evento de volverse responsables del
impuesto sobre las ventas, corresponden al régimen común del tributo, deben tener en cuenta esta
calidad para efectos de contratar la adquisición de bienes o servicios gravados. En particular, con
personas naturales que estén inscritas en el régimen simplificado del IVA.

77. Al adquirir bienes o servicios gravados de personas del régimen simplificado, el responsable del
régimen común se sustituye al del simplificado en lo referente al IVA: éste, en efecto, no puede cobrar
el impuesto, pero el del régimen común tiene el deber de asumirlo de su bolsillo por el procedimiento
de la auto retención en la fuente de este impuesto, en el porcentaje seña lado por la ley que,
actualmente a partir del 1 ° de septiembre de 2005, es del 50% del IVA que se genere en la operación:
Decreto 2502 /05.

78. Acerca de lo anterior debe anotarse que el IVA no recae sobre contratos laborales, pero sí sobre
otros contratos con profesionales o expertos que generan honorarios profesionales, o sobre contratos
de prestación de servicios ordinarios que no estén expresamente excluidos del IVA.
79. Empero, si la entidad no es responsable del IVA, tampoco está obligada a preocuparse del
régimen simplificado a que puedan pertenecer las personas que le suministren bienes o le presten
servicios, ya que entonces no se genera el impuesto.

9. NECESIDAD DE ACUDIR A EXPERTOS

81. Como se aprecia, i a responsabilidad del IVA, de ocurrir el caso, debe confiarse a expertos en el
tema o consultarse con olios. De lo contrario se asumen riesgos de incumplir obligaciones fiscales o
de caer en mala aplicación del régimen legal, eventualmente incurriendo en inexactitudes, todo lo cual
puede generar sanciones bastante onerosas. Ejemplo de esto son las modificaciones del régimen
legal y la fecha de su entrada en vigencia: para el año 2005 comenzaron a regir algunas
modificaciones de tarifas de IVA que fueron decretadas por la Ley 863 de 2003.

IV. IMPUESTO DE TIMBRE NACIONAL

82. Encontramos el régimen legal de este impuesto en los artículos 514 a 554 del Estatuto
Tributario, reglamentados por muchos Decretos.
Los aspectos principales que deben tenerse en cuenta son los siguientes:

1. CARACTERÍSTICAS

83. El impuesto de timbre nacional es un impuesto que se genera al perfeccionarse los documentos
que la ley ha tomado como gravados. Siempre el impuesto es documental, esto es, recae sobre
documentos que generen obligaciones cuantificables en dinero o respecto de los cuales la ley ha
dispuesto su generación y recaudo.

84. Tales documentos causan el tributo aunque hayan sido otorgados en el exterior, siempre que se
ejecuten o generen obligaciones en el país. Si no se configura un documento, por ejemplo en
obligaciones contraídas verbalmente, no se origina el impuesto.

2. SUJETOS PASIVOS
El régimen del Timbre nacional diferencia entre los contribuyentes y los responsables del impuesto.
Contribuyentes son todas aquellas personas o entidades que intervengan como otorgantes, giradores,
aceptantes, emisores o suscriptores en los documentos que generan el impuesto. Están obligados a
pagarlo.

86. En cambio, son responsables por el impuesto ante el Estado los agentes de retención legalmente
señalados, los cuales están obligados a cumplir las obligaciones legales propias de tal función. Este
impuesto siempre se causa con intervención de un agente de retención legalmente señalado. No se
generará el gravamen si no concurre al documento expedido un agente de retención. El artículo 518
del E. T. y el artículo 27 del Decreto 20 /() de 1 992 señalan quiénes son los agentes de retención del
impuesto de timbre nacional.

87. El impuesto de timbre nacional recae sobre documentos que generen obligaciones cuantificables
en dinero, cuya cuantía sea superior a 6.000 UVT. El impuesto se determina aplicando la tarifa del
1.5% a la cuantía. Esta tarifa será del 1 % en el año 2008, del 0.5% en el año 2009 y del 0% a partir
del año 2010. Generalmente en el documento sujeto a timbre nacional concurren dos contribuyentes,
como otorgantes o como aceptantes. Así pueden ser las dos partes de un contrato, o los intervinientes
en un pagaré o una letra de cambio. Pero sólo uno de ellos será agente de retención del impuesto.

88. También puede acontecer que una de las partes sea exenta del impuesto, pero tenga que obrar
como agente de retención, como sucede con las entidades de derecho público.
3. CUANTÍAS Y TARIFA

89. El Impuesto de timbre nacional recae sobre documentos quo generen obligaciones
cuantificables en dinero, cuya cuantía t.oii superior a 6.000 UVT. El impuesto se determina aplicando
la tarifa del 1.5% a la cuantía. Esta tarifa bajará al 1 % en el año 2008, al 0.5% en el año 2009 y al 0%
a partir del año 2010.

90. Sin embargo, también la ley ordena que se cause el impuesto sobre algunos documentos sin
relación a la cuantía que tengan, o aunque no tengan cuantía; por ejemplo, sobre pasaportes, visas,
algunas licencias que otorga la autoridad administrativa, cheques, etc. En estos casos la ley establece
el monto del impuesto.

4. CAUSACIÓN DEL IMPUESTO

91. El impuesto de timbre nacional se causa en el que primero ocurra de los siguientes hechos:
otorgamiento, suscripción, giro, expedición, aceptación, vencimiento, prórroga o pago del documento
gravado. Sin embargo, si el documento al tiempo de su suscripción o perfeccionamiento es de cuantía
indeterminada, el impuesto se irá causando sobre cada pago que se realice en desarrollo de lo
contratado, mientras esté vigente.

5. DOCUMENTOS QUE NO GENERAN IMPUESTO DE TIMBRE NACIONAL

92. Son documentos excluidos del impuesto de timbre nacional:

a) Las escrituras públicas que versen sobre enajenación de inmuebles, barcos o aviones, o sobre
constitución de hipotecas sobre los mismos bienes.
b) Todos los documentos que deban ser llevados a registro en las Cámaras de Comercio o en las
Oficinas de Registro: Ley 223 /95, art. 226 ss.
c) El artículo 530 del Estatuto Tributario relaciona más de 50 tipos de documentos exentos del
impuesto de timbre nacional, que, dado el caso habría que consultar cuidadosamente.
6. ENTIDADES EXENTAS DEL PAGO DE TIMBRE NACIONAL

93. Están exentos del pago del impuesto de timbre nacional la Nación, los Departamentos, los
Distritos municipales, los Municipios, los entes universitarios autónomos y los organismos o
dependencias de las ramas del poder público central o seccional. Pero ni las empresas industriales y
comerciales del Estado ni las sociedades de economía mixta están exentas de pagar este impuesto.

94. La ley ha consagrado exención del impuesto de timbre nacional para algunas otras entidades o
actuaciones señaladas específicamente. Siempre que se alegue una exención, debe hacerse constar
en el documento la norma que la genera. Cuando en una actuación o en un documento sujeto al
gravamen intervengan entidades exentas y personas no exentas, las no exentas deben pagar la mitad
del impuesto de timbre.

7. DECLARACIÓN Y PAGO DEL IMPUESTO

95. Como el impuesto de timbre nacional se genera mediante el mecanismo de la retención en la

fuente, el agente de retención debe incluir en la declaración mensual de retenciones, las que ha
debido practicar por timbre nacional, junto con las efectuadas a título de los impuestos de renta y de
ventas. Debe presentarse la declaración y pagarse mensualmente dentro de los plazos señalados por
el Gobierno.
V. RETENCION EN LA FUENTE

1. QUÉ ES

96. La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo de los impuestos debidos al Estado.

Inicialmente se estableció sobre el impuesto de renta. Actualmente también se aplica en el impuesto
de timbre nacional y en el IVA. Sin embargo, respecto de cada uno de estos impuestos la ley
establece en forma separada quiénes son agentes de retención, cuáles las tarifas que deben
aplicarse, sobre qué montos no es obligatorio hacerla, y los demás aspectos pertinentes.

2. ASPECTOS GENERALES DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE

97. La retención debe hacerse al momento del pago o del abono en cuenta (contabilidad de
causación), lo que primero ocurra. Sin embargo, en pagos laborales, la retención a título de renta solo
se hace al momento del pago.

98. El agente de retención debe llevar los registros contables respectivos: cuenta Retenciones en la
fuente; subcuentas, según el impuesto retenido: renta, ventas, timbre.

99. Igualmente, el sujeto pasivo de la retención, si lleva libros de contabilidad llevará los registros
de las que le hicieron, tomando como soporte el certificado correspondiente emitido por el retenedor.

100. Las retenciones practicadas deben declararse mensualmente y pagarse, so pena de incurrir en
intereses moratorios sobre el valor del impuesto retenido, en sanción de extemporaneidad al declarar,
y en delito por no pago oportuno: art. 402, Código Penal.

101. El agente de retención debe expedir al retenido la certificación respectiva: ver Decreto 4583 /06,
artículos 31 a 33.

102. El agente retenedor responde ante el Estado tanto por las retenciones practicadas como por las
no practicadas, y por las fallas que sean atribuibles a sus actuaciones.

3. CLASES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE

A) RETENCIÓN POR IMPUESTO DE RENTA

103. Fue la primera de las retenciones establecidas y es regulada detalladamente en el Estatuto

Tributario en los artículos 365 a 419. Estas normas se refieren a todos los aspectos de este
mecanismo tributario, a saber:

- quiénes son agentes de retención;

- cuándo no se hace retención por renta;
- responsabilidad de los retenedores y sus obligaciones;
- conceptos sujetos a retención por el impuesto de renta, como son: ingresos laborales; dividendos
y participaciones; honorarios, comisiones, servicios y arrendamientos; rendimientos financieros;
enajenación de activos fijos de personas naturales; otros ingresos tributarios; loterías, ri fas,
apuestas y similares, y, finalmente, pagos al exterior.

104. Asimismo, se detallan las tarifas que en cada caso deben aplicarse.
105. La Ley 1111/06, artículo 23, modificó la tarifa de retención en la fuente aplicable a los pagos
gravables de carácter laboral, según rangos estipulados en UVT, de tal manera que las primeras 95
UVT tienen cero -0- retención, y de ahí en adelante se estipulan tres rangos en UVT equivalentes a los
pagos laborales.

b) Retención en la fuente sobre emolumentos eclesiásticos

106. Mediante los Decretos 3595 de 2005 y 886 de 2006 el Gobierno reglamentó la retención en la
fuente a título del impuesto sobre la renta aplicable a los EMOLUMENTOS ECLESIÁSTICOS. Para
este efecto define dichos emolumentos así: «... se entiende por emolumentos eclesiásticos todo pago
o abono en cuenta, en dinero o en especie, realizados en forma directa o indirecta, tales como
compensaciones, retribuciones, ofrendas, donaciones, o cualquier otra forma que utilicen las iglesias,
confesiones, denominaciones religiosas o los demás agentes de retención, cuya finalidad sea
compensar o retribuir el servicio personal del ministro del culto, independientemente de la
denominación que se le otorgue, y de la orientación o credo religioso que profese».

107. No es obligatorio aplicar esta retención en la fuente cuando el pago o abono en cuenta no
exceda de 27 UVT.

108. La tarifa de retención varía según el beneficiario del pago esté obligado a presentar declaración
de renta, o no. Si debe declarar renta, la tarifa de retención sobre sus emolumentos eclesiásticos es
de 4%. De lo contrario, el 3.5%. De lo anterior se infiere que el beneficiario de emolumentos
eclesiásticos debe entregar a la entidad que le pague una manifestación escrita sobre si está, o no,
obligado a presentar declaración de renta. Esta manifestación constituye el soporte del registro
contable para que la entidad pagadora aplique una u otra tarifa de retención.
110. Los emolumentos eclesiásticos pueden consistir también en pagos hechos en especie o en
forma indirecta, a través de otras personas. Por ejemplo, pagos con bonos, para retirar bienes en
almacenes o para obtener servicios; para alimentación para beneficio directo de parientes hasta el 4 o
grado de consanguinidad, 2° grado de afinidad o grado único civil (adoptivos), salvo lo ordenado por el
artículo 387-1 del Estatuto Tributario. Hay que tener prudencia al valorar tales formas de pago, puesto
que su valor suma al pago en dinero y el total es objeto de la retención.

111. Agentes de retención sobre emolumentos eclesiásticos son las congregaciones o asociaciones
religiosas (parroquias, Diócesis u otras entidades con personería jurídica canónica), y los demás
agentes de retención legalmente establecidos, como las personas jurídicas. También las personas
naturales que sean comerciantes y cuyo patrimonio o ingresos brutos del año anterior al del pago
hayan sido superiores a 30.000 UVT, cuando por sus funciones realicen pagos por el concepto de
«emolumentos eclesiásticos».

