LAS ACTAS NOTARIALES

Juan Carlos Martínez Ortega

1
 El presente temario está basado en el libro

“Las actas notariales”

Propiedad de la

Asociación Internacional Profesional de Auxiliares del

Notariado - UIPAN

Autor: Juan Carlos Martínez Ortega

Doctor en Derecho, Profesor Derecho Civil,

Abogado, Oficial de Notaría

Febrero 2018

Auspiciado por

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prohibidos su préstamo, alquiler o cualquier otra forma de cesión de uso del ejemplar,
sin el permiso previo, por escrito, del titular o titulares del Copyright.

2
 ÍNDICE

ABREVIATURAS.

PRÓLOGO.

INTRODUCCIÓN.

CAPÍTULO 1. LAS ACTAS NOTARIALES.

1. Concepto.

2. Ventajas de la actuación notarial.

3. Requisitos generales de las actas notariales.

CAPÍTULO 2. LAS ACTAS DE PRESENCIA.

1. Las actas de presencia.

2. Definición.

3. Procedimiento.

CAPÍTULO 3. LAS ACTAS DE REMISIÓN DE DOCUMENTOS.

Las actas de remisión de documentos.

CAPÍTULO 4. LAS ACTAS DE NOTIFICACIÓN Y REQUERIMIENTO.

1. Actas de notificación y requerimiento.

2. Procedimiento de actuación.

CAPÍTULO 5. LAS ACTAS DE EXHIBICIÓN DE COSAS O

DOCUMENTOS.

Actas de exhibición de cosas o documentos.

3
CAPÍTULO 6. LAS ACTAS DE MANIFESTACIONES.

Actas de referencia.

CAPÍTULO 7. LAS ACTAS DE NOTORIEDAD.

1. Actas de notoriedad.

2. Actas de declaración de herederos abintestato.

CAPÍTULO 8. LAS ACTAS DE PROTOCOLIZACIÓN.

Las actas de protocolización.

CAPÍTULO 9. LAS ACTAS DE DEPÓSITO.

Actas de depósito

CAPÍTULO 10. LAS ACTAS DE CONSTATACIÓN DE SALDO.

Las actas de constatación de saldo.

BIBLIOGRAFÍA.

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 ABREVIATURAS

Art. Artículo

CE Constitución Española

CCE Código Civil español

CDE Código de Dentología Notarial Español

CEA Código de Ética de Buenos Aires

CEC Código de Ética de Colombia

CEG Código de Ética profesional de Guatemala

CEU Código de Ética de Uruguay

Cfr. Confrontar.

CPE Código Penal Español

DGRN Dirección General de los Registros y del Notariado

DLNP Decreto Legislativo del Notariado de Perú.

ENC Decreto del Estatuto del Notariado de Colombia

LECE Ley de Enjuiciamiento Civil Española

LNA Ley Orgánica del Notariado Argentina – Buenos Aires

LNB Ley del Notariado Plurinacional de Bolivia

LCNCR Ley Código Notarial, Costa Rica

LJV Ley Jurisdicción Voluntaria

LNC Ley de las Notarías Estatales de Cuba

LNE Ley Notarial española.

LNEC Ley Notarial de Ecuador.

LNM Ley Notarial México DF

LNPR Ley Notarial de Puerto Rico

LNRD Ley Notarial de la República Dominicana

ONI Ordenamiento Notariado Italiano

5
R Resolución

RNE Reglamento Notarial Español

RNU Reglamento Notarial Uruguay

STS Sentencia Tribunal Supremo Español

Vid. Véase

6
 INTRODUCCIÓN

Con gran satisfacción presentamos este quinto curso de la Unión

Internacional Profesional de Auxiliares del Notariado –UIPAN-, dedicada
a las actas notariales.

Las actas forman parte de los muchos instrumentos públicos que

autorizan los Notarios de tipo latino en todo el mundo, cuya casuística
es muy abundante.

Hemos tratado de hacer un manual de consulta y estudio de las

diferentes actas más habituales en los despachos notariales, sin agotar
todos los tipos existentes que excederían de nuestro objetivo.

No cabe duda de que las actas tienen su espacio y complejidad en la

esfera notarial. Por esta razón, cualquier auxiliar del Notariado que se
precie tiene que conocer la naturaleza y características propias de este
instrumento público.

Confiamos en que sea de vuestro agrado e interés profesional.

Juan Carlos Martínez Ortega

7
8
 CAPÍTULO 1

LAS ACTAS NOTARIALES

1.- Concepto

Todos los documentos notariales gozan de fe pública,

presumiéndose su contenido veraz e íntegro de acuerdo con lo
dispuesto en el artículo 17 de la LNE. Por ello, tal como refiere también
el artículo 144 del RNE “las actas” forman parte del catálogo de
instrumentos públicos que autoriza el Notario en el desempeño de su
labor profesional.1

El objetivo principal de las actas notariales lo describe

perfectamente el párrafo cuarto del citado artículo 144 del RNE al decir:
“Las actas notariales tienen como contenido la constatación de hechos o
la percepción que de los mismos tenga el notario, siempre que por su
índole no puedan calificarse de actos y contratos, así como sus juicios o
calificaciones”.2 Esta definición de la normativa notarial española es
parecida a la de otros países, como la de Costa Rica para la que “Las
actas notariales son instrumentos públicos cuyas finalidades principales
son comprobar, por medio del notario y a solicitud de parte interesada,
hechos, sucesos o situaciones que le consten u ocurran en su presencia,

1 El Art. 171 RN de Uruguay expresa que “Las actas notariales se extenderán y

autorizarán con el formalismo establecido para las escrituras públicas, en lo que fuere
compatible con dichas actas, …”.

2 Cfr. Art. 144 RNE que en su primer párrafo indica que “Conforme al artículo 17 de la
Ley del Notariado son instrumentos públicos las escrituras públicas, las pólizas
intervenidas, las actas, y en general, todo documento que autorice el notario, bien sea
original, en certificado, copia o testimonio”.

9
darles carácter de auténticos, o bien hacer notificaciones, prevenciones o
intimaciones procedentes según la ley”3, la de México4 o la de Uruguay
para la que “acta notarial es el instrumento público que registra hechos,
circunstancias, cosas y declaraciones que el Escribano, comprueba o
recibe, así como sus propias actuaciones”.5

El Notario no es, ni puede ser, técnico en todas las materias

existentes debido a la innumerable diversidad de las mismas, estándole
vetado emitir juicios u opiniones que precisen de conocimientos
periciales en el campo específico de que se trate, por lo que su función
debe limitarse a recoger las manifestaciones del requirente o aquellos
detalles que se le pongan de manifiesto y perciba por sus propios
sentidos. No obstante, debe denegar su actuación cuando las
manifestaciones que se pretendan formular sean contrarias a la ley o al
orden público.

En ocasiones, se requiere al Notario para dejar constancia de la

existencia o el estado de un objeto, obra de arte, máquina, etcétera, o
para que acepte en calidad de depósito algún objeto.6 En estos casos,
podrá ayudarse de fotocopias, fotografías, informes periciales u otros
medios análogos para una identificación más veraz y exacta de tales
bienes.

Un detalle interesante sobre el alcance de las actas lo aporta la

regulación notarial mexicana que refiere que el Notario debe asentar en
acta, “…toda clase de hechos positivos o negativos, estados y
situaciones, sean lícitos o no, que guarden las personas y cosas que
puedan ser apreciados objetivamente y relacionados por el Notario”.7 Es
decir, se puede requerir al Notario para que deje constancia de hechos
positivos (existencia de cosas, personas, situaciones, etc.) pero también
de hechos negativos (inexistencia de cosas, de construcciones, de
carencia de documentos, etcétera). De hecho, en las actas de notoriedad

3 Art. 101 Ley 7764 de 17 de abril de 1998, Código Notarial de Costa Rica.

4 Refiere el art. 125 de la Ley del Notariado para el Distrito Federal de México: “Acta

notarial es el instrumento público original en el que el Notario, a solicitud de parte

interesada, relaciona, para hacer constar bajo su fe, uno o varios hechos presenciados
por él o que le consten, y que asienta en los folios del protocolo a su cargo con la
autorización de su firma y sello”.

5 Art. 170 del RN de Uruguay.

6
Art. 948 del Decreto Legislativo del Notariado de Perú.
7
Vid. Art. 127 de la Ley del Notariado para el Distrito Federal de México

10
el fedatario público tras las pruebas practicadas tiene que realizar una
declaración positiva o negativa de los hechos sometidos en el acta, lo
que conlleva, necesariamente, que esa declaración final no esté
prefijada desde el principio.

2.- Ventajas de la actuación notarial

La ventaja que ofrece el ministerio del Notario público frente a otros

funcionarios, como los judiciales, es su agilidad, rapidez e inmediatez
en su actuación. En este sentido, podemos afirmar, sin temor a
equivocarnos, que las actas notariales pueden servir para dejar
constancia de hechos imprescindibles o pruebas pre-constituidas que
de no practicarse velozmente pueden perderse.

En la actualidad, debido a la atribución de nuevas competencias al

Notario en materia de jurisdicción voluntaria se han ampliado las actas
que en España realizan los fedatarios públicos, habiendo obtenido más
reconocimiento por su trabajo.8

La autorización de las actas notariales se enmarcan en los actos

o hechos de carácter extrajudicial

Sin embargo, la actuación del Notario no siempre será factible,

pues como antes hemos expuesto, si el examen del objeto, las
manifestaciones que se pretendan formular o el contenido del
documento objeto del requerimiento, resultasen ser contrarios a la ley o
al orden público, o como consecuencia de la constatación notarial se
pudiesen eludir responsabilidades fiscales, el fedatario deberá denegar
su intervención, y en muchos casos, aconsejar al requirente que, tales
manifestaciones o denuncias, las realice o formule ante la autoridad
judicial o policial competente. No olvidemos que, el “Notario es el
funcionario autorizado para dar fe, conforme a las leyes, de los contratos
y demás actos extrajudiciales”9, limitándose el ejercicio de la fe pública
a “cuantas relaciones de Derecho privado traten de establecerse o
declararse sin contienda judicial”10 que es el marco en el que se mueve

8La Ley 15/2015, de 2 de julio, de jurisdicción voluntaria (LJV) fue publicada en el

BOE el 3 de julio de 2015.

9 Vid. Art. 1 LNE.

10 Art. 2 RNE.

11
toda su actividad como órgano de jurisdicción voluntaria.11

3.- Requisitos generales de las actas notariales

Los requisitos formales de las actas, en términos generales, vienen

regulados en casi todos los ordenamientos notariales de corte latino.12
En España, se ocupa de ellas, el artículo 198 del RNE, que enumeramos
seguidamente, salvo los distintos tipos de actas que tienen su particular
y expresa regulación en el RNE y que se detallan en capítulos
independientes:

1.- Es preciso para cualquier acta, la rogación de los requirentes,

como alude la normativa notarial. El Notario no puede actuar de oficio,
pues como pone de relieve el artículo 3.1 del RNE precisa ‘previa
rogación del sujeto interesado´ para que pueda intervenir en cualquier
tipo de documento13 o como expresa el artículo 83 de la LNA se precisa
“el requerimiento que motivare la intervención del notario y que, a juicio
de éste, el requirente tiene interés legítimo”14. En semejantes terminos se
expresa la regulación Mexicana que determina que son instrumentos
públicos que se realizan “a solicitud de parte interesada”.15

Existen numerosas RRDGRN que remarcan este principio de

rogación que debe impregnar cualquier actuación notarial.16

11 Art. 3 RNE.

12Los diversos ordenamientos notariales suelen dedicar determinados capítulos a las

actas. Por ejemplo, la Ley Notarial Argentina (Ciudad de Buenos Aires) (LNA) dedica el
Capítulo III a las actas (arts. 82 al 92).

13 El Art. 19 de la Ley Notarial de Ecuador encuadra entre los deberes de los Notarios:
“a) Receptar personalmente, interpretar y dar forma legal a la exteriorización de volun-
tad de quienes requieran su ministerio”. Es decir, tiene que ser requerido, sinónimo de
rogación. Decreto Supremo 1404 Registro Oficial 158. En términos semejantes se ex-
presa el art. 10 de la Ley 50 “De las Notarías Estatales” de Cuba, indicando que entre
las funciones y obligaciones del Notario se encuentran “a) Dar fe de los actos jurídicos
en que la ley exige la formalización o autorización notarial y de aquellos en que las
partes así lo soliciten”, dando nosotros énfasis a la expresión “soliciten”, equivalente
también a requerir o rogar la intervención. Por último, el art. 1 b) RNE también ahon-
da en este asunto al señalar que los Notarios como profesionales del Derecho tienen
“la misión de asesorar a quiénes reclaman su ministerio”, sí, reclamar o solicitar la ac-
tuación por parte del Notario.
14 El art. 102 CN de Costa Rica incide en este tema al decir que las actas deben
contener “a) En la introducción, deberá hacerse constar a solicitud de quién se
procede y el motivo por el cual interviene el notario”.
15
Art. 125 de la Ley del Notariado para el Distrito Federal de México.

16RRDGRN de fechas 5 de Junio de 2001, 3 de Julio de 2001 y 7 de Diciembre de

2001.

12
 La normativa peruana determina que “las actas podrán ser
suscritas por los interesados y necesariamente por quien formule
observación”. Es decir, cualquier observación, detalle o aportación debe
consignarse en el documento público quién la realiza.

2.- Por regla general, no se necesita afirmar la capacidad de los

requirentes, salvo, cuando una norma legal lo establezca o se ejercite
un derecho17. Para la normativa cubana “las actas, en las que se hacen
constar hechos, actos o circunstancias que, por su naturaleza, no
constituyen acto jurídico”18, de ahí su diferencia notable con las
escrituras públicas.19

3.- No exigen tampoco la dación de fe de conocimiento, salvo el

caso de que la identidad de las personas fuere requisito indispensable
en consideración a su contenido, como por ejemplo de tipo fiscal
(pensemos en un acta de cancelación de hipoteca por exhibición de
letras de cambio).

La innecesariedad de afirmar la capacidad del requirente ha sido

valorada negativamente por la doctrina en general. No parece aconsejable
cuando redactemos actas, de cualquier tipo, recurrir sistemáticamente a
la práctica de utilizar la representación verbal. Y desde luego, hay
numerosos casos en los que parece aconsejable dar un juicio de
capacidad en evitación de ulteriores problemas. Por esta razón, algunos
ordenamientos como el artículo 177 del RN de Uruguay consigna que el
Notario si no conoce a los requirentes deberá exigir que se le acredite la
identidad de los mismos mediante exhibición de su cédula o DNI.

Por su parte, el Notario en las actuaciones que realice debe

identificarse como Notario y esto lo realizará con la exhibición de su
credencial o documento colegial, sin ningún reparo tal como él solicita la
acreditación documental a los comparecientes.

17 Art. 83. b) LNA.

18 Art. 13 Ley 50/1984, de 28 de diciembre de las Notarías Estatales.

19Semejante criterio expresa el art. 14 del Código del Notariado de Honduras que
expresa que “El contenido de las actas notariales debe referirse exclusivamente a
hechos que por su índole peculiar no pueden calificarse de actos o contratos”.

13
 En las actas no es necesaria la intervención de testigos
instrumentales, salvo los siguientes casos que establece el artículo 178
de la LNU:

“a) cuando el declarante no sabe o no puede firmar, firma con

caracteres no latinos o es ciego;

b) cuando la persona requerida para notificarle o intimarle algo no es

encontrada en el domicilio o sitio indicado y se practica la diligencia con
otra persona;

c) cuando el requirente lo solicita;

d) toda vez que el Escribano lo repute conveniente;

e) en las demás situaciones en las cuales la ley lo exija”.

Aplaudimos la claridad de la normativa uruguaya. Hay que afianzar

las intervenciones en la Notaría y no escatimar la concurrencia de
testigos cuando sean precisos.

4.- Las actas notariales no requieren unidad de acto ni de

contexto20, pudiendo ser extendidas en el momento del acto o
posteriormente.21 En este último caso se distinguirá cada parte del acta
como diligencia diferente22, con expresión de la fecha, hora y sitio o
lugar, y con cláusula de suscripción especial y separada y como refiere
la normativa argentina “siguiendo el orden cronológico”, extremo obvio
que siempre debemos seguir al redactar de forma sucesiva todas las
diligencias.23

20 Vid. art. 176 RN de Uruguay.

21 Igual criterio indica la letra f) del art. 83 LN argentina al decir “No requieren unidad
de acto ni de redacción. Podrán extenderse simultáneamente o con posterioridad a los
hechos que se narraren pero en el mismo día, y separarse en dos o más partes o
diligencias, siguiendo el criterio cronológico”. También se refiere a este criterio de “orden
cronológico” el art. 172 RN de Uruguay.

22 Vid. Art. 103 CN de Costa Rica que determina que “Si en el lugar indicado por el
interesado no se encontrase persona alguna capacitada para entenderse con la
diligencia o si el notario público no fuere atendido, se harán constar estas
circunstancias”.

