Taller Recibo Solucion

TALLER PRIMERA PARTE
TALLER DE LEGISLACION DOCUMENTAL
ACUERDO O60 DE 2001
 Revise y escuche con atención el link propuesto en la plataforma q10 y responda el

siguiente cuestionario.
1. Según el artículo primero cual es el objetivo primordial de dicho acuerdo
RTA: Son procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las

entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los
programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución,
seguimiento, conservación y consulta de los documentos.
2. A la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad se le conoce como:
RTA: Documentación original
5. En cuanto a la radicación de comunicaciones oficiales que aclaración se hace con respecto

a los números de radicación?. Explique.
RTA: La entidad asigna un asigna un número consecutivo a las comunicaciones oficiales

recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la ley.
6. Define qué es una unidad de correspondencia
RTA: Es atender con diligencia la administración de las comunicaciones oficiales y el

servicio de información a los clientes/usuarios/beneficiarios, marcando el inicio de la
gestión documental con arreglo a los procedimientos institucionales previamente
establecidos y propiciando el fortalecimiento y transparencia de los derechos y deberes de
los ciudadanos
7. Según el artículo cuarto cualquier persona que reciba correspondencia está autorizado
para firmarla si, no por qué?
RTA: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los
funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que
genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto
cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan
con lo establecido
8. Qué es radicación de comunicaciones oficiales y describe paso a paso el procedimiento

para radicar dichas comunicaciones.
RTA: Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo
a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o envío con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de
vencimiento
PASOS: Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de

la(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta
9. Qué sucede cuando se anulan los números de radicación y por qué se anulan.
RTA: Los números de radicación se anulan al no cumplir con los requerimientos adecuados
como son: No se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos,
enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de
recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente
10. Qué son los actos administrativos y como se numeran.
RTA: Es la encargada de numerar todos los actos administrativos, que se produzcan en el

Despacho del Gobernador o sean firmados por el Gobernador. Las dependencias que
tienen competencia para la producción y firma de actos administrativos, deberán designar
el área responsable de su control.
La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas
de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los
reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden
números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y
se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto
11. Qué código se les asigna a las comunicaciones internas
RTA: Se utilizan los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que
permiten la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.
12. Qué control se debe hacer con las comunicaciones oficiales.
RTA: Registro y con las rutas y destinos se procede a la distribución de las comunicaciones
oficiales a cada destinatario, dejando como constancia la firma de recibido en la planilla
13. Cómo se define la conservación documental y que deben hacer las empresas para lograrla.
RTA: Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación,
para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de
procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento
de su producción
14. Explica en qué caso se radica o no se radica una comunicación oficial recibida.
RTA: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas,
para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o
entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto
correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.
Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o

responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a
la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.
15. Qué procedimiento se realiza con las comunicaciones oficiales enviadas. Explique el paso a
paso.
RTA: Se genera una planilla, en esta se escribe la unidad/Administrativa, oficina

productora, fecha (N radicado), destinario, asunto, N de folios, anexos, observaciones y
firma
Luego se clasifica, pasa por apertura, por revisión, radicación, registro y reparto
DOCUMENTO UTILIDAD INTERNO EXTERNO
ACTA Las actas expresan

lo tratado en una
reunión o situación
específica. Son
documentos que
adquieren valor
administrativo, legal,
jurídico e histórico
desde el momento
de su creación
CARTA La carta tiene como
objetivo fundamental
informar y comunicar
algún asunto a su
destinatario
MEMORANDO Son comunicaciones
escritas que se
utilizan para trasmitir
información,
orientaciones y
pautas
entre las
dependencias
locales, regionales,
nacionales e
internacionales y las
líneas de
coordinación
jerárquica de la
organización
CERTIFICADO Documento de
carácter probatorio,
público o privado,
que asegura la
veracidad y la
legalidad de un
hecho o acto
solemne
HOJA DE VIDA Este documento sirve
para registrar cada
logro laboral y
académico, además
de que con este
documento
conseguimos un
trabajo
CIRCULAR Comunicaciones
escritas de interés
común, con el
mismo contenido o
texto, dirigida a un
grupo específico de
personas tanto
interna como
externamente.
16. Qué recomendación especial se da en cuanto a las comunicaciones oficiales vía fax.
RTA: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio. Se trasmataran teniendo en
cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de
retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la
cual se encarga de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos
adecuados para su administración
17. Qué ley reglamenta las comunicaciones oficiales por correo electrónico y cuál es su
propósito
RTA: Ley 527 de 1999 busca masificar el uso de las tecnologías de la información en
Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las
instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal
mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
 Desarrolle el paralelo con la información propuesta
ASPECTOS DE CORRESPONDENCIA ORDINARIA DOCUMENTO OFICIAL

