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Access con Visual Basic

Autor: Jorge Álvarez
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Presentación del curso

Microsoft Access con Visual Basic, aprende a crear una base de datos en Access
usando Visual Basic. Veremos también cómo crear tablas e introducir información en
ellas; cómo preparar formularios, crear menús y programar sus diversas opciones.
También te enseñaremos a crear los reportes con Visual Basic, a manejar los
comandos, las propiedades y las estructuras de los reportes, y también a conectar el
menú con el reporte.

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1. Visual Basic. Introducción (1/2)

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Introducción

La combinación de Microsoft Access y Microsoft Visual Basic nos proporcionan una

excelente herramienta para crear bases de datos que nos permiten administrar
nuestras colecciones de audio, libros, video, etc. este ejercicio nos permitirá
concebir y construir bases de datos que se amolden a nuestras necesidades
particulares, asumiendo que tienes conocimientos más que básicos de Visual Basic,
sin más, manos a la obra.

Inicio de Visual Basic

a) Haz clic en el botón Inicio, señala Todos los programas.

b) Haz clic en Microsoft Visual Studio 6.0, Microsoft Visual Basic 6.0.

Inicio del Proyecto

a) Crea una carpeta que será exclusiva para el ejercicio se llamará: "mibasededatos"
"mibasededatos" para guardar todos los componentes del proyecto.
b) Por el momento no haremos nada con el formulario de inicio.

Creación de la base de datos

a) Haz clic en el botón Complementos de la barra de herramientas.

b) Haz clic en Administrador visual de datos...

c) Y se abrirá el Administrador visual de datos (VisData (Visual Data Manager)).

d) Haz clic en Archivo, Nuevo..., Microsoft Access, MDB de la versión 7.0...

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d) Haz clic en Archivo, Nuevo..., Microsoft Access, MDB de la versión 7.0...

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2. Visual Basic. Introducción (2/2)

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Nota: Continuamos con el Inicio de Visual Basic.

e) En la caja Seleccione la base de datos de Microsoft Access que desea crear, en

Guardar en, busca y selecciona lamisma carpeta -creada anteriormente- en donde
se guardará el proyecto, en Nombre: escribe un nombre que identifique la base de
datos (usualmente el mismo nombre de la carpeta) y haz clic en Guardar.

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f ) Ahora aparece nuevamente el Administrador visual de datos mostrando en la

barra de título la ruta de acceso de nuestra base de datos y lista para empezar a
trabajar.

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3. Tablas de la base de datos

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Creación de las tablas de la base de datos

a) Haz clic con el botón derecho del ratón dentro de la Ventana de base de datos y
haz clic en Nueva tabla.

b) En la caja Estructura de tabla, Nombre de la tabla: escribe el nombre de la tabla,

para el ejercicio la tabla se llamará Alumnos, y haz clic en Agregar campo.

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c) En la caja Agregar campo, Nombre: escribe el nombre del primer campo de la

tabla que estamos creando, para el ejercicio agregaremos cuatro campos, a saber:
matricula, nombre, carrera y turno.

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4. Crear tablas de la base de datos

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Nota: Continuamos con la creación de las tablas de las bases de datos.

d) En Tipo: selecciona el tipo de datos que contendrá el campo, en nuestro caso

serán:

- campo: matricula, tipo de datos: long, tamaño: (automático)

- campo: nombre, tipo de datos: texto, tamaño: 50
- campo: carrera, tipo de datos: texto, tamaño: 50
- campo: turno, tipo de datos: texto, tamaño: 20

e) En Tamaño: selecciona la cantidad de caracteres (incluyendo espacios) que tendrá

el campo (ver arriba) y haz clic en Aceptar.

f ) Para agregar los otros campos de la tabla, haz clic en Agregar campo y repite los
pasos desde el punto "c)" (Nombre, Tipo y Tamaño) para cada campo que tendrá la
tabla.

g) Cuando hayas agregado los campos de la tabla haz clic en el botón Generar la
tabla.

h) Y la tabla la podrás ver en el Administrador visual de datos (VisData).

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i) Repite los pasos -desde el punto "a)"- para cada tabla que tendrá la base de
datos.

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5. Introducir la información en tablas

[ http://www.mailxmail.com/curso-access-visual-basic/introducir-informacion-tablas]

Introduciendo la información en las tablas

a) Haz clic con el botón derecho del ratón en la tabla recién creada de la base de
datos y haz clic en Abrir.

b) Y se mostrará la caja Dynaset con el nombre de la tabla, en nuestro caso:

Alumnos. Haz clic en Agregar para empezar a introducir la información en los
campos del primer registro.

c) Cuando termines de introducir la información en la última caja de texto, haz clic

en Actualizar. Repite los pasos para cada registro de la Tabla.

