PROCEDIMIENTO

COBRO PERSUASIVO Y COACTIVO

Establecer los lineamientos jurídicos procedimentales, orientandos a la gestión persuasiva y coactiva para
PROCESO GESTIÓN JURÍDICA OBJETIVO PROCEDIMIENTO procurar el pago de las obligaciones pendientes a favor de la Nación y de la Entidad, por concepto de
contribuciones, multas y sanciones en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

PROCEDIMIENTO COBRO PERSUASIVO Y COACTIVO RESPONSABLE JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

ALCANCE

Este procedimiento va desde el recibo del Título Ejecutivo con sus respectivos anexos, la identificación de la naturaleza de cobro hasta proferir el Auto de terminación y archivo del proceso.

FLUJO GRAMA

Ver flujograma

ID TIEMPO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA
ACTIVIDAD (Días)

Con base en el reporte suministrado por grupo de Gestión Financiera en su procedimiento

IDENTIFICAR LA NATURALEZA contable y teniendo en cuenta bases de datos, informes , reportes y demás información y
Técnico administrativo /
1 DEL COBRO documentos relacionados con el pago de contribución o Multas y Sanciones de las empresas 2 Base de datos cuenta deudores actualizada - Reporte Actualizado
Profesional de defensa
de Vigilancia y Seguridad Privada, se realiza un analisis de las mismas para determinar si
proceden a cobro persuasivo. (Ver manual de Gestión de Cartera - Cap. I - Numeral 5).

Si el tipo de cobro es por concepto de contribuciones, el grupo de Gestión Financiera se Oficio de Comunicaion de Cobro en Plataforma de Sistema de Gestión
DESARROLLAR COBRO encargará del desarrollo del cobro persuasivo, de lo contrario se recibe el expediente para Documental /
2 1 Gestión financiera
PERSUASIVO iniciación del respectivo cobro.

RECIBIR EXPEDIENTE PARA Revisar el titulo ejecutivo de Gestión Financiera, e identificar si se agotaron los recursos en
Técnico administrativo /
3 INICIACIÓN DEL COBRO sede administrativa, adicionalmente revisar si se notificó en debida forma el titulo y que este 2 Expediente / Titulo ejecutivo
Profesional de defensa
en firme y ejecutoriado el mismo. Pasa a profesional de defensa.
Conforma el expediente fisico, adjuntando la resolución en donde conste la obligación clara,
expresa y exigible, los recursos a los que hubo lugar, la notificación de la resolución y/o de los
IDENTIFICAR SI EL EXPEDIENTE recursos, y el memorando.
4 PROCEDE PARA COBRO 2 Profesional de defensa Expediente Físico.
SI el expediente procede a cobro continue con la actividad No. 6, si NO procee cobre dirijace
a la actividad No. 5

5 DEVOLVER AL ÁREA CONTABLE Se remite el expediente al procedimiento contable del grupo de Gestión Financiera. 2 Profesional de defensa Memorando Plataforma de Gestión Documental

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COBRO PERSUASIVO Y COACTIVO

Se debe realizar dentro de los cuarenta y cinco (45) días siguientes a la exigibilidad de las
obligaciones contenidas en los títulos ejecutivos o al incumplimiento de las cuotas pactadas
en los acuerdos de pago, o dentro de los cuarenta y cinco (45) días siguientes al vencimiento
del pago de las cuotas de la contribución especial de vigilancia. Supone la ubicación del
vigilado para efectos de la realización de las llamadas telefónicas y el envío de requerimientos
REALIZAR PROCESO DE COBRO Profesional de defensa / Oficio de Comunicación Persuasivo con Vo Bo de Profesional de Defensa y
6 escritos. Si el Deudor paga se realiza el respectivo auto de archivo. (Ver Manual de gestión 45
PERSUASIVO Técnico Administrativo firma funcionario ejecutor
de cartera Capítulo II)

SI el deudor paga continue con la actividad No. 16, si NO paga pero SI solicita acuerdo
continue con la actividad No. 7, Si NO paga y NO solicita acuerso continue con la actividad
No.8

De conformidad con lo establecido en el artículo 841 del Estatuto Tributario, se pueden

celebrar acuerdos de pago con los vigilados o un tercero a su nombre, concediéndoles
plazos, para que puedan normalizar su estado de cuenta, donde se liquidarán los valores
SUSCRIBIR ACUERDO DE PAGO adeudados. Se proyecta documento de acuerdo de pago de conformidad con la solicitud
7 5 Asesor Jurídico Proyecto de Acuerdo de Pago con Vo Bo Asesor Jurídico
enviada por el deudor y la normatividad.

