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¿Qué es un almacén? (/manual-almacen/almacen) > ¿Qué es un SGA?

¿Qué es un SGA?

¿Qué es un SGA? Un SGA o Software de Gestión de Almacenes (/software/sga) es una herramienta que se utiliza para controlar,
coordinar y optimizar los movimientos, procesos y operativas propios de un almacén.
Aunque el análisis de los flujos y la determinación del tipo de ubicación que se aplicará en el almacén condicionará el ajuste y
parametrización específica de su software de gestión, estas son las principales funciones básicas que es imprescindible que realice
cualquier SGA:
Gestión de entradas
Gestión de la ubicación de las unidades de carga
Gestión de control de stock
Gestión del control de las salidas
A continuación, haremos un repaso más en profundidad de todas estas operaciones que deberían estar cubiertas por el SGA.

Ejemplo de arquitectura de un software de gestión de almacenes.

Funciones de entrada
Dentro de este grupo destacan tres operaciones gestionables a través del SGA, como son la recepción, la captura de datos
logísticos y el etiquetado de los contenedores y la mercancía.
Recepciones
En algunos casos, se reciben los productos sin paletizar y estos son consolidados en distintos contenedores, a la vez que se registran
sus características y atributos logísticos para, posteriormente, ser ubicados dentro del almacén.
Otra forma de recibir la mercancía es mediante contenedores en los que la mercancía llega paletizada al almacén, con lo que no se
requiere su consolidación y solo es necesario realizar la validación de los atributos logísticos y las cantidades de la mercancía recibida
para, después, proceder a su ubicación.
El tercer tipo de recepción básica que se puede dar en un almacén es la de artículos procedentes de devolución. Si bien es similar a
cualquiera de las anteriores recepciones comentadas, presenta características particulares como puede ser la aplicación de estados y
bloqueos de mercancía en el proceso de entrada a la instalación. Estos estados y bloqueos pueden indicar, por ejemplo, la necesidad
de pasar por el control de calidad, quedar pendiente de revisión, etc. Posteriormente habrá que realizar la ubicación dentro del
almacén en zonas específicas o determinadas para este tipo de mercancía.

Captura de datos logísticos

Estos datos incluyen distintas informaciones como por ejemplo el lote al que pertenece la carga, su caducidad, su peso, su
temperatura, el número de serie, etc. La captura de estos datos en el momento de realizar el proceso de recepción proporciona al
stock una trazabilidad.
Los atributos logísticos, como la identificación del lote o el número de serie, permiten conocer a posteriori qué mercancía se ha
servido exactamente a cada cliente en concreto.

Etiquetado de contenedores y mercancía

La tercera función en las entradas se complementa con la anterior. Un SGA debe poder generar etiquetas de código de barras
para todos los contenedores y mercancías que se almacenen. Gracias a ello, todos los procesos y operativas que se lleven a cabo
dentro del almacén se validarán, con exactitud, mediante la lectura de estos códigos, lo que elimina los posibles errores y confusiones
que se puedan generar en la manipulación de la mercancía.

La lectura del código de barras agiliza los procesos de identificación

También pueden ser etiquetados mediante los códigos de barras todos y cada uno de los artículos que se recepcionen de manera que,
más tarde, se realicen los procesos de salida con una mayor agilidad y eficiencia.
La documentación de las recepciones permite, además, obtener informes en los que quedan reflejadas las diferencias entre la
mercancía prevista y la que realmente se ha recibido, así como otras cuestiones, como pueden ser el cumplimiento de las franjas
horarias de recepción.

El cometido del SGA no termina en estas actividades, ya que mediante una interfaz se encarga de transmitir al ERP de la empresa
el cierre de recepción, en el que se especifica con exactitud cuántas unidades de las distintas referencias han entrado al almacén, de
modo que el ERP pueda llevar a cabo las gestiones administrativas con los proveedores.

Funciones de ubicación
Dentro de este tipo de operaciones, destacan tres gestiones: la gestión de la ubicación mediante reglas y estrategias, el cross-docking
y la gestión de la reposición y la consolidación.

La gestión de la ubicación mediante reglas y estrategias

Es la encargada de elegir la localización idónea en el almacén para una mercancía concreta. Para ello, el software tiene en cuenta
parámetros como la rotación de artículos (A, B o C) (/manual-almacen/diseno-de-almacenes/flujo-almacen), los tipos de contenedores
empleados para la consolidación de la mercancía, las familias o tipos de productos que se manejan, la peligrosidad o incompatibilidad
de unos productos u otros a fin de que no queden juntos o cercanos, las presentaciones de los artículos, el volumen de los mismos,
etc.

