Manual Aplicativo de Asistencia 4 (R)

MODULO WEB DE ASISTENCIA Y BOLETAS DE PAGO
Manual
de
Usuario
Manual de usuario / 2
2
Contenido
Descripción general del sistema ............................................................................... 4
Marcaciones de Asistencia Virtual ........................................................................... 7
Solicitudes relacionadas al registro y control de asistencia
(Justificación de Asistencia) ...................................................................................... 8
Control de Asistencia (Récord) ................................................................................11
Consulta de boletas de pago ...................................................................................12
Trabajo Remoto ........................................................................................................... 13
Aprobación de solicitudes .......................................................................................15

Descripción general del sistema

El sistema está desarrollado para que el usuario registre solicitudes relacionadas a su
asistencia y consulte sus boletas de pago.
Ingrese el nombre de usuario y la contraseña que

Para acceder
fueron asignadas y enviadas por correo electrónico,
al sistema además del código CAPTCHA y haga clic en
Ingresar. Si las credenciales han sido correctas, el
sistema le muestra un mensaje de bienvenida.
La ventana principal está compuesta por las siguientes partes:
 Login de acceso
 Home (ventana principal)
 Cambio de contraseña
 Pantalla total (Full scree)
 Salir del sistema
Pantalla Completa
La ventana principal muestra las opciones que el perfil del

Home (Ventana Principal) usuario tiene acceso, además de su nombre y cuatro botones
que se muestran en la esquina superior derecha.
Cambio de contraseña
Una vez en la ventana principal, el usuario puede cambiar su contraseña cuando lo considere
conveniente. Para cambiar contraseña haga clic en el botón y aparece una segunda
ventana donde debe ingresar su clave actual, su nueva clave y la confirmación de la nueva clave.
Para finalizar el proceso, haga clic en “Cambiar” y use su nueva clave la siguiente vez para
ingresar al sistema.
Utilice este botón para ver la aplicación en su pantalla completa sin la barra del navegador o su
barra de tareas. Después de hacer clic en ese botón, el sistema mostrará la aplicación
completamente en la pantalla y el botón de “Pantalla completa” se mostrará en gris, tal como
se muestra en la figura.
Si prefiere eliminar la visualización en la pantalla completa, haga clic nuevamente en el botón y

su pantalla regresa a modo normal.
Salir del sistema
Utilice este botón para salir del sistema previa confirmación al sistema tal como se muestra en
la figura.
Expandir/Colapsar las opciones de menú
En la ventana principal, el usuario tiene la posibilidad de expandir su área de trabajo al colapsar

o expandir las opciones del menú que se encuentran a la izquierda. Haga clic una vez para
expandir el área de trabajo donde se mostrarán los resultados, y una vez más para regresar la
pantalla a su estado original.
Marcaciones de Asistencia virtual

El sistema le permite al trabajador realizar marcaciones de asistencia virtual a través del módulo web.
Esta opción se encuentra habilitada solo para el personal que haya sido designado por el órgano
o unidad orgánica, previa coordinación con la Unidad de Recursos Humanos.
Para registrar su hora de entrada, y su hora de salida, simplemente haga clic en el botón
“Marcar”. El sistema detendrá el reloj y el sistema muestra un mensaje confirmando que su
marcación ha sido registrada.
El sistema le mostrará los siguientes mensajes:
Usted ha registrado la primera marcación del día
Su hora de ingreso es 12:34:22. Ha marcado de manera
remotaPuede consultar la marcación en su Récord de
Asistencia.
Si realizara otras marcaciones durante el día, el sistema se encarga de almacenar todas las
marcaciones que hubiera registrado indicando el número de marcación en el día.
Inmediatamente después de haber marcado, puede verificar que sus marcaciones se han
registrado correctamente y también permite imprimir el récord de asistencia.
Solicitudes relacionadas al registro y

