PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN Código:CTS

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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

REALIZADO: DIEGO ARMANDO GARZON

APROBADO: SANDRA BARRAGÁN SUAREZ

AÑO 2019
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1. OBJETIVO: Definir la estructura que deben tener los diferentes documentos incluidos
en el Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo.

2. ALCANCE: La presente guía aplica para todos los documentos relacionados en la

pirámide documental del tema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo.

3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Es responsabilidad del Coordinador del SG-SST,

verificar que todos los documentos del Sistema de tema de Gestión de seguridad y
salud en el trabajo. Estén alineados a esta estructura.

4. DEFINICIONES

4.1 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO: Documento que describe las características

generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo.
4.2 FORMATO: documento utilizado para registrar los datos requeridos en el desarrollo
delas actividades de un procedimiento.
4.3 INFORME: documento escrito con el propósito de comunicar información a un nivel
más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o
verificados por el autor. Además, aporta los datos necesarios para una cabal
comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda la
mejor solución para el hecho tratado.
4.4 INSTRUCTIVO: serie de explicaciones e instrucciones que son agrupadas,
organizadas expuestas de diferente manera para darle a un individuo la posibilidad
de actuar de acuerdo a cómo sea requerido para cada situación.
4.5 MANUAL: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y
sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y
procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o
acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al
personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.
4.6 PROCEDIMIENTO: Documento que describe las actividades que conforman un
proceso, al hablar de procedimiento se hace referencia al cómo se hacen las cosas.
Es una descripción exacta de lo que se está haciendo y no de lo que se hará.
Teniendo en cuenta que el procedimiento como documento es estático y la acción o
el proceso es dinámico, se deberán revisar los documentos, sobre todo cuando se
evalúe la eficacia de una acción correctiva o preventiva, ya que la documentación
es una consecuencia de la eficacia de las acciones y una evidencia más de la
planificación.
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4.7 PROGRAMA: son las actividades, el medio, el responsable y la autoridad definidos

para cubrir un alcance y dar respuesta a un objetivo. Normalmente, los programas
se desarrollan a través de la ejecución de planes.
4.8 REGISTRO: evidencia de la ejecución de una acción, que permite la captura de
datos para su posterior análisis y a partir de éste último tomar decisiones. Si un
registro no permite tomar decisiones, sobra en la organización y se debe eliminar.

5. DISPOSICIONES GENERALES Ó MECANISMOS DE CONTROL

5.1 Encabezado del documento: El encabezado de los documentos debe

contener la siguiente información: Logo de la empresa, nombre del
documento, sistema integrado de gestión, código del documento y pagina
actual del total, según se muestra en la siguiente imagen:

5.2 Codificación: Los documentos se codifican de la siguiente manera las

primeras dos o tres letras indican el proceso al que pertenece el documento,
las siguientes dos o tres letras indican el tipo de documento y los números a
continuación indican el consecutivo. Los códigos de los tipos de documentos
y los procesos se indican en las tablas No. 1 y No. 2.

En cuanto a los formatos, en seguida del código del procedimiento, se agrega la

palabra FOR y el consecutivo, sin que esto impida que un formato pueda ser
utilizado en un procedimiento diferente al que lo originó.

Tipo de documentos Sigla

Manual MAN
Procedimiento PRO
Plan PLA
Reglamento REG
Caracterización CA
Programas PRG
Sub-programa SPG
Instructivo INS
Formato FOR
Procedimiento operativo normalizado PON
Tabla No. 1 – Códigos de los tipos de documentos
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Procesos Sigla
Sistema de Gestión de seguridad y SG-SST
salud en el trabajo
Tecnología Información y TIC
Comunicaciones
Operaciones y logística OP
Tesorería TES
Administrativa ADM
Jurídica JUR
Gestión humana GH
Contabilidad CON
Archivo ARC
Servicio al cliente SAC

Tabla No. 2 – Códigos de los procesos.

En este orden de ideas, un documento codificado como TIC-PRO-03 es el tercer procedimiento

del proceso de tecnología, información y comunicaciones; y, un formato codificado como TIC
PRO-03-FOR-05 es el quinto formato de ese procedimiento.

5.2 Control de cambios en el documento: Muestra la historia del documento a lo

largo del tiempo tal y como se observa en la Tabla N°3.

FECHA DEL DESCRIPCION DEL CAMBIO Y AUTOR

CAMBIO VERSIÓN
Aaaa-mm-dd Versión: XX Cargo
<Se modifica la …..>

Tabla No. 3 Control de cambios en el documento

5.3 Todos los documentos deben relacionar el nombre y cargo de la persona que
elabora el documento y de quien lo aprueba; además de la fecha de aprobación del
mismo.
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6. ESTRUCTURA POR TIPO DE DOCUMENTO

6.1 CARACTERIZACIONES DE PROCESO

A continuación se describirán los componentes que se incluyen en la caracterización de

proceso de acuerdo con la estructura establecida:

