Administración de

Almacenes
Administración de Operaciones I
¿Qué ES UN ALMACEN?

Actividad cuya función es custodiar y preservar la calidad de los productos , con

las condiciones óptimas de protección , siguiendo los siguientes principios:
Primeras Entradas - Primeras Salidas ( FIFO )
Primeros que Expiran- Primeros que Salen ( FEFO )

El Almacén es una de las áreas que actúa en las

dos etapas del flujo de materiales, el
abastecimiento y la distribución física,
constituyendo actividades importantes para la
operatividad de la empresa.

Siendo necesario implementar métodos , sistemas

y procedimientos de Gestión que nos permitan
alcanzar economías potenciales e incremento de
las utilidades .
 5.1 Funciones en el Almacén

Si bien es fácil considerar que un almacén es controlado

por el almacenamiento de productos, existen muchas
actividades que ocurren como parte del proceso de
introducir y sacar material del mismo. La lista siguiente
incluye las actividades que se levan a cabo en casi todos
los almacenes. Para facilitar su visualización en una
operación real, estas tareas o funciones también se indican
en un diagrama de flujo en la siguiente figura.
 Las funciones del almacén a grandes
rasgos y en el orden que se realizan:

1. La Recepción es un conjunto de medidas relacionadas con:

a)La recepción ordenada de todos los materiales que

entran al almacén.

b) La comprobación de que la cantidad y la calidad de que

los materiales coincida con lo solicitado

c) La descarga de los materiales hacia el almacenamiento

y otras funciones organizacionales que los requieran.
2. La inspección y el control de calidad son una extensión del
procesos de recepción y se efectúan cuando es imprevisible
la calidad de los proveedores o se imponen muchas
regulaciones al producto adquirido y deben revisarse todos
los pasos del proceso. Las inspecciones pueden ser tan
sencillas como una comprobación visual, o tan complejas
como una prueba de laboratorio.
3. El reempaque se efectúa en un almacén cuando se
reciben a granel los productos de un proveedor y luego se
empacan en cantidades comercializables únicas o en
combinaciones con otras piezas para formar equipos o
surtidos. Una recepción completa de mercancía puede
procesarse a la vez, o una parte puede conservarse a
granel para procesarla después. Este ultimo se realiza
cuando el empaque aumenta mucho los requerimientos de
espacio cubico o cuando una pieza es común en varios
juegos o surtidos. Asimismo, se efectúa un reetiquetado
cuando el producto se recibe sin marcas que puedan leer
los sistemas o las personas a fines de identificación.
4. El despacho al almacén es el acto de colocar la
mercancía en el almacenamiento. Incluye el manejo y la
colocación de los materiales.

5. El almacenamiento es el control físico de la mercancía

mientras espera la demanda. La forma de almacenamiento
depende del tamaño y la cantidad de los artículos en
inventario y las características de manejo de producto o su
recipiente.
7. La preparación para uso posterior se pueden hacer como
un paso opcional después del proceso de recolección. Igual
que en la función de reempaque, los artículos o variedades
individuales se empacan en cajas para una utilización mas
conveniente. La realización de estas funciones después que
se efectúa la recolección tiene la ventaja de ofrecer mas
flexibilidad en el uso de inventario disponible.
8. La clasificación de los lotes recolectados en pedidos
individuales y la acumulación de las recolecciones distribuidas
dentro de los pedidos debe hacerse cuando u pedido tiene
mas de un articulo y la acumulación no se hace a mismo
tiempo que las recolecciones.
9. El empaque y el embarque pueden incluir las tareas siguientes:
• Revisar que los pedidos estén completos.
• Empacar la mercancía en un recipiente de embarque adecuado.
• Preparar los documentos de embarque, incluyendo la lista de
empaque, etiquetas con la dirección y póliza de embarque.
• Pesar los pedidos para determinar los costos de embarque.
• Acumular los pedidos por trasporte por salir.
10. Traslado de material que llega a una plataforma de
recepción y se trasfiere directamente a la plataforma de
embarque.

