Este documento describe las etapas preliminares de una auditoría administrativa, incluyendo la recopilación de antecedentes sobre la entidad a auditar, el establecimiento de objetivos y la formulación de un plan general. También explica los diferentes tipos de análisis estratégicos que una organización puede realizar, como el análisis interno, externo y DAFO, para evaluar su situación y desarrollar una estrategia efectiva.
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Este documento describe las etapas preliminares de una auditoría administrativa, incluyendo la recopilación de antecedentes sobre la entidad a auditar, el establecimiento de objetivos y la formulación de un plan general. También explica los diferentes tipos de análisis estratégicos que una organización puede realizar, como el análisis interno, externo y DAFO, para evaluar su situación y desarrollar una estrategia efectiva.
Este documento describe las etapas preliminares de una auditoría administrativa, incluyendo la recopilación de antecedentes sobre la entidad a auditar, el establecimiento de objetivos y la formulación de un plan general. También explica los diferentes tipos de análisis estratégicos que una organización puede realizar, como el análisis interno, externo y DAFO, para evaluar su situación y desarrollar una estrategia efectiva.
Este documento describe las etapas preliminares de una auditoría administrativa, incluyendo la recopilación de antecedentes sobre la entidad a auditar, el establecimiento de objetivos y la formulación de un plan general. También explica los diferentes tipos de análisis estratégicos que una organización puede realizar, como el análisis interno, externo y DAFO, para evaluar su situación y desarrollar una estrategia efectiva.
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1.
ESTUDIO PRELIMINAR:
En esta etapa se tiene un conocimiento general de la entidad y del medio
externo. Esto es necesario para iniciar las conversaciones con el cliente, analizar sus necesidades formular un plan muy general de acción y eventualmente llegar a un acuerdo con él para realizar la auditoria administrativa. Este plan debe incluir, a lo menos, el objetivo del trabajo, su extensión, el tiempo estimado de duración, el grupo que se haría cargo de la labor y ciertos elementos materiales requeridos. Dentro de esta etapa se distinguen dos fases: Recopilación de antecedentes. Establecimientos de objetivos. RECOPILACIÓN DE ANTECEDENTES : Las primeras actividades deben encaminarse a obtener información en relación a aspectos tales como: Razón social, domicilio y ubicación geográfica de la oficina matriz y sucursales. Objetivos fundamentales. Giro de la empresa y productos que fabrica. Naturaleza jurídica y reglamentación orgánica. Sector económico al que pertenece y organismo a cuya fiscalización esta sometida. Conexión con grupos económicos. Nombre de los ejecutivos superiores, miembros del directorio y origen de su representación. Composición del patrimonio. Tamaño de la entidad: capital, volumen de ventas, número de personas, dispersión y cobertura geográfica, numero de clientes y proveedores, participación en el mercado. Posición económica y financiera. Estadísticas respecto a ventas, producción, endeudamiento y otras. Diversificación de productos. Principales proyectos de inversión. Características de la competencia. Variables políticas, culturales, sociales y económicas que la afectan. Con toda esta información el auditor delinea el diseño general del trabajo como la duración del examen, cantidad de personas y costo de ellas y aspectos que le interesen al cliente. Los antecedentes anteriores señalados pueden ser obtenidos, entre otras, de las siguientes fuentes: Memorias de la entidad. Balances y otros estados financieros y económicos públicos. Actas del directorio. Conversaciones con directores y ejecutivos actuales y/o anteriores de la empresa. Instituciones financieras y otros acreedores. Informes de otras auditorias. Informes de trabajos de consultaría. Federaciones o confederaciones de las cuales la entidad es miembro. Revistas especializadas. Organizaciones gremiales. Carpeta permanente de la empresa. ESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS: Tal como se ha señalado, el auditor debe llegar a un acuerdo con el cliente para determinar: Que espera el cliente de la auditoria. Que de ello es posible satisfacer y cuan factible es la auditoria. Que se va a buscar concretamente (objetivos y alcance). Que recursos deben estar en condiciones de proporcionar el cliente y en que momento. Cuales son las fechas tentativas de inicio y término del trabajo. Otros aspectos. Todo esto marca un plan de acción y de presupuesto, que de ser aceptada por el cliente se da el inicio a la auditoria operativa. [ CITATION htt1 \l 10250 ] ANALISIS SISTEMATICO: El analisis sistemático representa la secuencia lineal de acontecimientos. En el camino pueden aparecer “ramas”, pero siempre es una secuencia de pasos que necesitamos realizar. Un ejemplo muy en general es la secuencia lógica de los procesos de ejecución de un proyecto: Se formulamos objetivos, encontramos requisitos, organizamos actividades, adquirimos entregables, y al final tenemos productos y luego vemos cuáles son los resultados. El analisis sistémico tiene como punto principal el concepto del sistema, que es un conjunto de elementos interrelacionados con un objetivo común. En proyectos es relativamente fácil formular el objetivo común, que puede ser formulado en dos niveles: El nivel del producto que aparece al final