Principales Políticas

para la Gestión de Ventas

Manuales de Alejandría
 Aclaratoria
La siguiente información, tiene como finalidad mostrar de forma resumida las principales Normas,
Procedimientos y Políticas establecidos en los Manuales de Alejandría y que impactan directamente en la
Gestión de Ventas.

En ningún caso, esta información reemplaza lo establecido en los Manuales, por lo que se recomienda
revisar de manera exhaustiva los mismos a fin que no existan omisiones al momento de la ejecución de los
procesos.

Esta información es estrictamente didáctica, por lo que la lectura y conocimiento de los detalles establecidos
en cada uno de los Manuales debe estar garantizada a cada miembro de la organización que corresponda y es
responsabilidad directa de cada Gerencia.

Los Manuales de Normas y Procedimientos, son aquellos que describen de manera detallada las operaciones
que integran los procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecución, y las normas que se
deben cumplir y ejecutar los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

Mientras, que Concorde Instruye en la Gestión de Ventas para llevar a cabo diversas diligencias, trámites que
conducirán al logro de los objetivos, basándose en el Qué y Cómo hacer frente a la planificación; uso de
herramientas y medición frente al Cliente.

Es este sentido, es importante destacar entonces que auditar la Gestión de Ventas, implica la confirmación
del uso de las herramientas necesarias para llevar a cabo aquellas diligencias y trámites ante nuestros cliente,
en pro del logro de los objetivos, y que a continuación se destacan:

Uso de formato Control de Gestión, Libros de Agenda y Minuta, Planificación de Auditorias de Ruta e
Informes de ejecución en Formatos de Auditoria; Publicación de Objetivos y Resultados en Cartelera; Uso de Reportes
Oracle establecidos; todo esto sin excluir lo que por Manuales es Auditable.
 Responsabilidades del
Supervisor
MA 12.2 Ventas a Crédito y de Contado

Alcance:

El uso de este manual es aplicable para todas las ventas a crédito y de contado
realizadas por las Compañías Pandock.

Este manual se divide en dos procesos de ventas: ventas a crédito y ventas de contado.

Las ventas a créditos son aquellas originadas por la venta de mercancía a ciertos
clientes con un previo perfil que deben cumplir para poder gozar de consideraciones
especiales.

Las ventas de contado son aquellas originadas por la compra directa de los clientes de
mercancía en nuestro establecimiento cancelando inmediatamente lo comprado.
 Responsabilidades del
Supervisor
MA 12.2 Ventas a Crédito y de Contado

Políticas

9- Es responsabilidad del Supervisor de Ventas, suministrar y velar por el uso de las

herramientas de ventas y administración entregadas a los Representantes de Ventas:
Herramientas de Ventas:
Rutero de Visitas
Lista de Precios
Ficha de Toma de Pedido del sistema ORACLE.
Catalogo de Productos cada vez que aplique.
Lista de Promociones cada vez que aplique.
Lista de Existencia de Inventario
Ranking de Clientes
Herramientas Administrativas:
Lista de Análisis de Cuentas por Cobrar (Cero días)
Distribución de Cuentas por Cobrar por Zona
 Responsabilidades del
Supervisor
MA 12.2 Ventas a Crédito y de Contado

Políticas:

10- Es responsabilidad del Supervisor de Ventas el entrenamiento al momento del

ingreso y la Auditoría de Finiquito al momento del retiro, del Representante de Ventas
cumpliendo con las Listas de Chequeo.

11- Es obligación del Supervisor de Ventas, realizar arqueos de campo una (1) semana
por zona al equipo de Representantes de Ventas a su cargo.
 Responsabilidades del
Supervisor
MA 12.2 Ventas a Crédito y de Contado

Funciones Generales

- Cumplir y velar por el cumplimiento de las Políticas, Normas y Procedimientos

establecidas en el Manual.

- Informar a la fuerza de venta las metas individuales y colectivas a cumplir.

- Entregar herramientas de trabajo (de ventas y administrativas)

- Entrenamiento del Representante de Venta nuevo.

-Informar sobre la aprobación ó rechazo de clientes nuevos.

- Ejecutar Arqueo de Campo.

- Elaborar finiquito de zona de venta.

