ID-7.5-D-DI01 Directriz para El Control de La Informacion Documentada-Rev.1

DIRECTRIZ PARA EL CONTROL DE LA
INFORMACION DOCUMENTADA
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - ISO 9001:2015
1. Alcance y objetivo.
La organización establece que el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) incluya:
a) la información documentada requerida por la Norma Internacional ISO 9001:2015; y

b) la información documentada que la misma determina como necesaria para la eficacia del SGC.
2. Creación y actualización.
a) Encabezado de página, que muestra:
 Logotipo de la organización.
 Título de la información documentada en cuestión (en mayúsculas).
 Texto: SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD – ISO 9001:2015.
 Logotipos de marcas registradas de ETSA y SUREX.
b) Pie de página, que muestra:
Código ID-XXX-Y-ZZ00, donde:
ID = Información Documentada,
XXX = número vinculado al apartado o cláusula de la norma ISO 9001:2015,
Y= letra asignada al área correspondiente,
ZZ= tipo de información documentada
00 = número consecutivo, iniciando en 01
Un ejemplo de lo anterior es: ID-7.5-D-DI01 Directriz para el control de la información documentada.
 Nivel de revisión, iniciando en 0
 Fecha de revisión (dd del mes de aaaa)
 Página x de y
 Logotipo de la organización
 Texto: Toda copia en PAPEL es “Información Documenta No Controlada”
Otro ejemplo aclaratorio para vincular formatos a la información documentada, donde su identificación es lo siguiente:
Código ID-7.5-D-DI01-01, que es para el Listado Maestro de Información Documentada.
c) En la página final de la información documentada, se muestra: Elaboró:, Revisó:, Aprobó: , cabe aclarar que en
algunos casos se puede omitir las palabras Revisó: y/o Aprobó:.
d) Tabla de áreas correspondientes y tipo de información documentada.
INICIAL AREA CORRESPONDIENTE INICIAL TIPO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

A ALMACEN AV AYUDA VISUAL
B COMPRAS CE COMUNICADO ESPECIAL
C CONTROL DE CALIDAD DI DIRECTRIZ
D DIRECCIÓN DO DIAGRAMA DE OPERACIONES
F FACTURACION FO FORMATO
I INGENIERIA IT INSTRUCCIÓN DE TRABAJO
M MANTENIMIENTO MA MATRIZ
N PLANEACIÓN PC PLAN DE CONTROL
P PRODUCCION
R RECURSOS HUMANOS
S TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
V VENTAS
Código Nivel de revisión Fecha de revisión

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ID-7.5-D-DI01 1 22 de abril de 2020
Toda copia en PAPEL es “Información Documentada No Controlada”
e) La organización establece que la información documentada:

 Sea en idioma en español o inglés cuando se requiera
 Se use la “paquetería” office (Word, Excel, entre otros)
 Se use letra Arial
 Que los medios de soporte sean papel y/o electrónico.
f) Puede existir información documentada que no esté vinculada al sistema de gestión de calidad, esta información no
afecta al SGC en ninguna etapa, puede ser externa y en algunos asuntos es meramente de consulta.
Dicha información documentada queda identificada con “XX” en el apartado de la norma, el numero consecutivo se
genera por área. Ejemplo: ID-XX-R-FO01.
3. Control de la información documentada.
a) La organización determina que esté disponible para su uso, donde y cuando se necesite, a través de una intranet,
impresión, archivo electrónico en computadoras, carpeta física, entre otros.
b) La organización establece que cada área es la responsable de que la información documentada que le aplica, que la
proteja (a través de la supervisión o revisión), que tenga en consideración el aspecto de confidencialidad, que evite el uso
inadecuado (perder la integridad), es decir: personal, actividad o proceso (por accidente o con mala intención) modifica o
borra los datos importantes que son parte de la información documentada.
c) La organización establece que la información documentada requerida por el SGC y por la norma ISO 9001:2015, se
controla, a través de llevar el registro actualizado en un Listado Maestro (donde se determina el período de conservación
y la acción correspondiente a su disposición).
c).1 Adicionalmente para el control de la información documentada como: Ayuda Visual, Directriz, Diagrama de
Operaciones, Instrucción de Trabajo, Matriz, Plan de Control, se establece una tabla de cambios histórico (posterior a la
tabla de firmas), que a continuación se muestra:
Nivel de Sección Fecha de revisión

revisión afectada Descripción del cambio
aaaa/mm/dd
c).2 Cabe aclarar que para el control de la información documentada como: Comunicado Especial y Formato no se
requiere la tabla anterior, es suficiente llevar el registro del nivel y fecha de revisión en el Listado Maestro.
d) La organización establece que cada área es responsable de distribuir la información documentada a los interesados, a
través de la entrega física y/o por medio de correo electrónico.
e) La organización establece que el personal, sólo tiene el permiso para consultar y/o usar la información documentada,
excepto la persona designada por el Director General (Coordinador del SGC), quien tiene la autoridad para actualizar y/o
modificar.
f) La organización establece que cada área es la responsable de gestionar la elaboración, actualización, modificación o
restitución de la información documentada que le aplica.
g) La organización establece que cada área es la responsable de promover la cultura de la calidad, enfocada a la lectura,
comprensión e implementación de la información documentada aplicable.

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h) La organización establece que cada área es la responsable de mantener el orden la información documentada
aplicable, de preservarla (incluye su legibilidad), y de evitar cualquier tipo de deterioro.
i) La organización establece que los documentos externos son identificados por los usuarios mismos, siendo
responsabilidad de estos, hacer la notificación vía correo electrónico al Coordinador del SGC, para que este los integre al
Listado Maestro.
Elaboró: Aprobó:
Ing. Ismael Rivera Hernández Ing. Martín Sánchez Sánchez

Responsable del SGC Director General
Nivel de Sección Fecha de revisión

revisión afectada Descripción del cambio
aaaa/mm/dd
Emisión inicial de la información documentada basada en la norma ISO
0 Todas 2017/05/02
9001:2015.
1. Se incluye como como tipo de información documentada a
1 2d) y 3c)
CE=Comunicado Especial

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La organización establece que el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) incluya:

a) la información documentada requerida por la Norma Internacional ISO 9001:2015; y

a) Encabezado de página, que muestra:

b) Pie de página, que muestra:

Código ID-XXX-Y-ZZ00, donde:

Código ID-7.5-D-DI01-01, que es para el Listado Maestro de Información Documentada.

d) Tabla de áreas correspondientes y tipo de información documentada.

INICIAL AREA CORRESPONDIENTE INICIAL TIPO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Código Nivel de revisión Fecha de revisión

e) La organización establece que la información documentada:

3. Control de la información documentada.

Nivel de Sección Fecha de revisión

Código Nivel de revisión Fecha de revisión

Ing. Ismael Rivera Hernández Ing. Martín Sánchez Sánchez

Nivel de Sección Fecha de revisión

Código Nivel de revisión Fecha de revisión

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