Comunicación de Metas y Objetivos en las Organizaciones

Renzo Pinasco Alegre

El enfoque de la administración, durante los últimos cien años, ha estado dirigido a la

eficiencia y optimización de recursos. De acuerdo a los principios de la administración de

Frederick Taylor, mundialmente reconocido como el “Padre de la Administración Científica”, él

propone que el gerente es responsable de buscar, científicamente, los mejores métodos de trabajo

a fin de optimizar los recursos que posee, a través del estudio del tiempo y los movimientos de

cada trabajador en las tareas que realiza: la selección y preparación de los trabajadores es

fundamental para lograr un correcto control y ejecución del trabajo. Emerson, por su lado, resalta

la importancia de los objetivos y reconoce que las normas, la disciplina, la honestidad y la

remuneración son principios básicos para la perfección del rendimiento de los empleados.

Finalmente, Ford encontró en el volumen en masas la respuesta al ahorro en costos y aumento de

la productividad.

Todo este cumulo de propuestas enfocadas en la administración efectiva busca que el uso

de los recursos sea aprovechado al máximo para beneficio de la organización. Sin embargo, muy

poco se habló anteriormente de la razón por la cual necesitamos esos recursos y porque es

importante aprovecharlos al máximo y lo que realmente se busca al final de cuentas al perseguir

esta optimización en la administración de recursos. Es decir, cuales son las metas y objetivos que

buscamos al hacerlo y hacia donde nos dirigimos cuando decidimos aplicar estos enfoques.

En este ensayo se discutirá la importancia de comunicar las metas y objetivos en las

organizaciones y los factores que inciden en que esta comunicación se realice de manera

efectiva, así como algunas herramientas que pueden ayudar a realizarla.

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Las metas en una organización son las que marcan el rumbo a seguir, las que dan las

pautas para tomar decisiones y definen a donde se quiere llegar en un determinado periodo de

tiempo. Permiten medirlas para saber si se ha desviado el rumbo y en consecuencia corregirlo.

Motivan y empujan al esfuerzo por conseguirlas alimentando la colaboración y el logro de

sinergias, vinculando tanto los intereses personales y organizaciones.

La identidad de una organización, definida e integrada por la Misión, Visión, Objetivos y

Valores debe estar alineado con los objetivos particulares de sus integrantes y, en todo caso, debe

ser conocido por todos y cada uno de ellos. (Kaplan y Norton, 2004).

Es en todo esto en que radica la importancia de mantener metas claras y bien definidas

para una organización que pretende ser saludable y buscar obtener el mejor uso de sus recursos

sin malgastarlos al desviar esfuerzos en proyectos alejados a los objetivos principales,

compartidas claro está con cada miembro de la organización.

Dado el reconocimiento de la importancia de estas metas, es que se redescubre la

importancia de que el empleado conozca no sólo el procedimiento que debe realizar en su trabajo

diario, sino también por qué lo realiza, hasta dónde puede realizarlo y cuánto es lo que quiere

realizar. No en vano las organizaciones buscan continuamente cómo mejorar la comunicación de

sus objetivos entre todos los colaboradores de la empresa

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Sin embargo, si se le pregunta a un grupo de empleados si conoce la misión y visión de la

empresa en la que laboran, ¿cómo respondería? Si el personal manifiesta una sola visión y rumbo

al cual encaminan sus esfuerzos, podemos comprobar entonces que si ha existido una

comunicación de las metas y objetivos estratégicos eficiente. De lo contrario, habremos

descubierto la falta de rumbo compartido en la organización.

Esto último se puede deber a una serie de errores que una empresa puede cometer al

querer comunicar directivas e indicaciones al personal

A continuación se enumera una lista de errores comunes que suele cometer una organización

al momento de hacer público un comunicado:

1. La falta de una misión clara: se indica a dónde se quiere llegar pero no se especifica

cómo.

2. Información incompleta: se indica la meta a lograr pero no es específica el plazo para

lograrla.

3. Falta de canales de información: como ejemplo se indica el caso de una fábrica, en donde

se envía la información sólo por correo electrónico y no se considera la publicación en

medios masivos para los operarios.