112. Los agentes de retención deben satisfacer las obligaciones legales propias de su encargo legal,
como están señaladas en el documento «Guías para la Administración Parroquial», capítulo Aspectos
Tributarios, números 96 y siguientes.

c) Retención en la fuente por impuesto de timbre

113. Tarifa de retención: La tarifa del impuesto de timbre nacional es del 1.5% y se aplica sobre la
cuantía del documento gravado, o sobre cada uno de los pagos si el documento es de cuantía
indeterminada, como se expuso en el capítulo de dicho impuesto. Si el documento no tiene cuantía
pero está gravado con este impuesto, deberá recaudar el impuesto la entidad que realice la actuación
gravada. Del año 2008 en adelante, observar la modificación de tarifas, como se expuso antes en el
numeral 89.
114. Obligaciones de los retenedores:
- Retener el impuesto al tiempo de su causación. Ver antes, Impuesto de Timbre, numeral 91.
- Llevar los registros contables del impuesto retenido.
- Declarar mensualmente y pagar.
Expedir certificado sobre el impuesto retenido.

d) Retención del IVA

114. 1o Son agentes de retención de este impuesto:

- Todas las entidades estatales.
- Todos los calificados grandes contribuyentes por la DIAN.
- Quienes contraten con extranjeros sin residencia o domicilio en Colombia la prestación dentro
del país de servicios gravados.
- Los responsables del régimen común cuando adquieran bienes o servicios gravados de
personas del régimen simplificado.
- Las entidades emisoras de tarjetas de crédito o débito.
- La Aeronáutica Civil en transacciones sobre aerodinos.

115.2° Tarifa de retención:

A partir del 1° de septiembre de 2005, es el 50% del impuesto de ventas que se haya causado en la
operación, de conformidad con la tarifa del IVA a que estuviere sujeta: decreto 2502 de 2005. 3° La
retención debe hacerse al momento del pago o del abono en cuenta.
4° Las retenciones por IVA deben registrarse contablemente, llevarse a la declaración mensual de
retenciones y pagarse. 5° Debe certificarse la retención efectuada.

VI. IMPUESTO PREDIAL Y DE INDUSTRIA Y COMERCIO

1. PREDIAL

116. El Código de Régimen Municipal, Decreto 1333 /86, artículo 259, dispone: «...Continuarán
vigentes:... Las obligaciones contraídas por el Gobierno en virtud de tratados o convenios
internacionales que haya celebrado o celebre en el futuro, y las contraídas por la Nación, los
Departamentos o los Municipios, mediante contratos celebrados en desarrollo de la legislación
anterior. /.../»

117. El Concordato entre Colombia y la santa Sede, contenido en la Ley 20 de 1 974, tiene carácter
de tratado internacional y dice en el art. 24: «Las propiedades eclesiásticas podrán ser gravadas en la
misma forma y extensión que las de los particulares. Sin embargo, en consideración a su peculiar
finalidad, se exceptúan los edificios destinados al culto, las Curias Diocesanas, las Casas
Episcopales y Cúrales y Seminarios.»

118. La Corte Constitucional se pronunció directamente reconociendo la exequibilidad del Artículo

transcrito.

119. Se infiere de lo anterior que hay en Colombia una exclusión del impuesto predial que continúa
vigente dentro de los términos del Concordato, esto es, respecto de las edificaciones objeto de
mención expresa. Por la calidad de esta norma, se impone como marco de referencia obligatorio a las
decisiones de los Concejos municipales en sus Acuerdos sobre impuestos. Otras propiedades de las
entidades eclesiásticas sí pueden ser gravadas con dicho impuesto y a las tarifas definidas por el
concejo municipal, en cumplimiento a lo establecido en la Ley 44 de 1990.
120. Es importante hacer notar que una cosa son las exenciones de impuestos que pueden otorgar
los Concejos Municipales y otra cosa las excepciones o exclusiones que la propia Ley ha consagrado.
Respecto de estas excepciones corresponde a los Concejos Municipales respetarlas conforme han
sido establecidas y mantenerlas como marco de referencia mientras las leyes se encuentren vigentes.
121. Por otra parte, en los Acuerdos de impuestos de cada Municipio habrá de consultarse si se han
reconocido exclusiones o exenciones del impuesto predial a favor de entidades eclesiásticas. Por
ejemplo, el Decreto 352 de 2002, expedido por el Alcalde Mayor de Bogotá en virtud de facultades
dadas por el Concejo para compilar las disposiciones sustantivas de los impuestos distritales, reúne
varias exclusiones del impuesto predial en el art. 19, entre ellas la siguiente:

122. «d) los inmuebles de propiedad de la Iglesia Católica, destinados al culto y vivienda de las
comunidades religiosas, a las curias diocesanas y arquidiocesanas, casas episcopales y curales, y
seminarios conciliares.»

123. La anterior trascripción tiene su fundamento en la vigencia del Art. 259 del Código de Régimen
Municipal, mencionado al comienzo, el cual debe ser aplicado en todos los municipios del País.

124. El Decreto Distrital de Bogotá, No. 352 /02, artículo 28, declara que están exentos del impuesto
predial en Bogotá, entre otros, los edificios declarados monumentos nacionales y los sujetos a
tratamientos especiales de conservación histórica, artística o arquitectónica. Estas exenciones son
potestativas del Distrito, así como lo son de los demás municipios, y las otorgan a este tipo de
inmuebles o a otros que la administración considere deben exonerarse.

125. Es de observar que por mandato del art. 38 de la L. 14 / 83, los municipios solo podrán otorgar
exenciones de los impuestos municipales que pueden ser objeto de sus Acuerdos de Impuestos, por
plazo limitado, que en ningún caso excederá de diez (10) años. En este sentido es común encontrar
en los acuerdos rentísticos municipales que las iglesias se encuentran exen tas del impuesto,
expresión que, aunque no es la correcta, define que por la entidad municipal no se cobrará impuesto
predial. Lo anterior no obsta para que, vencida la exención otorgada, se pueda solicitar el
cumplimiento de la norma superior, en este caso la Ley 14 de 1983.

126. Sobre el tema y en reconocimiento a la exclusión de que goza la Iglesia Católica en lo referente
a los impuestos nacionales y por ende en interpretación aplicable a los municipales, la Corte
Constitucional en sentencia de 1997, reconoció que dicho tratamiento debía ser extensivo a las demás
comunidades religiosas o iglesias reconocidas por el Estado Colombiano, en aras de salvaguardar el
principio constitucional de la igualdad.

127. Dejando, pues, en firme la exclusión del impuesto predial sobre los inmuebles señalados antes,
los demás bienes de entidades eclesiásticas pueden ser gravados con tal impuesto, a las tarifas
definidas por los concejos municipales. En este caso deberán identificarse las áreas que tengan uso
diferente, y aplicar en forma proporcional los avalúos catastrales que la entidad competente (Instituto
Geográfico Agustín Codazzi) haya definido por metro cuadrado (m2) de terreno y/o de construcción.
Entonces, una vez definido el avalúo catastral sobre el cual se aplicará el gravamen, se liquidará el
impuesto con la tarifa que corresponda. Esta función deberá ejecutarse conjuntamente entre las
oficinas de planeación municipal y la tesorería.

2. IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

128. Normas de la Ley 14 /83 que regulan esta materia y son de referencia forzosa para los Concejos
Municipales:

129. El artículo 32 dispone: «El impuesto de industria y Comercio recaerá, en cuanto a materia
imponible, sobre todas las actividades comerciales, industriales y de servicio que (se) ejerzan o
realicen en las respectivas jurisdicciones municipales, directa o indirectamente, por personas
naturales, jurídicas o por sociedades de hecho, ya sea que se cumplan en forma permanente u
ocasional, en inmuebles determinados, con establecimiento de comercio o sin ellos.»

130. El artículo 34 define: «Para los fines de esta ley, se consideran actividades industriales las
dedicadas a la producción, extracción, fabricación, confección, preparación, transformación,
reparación, manufactura y ensamblaje de cualquier clase de materiales o bienes.»

131. El artículo 35 señala: «Se entienden por actividades comerciales las destinadas al expendio,
compraventa o distribución de bienes o mercancías, tanto al por mayor como al por menor, y las
demás definidas como tales por el Código de Comercio, siempre y cuando no estén consideradas por
el mismo Código o por esta ley, como actividades industriales o de servicios.»

132. El artículo 36 de la misma Ley presenta un listado de actividades que califica como servicios en
función del impuesto de industria y comercio.

133. Con los artículos anteriores concuerdan los artículos 33, 34 y 35 del Decreto Distrital 352 /02
arriba mencionado.

134. Para los demás municipios del País continúa vigente la Ley 14/83 y el Código de Régimen
Municipal en cuanto a la noción de servicio susceptible del impuesto de industria y comercio.

135. La misma Ley 14 /83, en el artículo 39 ordena que continúan vigentes:

- «Las obligaciones contraídas por el Gobierno en virtud de tratados o convenios internacionales

que haya celebrado o celebre en el futuro, y las contraídas por la Nación, los Departamentos o
los Municipios mediante contratos celebrados en desarrollo de la Legislación anterior.» /.../

- «La (prohibición) de gravar con el impuesto de industria y comercio los establecimientos

educativos públicos, las entidades de beneficencia, las culturales y deportivas, los sindicatos, las
asociaciones de profesionales y gremiales sin ánimo de lucro, los partidos políticos y los
hospitales adscritos o vinculados al sistema nacional de salud.» Subrayo.

136. Establecimientos educativos públicos son solo los pertenecientes al Estado (Nación,
Departamentos o Municipios) y administrados directamente por las entidades estatales. Es importante
hacer claridad sobre eventuales contratos, sea de administración delegada, sea de concesión o en
convenio de cooperación. La administración delegada afecta al administrado, es decir, el
administrador delegado disfruta de las condiciones del delegante. Pero si se dan colegios públicos en
administración a comunidades religiosas bajo otras formas de convenio o contrato, aunque la
instalación educativa sea pública, los ingresos que obtiene el administrador o delegado para sí, serán
gravados como «educación privada» o »actividades de servicios», según sea la codificación
municipal, a menos que el Municipio le haya otorgado una exención expresa del gravamen al
administrador.

137. Resulta, pues, claro que en lo referente a actividades sujetas al impuesto de Industria y
Comercio, no existe razón alguna para que las comunidades religiosas no puedan ser gravadas, ya
que como bien lo expone la Ley 20 de 1974, Concordato, la exclusión en impuestos solo se refirió a
los impuestos del orden Nacional y en cuanto a los territoriales, solo al Predial, quedando abierta la
posibilidad de gravar las demás actividades que se pudieran ejercer, como educación,
arrendamientos, comercialización de bienes, restaurantes, hospedajes, etc., entre otras.

138. En lo que atañe a los arrendamientos, la Secretaría de Hacienda de Bogotá mediante el

concepto 1070 de 2005, fija la interpretación y posición de la administración tributaria distrital frente al
tema, así:
139. «... podemos afirmar que la actividad de arrendamientos de bienes inmuebles por parte
de una persona natural o jurídica, para que la misma sea considerada efectuada con parámetros de
mercantilidad o profesionalismo, se constituye por tener cinco (5) o más contratos de arrendamiento
vigentes, es decir, que toda persona natural que tenga cinco (5) o más contratos de arrendamientos
vigentes será considerado sujeto pasivo del impuesto de industria y comercio, por el ejercicio
mercantil de la actividad de arrendar bienes inmuebles. (...)

140. En conclusión, frente a las personas jurídicas se presentan dos situaciones, que permiten
gravar la actividad de arrendamiento desarrollada por éstas:

141. Cuando dentro del objeto social se encuentra establecido el ejercicio de la actividad de
arrendamiento y la persona jurídica la ejerce, así sea de manera ocasional.

142. Cuando dentro del objeto social no se encuentra establecido el ejercicio de la actividad de
arrendamiento pero la persona jurídica la desarrolla de manera profesional, en los términos ya
expuestos.»

143. Tenemos, pues, que en el caso del Distrito Capital se ha fijado una posición frente a lo que
podría ser gravado con impuesto de industria y comercio en ingresos derivados de arrendamientos,
punto de vista que por tratarse de conceptos meramente territoriales, sólo son aplicables en aquella
jurisdicción en la cual se expiden.

144. En cuanto a las demás actividades que se realicen, ejemplo, tiendas de artículos religiosos,
serán sujetas del impuesto de Industria y Comercio en la misma forma que los demás contribuyentes.