'Cross-docking'
Por su parte, mediante el cross-docking se ahorran movimientos con la carga. Si llega al almacén una mercancía de la que se debe
extraer producto que formará parte de un pedido que está activo y en el que falta stock, se procede a alojarla en la zona de
preparación de pedidos, directamente desde el área de recepción. Una vez que la mercancía necesaria se ha preparado para
salida, se procede a la ubicación dentro del almacén de la que sobre.

La gestión de la reposición y la consolidación

También tiene como objetivo el ahorro de movimientos de la mercancía dentro de la instalación. Se aplica, al igual que en el cross-
docking, antes de proceder a la ubicación definitiva de la carga. Esta función se lleva a cabo en centros en los que se han establecido
posiciones de picking; si en éstas queda poco producto, se ha reponer con la mercancía que acaba de llegar, de manera que haya
stock suficiente para la realización de los pedidos. Posteriormente, se procede a la ubicación de la carga que sobre de esta operación.

Funciones de control del stock

En la gestión de la mercancía almacenada, el SGA debe ser capaz de proporcionar información completa y útil sobre el stock. Para
ello, se recurre a varias funciones.
La más intuitiva es la visualización del mapa del almacén, mediante el que se accede, en una pantalla, a una representación
gráfica de la instalación en la que se detallan cada una de las ubicaciones y su composición, tanto en lo que respecta al
contenedor, como a la propia mercancía.
La gestión de ubicaciones es otra de las herramientas con las que debe contar un SGA. Con ella se puede obtener y editar la
información sobre las posiciones como el tipo de ubicación, los bloqueos que tenga aplicados, sus dimensiones, sus características,
las zonas de almacenaje a las que pertenece, etc.
De la misma manera se debe poder realizar la gestión de estados del stock con el fin de consultar y modificar los datos relativos
a las cuarentenas, roturas, pérdidas, bloqueos, reservas, etc.
El SGA también puede realizar, por sí mismo, operaciones que ayuden en la gestión del stock. Una de ellas es el cálculo de
rotación de los artículos. En función de los movimientos realizados durante un periodo de tiempo que se le indique, el sistema
puede determinar e informar de cuál debe ser la rotación ideal de un artículo y compararla con la que este tiene asociada en el
maestro de artículos. Con esta herramienta se puede recalcular la rotación A-B-C y cambiar la que tiene asignada el artículo en
caso de que se considere más eficiente o conveniente.
Hay una última función indispensable relativa al stock, como es el recuento y el inventario. Con estas tareas programables se
puede llevar a cabo desde un inventario global de todo el almacén, a un inventario específico de un artículo, una ubicación o una
zona en concreto. En el caso de que se encuentren diferencias de stock se informa de ellas automáticamente al ERP.

Funciones de salida
Además de administrar la entrada y ubicación de la mercancía, el sistema de gestión se ocupa también se debe ocupar del control de
las salidas de los productos.
Las funciones principales que se llevan a cabo en esta fase del almacenaje comienzan con la gestión de la preparación de la
carga que tiene que salir de la instalación. Esta actividad cubre las agrupaciones de pedidos y las asignaciones de los mismos,
entre otras cuestiones. Esto permite el control sobre cómo se ejecutan los pedidos y quién se encarga de ello: la asignación de los
muelles de expedición, los operarios que realizan la preparación, la manera de realizar el agrupamiento de los pedidos y la franja
horaria en que se produce, etc.
Dentro de la preparación, el SGA puede gestionar a un nivel muy detallado las operaciones que se tienen que llevar a cabo, como
es el caso de los procesos de picking (/manual-almacen/picking/tipos-de-picking). El sistema se encargará de definir y guiar
los recorridos del personal asignado a esta tarea, así como la presentación de los artículos. Una de las ventajas más importantes
derivadas de la gestión del picking por parte del SGA es que el sistema es capaz de optimizar el proceso a fin de que éste se
ejecute en el más breve tiempo posible y con el menor número de movimientos a la vez que se respetan los parámetros
especificados para el pedido que han sido enviados por el ERP.
Otra parte de la preparación de la mercancía es la relativa al etiquetado de expediciones, mediante la que se identifican los
bultos de pedido, y a través los mismos procedimientos del etiquetado de entrada.
Igualmente, en la salida se procede a la documentación de las expediciones, lo que facilita la generación de documentos tales
como el packing list (listado de los artículos que componen el pedido), la documentación para el transportista y los informes que
reflejan las discrepancias que hayan encontrado.
Tras estas operaciones, el SGA administra el proceso de carga de las expediciones en los vehículos. Gracias a esta función, se
controla la calidad del envío, de tal forma que se evitan errores tales como, por ejemplo, el despacho de un material a un cliente
que no lo ha solicitado.
Para terminar, el SGA puede gestionar hasta la última fase de las operaciones de salida, como es la comunicación al ERP del
cierre de expedición, lo que se realiza mediante una interfaz entre los dos sistemas. Con esta función, se informa al gestor de
recursos de la empresa de cuántas unidades y de qué referencias ha constado la expedición, así como qué bultos se han
despachado en cada una de las órdenes de salida que se han ejecutado. Con estos datos, el ERP puede gestionar los procesos
administrativos con los clientes.

