Control y Evaluación de Proyectos.

Evaluación 7
Luis Navas C.I: 18952931

1. ¿QUE ES MEDICIÓN DEL PROYECTO?

La medición de un proyecto nos enseña el estado actual del mismo en un
determinado momento de la ejecución, facilitando datos objetivos que
permiten cuantificar su desarrollo, detectar fallos y definir mejoras. Por lo
tanto, aporta gran valor al proceso de facturación y facilita la gestión de
costos.

Generalmente, el ejercicio de medición de proyectos lo realiza el responsable

de la facturación de una empresa, ya sea un proveedor que busca realizar
un cobro o una empresa que necesita facturar a un cliente. Sin embargo, este
proceso debe ser aprobado por las dos partes responsables.

2. ¿QUE ES EJECUCIÓN DEL PROYECTO?

La ejecución del proyecto es la parte en la que el equipo realiza todas las
actividades necesarias para generar el alcance acordado. Se trata por tanto
de las labores de análisis de requisitos, planificación (en cuanto a diseño por
ejemplo de una estructura o un producto), cálculo, diseño en detalle,
subcontratación, aclaraciones con clientes, organización del trabajo, labores
de instalación y puesta en marcha.

Durante la ejecución del proyecto se realizan las siguientes actividades:

 Dirigir y coordinar trabajos.

 Asegurar la calidad.
 Adquirir, desarrollar y gestionar recursos humanos.
 Desarrollar comunicaciones.
 Gestionar adquisiciones.
3. ¿CUALES SON LAS LAGUNAS DE EJECUCIÓN DE PROYECTO Y COMO
DEBEMOS EVITARLAS?

1. Mala planificación. El primer paso que debemos dar cuando nos

enfrentamos a la gestión de proyectos es hacer una correcta y detallada
planificación. Es fundamental planificar las tareas, los plazos y los recursos
que tenemos a nuestra disposición para llevar a cabo una gestión de
proyectos eficiente. De lo contrario, podemos correr peligro la consecución
de nuestro objetivo.

2. No realizar seguimientos periódicos. En la planificación deben figurar

revisiones periódicas que nos aseguren que todo se está cumpliendo según
los plazos previstos. Esto nos servirá no solo para llevar un control total del
proceso, sino también para corregir a tiempo posibles errores en su
desarrollo.

3. Ausencia de comunicación. El intercambio de información y opiniones

debe ser constante para evitar malentendidos.

4. No involucrar a todo el equipo en la consecución del proyecto.

Aunque siempre hay una persona que debe planificar, gestionar y liderar al
equipo que llevará a cabo el proyecto, la consecución y realización del mismo
debe ser cosa de todos. Conseguir que todos los miembros del equipo se
involucren con el proyecto es una de las principales tareas del Project
Manager en la gestión de proyectos.

5. Falta de unión en el equipo. Es muy importante que, además de estar

involucrados con el proyecto, los miembros del equipo estén unidos. Esto
evitará enfrentamientos internos y problemas de coordinación que puedan
afectar al desarrollo del proyecto.
6. Sobrecostes. Es muy frecuente que durante el desarrollo del proyecto se
produzca un aumento del gasto previsto en nuestro presupuesto inicial.
Algunos indicios que nos adelantan que esto va a suceder son, por ejemplo,
realizar trabajos imprevistos que no habíamos planificado o no contabilizar
qué cantidad del fondo de emergencia hemos gastado previamente.

7. Asignación de Roles y Funciones dentro del equipo. Debemos definir

desde el principio quienes van a intervenir directamente en la ejecución de
nuestro proyecto y asignarles unas funciones y roles concretos. Un equipo
de trabajo bien estructurado es aquel en el que cada miembro comprende su
papel en la ejecución del proyecto y lo desempeña de forma adecuada.

8. No realizar un análisis de riesgos previos. Se trata de un proceso

necesario para saber cómo enfocar, planificar y ejecutar las actividades de
riesgos que pueden afectar al desarrollo de nuestro proyecto, con el objetivo
de estar preparados para afrontar sus consecuencias.

9. Mala elección de Medidores de Desempeño. Son indicadores que nos

van a servir para medir aspectos relevantes de una web que afectan a la
evolución de los objetivos.

10. No cumplir los plazos previstos. No nos servirá de nada realizar una
magnífica planificación si después no conseguimos cumplir los plazos fijados
en nuestro calendario.