4. La existencia de dos empleadores cuya manera de ver las cosas es diferente: la

comunicación de metas y objetivos debe ser una sola, y ésta debe ser aceptada y aplicada

por las cabezas dentro de la organización.

5. La existencia de mucha información: la comunicación debe ser clara y directa; el exceso

de información puede generar confusión y más dudas.

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6. La falta de un mecanismo de control que asegure que se entienda el comunicado: existe la

publicación de procedimientos y objetivos, pero éstos no se cumplen y no se fiscaliza si

han sido comprendidos por falta de canales de retroalimentación.

El punto 6 refuerza dos características importantes que se debe considerar al momento de

desarrollar las estrategias de comunicación de una empresa: que sea medible y demostrable. Lo

mismo sucede con la meta u objetivo propuesto. La responsabilidad no radica sólo en informar

que se ha planteado una meta, sino también cómo actuar para llegar a ella y asegurar que ha sido

comprendida y asimilada por toda la organización.

Un claro ejemplo de una empresa que busca comunicar sus objetivos es lo que viene

realizando el banco peruano Interbank: mensualmente el Gerente General realiza una

presentación a todos los colaboradores a nivel nacional informando acerca de las novedades de la

empresa, noticias importantes y sobre todo el avance del cumplimiento de las metas y objetivos

de la organización. Esta comunicación ha permitido que el colaborador reconozca la importancia

de su rol en el trabajo y como resultado, el vínculo que existe entre el colaborador y la

organización se ha fortalecido.

Las empresas buscan constantemente herramientas que permitan que todos estén

comunicados; el correo electrónico es fundamental hoy en día para los negocios, e inclusive, la

nueva tendencia exige el uso de teléfonos celulares con aplicaciones de correo electrónico. La

tecnología ha logrado mejorar exponencialmente la transmisión de la información.

Cuando el gerente general de Interbank presenta el avance de metas y objetivos, utiliza

una serie de herramientas amigables a fin de explicar fácilmente lo que desea alcanzar: año a año

se desarrolla un plan estratégico con un nombre ficticio, el cual debe estar relacionado a los
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proyectos que se desarrollarán en el año. En el año 2014 el plan estratégico se llama Plan

Maratón, teniendo en cuenta que este deporte está relacionado a la disciplina, el espíritu de

superación y la pasión, características que el banco busca en sus colaboradores. La comunicación

termina siendo parte importante de la cultura del banco, y por lo tanto, es exigente en cuanto al

modo en cómo es retransmitida.

Interbank, por otro lado, posee una página web interna llamada Comunicados, en donde

publica todas las noticias relacionadas al banco e inclusive publica también manuales,

instructivos, formatos, procesos, políticas, entre otros. Finalmente, podría suponerse que el

colaborador tiene pleno conocimiento de todo lo que sucede en la organización y adicionalmente,

conoce las metas y objetivos de la empresa. Pero, ¿qué tan cierta es esta premisa?

En muchas empresas, el área de recursos humanos suele entregar al nuevo miembro de la

empresa una serie de manuales, entrega con la cual, la empresa se asegura de haber cumplido con

la política de mantener al colaborador informado, sin embargo, no se distribuyen las metas,

objetivos estratégicos y valores de la organización.

Para lograr esto una efectiva comunicación de metas y objetivos, esta debe poseer los

siguientes factores y herramientas que aseguraran que sea efectiva y permita que la organización

se desarrolle con el esfuerzo de todos los colaboradores empujando hacia una misma dirección,

haciendo sinergias y optimizando el uso de los recursos.

Utilizar el lenguaje de la organización

Las organizaciones desarrollan un cierto vocablo, una serie de conceptos de uso frecuente

que forman el vocabulario que utilizan en el día a día. Este desarrollo toma tiempo,
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pero permite que todas las áreas y escalones de la organización pueda comunicarse y

comprenderse sin importar su experiencia pasada ni de donde proviene.

La comunicación de las metas y objetivos, debe formularse en este vocabulario para que

todos la puedan comprender.

La comunicación debe proponer objetivos medibles

La comunicación del objetivo debe ser clara y debe plantear una meta que sea medible y

en cuanto tiempo se espera lograrla. De esta manera, se infunde a los colaboradores de un

propósito compartido, el cual motiva a buscar la manera más eficaz de lograrla, siempre y

cuando se perciba como realizable. Así mismo, se debe comunicar periódicamente el avance en

el logro de las metas establecidas a toda la organización.

