República Bolivariana de Venezuela.

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Universidad Politécnica Territorial de Yaracuy "Arístides
Bastidas"
Programa Nacional De Formación En Administración.
Independencia- Estado Yaracuy.

Contabilidad II

Integrantes:
María Laura Piñero: 26.891.790
Alba Mendoza: 29.588.489
Hiruma Gonzales: 10.372.032
Jhosep Torrealba: 28.253.303
Profesor/ a: Herbert Colmenarez
Sección: 1525503.

Independencia, Junio del 2020

 Introducción

Dentro de la contabilidad existe una cuenta importante que una empresa

maneja, la misma es la Caja Chica. Ella contribuye a solventar gastos en un
determinado momento que pueden ser por algún imprevisto o gastos diarios pero
que no representen grandes sumas, dicho recurso suele verse en muchos
negocios como restaurantes, tiendas, entidades estatales y muchos otros tipos de
comercio.
Por lo tanto, el valor total registrado en las cuentas de caja representa la
posición en efectivo de la empresa. Una cuenta de caja utiliza para registrar
recibos y pagos de caja. Los diarios de caja se utilizan (un diario de tipo caja) para
mantener entradas en una cuenta de caja de manera más fácil.
De igual forma que en las instituciones privadas, las entidades públicas
mantienen para un mejor funcionamiento el uso y manejo de una caja chica, lo
cual este es un fondo pequeño y fijo que se mantiene en efectivo para hacer frente
a necesidades imprevistas y ocasionales que surjan en el desarrollo de las
actividades.
En tal sentido para poder conocer todo lo referente a caja, se ha realizado esta
monografía que se presenta con la finalidad de conocer cómo es el
funcionamiento de la caja chica, cuándo hay que crearla, cómo se debe realizar la
reposición y qué hacer en el caso de que haya sobrante y faltante.
 Definición de Caja Chica

La caja chica, también es conocida como caja menor, es un monto de dinero

que una empresa deja disponible para gastos menores. La página web
conceptos.com (2020), define caja chica como el lugar donde se deposita el dinero
disponible, que existe en la misma por aportes de sus dueños o por ingresos
derivados de su actividad. Esos recursos, en general, se depositan o guardan en
lugares seguros, y no están a disposición directa de quienes manejan la entidad.
Por su parte la página web SoloContabilidad (s/f), señala que se denomina
Caja chica o caja menor porque existe movimiento de dinero, pero en poca escala,
y Fondo Fijo por que se asigna una determinada cantidad de dinero, que en lo
posible no aumentará ni disminuirá, salvo disposiciones administrativas y/o
anomalías en el manejo de fondos. Es decir que la caja chica es una herramienta
para la empresa ya que le aporta apoyo para casos imprevistos como gastos pero
que sean de grandes cantidades, lo cual permitirá resolver necesidades en un
momento dado.
En toda empresa, sea ésta pública o privada se asignan recursos dinerarios
para afrontar los gastos diarios no previstos en el presupuesto habitual, con el fin
de resolver situaciones cotidianas urgentes, que no permiten seguir trámites
habituales de autorización de gastos; y que por ser de poco monto, deben
resolverse de inmediato evitando perjuicios mayores, y para hacer más ágil ciertas
gestiones, como por ejemplo: sacar fotocopias, servir un refrigerio a un cliente,
entre otros. En general los fondos disponibles en Caja Chica son reducidos, y
cada institución determinará su monto máximo.

Objetivos Principales de la Caja Chica

Los objetivos principales, que originan la creación de un fondo fijo son:

 Desconcentrar movimiento de fondos de los utilizados en Caja General.
Coberturar directamente pagos de mínima cuantía para evitar trámites
burocráticos por cifras menores.

