M 113 01 Manual Políticas de Seguridad Informática

MANUAL DE POLÍTICAS DE
SEGURIDAD INFORMÁTICA
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MANUAL DE POLÍTICAS DE M-113-01
Versión: 01
Fecha de aprobación:
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Diciembre 28 de 2016
Tabla de contenido
1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 4
2. OBJETIVO................................................................................................................................. 4
3. ALCANCE ................................................................................................................................. 5
4. DEFINICIONES ........................................................................................................................ 5
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ...................................................................................... 9
5.1. Documentos de fundamentación Legal: .................................................................. 9
5.2. Documentos de operación: ......................................................................................... 9
6. POLÍTICAS GENERALES DE SEGURIDAD FÍSICA ...................................................... 10
7. POLÍTICAS ORIENTADAS A LOS USUARIOS INTERNOS ......................................... 10
7.1. Gestión de la Información: ........................................................................................ 10
7.2. Hardware y Software: .................................................................................................. 11
7.3. Correo Electrónico:...................................................................................................... 12
7.4. Internet: ........................................................................................................................... 13
7.5. Cuentas de Acceso: ..................................................................................................... 13
7.6. Seguridad Física:.......................................................................................................... 14
7.7. Derechos de Autor: ...................................................................................................... 14
7.8. Uso de Unidades de Almacenamiento Extraíbles: .............................................. 14
7.9. Clasificación de la información: ............................................................................... 15
7.10. Personal de sistemas: ............................................................................................. 15
7.11. Directivos: .................................................................................................................. 17
8. POLÍTICAS ORIENTADAS A LOS USUARIOS EXTERNOS........................................ 17
9. POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DE BACKUP ............................................................. 17
9.1. Objetivo ........................................................................................................................... 17
9.2. Alcance ........................................................................................................................... 17
9.3. Clasificación de la Información ................................................................................ 17
9.4. Periodicidad del Backup ............................................................................................ 18
9.5. Medios de Almacenamiento ...................................................................................... 18
9.6. Control de los Backups .............................................................................................. 18
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9.7. Tipos de Backup ........................................................................................................... 18

9.8. Cronograma de Backups Información Institucional ........................................... 19
10. POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DEL SITIO WEB ................... 21
10.1. Aceptación de Términos ........................................................................................ 21
10.2. Condiciones generales respecto al contenido del sitio web ........................ 22
10.3. Derechos de autor de los contenidos de la página web - Copyright ......... 23
10.4. Ley Aplicable y Jurisdicción ................................................................................. 24
10.5. Duración y terminación .......................................................................................... 24
10.6. Contáctenos............................................................................................................... 25
11. CUMPLIMIENTO DE LAS POLÍTICAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA ............. 25
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1. INTRODUCCIÓN
Con los avances en Internet y los desarrollos de la informática y las

telecomunicaciones, la Seguridad Informática, se ha convertido en figura
necesaria para la protección, mantenimiento, control de acceso, confidencialidad,
integridad y disponibilidad de la información, tanto para su seguridad como para la
seguridad en el soporte de las operaciones de las organizaciones.
Las Políticas de Seguridad Informática son las directrices de índole técnica y de

organización que se llevan adelante respecto de un determinado sistema de
computación a fin de proteger y resguardar su funcionamiento y la información en
él contenida. El principio y final de toda red es el usuario, esto hace que las
políticas de seguridad deban, principalmente, enfocarse a los usuarios, indican a
las personas cómo actuar frente a los recursos informáticos de la Entidad.
Actualmente la Contraloría Municipal de Tuluá cuenta con una plataforma

tecnológica que almacena, procesa y transmite la información institucional, incluye
equipos de cómputo de usuario y un servidor que se interconectan por medio de
una red de datos, así como servicio de internet y correo electrónico institucional.
Siendo la información institucional un activo valioso para la Entidad, se hace
necesario no solo la implementación de herramientas de hardware y software de
seguridad, sino involucrar al personal para proteger su integridad y
confidencialidad.
Este compendio tiene como finalidad dar a conocer las PSI - Políticas de
Seguridad Informática, que deben aplicar y acatar los empleados, contratistas y
terceros de la Contraloría Municipal de Tuluá, entendiendo como premisa que la
responsabilidad por la seguridad de la información es de todos y cada uno.
2. OBJETIVO
Definir e implementar las políticas de seguridad informática que dan las pautas y
rigen para la gestión, el uso adecuado y la seguridad de la información de los
sistemas informáticos y en general, sobre el ambiente tecnológico de la
Contraloría Municipal de Tuluá, para su interiorización, aplicación y verificación
permanente.
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3. ALCANCE
Las políticas de seguridad informática, están orientadas a toda la información

almacenada, procesada y transmitida en medios electrónicos, estas políticas
deben ser conocidas y cumplidas tanto por funcionarios de planta como por los
contratistas que apoyan la gestión y por los terceros o grupos de interés que
utilicen la información generada y custodiada por la Contraloría Municipal de
Tuluá, y por quienes hagan uso de los servicios tecnológicos de la Entidad.
4. DEFINICIONES
Para los efectos del presente manual, se adoptarán las siguientes definiciones:
Acceso físico: La posibilidad de acceder físicamente a un computador o

dispositivos, manipularlo tanto interna como externamente.
Acceso lógico: Ingresar al sistema operativo o aplicaciones de los equipos y

operarlos, ya sea directamente, a través de la red de datos interna o de Internet.
Activos de Información: Toda aquella información que la Entidad considera

importante o fundamental para sus procesos, puede ser ficheros y bases de
datos, contratos y acuerdos, documentación del sistema, manuales de los
usuarios, aplicaciones, software del sistema, etc.
Aplicaciones o aplicativos: Son herramientas informáticas que permiten a los