 Responsabilidades del
Supervisor
MA 1.2 Cobranzas Ventas a Crédito y de Contado

Alcance

Este manual describe los procedimientos de las cobranzas de ventas a crédito, desde la
recepción de las facturas en el Departamento Administración de la compañía (de
pedidos previamente despachados a clientes) para posteriormente ser distribuidas a los
Representantes de Ventas para su cobro; hasta el registro de las cobranzas en el
Sistema Oracle incluyendo revisiones, aprobaciones y seguimientos de diferentes
índoles.
 Responsabilidades del
Supervisor
MA 1.2 Cobranzas Ventas a Crédito y de Contado

Políticas:

2- El Representante de Ventas solo debe portar las facturas y cheques devueltos de los
clientes a visitar en el día correspondiente, según lo establecido en la hoja de ruta.

3- El Representante de Ventas debe realizar, sin excepción, depósito bancario del

efectivo y cheques recibidos por el cobro de facturas y cheques devueltos a clientes,
durante el día en que realiza la cobranza, en las instituciones financieras autorizadas.

4- El Representante de Ventas debe entregar, diariamente, a través de depósitos

bancarios sellados y validados por las instituciones financieras correspondientes, y
relacionados en el formato de “Relación de Cobranzas”; el total de lo cobrado y
recuperado en el día de visita, al Asistente de Crédito y Cobranzas de la compañía. Los
Representantes de Ventas de zonas foráneas, deben hacer el envío de la
documentación vía fax diariamente (la cual se considerará copia fiel de los originales) y
entregar los documentos originales una vez a la semana.
 Responsabilidades del
Supervisor
MA 1.2 Cobranzas Ventas a Crédito y de Contado

Políticas

5- En los casos en que un Representante de Ventas reporte pérdidas de valores de la

compañía (efectivo y cheques), por el incumplimiento de la política que establece las
condiciones para realizar el depósito bancario de las cobranzas, dicho Representante de
Ventas debe realizar el pago total de la pérdida incurrida.

11- Solo se permite la recepción de pagos parciales de facturas y cheques devueltos de

clientes en los casos en que exista un convenio de pago con el cliente, autorizado por el
Gerente General; de lo contrario, se debe realizar la cobranza del total del monto de la
factura.

12- El Representante de Ventas solo debe recibir efectivo y cheques por pago de
facturas del cliente a nombre de la compañía Pandock correspondiente y no endosables,
y bajo ningún concepto deben estar post – fechados.
 Responsabilidades del
Supervisor
MA 1.2 Cobranzas Ventas a Crédito y de Contado

Funciones Generales:

- Cumplir y Velar por el cumplimiento de las Políticas, Normas y Procedimientos

establecidos en el manual.

- Solicitar la suspensión del crédito a todos aquellos clientes que tengan tres (3) o más
cheques devueltos en un período menor o igual a tres (3) meses.

- Realizar visitas a clientes para realizar gestiones de cobranzas por facturas con
antigüedad mayor a 40 días y cheques devueltos con 20 días.

- Informar al Asistente de Crédito y Cobranzas sobre gestiones de cobranzas realizadas.

- Solicitar información al cliente para efectuar un convenio de pago (en los casos en que
aplique).
 Responsabilidades del
Supervisor
MA 1.4 Mantenimiento y Actualización de Maestro de Clientes

Alcance

El uso de este manual es aplicable a todas las actualizaciones de los Maestros de

Clientes realizadas por las Compañías Pandock dentro del Sistema Oracle.

El Proceso de Mantenimiento y Actualización de Maestro de Clientes comprende desde

que el Representante de Ventas solicita el ingreso o activación de clientes y el
Supervisor de Ventas identifica la posibilidad de incluir un nuevo cliente o modificarlo en
el maestro, en el Sistema Oracle; hasta la desactivación del cliente y modificación que
pudiese tener sus datos, con ocasión al Mantenimiento del Maestro de Clientes, dejando
evidencia de las autorizaciones de los cambios realizados.
 Responsabilidades del
Supervisor
MA 1.4 Mantenimiento y Actualización de Maestro de Clientes:

Políticas:

1- Para incluir, modificar, activar o inactivar Códigos de los Clientes en el Sistema

Oracle, es obligatorio el uso del Formato Registro de Clientes y en los casos de
inclusión, activación debe anexar Copias de: Registro mercantil, registro de información
fiscal (R.I.F), cédula de identidad de los socios y representantes legales, dos facturas de
proveedores o referencias comerciales y un recibo de servicio de electricidad.

3- Las tres primeras ventas realizadas a un cliente nuevo, deben ser al mínimo de
crédito estipulado en el Sistema Oracle.

