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Etapa de Planificación del Proyecto

Para el siguiente trabajo se utilizó la guía del PMBOK v6 para poder gestionar de forma
correcta el proyecto de Implementación de Mejoras al Proceso de Seguimiento en
Actividades de Proyectos, para ello se consideró elaborar los siguientes documentos:

Tabla 16. Documentos para la gestión de este proyecto.

Nro. Documento Descripción breve

1 Acta de constitución Documento formal que deja constancia de la existencia del


proyecto e indica es el jefe de Proyecto.

2 Plan de gestión del alcance Detalla claramente los limites especificados en el


proyecto. Dice que se va hacer y que NO se va hacer y su
control.

3 Plan de gestión Detalla el tiempo de las actividades a realizar y su


del cronograma secuencia basada en el alcance establecido y el cómo
controlarlo.
4 Plan de gestión de costos Detalla los costos que se realizaran en cada etapa del
proyecto y el cómo controlarlo.
5 Plan de gestión Detalla los involucrados en el proyecto y el método de
de involucrados y su
comunicación con cada uno de ellos.
comunicación
6 Plan de gestión de calidad Detalla los escenarios de prueba a realizar durante la
etapa de Pruebas.
7 Plan de gestión de
Detalla los pasos a seguir para cotizar, evaluar y
adquisiciones seleccionar al servicio que realizará la implementación
del Chatbot.
8 Acta de cierre del proyecto Documento formal que da por finalizado el proyecto.

Fuente: Elaboración propia.


Acta de Constitución del Proyecto
El acta de constitución de proyecto es un documento en el que se muestra el alcance,
objetivos, hitos, entregables y supuestos a muy alto nivel (de forma resumida pero concisa).
Da una visión preliminar de los principales interesados y define la autoridad del Project
Manager. Aquí se muestra el acta de constitución utilizado en este proyecto:
Área de Gestión de Proyectos
Proyecto: Implementación de Mejoras al Proceso de
Seguimiento en Actividades de Proyectos
PLAN DE GESTION DE CALIDAD

Fecha 30 mayo 2021


Proyecto Implementación de Mejoras al Proceso de Seguimiento en
Actividades de Proyectos
Patrocinador Jefe Inmediato

Responsable Lucero Laurente

Jefe Proyecto Practicante de Gestión de


Proyectos

1. Objetivo

 Contar con una nueva plataforma tecnológica de chatbot que permita


soportar las actividades relacionadas a la atención de requerimientos del área
de la OTI.
 Culminar el proyecto con una duración máxima de 6 meses a partir de la fecha
del acta de constitución del proyecto y con presupuesto máximo de 3.903,64
Soles.

2. Descripción del Producto

 Un chatbot es un programa informático que permite intercambiar mensajes con los


usuarios a través de un lenguaje natural, el cual podrá integrarse en la parte
De la intranet de SharePoint y los colaboradores tendrán acceso a el para la
Atención de consultas básicas que ellos realizaran.

3. Alcance

 El chatbot podrá responder las preguntas solicitadas únicamente al


Colaborador solicitante.

 El chatbot podrá responder consultas básicas de estatus de proyectos que


Solicite el colaborador de la OTI.
4. Beneficios

 Mecanizar la atención de requerimientos del área de la OTI.


 Aplicar la reducción de tiempos en atención personal y automatización de flujos
mas personalizados en el campo de conversación.
 Aumentar los caracteres con respecto a los requerimientos en los usuarios.

5. Equipo del Proyecto

Patrocinador: Jefe Inmediato Equipo de Proyecto: Equipo de Gestión de


Proyectos
Jefe de Proyecto: Practicante Equipo de Proyecto: Equipo de Gestión de
Proyectos

6. Hitos

Descripción Fecha

Hito #1 – KickOff: Comienzo formal del proyecto 30 mayo 2021

Hito #2 – Selección de Servicio e inicio


de la implementación: 06 junio 2021
Fecha que se define el servicio que realizará el desarrollo.
Hito #3 – Resultado de Pruebas Integrales:
Fecha que se contarán con los casos de negocio probados y 16 agosto 2021
Aceptados por el jefe de proyecto.
Hito #4 – Publicación online (Intranet): Fecha en la
que se integró el chatbot en la Plataforma para ser 20 setiembre 2021
utilizada por los usuarios finales.
Hito #5 – Modificaciones y mejoras:
Fecha en la que se procederá hacer cambios en el chatbot 15 noviembre 2021
Para que pueda dar una mejor atención.