11. Entregar el proyecto sin validarlo previamente. Unos de los momentos

más importantes en la gestión de proyectos se producen cuando tenemos
que hacer la entrega a nuestros clientes. En muchos casos, esta entrega se
hace de manera precipitada por problemas de tiempo y/o presupuesto, y en
algunas ocasiones sin hacer las pruebas de calidad pertinentes, lo que puede
acarrear la pérdida de confianza por parte de nuestros clientes.
 12. Ausencia de la figura de Project Manager: Es imprescindible que
nuestro proyecto esté liderado por alguien con capacidad para tomar la
iniciativa, gestionar, promover, motivar, incentivar y evaluar a todo el equipo
para que se desarrolle de la manera más eficaz y eficiente.

4. ¿CUALES SON LA ESTRATEGIAS PARA LA EJECUCIÓN DEL

PROYECTO?

1) Aclarar los detalles del proyecto antes de comenzar.

2) Tareas independientes. Una cosa es la vinculación de tareas y otra su
repetición. El responsable del proyecto, debe gestionar cada actividad
con orden, así los objetivos se cumplirán y las tareas no se duplicarán.
3) Administrar correctamente los recursos. Todo proyecto se compone
de distintos recursos, se deben administrar correctamente, incluyendo
el tiempo. Quien privilegia el dinero y los materiales por encima de las
personas, está condenando al proyecto mismo.
4) Control del tiempo. Todo tiene un inicio y un final. Los proyectos no
son la excepción y no permiten aplazamientos, mucho menos si el
cliente no está de acuerdo. El control del tiempo dependerá de la
correcta planeación y acciones del equipo.
5) Evaluar tu proyecto desde varias perspectivas. Durante la fase de
planificación, dar un paso atrás y mirar el proyecto desde la
perspectiva de los diferentes roles. Cada uno se enfrentará a desafíos
que tal vez no se noten a primera vista.
6) Elegir a las personas adecuadas para que formen parte del equipo del
proyecto. Un proyecto solo puede ser tan exitoso como las personas
que trabajan en él. Se debe elegir cada miembro del equipo por las
habilidades y personalidades que aportan al proyecto. No todo el
mundo encajará bien en cualquier proyecto.
 7) Evaluar tu proceso después de completar el proyecto. Después de los
informes del proyecto, los análisis de resultados, las retrospectivas, o
como quieras llamarlo, tienes que evaluar el proyecto una vez
finalizado. Analizar más allá de si fue un éxito o un fracaso. Observa
cada hito y paso que se cumplió para alcanzarlo.

5. ¿COMO REALIZAMOS UNA CORRECTA MEDICIÓN DEL PROYECTO?

En cualquier empresa, la medición objetiva es la única guía fiable para
determinar el éxito o el fracaso. Las métricas nos van a decir en qué punto
nos encontramos y hacia qué dirección vamos. No llevar un registro correcto
de nuestros datos nos hará perder enormes cantidades de tiempo y recursos.
Si queremos evitar esto, debemos llevar un registro correcto de todos
nuestros proyectos. Es necesario medir todos los aspectos relevantes de
cada uno de los proyectos que se estén desarrollando en nuestra empresa.

 Productividad: Esta métrica permite a los directores de proyecto

gestionar los recursos invertidos.
 Calidad y satisfacción: Las métricas de calidad y satisfacción están
completamente orientadas al cliente. Asegurar una mínima cantidad
de fallos durante la realización del proyecto, además de una entrega
de calidad al finalizar el proyecto, debería ser una parte indispensable
de cada uno de nuestros proyectos.
 Costos: Medir los costos de manera detallada es absolutamente crítico
para determinar el éxito o el fracaso de un producto.
 Margen de beneficios: El margen de beneficios es la diferencia entre
los costes que ha tenido el proyecto y la facturación. Todo proyecto
debe tener un margen de beneficios establecido desde el principio,
que debe ser medido y controlado durante la realización del proyecto.
6. ¿PASOS PARA EJECUTAR UNA CORRECTA MEDICIÓN DE UN
PROYECTO?
El correcto ejercicio de medición de los proyectos tiene como base
fundamental la planificación del proyecto teniendo en cuenta los siguientes
requisitos clave:

 Definir el conjunto de tareas vinculados al proyecto: forman parte

esencial del alcance del proyecto y son muy útiles para controlar el
avance del mismo. Todos los conjuntos de tareas u objetivos deben
ser medibles para lograr identificar su evolución y crecimiento.