23Vid. Art. 102 LN de Costa Rica que enfatiza en su letra f) “No es indispensable la
unidad del acto ni del texto. Por tal razón, podrán extenderse actas al mismo tiempo que
se comprueban los hechos, mientras se realiza la diligencia o con posterioridad, siempre
que se confeccionen dentro de las veinticuatro horas siguientes. Podrán también
separarse en dos o más textos, en orden cronológico, lo cual deberá advertirse”. Vid.
Art. 127 LN mexicana.

14
 El ordenamiento mexicano además de consignar la posibilidad de
levantar el acta o las diligencias de la misma en las “oficinas de la
Notaría a su cargo”, ordena que tal actuación se realice “en los dos días
siguientes a ello, siempre y cuando con esta diligencia no perjudique los
derechos de los interesados, o se violen disposiciones legales de orden
público”.24 Esta premura de dos días en redactar la diligencia nos
parece una llamada de atención al rigor y la exhaustividad que debe
impregnar toda la actividad notarial, pues el dejar sin reflejar
rápidamente los hechos o circunstancias o evidencias por el Notario
puede conllevar el olvido de detalles imprescindibles que pueden
desvirtuar la eficacia de la intervención. Es más, el Notario, puede
evidenciar una actitud irresponsable si la demora es excesiva que puede
ser sancionada disciplinariamente.25 Recordemos a estos efectos, que
“las copias deberán ser libradas por los notarios en el plazo más breve
posible, dando preferencia a las más urgentes. En todo caso, deberá
expedirse en los cinco días hábiles posteriores a la autorización”
establece la normativa notarial española.26

5.- Las diligencias, salvo que existan medios para ello y la persona
con quien se entiendan pida que se redacten en el lugar, las podrá
extender el Notario en su estudio con referencia a las notas tomadas
sobre el terreno, haciéndolo constar así, y podrá aquella persona
comparecer posteriormente en la Notaría para enterarse del contenido
de la diligencia.

Por su parte, cuando se extienda la diligencia en el lugar donde se

practique, el Notario invitará a que la suscriban los que en ella tengan
interés, así como a cualquier otra persona que esté presente en el acto.
En la práctica, lo más habitual es que el Notario redacte la diligencia en
el despacho notarial con las notas tomadas sobre la marcha en el
terreno objeto del requerimiento, lo cual se hará constar en la misma.
Aunque las actas comprenden tanto las manifestaciones o narración que
el compareciente-requirente hace, como las diligencias que se le añaden
para hacer constar el resultado de su cumplimiento, en el acta, que abre
número de protocolo, ha de consignarse ineludiblemente el hecho de la
comparecencia del requirente y lo que este manifiesta o solicita,

24
Cfr. Art. 128, VII. de la Ley del Notariado para el Distrito Federal de México.

25El art. 349. g) del RNE cataloga como infracción grave “la falta de rendimiento que
afecte al normal funcionamiento del servicio y no constituya falta muy grave”.

26 Cfr. Art. 249.1 RNE.

15
narración que se hace en tiempo presente, con la presencia física del
requirente ante el Notario, la lectura del instrumento, la firma y la
autorización, todo ello sin interrupción, por imperativo de la unidad de
acto instrumental, que rige también en las actas.

En las diligencias por el contrario, el texto puede distanciarse en el

tiempo y en el espacio del suceso que recoge, pudiendo consignarse por
el Notario en su estudio con referencia a las notas tomadas en el lugar
objeto del requerimiento.

6. Las manifestaciones contenidas en una notificación o

requerimiento y en su contestación, tendrán el valor que proceda
conforme a la legislación civil o procesal, pero el acta que las recoja no
adquirirá en ningún caso la naturaleza ni los efectos de la escritura
pública.

No es indispensable que el Notario dé fe de conocimiento de las

personas con quienes entienda la diligencia ni de su identificación27,
salvo en los casos en que la naturaleza del acta exija la identificación
del notificado o requerido, aunque tampoco sobran tales datos.

7. Las manifestaciones verbales percibidas por el Notario durante

la realización de un acta sólo podrán ser recogidas en esta previa
advertencia por el Notario al autor de dichas afirmaciones, de la
existencia y finalidad del acta, del carácter potestativo de la
manifestación y de la posibilidad de diferirla a la comparecencia en la
notaría en los dos días hábiles siguientes a la entrega de la cédula o
copia del acta que las insta.

El requerimiento no podrá referirse en ningún caso a

conversaciones telefónicas, ni comprender la realización de
interrogatorio por parte del Notario.

27 Refiere el art. 86 LNA que “La diligencia …, podrá cumplirse la actuación con
cualquier persona que atendiere al notario; éste dejará constancia en el acta de la
declaración o respuesta que formulare el interpelado y, en su caso, su negativa a dar su
nombre, a firmar, a recibir copia simple del acta, si así lo hubiere solicitado el requirente,
o a brindar otros datos e informaciones. Si el requerido no se hallare o si éste o la
persona con quien se entendiere la diligencia no quisiere recibirla, o nadie respondiere,
se dejará constancia en el texto del acta o mediante nota”.

16
 Un detalle interesante a retener es que, el requerimiento para
levantar el acta no podrá referirse en ningún caso a conversaciones
telefónicas, ni comprender la realización de preguntas por parte del
Notario.

El Notario, en su actuación tiene que identificarse siempre28,

realizando las correspondientes advertencias a la persona con quien se
entienda en la diligencia, indicando la finalidad del acta, la posibilidad
de contestar en la notaria en los dos días hábiles siguientes a la entrega
de la copia cédula como determina el artículo 198.7 del RNE, todo ello
para evitar situaciones de indefensión jurídica a los mismos.

Es más, cuando el acta deba ser realizada en el interior de un

establecimiento, el Notario, deberá advertir a la persona responsable, o
a la que allí juzgue más idónea, de su condición de Notario y del objeto
del acta, y no consignará hecho alguno salvo los que compruebe una
vez terminada su actuación. Si le fuere negado el acceso se limitará a
reflejarlo así por diligencia en el acta.

8. Las actas notariales se firmarán por los requirentes y se

signarán y rubricarán por el notario, salvo que alguno de aquellos no
pudiere o no supiere firmar, en cuyo caso se hará constar así.
Quedarán a salvo aquellos supuestos de urgencia libremente apreciados
por el Notario, siendo rarísimo este último supuesto.

9. Los Notarios se abstendrán de dar fe de incidencias ocurridas en

actos públicos sin ponerlo en conocimiento de la persona que los
presida, pero esta no podrá oponerse a que aquellos, después de
cumplido este requisito, ejerzan las funciones propias de su ministerio;
si esta se opusiere, se limitará a hacerlo constar así. Aquí, el fedatario
salva su responsabilidad presentándose como tal, normalmente con su
credencial, y en el caso de oposición, el Notario lo recogerá en el acta,
cumpliendo y terminando así su función.

10. Cuando un Notario sea requerido para dejar constancia de

cualquier hecho relacionado con un archivo informático, no será
28El Notario se identifica con una Tarjeta especial, firmada por el Decano del Colegio
Notarial al que pertenezca, que es suficiente para acreditar su condición de fedatario y
para solicitar el auxilio de las autoridades cuando fuese necesario como indica el art.
60 RNE. No es infrecuente que algunos clientes soliciten que el Notario se identifique,
como él exige a los comparecientes.

17
necesaria la transcripción del contenido de este en soporte papel,
bastando que en el acta se indique el nombre del archivo y la
identificación del mismo con arreglo a las normas técnicas dictadas por
el Ministerio de Justicia.

Las copias que se expidan del acta deberán reproducir únicamente

la parte escrita de la matriz, adjuntándose una copia en soporte
informático no alterable según los medios tecnológicos adecuados del
archivo relacionado. En España, la Dirección General de los Registros y
del Notariado, de conformidad con el artículo 113.2 de la Ley 24/2001,
de 27 de diciembre, determinará los soportes en que deba realizarse el
almacenamiento, y la periodicidad con la que su contenido debe ser
trasladado a un soporte nuevo, tecnológicamente adecuado, que
garantice en todo momento su conservación y lectura.

Esta norma se encuentra pendiente de una regulación

complementaria, pese al largo tiempo transcurrido. El artículo no
determina un acta concreta sino las normas comunes cuando estamos
ante un acta que recoja un archivo informático. Aquí el funcionamiento
y las preferencias del propio Notario, influirán en los soportes que deba
realizarse el almacenamiento, por lo tanto una parte en será soporte
papel y otra en soporte electrónico.

Sería bueno que los Notariados de los países donde rige el sistema
latino tuviesen nubes tecnológicas seguras para custodiar
archivos informáticos.

En las actas “los Notarios, a instancia de parte extenderán y

autorizarán las actas” mientras que como apunta el artículo 147 del RNE
“el Notario redactará el instrumento público (escritura)” quedando por
tanto patente la diferencia intrínseca entre “actas” y “escrituras”. Como
pone de manifiesto NÚÑEZ LAGOS: en las escrituras, el Notario
“redacta”; en las actas “narra”. En las escrituras, el hecho o declaración
de voluntad, no llega al papel tal como se le presenta al Notario, sino que
es objeto de una modelación por parte de éste. En las actas, el Notario se
limita a trasladar al documento el texto que se le entrega o dicta, sin
alterarlo.

En cuanto a la “licitud”, podemos afirmar que no es lícita la

actuación notarial cuando se pretenda con su intervención algo contrario
a las leyes como determina el artículo 145 del RNE. Por ejemplo, cuando
se le requiere para levantar acta de como se fuerza la cerradura de una

18
propiedad aunque sea para recuperar la posesión o levantar actas de
fotografías en locales públicos o en propiedades privadas sin previa
autorización.29

Pero además, las actas notariales, siendo instrumentos públicos no

deben contener “negocios jurídicos” que deben documentarse en
escritura pública por su materia.30

A continuación, en los próximos capítulos nos centraremos más

detenidamente en algunos tipos de actas notariales, indicando a los
lectores que no trataremos todas las posibles actas existentes cuya
relación explica magníficamente el Diccionario Jurídico de la Real
Academia de Jurisprudencia y Legislación.31

29Véase el art. 441 CC que indica “En ningún caso puede adquirirse violentamente la
posesión mientras exista un poseedor que se oponga a ello. ...”. Este es un caso muy fre-
cuente en que el Notario debe negar su actuación.
30
El art. 170 RN de Uruguay de forma tibia dice “Se recomienda que, en lo posible, no
se incluyan negocios jurídicos en las actas notariales”. Cfr. Art. 200 RNE.

31 Diccionario Jurídico de la Real Academia de Jurisprudencia y Legislación. Thomson

Reuters 2016. Explica espléndidamente bajo la acepción “Actas Notariales” las
distintas existentes al decir: “Existen múltiples variedades tanto típicas como atípicas.
De depósito, por las que se confía al notario el depósito de cosas, dinero y documentos
(véase art. 79 LN, y art. 216 RN); dentro de esta categoría están las de consignación.
De exhibición, para la identificación de cosas o de identificación de documentos (art.
207 RN). De notificación y requerimiento, según se transmita una información o se
quiera intimar al requerido para que adopte una determinada conducta (art. 202 RN);
en ambos casos, tras su práctica, el notificado o requerido tiene derecho a contestar
en la propia acta en los dos días hábiles siguientes; subtipos del 1005 CC y las
denominadas vulgarmente “monitorio notarial”, técnicamente, “reclamación de deudas
dinerarias no contradichas” (art. 70 LN). De notoriedad, para la fijación y
comprobación de hechos notorios (art. 209 RN); entre otras, las de declaración de
herederos y las previstas en los arts. De la LH; de presencia, que consignan los hechos
que el notario presencie o perciba por sus sentidos (art. 199 RN). De protocolización o
incorporación de un documento al protocolo para su conservación y asignación de
fecha fehaciente (art. 211 RN); cuentan con regulación especial la protocolización de
testamentos cerrados y ológrafos. De referencia, que recogen las declaraciones o
manifestaciones formuladas por quienes las interesan (art. 208 RN). De subasta, para
la realización de subastas voluntarias o necesarias de acuerdo con la Ley, mediante
un portal electrónico (art. 72 LN). Hay además otras especies diseminadas de leyes
diversas como el protesto (arts. 51 y ss de la Ley cambiaria y del cheque) y la protesta
de mar por incidencias de viaje (art. 504 de la Ley de Navegación Marítima).

19
20
 CAPÍTULO 2

LAS ACTAS DE PRESENCIA

1.- Las actas de presencia

Dentro de este tipo de actas podemos considerar integradas las de

existencia de una persona, las de sorteo, de entrega de documentos, de
comprobación de páginas web o WhatsApp, de remisión de documentos
por correo, y muchas más.

Según consigna el artículo 199 del RNE, las actas notariales de

presencia acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su
autorización32, en igual sentido se expresa el artículo 87 de la LNA que
bajo el título de “Actas de presencia y comprobación” refiere que, “el
notario podrá autenticar hechos que presencie y cosas que perciba,
comprobar su estado, su existencia y la de personas”.

El Notario redactará el concepto general en uno o varios actos,

según lo que presencie o perciba por sus propios sentidos, en los
detalles que interesen al requirente.

En la autorización de actas de presencia que constaten hechos

susceptibles de publicidad comercial, el Notario, al expresar el alcance
concreto de la fe pública notarial, hará constar que esta no puede
extenderse a cosas o hechos distintos de los que han sido objeto de su
percepción personal.

32 Cfr. arts. 1218 CCE y 17 bis LNE.

21
 Por otro lado, se prohíbe el uso publicitario de toda acta que no se
haya instado expresamente con la finalidad de tal uso y, en su caso,
será necesaria la
aprobación previa, por
parte del Notario
autorizante, de los textos
e imágenes en que la
publicidad se concrete. El
nombre del Notario no
deberá aparecer en la
publicación autorizada de
dichos textos e imágenes,
aunque en muchas ocasiones el mismo es revelado por los requirentes.

Asimismo, deberá el fedatario, igualmente, denegar la

autorización cuando esta, pueda inducir a confusión a los
consumidores y usuarios sobre el alcance de la intervención notarial
que como sabemos siempre da un plus de apariencia de legalidad.

Considerando, como dice el primer párrafo de este artículo 199 del

RNE, “las actas notariales de presencia acreditan la realidad o verdad
de los hechos que motivan su autorización”, podría decirse que todas
las actas, excepto las de notoriedad, son de presencia, si bien este es
el género que distinguen las distintas especies o clases de actas. No
obstante, el RNE denomina “actas de presencia”, por antonomasia,
aquellas que no presentan ningún matiz especial y se limitan a
acreditar la verdad de uno o varios hechos.

2.- Definición
Las actas de presencia podrían definirse como aquellas en que
se hace constar un hecho que el Notario percibe por sus sentidos. Es
decir, un hecho presenciado por el fedatario en cumplimiento de su
función delegada por el Estado. Pero como en realidad esto sucede en
todas las actas, salvo en las de notoriedad y a fin de establecer una
diferencia respecto de las “actas de referencia” que son, con las que
mayor similitud tienen, conviene aclarar que su objeto es recoger un
hecho que el Notario percibe y que no consiste en un relato de hechos
verificado por otra persona, o en la entrega de un documento para su
protocolización, etcétera. Ello supone, volvemos a repetir, consignar
los hechos percibidos por el Notario y que el mismo relata tal y como
los percibe. Por lo tanto, y por exclusión, cuando no nos encontremos
ante alguno de los otros tipos de acta regulados en el RNE, estaremos

22
ante un acta de presencia.

En las actas de presencia son el Notario hace constar

hechos que percibe por sus sentidos.

Confirma este criterio el propio RNE que, tras afirmar que las
actas de presencia “acreditan la realidad o verdad del hecho que
motiva su autorización” establece en el artículo 200 del RNE que
serán también materia de este tipo de actas “la entrega de
documentos, efectos, dinero u otras cosas y toda clase de
requerimientos, los ofrecimientos de pago, el hecho de la existencia de
una persona y la exhibición al Notario de documentos o de cosas con el
fin de examinarlos y describirlos en el acta tal y como resulte de su
percepción”.

En dichas actas se detallará con la mayor precisión posible el

objeto del requerimiento, cuidando de ser lo más exhaustivo posible
para evitar discrepancias en la interpretación del requerimiento entre
Notario y requirente33, debiendo realizar una “transcripción o
individualización inequívoca del documento entregado”. Recordemos
que, a diferencia de una escritura pública, que es redactada por el
Notario conforme a las notas o antecedentes que le facilitan los
clientes, en las actas el Notario debe recoger las manifestaciones que
se le hagan o los hechos que perciba personalmente, con la mayor
exactitud posible.

3.- Procedimiento
El requerimiento, se cumplimentará por el Notario mediante la
diligencia o diligencias sucesivas que sean necesarias.34 Ya hemos
dicho antes, que no se requiere unidad de acto ni de contexto.

Dentro de las actas de presencia están incluidas las que tienen

33 El art. 87 LNA determina que “Las actas que tuvieren por objeto comprobar la entrega
de documentos, efectos, dinero u otras cosas y cualquier requerimiento, así como los
ofrecimientos de pago, deberán contener, en lo pertinente, la transcripción o
individualización inequívoca del documento entregado, la descripción completa de la
cosa, la naturaleza y características de los efectos, los términos del requerimiento y, en
su caso, la contestación del requerido”.

34 Podemos definir las diligencias que práctica el Notario, como la plasmación en el

documento de apéndices o complementos de toda la actuación que el Notario realiza,
en la cual, habrá que expresar la fecha, hora y el resultado de tales actuaciones, las
personas con las que ha tratado.