129. OBSERVACIÓN FINAL. Las páginas precedentes se refieren a la legislación tributaria vigente,
especialmente de impuestos nacionales. Los valores absolutos de impuestos son ajustados cada año
para ser reexpresados en UVT, con valor en pesos asignado para cada año, mediante Decreto
expedido en el mes de diciembre, reflejando la desvalorización de la moneda.
 ASPECTOS CONTABLES

ÍNDICE

Pág.
I. INTRODUCCIÓN

1. LA CONTABILIDAD.............................................................................. 3
2. PROCESO CONTABLE.........................................................................4

II. DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

1. INICIO DE LA CONTABILIDAD ............................................................... 4

2. ECUACIÓN DE LA CONTABILIDAD ........................................................4
3. DÉBITO Y CRÉDITO ........................................................................... 5
4. COMPROBANTES DE INGRESOS........................................................... 5
5. COMPROBANTES DE INGRESOS...........................................................6
6. REGISTRO DE LOS DATOS.................................................................. 6
7. ARCHIVO........................................................................................... 7
8. LOS LIBROS DE CONTABILIDAD...........................................................8

III. INFORMES FINANCIEROS

1. BALANCES..................................................................................................8
2.INGRESOS Y EGRESOS ................................................................................ 8
3. PRESUPUESTO .................................................................................. 9
4. ESTADO DE CAJA Y BANCOS..............................................................9
5. RESÚMENES...................................................................................... 9

IV. LAS CUENTAS Y SUS CÓDIGOS

1. DIVERSIDAD DE CUENTAS............................................................................ 9
CUENTAS DE BALANCE Y DE RESULTADO ........................................................10
2. CLASES DE CUENTAS...................................................................... 10
3. EL CÓDIGO DE LAS CUENTAS ......................................................... 11
4. EL PLA ÚNICO DE CUENTAS............................................................ 11

PLAN ÚNICO DE CUENTAS PARA LAS PARROQUIAS

1. ACTIVO................................................................................... 12
2. PASIVO................................................................................... 12
3. PATRIMONIO ......................................................................... 13
4. INGRESOS ............................................................................. 14
5. EGRESOS .............................................................................. 14
ASPECTOS CONTABLES

INTRODUCCIÓN

1. LA CONTABILIDAD

• La contabilidad es un sistema de información que suministra los datos necesarios para el control
de operaciones, bienes y obligaciones, en orden a la toma de decisiones económicas por parte
de los responsables de la institución.
• Las normas básicas de la contabilidad se encuentran en el Decreto 2649 de 29 de Diciembre /
93, del Ministerio de Desarrollo Económico.
• De manera especial se recomienda la sistematización de la contabilidad.
• Se debe tener un contador.
• Anualmente las parroquias deben presentar sus informes económicos al obispo o su delegado.
Dichos informes deben contener los datos económicos de todo el año.
• Es necesario llevar los siguientes libros: Diario, Mayor y Balances, auxiliares e Inventarios.
• Los libros de cuentas y sus comprobantes son de propiedad de la parroquia y no del párroco.
Deben ser entregados al párroco sucesor.
• Los libros y comprobantes siempre deben permanecer en la sede de la parroquia.

2. PROCESO CONTABLE
En el proceso contable se siguen siempre cuatro pasos especiales:

• Recopilación de los datos mediante documentos probatorios. (Comprobantes)

• Análisis y clasificación de los documentos.

• Registro en los libros correspondientes.

• Síntesis de los datos mediante los informes financieros.

II. DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

1. INICIO DE LA CONTABILIDAD
Para iniciar una contabilidad se parte de un inventario general, que es la relación detallada de todos
los bienes y derechos convertibles en dinero y todas las deudas y obligaciones que se tengan.
Los bienes y derechos constituyen el activo de la Parroquia; las deudas y obligaciones constituyen el
pasivo de la misma.
La diferencia entre todo lo que se tiene (activo) y todo lo que se debe (pasivo) es el patrimonio de la
Parroquia.

2. ECUACIÓN DE LA CONTABILIDAD
De lo dicho anteriormente se deduce que el activo es igual al pasivo más el patrimonio. Esto se
escribe en forma de ecuación, así:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
Es la ecuación fundamental de la contabilidad, pero como el patrimonio incluye la diferencia entre
ingresos y egresos, la ecuación también puede escribirse así:

EGRESOS + ACTIVOS = PASIVO + PATRIMONIO + INGRESOS

3. DÉBITO Y CRÉDITO
Cuando hay un movimiento o transacción de la caja se debe aclarar si se da un dinero o se recibe;
para ello en la cuenta de caja hay dos columnas llamadas débito y crédito. Si se da un dinero la
cantidad se anota en la columna crédito; si se recibe la cantidad se anota en la columna débito. Igual
sucede con la cuenta de los bancos.
A todo movimiento de caja o bancos corresponde un movimiento de otra cuenta de la contabilidad.

4. COMPROBANTES DE INGRESOS
Cuando la Parroquia recibe dineros por limosnas, estipendios, arrendamientos, etc., se debe elaborar
un comprobante de ingreso o recibo de caja, en original y copia, en el que debe anotarse el concepto
por el cual se recibió el dinero. Tales comprobantes deben estar previamente numerados en forma
consecutiva y deben indicar además: fecha, nombre y apellidos completos o razón social de quien
hace el pago, la cantidad y la forma en que se recibió el dinero (en efectivo o en cheque, pero éste
con indicación del banco y número del cheque). En todo caso se debe anotar el RUT o cédula de
ciudadanía, la dirección y el teléfono de quien hace el pago.

El comprobante de ingreso debe contener qué cuenta recibió el dinero, (se debitó) y a qué cuenta se
acreditó. De esta forma todo movimiento se anota dos veces: una en el débito y otra en el crédito.
Esto se llama mecanismo de partida doble.

5. COMPROBANTES DE EGRESOS
Cuando la Parroquia entrega dineros por sueldos, compras, servicios, etc., tales operaciones deben
constar mediante un comprobante de egreso o pago, si es en cheque o en efectivo respectivamente.
Este comprobante también debe estar previamente numerado y además, debe indicar el concepto del
pago, nombres y apellidos completos o razón social de quien recibe el dinero y que firma el
comprobante; la cantidad y la forma de pago. El Párroco debe firmar los cheques que gire la
Parroquia.
Es necesario pedir la fotocopia del RUT y anotar el número de la cédula, la dirección y teléfono del
beneficiario del pago. Todo pago debe estar acompañado por el soporte correspondiente: factura o
cuenta de cobro.

La anotación del egreso también se hace en doble partida.

6. REGISTRO DE LOS DATOS

En los libros de contabilidad se hace el registro de las transacciones o movimientos en orden
cronológico y sin enmendaduras o tachaduras.
El registro en el libro de Diario no ofrece dificultades, pero en el Libro Mayor se debe tener especial
cuidado para que el registro afecte el movimiento crédito y débito correspondientes.
7. ARCHIVO

Todos los comprobantes con los soportes correspondientes deben archivarse en orden consecutivo y
conservarse indefinidamente.

8. LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Los libros fundamentales son:

• Diario
• Mayor y balances
• Auxiliares
• Inventarios
El libro de Diario tiene tres columnas: Debe, Haber y Saldo. Lo que se recibe se anota en la columna
del Debe, se debita; lo que se da se anota en la columna del Haber, se acredita; la diferencia entre el
Debe y el Haber es el Saldo.
El libro Mayor presenta los mismos datos del Libro de Diario, pero clasificados por cuentas mayores,
con sus movimientos y saldos.

En una Parroquia el Libro de Inventario de muebles y enseres es muy importante: Por eso, debe estar
registrado en la Curia Diocesana, junto con los libros Diario y Mayor

Deben entregarse al Párroco sucesor, los libros de contabilidad.

También existen los libros Auxiliares. De éstos los más frecuentes son:
• El auxiliar de Caja que detalla los ingresos y los egresos en dinero efectivo.
• El libro Auxiliar de Bancos que registra las consignaciones, cheques girados y gastos
bancarios.

Todos los libros de contabilidad deben ser registrados ante el Ordinario del lugar NO en la DIAN.

Es muy conveniente que en la Curia exista una copia del inventario de los bienes personales del
párroco.

III. INFORMES FINANCIEROS

Los datos se pueden presentar mediante los estados financieros. De éstos, los principales son:

• Balance General
• Ingresos y Egresos
• Presupuesto y ejecución presupuestal
• Estado de Caja y Bancos.

1. BALANCES

Los balances presentan la situación económica total de la Parroquia en una fecha determinada, y
deberán elaborarse anualmente con cierre a 31 de diciembre.

2. INGRESOS Y EGRESOS

Muestra el resultado o tendencia de la economía parroquial; hay déficit o superávit.

3. PRESUPUESTO

El presupuesto se elabora generalmente para calcular los ingresos y los egresos del próximo año y
así poder controlar la economía parroquial.

No debe aprobarse un presupuesto con déficit.

Al comparar el presupuesto con el estado de ingresos y egresos en una fecha determinada, se puede
conocer cómo va la ejecución presupuestal.

4. ESTADO DE CAJA Y BANCOS

El informe puede ser diario, semanal, quincenal, etc., según sea el volumen del movimiento
económico, y permite controlar el flujo de los dineros.
5. RESÚMENES

En algunas Parroquias se hacen comprobantes o resúmenes diarios o semanales, tanto de los

ingresos como de los egresos.
Estos resúmenes, que deben indicar a qué comprobantes numerados corresponden, facilitan la
contabilidad y el control de la Tesorería Parroquial.

IV. LAS CUENTAS Y SUS CÓDIGOS

1. DIVERSIDAD DE CUENTAS

Por la diversidad de movimientos de dinero (ingresos, egresos, compras, ventas, deudas, pagos, etc.)
hay cuentas diferentes en la contabilidad. Esta las maneja según un orden preestablecido.
2. CUENTAS DE BALANCE Y DE RESULTADO

La contabilidad responde a dos grandes interrogantes, a saber:

• ¿Qué tiene la Parroquia, cuál es su patrimonio en una fecha determinada?

• ¿Cómo le va en la administración de bienes. Hay resultados positivos (superávit) o negativos
(pérdida)?

Para responder al primer interrogante, se hace un balance: qué tiene (activo), qué debe (pasivo), qué
le queda (patrimonio).

Para el segundo interrogante se hace una confrontación entre lo que se recibió (ingresos) y lo que se
gastó (egresos). La diferencia se anota en el balance en la cuenta de patrimonio.

3. CLASES DE CUENTAS

El Activo de las parroquias habitualmente está compuesto por diferentes grupos de cuentas a saber:
disponible, inversiones, deudores, propiedades, diferidos, etc.

El Pasivo por: cuentas por pagar, impuestos gravámenes y tasas, estimados y provisiones, diferidos,
otros pasivos;

El Patrimonio por: capital, resultado de ejercicios anteriores, resultado presente ejercicio.

Los Ingresos por: operacionales y no operacionales.

Los Egresos por: operacionales de administración y no operacionales. A su vez cada grupo tiene
cuentas y subcuentas.

4. EL CÓDIGO DE LAS CUENTAS

En la contabilidad se le asigna a cada cuenta un número así:

• Si solo tiene un dígito se trata de la clase de cuenta: Activo 1, Pasivos 2, Patrimonio 3, Ingresos 4
y Egresos 5.
• Si la cuenta tiene dos dígitos se trata del grupo de la cuenta dentro de cada clase.
• Si tiene cuatro dígitos se trata de una cuenta específica dentro del grupo.
• Si tiene seis dígitos se trata de una subcuenta dentro de la cuenta.
5. EL PLAN ÚNICO DE CUENTAS
Con los nombres de todas las cuentas, junto con su número o código, la contabilidad tiene establecido
un plan o listado de cuentas. Como obliga a todas las entidades se habla de Plan Único de Cuentas
(P.U.C.).

Existe además el Plan Único de Cuentas para las parroquias, constituido por algunas cuentas del
PUC y por unas cuentas especificas de las parroquias, que se presentan a continuación. Por
consiguiente, en caso de faltar alguna, de debe consultar el PUC.

Nota: Los nombres y códigos de cuentas del PUC del orden nacional se han mantenido en el plan
único de cuentas para las parroquias.

