Plan de Trabajo Del Sig

Proceso:
GESTIÓN ESTRATÉGICA
PLAN DE TRABAJO DEL SIG Código:

GE--220-29-4
Fecha: Versión: 3.2

ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE MÁLAGA
01.01.2020
NIT: 890-205-229-1
PLAN DE TRABAJO DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN
ALCALDIA MUNICIPAL DE MÁLAGA

SANTANDER
Calle 12 # 8-51 Plaza Institucional Elaboró:

Teléfono: 6615339 Código Postal:682011
Correo electrónico: alcaldia@malaga- Proyectò:
2020-2023 santander.gov.co
Revisó:
Página Web: www.malaga-santander.gov.co
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NIT: 890-205-229-1
CONTENIDO
Antecedentes........................................................................................................3
Objetivos...............................................................................................................4
Objetivos del Plan de Trabajo:.............................................................................5
Política del Sistema Integrado de Gestión...........................................................6
1.1.1 Políticas de seguridad y salud en el trabajo....................................7
Recursos..............................................................................................................8
Estrategias..........................................................................................................10
Antecedentes
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En cumplimiento de la Ley 872 de 2003 - “Por la cual se crea el sistema

de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en
otras entidades prestadoras de servicios”- la Alcaldía de Málaga siendo
conocedora de la importancia mediante acta 001 crea el Sistema
Integrado de Gestión (SIG) como una herramienta gerencial que integra
todos los procesos y procedimientos diseñados.
En Mayo de 2021 la Alcaldía de Málaga inicio las actividades

relacionadas con: Diseño, formulación, adopción, dirección y
coordinación de las políticas, materia de desarrollo económico y social
del País relacionadas con la competitividad, integración y desarrollo de
los sectores productivos.
El Diseño de un sistema Integrado de gestión para el proceso de

Gestión en Seguridad y Convivencia Ciudadana de la alcaldía de
Málaga representa un avance en el cumplimiento de los objetivos e
impulsa la mejora de los procedimientos que la componen, representa
para su comunidad un mejoramiento en la administración de los
recursos del municipio, y mejora en la atención al ciudadano.
Objetivos

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Objetivos del Sistema Integrado de Gestión:
 Mejorar la eficacia de los procesos de la entidad y su optimización

mediante la participación de sus líderes y colaboradores
 Obtener la satisfacción de los usuarios mediante el mejoramiento de la
efectividad de los servicios, planes y proyectos, así como la
administración de los recursos públicos, programas de control, vigilancia
y anticorrupción.
 Mejorar los índices de participación ciudadana, desarrollar planes de
control y seguimiento a contratistas, seguimiento a la ejecución del plan
de desarrollo municipal, garantizar los recursos de inversión.
 Garantizar los recursos necesarios para el sistema integrado de gestión,
la inversión pública y el cumplimiento del alcance, mantener la
infraestructura acorde para el desempeño de sus labores.
 Fortalecimiento de talento humano, mediante planes de desarrollo de
competencias, requisitos de contratación, asignación de roles y
responsabilidades.
 Asegurar la comunicación, participación, y consulta de todos los
colaboradores en las mejoras y cambios del Sistema de Seguridad y
Salud en el trabajo, para la prevención de lesiones y enfermedades
laborales, la administración del riesgo, identificación de peligros, y
ejecución de controles.
 Prevenir y sancionar actos de acoso laboral para mantener un ambiente
respetuoso de la dignidad humana.
 Proteger de los riesgos que puedan amenazar la seguridad y salud de
los trabajadores y partes interesadas de la alcaldía municipal de Málaga
Santander.
 Evitar las enfermedades y daños causados por la exposición de humo y
consumo de alcohol y drogas.

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 Prevenir, disminuir y controlar el riesgo de accidentes de tránsito que

puedan amenazar la vida y salud de los colaboradores y partes
interesadas de la Alcaldía Municipal de Málaga Santander.
 Mantener una participación activa y alerta en la respuesta ante
emergencias de los colaboradores y partes interesadas de la alcaldía de
Málaga Santander.
Objetivos del Plan de Trabajo:
 Articular el Modelo de Estándar de Control Interno MECI y el Sistema