23
por objeto destacar determinadas características de un producto,
para su comprobación por un Notario y su constancia en acta para
utilizarla con fines publicitarios.

Este tipo de actas, deben instarse expresamente con la

finalidad de uso publicitario. En ellas, el Notario debe destacar que
esta no puede extenderse a cosas o hechos distintos de los que él ha
percibido. La legislación notarial, no permite al fedatario hacer
publicidad de sí mismo, por lo que no debe aparecer el nombre del
Notario en la publicación de dichos textos o imágenes. En los sorteos
de “loterías” con intervención de
Notario se sabe y se dice que se
celebran con intervención de
Notario, pero no se suele dar el
nombre ni referencia alguna del
mismo, y si se hace, es sin
promoverlo el propio fedatario.35
Es cierto que, entre las funciones
más conocidas de los Notarios se
encuentra la de dar fe de los
sorteos que las Entidades realizan,
algunos con amplia difusión y
publicidad televisiva y en otros
medios de comunicación.36

Normalmente al Notario se le
requerirá previamente para
depositarle las bases del concurso
o sorteo, y el método que debe
utilizar al obtener los ganadores o
suplentes en su caso. Por
supuesto, todo el procedimiento debe ser realizado de forma limpia y
con todas las garantías. Los sistemas antiguos de insaculación de bolas
son más complicados que la utilización de modernos sistemas

35El art. 94. g) del Decreto Legislativo del Notariado de Perú de forma nítida que son
actas extra protocolares las de “sorteos y de entrega de premios”.

36 No olvidemos que los sorteos aunque se documentan en acta forman parte de

obligaciones unilaterales del ofertante, encuadrándose dentro de lo que se conoce por
la “doctrina a aquellas promesas de premio o recompensa que van indisolublemente
unidas a la participación de varias personas en la realización de cualquier actividad
lícita (premio en un concurso de cuentos o novela o a quien, ante las cámaras de
televisión, sea capaz de demostrar mayor rapidez mental o más amplios conocimientos
sobre cualquier materia”. LASARTE, C. Derecho de obligaciones. Principios de Derecho
Civil II. Vigésima edición. Marcial Pons. Madrid, 2017.

24
informáticos. Por eso recomendamos el programa español del SIC de
número aleatorios, donde se introducen el número total de
participantes, el número de ganadores y de suplentes y de forma rápida
y automática el programa facilita los resultados, de los cuales queda
copia en el Consejo General del Notariado, y la impresión con los
resultados del proceso se puede y debe incorporar en la diligencia,
evidenciando así, una total transparencia en todo el proceso.

También deberíamos hacer las advertencias fiscales oportunas al

requirente, que normalmente nos traerá la presentación de haber
satisfecho las tasas correspondientes o su presentación.

Las actas de entrega de documentos, de dinero o efectos,

previstas en el artículo 200 del RNE, son aquellas en que se requiere
al Notario para que haga entrega a una persona o personas, físicas o
jurídicas, de alguno de dichos objetos.

Ciertamente, el contenido del acta o lo que busca el requirente,

deberá ser examinado concienzudamente por el Notario, quién podrá
denegar su actuación cuando sea procedente por razón del contenido
(contrario a la ley, orden público, buenas costumbres,
incumplimiento de normas fiscales o notariales, etc.)

Dado que esta modalidad de actas tienen cierta similitud con

las de depósito, de las que hablaremos más adelante, puesto que el
Notario debe entregar al destinatario lo que ha recibido del
requirente, en cierto modo le son aplicables las disposiciones de estas
últimas, entre ellas, la posibilidad por parte del Notario de imponer
determinadas condiciones para la custodia, en tanto no sean
retirados los objetos depositados en el estudio notarial.

Asimismo, como reza del propio artículo 200 del RNE, serán
también materia de las actas de presencia:

“1°. La entrega de documentos, efectos, dinero u otras

cosas y toda clase de requerimientos, así como los ofrecimientos
de pago. El texto de estas actas comprenderá, en lo pertinente,
la transcripción del documento entregado, la descripción
completa de la cosa, la naturaleza, características y notas
individuales de los efectos.”

En el aspecto de práctica notarial debemos hacer las siguientes

25
puntualizaciones:

• En esta clase de actas con la nueva redacción dada al artículo

200.1 del RNE no cabe la contestación del requerido, por lo que
si desea formular alguna respuesta o contestación tendrá que
realizar una nueva acta y sufragar los honorarios notariales de
la misma.

• No debemos confundir este tipo de actas con las de depósito,

debiendo ser en las de presencia el lapso temporal en que el
objeto o dinero está en poder del Notario mucho más breve que
en las primeras, pudiendo incluso encontrarse en poder del
requirente hasta el momento de la entrega en que se hallen a
disposición del Notario.

• La entrega de la cosa no tiene consecuencias jurídicas, lo que

no es óbice, para que se determine con la mayor exactitud
posible los pormenores de la entrega y sus peculiares
características o circunstancias concretas.

“2º. El hecho de la existencia de una persona, previa su

identificación por el Notario.”

Respecto al acta que da fe de la existencia de una persona

previa su identificación, aunque poco corriente, suele formalizarse
principalmente a instancias de aquellos
que perciben pensiones o subvenciones
por jubilación, incapacidad, etc. y
periódicamente deben acreditar su
existencia (fe de vida) ante las entidades
pagadoras, Seguridad Social, entidades
bancarias, etcétera, a fin de poder
continuar cobrando las sumas a que
legalmente tengan derecho.

En estos u otros casos, puede por tanto, acreditarse la

existencia mediante la comparecencia del interesado ante Notario,
quien levantará la oportuna acta, pues dicha presencia ante
fedatario público y su debida identificación por los medios

26
supletorios de conocimiento37, justifica de forma fehaciente su
existencia.

Resulta también válido a los efectos de dar fe de la existencia

de una persona, la expedición por parte del Notario de un
“testimonio por exhibición” en el cual hará constar que comparece
ante él, Don .... (datos personales y documento de identidad) a los
efectos de justificar su existencia, de lo que da fe, con firma y sello
de la Notaría tal como preceptúa el artículo 251 del RNE. La clave
estriba en que la identificación sea “indubitable de quien se da fe de
su existencia”. 38

La diferencia sustancial en estos casos dependerá de si el

cliente desea que quede constancia en el protocolo, lo que ocurrirá
en caso de que se formalice un acta, pero no en el supuesto de la
acreditación por testimonio. No obstante, el artículo 363 del
Reglamento del Registro Civil español no admite el testimonio por
exhibición como medio acreditativo de la existencia de una persona.

“3°. La exhibición al Notario de documentos o de cosas con

el fin de que, examinados, los describa en el acta tal y como
resulten de su percepción.”

Es función del Notario, controlar como requisito previo para la

autorización de estas actas la legalidad de su contenido, y por otra
parte, asesorar sobre la idoneidad del medio empleado para el fin
propuesto. Pero ello no implica que ese control y asesoramiento
conviertan a esta clase de actas en unas de requerimiento, y no de
entrega de documentos, ya que el control de legalidad es irrelevante a
esos efectos, por cuanto no se refiere a la clase de acta empleada, sino al
contenido sustantivo de lo que mediante ese documento se comunica,
como así lo ha señalado la RDGRN de 29 de noviembre de 1994.

El Notario puede realizar una descripción escrita del objeto

exhibido, pudiendo ayudarse de otros medios, tales como fotografías
o fotocopias, e incluso grabaciones con el fin de que el objeto quede
perfectamente identificado para el futuro. Igual mecánica
procedimental sigue el Código Hondureño que determina que “El
Notario puede autorizar actas notariales en su protocolo para

37 Art. 23 c) LNE.
38
Vid. 22 del Código del Notariado de Honduras.

27
testimoniar por exhibición documentos públicos o privados a solicitud
de parte interesada. En la diligencia se dará fe de la exactitud de la
copia material del texto literal del documento, sin asumir
responsabilidad por la veracidad de su contenido y sin modificar la
naturaleza jurídica propia del documento reproducido”.39

Recuerdo la confección de un acta relativa al archivo de varias

fotografías de cuadros específicos y la ubicación exacta de su
ubicación, pretendiendo el requirente dejar constancia de los
mismos y de la fecha en que se autorizó el acta para evidenciar su
existencia.

Indicar que en un acta se pueden testimoniar por “exhibición

más de un documento” e incluso, tales documentos pueden ser en
cualquier otro idioma que no sea el
español. “En este caso se entenderá
que su fe se refiere solamente a la
exactitud de la copia material del
texto y no de su contenido.
Asimismo puede dar fe también de
su contenido cuando conozca el
idioma extranjero”. Recomendamos
no dar apariencia de legalidad a
documentos en idiomas que no
conozcamos, pues pueden contener
afirmaciones o relato de hechos no
ajustados a Derecho que nos
pueden reparar alguna sorpresa desagradable o responsabilidad por
falta de diligencia. No pequemos nunca de confiados.40

“4º. Conforme a lo establecido en el artículo 114.2 de la

Ley 24/2001, de 27 de diciembre, los notarios deberán dejar
constancia en acta, a solicitud de los interesados, tanto de las
comunicaciones electrónicas recibidas de éstos como de las
que, a requerimiento de los mismos, envíen los notarios a
terceros…”.

39 Cfr. Art. 23 del Código del Notariado de Honduras.

40
Vid. Art. 23 del Código del Notariado de Honduras

28
 Estas actas pueden ser solicitadas por el requirente, bien
mediante su comparecencia personal en la notaría, como por vía
telemática, con firma electrónica avanzada, pudiendo dejar
constancia en ellas, tanto de las comunicaciones que ha recibido el
requirente, como de las que remita el Notario a instancias del mismo
a terceras personas.41

Según lo prevenido en el artículo 114 de la Ley 24/2001, de 27

de diciembre de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden
Social42, el Notario no tiene que realizar transcripción en el acta del
contenido de la notificación recibida o remitida, bastando
simplemente con que se identifique el archivo y éste quede
almacenado, utilizando al efecto un disco duro o en otro soporte
adecuado, como podría ser un “CD”, “DVD” o pendrive, debiendo eso
sí, actualizar dichos archivos cuando estos corran peligro de quedar
obsoletos.

Expuesto lo que antecede, varios son los aspectos a tener en

cuenta en la formalización de las actas del apartado 4º del artículo
200 RNE:

• La rogación del acta puede realizarse personalmente o

mediante solicitud telemática con firma electrónica
reconocida.

41 GOMÁ LANZÓN, F. “El desarrollo de la función notarial en el ámbito de comercio

electrónico: explicaciones, reflexiones y comentarios”. En AAVV, Notariado y comercio
electrónico. Consejo General del Notariado, 2000, Pág. 201 y ss.

42 Ley 24/2001, art. 114. Constatación fehaciente de hechos relacionados con sopor-
tes informáticos.1. Por el procedimiento que reglamentariamente se disponga, cuando
un notario sea requerido para dejar constancia de cualquier hecho relacionado con un
archivo informático, no será necesaria la transcripción de su contenido en el docu-
mento en soporte papel, bastando con que en éste se indique el nombre del archivo y
una función alfanumérica que lo identifique de manera inequívoca, obtenida del mis-
mo con arreglo a las normas técnicas dictadas al efecto por el Ministro de Justicia. El
archivo informático así referenciado deberá quedar almacenado en la forma prevista
en el artículo 79 bis dieciocho. Las copias que se expidan del documento confecciona-
do podrán reproducir únicamente la parte escrita de la matriz, adjuntando una copia
en soporte informático adecuado del archivo relacionado, amparada por la firma elec-
trónica avanzada del notario.2. Asimismo, a solicitud de los interesados, los notarios
podrán almacenar en archivo informático las comunicaciones electrónicas recibidas,
así como las que, a requerimiento de aquéllos, envíen a terceros. En todo caso, el no-
tario actuante, dejará constancia en acta de tales hechos, consignando la fecha y hora
en que hayan sucedido y expresando con claridad los extremos que quedan ampara-
dos bajo su fe. A estos exclusivos efectos, podrán los notarios admitir como requeri-
miento de parte la instancia suscrita con firma electrónica avanzada atribuida al re-
quirente por un prestador de servicios de certificación acreditado mediante un certifi-
cado reconocido.

29
 • El cuerpo del acta quedará redactado en papel exclusivo
para documentos notariales en los países donde tal
exigencia es imperativa reglamentariamente, pudiendo la
notificación quedar archivada electrónicamente por
cualquier sistema válido, seguro y fiable, que deberá ser
debidamente actualizado para una segura y adecuada
conservación duradera.

• Deberá dejarse constancia mediante diligencia del día y

la hora en que la comunicación es recibida o remitida.

• No pueden por este medio realizarse negocios jurídicos a

distancia (conforme a lo previsto y regulado en el
artículo 111 Ley 24/2001), ya que conforme a lo
prevenido en el artículo 145 del RNE, párrafo 3, punto
6º, el Notario debe negar su actuación cuando las partes
pretendan formalizar un acto o contrato bajo una forma
documental que no se corresponda con su contenido.43

43 Ley 24/2001. “Artículo 111. Formalización de negocios jurídicos a distancia.

Por conducto electrónico podrán dos o más notarios remitirse, bajo su respectiva firma
electrónica avanzada, el contenido de los documentos públicos autorizados por cada uno
de ellos que incorporen las declaraciones de voluntad dirigidas a conformar un único
negocio jurídico. Reglamentariamente se determinarán las condiciones y el procedimien-
to para la integración de las distintas declaraciones de voluntad en el negocio unitario,
así como la plasmación del mismo en un único documento público.”

30
Eso no significa, en manera alguna, que en el futuro se
cambien las reglas contractuales para posibilitar la firma
electrónica a distancia. El tiempo dirá, teniendo que
estar atentos a los tremendos cambios que las nuevas
tecnologías han originado en los ordenamientos
jurídicos.

31
32
 CAPÍTULO 3

LAS ACTAS DE REMISIÓN DE DOCUMENTOS

Las actas de remisión de documentos por correo

Este tipo de actas era hasta hace poco años muy frecuente en los
despachos notariales, aunque actualmente como consecuencia de la
implantación del burofax remitido por correo –medio rápido y que
permite la constatación del texto- ha perdido mucho protagonismo.

El objetivo de estas actas consiste en dejar constancia del

contenido de la carta o documentación anexa a la misma, pues como
sabemos un simple certificado con acuse de recibo prueba la recepción
de una carta pero no de su contenido. En ese sentido, el Notario, a
requerimiento del compareciente
envía personalmente la carta en un
sobre con su membrete y deja
fotocopia idéntica de lo enviado
unido al acta, sea una carta,
dossier o documento anexo a la
primera. De esta forma queda
acreditada una vez recibida la carta,
que el contenido era el que figura
en al acta.

El Notario suele enviar por correo certificado esta clase de cartas o

documentos, y de cada actuación dejará constancia en la matriz por
diligencia, tanto de su presentación en correos como de la recepción en
el estudio notarial del acuse de recibo. Generalmente hará una
fotocopia idéntica a sus originales del resguardo del certificado y del
acuse de recibo que los servicios postales entreguen devuelta en la

33
Notaría, ya que los originales se suelen devolver al interesado
grapándolos en la carpeta de la copia autorizada.

Es importante recordar, como alude el artículo 201 del RNE que,

estas actas, no otorgan derecho alguno de contestación en la propia
acta a favor del requerido o destinatario, y por tanto, si quiere contestar
tendrá que autorizar una nueva acta independiente y sufragar la
totalidad de los honorarios notariales que ello depare.

En ningún caso, el Notario, admitirá para su remisión sobres

cerrados cuyo contenido no conozca y quede debidamente reproducido
en el acta de forma pública. La razón es sencilla, el acto o el contenido
no revelado puede ser contrario a la Ley, el orden público o las buenas
costumbres que siempre debe salvaguardar la fe pública notarial.

Dentro de la actuación de este tipo de actas de remisión de cartas,

el Notario “en la carta o documentos remitidos quedará siempre
constancia de la intervención notarial” como refiere el artículo 201.3 del
RNE. Esta reseña se suele poner al dorso de la carta con una leyenda
parecida a esta: “A este documento se refiere el acta autorizada por mí,
el día …, con el número … de protocolo”. Es recomendable, en los
países donde se utilice el sello de seguridad ponerlo al lado de la firma,
junto a la firma y sello del Notario.

Una metodología
similar y excelente
destaca la normativa
argentina que las
define como “Actas de
remisión de
correspondencia”44, al
decir:

“En las actas que

certifiquen la remisión
de correspondencia o
documentos por correo,
se hará constar:

a) El requerimiento;
b) La recepción por el notario de la carta o los documentos;
c) La transcripción de la carta o la relación de los documentos;
d) La colocación, dentro del sobre, de la carta o de los documentos a
despachar;

44 Art. 92 LNA.

34
 e) Que el sobre cerrado queda en poder del notario para realizar la
diligencia encomendada.
Practicada la diligencia, el notario dejará constancia de su
cumplimiento.
También hará constar en la carta o documento que la remisión del
mismo se efectúa con su intervención”.

Por su parte, otros ordenamientos como el Boliviano45, indica que

el Notario deberá llevar un registro y anotar en orden cronológico las
cartas notariales que le entreguen los requirentes para enviar.