5- Son criterios para inactivar código de Clientes, en el Sistema Oracle - Maestro de

Clientes, los siguientes:
- Cliente Moroso (Facturas y Cheques con más de 60 días).
- Los Clientes que sean transferidos por la Gerencia de Auditoría a la zona
0999 (Presentan condición de Incobrables).
- Clientes Cerrados.
 Responsabilidades del
Supervisor
MA 1.4 Mantenimiento y Actualización de Maestro de Clientes

12- El Supervisor de Ventas debe visitar los clientes nuevos, al menos, antes de que
cumpla un mes de haberse registrado como cliente en el Sistema Oracle y que no tenga
más de dos facturas para constatar la siguiente información:
- Dirección Correcta
- Número Telefónico del Local
- Entrevista con Persona de Contacto
- Evaluación del Movimiento Comercial
 Responsabilidades del
Supervisor
MA 1.4 Mantenimiento y Actualización de Maestro de Clientes

Funciones Generales:

- Analizar factibilidad de incluir clientes en el Maestro de Clientes.

-Analiza, verifica, aprueba y firma modificaciones de los clientes en el Maestro de

Clientes, en el caso de Perfil del Crédito solicita aprobación por parte del Gerente
General.

-Realizar la visita al Cliente (Nuevo), para constatar dirección del local, número
telefónico del local y evaluación del movimiento comercial.

- Realizar la asignación del Tipo de Negocio y Cliente.

- Armar el Expediente del Cliente.

- Comunicar al Representante de Ventas la aprobación o rechazo de un Cliente Nuevo y

modificaciones procesadas en el Maestro de Clientes en el Sistema Oracle.
 Responsabilidades del
Supervisor
MA 1.4 Mantenimiento y Actualización de Maestro de Clientes

Funciones Generales:

- Informar al Jefe de Administración para que realice los cambios en el Maestro de

Clientes en el Sistema Oracle.

-Evalúa la factibilidad de realizar cambios en el Perfil del Crédito del Cliente.

- Investigar las razones por las cuales se inactivo un cliente.

Procesos de Gestión de Ventas
 Objetivos
Alinear los Procedimientos de Gestión de Ventas al Plan Estratégico para lograr sinergia entre
la Gestión Interna de cada Pandock y el apoyo corporativo al logro de Objetivos y el
cumplimiento de Metas.

•Definir Políticas claras y metodologías de trabajo estandarizadas para los procesos de

ventas, orientando los esfuerzos al logro de los Objetivos Estratégicos de la
organización:
• CRECIMIENTO VERTICAL
• CRECIMIENTO HORIZONTAL
• RESULTADOS

•Contar con Herramientas de trabajo que permitan alcanzar la eficiencia en la gestión

operativa y supervisora

•Unificación de Mecanismos de Control y Evaluación

 Gestión Operativa del Supervisor

Actividad: Herramientas:

1. Informar Cuotas y Metas de Ventas 1. Formato Objetivos Estratègicos

2. Liderar Reuniones de Ventas según 2. Libros Foliados de Agendas y Minutas

Agenda previamente establecida y Reuniones de Ventas
elaborar Minuta de Reunión

3. Vigilar que la gestión de ventas, apunte 3. Formato Gestión Mensual y Balance Score
hacia el logro de los objetivos Card
establecidos

4. Realizar Auditorias Semanales a las 4. Listado de Análisis Cuentas por Cobrar por
zonas de ventas, con la finalidad de Zona (0 días); Formato CVCC-003
mantener sana la Gestión de Cobranza Finiquito Arqueo de Documentos.
 Gestión Operativa del Supervisor

Actividad: Herramientas:

5. Realizar trimestralmente Auditorias de 5. Formato de Auditoría de Ruta

Rutas. La ejecución de Auditoria de Ruta
no excluye la ejecución de la Auditoria de
Campo, sino que la complementa

6. Garantizar que la Fuerza de Ventas utilice 6. Listado de Ruta; Lista de Precios; Ficha
las Herramientas de trabajo disponibles Toma de Pedido; Catalogo Mapa
Estratégico de Negocio; Lista de
Inventario; Listado de Análisis de Cuentas
por Cobrar; Listado Distribución de
Cuentas por Cobrar por Zona; Ranking de
Clientes; Listado de Promociones en el
caso que aplique

7. Cumplir y hacer cumplir Políticas, Normas 7. Manuales de Alejandría: Ventas;

y Procedimientos Cobranzas, Mantenimiento y Actualización
de Maestro de Clientes
 Gestión Operativa del Supervisor

Actividad: Herramientas:

8. Publicar en la Cartelera de la sala de 8. Formato Objetivos Estratégicos - Formato

ventas las Cuotas de ventas por Zona y Control de Gestión.
Objetivos de Ítem por Cliente por Zona