control de asistencia (Justificación de
Asistencia)
En esta opción se permiten ingresar distintas solicitudes relacionadas al registro y control de
la asistencia. A continuación, se muestran algunos ejemplos de cómo registrar dichas
solicitudes:
Solicitud de justificación por omisión de marcado.
Para ingresar una solicitud de justificación por Omisión de marcación de entrada, deberá
seleccionar la opción Justificación de Asistencia y dar clik al botón nuevo.
Seleccionar el tipo “Permiso y otras solicitudes” y luego el motivo. Ingresar la fecha de

inicio y la hora, también deberá describir brevemente el sustento, Si necesita adjuntar
archivos, puede hacerlo utilizando el botón “Elegir” y seleccionando archivos que no exceden
1MB en tamaño cada uno.
Cuando la información en el sistema haya sido registrada y se encuentre seguro del

contenido de la solicitud, haga clic en el botón “Grabar”. El sistema asignará un número de
registro para la solicitud y regresará a la ventana de la lista donde de acuerdo a los filtros,
se podrá ver el registro que acaba de ingresar.
Una vez grabada la solicitud, el sistema envía un correo electrónico al usuario aprobador y
a la oficina de Recursos Humanos para su evaluación. Cuando la solicitud sea aprobada,
el sistema le enviará un correo electrónico.
El usuario aprobador podrá autorizar u observar la solicitud y en ambos casos

inmediatamente el estado de la solicitud se verá actualizada en la lista de solicitudes
generadas.
Solicitud de licencia por onomástico

Para ingresar una solicitud del tipo “Licencia” por onomástico, deberá seleccionar la opción
Justificación de Asistencia y dar clik al botón nuevo.
Seleccionar el tipo “Licencia” y luego el motivo Licencia por Onomástico. Ingresar la fecha
de la licencia, también deberá describir brevemente el sustento. Si necesita adjuntar archivos,
puede hacerlo utilizando el botón “Elegir” y seleccionando archivos que no exceden 1MB en
tamaño cada uno.
Verifique su información antes de guardar, y haga clic en el botón “Grabar”
Recuerde que el sistema no permite modificar las

solicitudes ya que inmediatamente se graba, y
envía un correo electrónico al usuario aprobador
indicando que la solicitud se encuentra pendiente
de aprobación.
Solicitud de vacaciones
Para hacer uso de vacaciones, deberá seleccionar el tipo “Vacaciones” y despliegue la lista que
aparece en el campo “Motivo”. Se puede encontrar dos motivos importantes: Adelanto de Vacaciones
y Vacaciones (con derecho a goce).
Se utiliza el motivo “Adelanto de vacaciones” para solicitar vacaciones en base al saldo

proporcional que se haya acumulado; y “Vacaciones” para solicitar vacaciones acumuladas
por cada año completo de servicio.
En cualquiera de los dos casos aparece una lista con los saldos vacacionales que el usuario
puede consultar cada vez que necesite generar una solicitud.
Una vez que los datos para registrar la solicitud hayan sido completados, haga clic en Grabar.
Control de Asistencia (Récord)

Para poder visualizar el récord de asistencia se deberá seleccionar el año y el mes
requerido, y el sistema mostrará el detalle de las solicitudes aprobadas y/o el registro de
incidencias (faltas, tardanzas, otros).
Para imprimir el récord, haga clic en el botón Generar Reporte y el sistema le permite
descargar un archivo PDF.
Consulta de boletas de pago

