Conceptualización y Normativa Archivística para la

Organización Documental.
INTRODUCCIÓN

El presente material de estudio enfoca su propuesta de desarrollo temático hacia

los conocimientos requeridos dentro del campo de la archivística, específicamente
al estudio de su origen y evolución, a las cualidades que debe tener un archivo, a
su vigencia e importancia y a las cualidades que debe tener un archivista.

Tanto las empresas como las personas conocen que toda actividad o trámite
genera un documento, siendo importante, entonces, comprender las ventajas
de implementar un sistema de organización documental a través del archivo; los
primeros pasos en tal dirección, apuntan al conocimiento de su evolución histórica
y sus ventajas como instrumento de consulta y comprensión de la situación real
que se vivencia; igualmente, toda organización debe poner especial interés en la
elección del archivista, dadas las específicas condiciones de acción metódica y de
responsabilidad que exige tan importante labor.

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Aprendizaje
CONTENIDO

INTRODUCCIÓN. .........................................................................................
2

MAPA .........................................................................................................
4

1. HISTORIA Y EVOLUCIÓN DE LOS ARCHIVOS. .............................. ...........5

1.1 Concepto de
Archivo ............................................................................ 6

1.2 Importancia de los

archivos. ................................................................ 6

2. CLASES DE ARCHIVO ......................................................................... 6

2.1 Según la Organización..................................................................

6

2.2 Según su Uso .............................................................................

7

2.3 Según su Naturaleza. .................................................................

7

2.4 Según su Ciclo Vital. ..................................................................

8

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Organización Documental.
3. CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS .......................................................... 8

4. CUALIDADES DEL

ARCHIVISTA. ........................................................... 9

5. CATEGORIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS ....................................................10

6. ELEMENTOS DE
ARCHIVO ........................................................................ .12

GLOSARIO ................................................................................................ .
17

BIBLIOGRAFÍA. ................................................................................. .18

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1. HISTORIA Y EVOLUCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la

escritura, suceso que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de
instituciones. El manejo de la información, entonces, tiene su punto de partida
desde el comienzo de la historia de la humanidad. Desde tiempos muy remotos
fue tanta la información que se logró reunir, que es posible que haya dado origen
a la primera agrupación de escritos bien organizados, los que se convirtieron en
instrumento de control de las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores.

Entre las culturas que más aportaron a este

surgimiento documental, se encuentran:

• Los egipcios, ya que estos reflejaban en los templos

del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina. Esto
también ocurría en China e India.
• Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por
escrito testamentos y otros documentos, en
vestigios en madera y mármol.
• Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus
escritos en pieles, en madera y mármol con
implementos metálicos, y en tablillas de arcilla
blanda para dejar escrituras con instrumentos en
forma de cuña.
A partir de dichas culturas se da inicio a la evolución
del archivo. Se tiene registro en los siglos XII y XIII de
los primeros indicios de documentación con
carácter financiero. Hacia el siglo XIV se
encuentran archivos bien estructurados y
cumpliendo con algunos de los
requerimientos que rigen en la actualidad,
como por ejemplo su seguridad. Como
muestra de ello, se puede referenciar al
archivo de la corona Real, el cual acude a
otra clase de soportes documentales como
planos, mapas y otros hallazgos importantes
cronológicamente hablando.

Hacia el siglo XV y XVI se identifica a España,

en cabeza de Carlos I, como centro pionero

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de los archivos. Hacia los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación más
detallada acerca de los archivos, en cuanto a su importancia y a la diferenciación
de su carácter general y administrativo. Pero es realmente en el siglo XIX, al
inicio de la revolución francesa, cuando se toma conciencia de la funcionalidad de
los archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos nacionales,
así como, la necesidad de estudiar como archivista. Este reconocimiento es
otorgado por Napoleón, quien pretendió unificar los archivos de los países
europeos en París.

Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se

apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado
que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes
documentales. Es así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el
manejo archivístico.

1.1 Concepto de archivo

Conjunto de documentos, sea cual fuere

su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona natural o
entidad pública o privada, en el transcurso de su
gestión.
1.2 Importancia de los archivos.

Los archivos son importantes para las

entidades, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la
toma de decisiones, debido a que la
información contenida sirve de testimonio
para los trámites que pueda requerir la
empresa.

2. CLASES DE ARCHIVO

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las

etapas es decir, archivo de gestión, central o histórico.

2.1 Según la Organización

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• Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la
documentación de la organización.

• Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la

organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.

• Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de información

lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
• Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo se
maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo
descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.

2.2 Según su Uso

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de

las etapas documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización:

• Archivo activo: compuesto por documentos del

año actual o años anteriores, que se
encuentren en proceso de tramitación, como:
historias laborales, resoluciones, contratos y
demás documentos que se encuentren en el
proceso de consulta. Por tanto, es el que
satisface las necesidades de conservación y
consulta permanente.
• Archivo semiactivo: son los
documentos que varían en su periodo
de conservación y su consulta es
menor.
• Archivo inactivo: son los documentos
con una durabilidad perpetua en el
periodo de conservación, de acuerdo
con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.

2.3 Según su Naturaleza:

Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo:

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• Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.
• Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor
histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
• Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurídicas

2.4 Según su Cicloecono Vital

• Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra

depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
• Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.
• Archivo histórico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservación permanente.

Transferencias
Primarias

Transferencia
Secundaria

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Archivo de Archivo Archivo
Gestión Central Histórico

3. CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la
organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de
competitividad al contar con herramientas sustentables de la información
generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional.

Son características de los documentos que componen un archivo:

Económicos

Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las

búsquedas de documentación.

Simples

Identifica el contenido de la información de

manera sencilla.

Funcionales

Permiten la operación de archivar y consultar los

documentos de manera eficiente.

Exactos

La clasificación debe ser precisa en el momento de

archivar para evitar equivocaciones.

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Técnicos

Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar

equivocadamente al personal técnico de archivo.

4. CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

En la actualidad, y como consecuencia de la sociedad

globalizada que es afectada por los grandes avances
en las nuevas tecnologías de la información y la
comunicación, se reconoce el factor económico que
aporta la era de la información y el conocimiento. Esto
trae como consecuencia el surgimiento de nuevos
valores agregados para el profesional en archivística,
exigiéndole una preparación continua
en procesos y procedimientos basados en herramienta
e instrumentos informáticos en los cuales se apoya la
ciencia documental hoy día.

Las características esenciales que deben acompañar la

acción eficaz del archivista, se resume en los
siguientes aspectos.

Orden

Es el método que se utiliza para organizar los elementos y documentos,

permitiendo ejercer un control y ubicación de los mismos.

Responsabilidad

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Es una tarea de dedicación y actualización.

Prontitud

Cuando se soliciten los archivos se deben encontrar inmediatamente —disponibilidad

inmediata de archivos—.

Cordialidad

El funcionario responsable del archivo debe generar buena disposición en el

momento de dar información en la búsqueda y suministro de los documentos.

Sigilo Profesional

Las personas que desarrollen funciones administrativas, secretariales o

archivísticas, deben ser reservadas en el manejo de la información por el grado
de confidencialidad que esta requiere.

Concentración

La ejecución de las actividades de archivo se debe realizar minuciosamente para evitar

errores, que no permiten lograr su funcionalidad.

5. CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se

administra, tal y como lo especifica el Archivo General de la Nación, en el
artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia.

Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de competencias se

clasifican en:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo

a la pertinencia pública de cada una de sus entidades:

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• Archivo general del departamento.
• Archivo general del municipio.
• Archivo general del distrito.

Territorialidad

Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde

el punto de vista territorial, se clasifican en:

• Archivos de entidades del orden nacional.

• Archivos de entidades del orden departamental.
• Archivos de entidades del orden distrital.
• Archivos de entidades del orden metropolitano.
• Archivos de entidades del orden municipal.
• Archivos de entidades del orden local.
• Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
• Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.

Organización del Estado

Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos

desde el punto de vista de la organización del estado, se clasifican en:

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• Archivos de la rama ejecutiva.
• Archivos de la rama legislativa.
• Archivos de la rama judicial.
• Archivos de los organismos de orden de control.
• Archivos de los organismos autónomos.

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6. ELEMENTOS DE ARCHIVO

Archivadores

Muebles que facilitan la ubicación, búsqueda y consulta de información. Entre

ellos se encuentran los siguientes.

Archivador vertical

Se colocan junto al escritorio en oficinas

pequeñas para conservación y facilitar la
consulta de los documentos
correspondientes al archivo de gestión.
Tiene de una a
cinco gavetas.

Archivador horizontal

Facilita clasificar los documentos de forma horizontal

pero se encuentra generalmente cerrado. Las carpetas que se utilizan se
denominan carpetas colgantes.

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Folderama

Facilita la conservación de los documentos en carpetas con guía lateral. Se

utilizan en las organizaciones para guardar las historias laborales.

