3.

PLANIFICACION Y PROGRAMACION DEL MANTENIMIENTO

OBJETIVOS:
1. Definir el concepto de planificación aplicado al mantenimiento industrial
2 Explicar los propósitos o fines de la planificación en la mantención industrial
2. Diferenciar los tipos de planes utilizados en mantención industrial
3. Planificar una actividad de mantención estimando los recursos necesarios,
evaluando los costos
4. Proponer un método para la estimación de tiempos en las actividades de
mantención industrial
5. Comprender la importancia de la estimación de los trabajos de mantención
industrial
6. Determinar la necesidad de incorporar una persona para la planificación del
mantenimiento industrial al departamento de mantención.

INTRODUCCIÓN

Planificar es pensar anticipadamente en ¿cómo? y ¿con qué? Realizar una actividad o tarea,
determinando los recursos humanos y materiales necesarios y los costos asociados a ellos.

La planificación en el mantenimiento se realiza a distintos niveles y en cada nivel tiene como

propósito disminuir la incertidumbre propia de la actividad de mantenimiento.

En el mantenimiento, lo normal es planificar actividades o trabajos específicos de mantenimiento

como son el mantenimiento preventivo, el periódico, el sintomático, el predictivo, el correctivo y
eventualmente planificar las posibles reparaciones por falla o avería; todo estos tipos de
mantenimiento son por tanto mantenimientos planificados (M.P.) factibles de planificar por tanto en
muchos casos son actividades repetitivas o cíclicas.

También es frecuente realizar planes matrices anuales, bianuales y quinquenales los cuales se
utilizan de base para determinar los presupuestos anuales de gastos para el departamento de
mantenimiento.

3.1 CONCEPTO

Planificar es “pensar antes de ejecutar”, es decir:

 Anticiparse a los problemas que generará la ejecución de una actividad.

 Prepara las respuestas a las interrogantes que demanda la ejecución de una tarea,
actividad o labor.

¿Cuales serán las interrogantes que demanda la ejecución de una tarea?

¿Que es lo que se debe pensar antes de ejecutar?

Alguna de las preguntas que deben tener respuestas antes de comenzar la ejecución de una
actividad son las siguientes:

58
3.1.1 ¿Qué se debe hacer? ¿Que se hará? O ¿Qué?

 La respuesta a esta pregunta se obtiene dándole un nombre adecuado a la actividad, nombre

que debe expresar en pocas palabras lo que se desea hacer.

Ejemplo 1:

Se necesita ver el nivel de aceite que tiene el depósito de una máquina y si esta en
el nivel correcto, informarlo; y si esta bajo el nivel correcto, rellenar el deposito hasta
su nivel previsto.

Nombre de la actividad

3.1.2 ¿Cómo se hace? ¿Cómo se debe hacer? o ¿Cómo?

 El cómo se hace, queda expresado en un procedimiento, o un método que descompone la tarea

o actividad en etapas y pasos secuenciales.

 Estos procedimientos deben estar establecidos por escrito y deben contener toda la información
técnica necesaria para realizar la tarea sin tener el ejecutor la necesidad de buscar respuestas
al ¿cómo? debe hacer la tarea o actividad o alguna parte de la tarea o actividad.

Ejercicio : para el ejemplo 1 elabore el PROCEDIMIENTO:

1 
2 
3 
4 

3.1.3 ¿Conque se hace? o ¿Con que?

 Esto se refiere a determinar anticipadamente los recursos materiales y humanos necesarios

para realizar la actividad, es decir:

1. Personal  : Cantidad y especialidad

2. Materiales  : Tipo, cantidad, calidad
3. Repuestos : Tipo, cantidad, calidad
4. Herramientas  : Tipos, tamaños o capacidad, cantidad
5. Equipos : Tipos, características técnicas, etc.
6. Otros : Asesores técnicos, inspectores, etc.

Ejercicio : Para el ejemplo 1 determine los recursos.

Personal
Materiales
Repuestos
Herramientas
Equipos
otros

59
3.1.4 ¿En cuanto tiempo se hace? ¿Cuánto tarda? o ¿Cuanto?