Por último, aunque la remisión de documentos por correo

certificado con acuse de recibo es lo más habitual, nada impide como
señala el precitado artículo, que los envíos se realicen por otros medios
telemáticos, telefax o cualquier otro sistema que sea idóneo y que
permita dejar constancia de su remisión en el acta. Tales medios –fax,
correo electrónico, etc.- pueden ser el del propio Notario o del
requirente, de cuyos pormenores habrá que dejar constancia en la
diligencia que se levante al efecto.

45 Art. 70, Ley nº 483, de 25 de enero de 2014.

35
36
 CAPÍTULO 4

LAS ACTAS DE NOTIFICACIÓN Y REQUERIMIENTO

1. Actas de notificación y requerimiento

Dispone el artículo 202 del RNE, que las actas de notificación

tienen por objeto transmitir a una persona una información o una
decisión del que solicita la intervención notarial, y las de
requerimiento46, además de lo anterior, intimar al requerido para que
adopte una determinada conducta.

Su regulación figura en los artículos 202, 203 y 204 del RNE.

Podemos afirmar, sin temor a equivocarnos que las actas de notificación
y requerimiento, tienen una vigencia e importancia en los procesos
previos a cuestiones litigiosas y pleitos judiciales muy importante.

Los Notarios no aceptarán requerimientos, salvo en los casos

previstos en las leyes, dirigidos a las Autoridades Públicas, Judiciales,
Administrativas y funcionarios, sin perjuicio de que puedan dejar
constancia en acta notarial de presencia de la realización por los
particulares de acciones o actuaciones que les correspondan conforme a
las normas administrativas.47

2. Procedimiento de actuación
El acta se inicia mediante rogación al Notario por parte del
requirente o del apoderado del mismo, debiéndose verificar que tiene
46
El Art. 183 RN de Uruguay sustituye la expresión “requerimiento” por la de
“intimación”, tal vez más clara y precisa.

47 Art. 206 RNE.

37
facultades suficientes para tal acto, o incluso, mediante mandatario
verbal, salvo que el requerimiento implique el ejercicio de un derecho,
en cuyo supuesto, el fedatario rechazará la solicitud de tal mandatario
verbal.

En la comparecencia no es necesario afirmar la capacidad del

requirente. El único requisito exigido, es que tenga interés legítimo y
licitud de la actuación notarial, salvo que se trate del ejercicio de un
derecho como decíamos anteriormente, y en este caso, el Notario tiene
que hacer constar expresamente la capacidad y legitimación del
requirente. En cualquier caso, siempre tiene haber un nexo de
legitimidad, como puede ser el Abogado que representa a un cliente, el
empleado a su empresa, etcétera. En nuestra actuación en las oficinas
notariales debemos buscar la conexión o interés bastante de los
requirentes que suscriban el acta.

Técnicamente no hay
inconveniente en que tras la
comparecencia y antes del
requerimiento se formule una
exposición que documente todos los
aspectos más importantes de los
que se desea dejar constancia. De
hecho, en algunos casos, es
aconsejable deslindar la fase
expositiva del requerimiento al
Notario, propiamente hablando.

El requerimiento o notificación
se realiza al requerido mediante
una cédula de notificación, que es una copia del requerimiento o
notificación48, y debe contener necesariamente:

• El texto literal de la notificación o el requerimiento.

• Debe expresar el derecho de contestación que asiste a todo

destinatario.

• Y advertir del plazo reglamentario de contestación que se

concede al requerido.49

48“Las notificaciones e intimaciones se harán a la persona y en el domicilio o sitio

designado por el requirente”. Art. 183 RNU.

49Este plazo puede variar de un país a otro. Por ejemplo, en España es de dos días
desde la recepción de la copia cédula o notificación del Notario, plazo que nos parece

38
 En cuanto a la forma de la cédula:

• Puede ir en papel común, aunque como hemos dicho, es la

imagen y estética oficial del papel timbrado la que engrandece
la actuación notarial.
• No es necesario dejar en la matriz nota de su expedición.
• Se indicará el carácter con que se expide.
• Se consignará la fecha de entrega.
• Y deberá ser firmada por el Notario, bastando con media
firma.

Asimismo, de todas las actuaciones del Notario se dejará

constancia por diligencias a continuación del acta, la mayoría de ellas,
con base a las notas tomadas sobre el terreno, ya que generalmente, el
Notario, no tiene soportes informáticos para describir in situ los
resultados de sus intervenciones.

En nuestra actuación cotidiana, debemos evitar situaciones de

indefensión hacia terceros. La persona requerida o notificada en su
domicilio por el Notario tiene derecho a contestar ante el mismo dentro
de la propia acta, a costa del requirente, siempre y cuando no
introduzca nuevos hechos que los que motivaron el requerimiento, es
decir, sin introducir en su contestación otros requerimientos o
notificaciones que deban ser objeto de acta independiente y separada
que deberá sufragar a su costa.50

Todo requerido debe conocer el contenido del requerimiento y del

derecho a contestar en un plazo determinado en la Notaría.

El plazo de contestación, improrrogable por otro lado, es de dos

días hábiles siguientes a aquel en que se haya practicado la diligencia o
recibido el envío postal (5 en México). La Sentencia del Tribunal
Supremo español de fecha 20 de mayo de 2008, ha suprimido la
consideración de días no laborables de los sábados a efectos de
notificación, siendo perfectamente posible por tanto la contestación en
dicho día. Ello significa, que practicar el requerimiento el jueves o
viernes, puede plantear problemas para su contestación, dado que el

un poco reducido, mientras que la normativa mexicana habla de un plazo que “no
excederá de cinco días hábiles, a partir del siguiente de la fecha del acta relativa”,
aunque por otra parte ordena el precepto que se haga en documento separado firmado
por el interesado que el Notario debe agregar al apéndice y una copia del mismo se
entregará al interesado, método este que nos parece más complejo que el de la
diligencia a continuación del propio acta. Vid. Art. 129 de la Ley del Notariado para el
Distrito Federal de México.

50 Art. 204 RNE.

39
requerido puede querer contestar el sábado y la mayoría de las
Notarias están cerradas dicho día, salvo las de guardia. Desde luego,
hubiese sido preferible y más práctico inhabilitar el sábado como día
válido y laborable a los repetidos efectos.

La contestación al requerimiento se practica por diligencia con la

comparecencia del requerido o su legal representante, que deberá
identificarse por su DNI, y deberá efectuar las manifestaciones que
estime oportunas “pero sin introducir en su contestación otros
requerimientos o notificaciones que deban ser objeto de acta separada”51,
firmando al final de dicha diligencia junto con el Notario.

Es conveniente indicar que, el artículo 204 del RNE, no aborda el

asunto de la falta de contestación al requerimiento, entendiendo que
sería aconsejable hacer constar dicho extremo mediante otra diligencia,
en el sentido de que habiendo transcurrido el plazo reglamentario el
requerimiento objeto del acta no ha sido contestado, para que no exista
un vacío jurídico tácito.

La copia del requerimiento no se puede expedir hasta que trascurra

el plazo reglamentario que tiene el requerido para contestar, salvo que
lo solicite expresamente, bajo su responsabilidad, quien tenga interés
legítimo para ejercitar cualquier acción o derecho, todo lo cual se hará
constar en la cláusula de suscripción de la copia y en la nota de
expedición que ha de consignarse en la matriz. Además, se entiende
reservado el derecho a contestar mientras no caduque el plazo como
señala el propio artículo 204 del RNE.

En este tipo de actas, el Notario, discrecionalmente y siempre que

de una norma legal no resulte lo contrario, podrá efectuar las
notificaciones y requerimientos enviando a los destinatarios la cédula,
copia o carta por correo certificado con acuse de recibo, como un último
intento por practicar la notificación.

Pero lo más habitual, es que el Notario se persone en el domicilio

del requerido, a veces con el propio destinatario, y se identifique como
Notario (no puede ocultar en ningún momento su identidad o actuar por
sorpresa)52, señalando el objeto del requerimiento, la identidad de la
persona con la que se haya entendido la diligencia, y si ésta se negare a

51 Art. 204 RNE.

52Puede acreditarse con su carnet profesional. De hecho, en las firmas que realiza en
su despacho puede que el cliente, como ha pasado, exija que igual que el fedatario
exige la identificación de los otorgantes el Notario también se identifique
documentalmente. No debe sorprendernos este proceder.

40
manifestar su identidad o su relación con el destinatario o a hacerse
cargo de la cédula, se tiene que reflejar tal extremo en la diligencia.
Igualmente, deberá advertir del derecho que asiste al requerido a
contestar en el plazo de dos días hábiles53, dejando copia cédula del
mismo a fin de que pueda defenderse o contradecir oportunamente las
manifestaciones del requirente.54

En el supuesto de no encontrar a nadie en el domicilio del

requerido, podrá hacerse cargo de la copia-cédula cualquier persona
que se encuentre en el lugar designado y haga constar su identidad.55
La cédula deberá entregarse en este supuesto en sobre cerrado en el
que se hará constar la identidad del Notario y el domicilio de la Notaria.
El fedatario advertirá, en todo caso, al receptor de la obligación de hacer
llegar a poder del destinatario el documento que le entrega y del
carácter privado del contenido, consignando en la diligencia tal
advertencia y la respuesta que recibiere del receptor.

La buena técnica
notarial hará que el Notario
lleve preparado desde la
Notaría un sobre con el
nombre y dirección del
requerido por si es
necesario entregarlo a un
tercero en un sobre cerrado
como determina el art. 202
del RNE.

Por otra parte, si nadie se hiciere cargo de la notificación, se hará

constar esta circunstancia en la diligencia.

Cuando el edificio cuente portero o conserje, como es frecuente en

algunos barrios y edificios de oficinas, el Notario, podrá entender la

53 Art. 204 RNE.

54 Como manifestó la RDGRN de fecha 27 de junio de 2006 “la intervención notarial no

dota de valor intrínseco ni de presunción de legitimidad al contenido del
requerimiento, sino que se limita a dar fijeza y autenticidad al hecho mismo de la
notificación, a diferencia de lo que ocurriría si la notificación fuera hecha por
funcionario dependiente de organismo judicial o administrativo con facultad para
ejecutar” cualquier decisión.

55 Cfr. art. 184 RNU.

41
diligencia con tal empleado, que podrá negarse a aceptar la copia cédula
(que en todo caso deberá en este supuesto introducirse en el citado
sobre cerrado con el nombre del fedatario y el domicilio de la Notaria).
No es infrecuente rehusar la copia cédula, ya que muchas empleados no
quieren sufrir posibles problemas o represalias con los propietarios o
jefes a los que prestan servicios.

En el supuesto que el Notario no pueda entregar la cédula, deberá

enviar la misma por correo certificado con acuse de recibo, o por
cualquier otro procedimiento que permita dejar constancia fehaciente
de la entrega (correo electrónico, por ejemplo). Ahora, este es el
procedimiento reglamentario a seguir: el Notario, tratará de entregar
personalmente la cédula al requerido, pudiendo tratar de hacerlo una o
varias veces, y ante la imposibilidad de contactar con el mismo, deberá
remitir la misma como decíamos, por correo u otro medio fehaciente. La
labor del Notario debe ser exhaustiva, debiendo poner todo su interés y
buen hacer para la eficacia del acta. Por ejemplo: los requerimientos
deben realizarse a horas razonables en las que se pueda intuir que
habrá alguien en el lugar objeto del requerimiento, pues de nada valdría
acudir a deshoras donde con seguridad sabemos que no habrá nadie en
la vivienda o a horas intempestivas.56

56La referida RDGRN de 27 de junio de 2006 aborda este tema al señalar que el tema
de horario queda al arbitrio del Notario, “quien deberá cohonestar la conveniencia de
asegurar la efectividad de la notificación, lo cual con frecuencia aconseja eludir el
horario laboral en aquellas notificaciones a practicar en domicilios particulares, con el
respeto a la intimidad de quien se presenta en domicilio ajeno en horas que el
destinatario puede considerar que corresponden a su intimidad y reposo, y por ello no
puede decirse que las veintiuna horas y quince minutos de un viernes sea una hora
inadmisible”.

42
 CAPÍTULO 5

LAS ACTAS DE EXHIBICIÓN DE COSAS O

DOCUMENTOS

Actas de exhibición de cosas o documentos

Se ocupa de este tipo de actas el artículo 207 del RNE, en las cuales
el Notario describirá o relacionará las circunstancias que identifiquen
tales cosas o documentos, diferenciando lo que resulte de su propia
percepción, de lo que manifiesten peritos y otras personas presentes en
el acto que, sin duda, podrán emitir informes técnicos fundamentados.
No en vano, el Notario, no es técnico en muchas materias por lo que
precisa el complemento y soporte de peritos o técnicos que también
asumirán responsabilidad por sus informes.57

En esta dirección se expresa la parte final del artículo 87 de la Ley

Notarial argentina, cuando afirma “Se podrá dejar constancia de las
declaraciones y juicios que emitan peritos, profesionales y otros
concurrentes, sobre la naturaleza, características, origen y consecuencias
de los hechos comprobados. Será suficiente que tales personas se
identifiquen mediante la exhibición de documentos expedidos por
autoridad competente”. De todo ello, podemos extraer la conclusión que
tales informes de peritos y profesionales deben ir respaldados por una
clara identificación de los mismos con su carnet colegial que acredite su

57 Por ello, como determina el art. 182 RN de Uruguay “El Escribano requerido para
presenciar o comprobar hechos, circunstancias o cosas, deberá hacerse asistir por
peritos, cuando la comprobación requiera conocimientos especializados que excedan a
los suyos propios”.

43
cualificación profesional como arquitecto, ingeniero, médico, etcétera58.
También incide en este tipo de actas la regulación notarial mexicana
cuando consigna que entre los hechos que deben asentarse en acta se
encuentra “la existencia de planos, fotografías y otros documentos”.59

Podrá completar
la descripción de dichas
cosas mediante planos,
diseños, certificaciones,
fotografías o fotocopias
que se incorporarán a
la matriz. El citado
precepto no se ha visto
afectado por el RD
45/2007, y por decirlo
de alguna manera,
regula unos métodos autónomos de actuación que difieren
sensiblemente del procedimiento general contenido en el artículo 200.
3º del RNE.

En las actas de exhibición de documentos, además, se debe

transcribir o relacionar aquéllos, o concretar su narración a
determinados extremos de los mismos indicados por el requirente,
observando en este caso, si a su parecer procede, hacer constar bajo la
responsabilidad del Notario, que en lo omitido no haya nada que
amplíe, restrinja, modifique o condicione lo inserto, sin perjuicio de que
también pueda hacerse en extracto o una relación breve.

Asimismo, el artículo 207 del RNE recoge que este tipo de actas es
utilizable para diversas actuaciones. Por ejemplo, el núm. 1 señala que
podrá utilizarse “Para que conste la existencia de cosas o
documentos en poder de una persona o en un determinado lugar”.

Con relativa frecuencia se autorizan estas actas para acreditar el

cumplimiento de una obligación, como puede ser la exhibición de letras
de cambio para justificar el pago de un precio aplazado garantizado con
condición resolutoria explícita en una escritura de compraventa.

Para poder utilizar esta forma especial de extinción de

obligaciones, será necesario que en la escritura de compraventa consten

58 Igual procedimiento sigue el art. 102. I) LN de Costa Rica, “En las actas, podrán
incluirse informes o juicios de profesionales, peritos y otros concurrentes, sobre la
naturaleza, las condiciones y consecuencias de los hechos comprobados. Se indicarán
sus nombres, apellidos y calidades, y ellos deberán firmar el acta”.
59
Art. 128. IV. de la Ley del Notariado para el Distrito Federal de México

44
debidamente identificadas todas las letras de cambio con expresión de
su clase, serie, número, importe, librado, librador y vencimientos. No
se precisa que esta posibilidad que ostenta el deudor conste reflejada en
el título. También, se utiliza esta fórmula para cancelar hipotecas
cambiarias por el tenedor de las letras de cambio. Pensemos que en este
tipo de préstamos el acreedor suele endosar la letra y desaparece, por
decirlo así, de la operación.60

Asimismo, es factible efectuar un acta de referencia o

manifestaciones, relativa a la caducidad de una obligación de pago61,
bien se trate de hipotecas o condiciones resolutorias explícitas. Así se
expresa, el último párrafo del artículo 82 la Ley Hipotecaria española al
decir: “A solicitud del titular registral de cualquier derecho sobre la finca
afectada, podrá procederse a la cancelación de condiciones resolutorias
en garantía del precio aplazado a que se refiere el artículo 11 de esta Ley
y de hipotecas en garantía de cualquier clase de obligación, para las que
no se hubiera pactado un plazo concreto de duración, cuando haya
transcurrido el plazo
señalado en la
legislación civil
aplicable para la
prescripción de la
acciones derivadas
de dichas garantías
o el más breve que a
estos efectos se
hubiera estipulado al tiempo de su constitución, contados desde el día en
que la prestación cuyo cumplimiento se garantiza debió ser satisfecha en
su totalidad según el Registro, siempre que dentro del año siguiente no
resulte del mismo que han sido renovadas, interrumpida la prescripción o
ejecutada debidamente la hipoteca”.