Funcionamiento de la Caja Chica

Según Arm Consultores, C.A. (2015), la caja chica funciona de la siguiente

manera:
Hay un responsable del manejo de la Caja Chica,.
Los fondos de caja Chica, pueden ser objeto de arqueos sorpresivos, con fines
de control, por lo cual se recomienda llevar un adecuado control de los gastos
y un registro sistematizado.
Al cierre de mes, el efectivo que quede más los gastos realizados deben
sumar el monto inicial del fondo, luego se realiza la reposición de la caja chica
y se emite el reporte contable con todos sus soportes.
El fondo de caja chica solamente se usará para cubrir gastos de
funcionamiento no recurrentes ni periódicos, cuyos montos no excedan el
valor equivalente a las 200 unidades tributarias calculadas al valor que esté
vigente a la fecha de apertura de fondo, además deberán estar soportados
conforme lo dispuesto en las normativas.
En ningún caso podrá utilizarse el fondo de la Caja Chica para cubrir gastos
que se correspondan a los siguientes conceptos:
1. Sueldos, sobre tiempo y suplencias del personal.
2. Compra de bienes capitalizables.
3. Cancelación de deudas por concepto de compras a crédito.
4. Cambiar cheques.
5. Hacer préstamos.
6. Aceptar vales a cuenta de sueldos o salarios.
7. Compra de regalos al personal.
8. Pago de servicios básicos, como energía eléctrica, teléfono, agua.
 9. Pago de alquileres o arrendamientos.
10. Avisos de periódicos, revistas o cualquier otro medio publicitario.
11. Pago de ramos de flores.
12. Donaciones.
13. Materiales y suministros de existencia en el almacén general.
14. Las compras que no califiquen en el Plan Anual de Compras.
Cada uno de los gastos efectuados con el Fondo de Caja Chica estará
soportado por los originales de los comprobantes de pago respectivos, los
cuales deberán contener:
1. La denominación de “Factura”.
2. Número de la Factura.
3. Nombre, domicilio y RIF de la empresa que emite la factura.
4. Fecha de emisión de la factura.
5. Descripción, cantidad y precio del bien o servicio.
6. Especificación del impuesto aplicable.
7. Indicación del valor total de la venta.
8. Factura inutilizada con el sello o la palabra PAGADO.
9. Indicación de la imputación presupuestaria.
10. Denominación y RIF de la imprenta autorizada.
11. Nomenclatura y fecha de la Providencia Administrativa que autoriza a la
imprenta.
12. Fecha de fabricación de las facturas por la imprenta autorizada.
13. Los demás requerimientos establecidos en las Normas Generales de
Emisión y Elaboración de Facturas y otros documentos emitidos por el
SENIAT. Las facturas deben tener todos los requisitos exigidos por el Seniat
para que puedan ser contabilizadas, pero hay gastos que no emiten facturas,
como puede ser el pasaje en un autobús, para estos gastos hay que emitir un
recibo de caja chica (Ver Anexo A).
 Aquellas facturas o comprobantes de pagos que presenten borrones,
tachaduras o enmendaduras no se deberán incluir como soportes de gastos al
momento de solicitar la reposición del Fondo de Caja Chica.

Registro Contable de la Caja Chica

La caja chica, como su nombre lo indica, es una caja en la que se conservan

pequeñas cantidades de dinero en efectivo. Estos gastos imprevistos u
ocasionales pueden surgir, por ejemplo, por gastos de entrega, sellos postales,
taxis, envíos, viajes, cena para empleados que trabajan horas extra, entre otros.
Por lo tanto, la naturaleza de la cuenta de caja chica es un activo corriente y
tiene un saldo deudor normal (aumenta por el debe y disminuye por el haber). Por
lo tanto, lleva un procedimiento contable la cual se lleva de la siguiente manera:

Apertura de caja chica

La apertura de caja chica por primera vez, será necesario designar un
custodio de caja chica y determinar la cantidad de dinero que se guardará en ella.
El custodio de caja chica será el encargado de controlar las entradas y
salidas de dinero de la misma. El monto del fondo de caja chica varía de
acuerdo a las necesidades de la empresa si ésta es pequeña o grande.
Al momento en que se crea el fondo y se deposita en caja chica, se crea el
siguiente asiento contable:
 Efectivo en caja chica 50 (Debe)
 Efectivo en banco 50 (Haber)

Erogaciones o desembolsos de caja chica por gastos menores

Durante estas pequeñas erogaciones pueden surgir dos casos:

Caso 1:  
 El empleado realiza una pequeña compra, con previa autorización del gerente,
con su propio dinero. Luego, este empleado se dirige hacia el custodio de
caja chica con el recibo de compra para exigir un reembolso.
 El custodio llena un vale de caja chica y deberá ser firmado por el empleado.
Luego, será depositado en la caja de seguridad junto al recibo de pago.