 Estimar cuanto tiempo se utilizara en realizar la actividad o tarea.

Ejercicio : para el ejemplo 1 estime el tiempo

tiempo estimado

3.1.4 ¿Donde se hace?

 Especificar el lugar físico donde debe desarrollarse la tarea o actividad. Planta, sección, línea,
máquina, parte de la máquina, componente, etc.

Para el ejemplo 1 especifique el lugar o ubicación:

Planta

Sección

Línea

Maquina

Componente

3.1.5 ¿Cuanto cuesta hacerlo? o ¿Cuantos $?

 Significa valorizar los recursos utilizados para desarrollar la tarea o actividad

Se debe presupuestar o predeterminar los costos de:

Los recursos humanos Los equipos utilizados

Los materiales Las asesorías
Los repuestos Otros Costos

Para el ejemplo 1 estime los costos de la actividad.

Ítem Costo $
Costo de mano de obra
Costo de materiales
Costo de repuestos
Costo de equipos
otros costos

En resumen, las preguntas que debe responder un buen plan son las siguientes:

¿Que? ¿Como? ¿Conque? ¿Cuánto? ¿Cuánto tiempo? ¿Cuánto cuesta?¿Donde?

Otra pregunta importante que se debe responder es él ¿Cuando? . La respuesta a esta pregunta
corresponde a establecer el momento en que se debe desarrollar la actividad y desde el punto de
vista del mantenimiento, corresponde a la PROGRAMACIÓN de la actividad

PLANIFICAR ES  Pensar en que, como, conque y donde se debe hacer la

tarea antes de su ejecución, estimando además cuanto
tiempo debería tardar
60 su ejecución y a que costo.
PROGRAMAR ES
Es determinar cual es el momento más oportuno para
llevar a cabo la ejecución práctica del plan de la
tarea o actividad.

OBSERVACIÓN
Toda actividad que realice una persona (por ejemplo un operario de mantención) se realiza
pensando previamente en lo que se debe realizar, es decir que el operario planifica antes de
ejecutar, sin embargo realizada así la mantención significa que lo planificado por este operario se
pierde después de concluida su actividad.

CONCLUSIONES RESPECTO AL PARRAFO ANTERIOR

1. Siempre se planifica una actividad.

2. La planificación realizada por el operario es sobre la marcha y a presión, por lo cual no

es completa ni prevé todo.

3. La planificación realizada por el operario sobre la marcha cambia al cambiar el operario

que realiza la actividad específica

4. La planificación realizada se pierde, se gasta inútilmente un recurso que puede ser re

utilizado cuando se tenga que repetir la actividad.

CONCLUSION RESPECTO AL CONCEPTO DE PLANIFICACION

1) La planificación de una actividad debe estar contenida en un documento que pueda ser
archivado para su posterior uso

2) La planificación debe ser flexible y susceptible de ser mejorada (retroalimentación)

3) Es más conveniente realizar la planificación antes de realizar la ejecución de la actividad

4) Es más efectiva una planificación realizada por una persona especialista, dedicada a esta actividad

¿Por qué será conveniente realizar una planificación formal y documentada en lugar de la
planificación informal y realizada sobre la marcha por el operario de mantenimiento?

3.2 OBJETIVOS DE LA PLANIFICACION EN EL MANTENIMIENTO

1. Disminuir el nivel de incertidumbre propio de las actividades de mantención.

2. Describir y especificar detalladamente el plan a ser ejecutado por el personal de

mantención, descomponiéndolo en pasos simples, actividades u operaciones realizables
por una persona o grupo de personas que forman un equipo de trabajo.

3. Definir la secuencia de las actividades para ejecutar y concluir el plan especifico.

61
 4. Estimar los recursos materiales y humanos, y el costo estimado del plan.

3.3 TIPOS DE PLANES EN EL MANTENIMIENTO INDUSTRIAL

1) Planificación de actividades (trabajos corrientes, repetitivos, cíclicos) o sea planificación de

actividades que se traducirán en ordenes de trabajo (O.T.)