SI el Deudor paga continue con la actividad No 16, si NO paga continue con la actividad No.
8 se realiza el respectivo auto de archivo.

El procedimiento administrativo de Cobro Coactivo constituye una potestad especial de la

administración que le permite adelantar ante sí el cobro de las obligaciones a su favor que
consten en el titulo ejecutivo, sin necesidad de recurrir al órgano jurisdiccional.
PROCEDER AL COBRO Oficina Asesora Jurídica /
8 5 Base de datos cuenta deudores actualizada - Reporte Actualizado
COACTIVO Profesional de defensa
SI el Deudor paga continue con la actividad No.16, si NO paga pero solicita acuerdo de pago
continue con la actividad No.9, si NO paga y NO solicita acuerdo de pago continue con la
actividad No. 10

Se proyecta documento de acuerdo de pago de conformidad con la solicitud enviada por el

SUSCRIBIR ACUERDO DE PAGO Oficina Asesora Jurídica /
9 deudor y la normatividad vigente. SI el Deudor paga continue con la actividad No. 16, si NO 3 Proyecto de Acuerdo de Pago con Vo Bo Asesor Jurídico
Profesional de defensa
paga proceder al cobro actividad No. 8.

Si el deudor no realiza el pago, incluyendo la oportunidad de acuerdo de pago, se procede a

investigar los activos financieros vigentes y registrados de manera oficial en la SVSP con el
fin de poder aplicar medidas cautelares (Embargos, Inmovilizaciones; ejecución de garantías)
INVESTIGAR BIENES Y Funcionario ejecutor /
10 sobre los activos financieros vigentes y registrados de manera oficial en la SVSP. 30 Oficio fisico y Plataforma de Gestión Documental
GARANTIAS profesional de defensa
SI el deudor posee bienes y garantias continue con la actividad No. 12, si NO posee bienes ni
garantias continue con la actividad No 11.

Memerorando remitiendo la información a Gestión financiera. Boletín de

ENVIAR REPORTE DE En el evento que el deudor no pague ni tenga activos para aplicar las medias cautelares, se
Deudores Morosos del Estado - BDME., Contaduría General de la Nación;
11 MOROSOS AL GRUPO procede a través de memorando, oficiar al grupo de Gestión Financiera para que sea incluido 2 Profesional de defensa
una anotación referente a cualquier deuda morosa (Ley 901 de 2004) y otra
FINANCIERO en el reporte de deudores morosos del Estado.
relacionada con el incumplimiento de acuerdos de pago (Ley 1066 de 2006).

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ELABORAR AUTO DECRETANDO Una vez identificados los bienes y garantías del deudor se procede a elaborar un auto que se Resolucion que Decreta Embargo y Secuestro Preventivo firmada por
12 8 Profesional de defensa
LA MEDIDA CAUTELAR envía a través del grupo de Atención a usuarios a las Entidades reponsables. funcionario ejecutor

PROCEDER A LA APLICACIÓN Aplicar medidas cautelares (Embargos, Inmovilizaciones; ejecución de garantías) sobre los
13 2 Profesional de defensa Resolucion que Ordena Seguir adelante con la ejecución
DE MEDIDAS CAUTELARES activos financieros vigentes del deudor y registrados de manera oficial en la SVSP.