Por tanto, para que opere esta cancelación por caducidad o

extinción legal del derecho es necesario que haya transcurrido el plazo
señalado en la legislación civil aplicable para la prescripción de las
acciones derivadas de dicha garantía o el más breve que a estos efectos
se hubiera estipulado al tiempo de su constitución, contados desde el
día en que la prestación cuyo cumplimiento se garantiza debió ser
satisfecha en su totalidad, todo ello, según conste en los asientos del
60 Ya nos hemos manifestado en diversas ocasiones que este tipo de operaciones que
buscan la opacidad deberían no permitirse, debiendo hacerse préstamos hipotecarios
directos que se puedan ceder en documento público, conociendo en todo momento
quién es el acreedor.

61 RDGRN de 4 de Junio de 2009.

45
Registro de la Propiedad, más el año siguiente, durante el cual no
resulte del citado Registro que las obligaciones garantizadas hayan sido
renovadas, interrumpida la prescripción o ejecutada debidamente la
hipoteca.

La solicitud de cancelación por caducidad es frecuente realizarla

dentro del cuerpo de una escritura que documente otra operación
jurídica que afecte a la finca registral en cuestión, como puede ser una
compraventa, un préstamo o una herencia.

Igualmente, es habitual y factible efectuar la solicitud a través de

instancia privada con firma legitimada notarialmente, hecho que tiene
una notable reducción arancelaria.

2. “Para que conste la existencia de un documento no

notarial cuyas firmas legitime el propio Notario autorizante, que
vaya a surtir efectos solamente fuera de España en país que
prevea o exija dicha forma documental”.

El Notario en la citada acta identificará a los interesados, quienes

comparecerán ante él, y en el mismo acto firmarán el documento no
notarial o declararán que las firmas estampadas son las suyas, y, en
todo caso, que conocen el contenido íntegro del documento y que, libre
y voluntariamente, quieren que produzca los efectos que le sean
aplicables conforme a lo previsto por las leyes extranjeras.

Asimismo, el Notario, tiene que emitir el juicio de capacidad legal,

verificando asimismo, los requisitos de la intervención y representación
de los comparecientes.

El documento, o un ejemplar del mismo, original o por fotocopia,

quedará incorporado a la matriz del acta en la que se expresará,
literalmente o en relación, el texto del testimonio de legitimación. En el
texto de la legitimación de las firmas de los otorgantes, se tiene que
consignar los particulares contenidos en el acta, haciendo constar
expresamente que dicho documento ha quedado incorporado a la
misma.

También se puede utilizar este tipo de actas:

“3. Para legitimar la firma puesta con anterioridad en un

documento que, a juicio del Notario, quedará suficientemente
reseñado en el acta, o unido a ésta, original o por fotocopia”.

46
 El Notario, dependiendo del tipo de documento en cuestión que
no contengan declaraciones de voluntad podrá legitimar firmas
previamente estampadas.62 En este sentido, siguiendo a algunos
autores “… en aquellos casos en que la firma que se debe legitimar
entraña la asunción de obligaciones, la celebración de contratos en
aquellos casos en que la forma documental privada sea factible y en
todos los supuestos de documentos que contengan declaraciones de
voluntad, la legitimación de firma ha de ser presencial”.63

4. Para fijar el saldo líquido exigible en los préstamos o

créditos en cuenta corriente concedidos por entidades de crédito,
ahorro o financiación siempre que tales operaciones y esta
modalidad de fijación hayan sido pactadas en escritura pública.
En virtud de la documentación exhibida por la entidad acreedora
y de su concordancia con certificación de ésta, que se unirá a la
matriz, el Notario levantará el acta en la que quede determina el
saldo de la cuenta”.

Las actas de saldo están reguladas el artículo 218 del RNE, a las
que dedicaremos un capítulo entero.

62 Vid. Art. 259 RNE refiere en su párrafo segundo “Dentro del ámbito de los
documentos susceptibles de testimonio, sólo podrán ser legitimadas cuando sean
puestas o reconocidas en presencia del notario las firmas de letras de cambio y demás
documentos de giro, de pólizas de seguro y reaseguro y, en general, las de documentos
utilizados en la práctica comercial o que contengan declaraciones de voluntad”.

63FERNÁNDEZ-TRESGUERRES GARCÍA, A., y FERNÁNDEZ-GOLFÍN APARICIO, A.,

Legislación Notarial. Thomson Reuters. Navarra, 2013. Pág. 235.

47
48
 CAPÍTULO 6

LAS ACTAS DE MANIFESTACIONES

Actas de referencia

El artículo 208 del RNE de forma extractada enfatiza las

características de las actas de referencia al afirmar: “En las actas de
referencia se observarán iguales requisitos que en las de
presencia, pero el texto será redactado por el Notario de la
manera más apropiada a las declaraciones de los que en ellas
intervengan, usando las mismas palabras en cuanto fuere posible,
una vez advertido el declarante por el Notario del valor jurídico
de las mismas en los casos en que fuese necesario”.

En esta clase de actas, el fedatario, da fe de las manifestaciones

que libre y espontáneamente efectúa ante él el requirente. Las
declaraciones realizadas de esta
manera pueden servir a efectos
probatorios, aunque el Notario
no debe entrar en el fondo del
asunto ni lo reviste con su
intervención de autenticidad,
pues será el Juez el que tendrá
que apreciar el valor y alcance
de dichas declaraciones
siguiendo los procedimientos
regulados en la legislación civil o
procesal, no alcanzando nunca
la naturaleza de la escritura
pública notarial. Es decir, en

49
“las actas el notario deja ser al hecho como es, trasladándolo al
documento alterarlo”.64

Normalmente, las actas de referencia, también llamadas de

“manifestaciones”, las suele hacer el Notario por rogación del propio
interesado, que se persona en la Notaría y expresa una serie de
manifestaciones que posteriormente se recogen en el acta. Nada obsta,
a que traiga escrito su declaración y se transcriba literalmente lo
máximo que se pueda como expresa el artículo 208 del RNE. Tampoco
existe obstáculo para que la solicitud la efectúe un tercero, en casos
excepcionales, y posteriormente el interesado efectúe la manifestación
ante el fedatario. Por ejemplo, pensemos en el supuesto de un enfermo
al que hay que visitar en su domicilio para realizar el acta, pudiendo
verter dichas afirmaciones por diligencia o ratificar las realizadas
previamente en el acta.

¿Puede el Notario aceptar cualquier tipo de manifestación?

Claramente podemos afirmar que no. Siguiendo los principios que
inspiran la función notarial podemos afirmar con rotundidad que la
competencia funcionarial del Notario se circunscribe a “los contratos y
demás actos extrajudiciales”65. Esto significa que quedarían fuera del
ámbito del deber de prestación del ministerio notarial las
manifestaciones sobre temas o hechos delictivos, castigables e ilícitos66,
debiendo en dichos supuestos, denegar su actuación, por ejemplo
pensemos en declaraciones sobre delitos económicos, de suplantación
de personalidad67, de maltrato o violencia de género y cualquier otro
delito tipificado68.

64 GOMA SALCEDO, J.E. “Derecho notarial”. Dykinson. Madrid: 1992. Op. Cit. Pág. 49.

65 Art. 1 LN.

66 Art. 145 RNE y RDGRN de fecha 14 de Noviembre de 2001.

67 RDGRN de fecha 29 de Enero de 2002.

68 Así, la RDGRN de 29 de enero de 2002 desestimó un recurso por denegación de

funciones interpuesto contra dos notarios que se negaron a formalizar un acta de ma-
nifestaciones relativa a la suplantación de personalidad del requirente mediante la fal-
sificación de su tarjeta de residencia. La Dirección General, distinguiendo entre licitud
de rogación y licitud de la actuación notarial, afirmó que una rogación lícita puede ser
rechazada si al notario no le es lícito atenderla, por suponer una intromisión notarial
en la esfera judicial, lo cual le está vedado. Entendió la Dirección General que la valo-
ración de la posible suplantación de la personalidad del requirente cae fuera de los lí-
mites de la rogación y de la competencia notarial, y consideró correcta la conducta de
ambos notarios al poner en conocimiento de los tribunales de justicia los hechos con-
trovertidos y autorizar sendas actas haciendo constar su abstención por existir pre-
sentada una querella relacionada con la identificación del requirente.

50
 Es conveniente destacar que no se pueden documentar en acta “las
manifestaciones que sean, por su naturaleza actos jurídicos de carácter
negocial, como las declaraciones unilaterales de voluntad que generan
obligaciones o que las extinguen, como las cartas de pago o finiquitos por
ejemplo. En resumen, cualquier declaración unilateral de voluntad que
constituya, modifique o extinga un negocio jurídico, debe instrumentarse
en escritura o en póliza, pero no en acta”.69

Tampoco se podrían amparar notarialmente manifestaciones que

persiguieran tergiversar actos futuros. Como pueden ser las
manifestaciones que se realicen en acta para utilizar en el futuro a la
manera de “contradocumento”: tal sería el caso de quien manifiesta hoy
que tiene previsto otorgar mañana un contrato que, en realidad, no
desea suscribir, y acude al acta de manifestaciones para usarla como
prueba de su verdadera voluntad, de la que pretende servirse para
impugnar el contrato que llegue a otorgar, a todas luces contrario a la
buena fe, como es ir contra los propios actos. También podríamos
ilustrarlo con quien pretenda manifestar en acta que va a contraer
matrimonio o a suscribir un contrato de cualquier tipo, pero que en
realidad no es esa su voluntad, que lo hace presionado, o por cualquier
otro motivo no lícito. Ciertamente, el Notario, en estos casos, debería
denegar su actuación por ir contra la buena fe contractual y la
verdad.70

Las actas notariales no pueden amparar manifestaciones que

persiguieran tergiversar actos futuros.

Cuando las manifestaciones conciernan a terceras personas, el

Notario y sus oficiales deberán ser muy cuidadosos para apreciar el
interés legítimo de los comparecientes. Si concurre el tercero con el
interesado, la manifestación no tendrá por lo general mayor problema.
Pero si el tercero comparece sólo, tendremos que cuidar mucho qué tipo
de declaraciones realiza y si pueden ser motivo de falta, como injuria,
calumnia o difamación que puedan atentar contra la reputación o el
honor de terceros o contra su intimidad, incluyendo en su caso,

69SOLIS VILLA, C. y MORILLO, F.J. Nueva Legislación Notarial comentada. Colegio

Notarial de Madrid. 2007. Pág. 598.

70Por eso, como indica la RDGRN de fecha 25 de Febrero de 1999 “el Notario debe
depurar la rogación, averiguar las finalidades prácticas pretendidas por el rogante,
asesorarle sobre la idoneidad del acta solicitada para conseguirlas y sobre la manera
mejor de lograrlas

51
aquéllas que versen sobre el secreto profesional que no se puede
divulgar sin más. También habría que velar por la protección de datos
personales. Contra las manifestaciones de terceros “se ha planteado la
posible lesión de otros derechos de terceros que pueden verse
sorprendidos por la actuación notarial, y ver así limitados otros
derechos constitucionales”.71

Dentro del derecho constitucional a la intimidad que expresa el

artículo 18 de la Constitución Española, está el controlar que por las
declaraciones notariales no se vulnere la intimidad de terceros o de
menores. Ello no es óbice, para que, en algunos casos puntuales,
podamos recoger las manifestaciones de menores de edad en conflictos
paterno-filiales, pero habrá que ser muy rigurosos con este sensible
tema72. No obstante, a veces es mejor o más prudente excusar el
ministerio funcionarial que hacer actas comprometidas y que bordean
la franja gris de la licitud.

También es factible recoger en

acta las manifestaciones de peritos
o técnicos73. Estos profesionales
pueden requerir al Notario para que
redacte en acta sus informes o
dictámenes, o hacer verbalmente un
extracto y luego entregar para su
protocolización la documentación.
Es importante expresar quién o
quiénes son los autores de los
informes, aconsejando que dichos
documentos sean firmados por el
compareciente o autor. Tampoco
está demás en la comparecencia
indicar la profesión del requirente mediante la reseña de su carnet
colegial o cualquier otro documento válido.

71 RIVERO SÁNCHEZ-COVISA, F.J. Actas notariales y derechos fundamentales.

Editorial Bosch. Barcelona: 2005. Pág. 172.

72RDGRN de fecha 2 de Agosto de 1985, declaró que un Notario podría recoger en acta
las manifestaciones de un menor de edad, alegando que tal hecho no “está vedado por
la Ley o el Reglamento Notarial”. Además dicha resolución dejó claro que “la
escrupulosa insistencia del Notario en torno a la inequívoca necesidad de reiterar la
presencia de los comparecientes ante la autoridad judicial competente para entender
del conflicto conyugal y la plena sumisión de los efectos del acta a las decisiones
jurisdiccionales oportunas”.

73 Cfr. Arts. 207.1 RNE y 87 LNA.

52
 Las actas notariales no pueden referirse a conversaciones
telefónicas, ni comprender la realización de preguntas por parte del
Notario.

Debemos afirmar con rotundidad que hoy, en la actuación notarial,

no tiene cabida el interrogatorio verbal de antaño, y por tanto, el
Notario, no puede someter a un tercer grado a las personas con una
batería de preguntas e interrogantes, como establece el punto 7º del
artículo 198 del RNE “… El requerimiento para levantar el acta no podrá
referirse en ningún caso a conversaciones telefónicas, ni comprender la
realización de preguntas por parte del notario”.

53
 CAPÍTULO 7

LAS ACTAS DE NOTORIEDAD

1.- Actas de notoriedad

El artículo 209.1. del RNE define el alcance y contenido de este

tipo de actas al señalar: “Las actas de notoriedad tienen por objeto la
comprobación y fijación de hechos notorios sobre los cuales puedan ser
fundados y declarados derechos y legitimadas situaciones personales o
patrimoniales, con trascendencia jurídica”. En términos muy parecidos
se expresa la normativa argentina que consigna “La comprobación y
fijación de hechos notorios podrá efectuarse cuando las disposiciones
legales expresamente lo autorizaren, con los alcances y efectos que ellas
determinaren”.74

Para Rodríguez Adrados, el concepto en nuestro Derecho de las

actas de notoriedad es que “son las que tienen por contenido esencial la
narración por el Notario de un juicio suyo acerca de la notoriedad de un
hecho”.75

No queremos entrar en este momento el debate doctrinal que ha

existido con relación a esta clase de actas.76

Personalmente me inclino por la conocida “tesis amplia” que

defendía que el acta de notoriedad se circunscribe al ámbito de la

74 Art. 88 LNA.

75RODRÍGUEZ ADRADOS, A. Escritos Jurídicos, IV. Consejo General del Notariado.

Madrid: 2006. Pág. 157.

76Las actas de notoriedad tienen una historia relativamente reciente. El RN de 1935

contiene la primera regulación de este tipo de actas, ordenando que se rigieran por los
requisitos de las actas de referencia.

54
jurisdicción voluntaria y que por ello, el Notario, como funcionario
público, tramita un expediente que concluye con una resolución o la
emisión de un juicio de notoriedad, a semejanza de la actuación
judicial. Dicha tesis amplia recibió el apoyo legal con la reforma que
luego estudiaremos del año 1992, que permitía al Notario declarar
herederos abintestato, y especialmente por la modificación del artículo
17 de la LNE77 como consecuencia de la Ley 36/2006, que incluyó que
dentro de la esfera notarial en las actas notariales se encuentra la de
emitir “juicios o calificaciones”.

Por supuesto, las actas de notoriedad se han visto reforzadas y

ampliadas por la reciente Ley 15/2015, de 2 de julio, de la Jurisdicción
Voluntaria.

No es de extrañar, que el artículo 1 del RNE exprese que la fe

pública notarial, en la esfera de los hechos abarca “la exactitud de los
que el Notario, ve, oye o percibe por sus sentidos”, pero además, con
base a los mismos, puede emitir juicios o calificaciones de situaciones
con trascendencia jurídica.

El juicio de notoriedad que realiza el Notario, en muchas

ocasiones resulta complementario de otras pruebas que deben
enlazarse y, fundándose en las mismas, efectuar un juicio de valor y
notoriedad. También debemos afirmar que, a falta de pruebas, el juicio
del fedatario, puede ser autónomo si realmente existe acreditación
suficiente para la citada notoriedad. Pero antes de realizar su
actuación, el Notario, debe ser requerido por persona con interés
legítimo y donde “el interesado expresará los hechos cuya notoriedad
pretendiere acreditar y los motivos que tuviere para ello; hará referencia
a los documentos y a todo antecedente o elemento de juicio que estimare
pertinente a tal efecto. En su caso, mencionará las personas que
declararán como testigos. En actas posteriores podrá ampliar la
información”.78

El RNE no ha establecido ni enumerado un sin fin de variantes de

las actas de notoriedad, aunque sí reseña algunas de forma
pormenorizada. Baste decir, que las posibilidades pueden ser muchas,
pues como decíamos, es el vehículo apropiado para cualquier acto

77 Refiere el art. 17 LN en su nueva redacción ”Las actas notariales tienen como

contenido la constatación de hechos o la percepción que de los mismos tenga el Notario,
siempre que por su índole no puedan calificarse de actos y contratos, así como sus
juicios o calificaciones”.