Para consultar una boleta de pago, se deben utilizar los filtros para refinar la consulta. Una vez
que se hayan aplicado los filtros correspondientes, haga clic en el botón Buscar para aplicar el
filtro.
Para ver la boleta de pago debe hacer clic en el icono que aparece en la columna Ver Boleta. El
sistema descargará la boleta de pago utilizando el visualizador tal como se muestra en la figura.
Trabajo Remoto
A continuación, se detalla las acciones que permite el sistema para el usuario aprobador y usuario regular:
Perfil: Usuario aprobador
El sistema le permite al usuario aprobador registrar los días que los trabajadores realizarán
trabajo remoto.
Para ello, haga clic en la opción de “Trabajo Remoto” y seleccione el año y mes. Se visualizará
una lista con todas las personas que laboran para su órgano/unidad orgánica.
Despliegue la lista de la opción “Personas” y seleccione al trabajador,haga clic en el botón “Buscar”

y el sistema mostrará todos los días del mes tal como se muestra en la siguiente figura:
Para registrar la asignación del trabajo remoto deberá dar clic en la opción “Asignar Remoto”, y se visualizará
en la columna Remoto una “X”, tal como se muestra en la siguiente figura:
Si en caso, se requiere editar el día asignado, deberá hacer doble clic en el día y aparecerá una
ventana tal como se muestra en la siguiente figura, desactive el check de “Remoto” y
guarde.
El sistema contiene el campo “Validado”, a través del cual el usuario aprobador podrá registrar la
validación del trabajo remoto de los días asignados al trabajador. Una vez que haya hecho su
selección, haga clic en el botón “Guardar”.
Perfil: Usuario regular
Los trabajadores tienen la posibilidad de consultar el registro de los días asignados como
Trabajo Remoto y la Validación de los mismos.
Para consultar haga clic en la opción “Trabajo Remoto” y aparece la siguiente ventana:
Aprobación de las Solicitudes

La aprobación de las solicitudes es una función que tienen los usuarios aprobadores.
El usuario aprobador deberá seleccionar la solicitud a evaluar. Para ver el detalle debe dar clic
en el botón Modificar:
Si está de acuerdo con la solicitud, actualice el campo de Estado a “Aprobado” y haga clic
en grabar. Si considera observar la solicitud cambie el estado a “Observado” e ingrese el
motivo en el campo Observación para que el trabajador conozco el motivo de la acción
tomada. En ambos casos, el sistema envía un correo electrónico informando la actualización
del estado de la solicitud.

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Marcaciones de Asistencia Virtual ........................................................................... 7

Solicitudes relacionadas al registro y control de asistencia

(Justificación de Asistencia) ...................................................................................... 8

Control de Asistencia (Récord) ................................................................................11

Consulta de boletas de pago ...................................................................................12

Trabajo Remoto ........................................................................................................... 13

Aprobación de solicitudes .......................................................................................15

Descripción general del sistema

Ingrese el nombre de usuario y la contraseña que

La ventana principal está compuesta por las siguientes partes:

La ventana principal muestra las opciones que el perfil del

Si prefiere eliminar la visualización en la pantalla completa, haga clic nuevamente en el botón y

Salir del sistema

Expandir/Colapsar las opciones de menú

En la ventana principal, el usuario tiene la posibilidad de expandir su área de trabajo al colapsar

Marcaciones de Asistencia virtual

El sistema le mostrará los siguientes mensajes:

Usted ha registrado la primera marcación del día

Su hora de ingreso es 12:34:22. Ha marcado de manera

remotaPuede consultar la marcación en su Récord de

Solicitudes relacionadas al registro y

Solicitud de justificación por omisión de marcado.

Seleccionar el tipo “Permiso y otras solicitudes” y luego el motivo. Ingresar la fecha de

Cuando la información en el sistema haya sido registrada y se encuentre seguro del

El usuario aprobador podrá autorizar u observar la solicitud y en ambos casos

Solicitud de licencia por onomástico

Verifique su información antes de guardar, y haga clic en el botón “Grabar”

Recuerde que el sistema no permite modificar las

Se utiliza el motivo “Adelanto de vacaciones” para solicitar vacaciones en base al saldo

Control de Asistencia (Récord)

Consulta de boletas de pago

Perfil: Usuario aprobador

Despliegue la lista de la opción “Personas” y seleccione al trabajador,haga clic en el botón “Buscar”

Perfil: Usuario regular

Aprobación de las Solicitudes

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