11. Reabastecimiento a los principales lugares de

recolección del almacenamiento de reserva.
Manejo físico de los inventarios

• Actividades involucradas en la recepción de materiales

• Los requerimientos de la planta para efectuar estas
actividades de recepción
• Las actividades requeridas para embarcar los artículos
• Los requerimientos de la planta para llevar a cabo estas
actividades de embarque
• Algunos atributos deseables en los planes de las
plantas para embarque y recepción
Actividades involucradas en la
recepción de materiales

• El transportista que llega telefonea al almacén para

obtener una cita de entrega y proporciona información
de la carga.
• Un recepcionista en el
almacén verifica el aviso
previo de embarque (ASN) y
lo confirma con la
información recibida por
teléfono del transportista que
llega.
• El transporte llega y se asigna a una puerta de
recepción específica (se elige una ubicación de
plataforma similar para el material que llega en
vagones cerrados).
• El vehículo se fija en la plataforma.
• Se revisan y se rompen los sellos en presencia de un
representante del transportista.

• Se inspecciona la carga y se
acepta o rechaza.
• De descarga la mercancía separada en cargas
unitarias.
• Se descarga la mercancía suelta o que está en el
piso.
• Todo el material descargado se organiza para
conteo e inspección final.
• Se hace una disposición adecuada del material
dañado por el transporte.
• La carga se guarda en un lugar asignado.
Requerimientos de la planta para
efectuar estas actividades de recepción

• Área suficiente para organizar y ubicar los transportes.

• Niveladores de plataformas y retenes para facilitar la
descarga del transporte.
• Área de organización adecuada para formar tarimas o
llenar recipientes con los artículos.

• Área conveniente para colocar los artículos antes de

despacharlos.

• Sistema de información central para ASN/EDI sobre los

pedidos de compra para facilitar la preparación de
informes.
 Actividades requeridas para
embarcar los artículos

• Acumular y empacar el pedido.

• Organizar y revisar el pedido.
• Conciliar la liberación del embarque y el pedido del
cliente.
• Ubicar y fijar el transporte en la plataforma.
• Colocar y fijar los niveladores de las plataformas y los
retenes.
• Cargar el transporte.
• Despachar el transporte.
Los requerimientos de la planta para llevar a
cabo estas actividades de embarque

• Área suficiente para organizar los pedidos.

• Un sistema de información interno para las liberaciones de
embarques y los pedidos de los clientes.
• Área suficiente para organizar y ubicar los transportes.
• Niveladores de plataforma para facilitar la carga del
transporte.
• Trayectorias de flujo dirigido entre los transportes,
zonas intermedias o de organización y áreas de
almacenamiento.
• Un flujo continuo sin congestión o inactividad
excesivas.
• Un área de operaciones concentrada que minimice el
manejo de materiales y aumente la eficacia de la
supervisión.
• Manejo de materiales eficiente.
• Operación segura.
• Minimización de los daños.
• Buena limpieza
 Recepción

1- RECIBIR EL PREALERTA
• Es recibir la notificación de la fecha arribo o llegada de la
carga a la bodega.
2- LLEGADA DE LA MERCANCIA A LA BODEGA
• La mercancía puede llegar a la bodega como carga suelta,
en camión, contenedor etc.
3- DESCARGAR Y VERIFICAR ESTADO DEL EMBALAJE
• Revisar el embalaje inicial con en el cual llega la mercancía
a la bodega sin verificar su contenido, este puede ser en
cajas, estivas, pallet, cajones.
4- DESCONSOLIDAR Y CONTAR UNIDADES
• Es abrir la mercancía y contar que este completa las
unidades que han llegado.

5- REEMPACAR LAS MERCANCIAS AVERIADAS BAJO UN

MISMO EMPAQUE A FIN DE TENER UN MAYOR
CONTROL
• Separar la mercancía que a llegado en mal estado y
unificarla a un solo embalaje
6- REPORTAR LAS INCONSISTENCIAS
• Pasar reporte de las inconsistencias de la mercancía que
falta o esta averiada al encargado en la bodega.

7- UBICAR LAS MERCANCIAS FISICAMENTE EN LOS

PASILLOS
• Ya teniendo la mercancía seleccionada pasamos a
ubicarla en su respectiva estantería.
 8- REGISTRAR EN EL SISTEMA DE INFORMACION
• Ingresar la información de la mercancía llegada a la
bodega en el sistema de inventarios o base de datos que
se maneje.