 OBJETIVO: hace referencia a la finalidad que tiene el proceso que se está

caracterizando, debe ser medible y alcanzable.
 ALCANCE: En éste se indican los lugares en los que tiene aplicación el documento y
grosso modo las actividades a las que se les da cobertura.
REQUISITOS CLIO: hace referencia a los requisitos del cliente, legales, implícitos y
obligatorios que debe cumplir el proceso. En el campo del formato de requisitos
aplicables al proceso, se hace referencia a las matrices donde se encuentran
identificados los requisitos, por ejemplo la matriz de identificación de requisitos legales.
 RECURSOS: Se deben listar los recursos necesarios para el desarrollo del proceso, a
saber, financieros, tecnológicos, talento humano y de infraestructura.
 DOCUMENTACIÓN: Incluye todos los documentos asociados al desarrollo del proceso,
como procedimientos, instructivos y formatos, entre otros.
 INDICADORES DE GESTIÓN: Son las herramientas de control para el proceso de
acuerdo a las metas asociadas a su objetivo.
 PROVEEDOR: Proceso o departamento interno o externo que provee las entradas para
la ejecución de las actividades incluidas en el proceso.
 ENTRADA: Elemento de salida de un proceso previo, que sirve como insumo para la
ejecución de las actividades del proceso que se está caracterizando. Entre las que se
encuentran: registros, equipos, materiales e información, entre otros.
 CLIENTE: Parte interesada que requiere los elementos de salida del proceso.
 SALIDA: Resultado de la ejecución de las actividades del proceso.
 ACTIVIDADES: Conjunto de acciones ejecutadas en el proceso para transformar los
elementos de entrada en resultados o salidas del proceso.
 TÉRMINOS Y DEFINICIONES: relaciona conceptos cuyo significado facilita la
comprensión de la información contenida en el manual.
 RESPONSABILIDAD: Se define el cargo que debe garantizar el cumplimento de las
disposiciones dadas en el manual para el sistema de gestión integral de la organización
 POLÍTICAS ORGANIZACIONALES: Incluye las directrices o compromisos de la alta
dirección de la organización con sus partes interesadas en referencia a temas
específicos (Calidad, Seguridad Industrial, Salud Laboral, Financiera, entre otras).
 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: define la representación de los niveles jerárquicos
de una organización.
 CONTROL DE CAMBIOS EN EL DOCUMENTO: La historia del documento a lo largo
del tiempo. (Ver disposiciones generales)

6.3 PROGRAMA

A continuación se enumeran las partes pertenecientes a los programas:

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 TÍTULO: Debe identificar claramente el programa.

 INTRODUCCIÓN: es una sección inicial cuyo propósito principal es contextualizar
acerca de la temática que desarrolla el programa, en ésta se identifican los aspectos de
la organización que dan lugar a la necesidad de crear o modificar el programa..
 REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA ÍNDOLE: En esta sección se debe indicar que se
tendrá en cuenta la legislación Colombiana vigente aplicable a la temática que cubre el
programa así como los requisitos de otra índole suscritos por la organización, que se
encuentran identificados en la matriz de identificación de requisitos legales, que debe
ser referenciada en esta sección.
 OBJETIVO GENERAL: debe indicar el propósito general del programa, el cual debe
estar alineado con los objetivos y metas del Sistema Integrado de Gestión y debe ser
medible y alcanzable.
 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: se deben incluir todos aquellos objetivos específicos que
se requieran para la consecución del objetivo general del programa, los cuales a su vez
deben ser medibles y alcanzables.
 ALCANCE: debe describir el cubrimiento del programa haciendo referencia a
ubicaciones geográficas, departamentos y procesos de la organización, colaboradores y
actividades, es decir, se debe indicar en éste lo que cubre y lo que no el programa
 DEFINICIONES: se deben incluir los términos y palabras que puedan dificultar la
compresión del documento.
 DESARROLLO DEL PROGRAMA: esta sección incluye la descripción de las fases
cuando aplique y las actividades que se deben llevar a cabo para implementar el
programa y conseguir los objetivos y las metas establecidas en el mismo. Se debe
incluir en ésta todo lo que es necesario hacer para cumplir con la finalidad del
programa.
 CONTROL DE CAMBIOS EN EL DOCUMENTO: La historia del documento a lo largo
del tiempo. (Ver disposiciones generales)

6.4 PROCEDIMIENTOS

A continuación se enumeran y describen las partes que debe incluir un procedimiento:

 TÍTULO: Debe identificar claramente el procedimiento documentado.

 OBJETIVO: En él se debe describir para qué se documenta el procedimiento. Éste
debe ser medible y alcanzable.
 ALCANCE: En éste se indican los lugares en los que tiene aplicación el documento y
de manera general las actividades a las que se les da cobertura.
 DEFINICIONES: Palabras que puedan dificultar la comprensión del documento, por
ejemplo palabras propias del ARGOT de una profesión.
 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Flujo-grama, Actividades y responsables en
orden lógico de ocurrencia.
 CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO: La historia del documento a lo largo del
tiempo. (Ver disposiciones generales)
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6.5 FORMATOS

Los formatos son documentos utilizados con el fin de registrar datos que demuestren el
cumplimiento de los requisitos del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo; estos deben
contener además del encabezado, la versión y el control de cambios en el documento descritos
en las disposiciones generales de este instructivo, los campos que se ajusten a las
necesidades de quien elabora el formato de acuerdo con lo que requiera registrar o evidenciar.

7. CONTROL DE CAMBIOS EN EL DOCUMENTO

FECHA DE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Y VERSIÓN AUTOR

EMISIÓN
2016-09-07 Versión 0
Coordinadora SYSO
Elaboración del Documento