Integrado de Gestión SIG.
 Diseñar y/o restructurar los indicadores del Sistema Integrado de
Gestión SIG.
 Diseñar la metodología de seguimiento y control a los riesgos de calidad
del Sistema Integrado de Gestión SIG.
 Realizar seguimiento y cierre a las No Conformidades (NC), Acciones
Preventivas (AP) y Notas de Mejora (NM) identificadas en auditorias.
 Realizar la Revisión por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión.
 Revisar, validar, normalizar y actualizar los documentos del Sistema
Integrado de Gestión.
 Acompañar el proceso de control interno.
Política del Sistema Integrado de Gestión
La Alcaldía Municipal De Málaga Santander, siendo una entidad dedicada a

la administración de los bienes y servicios públicos del municipio, así como
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del ordenamiento y desarrollo territorial, fortalecerá continuamente su

desempeño mediante un enfoque basado en procesos, implementará
medidas de seguridad necesarias para el mejoramiento de la calidad de vida
laboral de sus empleados y promoverá políticas públicas enfocadas en la
participación ciudadana y el mejoramiento social y cultural. Generará
proyectos que impulsen el desarrollo económico y la defensa de los derechos
fundamentales de sus habitantes, buscará la satisfacción de los usuarios y
partes interesadas a través del cumplimiento efectivo en la prestación de sus
servicios, inversión social, planes de mejoramiento, ejecución de proyectos
de conformidad con las normas legales vigentes y disponiendo de los
recursos para la asignación de roles y desarrollo de competencias
necesarias de acuerdo con el cumplimiento de los requisitos y la adecuada
administración de los bienes y servicios públicos del municipio.
Se compromete con:
 La planeación del manejo de los bienes y servicios públicos mediante el
cumplimiento y la identificación de los requisitos, necesidades y
expectativas de las partes interesadas.
 La prevención de lesiones y enfermedades laborales.
 La administración del riesgo, identificación de peligros, y ejecución de
controles.
 La mejora continua del sistema integrado de gestión y la optimización de
los procesos de la organización.
 La generación de un ambiente de trabajo seguro, limpio, tranquilo, e
iluminado.
 La vigilancia del cumplimiento de la política de anticorrupción.
 Mantener una comunicación interna y externa oportuna de acuerdo
con el cumplimiento de los objetivos del sistema integrado de gestión.
 La vigilancia del cumplimiento de requisitos de seguridad de la
información y gestión documental.

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 Responder de manera oportuna y efectiva, a las emergencias que se

presenten durante la ejecución de sus actividades.
 La capacitación de su personal en el sistema integrado de gestión
Para cumplir con lo estipulado anteriormente LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE
MÁLAGA se compromete con la gestión responsable y sostenible facilitando
todos los elementos y recursos necesarios para el cumplimiento de esta
política.
1. Políticas de seguridad y salud en el trabajo
De acuerdo con la organización internacional de trabajo cada año 1,9 millones
de personas mueren debido a accidentes laborales y enfermedades
relacionadas con el mismo, por esto es debido marcar una importancia en la
planeación de las actividades, así como en el cumplimiento y promoción de
una política justa en la gestión de la salud laboral.
Las políticas implantadas tienen alcance a todos los centros de trabajo, empleados, vinculaciones,
contratistas y subcontratistas, se establecieron de acuerdo con la integración de las políticas de la
entidad, se estableció su difusión y compromiso de la entidad con el sistema de acuerdo con el
cronograma de comunicación, participación y consulta. A continuación, se detallan las políticas citadas:
Políticas
Política de seguridad y salud en el trabajo
Política de acoso laboral
Política de elementos y equipos de protección
personal
Política de control de consumo de cigarrillo,
alcohol y drogas
Política de seguridad vial
Política de emergencias
Recursos
Para la implementación, seguimiento y mantenimiento del SIG, la alcaldía de

Málaga cuenta con recursos humanos y tecnológicos.  Humanos: La

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estructura organizacional de la alcaldía define las responsabilidades y

autoridades del SIG para su implementación, mantenimiento y mejora continua.
El gráfico representa la estructura organizacional:
Grafico 1. Estructura organizacional
Fuente: elaboracion Propia
Es responsabilidad de la Alta Dirección de la alcaldía, la implementación y

mantenimiento del SIG.
La revisión permanente del SIG está bajo la responsabilidad del Representante

de la Alta Dirección y la Alta Dirección.
Por último, es responsabilidad de todos los servidores de la Alcaldía de Málaga
mantener, actualizar y garantizar la aplicación del sistema para todas las
acciones que derivan de éste. Como estrategia para su cumplimiento, cada
proceso y/o área cuenta con un gestor de apoyo cuya responsabilidad es
atender y dar cumplimiento el mantenimiento y mejora continua del SIG. 
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Tecnológicos
El SIG es administrado a través de la página de la Alcaldía. Con información en

línea es posible realizar una eficiente distribución de la información, los
recursos y las actividades del Sistema Integrado de Gestión. Para su
navegabilidad se puede ingresar a la plataforma y se encontrara toda la
información referente al Sistema.
Figura 1. Página de la Alcaldía de Málaga
Fuente: http://www.malaga-santander.gov.co/
Estrategias
Para el segundo semestre de 2021, la Oficina Asesora de Planeación y
Ordenamiento Territorial en compañía de la secretaria general y de Gobierno y
Control Interno garantizara el funcionamiento del Grupo Sistema Integrado de
Gestión como facilitador y asesor de las diferentes áreas de la Alcaldía de
Málaga, en el mantenimiento, revisión y mejora del SIG, ha diseñado siete
estrategias de trabajo para dar cumplimiento a ésta labor.
1. Articulación del Modelo de Estándar de Control Interno (MECI) y el

