Gestion Estrategica de Compras y Proveedores Cee 2021 - 07 Caso Practico Parte 1

CASO SERVICIO DE HELP DESK O MESA DE AYUDA PARTE 1
El Servicio de Help Desk o Mesa de Ayuda en la empresa bancaria

YES tiene como alcance la gestión de soporte a los problemas en el
uso de Hardware y Software que se pudiesen presentar.
La empresa YES que facturó USD 40 millones en el año 2020 viene

trabajando con el proveedor NINE hace 5 años y ha desarrollado
una relación comercial sólida para el soporte en aplicaciones de
sistemas.
El contrato vence el 30 de noviembre del 2021.
Hacia el 08 de noviembre del 2021 Usted ingresa a trabajar como

Responsable del Area de Compras de la empresa YES y decide
hacer un concurso de precios o proceso de selección de proveedor
para dicho servicio.
Favor conteste las siguientes preguntas:
1. ¿Se puede utilizar el contrato vigente con el proveedor NINE

para que sirva como bases del concurso de precios (técnicas
y administrativo-financieras) en el cual se invitará a los
proveedores TEN y TWENTY así como al proveedor actual
NINE?
Si bien el contrato puede servir de manera referencial como base

para el detalle del servicio, considerando el tiempo que ha pasado y
las variaciones que en el camino se han podido encontrar y las
nuevas necesidades o cambios que aparecieron en el tiempo,
puede ser utilizado referencialmente pero es necesario que el área
usuaria trabaje en unos nuevos términos de referencia que detallen
el servicio que se quiere contratar considerando las nuevas
necesidades así como las políticas vigentes de la compañía para
así poder iniciar un proceso transparente
2. ¿Manejar una relación comercial de 5 años con el proveedor
NINE inhibe de hacer un concurso de precios con otros
proveedores?
No necesariamente, deben primer las políticas de la empresa y las

cláusulas de renovaciones automáticas y/o licitaciones, así mismo
siempre es saludable realizar un concurso de precios pensando en
el beneficio de la compañía tanto en el servicio como temas
finacieros
3. ¿A quiénes invitaría al concurso si decidiera hacerlo? ¿Cómo

escogería a los proveedores a invitar, es decir qué requisitos
han tenido que cumplir los proveedores TEN Y TWENTY para
ser invitados al concurso de precios?
Luego de analizar el requerimiento a detalle buscaría empresas de
las mismas o mejores características de TEN Y TWENTY tomando
como referencia el tema reputacional así como experiencia en el
tipo de servicios, luego re realizado el primer filtro que incluye
contactar a empresas referenciadas, nos quedamos con una terna
para la evaluación final
4. ¿Quién o quiénes deben decidir con qué proveedor se debe

trabajar luego del 30 de noviembre del 2021?
La evaluación debería tener dos frentes, el tema técnico y
económico para la evaluación técnica es necesaria la participación
del usuario responsable del servicio y para la parte económica el
área de Compras, luego la evaluación debe ser firmado por las
gerencias responsables y con los sustentos del caso se procede a
la adjudicación
5. ¿Se puede contratar para realizar este servicio a más de 1

proveedor? ¿Resulta conveniente hacerlo?
En este caso no es lo mas conveniente ya que si hablamos de un

servicio integral de soporte el manejar mas de un proveedor y el no
tener bien definidas las responsabilidades puede generar futuras
contingencias y problemas para la absolución de problemas, si bien
económicamente puede ser rentable para este servicio este
equema puede afectar la operatividad
5. Señale diferencias importantes para contestar cada una de las
preguntas (1 a 5) si es que la empresa que realiza el concurso
de selección de proveedores se trata de una empresa privada
versus una empresa pública.
Pregunta 1: La privada es mas flexible al momento de tomar una

decisión, si bien se rige por políticas es mas fácil adaptarse a tomar
riesgos y excepciones vs la empresa publica que si o si al ser
auditada por el estado no tiene dicha flexibilidad
Pregunta 2 La privada puede re negociar contratos con mayor

facilidad y realizar ciertas excepciones vs la empresa publica que si
o si debe cumplir con lo que dice la ley de contratación
Pregunta 3 La privada tiene la libertad de invitar a empresas de

diferentes características que se adapten a las necesidads que
tienen y rubros vs la publica que requiere empresas inscritas y
auditadas que deben cumplir con un sinfín de requerimientos y
homologacione para ser contratada
Pregunta 4. La privada designa por política quienes toman las

decisiones vs la publica que pasa por una serie de aprobaciones y
firmas para poder adjudicar a un proveedor
Pregunta 5 La privada puede deciri dependiendo del servicio vs la

publica que si o si tiene que adjudicar a una sola empresa

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CASO SERVICIO DE HELP DESK O MESA DE AYUDA PARTE 1

El Servicio de Help Desk o Mesa de Ayuda en la empresa bancaria

La empresa YES que facturó USD 40 millones en el año 2020 viene

El contrato vence el 30 de noviembre del 2021.

Hacia el 08 de noviembre del 2021 Usted ingresa a trabajar como

Favor conteste las siguientes preguntas:

1. ¿Se puede utilizar el contrato vigente con el proveedor NINE

Si bien el contrato puede servir de manera referencial como base

No necesariamente, deben primer las políticas de la empresa y las

3. ¿A quiénes invitaría al concurso si decidiera hacerlo? ¿Cómo

4. ¿Quién o quiénes deben decidir con qué proveedor se debe

5. ¿Se puede contratar para realizar este servicio a más de 1

En este caso no es lo mas conveniente ya que si hablamos de un

Pregunta 1: La privada es mas flexible al momento de tomar una

Pregunta 2 La privada puede re negociar contratos con mayor

Pregunta 3 La privada tiene la libertad de invitar a empresas de

Pregunta 4. La privada designa por política quienes toman las

Pregunta 5 La privada puede deciri dependiendo del servicio vs la

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