1.- Toda carta deberá ir escrita a espacio 1, Disposición adecuada a la norma
sencillo, independientemente del tamaño
del texto (con letra tipo Arial No. 12) institucional de los elementos
de identidad corporativa (símbolos,
2.- Los márgenes dentro de la página, fuentes y tamaño o cuerpo de la letra,
para el área de texto serán. 4 cm. a la
colores, etcétera).
izquierda y 3 cm. a la derecha; en el
margen superior 4 cm. y margen inferior
será de 3 cm. 2. Se deberá disponer el texto
en párrafos breves y utilizando
3.- Un buen personal de oficina domina un lenguaje comprensible (sencillo y
las reglas básicas de la ortografía.
directo)
4.- Se deben redactar párrafos cortos
(máximo 8 líneas), que irán precedidos o 3. Se evitarán saludos y despedidas, así
no de sangría, dependiendo del estilo o como otras fórmulas de cortesía, que no
tipo de la carta.
tienen cabida en el lenguaje
5.- Es norma pulcra dejar una línea en administrativo.
blanco entre párrafos.
4. En los documentos con un destinatario
6.- Cuando la despedida consiste en una
individual es conveniente incluir un título.
sola palabra, ésta va seguida de coma
(,) Es un recurso formal que facilita
Ejemplo: Atentamente, la comprensión del mensaje por su
Cordialmente, Muy
receptor. El título denomina el tipo de
atentamente,
acto que contiene
7.- La firma se hará de puño y letra, (notificación, diligencia, nota interior,
inmediatamente después de la etcétera).
despedida, sobre la antefirma, con
TINTA NEGRA. Evite el uso de
bolígrafos o tintas de otro color. 5.Únicamente se requerirán los datos
imprescindibles para la tramitación
8.- La escritura de los porcentajes. El correspondiente, evitando solicitar datos
error más frecuente consiste en escribir
"cien por cien" o "cien por ciento", lo ya conocidos o en poder de la
correcto es escribir: ciento por ciento. En Administración.
estas expresiones no debe mezclar 6. En los documentos destinados a ser
cifras y letras.
tramitados se incluirán instrucciones
claras y concisas.
7. El centro o unidad de procedencia

estará debidamente identificado, con
la dirección completa, número
de teléfono y correo electrónico, para
que el destinatario pueda ponerse en
contacto.
8. Se evitará el lenguaje sexista y

cualquier otro lenguaje discriminatorio.
Se atenderá a la forma
femenina de títulos, profesiones y cargos
. Sustantivos no marcados,
desdoblamientos y dobletes son posibles,
siempre y cuando no se alargue la
frase hasta hacer incomprensible el
mensaje.
 Diferencias
CORREO ORDINARIO CORREO CERTIFICADO

1.En esta se aplica la despedida consiste en 1. Se evitarán saludos y despedidas, así como
una sola palabra, ésta va seguida de coma otras fórmulas de cortesía, que no tienen
Ejemplo: Atentamente, cabida en el lenguaje administrativo
2. Disposición adecuada a la norma