Sistema Integrado de Gestión (SIG) en la página web de da Alcaldía.
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Una vez revisados y entendidos, cada uno de los módulos definidos en

Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno Colombiano
MECI (Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP), el
equipo de trabajo del SIG junto con el líder de la Oficina de Control
Interno iniciará el cargue y actualización de la página web.
El MECI como herramienta de control efectivo para la administración pública,

aún no se encuentra articulada con la página web. Acción que permitirá
consolidar las acciones de seguimiento y monitoreo del Modelo MECI
(Autocontrol, Autogestión y Autorregulación) en una sola herramienta
tecnológica, brindado información en tiempo real y de acceso inmediato.
Para el cumplimiento de esta labor, se propone:
 Realizar mesas de trabajo y/o solicitudes a través de correo electrónico

con la Oficina de Control Interno, para consolidar la información insumo
del módulo MECI, y posteriormente alimentar la página web.
 Para esta tarea los procesos contarán con el acompañamiento de la
Oficina Asesora de Planeación.
 Vincular la información consolidada en la página web, para su posterior
seguimiento, actualización y uso de esta herramienta.
2. Diseño y/o restructuración de los indicadores del Sistema Integrado de

Gestión SIG
En cumplimiento y atención de las observaciones realizadas por los diferentes

entes de control, y como una acción de mejora al seguimiento y evaluación de

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los procesos, se pondrá en marcha un plan choque para la revisión, definición,

actualización y cargue de los indicadores de gestión de calidad en la Página
web con el fin de que la comunidad esté enterada de la transparencia de la
administración. .
El plan de trabajo se orientará de la siguiente manera:
 Se realizará revisión a la matriz de indicadores identificando su pertinencia,

calidad de información reportada en el seguimiento, fecha de actualización y
fórmula matemática.
 Con apoyo de la persona encargada de darle manejo a la página web, se
realizará mesa de trabajo para la revisión y concertación de las variables
requeridas en a la ficha técnica del indicador, sistema de reporte, visualización
y tableros de control.
 Con la información analizada en la revisión de la matriz de indicadores, se
programarán mesas de trabajo con los líderes de proceso, gestores de calidad
y/o profesionales de apoyo, para concertar los indicadores que entregarán
información eficaz para el mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión
(SIG).
La programación de mesas de trabajo se realizara por procesos así: (4)
estratégicos, (3) misionales, (2) apoyo, (1) evaluación y seguimiento.
Estratégicos: Planeación Estratégica, Sistemas de Gestión.
Misionales: Gestión de la infraestructura y obras públicas, Gestión de la
movilidad sostenible, gestión del desarrollo económico y social, gestión en
seguridad convivencia y participación ciudadana.
De apoyo: Gestión contable y hacienda pública, gestión jurídica y
administrativa, gestión del desarrollo organizacional.
De evaluación, control y seguimiento: Control interno.

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 Una vez tomadas las decisiones de concertación, ajuste, eliminación,

inactivación y diseño de los indicadores del proceso, se realizará el cargue y/o
ajuste en la página web. Para esta tarea los procesos contarán con el
acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación
 Por último, se construirá y/o actualizará la matriz de indicadores de gestión
concertados y validados por proceso.
3. Diseño metodología de seguimiento y control a los riesgos de calidad del

Sistema Integrado de Gestión SIG
Esta estrategia busca iniciar el proceso de actualización a la norma ISO

9001:2015 (inicia proceso de transición hasta 2018), en donde la incorporación
de la gestión del riesgo o el enfoque basado en riesgos en los Sistemas de
Gestión de la Calidad se hace visible como requisito de implementación.
La estrategia se desarrollará así:
 Diseño y ajuste a la Resolución para la Administración del Riesgo.

 Elaborar matriz de para seguimiento al Mapa de Riesgos de Gestión e
incluirlo dentro de la Guía para Administración del Riesgo (Actualización de la
Guía).
 Socializar con los diferentes procesos (Evaluación y seguimiento, apoyo,
misionales y, estratégicos) el formato de captura y seguimiento a los riesgos de
calidad. Para este proceso se realizaran mesas de trabajo con los dueños de
proceso, gestores y/o profesionales de apoyo y profesionales del área.
 Una vez concertados y validados los riesgos de calidad por proceso, se
actualizarán las caracterizaciones y demás documentos del SIG en la página
web. Para esta tarea los procesos contarán con el acompañamiento de la
Oficina Asesora de Planeación.