“El establecimiento de metas específicas, la retroalimentación sobre el avance hacia las

metas y el reforzamiento de una conducta deseada estimulan la motivación y requieren

comunicación” (Robines 2004, p.284),

La comunicación debe conectar los objetivos individuales con los colectivos

Es importante, para que cada miembro de la organización entienda la razón e importancia

de la labor que realiza, que se conecte su objetivo individual con el colectivo y la meta o visión

de la organización.

Debe existir retroalimentación en la comunicación de los objetivos.

Así como se comunican las metas y objetivos, se deben establecer canales por los cuales

el colaborador pueda sugerir, opinar o rebatir acerca de los objetivos de la organización así

como reportar el avance del logro de las metas asignadas.

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Por ejemplo, Interbank tenía una página web que permitía que todos los colaboradores

estén comunicados, permitiendo que puedan hacer consultas sobre procedimientos específicos y

los objetivos a lograr.

La comunicación debe decir lo estrictamente necesario y ser lo más concisa posible.

Una comunicación de metas u objetivos atiborrada de datos secundarios, conduce a la

confusión y entorpecimiento de la compresión del mensaje, del objetivo y meta buscada.

Adicionalmente, se mencionan algunas herramientas que pueden ayudar a que la dirección de

una organización logre asegurar que las metas han sido recibidas y comprendidas.

1. Se debe asegurar que todos los colaboradores poseen sus metas y objetivos por

escrito.

2. La visión y objetivos deben ser contantemente difundidos, hay que compartirlos cada

vez que se pueda.

3. Diseñar un medidor de alcance la meta que este alcance de todos en cualquier

momento y sea de fácil lectura.

4. Aprovechar cada reunión de trabajo y enfocarla hacia el logro de los objetivos

organizacionales.
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Conclusiones

Luego de haber revisado los conceptos de una administración efectiva y los cambios que

se han llevado a cabo enfocándonos ahora a la difusión y medición de las metas y objetivos,

hemos podido observar que aun hoy en día hay empresas que no dedican esfuerzos en asegurarse

que todos sus colaboradores conozcan cual es la razón de ser de la empresa, limitándose

simplemente a realizar sus tareas individuales sin el conocimiento del impacto que posee en

relación con la visión y plan estratégico de la empresa.

Así mismo, existen empresas que si tienen clara la necesidad de difusión de sus metas,

pero cometen algunos errores, mencionados en este texto, al transmitir sus objetivos estratégicos

a sus colaboradores que se pueden corregir con facilidad

Finalmente, se han mencionado algunos factores y herramientas que son necesarias para

una eficaz transmisión de la información a todos los colaboradores y que ayudaran a que los

esfuerzos individuales se conviertan en esfuerzos colectivos (sinergia) haciendo que el todo sea

mayor que la suma de las partes, siempre buscando llegar a las metas propuestas.

En el mundo empresarial de hoy, es claro que las organizaciones se han dado cuenta que

aún mas importante que transmitir conocimientos técnicos y de gestión a toda la organización, es

la transmisión de la visión de la empresa ya que si esta idea no se encuentra impresa en la mente

de los colaboradores, es muy probable que no se tenga el éxito ni se cumplan las metas

establecidas.

Adicionalmente, debido a la globalización, nos encontramos con corporaciones

transnacionales en donde las diferencias de cultura, de idioma y de forma de trabajo, hace

imperativo que la comunicación de los objetivos de toda la corporación se efectué de manera

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eficiente asegurando que todos los colaboradores a nivel global conozcan y entiendan hacia

donde se dirige la empresa y el rol que cada uno tiene en el logro de sus objetivos.
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Referencias

Kaplan, R. & Norton P. 2004. Measuring the strategic readiness of intangible assets. Harvard

Business Review.

Moreno, L. 2009 Comunicación Efectiva para el Logro de una Visión Compartida

Robines, S. 2004. Comportamiento Organizacional. 10ª Edición. MÉXICO: Pearson Educación.

Comunicación constante de las metas con precisión y claridad. Apuntes. Recuperado de

www.promanagement.com.mx