Auditoria de Efectivo en caja y bancos 

Concepto

CUENTA GENERAL DE EFECTIVO: Es la cuenta bancaria en la mayoría de

las organizaciones a través de depósitos y desembolsos para todas las demás cuentas de
bancos se suelen efectuar a través de la cuenta general.

Se entiende por efectivo los activos representados por moneda de curso corriente, de los
que se puede disponer en cualquier momento, ya sea porque se tienen físicamente (saldo
en caja), o porque se encuentran depositados en una institución de crédito contra la que
se puede girar por medio de cheques (saldo en bancos).

 Los movimientos más importantes  de estas cuentas son por entradas de dinero o
depósitos (cargos) y por salidas o cheques expedidos (créditos). Su saldo representa la
cantidad de pesos y centavos de que se dispone y se presenta en el balance general al
principio del activo circulante.

 La cuenta de Efectivo en Caja y bancos puede incluir "monedas extranjeras y metales
preciosos amonedados, los cuales se deberán valuar a la cotización aplicable a la fecha
de los estados financieros" (Boletín C-1, párrafo 4). Cabe advertir que en una empresa sin
operaciones internacionales, normalmente  estos valores carecen de importancia.

Objetivos 
1. Existencia física. Verificar que en realidad existe dinero por el saldo que muestra la
cuenta. 

2. Disponibilidad.  Cerciorarse de que no existen restricciones  que impidan hacer uso

libre de los efectivos (por ejemplo, en el caso de fondos creados para pensiones, ahorro
de los trabajadores, etcétera).

 3. Valuación. En el caso de existencias en monedas extranjeras, verificar que éstas sean
valuadas al tipo de cambio de mercado, vigente en la fecha de cierre. 

Control interno

Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de los efectivos, cuyo
cumplimiento  debe vigilarse, son:

 
a) Separación de labores. Las personas que manejan efectivos, expiden cheques, operan
auxiliares y registros, y efectúan conciliaciones deben ser diferentes.

 
b) Fianzas. El personal que maneja los fondos y las cuentas bancarias debe estar
afianzado para garantizar su manejo.
 
c) Fondos fijos. Deben establecerse para canalizar a través de ellos los movimientos
menores. 

d) Firmas mancomunadas.  En el caso de las cuentas bancarias, los cheques deben

expedirse al menos con dos firmas (y siempre nominativos).

 
e) Firmas autorizadas. Las firmas autorizadas para expedir cheques deben ser
designadas por el Consejo de Administración  o la Dirección.

 
f) Límites de pago. En las firmas autorizadas para hacer pagos debe existir un límite, que
al excederse requiera autorización superior.

g) Depósitos diarios. Las cobranzas y otros ingresos deben depositarse, a más tardar, al
día siguiente.

h) Arqueos periódicos y conciliaciones regulares. Los fondos fijos deben recontarse

periódicamente,  cuidando aspectos legales e internos de los comprobantes;  las cuentas
bancarias deben conciliarse regularmente y las partidas de conciliación aclararse
plenamente. 
Estos trabajos deben hacerse, por supuesto, por personas diferentes de quienes manejan
los fondos.

 
Al llevar a cabo un arqueo, deben tenerse en cuenta las siguientes
recomendaciones:

 
a) Cuando existan varios fondos u otra clase de valores de fácil realización (incluso las
cobranzas del día) conviene establecer un control simultáneo de todos ellos, ya sea
arqueándolos  al mismo tiempo o suspendiendo sucesivamente las operaciones de los
que se vayan revisando.

 
b) En todos los casos debe solicitarse la presencia de un funcionario que ratifique la
actuación del auditor y atienda las aclaraciones o las dudas que surjan durante el arqueo.

 
c) Debe conocerse el importe a arquear que muestran los registros para compararlo con
lo contado y pedir aclaraciones en el momento mismo del arqueo, cuando sean
necesarias. 
d) Al concluir el arqueo, debe exigirse la firma al responsable del fondo para que quede
constancia plena de que la cantidad contada le fue devuelta a su entera conformidad.

 
Por lo general, los fondos incluyen vales, recibos, facturas y otros comprobantes de
erogaciones realizadas pendientes de reembolso y que, por lo mismo, se consideran parte
del fondo. En estos casos el auditor debe tener cuidado de cerciorarse de la autenticidad
de dichos comprobantes vigilando: que sean de fecha reciente; que estén debidamente
autorizados para su pago; que sean por importes razonables al fondo y que su pago esté
definido en los objetivos del fondo relativo (es decir, que el fondo se haya creado para
hacer esos pagos). En estricta teoría, un fondo de efectivo sólo debe estar constituido por
dinero, por ello se debe vigilar que todos estos comprobantes  queden debidamente
reembolsados al cierre del ejercicio que se examina, en caso contrario deberá proponerse
el ajuste de auditoría! relativo para mostrar como efectivo en caja y bancos sólo aquello
que sea realmente efectivo. 