Archivador giratorio

Este archivador está constituido por hileras circulares. Además están equipados
con teléfonos para que los responsables del área de trabajo suministren la
información requerida.
Archivador mecánico

Es un mueble dinámico, en el cual se

acopia gran cantidad de documentos de
acuerdo a la clasificación interna de la
organización. Debido a su condición física
permite de una manera práctica la
búsqueda y manipulación de la información
contenida en los documentos.

Archivador electrónico

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Es una herramienta de tipo ofimática que sirve para recopilar la información de
una manera ordenada utilizando dispositivos ópticos, para su localización y
enlace en las debidas carpetas.

Estantes

Es una estructura metálica o de manera horizontal que tiene

como propósito de garantizar la conservación de la
información de los documentos.

Es un conjunto de estanterías metálicas agrupadas

con ruedas, que
implementa un
sistema versátil de
almacenamiento
hermético de los
documentos para
mayor
accesibilidad y
conservación de la
información.

Archivador rodante

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Gancho Seco o en relieve

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Es una pieza metálica compuesta por grabados. Su

función es marcar los documentos e identificar y
protegerlos de las falsificaciones.
Reloj Radicador

El reloj radicador es utilizado en la unidad de

correspondencia, para la recepción de las
comunicaciones, facilitando y agilizando
la radicación. La organización documental
precisa de un control que permita comprobar el
recibo y trámite de documentos generados por la
organización, o que han sido allegados a esta;
evitando la evasión de responsabilidades por parte
de las personas encargadas del recibo y despacho
de documentos.

Gancho legajador plástico

Es un gancho plástico que permite fijar los

documentos que se encuentran contenidos en un
legajo manteniendo su conservación y evitando
deterioro por oxidación.

Legajos

Son dos tapas de cartulina con gancho

legajador, para asegurar los documentos,
preferiblemente en materia desacidificada,
para evitar el deterioro de los documentos.

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Cajas de Archivo

Estas cajas son prácticas para organizar en estanterías. Los documentos reposan
en ellas y sus cierres son laterales. Su registro en ellas facilita la búsqueda de la
información, además de la protección y conservación interna.

Papelería

Los papeles más usados para la documentación son:

⚫ Tamaño Carta: empleado regularmente para las comunicaciones internas y

externas de la organización (clientes, proveedores).
⚫ Tamaño Oficio: empleado normalmente por su capacidad para la realización
de documentos de carácter jurídico (acuerdos, contratos, resoluciones).
⚫ Bond de 75 gr: generalmente empleado para fotocopias.

Instrumentos de medición en los archivos

Los siguientes aparatos son empleados para garantizar la calidad y conservación

en los documentos y demás soportes documentales que reposan en los archivos.
Termómetro

Busca identificar la temperatura ambiente y las

condiciones climáticas de las operaciones en el
recinto.

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Higroscopio o Higrómetro

Estos aparatos miden tanto la temperatura como la humedad, al mismo

tiempo. En la actualidad son sofisticadas máquinas prácticas de tipo digital.
GLOSARIO

Archivo: conjunto de documentos generados como producto de una gestión, por

lo general institucional. Una vez cumplido su trámite se deben conservar.

Archivo de Gestión: comprende toda la documentación que es sometida a

continua utilización y consulta administrativa, por las oficinas productoras u otras
que la soliciten.

Archivo Central o Intermedio: se agrupan documentos transferidos por los

distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan
frecuente pero que siguen teniendo vigencia.

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Archivo Histórico: es aquel al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservación permanente.

Backup: una copia de seguridad o copia de respaldo. En tecnologías de la

información e informática es una copia de los datos originales que se realiza, con
el fin de disponer de un medio de recuperación en caso de su pérdida.

Legajo: son dos tapas de cartulina con gancho legajador, en donde se aseguran
los documentos de un mismo tema.

Usuario: personas que van en busca de una información que requieren. Los
encontramos internos y externos.
BIBLIOGRAFÍA

ARCHIVO GENEREAL DE LA NACIÓN - COLOMBIA. (30 de Octubre de 2001).

ACUERDO 060 - PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS
PRIVADS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS. Recuperado el 28 de
Septiembre de 2016.

DocSlide. (s.f.). La Administración: El Origen de la Administración. Las

Organizaciones. Recuperado el 28 de Septiembre de 2016.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (2016). Banco Terminológico. Recuperado el

12 de Octubre de 2016.

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