9- COLOCAR ETIQUETA (CODIGO DE BARRAS)

• Es el proceso de pegado de etiquetas para identificar los
productos por referencias, color, etc.
Inventario

1- TENER LA DOCUMENTACION ADECUADA PARA EL

PROCESO (TARJETAS DE INVENTARIO)
• Tener documentación completa para el inicio del
inventario
2- ORGANIZAR GRUPOS DE CONTEO
• Se arman grupos y se asignan los pasillos par el conteo
3- ALISTAMIENTO DE LA CARGA
• Bajar la mercancía de la estantería y dejarla a disposición
de los funcionarios para un fácil conteo

4- INICIO PRIMER CONTEO

• Contar las mercancías existentes en el pasillo asignado por
el primer grupo
5- ENTREGA DE REPORTES DEL PRIMER CONTEO Y
AVERIAS ENCONTRADAS AL COORDINADOR
ENCARGADO

6- INICIO SEGUNDO CONTEO

• En el segundo conteo los grupos intercambias los pasillos
7- ENTREGA DE REPORTES DEL SEGUNDO CONTEO Y
AVERIAS ENCONTRADAS AL COORDINADOR
ENCARGADO
• Pasar reporte al coordinador para su receptiva
verificación
8- COMPARAR RESULTADOS DE LOS DOS CONTEOS A
FIN DE VERIFICAR EL INVENTARIO FISICO.
• Se comparan los dos conteos si están bien se dejan así
si hay diferencia se hace un tercer conteo
 Cada vez que se realice alguno de los procesos
anteriores Y se encuentren mercancías
averiadas se debe proceder A:

• Separar el producto averiado del que se

encuentra en buen estado

• Ubicar el producto averiado en posiciones

diferentes mientras se define el proceso físico a
seguir con estos
• Reportar el total de los daños a los departamentos
involucrados a fin de que realicen los respectivos
movimientos contables y reclamaciones.
Organización y control de
inventarios en almacenes
Ejemplo de distribución de almacenes en
mantenimiento:
 Despacho de Inventario

Este es el proceso de separación , clasificación y embalaje de los productos para que tenga éxito la
realización de este es necesario que los productos estos hallan sido almacenados correctamente.

En el instante en que se despachan las mercancías es donde el sistema edita el pedido de despacho, el
jefe de bodega se contacta con un trasporte disponible (trasportador)que se presenta en la hora y sitio
acordado o pactado por acuerdos bilaterales donde se llevara a cabo la carga de los productos que
estén en buen estado verificando su calidad y para productos defectuosos se llevara un conducto
regular distinto el contemplado el código del consumidor emitido, además el jefe de bodega se encarga
de el buen manejo de las estivas de que el vehículo sea el adecuado para el trasporte de le mercancía.
Las mercancías deben ir acompañadas delos
siguientes requerimientos o documentos:

1. Orden de despacho
2. Orden de venta
3. Remesa
4. Remisión
Mantenimiento de registros exactos de
Inventario:

“Los registros de inventario son

documentos impresos en papel o en
formato electrónico que reflejan cuánto y
qué tipos de inventario posee una
compañía, ya sea disponible,
comprometido, en proceso y ordenado”
La exactitud de los inventarios se refiere al nivel de
concordancia entre los registros de inventario y el
conteo físico real. Su importancia reside en el hecho
que únicamente cuando una empresa sabe
exactamente de lo que dispone, puede tomar
decisiones acertadas en el corto, mediano y largo
plazo.
Múltiples factores que afectan la
exactitud de inventarios

a) Falta de conocimiento del personal

b) Falta de atención del personal
c) Proveedores
d) Empresa y otros departamentos
Afortunadamente, existen diferentes políticas que
garantizan la exactitud de los registros de
inventarios:
• Asignar a personal
específico las responsabilidades de recepción,
despacho y registro de los materiales.
• Mantener el almacén bajo control.
• Concientizar al personal sobre la importancia de
su participación en la exactitud de los registros.
• Aplicar un sistema de control y seguimiento de
inventario.
La medición de la exactitud de registros de inventarios se
utiliza el indicador ERI (exactitud de registro de
inventario)como medida de la confiabilidad del
almacén. se puede calcular en unidades monetarias o
cantidades:

a) Cálculo en unidades monetarias

b) Cálculo en cantidades
Para finalizar, la importancia de la exactitud de
inventarios tiene múltiples razones, entre las que
destacan:
a) Razones financieras:
Los impuestos dependen a menudo del valor del
inventario, por tanto, se podrían dar pagos en
exceso o en defecto.
b) Razones operativas
Entre las principales tenemos:
Puede originar desabastecimiento, lo cual incrementa
los costos, interrumpe la producción y retrasa las
entregas.
Reduce la necesidad de realizar inventarios físicos
anuales
Localización y distribución
de almacenes
¿QUIEN LO UTILIZA ? Importadores