2) Planes matrices (planes de mantención anuales o bianuales) es decir, planificación de todo el

quehacer del departamento de mantención para un periodo determinado, lo cual permite hacer
un pronóstico de recursos materiales y humanos y por lo tanto permite determinar el
presupuesto de gastos para el mantenimiento planificado para el periodo. (por ejemplo un año)

3) Planes tácticos (planes de mantención de largo plazo) estos planes pueden ser pensando en la
mantención a 5 o más años, lo cual permite integrar la mantención al plan de inversiones de la
empresa

De lo anterior se desprende que existe planificación a diversos niveles. Para los efectos de este
curso, se considerara con mayor énfasis la planificación de las actividades de mantención que en
algunos casos son competencia de los jefes de mantención y de los supervisores de mantenimiento.

3.3.1 PLANIFICACION DE ACTIVIDADES DE MANTENCION (O.T.)

Los trabajos de mantención son los que consumen en gran medida el presupuesto del departamento
de mantención, por lo tanto el logro de uno de los objetivos de mantención esta sujeto a que se
controlen estas actividades. Para lograr este propósito se debe planificar todo trabajo de
mantención.

El origen de una orden de trabajo (O.T) puede estar en el plan de mantenimiento global de la planta,
el cual también contiene al plan especifico de la actividad o tarea, (la solicitud de trabajo de
mantención da origen a la planificación de una O.T sí es que no esta ya planificada, la planificación
da origen a la programación, se programan O.T.)

3.3.1.1 ETAPAS DE LA PLANIFICACION DE ACTIVIDADES

1. DESCRIPCION Y ESTIMACION DE: (¿Cómo se realizará? ¿Cuánto demorará? )

 Operaciones o tareas que constituyen la actividad (listado de tareas)

 Secuencia de trabajo (orden correlativo de todas las tareas necesarias)

 Instrucciones de seguridad (Establecer un listado de instrucciones de seguridad

industrial previo al inicio, durante la ejecución y para el final de la actividad o las
pruebas)

 Estimación del tiempo necesario para realizar la actividad en H.H. por especialidad

 Estimación del tiempo de duración de la actividad (total)

 Estimación del tiempo de detención del equipo

2. DETERMINACIÓN DE LOS RECURSOS NECESARIOS (¿conque recursos se hará la tarea?)

 Repuestos y materiales necesarios (indicar cantidad y calidad)

 Herramientas e instrumentos necesarios

 Equipos de servicio (de disponibilidad interna o externa)

62
  Otros recursos necesarios ( recursos humanos)

3.DETERMINAR LOS COSTOS (Cotización) (¿cuanto costará realizar la actividad?)

 Costo de mano de obra (H.H.) $

$
 Costo de materiales y repuestos
$
 Costo de los equipos de servicio
$
 Otros costos $

 Costo total presupuestado

Toda planificación debe estimar tiempos necesarios para realizar la actividad, esto es necesario para
poder estimar o presupuestar el costo de la mano de obra.

3.3.1.2 MÁXIMAS DE LA PLANIFICACIÓN

 NO SE EJECUTE NINGUN TRABAJO SIN UNA PLANIFICACIÓN PREVIA

(Incluidos los trabajos de emergencia).

 NO TODOS LOS TRABAJOS SE PUEDEN NI SE DEBEN PLANIFICAR CON

UN MISMO NIVEL DE DETALLE(suficiente para que la actividad se realice sin
problemas).

 TODA PLANIFICACION ES SUSCEPTIBLE DE MEJORARSE(retro

alimentación) NO ES LA OPTIMA NI LA ULTIMA.

 TODA PLANIFICACIÓN SE PUEDE OPTIMIZAR.

