FR - GD.021 Unico de Inventario Documental FUID

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
ENTIDAD REMITENTE: REGISTRO DE ENTRADA

__________________________________________________________________________________ AÑO MES DIA Nº T
_________
ENTIDAD PRODUCTORA:
__________________________________________________________________________________
______
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
__________________________________________________________________________________
_____
OFICINA PRODUCTORA:
__________________________________________________________________________________
_______
OBJETO:
NOMBRE DE FECHAS EXTREMAS
NÚMERO UNIDAD DE CONSERVACIÓN NÚMERO
__________________________________________________________________________________ FRECUENCIA
CÓDIGO LA SERIE, SUBSERIE (aa/mm/dd) DE SOPORTE NOTAS
_______
DE ORDEN
O ASUNTOS Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro FOLIOS
DE CONSULTA
Elaborado por: Entregado por: Recibido por:

__________________________________ __________________________ _______________________
Cargo:__________________________________________ Cargo: _________________________________ Cargo:
_____________________________
Firma___________________________________________ Firma: _________________________________ Firma:
______________________________
Lugar: __________________ Fecha: _________________ Lugar: __________________ Fecha: ________
Lugar: _____________ Fecha:
_________
FR.GD.021 Versión06_ 15/02/2018

Nota: el instructivo de este formato, no es para impresión, sino para el apoyo en su diligenciamiento.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
 Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a

transferir.
 Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce o
produjo los documentos.
 Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor
jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
 Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la
documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
 Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias primarias,
transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o
dependencias, inventarios individuales.
 Hoja ___ de ___: Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. De___: Se registrará el total de
hojas del inventario.
 Registro de entrada: Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe
consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la
transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia.
 Número de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los
asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad documental.
 Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una
de las Series, Subseries o asuntos relacionados.
 Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades
documentales de estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
 Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o
dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios
individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
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 Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que
guarden relación con la misma función de la oficina productora.
 Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben
colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se
anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
 Unidad de conservación: Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la
columna otro se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de
arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
 No. de folios: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
 Soporte: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la
documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos, soportes electrónicos (CD,
DK, DVD), etc.
 Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno índice
de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la
oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el
inventario de fondos acumulados.
 Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares,
entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del
número consecutivo en diferentes documentos.
 Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos,
resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se
hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas
de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías sueltas: luego el número consecutivo (si lo tiene), ciudad,
fecha, asunto o tema de cada anexo.
 Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos
técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la
información.
 A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.
 Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el
tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación
de tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).
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 Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el
inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del mismo.
 Entregado por: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la
transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.
 Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable recibir el
inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
NOTA: SE RECOMIENDA IMPRESIÓN DEL FORMATO (PAGINA 1) A DOBLE CARA PARA CONTRIBUIR
CON LA ESTRATEGIA CERO PAPEL.
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