usuarios comunicarse, realizar trámites, entretenerse, orientarse, aprender,
trabajar, informarse y realizar una serie de tareas de manera práctica y desde
distintos tipos de terminales como computadores tabletas o celulares.
Cableado estructurado: Cableado de un edificio o una serie de edificios que

permite interconectar equipos activos, de diferentes o igual tecnología permitiendo
la integración de los diferentes servicios que dependen del tendido de cables
como datos, telefonía, control, etc.
Cifrado de datos: Proceso por el que una información legible se transforma

mediante un algoritmo (llamado cifra) en información ilegible, llamada criptograma
o secreto. Esta información ilegible se puede enviar a un destinatario con muchos
menos riesgos de ser leída por terceras partes.
Configuración Lógica: conjunto de datos que determina el valor de algunas

variables de un programa o de un sistema operativo, elegir entre distintas
opciones con el fin de obtener un programa o sistema informático personalizado o
para poder ejecutar dicho programa correctamente.
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Copia de respaldo o backup: Operación que consiste en duplicar y asegurar

datos e información contenida en un sistema informático. Es una copia de
seguridad.
Contenido: Todos los tipos de información o datos que se divulguen a través de

los diferentes servicios informáticos, entre los que se encuentran: textos,
imágenes, video, diseños, software, animaciones, etc.
Contraseñas: Clave criptográfica utilizada para la autenticación de usuario y que

se utiliza para acceder a los recursos informáticos.
Correo electrónico institucional: Servicio que permite el intercambio de

mensajes a través de sistemas de comunicación electrónicos, que se encuentra
alojado en un hosting de propiedad de la Entidad.
Cuenta de acceso: Colección de información que permite a un usuario

identificarse en un sistema informático o servicio, mediante un usuario y una
contraseña, para que pueda obtener seguridad, acceso al sistema, administración
de recursos, etc.
Dispositivos/Periféricos: Aparatos auxiliares e independientes conectados al

computador o la red.
Dominio: Es un conjunto de computadores, conectados en una red, que confían a

uno de los equipos de dicha red la administración de los usuarios y los privilegios
que cada uno de los usuarios tiene en la red.
Espacio en disco duro: Capacidad de almacenamiento de datos en la unidad de

disco duro.
Herramientas ofimáticas: Conjunto de aplicaciones informáticas que se utilizan

en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o
tareas relacionadas. En la Contraloría Municipal de Tuluá se hace uso de la
Herramienta Microsoft Office.
Información confidencial: Se trata de una propiedad de la información que

pretende garantizar el acceso sólo a personas autorizadas.
Información/Documento electrónico: Es la información generada, enviada,

recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.
Se pueden clasificar por su forma y formato en documentos ofimáticos,
cartográficos, correos electrónicos, imágenes, videos, audio, mensajes de datos
de redes sociales, formularios electrónicos, bases de datos, entre otros.
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Integridad: propiedad de salvaguardar la exactitud y estado completo de los

activos.
Licencia de uso: Contrato entre el licenciante (autor/titular de los derechos de

explotación/distribuidor) y el licenciatario (usuario consumidor/usuario profesional
o empresa) del programa informático, para utilizar el software cumpliendo una
serie de términos y condiciones establecidas dentro de sus cláusulas, es decir, es
un conjunto de permisos que un desarrollador le puede otorgar a un usuario en los
que tiene la posibilidad de distribuir, usar y/o modificar el producto bajo una
licencia determinada.
Mantenimiento lógico preventivo: Es el trabajo realizado en el disco duro del

equipo de cómputo, con la finalidad de mejorar el rendimiento general del sistema
operativo.
Mantenimiento físico preventivo: Actividad de limpieza de elementos como

polvo, residuos de alimentos y otro tipo de partículas que debe realizarse sobre el
equipo de cómputo, con el propósito de posibilitar que su correcto funcionamiento
sea más prolongado en el tiempo.
Medios de almacenamiento extraíble: Son aquellos soportes de

almacenamiento diseñados para ser extraídos del computador sin tener que
apagarlo. Por ejemplo, memorias USB, discos duros externos, discos ópticos (CD,
DVD), tarjetas de memoria (SD, CompactFlash, Memory Stick).
Plataforma web: Sistema que permite la ejecución de diversas aplicaciones bajo

un mismo entorno, dando a los usuarios la posibilidad de acceder a ellas a través
de Internet.
Propiedad intelectual: Se relaciona con las creaciones de la mente como

invenciones, obras literarias y artísticas, así como símbolos, nombres e imágenes
utilizados en el comercio. Es el conjunto de derechos que corresponden a los
autores y a otros titulares.
Recurso informático: Todos aquellos componentes de Hardware y programas

(Software) que son necesarios para el buen funcionamiento de un computador o
un sistema de gestión de la información. Los recursos informáticos incluyen
medios para entrada, procesamiento, producción, comunicación y
almacenamiento.
Red de datos: Es un conjunto de ordenadores que están conectados entre sí, y

comparten recursos, información, y servicios.
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Riesgo: Posibilidad de que se produzca un contratiempo o una desgracia, las

vulnerabilidades y amenazas a que se encuentran expuestos los activos de
información.
Servicio informático: Conjunto de actividades asociadas al manejo automatizado

de la información que satisfacen las necesidades de los usuarios.
Servidor: Se entiende como el software que configura un PC como servidor para

facilitar el acceso a la red y sus recursos. Ofrece a los clientes la posibilidad de
compartir datos, información y recursos de hardware y software. Los clientes
usualmente se conectan al servidor a través de la red pero también pueden
acceder a él a través de la computadora donde está funcionando.
Sistema de información: Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y

administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior,
generados para cubrir una necesidad o un objetivo.
Software antivirus: Son programas que buscan prevenir, detectar y eliminar virus
informáticos. En los últimos años, y debido a la expansión de Internet, los nuevos
navegadores y el uso de ingeniería social, los antivirus han evolucionado para
detectar varios tipos de software fraudulento, también conocidos como malware.
Software de gestión: Son todos aquellos programas utilizados a nivel

empresarial, que por su definición genera acción de emprender algo y por su
aplicación persigue fines lucrativo y no lucrativo. También es un software que
permite gestionar todos los procesos de un negocio o de una empresa en forma
integrada. Por lo general está compuesto por modulo cruzado de los proceso del
negocio.
Software malicioso: Es aquel que se ha diseñado específicamente para dañar un

computador, este tipo de software realiza acciones maliciosas como instalar
software sin el consentimiento del usuario o virus.
Tráfico de red: Es la cantidad de datos enviados y recibidos por los usuarios de la

red.
UPS: Sistema de alimentación ininterrumpida (SAI), en inglés uninterruptible

power supply (UPS), es un dispositivo que gracias a sus baterías u otros
elementos almacenadores de energía, puede proporcionar energía eléctrica por un
tiempo limitado y durante un apagón eléctrico a todos los dispositivos que tenga
conectados.
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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5.1. Documentos de fundamentación Legal:
Ley 87 de 1993: “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”.
Ley 527 de 1999: “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”.
Ley 1273 de 2009: “Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un
nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de
los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías
de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones”.
Ley 594 de 2000: “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones”.
Ley 599 de 2000: “Por la cual se expide el Código Penal”.
Ley 1437 de 2011: “Por la cual se expide el Código de Procedimiento

Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
Decreto 2609 de 2012: “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de

2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del
Estado”.
Decreto 2573 de 2014 “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la

Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009
y se dictan otras disposiciones”.
5.2. Documentos de operación:
SIGECOT - Procedimiento de Acceso y Privilegios Código: P-113-01
SIGECOT - Procedimiento de Mantenimiento Preventivo Código: P-113-03

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6. POLÍTICAS GENERALES DE SEGURIDAD FÍSICA
a. Se destinará un área en la Enditad que servirá como centro de

telecomunicaciones en el cual se ubicarán los sistemas de
telecomunicaciones y servidores, debidamente protegidos con la
infraestructura apropiada, de manera que se restrinja el acceso directo a
usuarios no autorizados.
b. El centro de Telecomunicaciones deberá contar con sistema de protección

contra incendios, control de temperatura (aire acondicionado) permanente a
una temperatura no superior a 22 grados centígrados, así como sistema
eléctrico de respaldo (UPS).
c. Seguir los estándares de protección eléctrica vigentes para minimizar el

riesgo de daños físicos de los equipos de telecomunicaciones y servidores.
d. Las instalaciones eléctricas y de comunicaciones, estarán preferiblemente

fijas o en su defecto resguardadas del paso de personas o materiales, y
libres de cualquier interferencia eléctrica o magnética.
e. Contar por lo menos con dos extintores de incendio adecuado y cercano al

centro de telecomunicaciones.
f. Los equipos que hacen parte de la infraestructura tecnológica de la

Contraloría Municipal de Tuluá, tales como servidores, estaciones de
trabajo, centro de cableado, UPS, dispositivos de almacenamiento, entre
otros, deben estar protegidos y ubicados en sitios libres de amenazas como
robo, incendio, inundaciones, humedad, agentes biológicos, explosiones,
vandalismo y terrorismo.
7. POLÍTICAS ORIENTADAS A LOS USUARIOS INTERNOS
7.1. Gestión de la Información:
a. Todo funcionario de planta o contratista que inicie labores en la Contraloría

Municipal de Tuluá, relacionadas con el uso de equipos de cómputo,
software de gestión, aplicativos, plataformas web y servicios informáticos,
debe aceptar las condiciones de confidencialidad y de uso adecuado de los
recursos informáticos, así como cumplir y respetar las directrices impartidas
en el Manual de Políticas de Seguridad Informática.
b. Los funcionarios que se desvinculen y los contratistas que culminen su

vínculo contractual con la Contraloría Municipal de Tuluá, deberán hacer
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entrega formal de los equipos asignados, así como de la totalidad de la

información electrónica que se produjo y se recibió con motivo de sus
funciones y actividades, como requisito para expedición de paz y salvo y/o
liquidación de contrato.
c. Toda la información recibida y producida en el ejercicio de las funciones y

cumplimiento de obligaciones contractuales, que se encuentre almacenada
en los equipos de cómputo, pertenece a la Contraloría Municipal de Tuluá,
por lo tanto no se hará divulgación ni extracción de la misma sin previa
autorización de las directivas de la Entidad.
d. No se realizará por parte de los funcionarios o contratistas copia no

autorizada de información electrónica confidencial y software de propiedad
de la Contraloría Municipal de Tuluá. El retiro de información electrónica
perteneciente a la Contraloría Municipal de Tuluá y clasificada como
confidencial, se hará única y exclusivamente con la autorización del
Directivo competente.
e. Ningún funcionario o contratista podrá visualizar, copiar, alterar o destruir

información que no se encuentre bajo su custodia.
f. Todo contrato o convenio relacionado con servicios de tecnología y/o

acceso a información, debe contener una obligación o cláusula donde el
contratista o tercero acepte el conocimiento de las políticas de seguridad y
acuerde mantener confidencialidad de la información con la suscripción de
un acuerdo o compromiso de confidencialidad de la información, el cual se
hará extensivo a todos sus colaboradores.
7.2. Hardware y Software:
a. La instalación y desinstalación de software, la configuración lógica,

conexión a red, instalación y desinstalación de dispositivos, la manipulación
interna y reubicación de equipos de cómputo y periféricos, será realizada
únicamente por personal del área de TIC´S.
b. El espacio en disco duro de los equipos de cómputo pertenecientes a la

