ADMINISTRACIÓN PARA INFORMÁTICA 2021

UNIDAD 1. LA ADMINISTRACIÓN EN EL CONTEXTO INFORMÁTICO

1.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA

La Administración es una disciplina profesional que comprende un conjunto de elementos teóricos

(teorías, enfoques, principios, etc) inherentes al funcionamiento de las entidades, se diferencia de
la gestión en que ésta se refiere a la aplicación de un conjunto de técnicas, instrumentos y
procedimientos en el manejo de los recursos y desarrollo de las actividades institucionales,
mientras que la Administración se relaciona directamente con la capacidad que tiene una
Organización de impulsar un desarrollo sistemático e intencionado de las diversas actividades,
acciones e iniciativas que, en diversas dimensiones, se deben planificar, organizar, liderar, dirigir y
evaluar para alcanzar los fines y los resultados de calidad que la institución desea alcanzar.

El proceso administrativo se refiere a la coordinación de todos los recursos, en una organización, a

través de los procesos de planificación, organización, dirección y control en orden a obtener los
objetivos establecidos.

• Planificación: Planificar implica pensar con antelación en las metas y acciones, basar los
actos en algún método, plan o lógica. Produce una imagen de las circunstancias futuras
deseables, dados los recursos disponibles, las experiencias pasadas. Los planes presentan
los objetivos de la organización y establecen los procedimientos para alcanzarlos.

• Organización: Es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos

entre los miembros de una institución para alcanzar las metas. Diferentes metas,
requieren diferentes estructuras. La organización produce la estructura de las relaciones
de una institución que servirán para realizar los planes futuros.

• Dirección: Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen
tareas esenciales. La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada
una de las personas que trabajan con ellos.

• Control: Es el proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades
planificadas. Sus objetivos básicos son:

- Establecer los estándares de desempeño.

- Medir los resultados.
- Comparar resultados con normas establecidas.
- Tomar las medidas correctivas. 1

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1.2 PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS

En la administración, existe cierto número de principios que están interrelacionados, tienen un

valor de predicción y constituyen verdades fundamentales que explican las relaciones entre dos o
más grupos de variables. Los principios administrativos se aplican considerando las condiciones
sociales, políticas, económicas, ambientales y materiales que prevalecen en determinada
situación.

Henry Fayol, se conoce como el primero en sistematizar el comportamiento gerencial y establece

en su libro “Administración Industrial y Gerencial” los catorce principios de la administración, los
cuales se explican a continuación:

1. División del trabajo: Todos los empleados de la empresa tienen distintas habilidades y en
función de su nivel de experiencia en el puesto pueden considerarse desde especialistas
hasta generalistas. La especialización incrementa la eficiencia y la productividad de la
mano de obra aumentando la precisión y la velocidad en el desarrollo de las tareas. Este
primer principio era aplicable tanto al personal de administración como al técnico y de
gestión.

2. Autoridad y responsabilidad: Se concibe la autoridad como una combinación de factores

oficiales, derivados de la posición del gerente, y factores personales, que forman un
compuesto de inteligencia, experiencia, crecimiento moral, servicio pasado, etc., la cual
conlleva a una responsabilidad.

3. La disciplina: Se considera la disciplina como obediencia y respeto de los valores

fundamentales. La buena conducta y las relaciones respetuosas son la base sobre la que se
sustenta la relación entre los empleados, los mandos y la dirección.

4. Unidad de mando: Este principio se refiere a la necesidad de que un empleado reciba

órdenes de un solo mando y rinda cuentas de las actividades a esta misma persona.

5. Unidad de dirección: Todas las actividades de los empleados se dirigen a un mismo

objetivo, y, por tanto, deben estar recogidas y detalladas en un plan de acción. La
dirección de la empresa es el máximo responsable del plan y debe supervisar el progreso
de las tareas definidas y planificadas.

6. Subordinación del interés individual al general: Los intereses particulares en ningún caso
deben prevalecer sobre el interés general de la empresa. El enfoque está dirigido a los
objetivos de la empresa y no a los del individuo. Este principio se aplica en todos los
niveles de la empresa y muy especialmente en la dirección. 2

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7. Remuneración: La motivación y la productividad están estrechamente relacionadas. La
remuneración debe ser la justa y suficiente para que los empleados mantengan un buen
nivel de motivación y productividad en su puesto de trabajo.

8. Jerarquía: El organigrama de la empresa debe definir, sin ningún tipo de dudas, quién es el
superior directo en cada nivel y para cada empleado, de forma que cada empleado pueda
reportar la información a la persona adecuada.

9. Centralización: La centralización implica la concentración de la autoridad en la zona

jerárquica más elevada, pero en algunos casos esa autoridad debe descentralizarse o
delegarse, dada la estructura de la empresa. Para el correcto funcionamiento de la
organización, se debe mantener en todo momento un buen equilibrio en cuanto a
autoridad en todos los niveles jerárquicos.