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4. Seguimiento y cierre a las No Conformidades (NC), Acciones Preventivas

(AP) y Notas de Mejora (NM) identificadas en auditorías anteriores.
Como insumo obligatorio para realizar la revisión por la dirección, y como

acciones de mejoramiento continuo al SIG, se hace necesario contar con el
diagnóstico y/o estado de las No Conformidades (NC), Acciones Preventivas
(AP) y Notas de Mejora (NM) del Sistema Integrado de Gestión. De igual
manera, el seguimiento al cierre y/o tratamiento dado a cada acción
identificada fortalece el mejoramiento continuo del SIG. Para el logro de este
propósito se presenta el siguiente plan de trabajo:
 Identificar por proceso el estado de las No Conformidades (NC), Acciones
Preventivas (AP) y Notas de Mejora (NM) identificadas en auditorías internas y
externas de calidad, a través de la página web.
 Realización de mesas de trabajo con los procesos pendientes de cierre y/o
tratamiento a las No Conformidades (NC), Acciones Preventivas (AP) y Notas
de Mejora (NM).
 Seguimiento y/o levantamiento de los planes de acción para el cierre de las
No Conformidades (NC), Acciones Preventivas (AP) y Notas de Mejora (NM)
en la página web. Para esta tarea los procesos contarán con el
acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación.
 Elaboración del informe del estado de las No Conformidades (NC), Acciones
Preventivas (AP) y Notas de Mejora (NM) identificadas en auditoria interna y
externa 2021 para la Revisión por la Dirección.
5. Realizar la Revisión por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión SIG

(numeral 5.6 ISO 9001:2008).

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La Norma Técnica NTC ISO 9001:2015 estable en el numeral 5.6 -Revisión por
la Dirección las necesidad de adelantar ésta revisión. Así mismo, establece las
entradas (insumos) necesarias para realizar de manera eficaz la revisión.
La Revisión por la Dirección se realizará en el mes de octubre de 2022, con la

participación de la Alta Dirección, sus diferentes miembros, y el representante
de la Alta Dirección.
Como estrategia de trabajo se prepara la siguiente información:

 Los resultados de las auditorias obtenidos en la última auditoria de
certificación y los de las auditorías internas.
 Los resultados de las encuestas de satisfacción realizadas (retroalimentación
de usuarios), y el estado de peticiones, consultas, quejas, denuncias, reclamos
y sugerencias.
 Los resultados obtenidos en los indicadores de procesos (desempeño de los
procesos y la conformidad del producto).
 El estado de las acciones correctivas y preventivas.
 Las acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la Alta
Dirección.
 Los cambios que podrían afectar al Sistema de Calidad.
 Los resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados y,
 Las recomendaciones para la mejora.
6. Revisar, validar, normalizar y actualizar los documentos del Sistema
Integrado de Gestión SIG.
En cumplimiento al numera 4.2 –Requisitos de la documentación- la Alcaldía

de Málaga debe identificar los documentos necesarios para una eficaz
planificación, operación y control de los procesos estratégicos, misionales, de
apoyo y de evaluación y seguimiento.
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Grafico 2. Pirámide Documental del SIG
Fuente: http://gestioncalidad.mincomercio.gov.co/isolucion
Para el cumplimiento de ésta revisión permanente, se presenta el siguiente

plan de trabajo:
 Revisar, actualizar y/o documentar los procedimientos, guías y formatos en
atención a las funciones a cargo de la Alcaldía de Málaga.
 Incorporar, diseñar y/o re-diseñar los procedimientos, guías y formatos que se
deriven previa revisión anterior. Para esta tarea los procesos contarán con el
acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación.
 Actualizar en la página web la documentación concertados y trabajados en las
diferentes reuniones de equipos interdisciplinarios.
 Revisar el normograma del SIG (Leyes, decretos, acuerdos, circulares,
resoluciones que afectan la gestión, las normas internas como reglamentos,
estatutos, manuales y, en general, todos los actos administrativos de interés
para la Alcaldía de Málaga).
 Revisión permanente de contenidos de la página web referente al SIG.

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 Responder de manera oportuna y efectiva, a las emergencias que se

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Es responsabilidad de la Alta Dirección de la alcaldía, la implementación y

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Una vez revisados y entendidos, cada uno de los módulos definidos en

El MECI como herramienta de control efectivo para la administración pública,

Para el cumplimiento de esta labor, se propone:

 Realizar mesas de trabajo y/o solicitudes a través de correo electrónico

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los procesos, se pondrá en marcha un plan choque para la revisión, definición,

El plan de trabajo se orientará de la siguiente manera: