Capacitacion Servicio Al Cliente

1.
FUNDAMENTOS DE SERVICIO AL CLIENTE

El cliente es el activo más valioso que posee una organización. Es necesario que
las empresas lo traten como tal y estén pendientes de su forma de pensar y de su
forma de percibir la organización.
Un cliente es quien accede a un producto o servicio por medio de una transacción
financiera (dinero) u otro medio de pago. Quien compra es el comprador y quien
consume es el consumidor. Normalmente, cliente, comprador y consumidor son la
misma persona.
 Un cliente es la persona más importante en cualquier negocio
Un cliente no depende de nosotros. Nosotros dependemos de él
Un cliente no es una interrupción de nuestro trabajo. Es un objetivo.
Un cliente nos hace un favor cuando llega. No le estamos haciendo un favor
atendiéndolo
Un cliente es una parte esencial de nuestro negocio; no es ningún extraño
Un cliente no es sólo dinero en la registradora. Es un ser humano con
sentimientos y merece un tratamiento respetuoso.
Un cliente merece la atención más comedida que podamos darle. Es el alma de
todo negocio.
1.2.1. DIFERENCIA ENTRE ATENCIÓN AL CLIENTE Y SERVICIO AL CLIENTE
La atención al cliente se refiere al trato que le damos al cliente cuando
interactuamos con él. El servicio al cliente es la articulación sistemática y
armoniosa de los procesos y acciones que buscan lograr la satisfacción del
cliente. El servicio es más que amabilidad y gentileza, es disposición a servir con
efectividad
Si queremos hablar de un "Servicio al cliente de calidad” estos dos conceptos:
“atención y servicio”, deben formar una relación indisoluble que los vuelve uno
solo. Para brindar excelente atención es necesario que, quienes entren en
contacto con el cliente, pongan en práctica una serie de habilidades personales
basadas en la comunicación, la empatía y la asertividad. Y para complementarlo
con un excelente servicio, es indispensable una visión sistémica de la
organización y del servicio como tal. Todos los trabajadores de la organización,
que de alguna u otra manera participan en la generación de los productos y
servicios, deben poner en práctica habilidades técnicas como el conocimiento de
los productos, servicios, procesos, programación, trabajo en equipo y entorno de
trabajo.

1.5. EL MAL SERVICIO Y SUS COSTOS
Es ampliamente reconocido en muchas compañías, que cuesta 10 veces más,
lograr un cliente nuevo y 20 veces más recuperar uno perdido, que sostener los
clientes actuales. Esto es porque a los clientes actuales es cada vez menos
necesario dar a conocer los beneficios de la compañía y sus productos pues el
cliente actual ya los conoce y los aprecia.
1.5.1. ACTITUDES QUE DETERMINAN EL MAL SERVICIO

un cliente se pierde por
el 68% indiferencia ,negligencia,abuso,olvido y falta de preparacion tecnica,el 1%
porque se mueren,el 3% cambio de domicio,9%precios bajos de la
competencia,19% POR MALA CALIDAD DE LOS PRODUCTOS.
2.3. MANEJO DE QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