Fabricantes Exportadores

ALMACEN

Clientes Comerciantes

Transportistas
Localización de un
Almacén
El estudio de localización:
Debe evaluar opciones de
localización, teniendo en
cuenta los criterios y objetivos
que busque la empresa. La facilidad en
Los costos de la obtención de
transporte materias primas
Debe contemplar los asuntos
relacionados con la expansión
Mejoras en la
y diversificación del negocio y eficiencia
además la adaptabilidad de la de la localización
posición.
La utilización
La cercanía al
eficiente de
Debe tener en cuenta las cliente y a sus
canales de
posibles variaciones de necesidades.
distribución
mercado, infraestructura y
logística para tratar de
predecir el valor del sitio en el
futuro.
Factores a tener en cuenta cuando se
toma una decisión de localización
 •De acuerdo a criterios ambientales.
Eliminación de
desperdicios

• Costo de transferencia de las

materias primas y productos
Transporte terminados. •Tributación, facilidad administrativa, costos de
Medio y costo legalización etc..
Aspectos
legales

• Analizar si la materia es
fácilmente transportable o no, •En todos los niveles posibles seguridad
teniendo en cuenta la durabilidad industrial, seguridad física, evitar posibles
Insumos o
servicios y el tipo de bien producido. Seguridad
robos etc..

• Existencia de carreteras, servicios •Es importante tener la capacidad de llegar

primero y en mejores condiciones al mercado
adecuados, comunicaciones para Cercanía al que se ataca.
Estructura física
fines industriales mercado

•Es importante que la localización de la empresa

o negocio no perturbe o genere conflictos con
• Mano de obra calificada, lo que personas, entidades o grupos sociales que
obliga a las empresas a obtener Aceptación obliguen a la empresa a asumir costos
social adicionales.
Disponibilidad recursos de zonas distantes
de la mano de aumentando los costos.
obra

•Otro punto que a menudo no se tiene en

cuenta, es la necesidad de información
Acceso a empresarial.
información
AOI-I-31-E-14
AOI-I-31-E-14
AOI-I-31-E-14
 Mala localización y
distribución de almacenes
 Buena localización y
distribución de almacenes
Selección de Mobiliario y Equipo
de Almacén
Se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento, origen.

Por su Naturaleza:
Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como los
que que tienen una vida útil prolongada
ejemplo: Escritorios, microscopios, computadoras, etc.
• Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su
utilización en el desarrollo de las actividades ejemplo: Mouses,
licuadoras, calculadoras de bolsillo, cafeteras, engrapadoras
simples, des engrapadoras, papeleras, perforadoras simples,
accesorios, refacciones, etc.

• Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el

desarrollo de las actividades (escritorios, sillas papeleras,
anaqueles, etc.) y que no requieren dealgún dispositivo para
su operación.
• Equipo: Bienes que se utilizan en forma más directa para el
desarrollo de las actividades y que requieren de dispositivos
para su operación (computadoras,cámaras fotográficas y de
vídeo, máquinas de escribir, calculadoras, etc.)

Por su Origen:

• Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman

parte del patrimonio y que fueron incorporados a travésde su
adquisición con recursos federales o con recursos de
proyectos externos, donados al Instituto por terceros o
producidos por la misma institución
Sistemas Informáticos de
Administración de Inventarios

Es un programa, utilizado por medio de una

computadora, que te permite llevar el control y la
administración de los productos que se encuentran
dentro de un almacén.
Normalmente registra las entradas y salidas de productos,
llevando también el control de los costos por cada
movimiento de inventario. También puede administrar los
productos que se transfieren entre almacenes y los más
sofisticados pueden manejar almacenes virtuales y
almacenes móviles para entregas JUSTO A TIEMPO
De estos sistemas se pueden generar pólizas contables e
información estadística del comportamiento de los productos que
se almacenan, para lograr ver la rotación de inventarios, y evitar
obsolescencias