PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE Código: O-RD-GD01

DOCUMENTOS

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1. OBJETIVO: Determinar un conjunto de conceptos, procedimientos y acciones que se deben

realizar dentro de OMcreative para facilitar los procesos de programa de gestión documental,
para el logro de objetivos y crecimiento de la empresa, aplicando los criterios para la
producción, recepción, distribución, organización, conservación y disposición final de
documentos; asegurando su cumplimiento para la correcta administración y gestión
documental en la organización.

2. ALCANCE: desde la producción o recepción hasta la disposición final del documento,

teniendo aplicación y gestión en los procesos de programa de gestión documental.

3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS es el conjunto de operaciones de verificación y control que

una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.

ACTIVIDADES

Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo

anunciado y sean competencia de la Entidad para efectos de su radicación y registró con el
propósito de dar inicio a los trámites correspondientes

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como:
mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle
para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada Entidad y deben estar regulados en
los manuales de procedimientos.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

 Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico,

página web, otros.
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

1. Radicación de documentos
 Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el
artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío.
 Impresión de rótulo de la radicación.
 Registro impreso de planillas de radicación y control.

2. Registro de documentos
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo.
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 Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre
de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)
competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y
Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
 Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y
enviados.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos

lleguen a su destinatario, externo o interno.

ACTIVIDADES

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la Entidad.

Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de
control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen
actividades como:

1. Distribución de documentos externos

 Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
 Clasificación de las comunicaciones.
 Organización de documentos en buzones o casilleros.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Reasignación de documentos mal direccionados.
 Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribución de documentos internos

 Identificación de dependencias.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados

 Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico,
apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
 Control del cumplimiento de requisitos del documento.
 Métodos de empaque y embalaje.
 Peso y porteo de documentos.
 Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
 Control y firma de guías y planillas de entrega.
 Control de devoluciones.
 Organización mensajería externa.
 Registro de control de envío de documentos.

TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el

cumplimiento de su función administrativa.
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En este proceso se identifican los diversos trámites de acuerdo con la competencia de cada
dependencia y las funciones asignadas, a su vez se establecen tiempos de respuesta y vigencia
de los trámites. Como producto de esta actividad se encuentran los flujos documentales.

La Entidades deben garantizar el control de la documentación que se tramita, para garantizar el

acceso oportuno, tanto para soportar la toma de decisiones, como para dar respuesta a los
requerimientos de las autoridades y lo ciudadanos.

ACTIVIDADES

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de

trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.

De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos
máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

En este proceso se señalan las actividades de:

1. Recepción de solicitud o trámite

 Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.
 Identificación del trámite.
 Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.
 Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

2. Respuesta
 Análisis de antecedentes y compilación de información.
 Proyección y preparación de respuesta.
 Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto.

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación,

ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los
procesos archivísticos.

ACTIVIDADES

El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos; comprende los

procesos archivísticos de:

1.Clasificación documental: “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las

series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con
la estructura orgánico-funcional de la Entidad”

Esta herramienta permite que las labores de Clasificación se realicen de manera uniforme en los
archivos de gestión, de igual manera su continua utilización permite realizar las actualizaciones
necesarias, llevando de manera paralela un historial de éstas.
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 Identificación de unidades administrativas y funcionales.

 Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.
 Conformación de series y subseries documentales.
 Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y de los documentos
de apoyo.
 Control en el tratamiento y organización de los documentos.

2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series
en el orden previamente acordado.

 Consiste en la ubicación física de los documentos al interior de cada expediente. Esta labor se
desarrolla con el objetivo de evidenciar al interior de cada expediente la secuencia en que se llevó
a cabo un trámite en una dependencia
 Los expedientes de las Series y/o Subseries. De acuerdo con el código asignado a cada
expediente, estos son ubicados en orden numérico ascendente al interior del mobiliario o de las
cajas de archivo. En el caso en que una serie y/o subserie esté integrada por un número de
expedientes amplio que impida su fácil recuperación, estos serán ordenados alfabéticamente o
numéricamente.
 Las cajas (unidades de almacenamiento) en el mobiliario.

3. Apertura e identificación de expedientes: Esta tarea es desarrollada bien sea antes de la

ordenación o posterior a ella, lo más indicado es hacerla de manera posterior, para garantizar el
uso racional de carpetas y rótulos.

4. Foliación: Esta tarea consiste en marcar cada folio (hoja) de un expediente asignando un
número en orden ascendente, en donde 1 será asignado al documento más antiguo dentro del
expediente y así sucesivamente.

5.Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus

agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la
investigación.

La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar
las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación
fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o
disposición final.

La descripción realizada se lleva a nivel de inventarios documentales, en donde se incluye la

siguiente información:

 Nombre y código de la dependencia.

 Código de la serie y/o Subserie.
 Nombre de la carpeta.
 Número de folios.
 Ubicación
 Fechas extremas
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La Organización de Documentos agiliza la búsqueda de información y a su vez permite ejercer

control sobre la documentación que alberga el archivo de gestión y central.

Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la

institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de Retención
Documental, la cual actúa en las Entidades como regulador de las decisiones en materia
documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas tecnologías en
los archivos.

Para estos efectos, la retención de documentos: “Es el plazo en términos de tiempo en que los
documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se
consigna en la tabla de retención y de valoración documental” (GRGA).

La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar
las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación
fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o
disposición final.

ACTIVIDADES:

 Elaboración de inventarios documentales.

 Organización y entrega de transferencias documentales.
 Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD.

CONSULTA O RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o grupo de

documentos con el fin de conocer la información que contienen.