Contraloría Municipal de Tuluá será ocupado únicamente con información
institucional, no se hará uso de ellos para almacenar información de tipo
personal (documentos, imágenes, música, video).
c. Ningún funcionario o contratista podrá acceder a equipos de cómputo

diferentes al suyo sin el consentimiento explícito de la persona responsable.
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d. Ningún funcionario o contratista podrá interceptar datos informáticos en su

origen, destino o en el interior de un sistema informático protegido o no con
una medida de seguridad, sin autorización.
e. Ningún funcionario o contratista podrá impedir u obstaculizar el

funcionamiento o el acceso normal a un sistema informático, a los datos
informáticos allí contenidos, o a una red de telecomunicaciones, salvo el
personal autorizado del área de TIC´S en aplicación de las políticas o
medidas de seguridad.
f. No se permite el uso de la plataforma y servicios informáticos (equipos de

cómputo, periféricos, dispositivos, internet, red de datos, correo electrónico
institucional) de la Contraloría Municipal de Tuluá, para actividades que no
estén relacionadas con las labores propias de La Entidad.
g. Los funcionarios y contratistas serán responsables de contar con

conocimientos actualizados en informática básica y el uso de herramientas
ofimáticas.
7.3. Correo Electrónico:
a. El correo electrónico institucional es exclusivo para envío y recepción de

mensajes de datos relacionados con las actividades de la Contraloría
Municipal de Tuluá, no se hará uso de él para fines personales como
registros en redes sociales, registros en sitios web con actividades
particulares o comerciales o en general entablar comunicaciones en
asuntos no relacionados con las funciones y actividades en la Entidad.
b. La información transmitida a través de las cuentas de correo electrónico

institucional no se considera correspondencia privada, ya que estas tienen
como fin primordial la transmisión de información relacionada con las
actividades ordinarias de la Contraloría Municipal de Tuluá.
c. Es prohibido utilizar el correo electrónico institucional para divulgar

información confidencial, reenviar mensajes que falten al respeto o atenten
contra la dignidad e intimidad de las personas, difundir propaganda política,
comercial, religiosa, racista, sexista o similares, reenviar contenido y
anexos que atenten contra la propiedad intelectual.
d. Es responsabilidad del funcionario o contratista depurar su cuenta de correo

periódicamente, en todo caso se debe hacer copia de seguridad completa
de los correos tanto recibidos como enviados.
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7.4. Internet:
a. No se harán descargas de archivos por internet que no provengan de

páginas conocidas o relacionadas con las funciones y actividades en la
Entidad.
b. El Servicio de internet de la Contraloría Municipal de Tuluá no podrá ser

usado para fines diferentes a los requeridos en el desarrollo de las
actividades propias de la Entidad. Esta restricción incluye el acceso a
páginas con contenido pornográfico, terrorismo, juegos en línea, redes
sociales y demás cuyo contenido no sea obligatorio para desarrollar las
labores encomendadas al cargo.
c. No es permitido el uso de Internet para actividades ilegales o que atenten

contra la ética y el buen nombre de la Contraloría Municipal de Tuluá o de
las personas.
d. La Contraloría Municipal de Tuluá se reserva el derecho a registrar los

accesos y monitorear el contenido al que el usuario puede acceder a través
de Internet desde los recursos y servicios de Internet de la Entidad.
7.5. Cuentas de Acceso:
a. Todas las cuentas de acceso a los sistemas y recursos de las tecnologías

de información son personales e intransferibles, cada funcionario y
contratista es responsable por las cuentas de acceso asignadas y las
transacciones que con ellas se realicen. Se permite su uso única y
exclusivamente durante el tiempo que tenga vínculo laboral o contractual
con la Contraloría Municipal de Tuluá.
b. Las contraseñas de acceso deben poseer un mínimo de ocho (8) caracteres

y debe contener al menos una letra mayúscula, una letra minúscula, un
número y un carácter especial (+-*/@#$%&). No debe contener vocales
tildadas, ni eñes, ni espacios.
c. La contraseña inicial de acceso a la red que le sea asignada debe ser

cambiada la primera vez que acceda al sistema, además, debe ser
cambiada mínimo cada 4 meses, o cuando se considere necesario debido a
alguna vulnerabilidad en los criterios de seguridad.
d. Solamente puede solicitar cambio o restablecimiento de contraseña desde

el servidor el funcionario o contratista al cual pertenece dicho usuario, o el
jefe inmediato mediante solicitud motivada al correo electrónico del área de
TIC´S.
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e. Todo funcionario o contratista que se retire de la Entidad de forma definitiva

o temporal (superior a 1 semana), deberá hacer entrega formal a quien lo
reemplace en sus funciones o a su superior inmediato de la claves de
acceso de las cuentas asignadas, con el fin de garantizar la continuidad de
las operaciones a su cargo.
7.6. Seguridad Física:
a. Es responsabilidad de los funcionarios y contratistas velar por la

conservación física de los equipos a ellos asignados, haciendo uso
adecuado de ellos y en el caso de los equipos portátiles, estos podrán ser
retirados de las instalaciones de la Entidad única y exclusivamente por el
usuario a cargo y estrictamente para ejercer labores que estén relacionadas
con la Contraloría Municipal de Tuluá. En caso de daño, pérdida o robo, se
establecerá su responsabilidad a través de los procedimientos definidos por
la normatividad para tal fin.
b. Los funcionarios y contratistas deberán reportar de forma inmediata a los

directivos la detección de riesgos reales o potenciales sobre equipos de
cómputo o de comunicaciones, tales como caídas de agua, choques
eléctricos, caídas o golpes, peligro de incendio, peligro de robo, entre otros.
Así como reportar de algún problema o violación de la seguridad de la
información, del cual fueren testigos.
c. Mientras se operan equipos de cómputo, no se deberá consumir alimentos

ni ingerir bebidas.
d. Se debe evitar colocar objetos encima de los equipos de cómputo que

obstruyan las salidas de ventilación del monitor o de la CPU.
7.7. Derechos de Autor:
a. Ningún usuario, debe descargar y/o utilizar información, archivos, imagen,

sonido, software u otros que estén protegidos por derechos de autor de
terceros sin la previa autorización de los mismos.
7.8. Uso de Unidades de Almacenamiento Extraíbles:
a. Los funcionarios y contratistas que tengan información de propiedad de la