 SIEMPRE SERA MEJOR CUALQUIER PLANIFICACION A NINGUNA

EN RESUMEN TODOS LOS TRABAJOS DEBEN

PLANIFICARSE Y ESTIMARSE

3.3.1. ESTIMACION DE LOS TRABAJOS

OBJETIVOS DE LA ESTIMACION DE LOS TRABAJOS

LA ESTIMACIÓN DE LOS TRABAJOS PERMITE:

1. Programar las actividades de mantención

2. Controlar la carga de trabajo pendiente

3. Definir: dotación de personal, sobre tiempos y uso de contratistas

4. Realizar el presupuesto (de la actividad y del departamento)

5. Controlar la calidad de la planificación (Retroalimentación)

63
 6. Controlar la calidad de la ejecución

7. Controlar la productividad de la mano de obra

¿CÓMO SE REALIZA LA ESTIMACIÓN?

EL PROBLEMA O LAS PREGUNTAS A RESOLVER SON:

1. ¿Sobre la base de que elementos de valor realizaremos la estimación?

2. ¿Que sucede si la estimación de tiempo realizada es insuficiente?

3. ¿Que sucederá si la estimación de tiempo es más amplia que lo requerido?

4. ¿Que efecto tiene sobre el trabajador él asignarle un tiempo?

5. ¿Deberá el trabajador demorarse el tiempo establecido y no más?

6. ¿Podremos calificar al trabajador basándose en que cumpla o no con los tiempos

asignados?

3.3.1.4 METODOS DE ESTIMACION DE TIEMPOS

1. Experiencia del planificador

2. Registro del tiempo real de las O.T. ejecutadas anteriormente , con cálculo del tiempo
promedio y asignación de este promedio a la realización de la actividad a futuro y a
actividades similares

3. Utilización de tiempos estándares predeterminados (registros de tiempos)

4. Estudio de tiempo (Aplicación de técnicas y métodos del estudio del trabajo y de la

mejora de métodos)

5. Clasificación de trabajos equivalentes en rangos (por ejemplo, agrupar los componentes

objeto de la actividad en tamaños, peso, volumen, etc.)

La experiencia del planificador es una de las alternativas mas lógicas pero presentan un pequeño
inconveniente enunciado en las siguientes preguntas:

¿Cómo logrará experiencia el planificador si antes de iniciarse no tiene experiencia previa?

¿La experiencia del planificador será sólo la propia o debe considerar también las
experiencias de otras personas?

¿Es importante que la planificación exprese la experiencia del planificador en estimaciones

o que la estimación realizada se ajuste más a la realidad independiente de la experiencia
del planificador?

¿El planificador no ganará más experiencia practicando la planificación?

¡ALGÚN DÍA DEBERÁ INICIARSE EN LA PLANIFICACIÓN O NACE PLANIFICADOR!

NO OLVIDE:
SIEMPRE SERA MEJOR CUALQUIER PLANIFICACION A NINGUNA,
INCLUSO LA PEOR PLANIFICACIÓN ES MEJOR QUE NINGUNA.
64
El registro del tiempo real de las O.T. ejecutadas con anterioridad es una buena alternativa, se debe
tener información registrada a través de las O.T. con los valores de tiempo reales, siendo el
promedio de estos tiempos el que se recomienda utilizar para estimar el tiempo de una actividad
futura igual a la anterior o similar.

LOS TIEMPOS ESTIMADOS SON SOLO ESO, EL TRABAJADOR UTILIZARA UN TIEMPO REAL
MAYOR O MENOR SEGUN LO QUE REALMENTE NECESITE.

¿De que sirve entonces asignar un tiempo estimativo a una actividad de mantención?

¿Cómo actúa la asignación de este tiempo en el trabajador?

¿De que le sirve al supervisor y a la gestión del mantenimiento el asignar un tiempo estimativo a las
actividades de mantención?

3.3.2 PLAN MATRIZ CARACTERISTICAS

1. Es un plan que abarca 2 años como mínimo

2. Se actualiza semestralmente

3. Se desglosa en planes anuales, semestrales, trimestrales y mensuales (según

convenga)

4. Contiene todos los equipos que son objeto de la mantención

5. Se actualiza en forma periódica de acuerdo a la utilización efectiva de los equipos

6. Debe ser evaluado para obtener la autorización de los costo involucrados (producción)

7. Contiene los trabajos de mantención planificada (preventivos, periódicos, predictivos,

proactivos, etc.)