PLAN ÚNICO DE CUENTAS PARA LAS PARROQUIAS

1. ACTIVO

11 DISPONIBLE
1105 CAJA
110505 CAJA GENERAL
110510 CAJA MENOR
1110 BANCOS
111005 CUENTAS CORRIENTES
111010 CUENTAS DE AHORROS
12 INVERSIONES
1225 CDT
13 DEUDORES
1320 CUENTAS POR COBRAR A VINCULADOS ECONÓMICOS
1365 PRESTAMOS A EMPLEADOS
15 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
1504 TERRENOS
1516 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES
1524 EQUIPO DE OFICINA
1528 EQUIPO DE COMPUTACIÓN COMUNICACIONES
1540 EQUIPO DE TRANSPORTE
1592 DEPRECIACIÓN ACUMULADA
17 DIFERIDOS
1705 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
19 VALORIZACIONES
1910 DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

2. PASIVO

23 CUENTAS POR PAGAR

2365 RETENCIÓN EN LA FUENTE
236515 HONORARIOS
236525 SERVICIOS
236530 ARRENDAMIENTOS
236540 COMPRAS
236570 RETENCIÓN EMOLUENTOS ECLESIÁSTICOS
2370 RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA
237005 APORTES EPS
237006 APORTES ARP
237007 APORTES AFP
237010 APORTES PARAFISCALES (CAJA, ICBF,SENA)
2380 ACREEDORES VARIOS
24 IMPUESTOS GRAVÁMENES Y TASAS
2401 IVA GENERADO
2402 IVA DESCONTABLE
26 ESTIMADOS Y PROVISIONES
2610 OBLIGACIONES LABORALES
261005 CESANTÍAS
261010 INTERESES /CESANTÍAS
261015 VACACIONES
261020 PRIMA DE SERVICIOS
27 DIFERIDOS
2705 INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO
28 OTROS PASIVOS
2815 INGRESOS RECIBIDOS PARA TERCEROS
281501 DIEZMOS PARA LA DIÓCESIS
281502 COMUNICACIÓN CRISTIANA DE BIENES
281503 BUEN PASTOR
281504 SANTOS LUGARES
281505 ÓBOLO DE SAN PEDRO
281506 MISIONES

3 PATRIMONIO

31 PATRIMONIO INICIAL
3140 PATRIMONIO DE LA PARROQUIA
36 RESULTADO DEL EJERCICIO
3610 DÉFICIT DEL EJERCICIO
3605 EXCEDENTE DEL EJERCICIO
37 RESULTADO EJERCICIOS ANTERIORES
3705 RESULTADOS DE AÑOS ANTERIORES

4 INGRESOS

41 OPERACIONALES
4180 CULTO
41801 ESTIPENDIOS MISA
41802 MATRIMONIOS
41803 EXEQUIAS
41804 BAUTISMOS
41805 OTRAS CELEBRACIONES
 4186 DESPACHO PARROQUIAL
418601 PARTIDAS
418602 CERTIFICADOS
418603 LICENCIAS MATRIMONIALES
418604 CURSOS
4187 OFRENDAS Y COLECTAS
418701 OFRENDAS
418702 ALCANCÍAS Y LAMPARARIOS
418703 DONACIONES
418710 DIEZMOS PARA LA PARROQUIA
4191 ACTIVIDADES PARROQUIALES
42 NO OPERACIONALES
4210 FINANCIEROS
421005 INTERESES
4220 ARRENDAMIENTOS
422005 TERRENOS
422010 CONSTRUCCIONES
4250 RECUPERACIONES
425001 BIBLIAS, FOLLETOS, ART. RELIGIOSOS
4295 DIVERSOS
429505 APROVECHAMIENTOS

5 EGRESOS

51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN
5105 DE PERSONAL
510506 SUELDOS
510515 HORAS EXTRAS
510524 INCAPACIDADES
510427 AUXILIO DE TRANSPORTE
510530 CESANTÍAS
510533 INTERESES DE CESANTÍAS
510536 PRIMA
510539 VACACIONES
510548 BONIFICACIONES
510551 DOTACIÓN Y SUMINISTRO A TRABAJADORES
510560 INDEMNIZACIONES LABORALES
510563 CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
510568 APORTES EPS
510569 APORTES ARP
510570 APORTES AFP
510572 APORTES A CAJAS DE COMPENSACIÓN
510575 APORTES ICBF
510578 APORTES SENA
510584 GASTOS MÉDICOS Y DROGAS
510595 OTROS
5106 EMOLUMENTOS ECLESIÁSTICOS
510601 PÁRROCO
510602 VICARIO PARROQUIAL
510603 CELEBRANTES OCASIONALES
5110 HONORARIOS
511095 OTROS (CONTADOR, CANTORES)
5115 IMPUESTOS
511515 IMPUESTO PREDIAL
511525 DE VALORIZACIÓN
511540 DE VEHÍCULOS
511595 OTROS
5120 ARRENDAMIENTOS
512010 BIENES RAÍCES
5125 CONTRIBUCIONES A LA DIÓCESIS
512505 CONTRIBUCIONES
5130 SEGUROS
513035 SUSTRACCIÓN Y HURTO
513040 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE
513070 INCENDIO
513080 TERREMOTO
513085 ASONADA
513090 RESPONSABILIDAD CIVIL
513075 OBLIGATORIO DE TRANSITO
513095 OTROS
5135 SERVICIOS
513505 ASEO Y VIGILANCIA
513515 ASISTENCIA TÉCNICA
153520 PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS
513525 ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
513530 ENERGÍA ELÉCTRICA
513535 TELÉFONO
513540 CORREO Y PORTES
513545 FAX Y TÉLEX
513550 INTERNET
513555 GAS
513595 OTROS
5140 GASTOS LEGALES
514005 NOTARIALES
514015 TRAMITES Y LICENCIAS
514095 OTROS
5145 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
514505 TERRENOS
514510 EDIFICACIONES
514520 EQUIPO DE OFICINA
514525 EQUIPO COMPUTACIÓN Y COMUNICACIÓN
5150 ADECUACIONES E INSTALACIONES
515015 REPARACIONES LOCATIVAS
5160 DEPRECIACIONES
516005 EDIFICACIONES
516015 EQUIPO DE OFICINA
516020 EQUIPO COMPUTACIÓN Y COMUNICACIÓN
516035 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE
5165 PASTORALES POR ÁREAS
516501 PROFÉTICA
516502 LITÚRGICA
516503 SOCIAL
5170 PASTORALES PERSONAS
517001 SACERDOTES
517002 LAICOS
517003 RELIGIOSOS
5175 PASTORALES GRUPOS
517501 GRUPOS ESPECIALES
5180 PAPELERÍA ECLESIÁSTICA
518001 PAPEL SELLADO
518002 FORMAS
518003 LIBROS
518004 FOLLETOS
5195 DIVERSOS
519510 LIBROS SUSCRIPCIONES Y PERIÓDICOS
519520 GASTOS REPRESENTACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS
519525 ELEMENTOS ASEO Y CAFETERÍA
519530 ÚTILES PAPELERÍA Y FOTOCOPIAS
519535 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES
519565 PARQUEADEROS
519595 OTROS
5199 PROVISIONES
519910 DEUDORES
53 NO OPERACIONALES
5305 FINANCIEROS
530505 GASTOS BANCARIOS
530520 INTERESES
530550 GRAVAMEN FINANCIERO G.M.F. (4X1000)
530595 OTROS
5315 GASTOS EXTRAORDINARIOS
5395 GASTOS DIVERSOS
539505 DEMANDAS
539520 MULTAS SANCIONES Y LITIGIOS
539595 OTROS
 CEMENTERIOS PARROQUIALES
INDICE

Pág.

Introducción..................................................................................... 3

1 Definiciones............................................................................ 3

2 Aspecto Normativo................................................................. 5

3 Administración..................................................................... 14
Operación 15
 CEMENTERIOS PARROQUIALES

INTRODUCCIÓN

La Iglesia cumple la misión de evangelizar y ofrece a todos, hombres y mujeres de buena voluntad, un
servicio de dignidad humana y de filiación divina. En este contexto, la vida y la muerte se inscriben
como parte fundamental del proyecto de vida y salvación que el Creador ha planteado a todo ser
humano. Por eso, la celebración de exequias y el posterior destino final de los difuntos, revisten un
valor importante y debe cuidarse el decoro, la atención humana y cristiana a los familiares y el
máximo respeto por los restos mortales.

En el ejercicio pastoral de atender a los familiares de los difuntos y en el acto de ofrecer cristiana
sepultura, debe primar el espíritu de caridad fraterna y el sentido de trascendencia que debe
acompañar estos actos finales de la existencia de un ser humano.

1 DEFINICIONES

1.1 Cementerio-. Área, sitio o lugar que contiene las edificaciones e instalaciones dedicadas a
la prestación del servicio funerario, en su componente de destino final, mediante inhumación o
cremación de cadáveres o restos humanos.
Jardín Cementerio: Equipamiento de destino final con función principal de inhumación subterránea en
lote- tumba y que cuenta dentro de su área de terreno, mínimo con un 30% de zonas verdes
arborizadas.

1.2 Morgue: Sala para las autopsias, espacio arquitectónico diseñado para el acopio y
almacenamiento de seres humanos fallecidos por muerte violenta, accidental, dudosa o NN.

1.3 Tumbas: Área menor de terreno, ubicada dentro de un cementerio, constituida como tumba
funeraria y destinada a la inhumación subterránea o en tierra de cadáveres o restos humanos.

1.4 Bóvedas-. Espacio arquitectónico cerrado dispuesto en una estructura en altura, en galerías
y/o pabellones construidos dentro de un cementerio y destinado a inhumar cadáveres o restos
humanos por el tiempo fijado hasta la exhumación de los mismos.

1.5 Osarios: Espacio arquitectónico cerrado, dentro de equipamientos de cementerios y de

culto, destinado a albergar los restos humanos derivados de la exhumación que obtuvieron reducción
esquelética completa.

1.6 Cenizarios: Espacio arquitectónico cerrado, destinado al culto Post mortem donde se
albergan las cenizas derivadas de la cremación de un ser humano fallecido o restos humanos en
cofres, nichos o cualquier tipo de instalación y que ofrezca espacios de recogimiento para deudos y
dolientes.

1.7 Fosa común: Lugar donde se entierran los cadáveres que por diversas razones no tienen
sepultura propia.

1.8 Cámara de Cremación: Espacio que alberga los equipos e instrumentos mecánicos, por
medio de los cuales la energía calórica reduce a cenizas un cadáver o restos humanos.
1.9 Centro de Cremación: Área y estructura arquitectónica que contiene las
edificaciones, instalaciones, equipos y recursos adecuados para el funcionamiento de una o más
cámaras de cremación.
1.10 Centro de cuito: Comprende el conjunto de espacios y edificaciones dedicadas a la
celebración del culto religioso.

1.11 Ofrenda: Auxilio ofrecido voluntariamente para el mantenimiento y los gastos del
cementerio, (ver en contabilidad cuenta: gastos reintegro anticipado).

2 ASPECTO NORMATIVO

2.1 NORMAS CIVILES

2.1.1 LEY 9 DE 1979 (Enero 24)

De los cementerios

Artículo 537°.- Todos los cementerios requerirán licencia para su funcionamiento.

Artículo 538°.- Para la aprobación mencionada en el artículo anterior se deberán contemplar los
siguientes aspectos:

a. Ubicación de los cementerios con relación a los cascos urbanos, en los casos en que ella no esté
contemplada en los planes de desarrollo correspondientes;

b. Que la localización de los cementerios en cuanto hace relación a las condiciones generales del
terreno a nivel freático del mismo, a su saneamiento previo; evacuación de residuos, factibilidad de
servicios públicos complementarios, facilidad de comunicaciones terrestres, concuerde con las
normas establecidas en la presente Ley;

c. La localización del cementerio con relación a la dirección dominante de los vientos;

d. Controlar el uso doméstico de aguas subterráneas que provengan o circulen a través del subsuelo
de los cementerios;

e. Que la estructura de los cementerios, en cuanto ellas sean aplicables a este tipo de
construcciones, se ciña a las normas establecidas en la presente Ley;

f. Que se calcule la capacidad de los cementerios de acuerdo con los índices demográficos del lugar;

g. El área y profundidad de las sepulturas propiamente dichas, la distancia que deben guardar entre
sí y las zonas de circulación entre ellas, y

h. Las características que deben tener las bóvedas en cuanto a material de construcción,
dimensiones, espesor de sus paredes, localización, número y ventilación.

Artículo 539°.- El Ministerio de Salud deberá:

a. Fijar las circunstancias en que se declarará saturado un cementerio, o en que deberá ser
erradicado por no llenar las condiciones sanitarias requeridas, y

b. Expedir las disposiciones necesarias para que los administradores de los cementerios,
cualquiera que sea el organismo o entidad de que dependan, queden sujetas a las normas
anteriores.
Artículo 577 Teniendo en cuenta la gravedad del hecho y mediante resolución motivada, la violación
de las disposiciones de esta Ley, será sancionada por la entidad encargada de hacerlas cumplir con
alguna o algunas de las siguientes sanciones:

a. Amonestación;

b. Multas sucesivas hasta por una suma equivalente a 10.000 salarios diarios mínimos legales al
máximo valor vigente en el momento de dictarse la respectiva resolución;

c. Decomiso de productos;

d. Suspensión o cancelación del registro o de la licencia, y

e. Cierre temporal o definitivo del establecimiento, edificación o servicio respectivo.

2.1.2 DECRETO LEY 2455 DE 1986

Artículo 3°.- Las salas de necropsias y consultorios de los hospitales adscritos al Sistema Nacional de
Salud, podrán utilizarse para la práctica de autopsias y reconocimiento Médico-Lega- les
respectivamente.