9. Publicar a diario resultado de Ventas

9. Reporte Item por Cliente por Zona
10. Publicar resultados de gestión semanal
10. Formato Control de Gestión – Reporte
11. Publicar resultados de cierre de mes Item por Cliente por Zona

11. Formato Control de Gestión y Balance

Score Card Fuerza de Ventas – Reporte
Item por Cliente por Zona
 Formalización de Cuotas y Metas de Ventas

PRESUPUESTO DE VENTAS POR ZONA

Valores
Sede / Zona % Part / Vta ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
Sede Principal
0001 21,00% 235.294.117,65 263.529.411,76 760.000.000,00 1.165.705.588,76 1.305.590.259,42 1.462.261.090,55 1.637.732.421,41 1.834.260.311,98 2.054.371.549,42 2.362.527.281,83 2.716.906.374,11 3.124.442.330,22
0002 20,00% 235.294.117,65 263.529.411,76 760.000.000,00 1.110.195.798,82 1.243.419.294,68 1.392.629.610,04 1.559.745.163,25 1.746.914.582,84 1.956.544.332,78 2.250.025.982,70 2.587.529.880,10 2.975.659.362,12
0003 18,00% 200.000.000,00 224.000.000,00 646.000.000,00 999.176.218,94 1.119.077.365,21 1.253.366.649,04 1.403.770.646,92 1.572.223.124,56 1.760.889.899,50 2.025.023.384,43 2.328.776.892,09 2.678.093.425,91
0004 21,00% 235.294.117,65 263.529.411,76 760.000.000,00 1.165.705.588,76 1.305.590.259,42 1.462.261.090,55 1.637.732.421,41 1.834.260.311,98 2.054.371.549,42 2.362.527.281,83 2.716.906.374,11 3.124.442.330,22
Total Sede Principal80,00% 1.082.352.941,18 1.212.235.294,12 3.496.000.000,00 4.440.783.195,29 4.973.677.178,73 5.570.518.440,18 6.238.980.653,00 6.987.658.331,36 7.826.177.331,12 9.000.103.930,79 10.350.119.520,41 11.902.637.448,47

OBJETIVOS GESTION DE VENTAS (BSC) POR ZONA

Valores
Clientes
% 2%
Ventas 2% 4% CXC a
120 items Creciemiento Objetivo Cheques
0 Clientes 2 30 Clientes 4 Efectivas Objetivo Devolucione mas de 15
ZONAS facturados x cartera de Presupuesto Devueltos
ítem ítem mínimo 65 o Credito s sobre dìas sobre
zona clientes Vtas de ventas sobre
igual que Ventas Credito
Efectivas Crèdito
2017 si es > a
0001 0 30 120 66 0,00% 100% 30% 2% 4% 2%
0002 0 30 120 65 16,28% 100% 37% 2% 4% 2%
0004 0 30 120 77 0,00% 100% 30% 2% 4% 2%
0005 0 30 120 65 35,14% 100% 37% 2% 4% 2%
0006 0 30 120 67 0,00% 100% 37% 2% 4% 2%
0009 0 30 120 65 12,85% 100% 37% 2% 4% 2%
0010 0 30 120 65 28,46% 100% 37% 2% 4% 2%
 Reunión de Ventas Semanal

Los puntos a tratar y los principales acuerdos de las reuniones de Ventas, quedaran
asentados en los Libros Foliados desarrollados para tales efectos:. La reunión debe ser
planificada con el Gerente
 Monitoreo y Evaluación Gestión Ventas

Balance Score Card Fuerza de Ventas 2013

CRECIMIENTO VERTICAL:
30 Clientes con facturación 4 Ítems
0 Clientes con facturación de 2 Ítem o menos
120 Ítem Facturados / Disponible por Zona

CRECIMIENTO HORIZONTAL:
Maximizar clientes con ventas por Zona 65 Clientes Mínimo y según capacidad en caso que ya esto se cumpla.
Crecimiento Cartera dependiendo del objetivo anterior por Pandock.

RESULTADOS:
VENTA, el objetivo será siempre el 100%;
CREDITO, el objetivo es el aprobado por la Junta Directiva;
DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS, tienen un tope del 2% sobre la venta
CUENTAS POR COBRAR +15 DÌAS; tope 4% sobre crédito
CHEQUES DEVUELTOS tope 2% Cheques Devueltos sobre crédito

PONDERACION BALANCE SCORE CARD:

Reporte Mensual de Gestión de Ventas por Zona
Ponderaciones por Variables
BSC 2018
Ponderación