78 Cfr. Art. 88, letras a) y b).

55
notorio79, que tenga relación con hechos sobre los que se puedan
declarar derechos y legitimar situaciones personales o patrimoniales.
De hecho, en las escrituras públicas que autoriza el Notario, este deja
constancia notoria de hechos, como la apreciación de la capacidad y
legitimación de los otorgantes, así como la calificación jurídica del
documento que interviene. Incluso, como reseña el artículo 164.1 del
RNE, el Notario puede declarar por notoriedad la representación legal
(la patria potestad de los padres, por ejemplo), o cuando los
funcionarios y autoridades concurren al otorgamiento de un documento
público, no es preciso justificar su cargo si consta por notoriedad al
fedatario, como reafirma el artículo 168.3 del RNE.

Las actas de notoriedad tienen por objeto la comprobación y

fijación de hechos notorios sobre los cuales puedan ser fundados y
declarados derechos y legitimadas situaciones personales o
patrimoniales, con trascendencia jurídica.

A modo ilustrativo, mencionaremos algunas posibles actas de

notoriedad que se pueden autorizar en las Oficinas Notariales aparte de
las de Jurisdicción Voluntaria a las que nos referiremos posteriormente,
aunque es oportuno recordar que, no existe un numerus clausus, siendo
las posibilidades innumerables.

a).- Las actas de declaración de herederos abintestato reguladas

en los artículos 55 y 56 de la LNE y el artículo. 209 bis del RNE que
luego estudiaremos.

b).- Las actas que vienen reguladas en la legislación hipotecaria,

como pueden ser:

• Actas de reanudación del tracto registral sucesivo

interrumpido a las que refieren los artículos 200.1, 203 y
204 de la LH, y artículos. 288 al 297 del RH.

• Actas para la inscripción de excesos de cabida de las fincas

inscritas, según los mismos preceptos señalados
anteriormente.80

79 Como indica el Diccionario María Moliner, la expresión “notorio” procede del término
latino “notus” e implica “Conocido. Público”. Sabido públicamente. “Claro o “evidente”.
Se dice de lo que está a la vista o es del tal manera que no se puede dudar de ello.”

80 RDGRN de fecha 16 de Mayo de 2009.

56
 • Actas de notoriedad para la inmatriculación de fincas a
base de documentos privados de adquisición como refiere el
artículo 298.10 del RH.

c).- Actas con el propósito de acreditar estados civiles, como

pueden ser el de soltero, viudo o divorciado de conformidad con lo
prevenido en el artículo 363 RRC.

d).- Las actas de notoriedad y presencia reguladas en la

legislación catastral para constatar las modificaciones de fincas en
cuanto a su superficie y linderos, como señala el artículo 53, 10, de la
Ley 13/1996, de 30 de Diciembre, sobre medidas fiscales,
administrativas y del orden social.

e).- También podemos incluir entre las actas de notoriedad las de

subsanación de errores que realiza el Notario por sí sólo, de acuerdo
con el artículo 153 del RNE, pues no cabe duda de que en éstas el
Notario realiza calificaciones jurídicas.

Por supuesto, para la realización de este tipo de actas deben

observarse determinadas formas y cumplir los requisitos prevenidos por
el artículo 209 del RNE, esto es:

1.- El requerimiento deberá hacerse por persona que demuestre

interés en el hecho cuya notoriedad se pretende establecer, la cual
deberá aseverar, bajo su responsabilidad, la certeza de dicho hecho,
bajo pena de falsedad en documento público. Por lo general, el Notario
competente para este tipo de actas será el que territorialmente esté más
cerca del lugar o tenga más conexión con el hecho objeto de la
notoriedad solicitada, aunque tal competencia territorial en algunas
actas se ha flexibilizado, permitiéndose la actuación del Notario del
distrito colindante, en algunos casos.

2.- Para la correcta comprobación de la notoriedad pretendida, el

Notario, practicará cuantas pruebas estime necesarias y convenientes,
incluyendo requerimientos, notificaciones y publicaciones de edictos –
en tablones de anuncios o periódicos-, en función del contenido del
acta. De todas las pruebas realizadas se dejará constancia en el acta
por sendas diligencia. No se puede olvidar que para declarar la
notoriedad de un hecho o la resolución jurídica, es preciso instruir
verdaderos expedientes notariales que se prolongarán en el tiempo
hasta la realización de todas las pruebas. Siempre deberá el Notario
realizar alguna prueba distinta de la propia declaración del requirente
en la fase de tramitación.

57
 Además, si como consecuencia del acta de notoriedad pudiesen
nacer perjuicios para terceros, conocidos o ignorados, se notificará la
iniciación del acta por cédula o mediante edictos, a fin de que en el
plazo de veinte días puedan alegar lo que estimen conveniente en
protección y defensa de sus derechos. Si tras las citadas actuaciones
concurriesen interesados a formular alegaciones, el Notario, así lo
reflejará por diligencia en el acta, previa identificación de los mismos.

3.- Necesariamente, el acta debe concluir, con el juicio de

notoriedad del Notario, previo examen y calificación de todas las
pruebas y del resultado de las actuaciones que consten en las
respectivas diligencias.

4.- La instrucción del acta debe interrumpirse si se acreditare al

Notario haberse entablado demanda en juicio declarativo, con respecto
al hecho cuya notoriedad se pretenda establecer o se comunicase por el
Decanato del Colegio Notarial correspondiente la iniciación o
terminación de otro acta por otro fedatario perteneciente al mismo
asunto.

En este sentido, el acta puede terminar declarando el Notario la

notoriedad del hecho o acto objeto del requerimiento, o por otra parte,
puede concluir denegando la notoriedad pretendida. No es un acta más,
el Notario, puede incurrir en responsabilidad si no ha observado todas
las cautelas y efectuando todas las pruebas precisas para determinar el
hecho en concreto como alude el artículo 146 del RNE.81

Una novedad importantísima en este tipo de actas ha sido

introducida por el RD 45/2007, que ha motivado la nueva redacción del
artículo 209 del RNE. Ahora en España se impone al notario el sistema
de doble acta, al decir: “El requerimiento a que se refiere el requisito
primero se formalizará mediante acta con la fecha y número de protocolo
del día del requerimiento. Concluida la tramitación del acta se
incorporará al protocolo como instrumento independiente en la fecha y
bajo el número que corresponda en el momento de su terminación,
dejando constancia de la misma en el acta que recoja el requerimiento”.

81Cfr. art. 390.1 CP, que impone penas de “prisión de tres a seis años, multa de seis a
veinticuatro meses e inhabilitación especial por tiempo de dos a seis años, la autori-
dad o funcionario público que, en el ejercicio de sus funciones, cometa falsedad:
1.º Alterando un documento en alguno de sus elementos o requisitos de carácter
esencial. 2.º Simulando un documento en todo o en parte, de manera que induzca a
error sobre su autenticidad. 3.º Suponiendo en un acto la intervención de personas
que no la han tenido, o atribuyendo a las que han intervenido en él declaraciones o
manifestaciones diferentes de las que hubieran hecho. 4.º Faltando a la verdad en la
narración de los hechos.”

58
 Este sistema de desdoblamiento del expediente en dos actas nos
parece mucho más efectivo y lógico que el procedimiento existente
anteriormente.

Como todas las actas de notoriedad pueden concluir de dos

maneras: de forma positiva o favorable o por el contrario, de manera
negativa o desfavorable. A tal efecto, “si a su criterio, los hechos hubieren
sido acreditados, así lo expresará en el acta, previa evaluación de todos
los elementos de juicio que hubiere tenido a su disposición. En caso
contrario, se limitará a dejar constancia de lo actuado”.82

2.- Actas de declaración de herederos abintestato

Hasta el año 199283 estaba vetado este tipo de actas de la

actuación notarial. Actualmente las actas notariales por las que se
declare a una persona heredera de otra que falleció sin haber otorgado
testamento, se realizan en las Notarías, de manera frecuente y
cotidiana.

Tras la promulgación de la Ley 15/2015, de la Jurisdicción

Voluntaria (en adelante también LJV), el Notario, es competente para
realizar esta clase de actas para descendientes, ascendientes, cónyuge y
parientes colaterales, estos últimos gracias a esta Ley. Realmente,
debemos felicitarnos todos de esta delegación en el fedatario público
que agiliza los procedimientos, evita el colapso judicial y abarata costes,
acortando muchísimo los tiempos.

El procedimiento de actuación venía regulado en el artículo 209 bis

RNE, el cual se ha visto superado por los artículos 55 y 56 de LNE,
introducidos por la LJV. Por esta razón, tomaremos como base para
conocer el contenido de este tipo de actas dichos artículos.

En primer lugar, tenemos que recordar que, la actuación notarial,

será aplicable a cualquier tipo de sucesión hereditaria con
independencia de la fecha de fallecimiento de los causantes, teniendo
en cuenta la legislación aplicable en dicha fecha.

82 Vid. Art. 88. d).

83El RD 1368/92, de 13 de Noviembre, abrió la posibilidad a la intervención notarial

para la formalización de este tipo de actas, excluyendo las que versarán sobre
declaraciones de herederos de parientes colaterales. En virtud de este decreto, el
Notario, tiene la competencia funcional en exclusiva para la autorización de estas
actas, quedando fuera de dicha competencia tanto los jueces como los cónsules.

59
 Refiere el artículo 55 de la LNE “1. Quienes se consideren con
derecho a suceder abintestato a una persona fallecida y sean sus
descendientes, ascendientes, cónyuge o persona unida por
análoga relación de afectividad a la conyugal, o sus parientes
colaterales, podrán instar la declaración de herederos
abintestato. Esta se tramitará en acta de notoriedad autorizada
por Notario competente para actuar en el lugar en que hubiera
tenido el causante su último domicilio o residencia habitual, o
donde estuviere la mayor parte de su patrimonio, o en el lugar en
que hubiera fallecido, siempre que estuvieran en España, a
elección del solicitante. También podrá elegir a un Notario de un
distrito colindante a los anteriores. En defecto de todos ellos, será
competente el Notario del lugar del domicilio del requirente.”
2. El acta se iniciará a requerimiento de cualquier persona
con interés legítimo, a juicio del Notario, y su tramitación se
efectuará con arreglo a lo previsto en la presente Ley y a la
normativa notarial.”

Ahora, la LJV entra de lleno en la actuación notarial con nuevos

artículos sobre la materia, de manera que, habrá que conjugar los
términos de la misma con los del artículo 209 bis.

En primer lugar, debemos expresar que tienen interés legítimo

para instar estas actas, como refiere el punto 1 transcrito: cualquier
persona de las enumeradas, sean parientes o no, incluso personas
unidas por análoga relación de afectividad a la conyugal y, esta es la
máxima novedad, los parientes colaterales.

Se admite la utilización de poder con facultades suficientes.84

Recordemos que esta potestad de declarar herederos abintestato

por virtud de la LJV, recae exclusivamente en el Notario, no siendo ya
una competencia jurisdiccional.

En segundo término, será Notario hábil para autorizar estas

singulares actas de notoriedad, cualquiera que tenga competencia en:

• El lugar en que hubiera tenido el causante su último

domicilio o residencia habitual.

84 RDGRN de fecha 19 de Diciembre de 1995, es posible instar este acta por

apoderado, pero como dice la Resolución citada la afirmación de la certeza de los
hechos únicamente puede hacerla el interesado personalmente.

60
 • Donde estuviere la mayor parte de su patrimonio (muebles o
inmuebles)
• En el lugar en que hubiera fallecido, siempre que estuvieran
en España, a elección del solicitante.
• También podrá elegir a un Notario de un distrito colindante
a los anteriores.
• En defecto de todos ellos, será competente el Notario del
lugar del domicilio del requirente.
Esta numeración de posibilidades para fijar la competencia
territorial del fedatario facilita la autorización de tales actas, aunque
mientras no se modifique el Reglamento Notarial tendremos que, como
decíamos, conciliar con el procedimiento del artículo 209 bis.
Se nos ha sugerido seguir utilizando el primer criterio, el del
último domicilio. Para ello, a la hora de recabar la documentación que
hay que aportar hay que vigilar, dónde tenía su último domicilio el
causante, extremo que normalmente se recogerá en el certificado de
defunción, pero como señala el RNE, bastará comprobarlo con el que
figura en el D.N.I. del finado. Con independencia de ello, el Notario,
puede exigir el certificado de empadronamiento del causante, en casos
extraordinarios o por divergencia existente en la documentación
aportada.
De no darse este primer criterio, se pueden usar cualquiera de los
otros referidos, incluyendo el Notario del Distrito colindante al del lugar
donde tuvo su último domicilio el causante. Esta es una posibilidad
que, desde luego, da mucho juego y agilizará todos los trámites.
Si finalmente siguen existiendo dudas al respecto, será
competente el Notario del lugar del domicilio del requirente, buscando
así el legislador una salida a situación que, de otra manera, serían
insalvables, aunque este criterio es subsidiario de todos los referidos
anteriormente.

Contenido y procedimiento del acta de declaración de

herederos abintestato

Se nos hace necesario antes de entrar pormenorizadamente en esta

crucial parte, transcribir el nuevo artículo 56 del RNE:

“1. El requerimiento para la iniciación del acta deberá

contener la designación y datos identificativos de las personas
que el requirente considere llamadas a la herencia e ir
acompañado de los documentos acreditativos del parentesco con

61
el fallecido de las personas designadas como herederos, así como
de la identidad y domicilio del causante. En todo caso deberá
acreditarse el fallecimiento del causante y que éste ocurrió sin
título sucesorio mediante información del Registro Civil y del
Registro General de Actos de Última Voluntad, o, en su caso,
mediante documento auténtico del que resulte a juicio del Notario,
indubitadamente, que, a pesar de la existencia de testamento o
contrato sucesorio, procede la sucesión abintestato, o bien
mediante sentencia firme que declare la invalidez del título
sucesorio o de la institución de heredero. Los documentos
presentados o testimonio de los mismos quedarán incorporados al
acta.
El requirente deberá aseverar la certeza de los hechos
positivos y negativos, en que se haya de fundar el acta y deberá
ofrecer información testifical relativa a que la persona de cuya
sucesión se trate ha fallecido sin disposición de última voluntad y
de que las personas designadas son sus únicos herederos.
Cuando cualquiera de los interesados fuera menor o persona
con capacidad modificada judicialmente y careciera de
representante legal, el Notario comunicará esta circunstancia al
Ministerio Fiscal para que inste la designación de un defensor
judicial.
2. En el acta habrá de constar necesariamente, al menos, la
declaración de dos testigos que aseveren que de ciencia propia o
por notoriedad les constan los hechos positivos y negativos cuya
declaración de notoriedad se pretende. Dichos testigos podrán
ser, en su caso, parientes del fallecido, sea por consanguinidad o
afinidad, cuando no tengan interés directo en la sucesión.
El Notario, a fin de procurar la audiencia de cualquier
interesado, practicará, además de las pruebas propuestas por el
requirente, las que se estimen oportunas, y en especial aquellas
dirigidas a acreditar su identidad, domicilio, nacionalidad y
vecindad civil y, en su caso, la ley extranjera aplicable.
Si se ignorase la identidad o domicilio de alguno de los
interesados, el Notario recabará, mediante oficio, el auxilio de los
órganos, registros, autoridades públicas y consulares que, por
razón de su competencia, tengan archivos o registros relativos a
la identidad de las personas o sus domicilios, a fin de que le sea
librada la información que solicite, si ello fuera posible.
Si no lograse averiguar la identidad o el domicilio de alguno
de los interesados, el Notario deberá dar publicidad a la

62
tramitación del acta mediante anuncio publicado en el "Boletín
Oficial del Estado" y podrá, si lo considera conveniente, utilizar
otros medios adicionales de comunicación. También deberá
exponer el anuncio del acta en los tablones de anuncios de los
Ayuntamientos correspondientes al último domicilio del causante,
al del lugar del fallecimiento, si fuera distinto, o al del lugar
donde radiquen la mayor parte de sus bienes inmuebles.
Cualquier interesado podrá oponerse a la pretensión,
presentar alegaciones o aportar documentos u otros elementos de
juicio dentro del plazo de un mes a contar desde el día de la
publicación o, en su caso, de la última exposición del anuncio.
3. Ultimadas las anteriores diligencias y transcurrido el
plazo de veinte días hábiles, a contar desde el requerimiento
inicial o desde la terminación del plazo del mes otorgado para
hacer alegaciones en caso de haberse publicado anuncio, el
Notario hará constar su juicio de conjunto sobre la acreditación
por notoriedad de los hechos y presunciones en que se funda la
declaración de herederos. Cualquiera que fuera el juicio del
Notario, terminará el acta y se procederá a su protocolización.
En caso afirmativo, declarará qué parientes del causante son
los herederos abintestato, expresando sus circunstancias de
identidad y los derechos que por ley les corresponden en la
herencia.
Se hará constar en el acta la reserva del derecho a ejercitar
su pretensión ante los Tribunales de los que no hubieran
acreditado a juicio del Notario su derecho a la herencia y de los
que no hubieran podido ser localizados. También quienes se
consideren perjudicados en su derecho podrán acudir al proceso
declarativo que corresponda.
Realizada la declaración de heredero abintestato, se podrá,
en su caso, recabar de la autoridad judicial la entrega de los
bienes que se encuentren bajo su custodia, a no ser que alguno de
los herederos pida la división judicial de la herencia.
4. Transcurrido el plazo de dos meses desde que se citó a los
interesados sin que nadie se hubiera presentado o si fuesen
declarados sin derecho los que hubieren acudido reclamando la
herencia y si a juicio del Notario no hay persona con derecho a
ser llamada, se remitirá copia del acta de lo actuado a la
Delegación de Economía y Hacienda correspondiente por si
resultare procedente la declaración administrativa de heredero.
En caso de que dicha declaración no correspondiera a la

63
Administración General del Estado, la citada Delegación dará
traslado de dicha notificación a la Administración autonómica
competente para ello.”