Contraloría Municipal de Tuluá en medios de almacenamiento removibles,
deben protegerlos del acceso lógico y físico, asegurándose además que el
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contenido se encuentre libre de virus y software malicioso, a fin de

garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información.
b. Toda información que provenga de un archivo externo de la Entidad o que

deba ser restaurado tiene que ser analizado con el antivirus institucional
vigente.
7.9. Clasificación de la información:
a. Los documentos electrónicos resultantes de los procesos misionales y de

apoyo de la Contraloría Municipal de Tuluá, se tratarán conforme a los
lineamientos y parámetros establecidos en el Sistema de Gestión
Documental de la entidad. Los activos de información asociados a cada
sistema de información, serán identificados y clasificados por su tipo y uso
siguiendo lo establecido en las tablas de retención documental vigentes.
7.10. Personal de sistemas:
a. El control de los equipos tecnológicos deberá estar bajo la responsabilidad

del área de TIC´S, así como la asignación de usuarios y la ubicación física.
b. En el área de TIC´S se deberá llevar un control total y sistematizado de los

recursos tecnológicos tanto de hardware como de software.
c. El área de TIC´S será la encargada de velar por que se cumpla con la

normatividad vigente sobre propiedad intelectual de soporte lógico
(software).
d. Las licencias de uso de software estarán bajo custodia del área de TIC´S.
Así mismo, los manuales y los medios de almacenamiento (CD, cintas
magnéticas u otros medios) que acompañen a las versiones originales de
software.
e. El área de TIC´S es la única dependencia autorizada para realizar copia de

seguridad del software original, aplicando los respectivos controles.
Cualquier otra copia del programa original será considerada como una
copia no autorizada y su utilización conlleva a las sanciones administrativas
y legales pertinentes.
f. Todas las publicaciones que se realicen en el sitio WEB de la entidad,

deberán atender el cumplimiento de las normas en materia de propiedad
intelectual.
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g. El acceso a los sistemas de información y red de datos será controlado por

medio de nombres de usuario personales y contraseña. El área de TIC´S
será la encargada de crear y asignar las cuentas de acceso y sus permisos
a dominio de red, sistemas de información y correo electrónico, previo
cumplimiento del procedimiento establecido para tal fin.
h. Se deben asignar usuarios unificados para todos y cada uno de los

sistemas, servicios y aplicaciones, garantizando la estandarización por cada
usuario; es decir, que cada usuario debe tener el mismo nombre de usuario
para todos los sistemas y aplicaciones de la Entidad. La estandarización de
los nombres de usuario estará compuesto de la siguiente forma: (Primer
letra del primer nombre + punto (.) + primer apellido, en caso de existir
duplicidad, Primeras dos letras del primer nombre + punto (.) + primer
apellido).
i. Las cuentas de acceso a sistemas, servicios y aplicaciones no podrán ser

eliminadas al retiro de los funcionarios o contratistas, debe aplicarse la
inactivación del usuario.
j. Se realizará backup a la información institucional y bases de datos,

conforme a lo establecido en la política de backup y cronograma, así como
en los casos extraordinarios: desvinculación de funcionario o contratista,
envío de equipo para garantía, mantenimiento correctivo de equipo.
k. Las contraseñas de los usuarios administradores de las plataformas

tecnológicas y sistemas de información de la Entidad, deberán ser
salvaguardadas por el área de TIC´S en un archivo protegido a través de
técnicas de cifrado de datos u otro mecanismo seguro.
l. La red interna de la Contraloría Municipal de Tuluá deberá estar protegida

de amenazas externas, a través de sistemas que permitan implementar
reglas de control de tráfico desde y hacia la red.
m. Todos los equipos de la entidad deben tener instalado un antivirus, en

funcionamiento, actualizado y debidamente licenciado.
n. Se realizará mantenimiento lógico preventivo a los equipos de cómputo

mínimo cada 6 meses y mantenimiento físico preventivo mínimo una vez
por año, que incluya el cableado estructurado. El área de TIC´S deberá
elaborar el plan y cronograma de mantenimientos, el cual será notificado a
los usuarios, adicionalmente, deberá informarse el nombre e identificación
del personal autorizado para realizar las actividades de mantenimiento con
el fin de evitar el riesgo de hurto y/o pérdida de equipos e información.
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7.11. Directivos:
a. La Entidad debe garantizar capacitación a los funcionarios en el manejo del

software de gestión, plataformas y aplicativos implementados en la
Contraloría Municipal de Tuluá.
b. Deberá notificarse al área de TIC´S las novedades de vinculación y

desvinculación de personal de la Contraloría Municipal de Tuluá, con el fin
de crear o cancelar, según sea el caso, los accesos a los sistemas de
información, correo electrónico y red de datos.
8. POLÍTICAS ORIENTADAS A LOS USUARIOS EXTERNOS
a. El acceso de terceras personas a la Entidad debe ser controlado y su

ingreso a las diferentes dependencias debe ser autorizado por los
funcionarios a cargo.
9. POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DE BACKUP
9.1. Objetivo
Establecer las directrices para la ejecución y control de las copias de seguridad de