2. Toda carta deberá ir escrita a espacio
sencillo, independientemente del tamaño del
texto (con letra tipo Arial No. 12) institucional de los elementos de identidad
corporativa (símbolos, fuentes y tamaño o
cuerpo de la letra, colores, etcétera)
SEGUNDA PARTE
ESTILO DE LA CORRESPONDENCIA
 De las siete características enunciadas, las de mayor transcendencia e importancia para las
relaciones comerciales en la actualidad, son la claridad y la precisión.
 En la correspondencia no caben adornos que están bien en el estilo literario, pero no en el estilo de
los documentos empresariales o industriales.
 En la correspondencia no se trata de lograr belleza artística sino que se pretende la comunicación

fácil, clara y digna en las relaciones comerciales.
 Resuelva las siguientes preguntas
1. Defina qué es correspondencia y su clasificación.
RTA: La correspondencia implica el intercambio de cartas: la persona que envía la comunicación es

el remitente, mientras que quien la recibe es el destinatario
Se clasifica por: Destino, contenido, tramitación, por puntuación, extensión y por su forma
2. Cuáles son los estilos de correspondencia que usted considera más importante y explique por qué.
EXACTITUD: ya que este estilo evita interpretaciones erradas

PRECISION Y CLARIDAD: tanto fecha, nombre y cifra debe ser precisos para no tener
malentendidos a la hora del que al remitente le llegue la carta
3. . A partir del documento de apoyo RECIBO, DESPACHO Y CONTROL DE DOCUMENTOS

(https://organizaciondocumentos.blogspot.com/p/recibo-y-despacho-de-documentos.html), elabore un
flujograma o diagrama de flujo de los procesos de recibo, despacho y control de correspondencia que
se debe tener en cualquier unidad administrativa.
NOTA: para la elaboración del diagrama de flujo apóyese en el siguiente link

(https://youtu.be/HwFPiwWC004)
NOTA: links de apoyo https://youtu.be/hpsPDWtRLgI clasificación documental.
https://youtu.be/82bN4pz7nsY acuerdo 060 de 2001

FLUJO DE LOS PROCESOS DE RECIBO,
DESPACHO Y CONTROL
RECEPCION
CLASIFICACION
APERTURA
REVISION
RADICACION
REGISTRO
REPARTO

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TALLER PRIMERA PARTE

TALLER DE LEGISLACION DOCUMENTAL

ACUERDO O60 DE 2001

 Revise y escuche con atención el link propuesto en la plataforma q10 y responda el

1. Según el artículo primero cual es el objetivo primordial de dicho acuerdo

RTA: Son procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las

RTA: Documentación original

5. En cuanto a la radicación de comunicaciones oficiales que aclaración se hace con respecto

RTA: La entidad asigna un asigna un número consecutivo a las comunicaciones oficiales

6. Define qué es una unidad de correspondencia

RTA: Es atender con diligencia la administración de las comunicaciones oficiales y el

8. Qué es radicación de comunicaciones oficiales y describe paso a paso el procedimiento

PASOS: Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de

10. Qué son los actos administrativos y como se numeran.

RTA: Es la encargada de numerar todos los actos administrativos, que se produzcan en el

11. Qué código se les asigna a las comunicaciones internas

12. Qué control se debe hacer con las comunicaciones oficiales.

Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o

RTA: Se genera una planilla, en esta se escribe la unidad/Administrativa, oficina

DOCUMENTO UTILIDAD INTERNO EXTERNO

ACTA Las actas expresan

 Desarrolle el paralelo con la información propuesta

ASPECTOS DE CORRESPONDENCIA ORDINARIA DOCUMENTO OFICIAL

7. El centro o unidad de procedencia

8. Se evitará el lenguaje sexista y

CORREO ORDINARIO CORREO CERTIFICADO

Ejemplo: Atentamente, cabida en el lenguaje administrativo

2. Disposición adecuada a la norma

corporativa (símbolos, fuentes y tamaño o

cuerpo de la letra, colores, etcétera)

 En la correspondencia no se trata de lograr belleza artística sino que se pretende la comunicación

1. Defina qué es correspondencia y su clasificación.

RTA: La correspondencia implica el intercambio de cartas: la persona que envía la comunicación es

EXACTITUD: ya que este estilo evita interpretaciones erradas

3. . A partir del documento de apoyo RECIBO, DESPACHO Y CONTROL DE DOCUMENTOS

NOTA: para la elaboración del diagrama de flujo apóyese en el siguiente link

NOTA: links de apoyo https://youtu.be/hpsPDWtRLgI clasificación documental.

https://youtu.be/82bN4pz7nsY acuerdo 060 de 2001

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