El avalúo de los bienes embargados, lo hará la Administración teniendo en cuenta el valor Funcionario ejecutor / Oficio fisico y Plataforma de Gestión Documental, seleccionado Auxiliar de la
14 SOLICITAR AVALUO DE BIENES 1
comercial y lo notificará personalmente o por correo. profesional de defensa Justicia / Dictamen pericial - Plataforma de Gestión Documental

Diligencia que se materializa el cumplimiento de la obligación no atendida oportunamente por Funcionario ejecutor y los Auto que ordena el remate del bien. / Aviso y publicaciones / Acta de
REMATAR BIENES Y / O
15 el deudor, resaltándose tres aspectos denominados: medidas preparatorias al remate, 80 postores/ Profesional de diligencia de remate / Auto de terminacion y archivo del proceso - Plataforma
EJECUTAR GARANTÍAS
diligencia de subasta y actuaciones posteriores a la diligencia de remate. defensa de Gestión Documental

Ser revisa el valor de la consignación efectuada y que los dineros ingresaron efectivamente al
Tesorro nacional, bién sea por el remate de los bienes o por pago de la obligación y se
procede a elaborar auto de archivo y firma del funcionario ejecutor.
Auto de Archivo físico y Plataforma de Gestión Documental / Archivo Oficina
16 REALIZAR AUTO DE ARCHIVO El auto se notifica al deudor por correo certificado y posteriormente se informa a la 45 Técnico Administrativo
Jurídica.
dependencia donde se originó inicialmente la obligación.
Archivar el proceso de Cobro Coactivo, con todos los documentos foliados y actualizar base
de datos.

• Constitución Política de Colombia.

* Decreto 2355 de 2006.
• Estatuto Tributario
• Ley 1437 de Enero 18 de 2011. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
NORMATIVIDAD
• Ley 1564 de Julio 12 de 2012. Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones.
• Ley 1066 de 2006. Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones.
• Decreto 4473 de 2006. Por la cual se reglamenta la Ley 1066 de 2006.
• Resolución N° 20151300002817 de 25 de enero de 2018. Por la cual se adoptó el Reglamento Interno de Cartera en la la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

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• Cartera: Cuentas que representan derechos a favor de la Entidad, originados en desarrollo de su función y de otras actividades, así como también los rendimientos que generen.

• Cobro Persuasivo: Actuación de la administración tendiente a obtener el pago voluntario de las obligaciones vencidas, previa a la etapa de Cobro Coactivo.

• Cobro coactivo: Etapa final del proceso de cobro de cartera, que implica el inicio del proceso ejecutivo para obtener el pago de la obligación hasta con el remate de bienes del deudor.

• Firmeza legal o fuerza ejecutoria: Se predica de la situación que adquiere un acto administrativo contra el cual no procede ningún recurso, o cuando habiéndose interpuesto los recursos se hayan decidido,
o, cuando no se interpongan recursos oportunamente o se renuncie expresamente a ellos. Esta Firmeza permite ejecutar la obligación aun en contra de la voluntad del deudor vigilado o parte en el proceso
disciplinario.
.
• Jurisdicción Coactiva: Es la potestad jurisdiccional asignada a las entidades públicas, para que, por sus propios medios y sin acudir a los Jueces, hagan efectivas las obligaciones que legalmente se causen a
favor de la entidades a través del proceso de ejecución. El objetivo primordial es el control y cobro de las obligaciones y otros conceptos que por disposición legal sean susceptibles de cobrar por esta vía.
GLOSARIO
• Reglamento: Norma jurídica de carácter general dictada por el poder ejecutivo, su rango en el orden jerárquico es inmediatamente inferior a la ley y, generalmente, la desarrolla.

• Título Ejecutivo: Documento en el que consta la existencia de una obligación, clara, expresa y exigible a cargo del deudor o su causante. En Cobro Coactivo, los títulos pueden consistir en Actos
Administrativos, fallos, sentencia, u otros documentos que provengan de un funcionario competente para expedirlo.

• Mandamiento de pago: Acto administrativo mediante el cual el funcionario competente ordena la cancelación de las obligaciones pendientes, más los intereses y actualizaciones a que haya lugar. Se notifica
personalmente al deudor, herederos o deudores solidarios y garantes, previa citación para que comparezcan en un término de diez (10) días; si no comparecen, se notifica por correo. Con el mandamiento de
pago se inicia propiamente el proceso administrativo coactivo.

• Medidas cautelares: Son las medidas de embargo y secuestro que se decretan sobre los bienes del deudor con el fin de lograr la satisfacción de la obligación; estas pueden ser previas o simultanea o dentro
del proceso coactivo administrativo.

• Remate de bienes: Es la venta forzosa en pública subasta que hace el funcionario judicial o administrativo competente, para adjudicar al mejor postor.

