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    Procedimiento Inventario

    Cargado por

    Fernando Tudela
    Este documento describe los procedimientos para realizar la planeación, toma y ajuste del inventario anual y aleatorio en la bodega de despacho de Femoglas. Incluye la elaboración de un plan de trabajo, la conformación de grupos para el conteo físico, y los pasos para realizar ajustes en caso de diferencias entre el inventario físico y el sistema. El objetivo es verificar periódicamente la existencia de productos y comprobar la eficacia del sistema de control de inventarios.

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    Procedimiento Inventario

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    Este documento describe los procedimientos para realizar la planeación, toma y ajuste del inventario anual y aleatorio en la bodega de despacho de Femoglas. Incluye la elaboración de un plan de trabajo, la conformación de grupos para el conteo físico, y los pasos para realizar ajustes en caso de diferencias entre el inventario físico y el sistema. El objetivo es verificar periódicamente la existencia de productos y comprobar la eficacia del sistema de control de inventarios.

    Título original

    PROCEDIMIENTO INVENTARIO

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    Este documento describe los procedimientos para realizar la planeación, toma y ajuste del inventario anual y aleatorio en la bodega de despacho de Femoglas. Incluye la elaboración de un plan de trabajo, la conformación de grupos para el conteo físico, y los pasos para realizar ajustes en caso de diferencias entre el inventario físico y el sistema. El objetivo es verificar periódicamente la existencia de productos y comprobar la eficacia del sistema de control de inventarios.

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    Procedimiento Inventario

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    Este documento describe los procedimientos para realizar la planeación, toma y ajuste del inventario anual y aleatorio en la bodega de despacho de Femoglas. Incluye la elaboración de un plan de trabajo, la conformación de grupos para el conteo físico, y los pasos para realizar ajustes en caso de diferencias entre el inventario físico y el sistema. El objetivo es verificar periódicamente la existencia de productos y comprobar la eficacia del sistema de control de inventarios.

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    de 10

    PROCEDIMIENTO

    PLANEACIÓN, TOMA Y AJUSTE DE


    INVENTARIO

    Elaborado: Fernando Antonio Tudela Gallardo.

    Cargo: Supervisor de Despacho.

    Fecha: Julio de 2021.

    1
    1. OBJETIVO

    Realizar la planeación, toma y ajuste de inventario anual y del inventario aleatorio


    de los productos que se encuentre en la BODEGA DESPACHO, de manera que
    se garantice la verificación periódica de la existencia y se compruebe la eficacia
    del sistema de control

    2. ALCANCE
    Inicio con la elaboración del plan de trabajo a ejecutar antes del inicio de la toma
    de inventario hasta la elaboración del informe de resultado del inventario.

    3. RESPONSABLES
    Jefe de Operaciones y Logística

     Responsable de la administración y coordinación del plan de trabajo, para


    un correcto levantamiento de inventario.

    Personal Despacho (Administrativos, Operadores, Supervisores).

     Responsable del cumplimiento del procedimiento.

    Personal Externo.

     Apoyo en el conteo del inventario y auditores externos.

    4. DEFINICIONES

    Ajustes de inventario: conciliación que se realiza en el sistema ERP por


    presentarse sobrantes o faltante al efectuarse la comparación entre la cantidad
    física v/s sistema.

    Conteo Físico: actividad que consiste en verificar físicamente la existencia de los


    productos que se encuentran en el inventario.

    Corte de documentos: actividad previa a la toma de inventarios, donde se toma


    como referencia los últimos números consecutivos de los documentos que afectan
    el inventario (facturas, entradas de mercancías, devoluciones y traslados de
    bodega), el día anterior al término de la jornada laboral.

    2
    Grupos de conteos: grupos de trabajo conformados para la realización del conteo
    físico de los productos que se encuentran en la BODEGA DESPACHO.

    Inventario: conjunto de bienes aptos para la venta existentes.

    Mesa de control de inventarios: grupo de trabajo que tiene a su cargo la


    responsabilidad de verificar que la toma de inventarios se realice de acuerdo con
    las normas y procedimientos establecidos.

    Productos dañados o deteriorados: aquellos que se encuentran en mal estado y


    no podrán ser vendidos, como material de primera.

    5. CONDICIONES GENERALES

    Generalidades

    FEMOGLAS llevará a cabo la toma física del inventario anual en el mes de


    diciembre de cada año.

    FEMOGLAS cuenta con una bodega donde se encuentra exhibida la mercancía


    para ser vendida.

    FEMOGLAS realizará inventarios aleatorios de manera permanente por líneas de


    productos.

    Jefe de Operaciones y Logística deberá garantizar que el personal participante


    cuente con la capacitación para la toma física general, llevando un registro de las
    personas capacitadas con la respectiva evaluación.