“un cliente que se queja es un cliente que nos está dando la oportunidad de
subsanar los errores para seguir comprándonos. Se debe considerar que la
reclamación es una nueva oportunidad” (p.202). Este concepto deja en claro la
necesidad de visualizar soluciones en donde, en apariencia, existen problemas.
Lamentablemente, son pocos los que asumen la atención cuidadosa de las
reclamaciones del cliente bajo esta óptica. Cada queja nos da la posibilidad de
identificar algo susceptible de mejorar. John Hallward manifestó que: “Para el
consumidor, la decisión de compra de una marca en perjuicio de otra se basa en
lo que le aporta a nivel personal y emocional. La solución pasa por centrarse en el
consumidor y en sus emociones, valores personales y factores de motivación
personal” Es por ello que toda empresa debe contar con un procedimiento para
atender de manera efectiva las quejas y reclamos de los clientes, considerando los
siguientes factores como principios básicos que deben ser aplicados en todo
momento:
Saber escuchar:
Saber disculparse:
Saber preguntar y repreguntar:
Saber alinearse con el cliente:
Saber personalizar
2.3.1. SINGULARIZACIÓN DE LOS CLIENTES Si uno es verdaderamente serio
en hacer que el negocio se oriente al cliente, no solamente responde a las quejas
de los clientes sino que las singulariza. Cada queja representa una oportunidad de
hacerlo mejor. Nuestra experiencia ha demostrado que hay varios tipos de clientes
y que cada uno se motiva con diferentes valores, actitudes y creencias. Cuando
ellos se quejan, sus comportamientos reflejan estos componentes. Toda la gente
que ofrece un servicio debe saber la forma de oír las quejas cuidadosamente y
responderlas de manera personalizada teniendo en cuenta que vienen de
diferentes tipos de clientes, como los descritos a continuación:  El cliente sumiso:
Este tipo de personas es tímido, reticente y opuesto a quejarse. En virtud de que
puede sentirse intimidado por pensar en quejarse, generalmente sufre en silencio.
Estos clientes constituyen aquel grupo que no nos da la oportunidad para hacer
las cosas bien, sino que tranquilamente se va hacia la competencia. Para abordar
este cliente debemos ser muy insistentes y persuasivos para lograr información de
los inconvenientes que ha tenido con el servicio y/o producto
El cliente agresivo: Este tipo se queja fácilmente, con frecuencia en voz alta y
por largo tiempo. Si bien es difícil tratar con él, por lo menos no SERVICIO AL
CLIENTE tenemos que adivinar qué fue lo que salió mal desde el punto de vista
del cliente. Lo peligroso con estos clientes es que el empleado que lo atienda
puede perder la cordura y trenzarse en un combate con él, lo mejor con ellos es
permitirles desahogarse sin contradecirlo pero tampoco dándole razón si no la
tiene
El cliente abusivo: Hay una pequeña minoría de clientes cuya misión en la

vida es violentar nuestros negocios. Ellos son los que ponen en tela de juicio las
garantías de los productos en inventar malos tratamientos por parte de los
empleados. Su meta es tanto hacer que se resuelva su queja como también
“ganar” para obtener algo a lo que no tiene derecho. Algo que va más allá de los
límites de una compensación adecuada y sensata por un producto que falló o un
servicio no satisfactorio. En estos casos podría ser mejor aceptar el hecho de que
cuando nos convertimos en una organización orientada hacia el cliente, nos
volvemos más vulnerables a este tipo de clientes
El cliente quejumbroso crónico: Estos nunca están satisfechos, siempre

hay algo malo con el producto o servicio que han recibido. Su misión en la vida es
quejarse. A pesar de todo esto, ellos también son clientes, no se pueden
desechar, por frustrante que sea su trato. Con el quejumbroso parece que todos
los esfuerzos por solucionar los reclamos son inútiles. Con ellos hay que armarse
de gran paciencia y tratar de resolver la inquietud con la mejor de las simpatías.
2.6. VALORES QUE MEJORAN EL SERVICIO AL CLIENTE
COMUNICACIÓN ASERTIVA
La comunicación entre los miembros de la organización, y entre la organización y
sus clientes se debe caracterizar por
Tener un control eficaz de las emociones.
Ser directa
Tener un manejo eficiente del lenguaje.
Tener capacidad de escucha.
Plantearse siempre en honor a la verdad.
Permitir la construcción de relaciones constructivas
2.6.4. EL TRABAJO EN EQUIPO

“Los prestadores de servicio deben poseer la capacidad y el deseo de ofrecer el
servicio que el cliente espera. El trabajo en equipo sirve para mejorar, tanto la
capacidad como el deseo de servir. Ofrecer un servicio de calidad es una labor de
equipo…. El trabajo en equipo estimula a los empleados a comunicarse
directamente, a sentir empatía mutua y a ayudarse unos a otros, a discutir
constructivamente los diferentes puntos de vista a fin de resolver los problemas
efectivamente, a realizarse personalmente en su trabajo, a tener confianza en sí
mismos, y a sentirse valiosos como personas”.
Un objetivo claro a lograr por parte del equipo.
Una estrategia definida de cómo se realizara la labor
Un líder que logre optimizar los resultados del equipo y que en lo posible sea
elegido por el mismo equipo de trabajo
Una planeación definida y un programa determinado el cual se siga con la
coordinación del líder
os miembros del equipo deben tener las competencias y habilidades, en lo posible
multidisciplinarias y complementarias. No son productivos lo equipos de trabajo de
un misma línea o de similares características.
s importante tener claro que en el trabajo en equipo la responsabilidad es
compartida.
e debe generar un ambiente armónico de trabajo, regido por una comunicación
abierta, participativa y asertiva, siempre con las metas a lograr como base del
desempeño del equipo.

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