10. Orden: El orden es un factor clave en toda empresa, tanto a nivel social como físico, es
decir, mantener el orden en cuanto a responsabilidades y en cuanto a material, disponer
de un ambiente de trabajo seguro, limpio y bien ordenado.

11. Equidad: Los empleados deben ser tratados con amabilidad y por igual. Los trabajadores
deben estar en el lugar correcto dentro de la organización para poder ofrecer el máximo
rendimiento y productividad. Cualquier superior debe tratar a sus subordinados de
manera justa e imparcial.

12. Estabilidad: La elevada rotación de personal puede perjudicar sensiblemente el correcto

funcionamiento de la empresa, a la vez que reduce el sentimiento de seguridad de los
empleados.

13. Iniciativa: Los trabajadores deben gozar de flexibilidad para realizar los procedimientos
propios de su puesto. Este principio recoge también la tolerancia que los superiores deben
tener ante los errores que se puedan cometer.

14. Espíritu de equipo: Este principio promueve el trabajo en equipo, la colaboración, la

participación y la unidad entre los empleados.

1.3 PROCESO ADMINISTRATIVO ALINEADO A PROYECTOS INFORMÁTICOS

El proceso administrativo se puede definir como el conjunto de fases sucesivas a través de las
cuales se efectúa la administración, están interrelacionadas y forman un proceso integral cuya
finalidad es llevar a la empresa a su optimización. El proceso administrativo tiene cuatro 3
elementos básicos:

• Alcance de los objetivos

• Por medio de personas

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• Mediante técnicas
• En una organización
Un proyecto es un conjunto de actividades interrelacionadas entre sí para cumplir un objetivo en
tiempo y forma. Los proyectos tienen las siguientes características:

• Tienen un principio y un fin.

• Tienen un calendario definido de ejecución.
• Se plantean de una sola vez.
• Constan de una sucesión de actividades o de fases.
• Agrupan personas en función de las necesidades específicas de cada actividad.
• Cuentan con los recursos necesarios para desenvolver y llevar a cabo las funciones.
Gracias al gran avance tecnológico, los proyectos informáticos se realizan de una manera más
rápida, sencilla y económica. Además de que se desarrollan con mayor eficiencia y productividad.
Los componentes de un proyecto informático, son:

• Software
• Hardware
• Comunicaciones
• RRHH
Los participantes de un proyecto informático son:

• Gerente de proyecto
• Cliente
• Financiador
• Proveedor
• Beneficiario (Estado, sociedad, competencia)

1.4 PLANEACIÓN: INICIO DEL ÉXITO O FRACASO

Se debe elaborar un Plan de Desarrollo Informático en el que se establezcan los objetivos, políticas
y estrategias que harán posible el ejercicio de la función informática dentro de la empresa. Con
dicho plan se pretende:

• Definir las necesidades de bienes y servicios informáticos que tendrá la empresa a corto,
mediano y largo plazo.
• Establecer un esquema de desarrollo gradual, coordinado y racional de la informática.
• Normar el desarrollo de la función informática, considerando para ello las disposiciones
4
oficiales y legales que apliquen, así como la normatividad interna.

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• Definir los parámetros de retroalimentación que contribuyan al éxito del desarrollo del
propio plan. Algunas de las características más importantes de este plan deben ser su
integridad, flexibilidad, factibilidad, normatividad y jerarquía.

Una estructura recomendable del plan es la siguiente:

1. Identificar objetivos y funciones de la empresa, considerando si es necesario, las bases
legales de su creación.
2. Describir las necesidades de bienes y servicios informáticos de la empresa a corto,
mediano y largo plazo.
3. Establecer las políticas y estrategias que servirán de base para la ejecución del plan,
tratando de jerarquizar las acciones qué sean necesarias.
4. Definir el Esquema de Desarrollo Informático al que pretende llegar la empresa,
considerando aquí recursos físicos, lógicos, estructurales y humanos. Es importante
definir aquí las metas en que se dividirá la ejecución del plan.
5. Definir explícita mente el programa de actividades que hará posible la ejecución del
plan, considerando en él las adquisiciones de bienes y contratación de servicios
necesarios para lograr el Esquema de Desarrollo Informático deseado.
6. Dado que la informática normalmente representa un alto costo de operación para la
empresa es importante contemplar dentro del Plan de Desarrollo Informático, las
medidas de seguridad que se implantarán en la organización a fin de proteger los
bienes, asegurar su disponibilidad, integridad y confidencialidad. Dentro de este plan
de contingencias se deberán definir los procedimientos de acción, el personal que
interviene en su ejecución, así como los recursos que demanda.