7. Entregable final del proyecto

Entregable Observaciones

1. Documento matriz de Revisado y aprobado por el comité


Evaluación de servicios. de proyecto.
2. Documento de definición Requerimientos conformes a la
del alcance. funcionalidad determinada
3. Documento de pruebas de Amparando los diversos escenarios
Usuario. son soportados por la nueva
4. Contrato de soporte y servicios plataforma.
5. Nueva plataforma lista para usar Presentación en vivo

8. Supuestos

El equipo del proyecto conoce con claridad la necesidad del proyecto.

El equipo del proyecto se encuentra disponible y comprometido con el proyecto

Área de Gestión de Proyectos


Proyecto: Implementación de Mejoras al Proceso de
Seguimiento en Actividades de Proyectos
PLAN DE GESTION DE CALIDAD

Fecha 30 mayo 2021


Proyecto Implementación de Mejoras al Proceso de Seguimiento en
Actividades de Proyectos
Patrocinador Jefe Inmediato

Responsable Lucero Laurente

Jefe Proyecto Practicante de Gestión de


Proyectos

1. Describir cómo se realizará el alcance del proyecto

 Se toma como alcance los puntos de las áreas de: Registro a través del
Gerente de control de gestión, por el área de reporte a través del gerente
de operaciones y por el área de sistemas a través del Coordinador de
Servicios.
 El alcance recopilado será monitoreado y acreditado por la junta de
proyecto

2. Describir cómo será elaborado el EDT


 • El EDT será elaborado por el Jefe de Proyecto Practicante de Gestión de
 Proyectos.
 • El EDT será monitoreado y acreditado por la junta de proyecto

3. Describir cómo se verificará el alcance del proyecto

• Los entregables serán aprobados y controlados por el checklist


acompañado por EDT.El responsable de ello es el Practicante de Gestión
de Proyectos
• Progresivamente al entregable aprobado se tendrá comunicado con
Luego de que el entregable ha sido verificado, se notificara a cada
responsable
de cada área (Registro, reporte y Sistemas) para formar y interpretar cada
uno de los responsables.
• Después de que las pruebas han sido exitosas y aprobadas por el
responsable del
área, se firmará un acta con la aceptación del mismo

4. Describir cómo se controlarán los cambios en el alcance

• Cada solicitud de cambio se realizara por el responsable de cada área Toda


solicitud de cambio será elaborada por cada responsable del área ((Registro,
reporte y Sistemas) , que sera presentada al Jefe de Proyecto para su analisis
respectiva
• La evaluación que realizará el Jefe de Proyecto será a nivel del impacto que
tendrá el cambio en el costo, tiempo y recursos.
• De ser viable el cambio se derivará la solicitud al comité de proyecto para su
aprobación inmediata. De no ser viable se realizará una reunión entre el comité
de proyecto y el responsable del área para que sustente el cambio en base a
su
necesidad.
• De ser necesario se deberá actualizar la línea base del alcance, cronograma,
costos y otros documentos relacionados a la gestión del proyecto.
1. Describir cómo se recopilarán de requisitos

Se presentara juntas con los responsables y los usuarios de las áreas


respectivas determinando en especifico sus necesidades ;Asimismo las
juntas se monitorean y registraran por el jefe de proyecto ,enviándose acta
de reuniones correspondida mente.

2. Describir cómo se priorizarán los requisitos

Se realizará un listado de todos los requisitos y serán evaluados con valores del 1 al 10 donde se
considerará el. Con estos 2 valores se calculará el promedio y se ordenarán los requisitos de
mayor a menor puntaje. Para ello se utilizará la siguiente tabla

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