AUDITORIA DE CAJA Y BANCOS

Auditoria de caja y bancos es determinar con un cierto grado de seguridad que las
operaciones al contado y los saldos de bancos son adecuados y válidos, el auditor debe
obtener la evidencia suficiente como para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y
como aparecen en el balance de situación, reflejan debidamente todas las partidas de
efectivo y equivalentes en efectivo disponibles, en curso, o en depósito, con terceros, y
que los saldos de caja y bancos reflejan una división correcta entre cobros y
desembolsos.

La auditoría de Caja y Bancos, es el examen de los cobros y desembolsos (operaciones

en efectivo) y del efectivo disponible y en depósito (saldos de caja y bancos, esto con el
propósito de verificación de las operaciones en efectivo y los saldos de caja y Banco
resultantes enfocando hacia una organización comercial cuyos ingresos provienen de las
ventas, pero también se puede aplicar a cualquier tipo de empresa

El área de caja y bancos se define como el rubro presentado en los estados financieros,
en representación del efectivo con que cuenta una empresa así como sus depósitos
monetarios o a la vista, que puedan ser utilizados sin ninguna restricción”. De acuerdo a
las Normas Internacionales de Contabilidad, el efectivo debe presentarse en el “Balance
de Situación General”, específicamente clasificado en los Activos Corrientes; dicha
clasificación atiende al criterio genérico del grado de liquidez de cada cuenta, ya que es
evidente que el efectivo es el medio inmediato de pago con que cuenta la empresa. En su
calidad de activo, el efectivo es un recurso controlado por la empresa como resultado de
sucesos pasados, del cual ésta espera obtener en el futuro beneficios económicos.

Dichos beneficios incorporados a un activo, consisten en el potencial del mismo para

contribuir directa o indirectamente a los flujos de efectivo. En el caso específico del área
de caja y bancos, es evidente que su función primordial es generar más efectivo a través
de su correcta administración. Generalmente puede observarse en la contabilidad de
muchas empresas, que el rubro de caja y bancos es utilizado para integrar varias cuentas,
dentro de las cuales se encuentran:

Caja General

Caja Chica

Depósitos Bancarios

El rubro de caja y bancos es de mucha importancia para la empresa, tanto en sus

transacciones diarias como en la presentación final de los estados financieros; dicha
importancia obedece a diversas razones, entre las que se pueden mencionar:

El área de caja y bancos está involucrada en la mayoría de operaciones y transacciones

que realiza la empresa, ya sea en las de operación, inversión o financiamiento:

a. Compras

b. Pago a proveedores

c. Pago de préstamos o hipotecas

d. Pago a empleados

e. Distribución de utilidades

f. Ventas

g. Cobros a clientes o deudores, etc.

En último término, puede decirse que todas las operaciones de la empresa se reflejan
precisamente en el rubro de caja y bancos, ya que todo el ciclo de operaciones finalmente
tiene que traducirse en cobro de derechos por servicios o bienes y en pago a terceras
personas o a socios. La disponibilidad de efectivo inmediato es el factor prioritario para
establecer la liquidez de la empresa: Las decisiones económicas que toman los usuarios
de los estados financieros, requieren una evaluación de la capacidad que la empresa
tiene de generar efectivo para la misma, así como la proyección temporal y la certeza de
tal generación de liquidez. Es esta capacidad la que determina la posibilidad que tiene la
empresa para pagar a sus empleados y proveedores, satisfacer los pagos de intereses,
rembolsar los préstamos y proceder a distribuir ganancias a los propietarios.

El efectivo por sí mismo, rinde un servicio a la empresa en cuanto a la posibilidad de

obtener mediante su utilización, otros recursos:

a. Utilizado aisladamente, o en combinación con otros activos, en la producción de bienes

y servicios que serán vendidos por la empresa.

b. Intercambiado por otros activos.

c. Utilizado para satisfacer un pasivo.

d. Distribuido a los propietarios de la empresa.

Atendiendo a la importancia ya definida que tiene el área de caja y bancos en la

información financiera de la empresa, se debe tomar en cuenta que para llevar a cabo su
revisión con base en procedimientos de auditoria, es necesario planificar el trabajo a
realizar, lo cual significa que deben decidirse previamente cuáles son los procedimientos
de auditoria que se van a emplear, cuál es la extensión que va a darse a los mismos, en
qué oportunidad o momento se van a realizar y cuáles son los papeles de trabajo en que
van a registrarse los resultados. Lo anterior se define en base a los principales riesgos
identificados por el auditor, así como los objetivos que se desean alcanzar con la
realización de la auditoria. 

