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    Actividad Eje 4 - Auditoria Administrativa

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    ACTIVIDAD EJE 4 - AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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    Auditoria Administrativa

    Docente:
    Kevin De Jesús Caraballo Cárcamo

    Presentado por:
    Angela Patricia Soriano Lozano

    Fundación Universitaria del Área Andina


    Auditoria Administrativa – Eje 4
    Administración de Empresas
    Bogotá
    2021
    Introducción

    En este eje se busca abordar la importancia de la auditoría administrativa y como esa se


    convierte en una herramienta que ayuda a describir las falencias en cada área de la organización,
    al implementar ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar)
    Conforme a las instrucciones planteadas se desarrolló la selección de la empresa Absolut
    Publicidad y se efectuaran los procedimientos basados en un análisis breve de los factores que
    influyen en su funcionamiento y que pueden ser objeto de auditoría, con el fin de efectuar los
    respectivos informes.
    Desarrollo Eje 4
    Objetivos

    Objetivo General
    Investigar, revisar y evaluar la empresa Absolut Publicidad a nivel interno para conocer los
    procesos a nivel general e identificar los aspectos a mejorar principalmente en los ambientes de
    capacitación y formación para los empleados en los procedimientos internos.

    Objetivos Específicos

    • Impulsar el crecimiento de la organización


    ● Especializar los procesos técnicos de desmonte y montaje de avisos.
    ● Determinar qué acciones se pueden tomar para subsanar las deficiencias detectadas y
    superar los obstáculos que se presentan
    Planear la investigación.

    Objetivo de la auditoría.
    Investigar, revisar y evaluar La empresa Absolut Publicidad a nivel interno en cuanto a los
    procesos de capacitación, canales y protocolos de comunicación por parte de los directivos con
    los empleados y conocer la calidad del clima organizacional, si procura la salud laboral, cómo se
    motiva e incentiva al empleado para que alcance los objetivos organizacionales, la mejora de
    habilidades técnicas.

    La auditoría interna de la empresa es independiente de la administración, dependen


    directamente del comité de auditoría y en desarrollo de sus funciones efectúan evaluaciones
    periódicas del cumplimiento de las políticas y procedimientos seguidos por el Empresa para el
    manejo de los riesgos; sus informes son presentados directamente al comité de riesgo y al comité
    de auditoría, que son los encargados de hacer seguimiento a la administración de la empresa
    acerca de las medidas correctivas que se tomen.
    Análisis.

    Estado actual de la empresa


    Actividad económica Principal: Empresa de publicidad
    Representante legal: John Jairo soriano lozano
    Planta física Cuenta con una planta autorizada de personal de 65 empleados
    Cuenta con 2 una sede administrativa y planta de impresión y ensamble de avisos publicitarios
    Vehículos y Bienes Intermedios: Dos vans, dos motos, Occiauto y equipos de las oficinas
    administrativas, equipos de impresión laser, tóner y escaneo.

    Reconocimiento de procesos
    Capacitaciones Los directivos y empleados deben poseer un alto nivel de capacitación y
    profesionalismo en la realización de sus operaciones. Es responsabilidad de cada directivo y
    empleado estar al día en la lectura de la documentación y circulares internas de la Entidad y de
    las que se generan en las entidades que regulan la actividad en materia de publicidad, manuales
    de procedimientos de instalación, diseño y estándares actuales de publicidad, trabajo en alturas.
    Los directivos y empleados deben aprovechar todo tipo de oportunidades brindadas por La
    empresa Absolut Publicidad, para capacitarse haciendo el mejor uso de ellas, además, deben
    conocer los reglamentos que rigen su profesión u oficio y las normas inherentes al cargo que
    desempeñan dentro de la empresa. La asistencia y respuesta a estas capacitaciones son de forzoso
    cumplimiento para la totalidad de empleados de la empresa.
    Sanciones El incumplimiento de las normas, políticas y procedimientos establecidos dentro del
    Manual de Procedimientos de Absolut Publicidad será sancionado administrativamente, siendo
    causal objetiva para la terminación unilateral del contrato de trabajo, de acuerdo con la
    reglamentación interna, la Ley y demás regulaciones aplicables del código sustantivo del trabajo
    Requerimientos de Clientes Atender con rectitud, amabilidad y prudencia las inquietudes y
    reclamos de los clientes. Explicar a los clientes la forma como opera cada uno de los servicios de
    instalación y los servicios posinstalacion de mantenimiento y garantía.
    Reserva de Información Privilegiada Los directivos y empleados de la empresa deben proteger
    la información de carácter reservado que ha sido dada a conocer por autoridades competentes por
    investigaciones de carácter penal, civil o comercial sobre actuaciones de los clientes. Esta reserva
    incluye las operaciones inusuales 20 detectadas en las oficinas.
    Conflictos de Interés Con el fin de evitar cualquier situación que pueda involucrar conflicto de
    intereses, los directivos y empleados de la empresa deben obrar equitativamente, prestar sus
    servicios contratados sin esperar retribución diferente de la pactada en la relación contractual o
    laboral, sin considerar beneficios personales o de terceros.
    Manejo de Clientes Generar confianza entre sus clientes a través de una actuación transparente,
    imparcial y de buena fe, sin anteponer intereses de índole personal. Proporcionar a sus clientes
    toda la información que esté disponible y que sea de importancia para la toma de decisiones
    fundamentales.
    Cancelación Contrato de Trabajo Si la actuación del empleado va en contra de las normas
    legales o internas, la Empresa podrá cancelar el contrato de trabajo por justa causa.
    Factores
    Los factores que intervienen en los diversos de los procesos que se llevan a cabo dentro de La
    empresa Absolut Publicidad y que serán motivo de estudio en esta auditoría son cada uno de los
    colaboradores y administrativos de cada área.
    Examen de cada factor

