Actividad 3 Gestion Documental

COMPETENCIA
TRAMITAR CORRESPONDENCIA DE ACUERDO CON PROCESOS

TECNICOS Y NORMATIVA
FICHA B
TECNICO
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
PRESENTADO POR:
ERLIS ESPITIA MORALES
PRESENTADO A
PROFESOR
MARJORY CASTRO
MEDELLIN
2021
1.¿Es importante realizar un diagnóstico a los archivos de las empresas? ¿por qué?
El diagnóstico documental de una empresa si es importante por q1ue ayuda a entender desde los
cimientos de la información, las prácticas de gestión desde las cuales, se puede contribuir al
desarrollo de los procesos administrativos y archivísticos. ... Procesos archivísticos. Pautas de
conservación. Infraestructura de archivo
2.¿Por qué el Estado interviene para el estricto cumplimiento de las normatividades, relacionadas
con la organización documental?, ¿de que manera hace esta intervención?
Teniendo en cuenta la importancia de los archivos en la actividad estatal quiso el

legislador a través de la Ley 594 de 2000 regular la función archivística del Estado,
la cual fue definida por la misma ley como aquellas… Actividades relacionadas
con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del
documento hasta su eliminación o conservación permanente. La función
archivística del Estado en el contexto colombiano se desarrolla a partir de la
actividad que adelantan el Sistema Nacional de Archivos y el Archivo General de
la Nación. El Sistema Nacional de Archivos, el cual es coordinado y orientado por
el Archivo General de la Nación, y operado bajo los principios de unidad
normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia
y subsidiariedad. Los integrantes del Sistema tienen a su cargo la adopción,
articulación y difusión de las políticas, estrategias, metodologías, programas y
disposiciones que en materia archivística y de gestión de documentos y archivos
determine el Archivo General de la Nación. El Sistema se encuentra integrado por
el Archivo General de la Nación y los archivos de las entidades del Estado.
Adicionalmente, aunque de forma excepcional, podrán asimismo hacer parte del
Sistema los archivos privados. La función archivística del Estado requiere de la
determinación, dirección y orientación de un ente especializado para que sea
adelantada adecuadamente por todos los sujetos obligados a realizar las tareas
archivísticas dentro de la estructura estatal. De allí que la Ley 594 de 2000
hubiese determinado que sería el Archivo General de la Nación el llamado a
cumplir estas funciones.
La función archivística y la Ley 594 de 2000
La existencia de una política pública para el manejo de los archivos estatales es
fundamental para el adecuado funcionamiento de la sociedad y el Estado. En este
sentido, los archivos ofrecen múltiples ventajas y cumplen importantes funciones,
entre las que se destacan las siguientes: i) constituyen una importante herramienta
administrativa para la planeación del desarrollo social, económico y cultural de una
Nación, ii) representan la memoria del país y de las instituciones, iii) evidencian las
obligaciones, compromisos y derechos del gobierno, iv) son una prueba de los
derechos y prerrogativas de los ciudadanos así como también de la
responsabilidad de las instituciones públicas y de los gobernantes, v) contribuyen
a la comprensión de la Nación y la creación de un sentido de identidad nacional,
vi) son una importante fuente de información científica y cultural, vii) fomentan la
investigación, viii) concurren al desarrollo económico y social de los países, ix)
asisten a la democracia, x) registran eventos y decisiones, xi) permiten el ejercicio
de derechos como el de información y el goce efectivo de las prestaciones
sociales.
La Procuraduría General de la Nación en cumplimiento de lo dispuesto por la ley 594
de 2000, Ley General de Archivos y demás normatividad de carácter reglamentaria y
complementaria, presenta a consideración de los usuarios internos y externos de la
entidad el Programa de Gestión Documental-PGD, el cual tiene como objetivo no solo
satisfacer la exigencia de carácter normativo, si no la de que éste se constituya en un
instrumento técnico de Gestión Documental, que permitirá establecer y desarrollar
estrategias e implementación de servicios, adoptar procedimientos, programas y
actividades específicas en la materia.
Es así como la entidad responde a las exigencias del mundo moderno que se
desenvuelve en la aparición y desarrollo de nuevas tecnologías y herramientas que
permiten un mejor quehacer administrativo a través de la innovación y aprendizaje
constante, razones por las cuales el PGD permitirá a todos nuestros usuarios una
visión que proporcione mejores métodos para la realización de los actividades
administrativas, en especial, en los aspectos que tienen relación con la organización,
presentación, custodia y disposición de los fondos documentales que hacen parte del
acervo histórico de la entidad.
De igual manera, esta nueva herramienta deberá ser articulada en el corto y/o mediano
plazo con otro y otros dispositivos técnicos y administrativos que permitan el progreso y
tecnificación de la Gestión Documental, para que de la misma manera permita la
apertura de los procesos de tecnificación electrónica de los sistemas de archivo y así
se concrete en nuestra entidad la política presidencial de cero papel en la gestión.
3. ¿Por qué es importante la organización documental en las empresas tanto públicas como
privadas? Mencione cinco razones que sean de su consideración.
Para empezar la gestión documental es la unión de estrategias y planteamientos que permiten la

ejecución organizada, sistemática y estandarizada para el manejo y control de la documentación
producida y recibida por cualquier empresa, es decir, todas esas actas, memorandos, estados de
cuenta y contratos que pueden ser realizados a diario, pasan a ser registrados dentro de una
valoración sistemática, que permite que se almacenen de la manera correcta, en el formato
correcto, bajo las condiciones necesarias y por un tiempo prudente.
¿Qué permite la gestión documental? Sencillo, la gestión es la base fundamental que por medio
del análisis organizacional de cada empresa, determina las necesidades y los baches en cuanto al
manejo de la información, con el fin de determinar los pasos a seguir para mantener el control
automatizado de la misma.
Dentro de esta serie de estrategias se tienen en cuenta aspectos importantes como la relevancia
del documento para las actividades de la empresa, el tiempo requerido para el almacenamiento
de la información y las categorías a la que ésta hace referencia.
Recuerda la gestión documental le permite a tu empresa:
Ahorrar gastos.
Ahorrar tiempo en los procesos de archivo.
Mejorar la productividad.
Mejorar el acceso a la información.
Preservar los documentos con mayor control y seguridad.
Liberar espacio innecesario de almacenamiento.

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