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d) Repite los pasos para introducir la información para cada tabla de la base de
datos.

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6. Formularios. Cómo prepararlos

[ http://www.mailxmail.com/curso-access-visual-basic/formularios-como-prepararlos]

Preparando los formularios

En un formulario de Visual Basic crea las etiquetas necesarias que correspondan

-modificando su propiedad Caption- con los nombres de los campos de la tabla Alumnos,
Alumnos, a saber, Matrícula, Nombre, Carrera y Turno. Crea las cajas de texto
-dejando en blanco su propiedad Text- necesarias para mostrar el contenido de los
campos y un control Data, repite los pasos para cada tabla que tengas en tu base de
datos.

Creando la conexión con la base de datos y la tabla

1. Conectando el control Data

a) Selecciona el control Data y modifica sus propiedades como sigue:

b) DatabaseName: localiza la carpeta del proyecto y selecciona la base de datos
(mibasededatos) en donde se halla la tabla.
c) RecordSource: selecciona el nombre de la tabla (Alumnos) cuyos campos se
mostrarán en el formulario.

2. Conectando las cajas de texto

a) Selecciona una de las cajas de texto y modifica sus propiedades como sigue:
b) DataSource: selecciona Data1.
c) DataField: selecciona el nombre del campo de la tabla -que corresponda con la
etiqueta correcta- que se mostrará en la caja de texto.
d) Repite los pasos con cada caja de texto del formulario y ejecuta el programa con F5.
F5.
e) En el formulario que conectaste a la base de datos, al hacer clic en el botón de
avance del control Data se mostrarán los registros de la tabla.

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f ) Si no se pueden ver los registros de la tabla, significa que no se conectaron

correctamente el control Data y las cajas de texto, simplemente revisa las
conexiones una por una.

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7. Visual Basic. Menú

[ http://www.mailxmail.com/curso-access-visual-basic/visual-basic-menu ]

Creando un Menú

En el formulario vamos a crear un menú llamado Movimientos con las siguientes

opciones:

a) Haz clic con el botón derecho del ratón sobre el formulario y haz clic en el Editor
de menús...

b) Y aparece la caja Editor de menús.

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b) Y aparece la caja Editor de menús.

c) En Caption introduce el nombre (que se mostrará en el formulario) del menú.

d) En Name introduce el nombre que utilizará Visual Basic.
e) Haz clic en el botón Siguiente para crear otro menú.
f ) Haz clic en el botón con la flecha hacia la derecha y aparecerán cuatro puntos, lo
cual indica que el siguiente renglón será una opción del menú.
g) En Shortcut selecciona la combinación de teclas que se podrán usar para activar
la opción de menú correspondiente.
h) Repite los pasos para crear cada opción del menú.

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8. Programar opciones del menú

[ http://www.mailxmail.com/curso-access-visual-basic/programar-opciones-menu]

Programando las opciones del menú

Ahora codificaremos en Visual Basic las opciones del menú Movimientos para eso
abre el menú y haz clic en cada una de las opciones del menú, el código para las
opciones son:

a) Opción Nuevo, el cual servirá para crear un nuevo registro en la tabla, el código
es el siguiente:
Private Sub nuevo_Click ()
Data1.Recordset.AddNew
End Sub

P.D. Esta opción debe presionarse antes de dar de alta un nuevo registro en la base
de datos.

b) Opción Guardar, el cual servirá para guardar un nuevo registro en la tabla, el

código es el siguiente:
Private Sub guardar_Click()
Data1.UpdateRecord
Data1.Refresh
MsgBox "El Registro ha sido Guardado en la Base de Datos", vbExclamation, "Aviso
Importante"
End Sub

P.D. Esta opción debe presionarse una vez que se haya completado la información
del registro.>

c) Opción Buscar, el cual servirá para buscar un registro en la tabla, el código es el

siguiente:
Private Sub buscar_Click()
Dim m As Long
m = InputBox("Introduce la Matrícula que Buscas")
Data1.Recordset.FindFirst "matricula=" & m
If Data1.Recordset.NoMatch Then
MsgBox "La Matrícula Número: " & m & " No está en la Base de Datos",
vbExclamation, "Búsquedas de Matrícula"
End If
End Sub