Entre las razones del fracaso de un proyecto informático, se pueden encontrar:

• Ausencia del estudio de viabilidad para ajustarse a unas necesidades claramente

explicitadas y comprendidas.
• Especificaciones vagas, incompletas o incluso cambiantes.
• Falta de utilización de herramientas adecuadas para poder validar el comportamiento del
sistema en el futuro, donde es necesario disponer de una buena herramienta de
simulación.
• Mala estimación de costes.
• Reparto inadecuado de las tareas entre los miembros del equipo.
• Ausencia o mal seguimiento que se llevan a cabo en momentos inoportunos o que no se
ajustan a la realidad. 5

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1.4.1 TIPOLOGÍA DE LA PLANEACIÓN

La tipología de la planeación se puede definir como el resultado del proceso de la planeación,

incluyendo diseños y esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las
especificaciones necesarias para realizarlo. Los tipos de planificación existentes, son:

• Estratégica: Establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los

demás planes (tácticos y operativos). Es diseñada por los miembros de mayor jerarquía de
la Organización y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición, de los
medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la Organización. Es a largo
plazo (mayor de 5 años) y comprende toda la Empresa.
• Táctica: Determina planes más específicos, que se refieren a cada uno de los
departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. Es
establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales), con el
fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Los planes tácticos, por su
establecimiento y su ejecución, se dan a mediano y corto plazos (entre 3 y 5 años), y
abarcan un área de actividad específica.
• Operativa: Se rige de acuerdo con los lineamientos establecidos por la planeación táctica,
y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que
deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Por lo general, determina las
actividades que debe desarrollar el elemento humano. Los planes operativos son a corto
plazo (menor a 3 años) y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área
de actividad.

1.5 TEORÍA MODERNA DE LA ORGANIZACIÓN

La teoría organizacional tiene como objetivo comprender la estructura de las organizaciones. La

investigación se destina a averiguar si hay un método superior para la estructuración de las
organizaciones, o si varía basándose en cada situación.
Otro objetivo es entender las causas de las diferentes estructuras entre las organizaciones. Todas
las teorías en este campo suelen dividirse en tres categorías: clásica, neoclásica y moderna.

Clásica:
Las teorías organizacionales clásicas, se centran en conceptos formales relacionados con la gestión
y la eficiencia laboral. El enfoque de la gestión científica de Taylor corresponde a la teoría clásica. 6
Este enfoque se centra en el aumento de la productividad a través de la confianza mutua entre la
gerencia y los empleados. El enfoque burocrático de Weber es una teoría clásica que explica la

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importancia de la jerarquía, las normas, los procedimientos y la toma de decisiones imparciales
sobre el personal.

Neoclásica:
Las teorías neoclásicas se centran en la importancia de los individuos dentro de la organización.
Las teorías clásicas utilizan a los trabajadores como una pieza funcional de la organización, sin
tener en consideración los factores de la naturaleza humana y las individualidades. La teoría
neoclásica analiza los elementos sociales de los trabajadores en sus lugares de trabajo. El concepto
principal detrás de la teoría neoclásica es que la productividad aumenta como consecuencia de
una moral más alta de los empleados. Esto se consigue mediante el reconocimiento del
rendimiento del empleado y al mantener más relaciones personales dentro de la organización.

El enfoque de sistemas:
El enfoque de sistemas es una teoría organizacional moderna que rompe la estructura en
subsistemas mutuamente dependientes. Estos sistemas están conectados a través de la
comunicación, el equilibrio y la toma de decisiones. Se incluyen dentro de cada sistema los
empleados individuales, los roles, las pautas de conducta y el entorno físico. Las teorías modernas
de organización combinan elementos de las teorías clásicas y neoclásicas. El enfoque de sistemas
analiza la estructura de la organización y cómo debe adaptarse al medio ambiente y a los
empleados dentro de la organización.

El enfoque socio - técnico:

El enfoque socio - técnico es una teoría moderna que se centra en la relación de los tres
elementos de la organización: el sistema social, el sistema técnico y el entorno externo. Los
trabajadores constituyen el sistema social. Las herramientas, los conocimientos y los recursos
necesarios para hacer el trabajo son el sistema técnico. Los consumidores del producto o servicio
ofrecido por la organización constituyen el entorno externo. El mantenimiento de una conexión
entre estos sistemas es necesario para alcanzar el máximo nivel de productividad.

El enfoque de contingencia o situacional:

El enfoque de contingencia afirma que no hay directrices universales para todas las organizaciones
y situaciones. Los factores ambientales deben ser considerados antes de determinar el mejor
enfoque organizacional. Estos factores pueden estar relacionados con las circunstancias sociales,
jurídicas, políticas, técnicas o económicas. Según el enfoque situacional, la organización más 7
productiva tiene la capacidad de adaptarse a su ambiente.