la información digital perteneciente a la Contraloría Municipal de Tuluá.
9.2. Alcance
Estas directrices son aplicables a la información institucional, bases de datos y

archivos de restauración de los equipos pertenecientes a la Contraloría Municipal
de Tuluá.
9.3. Clasificación de la Información
Información Institucional:
Entiéndase como información institucional aquella relativa a las operaciones
realizadas por cada una de las dependencias de la Contraloría Municipal de Tuluá,
su producción, almacenamiento y gestión está a cargo de cada uno de los
funcionarios y contratistas. Información que se encuentra alojada en los equipos
de cómputo.
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Bases de Datos:
Las bases de datos son el conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto
y almacenados sistemáticamente para su posterior uso, la Contraloría Municipal
de Tuluá cuenta con la base de datos del software de gestión documental MiDoc y
el conjunto de archivos planos generados por las operaciones en los diferentes
módulos del software financiero y contable Ascii.
Archivos de Restauración del Sistema:

Los archivos de restauración son la copia de las unidades necesarias para que se
ejecute el Sistema Operativo, son la herramienta para recuperar el Sistema
Operativo de un error grave o restaurar el equipo si la unidad de disco duro o el
equipo dejan de funcionar.
9.4. Periodicidad del Backup
TIPO DE INFORMACIÓN FRECUENCIA DE COPIA

Información Institucional Una vez por semana
Bases de Datos Tres veces por semana
Archivos de Restauración del Sistema Semestral
9.5. Medios de Almacenamiento
Las copias de seguridad son almacenadas en un Disco Duro extraíble dispuesto

exclusivamente para este fin. Este debe ser resguardado por el responsable del
área de TIC´S.
9.6. Control de los Backups
Cada copia de seguridad realizada debe ser registrada en los formatos F-113-05 y
F-113-08. Se genera un expediente que permita el control de las copias realizadas
y facilite la restauración de la información en caso de desastre.
9.7. Tipos de Backup
Las copias de seguridad se realizarán bajo el método de backup completo y

backup incremental.
Backup completo: se hace un respaldo completo de todos archivos del equipo.

El backup abarca el 100% de los datos.
Backup incremental: se hace una copia de todos los archivos que han sido
modificados desde que fue ejecutado el último backup completo.
Código:
Versión: 01
9.8. Cronograma de Backups Información Institucional
Equipos de Usuario
NOMBRE DIA DIA DIA DIA

NOMBRE EQUIPO HORA HORA HORA HORA
FUNCIONARIO Martes Miércoles Jueves Viernes
Patricia Ortega
Gálvez DESPCONTRALOR X 10:00 a. m.
Juan David Arias G. AUDFISCAL1 X 09:00 a. m.
Sin Asignar JGONZALEZ X 09:00 a. m.
Lina María Maturana
Muñoz SECGENERAL X 08:00 a. m.
Jorge Eliecer Bedoya
Tamayo CINTERNO X 03:00 p. m.
Sin Asignar JURIDICA1 X 09:00 a. m.
James González
Apolinar JAGONZALEZ X 10:00 a. m.
Juan Carlos Callejas
Aristizabal JCALLEJAS X 02:00 p. m.
Freddy Mauricio
Vélez Osorio CONTABILIDAD X 08:00 a. m.
Rodrigo Andrés Gil
Posso RGIL X 09:00 a. m.
William Murillo
Valencia TALENTOH X 02:00 p. m.
Paola Andrea Ospina
Vidal SISTEMAS2 X 08:00 a. m.
Diana Milena Silva
Gómez TECFISCAL X 10:00 a. m.
Ángela María Duque
Parra INFO X 02:00 p. m.
Blanca Lucero Albañil SERVGENERAL X 08:00 a. m.
Código:
Versión: 01
NOMBRE DIA DIA DIA DIA

NOMBRE EQUIPO HORA HORA HORA HORA
FUNCIONARIO Martes Miércoles Jueves Viernes
Ladino
Sin Asignar CONTGEST X 10:00 a. m.
Ángela María Cubides
González JURIDICA2 X 03:00 p. m.
Luisa Fernanda
García López PROFISCAL4 X 04:00 p. m.
Yuly Andrea Pardo JURIDICOEXTERNO X 03:00 p. m.
Ángela María Ruíz
Mena CONTADOR X 02:00 p. m.
SIN ASIGNAR SECDESP X 09:00 a. m.
Código:
Versión: 01
10. POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DEL SITIO WEB
El sitio web de la Contraloría Municipal de Tuluá (CMT) tiene como función

principal proveer información y servicios, así como divulgar y promover normas y
directrices internas y del Gobierno Nacional relacionadas con su objeto.
Conforme a los lineamientos de la Estrategia de Gobierno en Línea, la CMT

publica los temas y actividades que tienen que ver con su misión, visión, objetivos
y funciones por medio de su página www.contraloriatulua.gov.co, informando
sobre: trámites, servicios, indicadores de gestión, planes y programas,
publicaciones, normas, convocatorias, información presupuestal, enlaces
institucionales y, en general, información relacionada con el Proceso de Control
Fiscal municipal.
La CMT solicita al visitante y al usuario de esta página que lea detalladamente

estas condiciones y la política de privacidad, antes de iniciar su exploración o
utilización. Si no está de acuerdo con estas condiciones de uso, le sugerimos que
se abstenga de acceder o navegar por la página web de nuestra entidad.
Así mismo, es importante aclarar que la CMT no persigue ningún lucro, ganancia o
interés comercial con los contenidos o vínculos que se publican en su página web
www.contraloriatulua.gov.co.
10.1. Aceptación de Términos
Se presume que cuando un usuario accede al sitio web de la CMT lo hace bajo su
total responsabilidad y que, por tanto, acepta plenamente y sin reservas el
contenido de los siguientes términos y condiciones de uso del sitio web de la
entidad.
Esta declaración de uso adecuado de la información está sujeta a los términos y