Caso 2:

 El empleado recibe el dinero de caja chica por parte del custodio antes hacer
la compra. En este caso, el custodio llena un comprobante de caja chica,
pide al empleado que lo firme y le entrega la cantidad de efectivo que le fue
solicitada.
 Luego de hacer la compra, el empleado debe entregar el recibo de compra y el
cambio. El custodio ajusta el vale de caja chica original para reflejar el
cambio recibido, adjunta el recibo de compra y lo almacena en la caja de
seguridad.

En ninguno de los casos se requieren asientos o registros contables. Al

momento en que se haga una reposición de fondos de caja chica o se llegue
el final del mes, el custodio debe resumir todos los gastos en los que se
incurrieron. El asiento contable es el mismo para ambos casos, y se debe registrar
en el diario de caja chica.

Reposición de fondos de caja chica

La reposición de fondos o reembolso de caja chica ocurre cuando se

incurre en una serie de gastos menores y la caja chica se empieza a quedar sin
fondos. Para llevar la contabilidad, se registrará en el diario de caja chica el
resumen de gastos hecho por el custodio. La sumatoria de estos gastos son
iguales a la cantidad a reembolsar (Ver Anexo B). El asiento se registraría de la
siguiente manera:
 Gastos de suministros (Debe)
 Gastos desplazamiento (Debe)
 Otros gastos menores (Debe)
 Efectivo en banco (Haber)

Incremento o disminución de fondos de caja chica

Con el paso del tiempo, se puede concluir que los fondos de caja chica son
insuficientes o excesivos (Ver Anexo C). Un incremento en los fondos de caja
chica se registra de la siguiente manera:
 Efectivo en caja (Debe)
 Efectivo en banco (Haber)

Y una disminución en los fondos de caja chica tiene el siguiente asiento

contable:

 Efectivo en banco (Debe)

 Efectivo en caja (Haber)  

Cuando se decide crear la caja chica

 El fondo de caja chica es un fondo especial en efectivo que se crea y repone

constantemente para hacer pagos menores o de cuantía pequeña, que si los
hiciéramos con una emisión de cheques, no tendrían la funcionabilidad
adecuada para efectos operativos.
 En algunos casos se crea un fondo de caja chica cuenta corriente y este es
manejado por medio de cheques. Esto más que todo se hace con el objetivo
de darle cierta autonomía financiera a salas de venta, y en algunos casos a la
fábrica, la cual por lo general esta geográficamente retirada de las oficinas
centrales.
 La cuenta del activo, caja menor o caja chica, es una cantidad pequeña de
fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en
los desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos,
firmarlos y convertirlos en efectivo.
 La forma más común de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo.
El fondo inicial se crea mediante la emisión de un cheque por la cantidad
deseada. La entrada para este fondo inicial sería debitar caja menor y
acreditar efectivo.
 Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsará a los
empleados y emitirá un recibo de caja menor. En cualquier momento el
efectivo total más los recibos emitidos deben igualar la cantidad inicial del
fondo.
 Cuando el efectivo se hace bajo, el administrador entrega todos los recibos de
reembolso. Si la cantidad fuera por ejemplo $200.000 y la mayoría de los
gastos fueron para suministros de oficina, entonces se emite un cheque por
$200.000 el cual se debita a la cuenta de suministros de oficina. Una vez el
cheque se hace efectivo, el administrador vuelve a tener la cantidad original en
efectivo. Esto es caja menor. (Ver Anexo D)

Cuando existe la reposición de la caja chica

Según Ortíz (2009), dentro de las empresas usualmente se asigna parte de

dinero para los gastos de baja cuantía que realiza la empresa; teniendo en cuenta
que por ser tan pequeños, no amerita la emisión de cheque. Una vez que el dinero
asignado ha sido gastado en su totalidad, es necesario realizar una reposición
La reposición del fondo de Caja Chica se realizará cuando los egresos hayan
superado el 75% del monto asignado. La persona asignada para el manejo del
fondo deberá presentar obligatoriamente el cuadro “Resumen de Caja Chica”,
adjuntando todos los documentos de respaldo.
 Luego el departamento de Contabilidad revisará la documentación, observando
que no haya documentos con fecha anterior a la última reposición, ni posteriores a
la solicitud de reposición del fondo. En caso de no existir novedad, se realizará la
reposición del fondo, caso contrario se devolverá a la persona responsable para
que vuelva a presentar los documentos en forma correcta.