Del extenso contenido del artículo anterior, podemos extraer,

mucha información precisa en la forma de actuar en este tipo de
instrumentos públicos, sobre todo en las actas de colaterales que, en
algunos casos, pueden conllevar más dificultad para fijar con garantías
quién o quiénes son los herederos del causante.

Por ello, a continuación pasamos a enumerar todos los pasos a

seguir por el Notario para la autorización de estas actas de notoriedad
de declaración de herederos abintestato.

1.- El primer requisito previo e ineludible es la obtención del

Certificado de Últimas Voluntades que dispensa el Registro General de
Últimas Voluntades, dependiente a su vez del Ministerio de Justicia.
Dicho certificado hay que solicitarlo una vez hayan transcurrido 15 días
hábiles desde el fallecimiento, sin el cual y sin
el certificado de defunción ningún Notario
efectuará nada; pues, con base a ambos
documentos, se puede saber si el finado
otorgó testamento abierto (ante Notario), y
cuál de todos sus testamentos es el último.
Además, únicamente, se puede expedir la
copia autorizada del testamento por el Notario
autorizante o su sustituto, una vez se le
acredite fehacientemente el fallecimiento del
testador.

También puede instarse, cuando a juicio

del Notario resulte indubitadamente, que, a
pesar de la existencia de testamento o contrato sucesorio, procede la
sucesión abintestato, o bien mediante sentencia firme que declare la
invalidez del título sucesorio o de la institución de heredero.

Los documentos presentados o testimonio de los mismos quedarán

incorporados al acta.

2.- Es el propio requirente, el que debe asumir la obligación de

aseverar la certeza de los hechos positivos y negativos, en que se haya
de fundar el acta y deberá ofrecer información testifical relativa a la

64
falta de testamento conocido y sobre los herederos del finado, como
veremos en el punto 3.

Es el citado requirente, el que además de sus manifestaciones

deberá aportar prueba documental respecto la relación de parentesco
con el causante, bastando el Libro de Familia o certificaciones de
matrimonio y nacimiento de los hijos del correspondiente Registro Civil.
Es un sistema alternativo. En cualquier caso, cada Notaría, tiene unas
directrices que puedan variar en pequeños aspectos.

Una vez justificadas la filiación, parentesco, y demás extremos

precisos con las pruebas documentales y testificales, el Notario
declarará de forma notoria quiénes son los herederos del fallecido, o por
el contrario declarará no estar acreditados tales extremos.

Para el supuesto de que cualquiera de los interesados fuera menor

o persona con capacidad modificada judicialmente y careciera de
representante legal, el Notario comunicará esta circunstancia al
Ministerio Fiscal para que inste la designación de un defensor judicial.
Este caso no será frecuente, pero si el menor o la persona con
discapacidad declarada no tuviese tutor o estuviese cubierto por sus
progenitores con la patria potestad prorrogada, determina la LN que, el
fedatario, tiene que comunicarlo al Ministerio Fiscal para que le designe
un defensor judicial que inste el acta.
3.- Además, en el acta deberá constar necesariamente la
declaración, de al menos, dos testigos que aseveren de ciencia propia o
que por notoriedad les consta los hechos positivos o negativos cuya
declaración se pretende. Importante reseñar la modificación
experimentada en el RN y la LN en cuanto a que los testigos, ahora
podrán ser, en su caso, parientes del fallecido, sea por consanguinidad
o afinidad, cuando no tengan interés directo en la declaración.
Se ha aconsejado a los Notarios que aunque el número de dos
testigos es el legal y válido, no hay por qué limitar el mismo, y a criterio
del Notario se puede solicitar el testimonio de más testigos y la
comparecencia de más herederos, con lo que se reducen los riesgos de
falsedad testifical. Referir finalmente, que para ser testigo es suficiente
tener capacidad natural para entender, conocer y declarar
verazmente.85
Deseamos dar énfasis a que, el Notario, tiene un amplísimo margen
discrecional para averiguar la realidad de los hechos pretendidos y,
para ello, podrá practicar, además de las pruebas propuestas por el

85 Art. 361 LECE.

65
requirente, las que se estimen oportunas, y en especial aquellas
dirigidas a acreditar su identidad, domicilio, nacionalidad y vecindad
civil y, en su caso, la ley extranjera aplicable que, en muchos casos,
puede suponer acudir a Embajadas extranjeras para solicitar
información documental sobre la aplicación sucesoria en el Estado en
cuestión.
Al ser el único funcionario habilitado para la tramitación de la
declaración de herederos abintestato, ante la falta de datos de los
interesados, el Notario puede recabar, mediante oficio, el auxilio de los
órganos, registros, autoridades públicas y consulares que, por razón de
su competencia, tengan archivos o registros relativos a la identidad de
las personas o sus domicilios, a fin de que le sea librada la información
que solicite, si ello fuera posible.
Si no lograse averiguar la identidad o el domicilio de alguno de los
interesados, el Notario deberá dar publicidad a la tramitación del acta
mediante anuncio publicado en el "Boletín Oficial del Estado" y podrá,
si lo considera conveniente, utilizar otros medios adicionales de
comunicación, aunque eso incremente el coste que deberán asumir los
requirentes. También deberá exponer el anuncio del acta en los
tablones de anuncios de los Ayuntamientos correspondientes al último
domicilio del causante, al del lugar del fallecimiento, si fuera distinto, o
al del lugar donde radiquen la mayor parte de sus bienes inmuebles.
Naturalmente, como consecuencia de las publicaciones referidas
en el párrafo anterior, cualquier persona interesada podrá acudir a la
Notaría y oponerse a la pretensión, presentando alegaciones o aportar
documentos u otros elementos de juicio dentro del plazo de un mes a
contar desde el día de la publicación o, en su caso, de la última
exposición del anuncio.
4.- Una vez iniciada el acta, el Notario, tiene obligación de remitir
una comunicación al Decanato de su Colegio Notarial, en el mismo día
en que hubiese sido admitido el requerimiento86que a su vez lo
reenviará al Registro General de Actos de Última Voluntad, y durante el
plazo de 20 días hábiles no se podrá expedir ningún tipo de copias del
acta. Si durante el citado plazo se comprobase la iniciación de otra acta,
se comunicará a los Notarios implicados para que suspendan la
tramitación. No es sensato, por tanto, hacer la escritura de herencia sin
que definitivamente existan herederos declarados una vez transcurrido

86 El art. 209 bis, punto 3 RN, señala la urgencia de la comunicación al expresar que
“el Notario requerido habrá de poner en conocimiento del Decanato del respecto Colegio
Notarial en el mismo día que hubiese admitido el requerimiento, la iniciación de la
tramitación del acta”. No es baladí poner todo esmero y diligencia en dicha
comunicación, pues hay intereses que salvaguardar y además es un imperativo
reglamentario.

66
el plazo reglamentario, por las sorpresas que se pueden dar, ni siquiera
bajo el establecimiento de condiciones suspensivas o advertencias
expresas. En estos supuestos, los Notarios, suelen negarse a la
autorización en previsión de problemas futuros no deseados y de difícil
subsanación.
5.- Transcurrido el plazo señalado desde la iniciación del acta y de
su comunicación al Decanato, el Notario, deberá cerrar dicho acta,
mediante otra en la que usando las pruebas documentales y testificales
realizadas, declarará que a su juicio ha quedado acreditado y es notorio
quiénes son los herederos del causante en aplicación de la normativa
aplicable y los derechos que por Ley le corresponden en la sucesión
(hay que consignar nombre, apellidos, domicilio y número de DNI de
todos los interesados).

Pero también puede acontecer que dichos extremos no queden

justificados o acreditados suficientemente para designar herederos. En
este supuesto, el Notario, pondrá una diligencia de cierre expresando
que la notoriedad no ha quedado suficientemente acreditada. En estos
casos, se hará constar en el acta la reserva del derecho a ejercitar su
pretensión ante los Tribunales de los que no hubieran acreditado a
juicio del Notario su derecho a la herencia y de los que no hubieran
podido ser localizados.
Digno de mención es que en el acta de declaración de herederos se
puede designar herederos a personas que a dicha fecha hubiesen
fallecido, pues como sabemos los derechos a la sucesión de una
persona se transmiten desde el momento de su muerte como indican
los artículos 657 y 661 del Código Civil español. “Si bien la personalidad
se extingue por la muerte (artículo 32 del Código Civil) perviven derechos
referidos al fallecido que en el caso de un llamamiento sucesorio pueden
concretarse después del fallecimiento. La determinación de la situación
de heredero del fallecido en un momento temporal anterior a su
fallecimiento, será presupuesto para que opere el “ius transmissionis” a
que se refiere el artículo 1006 del Código Civil”.87

También hay que decir, que ya se ha asentado la doctrina como

consecuencia de la modificación del RNE, relativa a que como todas las
actas de notoriedad, dentro de las que se encuentran las de declaración
de herederos abintestato, estas deben realizarse en dos actas,
separadas e independientes, una de apertura y otra de cierre.
Personalmente, siempre nos hemos inclinado por esta postura, en el
sentido de que antes el acta se abría pero sin número de protocolo,
fechándose únicamente. Ahora cada acta tiene su propia numeración,
87
RDGRN de fecha 17 de Julio de 2006.

67
su fecha y su sentido, aunque están conectadas entre sí. La primera,
llamada de inicio o apertura, tendrá el fin de recabar todos los
antecedentes y las pruebas testificales y documentales precisas. La
segunda, una vez transcurridos los veinte días hábiles reglamentarios
para expedir cualquier tipo de copia, el Notario, remitiéndose a la
primera acta, declarará con base a la misma quiénes son los herederos
del causante según las disposiciones del Código Civil vigente a la fecha
de fallecimiento del causante.

En la actuación notarial en este tipo de actas, es vital ser muy

riguroso con los plazos y las comunicaciones. Expresa el requisito 3 del
artículo 209 bis RNE, que una vez requerido uno de los Notarios
competentes, quedan excluidos todos los demás.88 Ordenando a
continuación, que “el Notario requerido habrá de poner en conocimiento
del Decanato del respectivo Colegio Notarial, en el mismo día que hubiese
admitido el requerimiento, la iniciación de la tramitación del acta”. El
Decanato lleva un Registro Particular de este tipo de documentos, y lo
comunica a su vez, al Registro General de Actos de Última Voluntad.
Las comunicaciones deben realizarse telemáticamente.

¿Qué es lo que puede pasar? Que otro o varios Notarios, con los
mismos o distintos herederos hayan sido requeridos para instar la
declaración de herederos abintestato. En tal supuesto, el Decanato o el
Registro de Últimas Voluntades lo comunicarán a los Notarios que
hubiesen comunicado la autorización en segundo lugar para que
suspendan89 la tramitación del acta. Esta es la razón por la que no se
pueden expedir las copias y autorizar la segunda acta de cierre hasta
pasados veinte días hábiles.

88 Cfr. Art. 6 LJV.

89
RDGRN de fecha 9 de Febrero de 1995.

68
 CAPÍTULO 8

LAS ACTAS DE PROTOCOLIZACIÓN

Las Actas de protocolización.

A continuación se transcriben los artículos 211 a 215, ambos

inclusive del RNE, que dada la relación entre ellos, nos limitaremos a
hacer un “comentario” a continuación del último.
“Art. 211.- Las actas de protocolización tendrán las
características generales de las de presencia, pero el texto hará
relación al hecho de haber sido examinado por el Notario el
documento que deba ser protocolado. A la declaración de la
voluntad del requirente para la protocolización o cumplimiento de
la providencia que la ordene, al de quedar unido el expediente al
protocolo, expresando el número de folios que contenga y los
reintegros que lleve unidos”.

“Art. 212.- Los documentos públicos autorizados en el

extranjero, una vez legalizados en forma, podrán ser protocolados
en España mediante acta que suscribirá el interesado, si se
hallare presente.
En otro caso, bastará la afirmación del Notario de haberle
sido entregado el documento a tales efectos”.

“Art. 213.- La protocolización de los expedientes judiciales

se efectuará por medio de un acta extendida y suscrita por el
Notario a requerimiento de cualquier persona que entregue el
expediente con el auto judicial en que se ordene la
protocolización”.

69
 “Art. 214.- También pueden ser protocolizados mediante
acta los documentos públicos de todas clases, los impresos,
planos, fotograbados, fotografías o cualesquiera gráficos, cuya
medida y naturaleza lo consienta, al efecto de asegurar su
respectiva, identidad y su existencia respecto de tercero en la
fecha de la protocolización”.

“Art. 215.- Los documentos privados cuyo contenido sea

materia de contrato podrán protocolizarse por medio del acta
cuando alguno de los contratantes desee evitar su extravío y dar
autenticidad a su fecha, expresándose en tal caso que tal
protocolización se efectúa sin ninguno de los efectos de la
escritura pública y sólo a los efectos del artículo 1.227 del
Código Civil.
Cuando no sean materia de acto o contrato se podrán
protocolizar mediante a los efectos que manifiesten los
interesados.
Los documentos privados sujetos al Impuesto de
Transmisiones y Actos Jurídicos Documentados, y al Impuesto de
Sucesiones y Donaciones, no podrán ser objeto de acta de
protocolización si no consta en ellos la nota que corresponda de
la Oficina liquidadora o entidad bancaria colaboradora”.

Lo primero que debemos tener claro es la diferenciación entre

“elevación a escritura pública de documento privado” y
“protocolización de documento privado”, que es como hablar de la
diferencia entre “escrituras” y “actas”.

Tradicionalmente se ha dicho que escrituras y actas se diferencian

por el contenido, por las formalidades y por los efectos. Para
GONZÁLEZ PALOMINO, la diferencia radica en la procedencia de las
declaraciones que contiene el instrumento: si las declaraciones
provienen de las partes, es escritura; si la declaración procede del
Notario, es acta.

Por su parte, CÁMARA, se fija en el carácter negocial o no del

contenido del documento: si a través de las declaraciones de voluntad
se instrumenta un negocio, estamos en presencia de una escritura; si
las declaraciones no constituyen un negocio y se refieren tan solo a
hechos, estamos en presencia de un acta, que persigue tan solo
acreditar un hecho.

En suma, las escrituras contienen declaraciones de voluntad que

70
conforman el negocio jurídico. Las actas se refieren a hechos que el
Notario ve, oye o percibe por sus sentidos. Las escrituras exigen fe de
conocimiento, juicio de capacidad, unidad de acto y de contexto,
mientras que las actas, no. Las escrituras se otorgan, y las actas se
aprueban. Las escrituras constatan un negocio con plenos efectos
jurídicos, y por el contrario, las actas son, en general un medio de
prueba.

Por lo tanto, concretándonos en las actas que es de lo que

estamos tratando, como característica general diremos que en
principio, cualquier documento puede ser protocolizado mediante acta,
con tal de que no contenga nada que vaya contra la Ley, el orden
público o las buenas costumbres90, por lo que dicho documento
deberá ser examinado por el Notario, y que el compareciente tenga
interés legítimo, lo que no deberá acreditar, sino simplemente
manifestar. En todo caso, el Notario deberá apreciar dicho interés, con
la excepción del párrafo segundo del artículo 212 del RNE.

Por otra parte, la normativa argentina en el artículo 89 se ocupa

de las actas de protocolización de documentos públicos y privados
“decretada por resolución judicial” dando a entender que tales actas se
circunscriben a tales efectos.91

Resulta interesante la sugerencia del artículo 179 del RNU que

indica que “las personas que aparecen suscribiendo los documentos
privados cuya protocolización solicitan, podrán, en esa oportunidad,
ratificar el contenido y reconocer sus firmas”. En España, dependiendo
de la clase de documento, exigiremos que antes de protocolizarlo, como
indica el último párrafo del artículo 215 del RNE “Los documentos
notariales privados sujetos al Impuesto de Transmisiones Patrimoniales
y Actos Jurídicos Documentados, y al Impuesto de Sucesiones y
Donaciones, no podrán ser objeto de acta de protocolización si no consta
en ellos la nota que corresponda de la Oficina liquidadora o entidad
bancaria colaboradora”. Esta exigencia notarial no entra en la
fehaciencia de la fecha del contrato (Vid. art. 1227 CCE), el Notario
habrá cumplido su misión controladora de la legalidad, y serán los

90 En idénticos términos se expresa el art. 137 de la Ley del Notariado para el Distrito
Federal de México cuando expresa: “No podrá protocolizarse el documento cuyo
contenido sea contrario a las leyes del orden público o a las buenas costumbres. Ni
tampoco podrá protocolizarse el documento que contenga algún acto que conforme a las
leyes deberá constar en escritura o por acuerdo de partes”.