Nota: aquí declaramos una variable (m ) que representará el número del registro
(matricula) que estemos buscando. Es de vital importancia de que te asegures de que
en la línea subrayada la palabra "Matrícula" esté escrita exactamente como llamaste
el campo "matricula" al crear la tabla.
d) Opción Eliminar, el cual servirá para eliminar un registro de la tabla, el código es
el siguiente:
Private Sub Eliminar_Click()
If MsgBox("¿Quieres Eliminar la Matrícula Número: " & Text1 & "?", 16 + 4) = 6 Then

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If MsgBox("¿Quieres Eliminar la Matrícula Número: " & Text1 & "?", 16 + 4) = 6 Then
Data1.Recordset.Delete
Data1.Refresh
Text1.SetFocus
MsgBox "Se Eliminó la Matrícula", vbCritical, "Aviso Importante"
Else
MsgBox "No se Eliminó la Matrícula Número: " & Text1, vbExclamation, "Aviso
Importante"
End If
End Sub

Ahora corre tu programa con la tecla F5 dirígete al formulario y ahora podrás

agregar, guardar, buscar y eliminar registros de la tabla Alumnos de la base de
datos de Access mediante Visual Basic.

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9. Reportes con Visual Basic y Data Environmet

[ http://www.mailxmail.com/curso-access-visual-basic/reportes-visual-basic-data-environmet]

Creando los reportes con Visual Basic

Para crear reportes en Visual Basic vamos a crear primero el Data Environment
(Entorno de Datos) el cual es una herramienta muy sencilla para crear reportes tal
como Crystal Reports o Access.

Creando el Data Environment

a) Haz clic en el botón Proyecto de la barra de herramientas.

b) Haz clic en Agregar Data Environment.

c) Y se abrirá el Data Environment mostrando el nombre del proyecto en su barra

de título.

Nota: En caso de que no se halle disponible la opción Agregar Data Environment

en el menú Proyecto, hay que activarla desde Proyecto, Componentes,
Diseñadores y hacer clic en Data Environment y otro clic en Aceptar.

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10. Visual Basic y el Data Environmet

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Nota: Continuamos creando los reportes con Visual Basic.

d) En la ventana aparece un pequeño icono de un reporte al cual puedes cambiarle

el nombre fácilmente seleccionándolo y modificando su propiedad (Name) por otro
como Reportes, etc.

e) Más abajo se puede ver otro objeto, un cilindro -el cual representa a la base de
datos- con una clavija eléctrica llamado Connection1 al cual también puedes
cambiarle el nombre modificando su propiedad (Name) por otro como Alumnos,
Maestros, etc.

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f ) Ahora haz clic con el botón derecho del ratón sobre la Connection1 (ahora
llamada Alumnos) y haz clic en Propiedades...

g) Y aparecerá la caja Propiedades de vínculo de datos, haz clic en la opción Conexión

Conexión.

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11. Data Environmet y Visual Basic. Reportes (1/2)

[ http://www.mailxmail.com/curso-access-visual-basic/data-environmet-visual-basic-reportes-1-2 ]

Nota: Continuamos creando los reportes con Visual Basic.

h) Haz clic en: Usar la cadena de conexión y haz clic en Generar...

i) Y aparecerá la caja Seleccionar origen de datos, haz clic en la opción Origen de datos
de equipo.

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j) Selecciona el tipo de base de datos en donde se creó la base de datos, en nuestro caso MS
Access Database y haz doble clic ahí.

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12. Data Environmet y Visual Basic. Reportes (2/2)

[ http://www.mailxmail.com/curso-access-visual-basic/data-environmet-visual-basic-reportes-2-2 ]

Nota: Continuamos creando los reportes con Visual Basic.

k ) Y aparecerá la caja Conexión, haz clic en el botón Base de datos...

l) Y aparecerá la caja Seleccionar base de datos, localiza la carpeta o unidad de disco en

donde se halla tu base de datos, selecciónala y haz clic en Aceptar.

m ) Enseguida se vuelve a mostrar la caja Conexión, haz clic nuevamente en Aceptar.

n) Y se mostrará la caja Propiedades de vínculo de datos, mostrando en la caja de texto

Cadena de conexión bajo la opción. Usar la cadena de conexión la ruta de la base de
datos que hemos conectado, para finalizar la conexión haz clic en Aceptar.

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o) Y volveremos al Entorno de Datos.

Ya creamos la conexión de los reportes con la base de datos, ahora vamos a crear un
comando para el reporte.

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13. Comando. Cómo crearlo

[ http://www.mailxmail.com/curso-access-visual-basic/comando-como-crearlo]

Creando un comando

a) Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la conexión (Alumnos) que creamos
previamente y haz clic en Agregar comando.

b) Y enseguida aparecerá un objeto llamado Command1, al cual le puedes cambiar

su nombre modificando su propiedad (Name).