8. Los trabajos (actividades) se identifican por símbolos y debe especificarse con un grado
de precisión y detalle el nombre de la actividad, mano de obra requerida, materiales,
duración y equipo de servicio requerido

3.3.2.1 OBJETIVOS DE UN PLAN MATRIZ

1. Pronosticar requerimientos (recursos) internos y externos para realizar el mantenimiento

2. Clasificar las actividades de mantención

3. Entregar información que sirve de base para el programa de producción

4. Elaborar los programas de mantención específicos para cada equipo de la planta

5. Pronosticar y controlar los costos de mantención

6. Entregar información que servirá de base para preparar el presupuesto anual del
departamento de manutención

PREGUNTAS SOBRE EL PLAN MATRIZ PARA UNA EMPRESA

65
 ¿La planta tiene un plan matriz? ¿Que contiene el plan matriz de la planta?

¿Que debería de contener el plan matriz de la planta?

¿Cómo se elabora el presupuesto del departamento de mantención?

¿La mantención por falla o avería estará contenida en este plan? ¿Como? ¿Porque?

¿La actividad de lubricación, las inspecciones están contenidas en este plan?

3.3.3 PLAN TACTICO

Es la planificación a 5 o más años, de las actividades de mantención, permiten prever el

cambio a futuro en función del progreso tecnológico.

Permite la participación de la mantención en los planes de inversión de la planta.

Permite pronosticar como será la mantención a futuro, permitiendo prepararse para ello.

CONTENIDO DE ACTIVIDADES DE UN PLAN TACTICO

 Incorporar planes de mantención y pautas para los nuevos equipos

 Eliminar los equipos que quedaran obsoletos

 Comprar herramientas e instrumentos especiales que se requerirán.

 Establecer los cambios en la organización (Nº de personas, contratistas, especialistas,

etc.)

 Establecer cambios en la atención de trabajos de emergencia y no planificados

 Estudiar necesidades de repuestos nuevos

 Eliminar progresivamente el Stock de repuestos de las maquinas que se darán de baja

 Capacitar al personal en la mantención de los nuevos equipos

 Obtener y / o preparar los manuales de mantención que se utilizaran en los talleres

 Preparar las pruebas para la puesta en marcha de los equipos nuevos y de sus
reparaciones.

3.4 ¿QUIÉN REALIZA LA PLANIFICACION? La planificación puede ser realizada por:

 Un planificador
 un planificador / Programador
 El jefe del departamento de mantención
 El supervisor

El encargado de realizar la planificación de la mantención se determina según:

 La cantidad de personas con que cuenta el departamento de mantención

 El grado de detalle de la planificación
 El nivel de la estimación (Tiempo, recursos, procedimientos, etc).

66
Cuando un departamento de mantención es pequeño debe planificar el jefe de mantención, si no
dispone de tiempo, puede ser conveniente distraer un recurso humano en la planificación de
actividades que seguir trabajando sin planificación.

METODO PARA DETERMINAR LA NECESIDAD DE UN PLANIFICADOR EN FUNCION DEL

NUMERO DE OPERARIOS DE MANTENCIÓN SEGÚN CUADRO DE FACTORES DENSIDAD
PLANIFICADOR

a) Determine el puntaje para cada uno de los cuatro ítem siguientes según lo que
corresponda a una empresa especifica

b) Sume los puntajes parciales obteniendo un puntaje total

c) Determine por cada cuantos operarios debe haber una persona que planifique en el
departamento, del cuadro densidades de planificador.