AUTO DE TERMINACIÓN Y ARCHIVO COBRO COACTIVO FOR-GJU-130-022

AUTO DE MEDIDAS CAUTELARES FOR-GJU-130-041
AUTO MEDIANTE EL CUAL SE AVOCA CONOCIMIENTO DE UNAS DILIGENCIAS FOR-GJU-130-02
CUADRO DEUDORES COBRO COACTIVO MULTAS Y SANCIÓNES FOR-GJU-130-003 (Base de datos)
FICHA DE ANÁLISIS EN EL PROCESO DE SANEAMIENTO DE CARTERA QUE SE ENCUENTRA EN JURISDICCIÓN COACTIVA FOR-GJU-130-037
DOCUMENTOS RELACIONADOS FORMATO SUSCRIPCION ACUERDO DE PAGO FOR-GJU-130-015
FORMATO COMUNICADO LEVANTAMIENTO MEDIDA CAUTELAR FOR-GJU-130-017
FORMATO CONSTANCIA LLAMADA COBRO PERSUASIVO FOR-GJU-130-034
LISTA DE CHEQUEO ACTUACIONES EN EL PROCESO DE COBRO COACTIVO FOR-GJU-130-039
FORMATO DILIGENCIA DE NOTIFICACIÓN PERSONAL COBRO COACTIVO FOR-GJU-130-018
REGLAMENTO DE CARTERA – CREACIÓN COMITÉ DE CARTERA - RESOLUCIÓN N° 20181300002807 DE 25 DE ENERO DE 2018

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAMBIO VERSION
1/04/2008 Procedimiento original 0
30/10/2009 Pasos 1 y se unieron las columnas documento generado y punto de control. 1
20/09/2011 Se incluyó la primera parte y se mejoro redacción de actividades 2
23/11/2012 Actualización información de actividades. 3

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Actualización procedimiento, Ajuste al nuevo formato para documentar los procedimientos e inclusión de actividades según el nuevo proceder frente a la utilización de ORFEO-
30/04/2013 4
Cambio de Codificacion-Cambio de logos.
10/10/2014 Ampliación de actividades, registros y puntos de control - Actualización de la versión. 5
5/02/2015 Se inclye actividad de reporte de información en el aplicativo SIMA, actualización de logos institucionales. 6
5/06/2015 Se modificó el código, versión, fecha y logos. 7

Falto un control de cambio. se excluye la actividad de reporte de información en el aplicativo SIMA.se cambio el nombre de asesor juridico por funcionario ejecutor, se acambian
12/06/2015 activades del Tecnico de defensa y se le asignan al profesional de defensa, se incluye visto bueno del profesonal de defensa (revisor, antes de la firma de las actuaciones 8
procesales por parte del funcioarios ejecutor), SE ELIMINA ACTIVIDADES 8,3 8,4 8,5 y se corre la numeracion y se modifica la tarea 8,1, se pusieron algunos puntos de control

22/12/2015 Se incluyen tiempos y puntos de control, se verifican y corriguen los responsables de las tareas, Se actualizaron las normas y leyes establecodas para este procedimiento. 9

Se modificaron logos, versión, fechas, y se reemplazaron los conceptos asociados a ORFEO por Plataforma de sistema de Gestión Documental, asi como la tarea 17,1 en la que
29/03/2016 se debe conciliar mensualmente los saldos con la oficina de recursos financieros 10

8/08/2016 Actualización de responsables asociados a cada una de las actividades del procedimiento. 11
Se hace una actualización total al procedimiento, de conformidad con la actual caracterización del Proceso Gestión Jurídica y los nuevos lineamientos de la Oficina Asesora de
16/07/2018 12
Planeación.

APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA

ELABORÓ Jorge Riency Alonso G / Lina María Gutiérrez / Gina Palacio Contratista/ Contratista / Profesional de Defensa 16/07/2018
VALIDÓ Luz Elena Morales ./ John Alejandro Sendoya/Juan Gabriel Pérez Jefe Oficina Asesora Jurídica / Contratista/Coordinador de Grupo MECI y 16/07/2018
APROBÓ Daniel Enrique Pedroza Vanegas Jefe Oficina Asesora de Planeación 16/07/2018

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