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c) Para motivos de identificación llamaremos el Command1 Repalumnos, ya que nos

será útil para identificar el reporte de alumnos.

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14. Propiedades del reporte

[ http://www.mailxmail.com/curso-access-visual-basic/propiedades-reporte]

Creando las propiedades del reporte

a) Haz clic con el botón derecho del ratón sobre el comando -ahora llamado
Repalumnos- y haz clic en Propiedades... y aparecerá la caja Propiedades de
Reporte, ahí podemos ver el Nombre de comando (Command1) el cual es
Repalumnos y el nombre de la Conexión que es Alumnos.

b) En la sección Origen de datos, Objeto de la base de datos, haz clic en la

flechita que se halla en la caja de combo y selecciona la opción Tabla.

c) Haz clic en la flecha de la caja de combo Nombre de objeto y selecciona el

nombre de la tabla (alumnos) que nos servirá de origen de datos para crear el
reporte.

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d) Ahora sólo haz clic en Aceptar.

e) Y se mostrará un pequeño cuadro con un signo de más en su interior, al lado

izquierdo del comando Repalumnos, haz clic ahí y podrás ver los campos de la tabla Alumnos
Alumnos que seleccionaste previamente, todo indica que nuestra conexión se
realizó exitosamente.

Ya puedes cerrar el Entorno de Datos (Data Environment) para crear ahora la

estructura del reporte.

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15. Estructura del reporte

[ http://www.mailxmail.com/curso-access-visual-basic/estructura-reporte ]

Creando la estructura del reporte

a) En Visual Basic haz clic en el botón Proyecto de la barra de herramientas y haz

clic en Agregar Data Report y se mostrará la caja DataReport1, la caja de
herramientas y la caja de propiedades correspondientes para trabajar en el DataReport.
DataReport.

Nota: En caso de que no se halle disponible la opción Agregar Data Report en el

menú Proyecto, hay que activarla desde Proyecto, Componentes, Diseñadores y
hacer clic en Data Report y otro clic en Aceptar.

a) Hay varias maneras de elaborar la estructura del reporte, vamos a emplear una
muy sencilla, haz clic en la herramienta RptLabel y dibuja una etiqueta en
Encabezado de informe (Sección4) y modifica su propiedad Caption con el título
que tendrá el reporte.

Nota: puedes ajustar la altura de las diferentes secciones del Data Report mediante
colocar el apuntador del ratón en el limite inferior de cada sección, presionar el
botón izquierdo del ratón y sencillamente moverlo hacia arriba o hacia abajo según
sea el caso.

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b) Ahora haz clic en RptLabel y coloca etiquetas con los títulos de los encabezados
de la tabla en Encabezado de página (Sección2) modificando sus propiedades
Caption, Font, ForeColor, etc. a tu gusto.
c) Ahora haz clic en RptTextBox y coloca cajas de texto en Detalle (Sección1).
d) Al terminar de colocar las cajas de texto que muestran el texto: No enlazado, haz
clic en cualquier parte vacía del DataReport y haz clic en la cajita gris situada bajo el
icono de la barra de titulo del Data Report, para mostrar las propiedades del DataReport
DataReport.
e) Haz clic en la propiedad DataSource y selecciona el DataEnvironment1 que
previamente llamamos reportes, y en la propiedad DataMember selecciona el
Command1 que llamamos Repalumnos.

Nota: Podemos crear varios reportes -si hay varias tablas- en el mismo Data
Environment.

f ) Ahora selecciona la primera caja de texto y haz clic en la cajita gris situada bajo el
icono de la barra de titulo del Data Report, para mostrar las propiedades de la caja
de texto (RptTextBox), y modifica sus propiedades como sigue: DataMember: el
nombre del reporte (Repalumnos) y en DataField: selecciona el campo que
corresponda de la tabla y repite los pasos para cada caja de texto para que se vea
más o menos así.

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16. Menú de reportes

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Creando el menú de Reportes

Vamos a volver al formulario en donde creamos el menú

a) Haz clic con el botón derecho del ratón en el formulario y haz clic en Editor de
menús...
b) Crea el menú Reportes con la opción Alumnos.

c) Para que se vea así.

Conectando el menú con el reporte

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Ahora vamos a conectar la opción del menú Reportes con el reporte que creamos
previamente

a) Haz clic en Reportes, Alumnos y escribe el siguiente código:

Private Sub reportedealumnos_Click()
DataReport1.Show
End Sub
b) Ejecuta el programa y haz clic en la opción para ver el reporte y se mostrará el
reporte que creaste.

NOTA: Con este capítulo hemos llegado al final del curso.

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