Parágrafo 1.- Para efectos del presente Decreto, las necropsias Médico-Legales a las que se refieren
los artículos anteriores serán las practicadas a cadáveres que no estén en estado de descomposición.
Las necropsias a cadáveres en estado de descomposición deberán efectuarse en los cementerios
tanto públicos como privados, los que estarán provistos de instalaciones mínimas, adecuadas para
tales fines, de acuerdo con la reglamentación que expida el Ministerio de Salud.
Parágrafo 2.- La existencia de dichas instalaciones en los mencionados cementerios, será requisito
indispensable para obtener la respectiva Licencia Sanitaria de Funcionamiento por parte del Ministerio
de Salud o de sus Servicios Seccionales de Salud; el carácter y especificaciones de las mismas
deberán ajustarse a las normas que el Ministerio de Salud expida a este efecto, en desarrollo de la
Ley 9a de 1979 (Código Sanitario Nacional).

Parágrafo 3.- Los alcaldes municipales en coordinación con las autoridades sanitarias velarán para
que se de estricto cumplimiento a las normas del presente Decreto, sobre necropsias de cadáveres en
estado de descomposición.

2.1.3 DECRETO 786 DE 1990 (abril 16)

Artículo 27°.- Son requisitos mínimos de apoyo para la práctica de autopsias los siguientes:

a. Privacidad, es decir, condiciones adecuadas de aislamiento y protección;

b. Iluminación suficiente.

c. Agua corriente.

d. Ventilación;

e. Mesa especial para autopsias;

f. Disponibilidad de energía eléctrica.

Artículo 30°.- Los hospitales, clínicas y cementerios públicos o privados tienen la obligación de
construir o adecuar sus respectivas salas de autopsias.
Las autoridades sanitarias competentes se abstendrán de expedir o renovar la licencia sanitaria de
funcionamiento, cuando las entidades señaladas en este artículo no cumplan con dicha obligación.

2.1.4 LEY 133 DE 1994 (mayo 23)

Artículo 6°.- La libertad religiosa y de cultos garantizada por la Constitución comprende, con la
siguiente autonomía jurídica e inmunidad de coacción, entre otros, los derechos de toda persona: (...)

g. De recibir sepultura digna y observar los preceptos y ritos de la religión del difunto en todo lo
relativo a las costumbres funerarias con sujeción a los deseos que hubiere expresado el difunto en
vida, o en su defecto expresare su familia. Para este efecto, se procederá de la siguiente manera:

1. Podrán celebrarse los ritos de cada una de las Iglesias o confesiones religiosas en los
cementerios dependientes de la autoridad civil o de propiedad de los particulares.

2. Se observarán los preceptos y los ritos que determinen cada una de las Iglesias o confesiones
religiosas con personería jurídica en los cementerios que sean de su propiedad.

3. Se conservará la destinación específica de los lugares de culto existentes en los cementerios

dependientes de la autoridad civil o de los particulares, sin perjuicio de que haya nuevas
instalaciones de otros cultos.

Artículo 17°.- En todos los municipios del país existirá un cementerio dependiente de la autoridad civil.
Las autoridades municipales adoptarán las medidas necesarias para cumplir con este precepto en las
localidades que carezcan de un cementerio civil, dentro del año siguiente a la fecha de promulgación
de la presente Ley.

Parágrafo.- En los municipios donde exista un sólo cementerio y éste dependa de una Iglesia o
confesión religiosa, ella separará un lugar para dar digna sepultura en las mismas condiciones que los
cementerios dependientes de la autoridad civil, hasta tanto se dé cumplimiento a lo dispuesto en la
primera parte de este artículo.

2.1.5 DECRETO 1728 DE 2002 (agosto 6)

Artículo 2o.- Autoridades Ambientales Competentes. Son autoridades competentes para el

otorgamiento de licencia ambiental, conforme a la ley y al presente decreto, las siguientes:

a) El Ministerio del Medio Ambiente

b) Las Corporaciones Autónomas Regionales y las de Desarrollo Sostenible

c) Los Municipios, Distritos y Áreas Metropolitanas cuya población urbana sea igual o superior a
un millón de habitantes dentro de su perímetro urbano, y

d) Las entidades territoriales delegatarias de las Corporaciones Autónomas Regionales, salvo

cuando se trate de la realización de proyectos, obras o actividades ejecutadas por la misma entidad
territorial.

Artículo 11 De Los Proyectos, Obras y Actividades y El Plan De Ordenamiento Territorial. De acuerdo

con lo previsto en el artículo 99 de la Ley 388 de 1997 o aquella que la modifique o sustituya, los
siguientes proyectos, obras o actividades se someterán a registro ante la autoridad ambiental
competente. (...)

a. La construcción de hospitales, cementerios, centros de acopio para almacenamiento y distribución

de alimentos, sistemas de transporte masivo, terminales de transporte terrestre de pasajeros y de
carga.

Nota: Para Bogotá tener en cuenta los planes maestros de Equipamientos de Culto y de Cementerios,
y Servicios Funerarios.

2.1.6 RESOLUCIÓN 119 DE 2008 (junio 13)

Artículo 1o.- Objeto. Establecer las disposiciones relativas al Registro Único Funerario - RUF para la
inscripción de los agentes funerarios y sus equipamientos ante la Unidad Administrativa Especial de
Servicios Públicos.

Parágrafo.- De conformidad con lo previsto en el artículo 10 del Decreto Distrital 313 de 2006 y para
efectos de la presente Resolución se adoptan las siguientes definiciones:

a) Agentes funerarios: Propietarios o intermediarios de laboratorios de tanatopraxia, locales

funerarios, salas de velación, crematorios y/o cementerios.

Artículo 2o.- Ámbito de aplicación. El Registro Único Funerario RUF, aplica a todos los agentes que
prestan actualmente los servicios funerarios en el Distrito Capital como aquellos que consideran
iniciar la prestación del servicio en la Ciudad de Bogotá D.C.
Artículo 5°.- Diligenciamiento y presentación del formulario oficial. Los agentes funerarios cuyos
equipamientos contaban con concepto técnico de la secretaría Distrital de Salud, a la fecha de
expedición del Plan Maestro de Cementerios y Servicios Funerarios, deberán diligenciar el formulario
oficial de solicitud del RUF y radicarlo con los anexos correspondientes en las instalaciones de la
Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, (...).

Artículo 6o.- Equipamientos Nuevos. Los Agentes Funerarios que proyectan prestar el servicio
funerario en el Distrito Capital o ampliar los existentes a partir de la fecha de expedición del Decreto
Distrital No. 313 de 2006, deberán diligenciar el formulario oficial de solicitud del RUF y sus anexos,
(...).

2.2 NORMAS CANÓNICAS

Can. 1180. § 1. Si la parroquia tiene cementerio propio, los fieles han de ser enterrados en él, a no ser
que el mismo difunto o aquellos a quienes compete cuidar de su sepultura hubieran elegido
legítimamente otro cementerio.

§ 2. A no ser que el derecho se lo prohíba, todos pueden elegir el cementerio en el que han de ser
sepultados.

Can. 1205. Son lugares sagrados aquellos que se destinan al culto divino o a la sepultura de los fieles
mediante la dedicación o bendición prescrita por los libros litúrgicos.
Can. 1208. Se ha de levantar acta de la dedicación o bendición de una iglesia, y asimismo de la
bendición de un cementerio; se guardará un ejemplar en la curia diocesana, y otro en el archivo de la
iglesia.

CAPÍTULO V
DE LOS CEMENTERIOS

Cari. 1240. § 1. Donde sea posible, la Iglesia debe tener cementerios propios, o al menos un espacio
en los cementerios civiles bendecido debidamente, destinado a la sepultura de los fieles.

§ 2. Si esto no es posible, ha de bendecirse individualmente cada sepultura.

Can. 1241. § 1. Las parroquias y los institutos religiosos pueden tener cementerio propio.

§ 2. También otras personas jurídicas o familias pueden tener su propio cementerio o panteón, que se
bendecirá a juicio del Ordinario del lugar.

Can. 1242. No deben enterrarse cadáveres en las iglesias, a no ser que se trate del Romano Pontífice
o de sepultar en su propia iglesia a los Cardenales o a los Obispos diocesanos, incluso «eméritos».

Can. 1243. Deben establecerse por el derecho particular las normas oportunas sobre el
funcionamiento de los cementerios, especialmente para proteger y resaltar su carácter sagrado.

2.3 CONCORDATO

LEY 20 DE 1974 (diciembre 18)

Artículo 24°.- Las propiedades eclesiásticas podrán ser gravados «n la misma forma y extensión que
las de los particulares. Sin embargo, en consideración a su peculiar finalidad se exceptúan los
edificios destinados al culto, las curias diocesanas, las casas episcopales y cúrales y los seminarios.

Los bienes de utilidad común sin ánimo de lucro, pertenecientes a la Iglesia y a las demás personas
jurídicas de que trata el artículo IV del presente Concordato, tales como los destinados a obras de
culto, de educación o beneficencia, se regirán en materia tributaria por las disposiciones legales
establecidas para las demás instituciones de la misma naturaleza.

Artículo 27°.- El Estado garantiza a la Iglesia el derecho de poseer y administrar sus propios
cementerios, que estarán sometidos a la vigilancia oficial en lo referente a higiene y orden público. En
los cementerios dependientes de la autoridad civil la Iglesia podrá ejercer su ministerio en la
inhumación de los católicos.

3 ADMINISTRACIÓN

3.1 El cementerio parroquial ha de ser administrado por el Párroco asesorado por el Consejo de
Asuntos Económicos de la Parroquia.

3.2 Dentro de la contabilidad parroquial sistematizada, deben llevarse subcuentas para el

activo, pasivo y el patrimonio del cementerio, disponiendo además de:
3.2.1 Un libro auxiliar de cementerio donde se consignan los ingresos por: ofrendas, depósito en
bóvedas, depósito en lotes, depósito en osarios y otros ingresos (derechos de cementerio, sellamiento
de bóvedas, lotes y osarios, exhumaciones y traslado de restos, etc.);
3.2.2 Un libro auxiliar de cementerio donde se consignan gastos tales como:
administración, laborales, servicios, mantenimiento y reparaciones, servicios públicos y otros gastos
(exhumaciones, sellamiento de bóvedas, lotes, osarios, etc.).

3.2.3 Un libro auxiliar de control estadístico e inventario de tumbas, bóvedas, osarios y

cenizarios

3.3 El párroco, con el visto bueno del Consejo de Asuntos Económicos de la Parroquia, fijará las
ofrendas (auxilios), para el mantenimiento y gastos del cementerio, previa consulta al Or dinario, con
valores razonables que tomen en cuenta la situación económica tanto de los fieles como de la
parroquia y el costo de conservación y mantenimiento adecuado del cementerio.

3.4 En toda parroquia que tenga cementerio se sugiere hacer reserva del 30 % de los ingresos del
mismo para acometer las obras de construcción, de mantenimiento y de reparaciones.

4 OPERACIÓN

4.1 Para el funcionamiento de un cementerio la parroquia deberá obtener la licencia sanitaria

de funcionamiento, expedida mediante resolución por la autoridad sanitaria correspondiente.

4.2 Se debe tener una especial preocupación por el orden, el aseo y la buena presentación de
los cementerios, por ser lugares sagrados donde reposan los restos de quienes en vida fueron
templos del Espíritu Santo, utilizando para ello las ofrendas (auxilios), para el mantenimiento y gastos
del cementerio.
4.3 Para la utilización de las tumbas, las bóvedas, osarios y cenizarios, respetando los
convenios anteriores, se levantará acta de depósito gratuito. Esta acta por lo menos deberá contener:
un plazo determinado, la autorización para que la parroquia pueda exhumar los restos si no lo hacen
los familiares, especificando además que si los deudos no entregan la ofrenda (auxilio), para el
mantenimiento y gastos del cementerio, la parroquia podrá depositar los restos en la fosa común, la
posibilidad de renovación del depósito previa entrega de la ofrenda y la indicación de las personas
que puedan reemplazar al suscriptor del acta.

4.4 No es recomendable construir mausoleos, arreglos, capillas, monumentos o tumbas para

familias o personas particulares en los cementerios parroquiales.

4.5 Para la construcción de la sala de autopsias o morgue, prescrita por la ley para todos los
cementerios, es viable realizar un convenio con la autoridad civil, puesto que es de interés público y
por esto la Constitución Política de Colombia permite celebrar contratos con el gobierno municipal, se
recomienda para el efecto, el contrato de comodato, siempre con la aprobación escrita del Ordinario
del lugar.

4.6 Dentro de los cementerios pueden existir equipamientos complementarios, como

edificaciones destinadas a comercializar arreglos florales, lápidas, ataúdes, prestar el servicio de
transporte a deudos y dolientes, de parqueaderos vehiculares, entre otros, que son complementarios
a los servicios de cementerios y servicios funerarios. La prestación de tales servicios genera
obligaciones de distinta naturaleza (fiscales, laborales, civiles y comerciales) y requiere permisos
especiales.

4.7 En cada cementerio debe haber una persona que cuide del mismo y responda por el
respeto, el orden público y la seguridad del campo santo, pudiendo ser el mismo sepulturero.
4.8 Se sugiere celebrar con los sepultureros contrato de concesión para la prestación de los
diversos servicios de manera independiente de la Parroquia, pero con una regulación tarifaria dada
por la misma.