 Definir indicadores de medición: El objetivo de medir los proyectos es

poder cuantificar el estado de cada tarea. Por lo que es importante
definir el indicador o criterio para medir su estado, identificando las
unidades relacionadas con el resultado final de la tarea.

 Valoración de las tareas: La medición de los criterios establecidos

genera una valoración económica del trabajo ejecutado por los
responsables vinculados, por esto es indispensable disponer de la
estimación económica del coste de cada tarea. Cuando se trata de
proyectos para terceros se tiene en cuenta también el coste de venta,
en función del objetivo de las valoraciones.

 Definir la frecuencia con la que se efectuará la medición de proyectos:

Para saber con qué frecuencia se deberían llevar a cabo los informes
de medición de proyectos hay que tener en cuenta criterios como la
frecuencia de facturación y pagos, las solicitudes de clientes e
inversores, todo en función de los diferentes objetivos establecidos, ya
sean de seguimiento propio o de facturación a terceros.

 Definir los responsables del proyecto: Parece un tema obvio y

superfluo, pero es importante destacarlo ya que hacer el seguimiento
 de los informes de medición de proyectos requiere una dedicación
importante para tener una visión clara a nivel específico y global de la
ejecución de las tareas. Esta persona además de realizar las
mediciones de determinado proyecto o proyectos, también es
responsable de aprobar, junto con el director del proyecto, los
objetivos de los conjuntos de tareas.

7. ¿CUAL CREE USTED QUE ES MAS IMPORTANTE, LA MEDICIÓN O LA

EJECUCIÓN DEL PROYECTO?
Ambas son importantes ya que van de la mano, es decir, sin una no existe la
otra. No podemos medir algo que no se ha hecho y al contrario si podríamos
ejecutar un proyecto sin medirlo, pero sería un barco a la deriva.

EI seguimiento del proyecto es necesario en todas las etapas de su ciclo vital.

Un seguimiento continuo garantiza que cualquier irregularidad se detecte y
corrija a tiempo, lo que permite reducir al mínimo los efectos perjudiciales
para el proyecto. Para que resulte verdaderamente eficaz, debe realizarse de
forma abierta con una amplia participación de los interesados.

El seguimiento es un proceso continuo que debe llevarse a cabo con una

periodicidad regular, y que debe centrarse en la evaluación del cumplimiento
de diversos aspectos de la ejecución: satisfacción del cliente o usuario,
evaluación de los indicadores del rendimiento y formas de medir el efecto del
sistema informático en la rentabilidad.

8. GENERE UNA CONCLUSIÓN ACORDE Y AMPLIA DE ESTE TEMA.

“Rápido, barato o bueno – elige dos.”

Este refrán sobre el triángulo de hierro es popular por una razón. Sigue
siendo aplicable y probablemente más cierto que nunca con las limitaciones
adicionales de la satisfacción de las partes interesadas y el logro de la
intención empresarial añadidas a la mezcla.

Al principio de la planificación, identificar qué restricción del proyecto es más

importante para el mismo. Lo más importante es asegurar que cada parte
interesada se alinee y apoye la entrega exitosa de la métrica que se decida.

En tiempos de teletrabajo y transformación digital, el mercado ofrece

numerosos sistemas, o bien, Software de Medición de Proyectos y Control
de Costes, que facilitan la obtención automática de datos objetivos para una
correcta medición de los diferentes criterios establecidos, generando
informes con resultados reales del desarrollo del conjunto de tareas definido.

Así mismo, existen diferentes plantillas en formatos editables para organizar

manualmente la información de los indicadores de medición, en función de
las necesidades de cada proyecto. Sin embargo, requieren de más tiempo y
dedicación por parte del responsable.

Al final de cada proyecto, es necesario evaluar el éxito del proyecto y si ha

cumplido los objetivos previstos, con el fin de informar a otras partes
interesadas, en particular a los dirigentes, los administradores y los
cooperativistas.

Para ello, se debe comparar el valor de cada uno de los indicadores que se
han definido. También podemos incluir estimaciones del rendimiento futuro.
La elección de los indicadores dependerá en cierta medida de la meta
empresarial u objetivos.