    INVENTARIO FÍSICO ANUAL.

    Planeación del Inventario

     El plan de trabajo, en el cual se discriminan cada una de las tareas


    puntuales a realizar antes de la toma de inventario, deberá elaborarse y
    enviarse con quince (15) días de anticipación a la toma física del inventario,
    con el fin de informar a las Oficinas de Contabilidad, Auditoría Interna u otra
    Unidad, acerca de las actividades que tienen relación o involucran estas
    áreas.

     Antes de iniciar el conteo físico del inventario se deberá realizar el corte de


    documentos

    3
     Es responsabilidad del Jefe de Operaciones y Logística garantizar que el
    lugar donde se va a realizar el conteo, se encuentre organizado y los
    productos se encuentren ubicados en espacios adecuados y de fácil acceso
    antes de dar inicio al conteo.

     Los productos que se encuentren deteriorados o en mal estado, deben


    estar identificados y separados de los productos que se encuentran en
    buen estado.

     Se colocarán rótulos para identificar que ya se realizó el conteo y se


    emplearán de otro color cuando se realice auditoría o cuando sea necesario
    un segundo conteo.

     Es responsabilidad del Jefe de Operaciones y Logística asegurar que los


    funcionarios participantes en el proceso de inventarios cuentan con los
    implementos necesarios de seguridad EPP (zapatos, tapabocas, guantes,
    entre otros).

     El conteo será realizado por los funcionarios de área despacho y el


    personal de apoyo, indicándoles el área de conteo o captura de
    información. Adicionalmente los funcionarios que realizan el conteo
    aleatorio son administrativos, en caso de un segundo conteo el personal
    que contará la línea será el mismo del conteo número uno.

     Es responsabilidad del Jefe de Operaciones y Logística, informar a las


    áreas de la empresa las fechas (desde–hasta) en las que no habrá servicio
    de atención al público por motivos de inventario.

    Toma Física de Inventario


    Para la toma de inventario en Femoglas se deberá realizar un primer conteo
    obligatorio en todos los productos o referencias, al finalizar el conteo de cada línea
    se irá realizando por parte del personal administrativo una auditoria, si esta
    auditoria es completamente satisfactoria, es decir dicho conteo coincide con el
    conteo número uno, la línea se da por contada y no irá a segundo conteo, en caso
    contrario se contará completamente la línea y se comparara contra el primer
    conteo, las referencias con diferencias irán a un tercer conteo.
    Para la realización del inventario se deberá conformar la mesa de control y
    determinar los funcionarios que harán parte de ésta. Estos funcionarios tendrán a
    cargo las siguientes responsabilidades:

     Revisar la planeación del inventario y garantizar la disposición del punto de


    venta y bodegas, antes del inicio del conteo.

    4
     Supervisar el primer conteo general y los conteos que ejercen como
    auditorias de los primeros conteos.

     Elaborar el acta de inicio y finalización de la toma física del inventario.

     Orientar a los grupos de conteo.

     Participar en el segundo conteo junto con un integrante del grupo que


    realizó el primer conteo, en caso de ser necesario.

     Efectuar en compañía de los grupos de conteo el tercer conteo si es


    necesario.

     Definir las existencias finales de inventario para determinar su valorización.

     La mesa de control estará integrada por representantes de Contabilidad,


    Auditoria Interna y Logística.

    Ajustes de Inventario
    La solicitud para efectuar ajustes de inventario debe estar debidamente justificada
    y deberá presentarse por escrito explicando cada una de las diferencias y los
    motivos que la originan. Este informe deberá ir firmado tanto por el Jefe de
    logística y Gerente correspondiente (Ventas y/o General).
    Los ajustes de inventario deberán ser realizados por el Jefe de Operaciones y
    Logística, previa aprobación del Gerente correspondiente (Ventas y/o General).

    INVENTARIOS ALEATORIOS

    Planeación del Inventario Aleatorio


    El Jefe de Operaciones y Logística enviará la programación de los inventarios
    aleatorios por línea que se realizará en cada semestre, con 15 días hábiles de
    anticipación.
    El inventario de Femoglas está clasificado por líneas:

     Policarbonato.
     Fibra
     Industrial
     Entre otras.

