BPD (Buenas Practicas de Documentación)

Descargar como pdf o txt
Descargar como pdf o txt
Está en la página 1de 18

Describir los lineamientos

para cumplir las BPD, con


los documentos, registros
e información de forma
correcta, que permitan
demostrar la
conformidad de todos
los procesos con la
normatividad aplicable a
la organización.
POLÍTICAS INTERNAS QUE APLICAN
■ Está estrictamente prohibido firmar en nombre de otra persona.

■ No usar lápiz, marcadores o corrector.

■ No se permiten registros con tachaduras, rotos o alterados en su información.

■ Bajo ninguna circunstancia dejar espacios en blanco o vacíos.

■ Usar Bolígrafo tinta color azul o negro

■ Mantener los registros en buen estado durante el tiempo de retención

establecido.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
■ Los datos son registrados por la persona que realiza la

actividad.

■ Llenar los registros en forma clara, legible e indeleble.

■ Registrar inmediatamente al momento de realizar la

actividad en el formato correcto, bitácora o sistema

computarizado correspondiente.

■ Registrar la información basada en hechos

verdaderos.

■ Utilizar bolígrafo en color negro o azul.


RÚBRICA
La rúbrica se compone de la En caso de que se repita alguna
inicial del primer nombre rúbrica, deberá colocarse el número
seguido de un punto (.) y del consecutivo que le corresponda
primer apellido completo (conforme a registro), después de
los elementos anteriores
Registra las actividades en los formatos usando el
alfabeto español con mayúsculas, minúsculas y
números de acuerdo a lo siguiente:

a, b, c, d, e, f, g, h, i, j, k, l, m, n, ñ, o, p, q, r, s, t, u, v, w, x, y, z.

A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, Ñ, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z.

0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
REGISTRO DE
FECHAS Y HORAS
Fecha
DÍA / MES / AÑO

2 DÍGITOS ___ 2 DÍGITOS ___ 2 DÍGITOS


NUMÉRICOS NUMÉRICOS NUMÉRICOS

Ejemplo: 30 de junio de 2021

30-06-21
30/06/21
Hora
Formato de 24 horas seguido de la abreviatura HRS (desde las 00:00 hrs a 23:59 hrs)

HORA : MINUTOS

2 DÍGITOS 2 DÍGITOS
:
NUMÉRICOS NUMÉRICOS

Ejemplo:
18:30 hrs
09:10 hrs
Registro de datos
■ En los espacios destinados para
firmas deberá ingresarse firma
autógrafa de la persona tal cual
está en documentos oficiales.
■ Si el espacio para firma esta muy
pequeño, podrá colocarse la
rúbrica

Cuando existan renglones con


el mismo registro se tendrá que
repetir el dato cuantas veces
sea necesario, no está
permitido utilizar algún símbolo
para indicar que se repite
dicho dato
En cada espacio de un formato
debe registrarse lo solicitado, no
se deben encimar datos o
dividir celdas para hacer más
de una anotación
Al escribir una observación cuando así lo amerite el caso, coloque un * (asterisco) en
el campo que requiere la observación y escriba sobre la misma página en la posición
más cercana posible al dato donde se requiere colocando nuevamente el *
(asterisco), posteriormente colocar la rúbrica y fecha

Por falta de Por dato erróneo:


cancelando con una línea
espacio horizontal el dato erróneo
Cancelación de espacios en blanco
■ Identificar cuando el formato de registro esté diseñado para múltiples registros y no se
utilicen en su totalidad, se procede a la cancelación del resto de los espacios en
blanco o vacíos trazando una o varias líneas diagonales según aplique
■ Cancelar un espacio (sea una celda, un espacio pequeño, etc.) colocar la leyenda
NA o N/A.
Invalidación

Cancelar o anular un documento mediante una


línea diagonal, colocando el motivo de la
cancelación, rúbrica y fecha.

Un documento o registro se invalida si:


■ Se usa corrector
■ Se sobre escribe para corregir un dato
erróneo
■ Borrar un registro y poner otro dato en su
lugar
■ Si la información registrada en este se
modificó y ya no es aplicable
Referencia
■ GEGC-PNO3 (Buenas prácticas de Documentación)

También podría gustarte