Normas de Información Financiera

Valuación. Los activos deben registrarse al precio efectivamente pagado por ellos. 
Tratándose de los saldos en la moneda de curso corriente (nacional), misma en que se
formulan los estados financieros, éstos deberán quedar valuados a su valor nominal,
mientras que tratándose de los saldos en monedas extranjeras y metales preciosos
amonedados, éstos deberán quedar valuados al tipo de cambio de mercado, en vigor a la
fecha de los estados financieros.

FONDO FIJO DE CAJA CHICA:

Es un fondo disponible en efectivo que se emplea para compras de paca cuantía, dichos
gastos se pagan al contado, normalmente este fondo tiene una cantidad ya establecida
que es reembolsable periódicamente.

El arqueo de Caja

Se tiene que verificar el los fondos para comprobar la autenticidad del saldo de caja, el
mismo que debe estar firmado por el responsable de la caja y el auditor que controla el
arqueo.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

COBROS: Deben verificarse los descuentos por pronto pago, rebajas, ventas al contado,
(como los registros de ventas, entregas, envíos o registros puntuales de inventario) y
compararlos posteriormente con los registros de cobros. Debe verificarse la preparación
de registros finales de cobros efectuando un seguimiento de las cantidades de los
registros iníciales hasta los finales. También verificar las sumas y anotaciones de los
asientos correspondientes a los cobros.

DESEMBOLSOS: Se deben verificar los asientos en los registros iníciales de

desembolsos comparando las cantidades y otros detalles pertinentes con los cheques
pagados y comprobando si tales cheques presentan rasgos inusuales, como librados
múltiples, alteraciones, firmas no autorizadas o endosados cuestionables (especialmente
aquellos que no hayan sido endosados directamente para su depósito en un banco).

SALDOS DE CAJA Y BANCOS

La auditoría sobre saldos de caja y bancos incluye cuestiones como que tipo de fondos se
han de auditar y cuando, así como de qué forma se ha de hacer. Los saldos de caja y
bancos suelen incluir un número de fondos de explotación, y a veces cuentas en bancos
con saldos registrados relativamente pequeños.

Los procedimientos de contabilidad y auditoría difieren entre las compañías e industrias,

pero los procedimientos de auditoría para el efectivo son similares. El auditor debe
obtener una seguridad razonable de que los balances de efectivo de la compañía están
establecidos de forma precisa y lo hace utilizando principalmente procedimientos
estándar. Conocer los procedimientos de auditoría para el efectivo puede eliminar
cualquier sorpresa para ti y tu compañía alrededor del tiempo de auditorías.

Confirmación

El principal proceso de auditoría utilizado en la prueba de los balances de efectivo es la

confirmación. Para poder probar la confirmación, los auditores le piden a los banqueros de
la compañía que verifiquen el balance de las cuentas bancarias directamente; las
respuestas son enviadas únicamente a los auditores. Los banqueros requieren peticiones
de confirmación electrónicas. El proceso de confirmación también tiene un beneficio sin
intención. Cuando se envía la petición de confirmación, los auditores comúnmente
preguntan a la compañía si tienen algún préstamo con el banco también. Esto ayuda a
descubrir cualquier responsabilidad no registrada que esté presente.

Conversión de moneda extranjera

Para las compañías que tienen efectivo denominado en monedas extranjeras,. Para poder
probar la conversión, el auditor calcula de forma independiente el balance de efectivo
usando la tasa de intercambio en efecto para el 31 diciembre. Si la conversión está
materialmente cerca el cálculo de la compañía, el auditor documenta este descubrimiento
y continúa con la victoria. Si hay una diferencia en la tasa utilizada que da como resultado
una diferencia de materiales, el auditor debe determinar si la tasa de la compañía es
razonable.

Prueba de reconciliación

Como parte de la prueba de efectivo, los auditores también prueban el proceso de

reconciliación bancario. Examinando las confirmaciones de efectivo, los auditores ganan
seguridad sobre el balance del banco. Sin embargo, pueden existir diferencias entre el
balance bancario correcto y el balance de efectivo del libro correcto. Regularmente estas
diferencias están relacionadas con los depósitos en tránsito y los cheques actuales.
Recalcular y probando la información subyacente en las reconciliaciones bancarias de la
compañía, los auditores pueden cerrar la grieta entre el libro y el balance bancario.

Clasificación

Los auditores también pueden necesitar la prueba de la clasificación correcta de efectivo.

Algunos balances de efectivo, tales como los que están restringidos del uso debido a los
acuerdos contractuales o los equivalentes de efectivo que han sido acomodados como
colaterales, tienen reglas complicadas relacionadas con la revelación y clasificación. En
algunos casos, estos balances no pueden ser enlistados como efectivo en la hoja de
balance y pueden necesitar ser enlistados como inversiones o efectivo restringido. Si tu
negocio está sujeto a una auditoría y tienes cualquier obligación contractual relacionada
con el efectivo colateral, asegúrate de examinar estos acuerdos para asegurar la
clasificación apropiada.