condiciones de la página web de la CMT, con lo cual constituye un acuerdo legal
entre el usuario y la página de la CMT.
Si el usuario utiliza los servicios de la página web de la CMT, significa que ha

leído, entendido y aceptado los términos expuestos. Si no está de acuerdo con
ellos, tiene la opción de no proporcionar ninguna información personal, o no utilizar
el servicio de la página web de la CMT, www.contraloriatulua.gov.co.
Código:
Versión: 01
10.2. Condiciones generales respecto al contenido del sitio web
a. La CMT se reserva, en todos los sentidos, el derecho de actualizar y

modificar en cualquier momento y de cualquier forma, de manera unilateral
y sin previo aviso, las presentes condiciones de uso y los contenidos de la
página web www.contraloriatulua.gov.co.
b. El sitio web tiene por finalidad brindar al usuario todo tipo de información
relacionada con la gestión de la Contraloría Municipal de Tuluá. La
información contenida en esta página web, está redactada de forma breve,
sencilla y clara, en formato de contenidos para web. La CMT procurará que
la información satisfaga las necesidades de los usuarios.
c. El sitio web puede tener enlaces a otros sitios de interés o a documentos

localizados en otras páginas web de propiedad de otras entidades,
personas u organizaciones diferentes a la CMT. En estos casos el usuario
deberá someterse a las condiciones de uso y a la política de privacidad de
las respectivas páginas web.
d. La CMT no se hace responsable respecto a la información que se halle

fuera de este sitio web y no sea gestionada directamente por el
administrador del sitio web www.contraloriatulua.gov.co.
e. Los vínculos (links) que aparecen en el sitio web tienen como propósito
informar al usuario sobre la existencia de otras fuentes susceptibles de
ampliar los contenidos que ofrece la página web o que guardan relación con
ellos.
f. La CMT no garantiza ni se responsabiliza del funcionamiento o

accesibilidad de las páginas web vinculadas. Tampoco sugiere, invita o
recomienda la visita a las mismas. Por eso, no será responsable del
resultado obtenido.
g. El establecimiento de un vínculo (link) con el sitio web de otra empresa,

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entre la CMT y el propietario del sitio o página web vinculada, ni la
aceptación o aprobación por parte de la CMT de sus contenidos o servicios.
h. Al ubicar en un sitio web el vínculo (link) de la página de la CMT, se deberá

asegurar que direccione a la página de inicio.
Código:
Versión: 01
i. Las personas que usen el vínculo (link) de la página de la CMT, deberán

abstenerse de realizar manifestaciones o indicaciones falsas, inexactas o
incorrectas sobre la CMT o incluir contenidos ilícitos, o contrarios a las
buenas costumbres y al orden público.
j. Las investigaciones publicadas en la página web de la CMT no implican, de

parte de la Entidad, juicio alguno o comprometen la posición de la entidad
y/o de quienes intervienen en ella. Los contenidos son responsabilidad de
quienes realizaron la investigación.
k. La prestación del servicio del sitio web de la CMT es de carácter libre y

gratuito para los usuarios y se rige por los términos y condiciones que aquí
se incluyen, los cuales se entienden como conocidos y aceptados por los
(las) usuarios (as) del sitio.
10.3. Derechos de autor de los contenidos de la página web - Copyright
Este sitio de internet y su contenido son de propiedad intelectual de la CMT. Es

posible descargar material de www.contraloriatulua.gov.co para uso personal y no
comercial, siempre y cuando se haga expresa mención de la propiedad en cabeza
de la CMT.
Respecto a los contenidos que aparecen en el sitio web de la CMT, el usuario se

obliga a:
a. Usar los contenidos de forma diligente, correcta y lícita.
b. No suprimir, eludir, o manipular el copyright (derechos de autor) y demás

datos que identifican los derechos de la CMT.
c. No emplear los contenidos y en particular la información de cualquier otra

clase obtenida a través de la CMT o de los servicios, para emitir publicidad.
d. La CMT no será responsable por el uso indebido que hagan los usuarios
del contenido de su sitio web.
e. El visitante o usuario del sitio web se hará responsable por cualquier uso
indebido, ilícito o anormal que haga de los contenidos, información o
servicios del sitio de la CMT. El visitante o usuario del sitio, directa o por
interpuesta persona, no atentará de ninguna manera contra el sitio web de
la CMT, contra su plataforma tecnológica, contra sus sistemas de
información ni tampoco interferirá en su normal funcionamiento.
Código:
Versión: 01
f. El visitante o el usuario del sitio no alterará, bloqueará o realizará cualquier

otro acto que impida mostrar o acceder a cualquier contenido, información o
servicios del sitio web de la CMT, o que estén incorporados en las páginas
web vinculadas.
g. El visitante o el usuario del sitio web de la CMT no enviará o transmitirá en

este sitio o hacia el mismo a otros usuarios o a cualquier persona cualquier
información de alcance obsceno, difamatorio, injuriante, calumniante o
discriminatorio.
h. El visitante o el usuario del sitio web de la CMT no incurrirá en y desde el

mismo en conductas ilícitas, como daños o ataques informáticos,
interceptación de comunicaciones, infracciones a los derechos de autor,
uso no autorizado de terminales, usurpación de identidad, revelación de
secretos o falsedad en los documentos.
10.4. Ley Aplicable y Jurisdicción
El usuario no podrá manifestar ante la CMT o ante una autoridad judicial o

administrativa, la aplicación de condición, norma o convenio que no esté
expresamente incorporado en las presentes condiciones de uso.
Estas condiciones serán gobernadas por las leyes de la República de Colombia,

en los aspectos que no estén expresamente regulados en ellas.
Si cualquier disposición de estas condiciones pierde validez o fuerza obligatoria,

por cualquier razón, todas las demás disposiciones, conservan su fuerza
obligatoria, carácter vinculante y generarán todos sus efectos.
Para cualquier efecto legal o judicial, el lugar de las presentes condiciones es el