91 Vid. art. 89 LNA.

71
otorgantes los que tendrán que justificar la legalidad o la prescripción
del contrato en cuestión.

La Ley Notarial Mexicana se ocupa del procedimiento a seguir por

el fedatario público en su artículo 136 al decir: “Para la protocolización
de un documento, el notario lo insertará en la parte relativa del acta que
al efecto se asiente mediante su transcripción o la reproducción de su
imagen en la forma prevenida por el artículo 85, o lo agregará al
apéndice en el legajo marcado con el número de acta y bajo la letra o
número que le corresponda”.

La doble finalidad de la protocolización del documento, es la de

darle fehaciencia de fecha y la custodia del mismo en un protocolo
notarial.92

Señala el artículo 1227 del Código Civil español que “la fecha de
un documento privado no se contará respecto de terceros, sino desde el
día en que hubiese sido incorporado o inscrito en un registro público,
desde la muerte de cualquiera de los que lo firmaron, o desde el día en
que se entregase a un funcionario público por razón de su oficio”.

Es evidente por tanto, que en la fecha en que se da entrada o

anota un documento privado en un registro público, desde la fecha en
que fallece uno de los firmantes (probando que la firma es del fallecido)
o desde el día en que lo interviene un funcionario público, el
documento existe, pues considerando que a un documento privado
puede ponérsele la fecha que se quiera, esto, no presupone que en esa
fecha existía realmente dicho documento. Por ello, sea cual sea la
fecha que tenga, solo se presumirá fehaciente la fecha cuando se dé
cualquiera de los tres requisitos que contempla el citado artículo 1227
del CCE. La protocolización por parte del Notario, podríamos
encuadrarla en el tercero, ya que el Notario, además de profesional del
Derecho, es funcionario público.

Por otro lado, la custodia del documento privado en el protocolo

notarial evitará su extravío, pudiendo solicitar el interesado del Notario
autorizante cuantas copias se deseen en cualquier momento.

No vamos a entrar aquí en el tema de la protocolización de ciertos

documentos privados en que para que desplieguen en la esfera judicial
todos sus efectos deben entregarse originales, lo que no podría hacerse

92Cfr. Art. 128 V de la LN Mexicana que refiere que entre los documentos que el
Notario debe asentar en un acta se encuentra la “Protocolización de documentos”.

72
si se ha protocolizado, con lo cual no habrá posibilidad de desgajarlo del
acta y entregarlo. En estos supuestos, es decir con ciertos documentos,
se suele usar la fórmula de autenticar (legitimar) una fotocopia y
protocolizarla, quedando el original en poder del interesado. En caso de
extravío, siempre podrá obtenerse copia del mismo, aunque como
decimos, en algunas circunstancias no siempre con los mismos efectos
del original, pero podrá acreditarse la existencia del documento.

En otros casos, será la autoridad judicial la que ordene la

protocolización.93

No queremos dejar pasar la ocasión para apuntar que tras la

promulgación de la Ley de Jurisdicción Voluntaria, ahora es
competencia del Notario la realización de actas de protocolización de
testamentos cerrados94, testamentos ológrafos95, de testamentos
otorgados en forma oral96. En todos estos procedimientos el Notario
termina su actuación extendiendo un acta de protocolización.97

93 Art. 57 LNB.

94 Arts. 57-58 LNE.

95 Arts. 61 a 63 LNE.

96 Arts. 64-65 LNE.

97Vid. MARTÍNEZ ORTEGA, J.C., y RODRÍGUEZ DOMÍNGUEZ, R., Aplicación práctica

de la nueva ley de Jurisdicción Voluntaria en la Oficina Notarial. Colección La Oficina
Notarial. Wolters Kluwer – Bosch. Barcelona, 2017. 2ª Edición. Págs. 228-276.

73
74
 CAPÍTULO 9

LAS ACTAS DE DEPÓSITO

9. Actas de depósito

Aborda este tema el artículo 216 del RNE, al expresar que las actas
de depósito notariales tienen por objeto recibir en depósito los objetos,
valores, documentos y cantidades que al Notario se le confíen, bien
como prenda de contratos, bien para su custodia. Como se desprende
del precepto, las cosas objeto de depósito pueden ser muy amplias y
variadas, con las limitaciones legales y de orden público.

El insigne Notario Rodríguez Adrados, consideraba que las actas de

depósito no instrumentan contrato alguno, siendo la actuación del
Notario en torno a un hecho propio suyo, consistente en percibir en
depósito, en determinadas condiciones, los documentos, dinero u
objetos de que se trate.98

La regla general es que la admisión del depósito es voluntaria por

parte del Notario, quien podrá imponer condiciones al depositante, salvo
que el depósito notarial se halle establecido en una Ley, en cuyo caso se
estará en lo que en ella se disponga (depósito legal).99

Si el depósito se constituye bajo alguna condición convenida con

un tercero, es aconsejable que comparezca el tercero en el acta, para
que acepte la condición o condiciones impuestas para la devolución del
mismo, y preste su conformidad. Asimismo no efectuará la devolución el

98 Nueva Legislación Notarial Comentada, páginas 624 y 625.

99 Art. 216.1 RN

75
Notario mientras no se le acredite suficientemente el cumplimiento de la
condición o condiciones estipuladas. Tales condiciones deben ser
expresas y claras, para evitar problemas futuros para la devolución del
depósito.

En el acta de depósito tiene que existir necesariamente una previa

rogación por parte del requirente para efectuar el depósito al Notario. Si
el fedatario acepta el depósito del objeto, metálico, valores, efectos o
documentos, se extiende un acta que firma el requirente, consignado en
la misma las condiciones propuestas por el Notario y aceptadas por el
depositante para la
constitución y devolución
del depósito, constatando
el fedatario el hecho de
recibir el depósito. Todo
ello se efectúa en la propia
acta, sin necesidad de
posterior diligencia para
incorporar el depósito.

El RD 45/2007, de 19
de enero, que modifica el RNE, se ocupa del acta de depósito en los
artículos 216 y 217. En esta regulación desaparece el llamado “depósito
sin acta” de la anterior regulación100, por la que el Notario podía recibir
en depósito cantidades en metálico, valores, documentos, resguardos u
otros objetos, sin acta, con un simple recibo.

El artículo 216 RNE, en cuanto al depósito de un documento

electrónico, indica que bastará con hacer referencia a la reseña de las
características del documento electrónico y de su soporte, tales como
su fecha, formato y su extensión, y la unidad de medida en su caso, así
como las demás características técnicas que permitan identificarlos.
Además habrá que definir la forma, la conservación y el traslado al
nuevo soporte.

Cuando el objeto del depósito sea un programa informático cuyo

contenido no pueda ser razonablemente conocido por el Notario, este
sólo admitirá el depósito, si el requirente depositante manifiesta que el

100 El anterior art. 220 del RN disponía “También podrán recibir los Notarios
cantidades en metálico, o valores, o documentos, o resguardos u otros objetos en
depósito retribuido o gratuito, con los requisitos de forma que los interesados tengan por
conveniente, o por simples recibos privados que el Notario suscriba por sí mismo o por
otra persona con poder notarial.”

76
contenido de aquel programa no es contrario a la ley o al orden
público.101

El notario, previo examen de los objetos, procederá a cerrarlos y

sellarlos a su presencia en la forma que ofrezca garantía de no ser
abiertos. Se puede estampar un sello de seguridad notarial con la firma
del Notario, indicando en el acta el número del sello de seguridad, para
impedir que el mismo sea abierto antes de su entrega o devolución.

Si el depósito consiste en efectivo metálico, el fedatario no podrá

obtener para sí o un tercero rendimiento del mismo. El Notario deberá
abrir una cuenta específica no remunerada, sin que pueda efectuar
funciones de gestión sobre dicha cuenta. Si el Notario lo considera
oportuno para su seguridad, podrá conservar los depósitos que se le
confíen en un Banco, o en una
caja de alquiler arrendada a su
nombre como tal Notario,
hecho que lo advertirá al
depositante y se consignará
igualmente en el acta. La caja
sólo podrá ser abierta por el
Notario autorizante o su
sustituto legal, o mediante
orden escrita de la Junta
Directiva del Colegio Notarial
respectivo o de la Dirección
General de los Registros y del Notariado, en su caso.

Cuando se realice la devolución de un depósito, deberá reflejarse

este hecho por diligencia en el acta, la cual tiene que ser firmada por la
persona que hubiese impuesto el depósito o por quien traiga de ella su
derecho u ostente su representación legal o voluntaria, o también por el
tercero facultado expresamente para ello.

Las actas de depósito pueden plantear algunas dificultades en

cuanto a la devolución del objeto de las mismas. Por ejemplo, cuando el
Notario que recibió el depósito en el momento de realizar la devolución
no tiene a su cargo el protocolo donde figura el acta de depósito, bien
por cese o traslado, en estos supuestos la Dirección General de los
Registros y del Notariado102 ha establecido que compete al sustituto o al
sucesor del protocolo la devolución del mismo.

101 Art. 216 RN.

102 RDGRN de 4 de julio de 1992.

77
 Ciertamente, tendremos que tener presente que cuando el acta
esté encuadernada y forme parte del protocolo, la entrega deberá
normalmente formalizarse mediante acta independiente, donde conste
la firma y recepción del depositante.

78
 CAPÍTULO 10

LAS ACTAS DE CONSTATACIÓN DE SALDO

Las Actas de constatación de saldo.

Estas actas se encuadran bajo el título “documento fehaciente de

liquidación”, y quedan reguladas en los artículos 218 y 219 del RNE,
con expresa remisión a los arts. 572.2 y 573.1.2º de la LECE. Debemos
recordar que según Instrucción de la Dirección General de los Registros
y del Notariado, sólo existe un medio de efectuar la liquidación
fehaciente de saldo, y es el acta notarial, quedando excluidos los
procedimientos de “certificaciones de saldos” de los antiguos Corredores
de Comercio, cuyas normas han quedado derogadas.

La validez de los citados artículos 218 y 219 del RNE ha sido

confirmada por la Sentencia del TS, de fecha 20 de mayo de 2008, por
lo que su vigencia y permanencia continúa intacta.

Las actas de constatación de saldo, suponen una labor compleja y

técnica de la simple percepción de documentos, casi pericial o de auxilio
técnico al juez, por lo que conllevan una seria responsabilidad en el
cumplimiento escrupuloso de los trámites que se mencionan, tanto en
defensa del derecho del acreedor ejecutante (que será la entidad
requirente) a obtener la ejecución dineraria, como en defensa del deudor
para que no se vea sometido a tan aflictivo y drástico procedimiento
ejecutivo sin que se haya practicado una liquidación “en la forma
convenida por las partes en el propio título ejecutivo”103. Rodríguez
Adrados, ponía de relieve que el documento fehaciente “no se trata de

103Nueva Legislación Notarial Comentada, Tomo I, Colegio Notarial de Madrid, página

629

79
un acta de mera percepción, porque el Notario tiene que llevar a cabo,
además un cierto control”104 de todos los procedimientos que se
realicen.

En los artículos 572.2 y 573 de la LECE, se establece que para

despachar ejecución es necesario que se acompañe a la demanda,
además del título ejecutivo (escritura de préstamo, póliza, etc.) el acta a
que hace referencia el citado artículo de liquidación de saldo, que
acredite que se ha practicado la liquidación por el acreedor en la forma
previamente pactada por las partes en dicho título.

Es por ello que, compete al acreedor realizar la liquidación del

saldo, con base a lo estipulado por las partes en el título y de la
documentación que el mismo aporte, que sirve al Notario para realizar
las comprobaciones aritméticas necesarias y levantar la correspondiente
acta.

Según dispone el artículo 218 del RNE, el requerimiento se puede

iniciar de dos formas:

a) Por comparecencia del representante de la entidad acreedora con

poder suficiente, en cuyo caso procedemos a indicar las circunstancias
de la entidad, reseñaremos el poder con el juicio de suficiencia de
facultades, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 166 del RNE,
asegurándose el Notario de la capacidad jurídica del requirente y la
entidad que representa.

b) O mediante carta dirigida al Notario quien legitimará la firma del

remitente e incorporará al acta, junto con los siguientes documentos105:

ü El título con efectos ejecutivos de la escritura pública o de la

póliza intervenida que haya de servir de título para la
ejecución o, en su caso, testimonio notarial de dichos
documentos, salvo que el contenido del título ejecutivo resulte
de su protocolo o libro registro del Notario.

ü Una certificación expedida por el acreedor, en la que se

especifique el saldo exigible al deudor.

104 A. Rodríguez Adrados, 1987, página 109.

105 Art. 218.1 RN

80
 ü Los extractos contables correspondientes, debidamente
firmados, que permitan al notario efectuar las verificaciones
técnicas oportunas.

Es muy habitual la segunda forma, mediante escrito dirigido al

Notario, que tiene que legitimar la firma, apreciando el interés legítimo,
y en caso contrario, deberá denegar su actuación. En la legitimación de
la firma, el Notario de conformidad con lo dispuesto en el artículo 259
RN, tiene que indicar el procedimiento utilizado.106

El Notario, según establece el artículo 218 apartado 3º, “…deberá

comprobar, y expresar en el documento fehaciente, que en el título
ejecutivo las partes acordaron emplear el procedimiento establecido en el
artículo 572.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil para fijar la cuantía
líquida de la deuda….”, Es aconsejable en el acta transcribir las
cláusulas donde se hace constar el procedimiento pactado por las
partes para fijar la cuantía liquida de la deuda, en caso de impago.

Con todo lo anterior y los documentos contables presentados, el

Notario comprobará si la liquidación se ha practicado, a su juicio, en la
forma pactada por las partes en el título ejecutivo.

106 Art. 259 RN “El notario podrá basar el testimonio de legitimación en el hecho de
haber sido puesta la firma en su presencia, en el reconocimiento hecho en su presencia
por el firmante, en su conocimiento personal, en el cotejo con otra firma original
legitimada o en el cotejo con otra firma que conste en el protocolo o Libro Registro a su
cargo, debiendo reseñar expresamente en la diligencia de testimonio el procedimiento
utilizado.
Dentro del ámbito de los documentos susceptibles de testimonio, sólo podrán ser
legitimadas cuando sean puestas o reconocidas en presencia del notario las firmas de
letras de cambio y demás documentos de giro, de pólizas de seguro y reaseguro y, en
general, las de los documentos utilizados en la práctica comercial o que contengan
declaraciones de voluntad.”

81
 Naturalmente, el fedatario tiene que comprobar primero que se ha
pactado el procedimiento de determinación de la cuantía liquida de la
deuda, previsto en el artículo 572.2 LECE.107 A continuación, verificará
que la aplicación de intereses (índices de referencia, diferencial, tipo de
interés resultante,
fecha de impago de
las cuotas, días
transcurridos, etc.) y
la liquidación
coinciden con el
saldo expresado que
se pide el despacho
de ejecución,
concuerda con lo
pactado en el título y
la documentación
aportada por el
acreedor, y además, según lo dispuesto en el artículo 198 6º RN, con
independencia del tipo de acta, el Notario tiene que comprobar que el
contenido de la misma y de los documentos a que haga referencia, con
independencia del soporte utilizado, no es contrario a la ley o al orden
público. Especialmente, el Notario observará la aplicación de
comisiones o intereses, que pudieran ser abusivos.

Podrá utilizar los medios técnicos e informáticos que considere

necesarios o convenientes a tal fin (es muy práctico realizar una hoja de
cálculo). Si tras la comprobación efectuada en los términos expuestos,
resulta correcto y exacto el saldo consignado, hay que hacer constar
mediante diligencia el resultado de la comprobación, expresando los
siguientes extremos tal como refiere el artículo 218, párrafo 6, del RNE:

• Los datos de las personas interesadas, el título ejecutivo y

la documentación examinada.
• Que, a juicio del notario, la liquidación se ha efectuado
conforme a lo pactado por las partes en el título ejecutivo.
Además se puede hacer constar cualquier otra precisión de
carácter jurídico, contable o financiero, que el Notario
estime oportuno.

107 Art. 572.2 LEC. “Cantidad líquida. Ejecución por saldo de operaciones. ………. 2.
También podrá despacharse ejecución por el importe del saldo resultante de operaciones
derivadas de contratos formalizados en escritura pública o en póliza intervenida por co-
rredor de comercio colegiado, siempre que se haya pactado en el título que la cantidad
exigible en caso de ejecución será la resultante de la liquidación efectuada por el acree-
dor en la forma convenida por las partes en el propio título ejecutivo”.

82
 • Que el saldo que consta en la certificación expedida por el
acreedor coincide con el que aparece en la cuenta abierta al
deudor.
• Y que el documento fehaciente comprensivo de la
liquidación se extiende a los efectos previstos en los
artículos 572.2 y 573.1.2º de la LECE.

El RNE nada dice sobre la actuación del Notario si el saldo fuese

incorrecto. Lo procedente será: hacer constar el motivo, que puede ser o
falta de coincidencia del saldo certificado con la cuenta, como
liquidación practicada en forma distinta a la convenida.108

108
Nueva Legislación Notarial Comentada, Tomo I, página 632.

83
 BIBLIOGRAFÍA

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ámbito de comercio electrónico: explicaciones, reflexiones y
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del Notariado. Madrid: 2006.

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84