CUADRO : FACTORES DENSIDAD PLANIFICADOR

FACTORES PARA DETERMINAR DENSIDAD DEL PLANIFICADOR EN UNA

PUNTAJE
EMPRESA
ITEM PLANIFICACIÓN PROGRAMACION Separada 1
1 PLANIFICACIÓN PROGRAMACION Combinada 2
Instrucciones generales 1
Descripción de las tareas importantes 3
ITEM 5
2 DETALLE DE LA PLANIFICACION Descripción detallada de las tareas
Descripción detallada con métodos de
7
trabajo
Una especialidad 1
ITEM Dos especialidades 2
ESPECIALIDAD DE MANTENCION
3 Tres especialidades 3
EN LA PLANTA
Cuatro especialidades 4
Según datos históricos 3
ITEM Según método de los rangos 5
4 PRECISION DE LA ESTIMACION Según estudio de tiempos 7
Según estándares predeterminados 9

TABLA DENSIDADES DE PLANIFICADOR

PUNTAJE TOTAL RELACION OPERARIOS / PLANIFICADOR

6a8 40-50 / 1
9 a 11 35-40 / 1
12 a 14 30-35 / 1
15 a 17 25-30 / 1
18 a 20 20-25 / 1
21 a 22 15-20 / 1

67
EJEMPLO PARA UNA EMPRESA ESPECIFICA

ITEM 1 Planificador / programador realizando dos actividades combinadas = 2 puntos

ITEM 2 Las especialidades en la planta son cuatro = 4 puntos

ITEM 3 El grado de descripción será descripción detallada de tareas = 5 puntos

ITEM 4 Estimación realizada sobre la base de datos históricos = 3 puntos

PUNTAJE TOTAL 14, DENSIDAD SEGÚN TABLA: 30 A 35 OPERARIOS POR PLANIFICADOR

Lo anterior indica que un planificador se justificará por cada 30 a 35 operarios de

mantención

QUESTIONARIO Y EJERCICIO DE APLICACIÓN

1. ¿Que significará que un planificador se justifique?

2. ¿Que se gana con la planificación?

3. ¿La planificación tiene un costo?

4. ¿La planificación tiene costo si la realiza el supervisor?

5. ¿Cuál será el logro de la planificación?

6. ¿Si no hay planificador no se puede planificar?

7. ¿Cómo se puede convencer a otra persona que la planificación es conveniente para la

planta?

8. ¿En que casos tener un planificador significara un costo y cuando un gasto?

9. ¿Se puede decir que en una planta con 30 personas (como la del ejemplo) tener un
planificador significa bajar los costos de mantenimiento, a pesar del aumento de gastos
que significa su salario?

10. ¿Cómo se puede verificar (ver que este completa) una planificación?

11. ¿Las planificaciones realizadas para realizar actividades se deben respetar en su

totalidad (son rígidas) o son sólo una guía que pretende facilitar el trabajo (son
flexibles)?

12. ¿Cuándo a un operario se le entrega una planificación detallada de una actividad, se le

esta evitando que el piense en la actividad?

13. ¿Con esto se pierde el aporte que puede hacer?

14. ¿Porque es necesario evitar que un operario piense como debe ejecutar una O.T.?

68
Ejercicio:

Planificar la reparación de un compresor marca Shulz de tres cilindros, desde que se debe
desconectar la fuente de energía eléctrica, hasta la instalación y pruebas de funcionamiento,
completando las actividades especificas, ordenar en secuencia lógica, completando lista de
repuestos, herramientas, equipos y recursos humanos necesarios, estimando además contenido de
tiempo para cada actividad

El compresor esta trabajando con muy poca presión, esta en el periodo de tiempo en que
corresponde hacer una reparación completa a los cilindros, válvulas, bujes de bielas, pasadores de
biela y rodamientos

Algunas actividades principales serian las siguientes:

 Drenar aceite del cárter

 Desarmar cabezal del compresor
 Revisar componentes del compresor (cilindros, pistones, bielas bujes, válvulas)
 Montar cabezal re acondicionado
 Conectar cañerías de acoplamiento entre cabezal y deposito
 Montar sistema de transmisión de movimiento y protecciones
 Realizar pruebas de funcionamiento

Materiales y repuestos:

 Un juego de anillos de alta presión

 Un juego de anillos de baja presión
 Bielas, pasadores y buje de bielas de alta y baja presión
 Un juego de empaquetaduras tapa y cárter
 Retenes y rodamientos

69