4.9 Se sugiere tener en cuenta que hay situaciones especiales que se presentan por las
condiciones en que ocurrió el fallecimiento de la persona a inhumar o por su propia condición de
credo religioso distinto al católico. Al presentarse estas situaciones debe consultarse con el Ordinario
del lugar y con la autoridad civil correspondiente (muerte violenta, suicidio, N.N.).
El incumplimiento de las normas civiles puede conllevar un hecho punible (ser delito) además de las
sanciones económicas.
 ASPECTOS DE LA
PROPIEDAD INTELECTUAL
INDICE

Pág.

INTRODUCCIÓN...............................................................................3

I. El derecho de Autor y los Derechos Conexos.............................. 3

1) . Obras protegidas por el derecho de autor...............................3
2) . El Autor...................................................................................4
a. Los Derechos Morales................................................................5
b. Los Derechos Patrimoniales.......................................................5
b.1. Transferencia de los derechos patrimoniales..............................6
b.2. Efectos de la Transferencia.........................................................6
3) . Usuarios de las Obras protegidas por los Derechos de Autor
y Derechos Conexos .................................................................7

4) . Aplicación de la protección del Derecho de Autor

y de los Derechos Conexos en el entorno digital ...............................7

5) . Limitaciones o excepciones al derecho de autor.....................8

6) . Violaciones más frecuentes al derecho de autor....................9

7) . Implicaciones de la violación de los derechos

de autor............................................................................................ 10

II. La Iglesia frente a los Derechos de Autor...................................10

III. Recomendaciones.....................................................................11
 ASPECTOS DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL
INTRODUCCIÓN

La Propiedad Intelectual protege las creaciones intelectuales provenientes de un esfuerzo, trabajo o

destreza humanos, dignos de reconocimiento jurídico, y comprende:
1. El derecho de autor y los derechos conexos;
2. La propiedad industrial;
3. Las nuevas variedades vegetales.

Nota: En este documento se tratará únicamente lo concerniente a los derechos de autor. Estos
derechos por ser delicados, se recomienda que se consulte con un experto.

I. EL DERECHO DE AUTOR Y LOS DERECHOS CONEXOS

EI derecho de autor existe en la protección que le otorga el Estado al creador de las obras literarias o
artísticas desde el momento de su creación y por un tiempo determinado.

Los derechos conexos son la protección que el Estado otorga a los artistas, intérpretes o ejecutantes,
productores de fonogramas y organismos de radiodifusión, en relación con sus inter- prelaciones o
ejecuciones, fonogramas y emisiones de radiodifusión, respectivamente.

1. OBRAS PROTEGIDAS POR EL DERECHO DE AUTOR

EI derecho de autor busca la protección del ingenio y el talento humano en lo literario y artístico,
cualquiera que sea su modo o forma de expresión o estilo, y que puedan reproducirse, o definirse por
cualquier forma de impresión o de reproducción, por fonografía, radiotelefonía o cualquier otro medio
conocido o por conocer, y que incluye, entre otras, las siguientes:

1. Las obras expresadas por escrito, es decir, los libros, folletos y cualquier otro tipo de obra
expresada mediante letras, signos, marcas convencionales, o mediante medios magnéticos;
2. Las conferencias, alocuciones, sermones y otras obras de la misma naturaleza;
3. Las composiciones musicales con letra o sin ella;
4. Las obras dramáticas y dramático-musicales;
5. Las obras coreográficas y las pantomimas;
6. Las obras cinematográficas y demás obras audiovisuales expresadas por cualquier
procedimiento;
7. Las obras de bellas artes, incluidos los dibujos, pinturas, esculturas, grabados y litografías;
8. Las obras de arquitectura;
9. Las obras fotográficas y las expresadas por procedimiento análogo a la fotografía;
10. Las obras de arte aplicado;
11. Las ilustraciones, mapas, croquis, planos, bosquejos y las obras plásticas relativas a la geografía,
la topografía, la arquitectura o las ciencias;
12. Los programas de ordenador;
13 Las antologías o compilaciones de obras diversas y las bases de datos, que por la selección o
disposición de las materias constituyan creaciones personales.

2. EL AUTOR

Debe entenderse por tal, la persona física (natural) que realiza la creación intelectual de carácter
literario o artístico. Por tanto, solo un ser humano puede tener la condición de autor, y para ser
considerado autor o coautor de una obra, tal persona ha debido llevar a cabo, por si misma, el
proceso mental de concebir y expresar una obra literaria o artística.

El reconocimiento de los derechos de autor comporta para los autores de obras literarias y artísticas
dos clases de privilegios o atributos: los derechos morales y los derechos patrimoniales.

A. LOS DERECHOS MORALES

LOS derechos morales son derechos personalísimos, a través de los cuales se busca salvaguardar el
vínculo que se genera entre el autor y su obra. En virtud de los derechos morales, el autor puede:

• Conservar la obra inédita o divulgarla;

• Reivindicar la paternidad de la obra en cualquier momento;
• Oponerse a toda deformación, mutilación o modificación que atente contra el mérito de la obra o
la reputación del autor;
• Modificar la obra, antes o después de su publicación;
• Retirar la obra del mercado, o suspender cualquier forma de utilización aunque ella hubiese sido
previamente autorizada.

B. LOS DERECHOS PATRIMONIALES

Son prerrogativas de naturaleza económico-patrimonial, con carácter exclusivo, que permiten a su

titular controlar los distintos actos de explotación económica de que la obra puede ser objeto. Lo
anterior implica que todo acto de explotación de la obra deberá contar con la previa y expresa
autorización del titular del derecho. En virtud de los derechos patrimoniales, el autor o la persona
natural o jurídica a quien se le transfieran estos derechos, puede realizar, autorizar o prohibir:
• La reproducción,
• La comunicación pública,
• La distribución pública de ejemplares;
• La traducción, adaptación, arreglo u otra transformación de la obra;
• La importación de ejemplares de su obra reproducidos sin su autorización.

Es importante resaltar que los derechos patrimoniales son en esencia transferibles y sometidos a un
término de duración de la protección. Así mismo, pueden ser expropiados y están suje tos a licencias
obligatorias, y pueden ser restringidos en cuanto permitan, con fines de enseñanza, cultura e
información, realizar ciertas utilizaciones sin que medie la expresa autorización del autor o titular del
derecho, ni se tenga que efectuar el pago de remuneración alguna por ellas.

B.1 . TRANSFERENCIA DE LOS DERECHOS PATRIMONIALES

La titularidad del derecho de autor y sus privilegios se reconocen exclusivamente a la persona natural
o física. Sin embargo, es posible que el contenido patrimonial de ese derecho reconocido al autor
(persona natural) pueda ser ejercido por un tercero (persona natural o jurídica), por alguna de las
modalidades de transferencia, como acto entre vivos, ministerio de la ley o por causa de muerte.

Nota: Se sugiere consultar con un experto en la materia en caso de necesitar adquirir o traspasar
derechos patrimoniales de autor.

B.2. EFECTOS DE LA TRANSFERENCIA

Una vez la persona jurídica detente la titularidad de los derechos patrimoniales de autor, será la única
que podrá autorizar o prohibir cualquier acto de explotación de la obra, detentando además la
legitimación para ejercer las acciones civiles y penales contempladas en las leyes, cuando exista
evidencia de una utilización no autorizada.
3. USUARIOS DE LAS OBRAS PROTEGIDAS POR LOS DERECHOS DE AUTOR Y DERECHOS CONEXOS

Como regla general toda utilización o explotación de una creación amparada por el derecho de autor
requiere de la autorización previa y expresa por parte del titular del mismo, y muchas veces efectuar
un pago por esa explotación. De esta forma no sólo se protege la creación e incentiva a los autores,
sino que también evita verse metido en procesos judiciales por la violación a las normas de derecho
de autor y derechos conexos.

En consecuencia, cuando una persona jurídica, por ejemplo, coloca música de forma pública deberá
contar con la autorización de las sociedades que protegen los derechos de autor (SA- YCO y
ACIMPRO) y obviamente, efectuar el pago correspondiente; cuando utiliza una fotografía para un
anuncio de prensa o una cartilla o folleto deberá contar con la autorización del titular de la misma para
llevar a cabo tal acto de reproducción; al instalar un programa de computador deberá observar pun -
tualmente los términos de la autorización (los cuales se encuentran en la respectiva licencia de uso);
entre otros casos.

4. APLICACIÓN DE LA PROTECCIÓN DEL DERECHO DE AUTOR Y LOS DERECHOS CONEXOS EN EL ENTORNO DIGITAL

Es necesario considerar que una obra literaria o artística se entiende protegida por el derecho de
autor, independientemente del soporte en que ella esté plasmada, o la forma en que ésta haya sido
expresada. En otras palabras, las obras son protegidas independientemente de si están en libros,
conferencias, medios magnéticos o en Internet.

Toda utilización o explotación de textos, fotos, imágenes, software que se encuentre en Internet y se
desee utilizar requiere de la autorización previa y expresa por parte del titular del mismo. En caso que
ésta no se tenga, es recomendable que la información no se utilice o si se utiliza se cite textualmente
el autor, el dominio o web y la fecha de la consulta, ésta última porque la información en la red se
actualiza periódicamente.

5. LIMITACIONES O EXCEPCIONES AL DERECHO DE AUTOR

Las legislaciones de derecho de autor consagran limitaciones y excepciones al derecho de autor,

determinando de manera taxativa los casos en los cuales se permite, bajo ciertas circunstancias, la
utilización de obras sin necesidad de solicitar la previa y expresa autorización del autor o titular, y, en
ocasiones hasta sin pagar ningún tipo de retribución económica por tal utilización. Por tanto, sin
autorización se permite:

• Derechos de cita: Es la trascripción de textos cortos o pasajes de una obra, siempre y cuando se
mencione la fuente y el nombre del autor. El objetivo de estas citas es ampliar, completar, reforzar o
sustentar ideas. Aquí la honradez juega un papel importante, ya que pueden convertirse en plagio o
reproducción simulada.
• Reproducción, publicación o difusión de discursos: Cuando estos discursos sean pronunciados en
público, siempre y cuando no exista prohibición expresa de los propietarios.
• Reproducción de información periodística: La reproducción con fines informativos de artículos,
noticias, fotografías, ilustraciones y comentarios noticiosos, publicados en medios impresos, siempre y
cuando no exista prohibición expresa por parte de los autores. Si esta información se utiliza para otros
objetivos, como libros o películas, se necesita la autorización del titular.
• Utilización o inclusión de obras artísticas o literarias en obras destinadas a la enseñanza: Siempre
será viable la utilización de breves extractos de una obra para este fin. Aquí no se requiere
autorización del autor pues, sin causarle daño, se trata de privilegiar el derecho a la educación.
• Utilización de normas legales-. La reproducción de leyes, decretos, resoluciones, ordenanzas y
demás normas de las instituciones del Estado. La ley permite la reproducción gratuita de dichas
normas, siempre que su texto sea literal.
• Utilización accidental o incidental de una obra-. Con el fin exclusivo de informar, se pueden
reproducir obras literarias o artísticas, sin la autorización del autor, siempre que estén relacionadas
con acontecimientos de actualidad.
• Utilización de obras orales'. Bajo la modalidad de información periodística, se pueden publicar
discursos, debates judiciales y ceremonias oficiales, entre otros.
• Uso personal. La reproducción, sin ánimo de lucro, de una sola copia de una obra protegida por el
derecho de autor está permitida. Este caso no se aplica para los programas de computador, los
cuales legalmente no admiten copia, salvo el back up o copia de seguridad.

6. VIOLACIONES MÁS FRECUENTES AL DERECHO DE AUTOR

Las violaciones más frecuentes o comunes al derecho de autor son:

• La piratería-. Es el proceder ilegal en cuanto al almacenamiento, bodegaje, reproducción, venta y

transporte, entre otros, de una obra; es la copia no autorizada de una obra artística, científica o
literaria, reproducida por cualquier medio, conocido o por conocerse, con el fin de distribuirla al
público. Son susceptibles de piratería: libros, casetes, fonogramas, videogramas, películas y software,
entre otros.
• Plagio o usurpación de una obra\ Cuando, para cualquier fin, alguien se apropia de un todo o parte
de una obra sin autorización del autor y/o titular del derecho, desconociendo al autor de la obra. •
Reprografía: Es la reproducción de uno o más ejemplares de una obra o de una parte de la misma sin
la debida autorización.

7. IMPLICACIONES DE LA VIOLACIÓN DE LOS DERECHOS DE AUTOR

En la legislación colombiana, la violación de los derechos de autor está tipificada como delito en los
artículos 270 y 271 del Código Penal. Las sanciones determinan penas como la prisión de 4 a 8 años,
y multas de 500 a 1.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

II. LA IGLESIA FRENTE A LOS DERECHOS DE AUTOR

La Iglesia siempre ha sido consciente y respetuosa de los derechos de autor, de la necesidad que
tienen los autores de recibir una compensación justa por su obra y de aplicar la legislación en cuanto
a la propiedad intelectual.