Municipio de Tuluá, Departamento del Valle del Cauca, República de Colombia, y
cualquier controversia que surja de su interpretación o aplicación se someterá a
los jueces de la República de Colombia.
10.5. Duración y terminación
La prestación del servicio del sitio WEB de la CMT tiene una duración indefinida.
Sin embargo, la entidad podrá dar por terminada o suspender la prestación de
este servicio en cualquier momento. En caso de que se llegue a presentar esta
situación, la CMT informará previamente sobre el hecho, para evitar mayores
traumatismos.
Código:
Versión: 01
10.6. Contáctenos
Si el usuario desea hacer sugerencias a la CMT para mejorar los contenidos, la

información y los servicios que se ofrecen en el sitio web
www.contraloriatulua.gov.co debe dirigirse al administrador de la página, en el
siguiente correo electrónico: [email protected].
11. CUMPLIMIENTO DE LAS POLÍTICAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA
La Contralora Municipal, los Jefes de Oficina, el área de TIC´S y los supervisores

de contrato, son responsables de conocer y asegurar la implementación de las
políticas de seguridad informática, dentro de sus áreas de responsabilidad, así
como del cumplimiento de las políticas por parte de su equipo de trabajo.

M 113 01 Manual Políticas de Seguridad Informática

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MANUAL DE POLÍTICAS DE

9.7. Tipos de Backup ........................................................................................................... 18

Con los avances en Internet y los desarrollos de la informática y las

Las Políticas de Seguridad Informática son las directrices de índole técnica y de

Actualmente la Contraloría Municipal de Tuluá cuenta con una plataforma

Las políticas de seguridad informática, están orientadas a toda la información

Acceso físico: La posibilidad de acceder físicamente a un computador o

Acceso lógico: Ingresar al sistema operativo o aplicaciones de los equipos y

Activos de Información: Toda aquella información que la Entidad considera

Aplicaciones o aplicativos: Son herramientas informáticas que permiten a los

Cableado estructurado: Cableado de un edificio o una serie de edificios que

Cifrado de datos: Proceso por el que una información legible se transforma

Configuración Lógica: conjunto de datos que determina el valor de algunas

Copia de respaldo o backup: Operación que consiste en duplicar y asegurar

Contenido: Todos los tipos de información o datos que se divulguen a través de

Contraseñas: Clave criptográfica utilizada para la autenticación de usuario y que

Correo electrónico institucional: Servicio que permite el intercambio de

Cuenta de acceso: Colección de información que permite a un usuario

Dispositivos/Periféricos: Aparatos auxiliares e independientes conectados al

Dominio: Es un conjunto de computadores, conectados en una red, que confían a

Espacio en disco duro: Capacidad de almacenamiento de datos en la unidad de

Herramientas ofimáticas: Conjunto de aplicaciones informáticas que se utilizan

Información confidencial: Se trata de una propiedad de la información que

Información/Documento electrónico: Es la información generada, enviada,

Integridad: propiedad de salvaguardar la exactitud y estado completo de los

Licencia de uso: Contrato entre el licenciante (autor/titular de los derechos de

Mantenimiento lógico preventivo: Es el trabajo realizado en el disco duro del

Mantenimiento físico preventivo: Actividad de limpieza de elementos como

Medios de almacenamiento extraíble: Son aquellos soportes de

Plataforma web: Sistema que permite la ejecución de diversas aplicaciones bajo

Propiedad intelectual: Se relaciona con las creaciones de la mente como

Recurso informático: Todos aquellos componentes de Hardware y programas

Red de datos: Es un conjunto de ordenadores que están conectados entre sí, y

Riesgo: Posibilidad de que se produzca un contratiempo o una desgracia, las

Servicio informático: Conjunto de actividades asociadas al manejo automatizado

Servidor: Se entiende como el software que configura un PC como servidor para

Sistema de información: Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y

Software de gestión: Son todos aquellos programas utilizados a nivel

Software malicioso: Es aquel que se ha diseñado específicamente para dañar un

Tráfico de red: Es la cantidad de datos enviados y recibidos por los usuarios de la

UPS: Sistema de alimentación ininterrumpida (SAI), en inglés uninterruptible

5.1. Documentos de fundamentación Legal:

Ley 599 de 2000: “Por la cual se expide el Código Penal”.

Ley 1437 de 2011: “Por la cual se expide el Código de Procedimiento

Decreto 2609 de 2012: “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de

Decreto 2573 de 2014 “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la

5.2. Documentos de operación:

SIGECOT - Procedimiento de Acceso y Privilegios Código: P-113-01

SIGECOT - Procedimiento de Mantenimiento Preventivo Código: P-113-03

6. POLÍTICAS GENERALES DE SEGURIDAD FÍSICA

a. Se destinará un área en la Enditad que servirá como centro de

b. El centro de Telecomunicaciones deberá contar con sistema de protección

c. Seguir los estándares de protección eléctrica vigentes para minimizar el

d. Las instalaciones eléctricas y de comunicaciones, estarán preferiblemente

e. Contar por lo menos con dos extintores de incendio adecuado y cercano al

f. Los equipos que hacen parte de la infraestructura tecnológica de la

7. POLÍTICAS ORIENTADAS A LOS USUARIOS INTERNOS

7.1. Gestión de la Información:

a. Todo funcionario de planta o contratista que inicie labores en la Contraloría

b. Los funcionarios que se desvinculen y los contratistas que culminen su