Funciones en almacenes complejos

En ocasiones, las instalaciones están formadas, a su vez, por zonas o almacenes que se interrelacionan unos con otros. Podemos
encontrarnos, por poner un ejemplo, con casos en los que se ha de administrar un área con estantería convencional, un silo
automatizado con transelevadores y un carrusel horizontal automatizado a la vez. Las combinaciones pueden ser muy variadas y
pueden dar lugar a centros realmente complejos por lo que un mismo SGA debe ser capaz de gestionar de manera global e
integrada todas estas áreas de tipologías distintas y operativas diferentes en sus procesos de entrada, ubicación y salida.
Uno de los procesos que un SGA debe gestionar es la preparación de pedidos que utilicen soluciones de pick to light
(/manual-almacen/picking/pick-to-light) y put to light (/manual-almacen/picking/voz-radiofrecuencia). Este tipo de
instalación hace que se consiga una mayor fluidez y agilidad a la preparación de pedidos.
En sectores como el farmacéutico las soluciones pick to light son muy útiles

El picking también se puede agilizar por medio de otra tecnología, como es el voice picking o picking por voz. Con este
sistema, que debe ser gestionado por el SGA, el operario no tiene que utilizar las manos para manipular la terminal u otros
controles, sino que recibe las órdenes con un sistema de voz y puede dar señales al sistema también hablando. Esto posibilita una
mayor maniobrabilidad para aquellas mercancías que tengan que ser manipuladas con las dos manos y es una solución
especialmente adecuada para los almacenes de congelados ya que se facilita la comunicación sin tener que usar los terminales
con los guantes y se agiliza el trabajo (cuyos tiempos están controlados) dentro de las cámaras.
El sistema de gestión debería ser también capaz de administrar la apilabilidad de la mercancía en la preparación de pedidos.
Esto permite optimizar la organización de los bultos siguiendo unos parámetros determinados, es decir, se controla, por ejemplo,
que sobre una misma paleta o contenedor se prepare la mercancía menos consistente después de la más consistente.

Otras funciones
Dependiendo del tipo de almacén y empresa, hay otras tres funciones que pueden ser esenciales para integrar las instalaciones en el
resto de la empresa o del centro logístico:
1. La primera es la gestión de los flujos de mercancía (entradas y salidas) a las líneas de producción. Gracias a esta
característica, se obtiene un flujo óptimo (tanto en salidas como en entradas) a las líneas de producción o fabricación, lo que
agiliza los procesos internos.
2. La segunda función tiene que ver con la administración de varios almacenes con un mismo SGA, lo que se denomina gestión de
multialmacenes. Con esta característica, una misma empresa puede gestionar todos sus almacenes de manera única y global y
así se optimizan los recursos (así como los sistemas informáticos) y se facilitan los procesos de traspasos de mercancía entre las
instalaciones.
3. En tercer lugar, a un nivel superior al anterior se encuentra la gestión multiorganización, por la que, como su nombre indica,
 distintas organizaciones pueden ser administradas por el mismo SGA.

Un SGA puede llegar a gestionar varios almacenes de manera integrada y global.

Por último es necesario comentar que en algunos proyectos es preciso un desarrollo específico adaptado al cliente según sus
necesidades. Ciertas operativas que llevan a cabo algunas empresas pueden no estar recogidas, a priori, en el software, por lo que es
necesario un desarrollo específico tomando como base un SGA ya creado. En este sentido, el sistema de gestión tiene que ser lo
suficientemente versátil y abierto para que se puedan programar estas características personalizadas.

Siguiente > (/manual-almacen/almacen/ubicacion-de-un-almacen)

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• Diseño de almacenes (/manual-almacen/diseno-de-almacenes)

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