Cuando existía sobrante y faltante de la caja chica

Sobrante de Caja Chica:

Es el dinero que aparece en exceso, con respecto al monto establecido al
hacer la relación de los gastos efectuados. Cuando se da un faltante de dinero en
la caja chica (el cual no debería de suceder) al hacer reembolso se realiza un
asiento, en el que, la diferencia se abona a una cuenta llamada sobra.

Faltante de Caja Chica:

Es el dinero que falta con respecto al monto al monto establecido al hacer la
relación de los gastos efectuados. Cuando se da un faltante de dinero en la caja
chica, al hacer un reembolso en el que la diferencia se carga a una cuenta llamada
faltante de caja chica. Sobrante y Faltantes en Caja Menuda
Para verificar si los saldos disponibles en efectivo de la caja menuda son
correctos, se lleva a cabo el arqueo o verificación de la suma de los comprobantes
con el efectivo. El faltante o sobrante de efectivo en la caja menuda debe ser
objeto de ajustes mediante memorando a la contabilidad.
Este ajuste contable depende de la política de la empresa. Por ejemplo, se
puede utilizar la cuenta de sobrantes y faltantes, el cual resume ambas opciones y
clasifica la cuenta según el saldo que presente:
 Cuando el saldo sea negativo: se considera un gasto
 Cuando el saldo sea positivo: se identifica como un ingreso.
 CONCLUSIONES

 La caja chica es un elemento importante dentro del área contable, ya que

permite solventar gastos de imprevistos que se presentan en la organización.
 La caja chica debe ser manejada solo por una persona que lleve el control de
salida del efectivo.
 Permite mayor facilidad de llevar y controlar la cuenta de gastos menores de la
empresa y que pueden ser respaldada en la contabilidad de la empresa.
 Ayuda a archivar los gastos agrupados y no especificar cada uno de ellos.
 El manejo correcto de la cuenta caja chica le va a posibilitar aplicar en forma
personal y profesional, se transfiere que el fondo es manejado por 2 personas
diferentes, el contador solo emite el cheque y contabiliza, mientras la persona
encargada del manejo de este fondo, deberá conocer la parte legal y tendrá que
manejar con ética profesional.
 Al realizar el trabajo he llegado a la conclusión que los libros de contabilidad
son muy importantes para el manejo de las empresas y nos permiten conocer
sus estados financieros
 REFERENCIAS

Arm Consultores, C.A. (2015). Importancia y Funcionamiento de una Caja Chica.

Disponible: http://armconsultores.blogspot.com/2015/09/importancia-y-
funcionamiento-de-una.html [Consulta: 2020, Junio 11]

Blogger.com. (2017). Faltante y sobrante de la caja Chica. Disponible:

http://upcontabilidadgeneral.blogspot.com/2017/06/caja-menuda-sobrantes-y-
faltantes-de.html [Consulta: 2020, Junio 11]

Conceptos.com (2020). La Caja Chica. Disponible:

https://deconceptos.com/ciencias-sociales/caja-chica

Ortiz, E. (2009). Reposición de la Caja Chica. Disponible

http://www.mailxmail.com/curso-registros-auxiliares-microsoft-excel-
contabilidad/caja-chica-creacion-fondo-reposicion [Consulta: 2020, Junio 11]

SoloContabilidad (s/f). Caja Chica. Disponible:

https://www.solocontabilidad.com/tema/caja-chica

Wikipedia. (2019). Caja Chica. Disponible:

https://es.wikipedia.org/wiki/Caja_menor [Consulta: 2020, Junio 11]
 ANEXOS
Anexo A: Recibo de Caja Chica

Anexo B: Asiento de Reposición de la Caja chica

Anexo C: Asiento de Disminución de la Caja Chica

Anexo D: Asiento de Creación de la Caja Chica