% Evaluacion 1 % Evaluacion 2 % Evaluacion 3

2,00% 2,00% 96%
30% 30% 40% 50% 50% 48% 44% 2% 3% 3%
CRECIMIENTO VERTICAL CRECIMIENTO HORIZONTAL RESULTADOS
Clientes con
120 Item Ventas Crecimiento
30 Clientes con 0 Clientes con 2% 4% CxC a mas 2% Cheques
Facturados / Efectivas Cartera de Presupuesto Crédito sobre
facturaciòn 4 facturaciòn de Devoluciones 15 días sobre Devueltos
Disponible por mínimo 65 o Clientes Vtas de Ventas Ventas
Ïtems 2 Item sobre Ventas credito sobre Credito
Zona igual que 2017 Efectivas
si es > a 65
% Ponde racion 1 % Ponde racion 2 % Ponde racion 3 % Ponde racion 4 % Ponde racion 5 % Ponde racion 6 % Ponde racion 7 % Ponde racion 8 % Ponde racion 9 % Ponde racion 10
Evaluación de la Gestión de Ventas
 Monitoreo Diario
de la Gestión de Ventas
Auditorías Semanales Cobranza
Auditorías Semanales Cobranza
 Herramientas Uso del Vendedor

Contar con Herramientas de Trabajo que permitan alcanzar la eficiencia en la gestión

operativa, con la finalidad de estandarizar la gestión de ventas.
Herramientas Uso del Vendedor
Herramientas Uso del Vendedor
Herramientas Uso del Vendedor
Herramientas Uso del Vendedor
Herramientas Uso del Vendedor
Herramientas Uso del Vendedor
 Auditorías de Ruta

● Objetivo:
Verificar el cumplimiento y veracidad del rutero, usos de herramientas de ventas,
medir el potencial de la zona, e identificar fortalezas y debilidades de la misma.

● Procedimiento:
● Cobertura de zonas en un 100%; es decir de lunes-viernes
● Planificación trimestral

Aplicabilidad simultánea con Auditoría de Campo – Alejandría (validación de Cuentas por Cobrar en Clientes)
● Herramientas:
● Formato Planificación Auditoria de Rutas
● Formato Informe de Auditoría de Ruta
● Listado de Ruta

Proceso objeto de revisión por parte de la Gerencia de Comercialización, Contraloría y Auditoria.

 Auditorías de Ruta
PANDOCK
Planificaciòn Trimestral de Auditoria de Rutas de ventas

MES: Supervisor

semana del: semana del: semana del: semana del:

Zona Zona Zona Zona

Vendedor Vendedor Vendedor Vendedor

MES:

semana del: semana del: semana del: semana del:

Zona Zona Zona Zona

Vendedor Vendedor Vendedor Vendedor

MES:

semana del: semana del: semana del: semana del:

Zona Zona Zona Zona

Vendedor Vendedor Vendedor Vendedor

Gerente Pandock Fecha de elaboraciòn

 Auditorías de Ruta
PANDOCK SEMANA DEL
ZONA:
SUPERVISOR: VENDEDOR:

INFORME AUDITORIA DE RUTA TOTAL SEMANAL EFECTIVIDAD DIARIA

lunes martes miercoles jueves viernes EFECTIVIDAD L M M J V

CLIENTES SEGÚN RUTERO ORACLE 20 18 22 15 10 85
CLIENTES VISITADOS 21 19 20 16 11 87 102% 105% 106% 91% 107% 110%
CLIENTES CON VENTA EFECTIVA 18 15 10 16 9 68 78% 86% 79% 50% 100% 82%
CLIENTES CON COBRANZA 14 19 15 12 11
71 82% 67% 100% 75% 75% 100%
***CLIENTES POTENCIALES 6 7 4 2 1
CLIENTES POTENCIALES VISITADOS 0 1 2 2 1
CLIENTES NUEVOS CAPTADOS 0 1 0 0 1
lunes martes miércoles jueves viernes
USO DE HERRAMIENTAS si no si no si no si no si no
FICHA TOMA DE PEDIDO
MAPA CONCEPTO DE NEGOCIO
LISTADO DE RUTAS
LISTA DE PRECIO
ANALISIS 0 DÌAS
RANKING DE CLIENTES
INVENTARIO
PLANIFICACIÒN DE LA VENTA

Comentarios Generales de la Gestión: (abordaje; ofrecimiento de productos; conocimiento de productos, etc)

Conclusiòn y/o Diagnostico de la Zona: (Ruta geogràficamente adecuada, secuencia de visita adecuada, etc)

Recomendaciones y Plan de Acciòn:

Nombre y Direcciòn de Clientes Potenciales en la Zona (Completar hoja Detalles Clientes Potenciales)

Firma del supervisor Firma del vendedor