Al interior de la Iglesia como en lo civil, para poder realizar libros, folletos, guías, manuales o cualquier
otro tipo de publicaciones eclesiásticas es necesario contar con la autorización del autor o de quien
representa sus derechos, así mismo, si se utilizan imágenes o fotografías.

De esta forma, la "Quinta Instrucción Post-Conciliar sobre la Recta Aplicación de la Constitución sobre
la Sagrada Liturgia" del Concilio Vaticano II, Liturgiam Authenticam, que entro en vigor el 25 de abril
de 2001, ofrece directrices sobre la publicación y edición de los libros litúrgicos, incluyendo el
copyright (derechos de autor), y también los procedimientos para la traducción de los textos litúrgicos
propios, de cada diócesis y de cada familia religiosa.
En cuanto al noticiario del Servicio de Información Vaticana, es necesaria una autorización para
reproducir parcial o totalmente el noticiario del VIS, excepto en el caso de difusión electrónica, citando
siempre la fuente (VIS - Vatican Information Service).

Respecto a los derechos de autor de obras musicales o películas, siempre se debe tener en cuenta
que quien compra un CD, un cassette, un vídeo, un DVD, etc., sólo está autorizado para utilizarlo en
forma privada, en su ámbito doméstico o domicilio. No debe reproducirlo, ni utilizarlo para efectos de
comunicación pública sin que previa y expresamente haya sido autorizado por los titulares del
derecho o sus representantes.

En aquellos casos en que se lleve a cabo una comunicación pública sea en restaurantes, hoteles,
tiendas de discos, minitecas, viejotecas, bazares o similares, etc., realizada dentro o fuera de los
establecimientos abiertos al público, cóbrese o no el derecho de entrada, SAYCO Y ACIMPRO
recaudan la ejecución pública correspondiente a los derechos de autor de autores y compositores
colombianos, de conformidad con las normas legales y los respectivos manuales o reglamentos
internos.

III. RECOMENDACIONES

1. Se deberá adoptar un comportamiento respetuoso del derecho de autor, bien como usuarios,
creadores, o como personas que encargarán la elaboración de las obras.
2. Los organismos y entidades no deberán utilizar o adquirir obras literarias, artísticas, científicas,
programas de computador, fonogramas y señales de televisión captadas que se presuma violen el
derecho de autor o los derechos conexos.
3. Se debe tener presente que los derechos patrimoniales de autor se pueden adquirir por acto entre
vivos, por ministerio de la ley o por causa de muerte.
4. Los actos o contratos por los que se adquieran obras protegidas por el derecho de autor, deberán
contener cláusulas referentes al alcance y contenido de los derechos que se obtienen, a las
modalidades de explotación y, si la transferencia es total o parcial, temporal o permanente.
5. Tener en cuenta que el artículo 47 de la Ley 603 de 2000 establece que el informe de gestión
"deberá incluir igualmente indicaciones sobre el estado de cumplimiento de las normas sobre
propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad". Se recomienda se establezcan
procedimientos que aseguren, mantengan y controlen que los bienes que posee la entidad cumplan
con las normas respectivas de derechos de autor, especialmente en el tema del software.
6. En caso de no tener la autorización previa y expresa por parte del titular del derecho de autor, se
recomienda que la información no se utilice o si se utiliza se cite textualmente el origen y autor de la
misma.
7. Tener especial cuidado con los bazares y cinemas que se realizan en las parroquias para recaudar
dinero, pues por ser una reproducción y utilización pública, se debe contar pre viamente con la debida
autorización y remuneración de los derechos de autor. Evite sanciones y procesos judiciales por la
violación de estos derechos.
Siempre consultar con un experto en la materia en caso de dudas o de necesitar adquirir o traspasar
derechos patrimoniales de autor.
 NOTARIA PARROQUIAL
INDICE

Pág.

I. Inscripción de Actas

1.1. Inscripción de actas de Bautismo ......................................... 4

1.2. Inscripción de actas de Confirmación................................... 7
1.3. Inscripción de actas de Matrimonio....................................... 9
1.4. Inscripción de actas de Exequias..........................................10

II. Corrección de Actas

2.1. Generalidades.......................................................................10
2.2. Documentos necesarios para las correcciones.....................11
2.2.1. Correcciones en las Actas de Bautismo ...............................12
2.2.2. Corrección en las Actas de Matrimonio.................................15
2.2.3. Corrección en las Actas de Exequias....................................17

III. Anotaciones Finales..................................................................17

ANEXOS

A) . Proyecto para libro de bautismo...........................................19

B) . Proyecto para copias de constancia de Confirmación 21

Proyecto para libro de Matrimonio 22

"NORMAS ECLESIÁSTICAS Y SUGERENCIAS" NOTARIA PARROQUIAL

SECRETARIO O SECRETARIA DE UN DESPACHO PARROQUIAL

Es la persona que ha sido encargada de atender el servicio que debe prestarse en un despacho
parroquial, tanto en la inscripción y en el manejo de todos los libros parroquiales, como en la
expedición de copias de los mismos, certificaciones y otros servicios de orden pastoral.

Constituyen el ARCHIVO PARROQUIAL: (Canon 535)

Los libros de:

 BAUTISMOS ( con sus correspondientes índices )

 CONFIRMACIONES S MATRIMONIOS
 FUNERALES O EXEQUIAS (Cánones 1 176.2 y 1 177)

También forman parte del Archivo Parroquial los libros de:

 Los BORRADORES DE BAUTISMOS

 Los EXPEDIENTES DE INFORMACIONES PREMATRIMONIALES
 Las ACTAS DE VISITAS PASTORALES
 Las ACTAS DE VISITAS ADMINISTRATIVAS
 Las ACTAS DE ENTREGA DE PARROQUIA
 El LIBRO DE INVENTARIOS DE LA PARROQUIA

Igualmente:
 ^ La CORRESPONDENCIA (recibida y contestada) con obispos,
 vicarios y autoridades civiles que tengan carácter público. S Otros:
 Los DOCUMENTOS emanados de autoridades civiles que no requieran modificaciones en las
actas asentadas en los libros.
 El LIBRO DE MISAS
 El DIRECTORIO DE LA DIOCESIS
 El ARCHIVO ADMINISTRATIVO DE LA PARROQUIA.
 El LIBRO DE HISTORIA DE LA PARROQUIA, porque es necesario que se conserve la memoria
de la comunidad.

I. INSCRIPCIÓN DE ACTAS

1.1. INSCRIPCION DE ACTAS DE BAUTISMO (Canon 877)

Requisitos previos : Para todo bautismo se requiere el Registro Civil Auténtico de nacimiento

Se requieren las cédulas de ciudadanía de los padres para que concuerden los nombres con los que
aparecen en el Registro Civil presentado.

Se requieren las cédulas de ciudadanía de los padrinos

Para el bautismo de niños de 7 a 13 años se requieren:

 Los mismos del caso anterior

 La declaración de los padres sobre inexistencia de otro bautismo
 Los datos de los abuelos que se hallan en el acta de matrimonio de los padres, o en sus actas de
bautismo, o en sus Registros Civiles
 La constancia de preparación acorde a la edad

PARA EL BAUTISMO DE ADULTOS DE 14A 18 AÑOS

Se requieren:

 Los mismos del caso anterior

 La constancia de adecuada preparación a los tres sacramentos. (Catecumenado, Canon 863).
 La petición escrita del bautismo por parte del candidato.
 La licencia del obispo (Canon 865,1).

Para el bautismo de mayores de 18 años:

Además de los documentos pertinentes de los casos anteriores, se requiere la declaración

juramentada de los padres sobre soltería del bautizando.

Observaciones:

1. La correcta inscripción de una partida o acta es un verdadero servicio de caridad a la gente, evita
rectificaciones posteriores que causan pérdida de tiempo y dinero y dificultan el eficaz trabajo.
2. La recolección de datos debe hacerse con todo cuidado para que sean exactos y estén
completos (nombres y apellidos).
3. El libro BORRADOR DE BAUTISMOS es indispensable para hacer luego la correcta inscripción en
el libro parroquial.
4. El Registro Civil de nacimiento sirve para demostrar parentesco.
5. Si en el Registro Civil no aparece el nombre del padre, y éste quiere hacer el reconocimiento de
hijo, que se presente, se identifique y firme el borrador del acta.
6. Las actas deben llevarse en forma consecutiva. Al terminar un libro se inicia uno nuevo que debe
llevarse igualmente de forma consecutiva.

ANOTACIONES EN LAS ACTAS DE BAUTISMO

Toda nota marginal debe tener su respectivo soporte en el archivo parroquial.

Para su validez, toda nota marginal debe estar firmada por el párroco.
Por cuanto son tantas las notas marginales que pueden aparecer en las actas de bautismo, se deben
diligenciar con letra clara y legible, en tamaño adecuado, orden y buena presentación.

Copia de Actas de Bautismo

 Utilizar papel de timbre eclesiástico
 Toda copia debe estar encabezada por el nombre de la Diócesis a la que pertenece, el nombre
legal de la Parroquia, dirección completa y teléfono de la misma
 Copiar con fidelidad el texto
 Omitir calificativos denigrantes
 Incluir las notas que aparezcan debidamente firmadas, teniendo en cuenta que algunas pueden
omitirse, según los Cánones 1 546 y 1041.
 Cuando sea imposible transcribir alguna palabra, se debe escullir entre paréntesis (ilegible), o si
está mal escrita, Adicional entre paréntesis (SIC), para que sea sometida en la dióce sis h la
corrección o precisión y no interpretarla con peligro de equivocación.
 Si el bautizado (a) es soltero (a) certificar que no tiene anotación de matrimonio.
 Si el acta que se expide ha sido sometida a alguna corrección, hay que anotar cual fue y citar el
decreto que la ordenó.
 Terminada la copia del texto del acta, se colocan la fecha de expedición de la copia, la firma del
párroco o del vicario parroquial de su propio puño y el sello de la parroquia al lado izquierdo de la
firma.
 La autenticación de la firma de quien expide la copia se obtiene en la curia respectiva.
 Cuando no se halla el acta solicitada después de buscarla cuidadosamente, con ambos apellidos,
se expide un certificado de inexistencia de la misma, firmado como se dijo para la expedición de la
copia.
 Los libros parroquiales nunca deben sacarse del archivo (Canon 488)

1.2. INSCRIPCIÓN DE ACTAS DE CONFIRMACIÓN

Requisitos previos: El confirmando debe:

 Estar bautizado (Canon 899). Prueba: el acta de bautismo

 Estar suficientemente instruido. Prueba: presentación de la constancia de preparación expedida
por el párroco.
 Estar dispuesto a renovar las promesas del bautismo (Canon 899. 2)
 Tener la edad señalada por la Conferencia Episcopal (14 años)
 Tener un padrino o madrina que reúna las condiciones exigidas por los Cánones 892 y 893

INSCRIPCIÓN DE LAS ACTAS DE CONFIRMACIÓN (CÁNONES 895 Y 896)

Debe haber un libro de Confirmaciones en cada parroquia, para anotar todas las que se hacen en su
territorio.

El libro de confirmaciones debe contener los siguientes datos:

 Diócesis
 Parroquia
 Sitio de la celebración
 Ministro
 Fecha
 Nombre del confirmado
 Padres
 Padrino o Madrina
 Parroquia del Bautismo
 Libro, folio y número del bautismo
 Firma del párroco

Para la expedición de certificados de Confirmación los datos serán los mismos del libro de
Confirmaciones

ENVÍO DE " AVISOS DE CONFIRMACIÓN" Y "ANOTACIONES EN LOS LIBROS DE BAUTISMO"

Cuando se confirman personas que presentan el acta de bautismo de otras parroquias, es necesario
dar aviso a éstas de la confirmación del bautizado para que se haga la anotación en el acta de
bautismo correspondiente.
Cuando el confirmado es bautizado en la misma parroquia en la que recibe la confirmación, le
corresponde a ésta hacer la anotación marginal en el acta de bautismo (Canon 535. 2). Esta
anotación debe ser breve para que no ocupe mucho espacio. Como el nombre del confirmado ya
aparece en el acta de bautismo, basta agregar: "Confirmación: Parroquia……. (o aquí), fecha… padrino o
madrina. Doy fe y firma del párroco".

1.3. INSCRIPCIÓN DE ACTAS DE MATRIMONIO

Nota 1. Para asentar las actas de matrimonio en los libros parroquiales existentes hoy, los datos se
toman ordinariamente del EXPEDIENTE MATRIMONIAL diligenciado personalmente por el párroco
en las INFORMACIONES PREVIAS. (Cánones 11 21 y 1122).