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1.6 ÁREAS ADMINISTRATIVAS FUNCIONALES

Las áreas funcionales de una empresa son todos los departamentos en que se divide una empresa
para que pueda trabajar de forma eficiente.
Es importante considerar que cada área o departamento desarrolla funciones específicas. Puesto
que cada una cuenta con un conjunto de trabajadores que realizan actividades que son similares y
responden a necesidades concretas dentro de la organización.
Cabe destacar que cada departamento ayuda a que la empresa alcance los objetivos y las metas
que se propone. Por lo general, una empresa tiene al menos cinco áreas funcionales. Entre ellas
encontramos el área de dirección, de recursos humanos, de producción, de finanzas y de
marketing.
A medida que las empresas crecen, también aumenta su estructura interna. Es decir que crece el
número de departamentos que deben de operar de forma coordinada para cumplir con las
políticas y objetivos de la organización.
Las áreas administrativas funcionales básicas de una empresa son:

Dirección:
El área de Dirección está relacionada con el proceso de la operación general de la empresa. En ella
se definen los objetivos, se toman las decisiones más importantes y desde ahí se dirigen todas las
operaciones de la organización. Dado que es la responsable de que todo funcione bien, se
relaciona directamente con todas las otras áreas y las controla.

Recursos Humanos:
Es el área encargada de la dirección eficiente y efectiva del recurso humano de la empresa. Dentro
de las principales funciones de esta área, se pueden mencionar: Reclutamiento y selección de
personal capaz, responsable y adecuado a los puestos de la empresa, la motivación, capacitación y
evaluación del personal; el establecimiento de un medio ambiente agradable para el desarrollo de
las actividades.
Adicionalmente tiene que ver todo lo que concierne a las tareas de tipo administrativo, la
comunicación interna, la capacitación y los aspectos legales del personal a cargo.

Producción:
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En esta área se desarrolla el proceso de producción de los bienes y servicios que vende la
empresa. Específicamente es el área funcional donde se transforman las materias primas para
convertirlas en productos terminados.

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Es responsable de asegurar que se dé el óptimo aprovechamiento de los recursos en el proceso

productivo. Así mismo controla que lo que se produzca reúna las condiciones de calidad esperada.
Para ello se deben seleccionar los mejores insumos y en las cantidades requeridas eligiendo a los
mejores proveedores.

Finanzas:
Finanzas se encarga de llevar el registro contable de todas las operaciones que realiza la empresa.
Tiene a su cargo todos los movimientos de dinero que se producen dentro y fuera de la empresa.
En otras palabras, esta área es responsable de los recursos monetarios y financieros que posee la
empresa.
Tiene al cargo el pago de los empleados y proveedores, debe realizar informes financieros y
cuentas; sin olvidar el pago de los impuestos. Además, toma decisiones de inversión de la
empresa, considerando en qué se debe invertir y buscando el mejor momento para hacerlo.

Marketing y ventas:
Mientras que, las funciones del departamento de marketing se orientan al exterior de la empresa.
En esta área se definen las estrategias de marketing que se aplicarán y el mercado o segmento del
mercado al que se dirige.
Desde luego para ello se realiza la planificación y el diseño de los nuevos productos y se establece
cuál será el ciclo de vida de los productos que la empresa comercializa. Busca que se alcancen los
objetivos de marketing por medio de la comunicación efectiva y la captación de clientes.
También tiene a su cargo la planificación de la mezcla de marketing en cuanto a producto, precio,
comunicación y distribución. Esto lo hace basado en los distintos bienes y servicios que la empresa
ofrece al mercado.

Informática:
Se encarga de mantener siempre en buen estado el funcionamiento técnico y tecnológico de la
empresa para evitar que aquellas tareas cuya realización depende de un equipo tecnológico no se
lleven a cabo por el mal funcionamiento del mismo, lo que implicaría el incumplimiento de los
objetivos de la empresa.

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Dependiendo del tamaño que tenga cada empresa, algunas cuentan con otros departamentos
como los siguientes:

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• Innovación: En esta área se originan nuevas ideas de productos, así como la mejora en las
prácticas y procesos tanto de producción como de comercialización.
• Tecnología: En este departamento se desarrolla el hardware y el software que brinde el
soporte técnico que se usará para el manejo de datos e información. Ayuda a que los
procesos de producción y comercialización se vuelvan más eficientes.
• Servicio al cliente: Busca atender y servir de mejor forma a los clientes de la empresa, con
el fin de mantener la fidelidad de los clientes. Dando respuesta rápida a los
requerimientos de los clientes como pueden ser reclamos, quejas, inquietudes, entre
algunos que podemos mencionar.

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