de cualquier proyecto y el nivel de resultados que esperamos cuando el producto empieza a funcionar. Algo importante es la característica del sistema, sus elementos son interrelacionados. Cualquier proyecto es un sistema porque podemos desglosarlo en diferentes subsistemas y, desde el punto de vista técnico y de la gestión, es parte del sistema de más alto nivel, por lo que también es un subsistema. Más allá de los pensamientos o enfoques utilizados, el objetivo principal de un proyecto es producir los resultados finales acordados, especialmente los productos finales, en la fecha requerida, dentro del presupuesto y de parámetros de riesgo aceptables. Basado en ello, podemos ver tres niveles de objetivos de proyectos: Subobjetivos ligados con los entregables del proyecto Objetivos con el producto del proyecto Meta objetivos relacionados con resultados del proyecto del producto del proyecto, especialmente el impacto del funcionamiento de este producto. ANALISIS ESTRATEGICO: Es el proceso que se lleva a cabo para investigar sobre el entorno de negocios dentro del cual opera una organización y el estudio de la propia organización, con el fin de formular una estrategia para la toma de decisiones y el cumplimiento de los objetivos. Para mejorar, las empresas deben de realizar periódicamente un análisis estratégico el cual servirá para determinar las cosas que se deben mejorar y aquellas que marchan de maravilla. Siempre pensando en incrementar la eficiencia de la organización y eficacia mediante el aumento de la capacidad de la organización para implementar y volver a implementar sus recursos de forma inteligente. Las preguntas principales que una empresa debe plantearse al realizar un análisis estratégico son: ¿Cómo esta constituido el mercado? ¿Cómo son los clientes activos en el sector? Al hacer un análisis estratégico la empresa debe identificar el mercado sobre el que desea competir y así podrá definir sin problema una estrategia que la mantendrá presente en el rubro en el que participa. TIPOS DE ANÁLISIS ESTRATÉGICOS Análisis estratégico interno: Mediante este análisis las empresas determinan lo que pueden hacer, por lo que tiene que ver hacia adentro e identificar los puntos positivos y negativos, y establecer el conjunto de recursos que pueden utilizarse para mejorar la imagen de la empresa dentro del mercado. El análisis interno parte de una evaluación del desempeño de la empresa u organización, pero debe incluir una pequeña evaluación del potencial (¿Qué capacidad de crecimiento tengo?, ¿cuáles son las ventajas y desventajas para satisfacer las necesidades del mercado objetivo?) Análisis estratégico externo: Una vez realizado el análisis interno, la empresa necesita saber más sobre su mercado e identificar lo que podrían hacer mejor, para ello se necesita conocer a las personas que utilizan el producto o servicio. Medir la satisfacción del cliente es el análisis externo más común que existe, gracias a este análisis una empresa u organización puede lograr cambios positivos considerables. El análisis estratégico debe de ser parte fundamental de las actividades de una empresa cada determinado tiempo, saber las cosas que está haciendo bien y aquellas que no están funcionando es muy importante para mantener su buen funcionamiento y organización. PASOS PARA REALIZAR UN ANÁLISIS ESTRATÉGICO El análisis estratégico combina el enfoque analítico con el enfoque estratégico. Se trata de realizar análisis para identificar diferentes escenarios que puedan guiar la estrategia. Estos son los pasos que debes seguir: Recopila datos específicos Analiza y evalúa tus procesos Desarrolla una serie de recomendaciones y presenta un plan de correcciones Monitorea los cambios y haz los ajustes Relaciónate con los involucrados para darle continuidad a las mejoras. FORTALEZAS Y DEBILIDADES DEL ANÁLISIS ESTRATÉGICO Existen diversas ventajas al hacer un análisis estratégico, la principal utilidad es comprender el entorno de la empresa para identificar los orígenes de una evolución, las oportunidades de desarrollo y así tomar las decisiones correctas. Estas son algunas otras fortalezas y debilidades que debes de considerar: Fortalezas del análisis estratégico Te permite tener claridad de los atributos positivos internos de la organización y que están bajo control.Conocer las fortalezas de los recursos con los que cuentan, las ventajas competitivas de tu organización y fuerza de trabajo.Te ofrece los componentes internos que añaden valor u ofrecen una ventaja competitiva a tu negocio. Debilidades del análisis estratégico Se basa en los puntos que están bajo el control de la empresa, limitándose sólo al grado de su propia experiencia, que en ocasiones es limitada. Al centrarse en los aspectos negativos internos, muchas veces no se toma en cuenta cómo repercute en los servicios o productos que proporciona la empresa. Hay que trabajar todo en conjunto. Análisis FODA o DAFO No hay mejor manera de beneficiarse de un análisis realizado estratégicamente que utilizarlo para detectar las fortalezas, oportunidades, debilidades y las amenazas que puede sufrir tu proyecto. Sin duda realizar un análisis DAFO o análisis FODA te ayuda a tener una visión completamente diferente y realizar una estrategia. Apóyate en este tipo de análisis también para conocer las ventajas y desventajas que hay en el mercado. Lo importante es evaluar constantemente el entorno en el que se desenvuelve la empresa, y actuar en consecuencia. Es una necesidad para toda empresa que pretenda destacar. [ CITATION htt2 \l 10250 ]