Sin embargo, además de estos datos, hay que conservar en el expediente matrimonial:
 Constancia de las proclamas o de la dispensa de las mismas;
 Constancia de la delegación al ministro que presencia el matrimonio
 Constancia y fecha de la licencia enviada a la parroquia del matrimonio por la parroquia en donde
se hicieron las informaciones prematrimoniales (Canon 1071)
 Constancia de la dispensa de impedimentos
 Constancia de la autorización para matrimonio de menores;
 Constancia de legitimación de hijos, (ver la nota número 2 al final )
 Declaración de la nulidad del matrimonio;
 Nota de convalidación;
 Nota de disolución legítima (Canon 1123);
 Cesación de los efectos civiles del matrimonio.

Nota 2. Los Cánones sobre legitimidad de los hijos no tienen ya aplicación en el derecho canónico
universal; por ello se pidió que desaparecieran del Código, porque si permanece el concepto de
ilegitimidad, se corre el peligro de conservar el estigma que ese término lleva consigo y se propuso
dejar todo al derecho particular. Por tanto solo aparecerán en las copias cuando sean solicitadas; esto
con el ánimo de salvar la santidad del matrimonio. (Cfr. "La Ley de la Iglesia" de José María Piñeiro
1986)
Nota 3. Como pueden ser varias las anotaciones que deben hacerse en las actas de matrimonios, se
sugiere la posibilidad de que los próximos libros de matrimonios se editen al estilo propuesto para los
libros de bautismos

1.4. INSCRIPCION DE ACTAS DE EXEQUIAS

Los funerales o exequias que se hacen en las parroquias deben

Dado que a la Iglesia no le corresponde certificar la muerte estos libros deben llamarse LIBROS DE
FUNERALES o LIBROS DE EXEQUIAS. (Cánones 1176. 2 y 1177).

La DEFUNCIÓN la certifica y registra la Notaría Civil, Alcaldía o Registraduría del Estado Civil en
donde se hace el Registro. (Artículos 3 y 21, Decreto 1146 de 1988).

Las actas de FUNERALES o EXEQUIAS constituyen una PRUEBA SUPLETORIA aceptada en lo civil
para la DEFUNCIÓN. Los datos que deben aportarse para la correcta inscripción se toman del
Certificado de Defunción o del Registro Civil de Defunción suministrados por quien solicita el servicio
parroquial.

II. CORRECCIÓN DE ACTAS

2.1. GENERALIDADES
 La corrección de errores en las actas parroquiales es un proceso administrativo que solamente
puede adelantarse en la cuna diocesana (o donde el Ordinario del lugar lo determine).
 Únicamente puede corregir el párroco sus propios errores, al hacer, por ejemplo, la trascripción
de un acta de bautismo del libro borrador al libro definitivo (repisado, tachadura, dato
equivocado) haciendo al margen la salvedad de su error (Vgr. "Rodrigo", tachado, no vale;
"Roberto", interpolado, vale), y dar fe de la corrección con su firma también al margen.
 Los errores, una vez corregidos, no son susceptibles de nueva corrección.
 No se intente borrar lo que se pretende corregir porque puede afectarse el libro, tanto en el lugar
del error, como en la página siguiente; y cuando se ordene "tachar", hágase de tal manera que no
se pierda la palabra que debe reemplazarse por otra.
 Los paréntesis (interposición, inserción) no borran ni tachan. El corrector no se debe usar.
 No deben dejarse espacios en blanco que puedan ser aprovechados para interpolaciones falsas.
 Toda solicitud de corrección debe estar firmada por la misma persona interesada o por su
apoderado, debidamente constituido.
 Se hace la petición ante el párroco (que debe firmarla para enviarla a la Curia Diocesana) y
adjuntar los documentos necesarios para sustentar la validez de la corrección.
 Cuando se hace la solicitud de una corrección de partida de una persona difunta, lo debe hacer
un heredero con la partida de defunción que se solicita corregir y con el Registro de Defunción.

2.2. DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LAS CORRECCIONES

Como ayuda a los párrocos que deben enviar a la curia diocesana las solicitudes de corrección de
actas, junto con los documentos necesarios como pruebas que sustenten la corrección pedida o la
adición o supresión de datos, presentamos unas "Guías" elaboradas con base en las correcciones
más frecuentes hechas hasta el presente:

2.2.1. Correcciones en las Actas de Bautismo

A.) CASOS ORDINARIOS:

Para toda corrección o enmienda se requiere: Copia reciente y auténtica del acta de bautismo y el
Registro Civil auténtico de nacimiento.

CORRECCION DE MODALIDAD DOCUMENTOS REQUERIDOS

Nombro del bautizado Ortografía Copia auténtica de la Escritura Pública co-

Invertir los nombres rrespondiente para el cambio de nombre
Suprimir
Adicionar
Cambiar

Fecha del Bautismo Cambiar Borrador con los datos que se tomaron para
asentar el acta. Carta del párroco para
comprobar la fecha del bautismo de 5 actas
anteriores y de 5 posteriores

Fecha del Cambiar Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía

nacimiento Adicionar Certificado del hospital o clínica

Lugar del nacimiento

Padre Ortografía Acta de matrimonio de los padres o de bautismo
 Abuelos paternos Invertir los nombres de cada uno de ellos según el caso Fotocopia de
Abuelos maternos Suprimir la Cédula de Ciudadanía, según el caso
Adicionar
Cambiar

Legitimación ♦ Incluir nota marginal ♦ Cuando la legitimación aparezca en el acta de

matrimonio o en el expediente de las infor-
maciones y no se ha hecho en el acta de
bautismo no es necesario un Decreto para su
inscripción; basta una comunicación de la
parroquia del matrimonio a la parroquia del
bautismo.

Fotocopia del documento en donde aparezcan

los nombres y apellidos con los cuales una
♦ Nota social persona es conocida socialmente.
B.) Casos especiales:

CORRECCION DE: MODALIDAD DOCUMENTOS REQUERIDOS

Paternidad Suprimir ♦ Acta de bautismo de la madre (Si aparece
casada se presume que el padre es aquel con
quien ella está casada)
♦ Declaración juramentada de la madre
♦ Prueba auténtica de ADN
♦ Sentencia judicial
Paternidad Agregar ♦ Copia auténtica del acta de bautismo del padre
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del padre
Escritura pública de reconocimiento de hijo extra
matrimonial
Prueba auténtica de ADN a
Sentencia judicial
Adopción Inscripción de nueva acta y Escritura pública de adopción
anulación de la anterior ♦ Sentencia judicial
♦ ♦ Registro civil modificado o Acta de matrimonio
de los padres adoptantes
Actas no halladas Inscripción ♦ Certificado de inexistencia, extravío, des-
Reposición figuración o destrucción del acta de bautismo,
expedido por la parroquia en donde se presume
que éste se realizó
♦ Acta de matrimonio de los padres o acta de
bautismo de cada uno de ellos
Declaración de cada uno de los padres, padrinos
u otros testigos presenciales
Actas no halladas Inscripción ♦ Certificado de inexistencia, extravío, des-
figuración o destrucción del acta de bautismo,
expedido por la parroquia en donde se presume
que éste se realizó
♦ Acta de matrimonio de los padres o acta de
bautismo de cada uno de ellos
Reposición Declaración de cada uno de los padres, padrinos
u otros testigos presenciales
Si el bautizado es adulto, declaraciones de soltería
♦ Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía
♦ Fotocopia de una foto del bautismo, copia de
la confirmación y pedir acta de bautismo del hermano
anterior y del posterior para poder encuadrar. Se
sugiere que la declaración de cada uno de los padres,
 padrinos u otros testigos se haga jura-mentada ante el
Párroco. Sería prudente pedir copias anteriores de la
partida si la tienen.

2.2.2. Corrección en las Actas de Matrimonio

Datos de los contra ♦ Copia auténtica del acta de matrimonio

yentes ♦ Nombres ♦ Acta de bautismo de él o de ella (Ver expediente de
las informaciones)
♦ Apellidos ♦ Fotocopia de la Cédula

♦ Padres

♦ Fecha y lugar del

bautismo
♦ Fecha del nacimiento
Notas marginales ♦ De legitimación de ♦ Copia del acta de matrimonio
hijos: Nombre, Parroquia, ♦ Acta de bautismo del legitimado (a)
libro, folio y número. ♦ Registro Civil de nacimiento
♦ Inscripción de la nota ♦ Fotocopia del reconocimiento en las Infor-
maciones
Inscripción de actas no ♦ Certificado de inexistencia
halladas o deterioradas ♦ Expediente completo de las Informaciones y
actas de bautismo
♦ Declaraciones de testigos presenciales
♦ Registro Civil auténtico del matrimonio
♦ Copia de la licencia si el matrimonio se cele-
bró en otra parroquia
En caso de que no haya expediente se debe re-
construir siguiendo el mismo procedimiento que
se hizo cuando se elaboró por primera vez:
♦ Pedir alguna foto del matrimonio.
♦ Constancia de delegación si existe.
♦ Pedir una copia antigua, si existe.
♦ Declaraciones juramentadas de los dos con-
trayentes y de testigos presenciales.
♦ ♦ Que la solicitud de inscripción del acta la
hagan los contrayentes o un heredero.
2.2.3. Corrección en las Actas de Exequias

CLASE DE MODALIDAD DOCUMENTOS REQUERIDOS

CORRECCIÓN
De datos de difuntos ♦ Nombres ♦ Copia auténtica del acta de exequias
♦ Apellidos ♦ Acta de bautismo o de matrimonio
♦ Padres ♦ Registro Civil auténtico de Defunción
♦ Fecha de defunción
♦ Datos del cónyuge
Inscripción de actas no ♦ Certificado parroquial de inexistencia del acta
halladas ♦ Registro Civil auténtico de Defunción
♦ Posible ayuda del Libro de Misas
♦ Declaraciones de testigos presenciales
♦ Original o copia del recibo de pago de los
derechos arancelarios

III. ANOTACIONES FINALES

1. Se sugiere hacer reuniones de capacitación con las personas que en las parroquias tienen la
responsabilidad del manejo de los libros parroquiales.

2. Cuando el matrimonio se hace en una parroquia distinta a la de los contrayentes, el párroco

después de haber realizado las informaciones matrimoniales concede la licencia para otra
parroquia. Cuando esta parroquia es de otra jurisdicción eclesiástica requiere el "Nihil Obstat"
del Ordinario del Lugar. Las informaciones prematrimoniales se deben realizar en una de las
parroquias de los contrayentes.

Se hace se celebró: se envía el aviso del matrimonio a las parroquias donde se bautizaron los
contrayentes; y, se envía constancia de que se celebró el matrimonio a la parroquia donde se hi-
cieron las informaciones.

3. El fax o correo electrónico del acta sacramental se puede aceptar siempre y cuando se verifique
con el párroco que lo envíe, mientras llegan los documentos físicos
 ANEXOS

A. Proyecto para libro de bautismo:

DIOCESIS Vicaría

Parroquia Municipio

ACTA DE BAUTISMO Libro Folio Número

Nombre y apellidos del bautizado (a): Sexo: Registro Civil:

Indicativo______________ Notaría___________ Lugar____________

Fecha del bautismo (letras y números):

Ministro (Párroco, Vicario, Sacerdote, Diácono, Extraordinario):

Fecha de nacimiento (letras y números):

Lugar de nacimiento (Municipio, Departamento):

Padres:
Abuelos paternos: Abuelos maternos: Padrinos:

Doy fe. (Firma del Párroco)

ANOTACIONES
Confirmación:
Matrimonio:
Nulidad:
Veto para nuevo matrimonio católico:
Ordenación sacerdotal:
Voto religiosos:
Dispensa de votos:
Legitimación:
Interdicción de derechos o capacidad judicial
Correcciones:
Adiciones:
B. Proyecto para copias de constancia de Confirmación

DIOCESIS Vicaría

Parroquia Municipio CONSTANCIA DE CONFIRMACION Libro Folio Número

Fecha de la Confirmación Ministro

Nombre y apellidos del Confirmado (a) Padres

Padrino o madrina

Parroquia del Bautismo

Fecha de expedición

Doy fe (firma del párroco o vicario)

C. Proyecto para libro de Matrimonio

DIOCESIS Vicaría

Parroquia Municipio

ACTA DE MATRIMONIO

Libro Folio Número

Fecha Ministro

Nombre del contrayente

Padres del contrayente

Lugar y fecha del bautismo del contrayente

Nombre de la contrayente

Padres de la contrayente

Lugar y fecha del bautismo de la contrayente

Testigos del matrimonio

Doy fe (firma del Párroco)
ANOTACIONES

Fecha de las proclamas o constancia de la dispensa de las mismas

Constancia de la delegación al ministro que presenció el matrimonio

Naturaleza y fecha de dispensas concedidas

Fecha de la licencia, si la hubo, según el Canon 1071

Legitimaciones (Canon 1137)

Declaración de nulidad

Convalidación

Disolución legítima (Canon 1123)

Cesación de los efectos civiles del matrimonio

Fecha de la comunicación del matrimonio para la anotación en las actas de bautismo