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (Entidad, dependencia, persona natural,
Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y
de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los
archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo
electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.

La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras

dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes.

Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el
jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de
reservado conforme a la Constitución y a las leyes.
La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al
funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico.

La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de
los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y
actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices.
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Realizar búsquedas selectivas de información que contengan los documentos conservados en el

Archivo Central, para dar testimonio del quehacer en sus diferentes ámbitos, garantizando la
fidelidad de la información y respuesta oportuna.

Este proceso del Programa de Gestión Documental es desarrollado teniendo en cuenta los
siguientes ítems:

 Caracterización de los usuarios.

 Identificación de necesidades de información básicas.
 Estructuración e implementación de servicios de consulta y préstamo de documentos de
archivo.
 Control de calidad de los servicios.
 Identificación de Archivos Vitales.
 Análisis de información contenida en los documentos.
 Recopilación de la memoria institucional a través de entrevistas

De otro lado y teniendo en cuenta que los documentos de archivo contienen información valiosa
para la toma de decisiones institucionales, razón por la cual, los documentos tienen carácter
restringido, confidencial o de libre consulta.

ACTIVIDADES

Las actividades básicas en esta fase son:

1. Formulación de la consulta
 Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.
 Determinación de competencia de la consulta.
 Condiciones de acceso.
 Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación.
 Reglamento de consulta.

2. Estrategia de búsqueda
 Disponibilidad de expedientes.
 Disponibilidad de fuentes de información.
 Establecimiento de herramientas de consulta.
 Ubicación de los documentos.

3. Respuesta a consulta
 Atención y servicio al usuario.
 Infraestructura de servicios de archivo.
 Sistemas de registro y control de préstamo.
 Uso de testigos y formatos para el control de devolución.
 Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.
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CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas,

adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar
su contenido.

ACTIVIDADES

En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los
documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de
almacenamiento de información en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos
consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de
conservación apropiadas.

En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de
Conservación que conlleva las siguientes acciones:

 Diagnóstico integral.
 Sensibilización y toma de conciencia.
 Prevención y atención de desastres.
 Inspección y mantenimiento de instalaciones.
 Monitoreo y control de condiciones ambientales.
 Limpieza de áreas y documentos.
 Control de plagas.
 Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.
 Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernación (Determinación de espacios y
áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de
conservación y almacenamiento).
 Apoyo a la reproducción.
 Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
 Establecimiento de medidas preventivas.
 Implantación de Planes de contingencia.
 Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.
 Creación de normas de migración de información para información en soportes magnéticos.

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa

del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a
lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

Valoración documental: Consiste en analizar e identificar los valores primarios y secundarios de

los documentos, y así a signar a las series y/o subseries documentales que conforman una
disposición final, la cual puede ser: conservación total, selección o eliminación, y la aplicación de
un procedimiento técnico que puede ser: microfilmación o digitalización.

Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración Pública
Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o
subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación
permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen
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principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no

tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras
representativas.

Para definir la disposición final se debe tener en cuenta:

Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la aplicación

conjunta de una técnica de reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información,
evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales pueda facilitar su deterioro.

La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión, es una opción válida en casos
tales como el de los informes de gestión en los que se conserva una copia en las unidades
administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeación quienes
conservarán el total de la serie y la transferirán al archivo central correspondiente.

Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originales debe
ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida y guardada por
dichos medios será perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se
eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de prescripción aplicables en cada caso.

Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas sería conveniente conservar algunos
expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar
caracteres diplomáticos.

ACTIVIDADES:

1.Conservación total: se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los
que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo,
estructura, procedimientos y políticas de la Entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su
actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce,
utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. (Mini- manual tabla de retención y
trasferencias documentales: versión actualizada, AGN, 2001. P.88.)
 Recepción de transferencias secundarias.
 Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.
 Conservación y preservación de los documentos.

2. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas

de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores
primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. (GRGA)

 Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD.

 Valoración avalada por el Comité de Archivo.
 Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.
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3.Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de

valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de
documentos de carácter representativo, para su conservación permanente (GRGA).
 Aplicación de método elegido.
 Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio.

4. Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en

película. (RGA)
 Determinación de metodología y plan de trabajo.
 Fines en la utilización de la técnica.
 Control de calidad durante todo el proceso.

5. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera

analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o
interpretada por computador. (GRGA)
 Determinación de la metodología y plan de trabajo.
 Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere.
 Control de calidad durante todo el proceso.

4. RESULTADO FINAL: Un control eficaz de la gestión documental dentro de la organización,

bajo los lineamientos requeridos para lograr el completo cumplimiento de los objetivos y
brindarle a la empresa un aporte para su crecimiento.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Normograma de OMcreative – planeación estratégica

6. CONTROL DE CAMBIOS: Registrar brevemente los cambios que se presenten en el cuerpo

del documento según la versión que se modifica.

Fecha
Versión
(De la Versión
(Relacionar la última
del
versión y código del Descripción del Cambio
documento
documento que se está
que se está
actualizando)
actualizando)
Se creó el procedimiento acorde a las actividades implementadas en el proceso
24/11/19 1 de gestión documental, estableciendo criterios para un mejor servicio y control
de los documentos.
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ANEXOS: Flujograma

INICIO

Radicación y
PRODUCCION O RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
registró de
documentos

DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

TRÁMITE

Retención /almacenamiento ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

CONSULTA O RECUPERACION DE
DOCUMENTOS

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Eliminación Conservación permanente

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FIN
INTEGRANTES:
 Erika Novoa López
 Dianelis Florián masa
 Oscar morales

FICHA: 1782497