    5
    Es responsabilidad del Jefe de Operaciones y Logística asegurar que los
    funcionarios participantes en el proceso de inventarios cuentan con los
    implementos necesarios de seguridad EPP (zapatos, tapabocas, guantes, entre
    otros).
    En los días establecidos para el conteo de los productos de cada línea no se
    realizará movimiento de inventario de los mismos. (Físico y sistema).
    Toma del Inventario Aleatorio.
    Para la toma del inventario aleatorio se realizará un conteo obligatorio de los
    productos determinados en el Plan de Trabajo; si se presentan diferencias entre
    las cantidades físicas y las registradas en el sistema será necesario un segundo
    conteo.
    Las personas encargadas del conteo y que participarán en el proceso serán los
    auditores externos cruzados por áreas de responsabilidad.
    Para determinar los productos a contar de cada línea de inventario se tendrán en
    cuenta los siguientes parámetros:

     Fibra: Se realizará conteo a aquellos artículos que presenten mayor


    cantidad de inventario y mayor valor de costo.

     Policarbonato: se realizará conteo de los artículos que tengan mayor valor


    de costo y mayor cantidad de stock.

     Industrial: se realizará conteo de los artículos que tengan mayor valor de


    costo y mayor cantidad de stock.
    Ajustes del inventario Aleatorio.
    El proceso de ajustes del inventario se realizará únicamente con el informe del
    inventario anual y las diferencias de los inventarios aleatorios se llevarán a unas
    bodegas en el sistema llamadas Faltantes y/o sobrantes según sea el caso.

    6
    6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

    6.1 PLANEACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO.

    RESPONSABLES
    N° DESCRIPCIÓN
    CARGO

    Elabora el plan de trabajo antes de llevar a cabo


    la toma de inventario, mediante el
    1 Jefe Logística y Despacho
    diligenciamiento del Formato Plan de trabajo
    inventario Femoglas

    Expone y explica al personal que participará en


    la realización del inventario el plan de trabajo, la
    metodología a utilizar, los horarios de trabajo y
    las responsabilidades. Se requiere la presencia
    2 Jefe Logística y Despacho
    de los integrantes de apoyo y auditoria externa

    Nota: Esta actividad deberá realizarse con 2 o 3


    días hábiles de anticipación a la realización del
    inventario.

    Realiza los trámites para devolver los productos


    3 Jefe Logística y Despacho
    que tienen baja rotación.

    Realiza pre-conteos de los perfiles para facilitar


    4 Personal asignado
    el conteo al momento de realizar el inventario.

    Identifica y separa los productos que se


    5 Personal asignado
    encuentran deteriorados o en mal estado.

    N° DESCRIPCIÓN RESPONSABLES

    7
    CARGO
    Lleva a cabo el cierre de recepción y despacho
    6 Jefe Logística y Despacho
    definida en el procedimiento

    Genera el corte de documentos en el sistema


    7 Contabilidad
    ERP

    Verifica que se haya ejecutado cada una de las


    8 Jefe Logística y Despacho
    tareas previstas en el plan de trabajo elaborado.

    9 Elabora el acta de inicio del inventario. Jefe Logística y Despacho

    6.2 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO.

    RESPONSABLES
    N° DESCRIPCIÓN
    CARGO

    Realiza el primer conteo físico de cada uno de


    Personal asignado- grupo
    1 los productos mediante la captura de código de
    de conteo
    barras o forma manual
    Realiza auditoria al 10% de las referencias por
    Personal asignado- grupo
    cada una de las líneas contadas para validar la
    2 de conteo y personal
    calidad del mismo. mediante la captura de
    administrativo
    código de barras o forma manual
    1.- Si no existen diferencias entre el primer
    conteo y el correspondiente a la auditoria del
    10%
    2.- Realiza un segundo conteo físico de cada
    Coordinador y personal
    uno de los productos que corresponden a la
    3 asignado – grupo de conteo
    línea y posteriormente se hace nuevamente
    y personal administrativo
    auditoria del 10% de la línea.

    Nota: Si persisten las diferencias se deberá


    continuar con un tercer conteo.

    4 Exporta a Excel la base de datos del inventario Personal asignado

    N° DESCRIPCIÓN RESPONSABLES

    8
    CARGO

    Genera el informe de ajustes de inventario y de


    5 forma informativa a los integrantes de la mesa Personal asignado
    de control de inventario

    Se realizan los ajustes de inventario en el


    Jefe de logística y
    6 sistema, una vez se cuente con la aprobación
    Operaciones
    del Gerente correspondiente

    Elabora el acta de finalización del inventario y lo


    Jefe de logística y
    7 hace firmar de todos los miembros de la mesa
    Operaciones
    de control de inventario

    7. RELACIÓN DE REGISTROS

    NOMBRE REGISTRO

    Formato para el control de conteos de inventario MES-AÑO

    Plan de trabajo MES-AÑO

    Formato control de conteos de inventario aleatorio MES-AÑO

    Acta de inicio de inventario MES-AÑO

    Acta de finalización de inventario MES-AÑO

    9
    10

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