    Se pretende llevar a cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como


    colectivamente, de cada colaborador y las áreas de intervención, es decir, personas responsables
    de la administración de funciones operacionales equipo técnico de instaladores y ver si se han
    tomado los modelos pertinentes que aseguren la implementación de controles administrativos,
    operativos y técnicos adecuados, que aseguren que la calidad del trabajo sea de acuerdo con los
    parámetros establecidos, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en
    forma efectiva con el fin de lograr los objetivos de la empresa.
    Combinar hallazgos y diagnosticar

    Se evidencio que en las áreas de mayor impacto se presentan reprocesos que afectan los
    tiempos de respuesta de los requerimientos. Un ejemplo de ello es la contratación de personal
    para las diferentes áreas y/o oficinas de servicio, que en muchos casos son a funcionarios que
    venían con un contrato a término fijo o temporal y pasan a un término indefinido en estos casos
    se pierde mucho tiempo, ya que no hay un solo analista de selección que se encargue de agilizar
    estos casos que se presumen son en un tiempo más corto al tener varias validaciones completas si
    no que en la actualidad se reúnen con procesos de selección de personas externas a los que hay
    que realizarles un proceso más extenso por seguridad de la entidad y esto en algunos casos genera
    reprocesos al realizar validaciones ya completadas en un proceso anterior.
    Para medir y verificar si realmente se está ejecutando el proceso de acuerdo con lo
    planeado y para corroborar la información obtenida con el examen anterior se propone la
    aplicación de los siguientes indicadores de gestión:

    a) Porcentaje de cumplimiento de capacitación

    Este indicador se propone para verificar cuántas personas están realmente capacitadas para
    trabajar después de un proceso de capacitación, para así darse cuenta de qué tan buenas y
    eficientes son las capacitaciones brindadas.

    b) Porcentaje de cumplimiento de las actividades de capacitación.

    Este indicador mide el cumplimiento que se obtiene de las capacitaciones realizadas, versus las
    capacitaciones que se planearon en base a las personas que se necesitaban para ejercer las nuevas
    funciones, se mide la eficiencia en producción para cumplir con sus objetivos de capacitación a
    talento humano.
    Presentación del diagnóstico.

    Teniendo en cuenta el diagnóstico a los 65 el 80% de los empleados se evidenció un alto nivel de
    capacitación ya que es un requisito La empresa Absolut Publicidad, los directivos y los
    empleados deben poseer un alto nivel de capacitación y profesionalismo en la realización de sus
    operaciones y procedimientos técnicos.
    La empresa Absolut Publicidad ofrece varias alternativas para realizar una capacitación para
    fomentar todas las acciones encaminadas a que cumplan con las normas corporativas.
    Cómo se relaciona anteriormente, en las áreas de mayor impacto se presentan retrasos es en la
    contratación del personar ya que no hay una estrategia más clara que agilice la formalización de
    algunos procesos de selección, que perfeccione los procedimientos de instalación e impresión de
    avisos y pancartas.
    Así mismo se evidencian reprocesos por omisión operativa de algunos funcionarios de diferentes
    áreas que hacen que los tiempos de respuesta se afecten dañando las estadísticas de cada proceso.

    Resumen Ejecutivo

    La auditoría en este caso es un proceso independiente de la empresa que recolecta evidencia


    basada en hechos buscando identificar errores en los procesos, evaluar el desempeño de los
    colaboradores, valorar los procedimientos internos y proponer estrategias o controles de mejora.
    Para hacer una correcta auditoría es necesario ser una persona imparcial, y tener conocimiento de
    cómo es la empresa en todas sus áreas, como son sus procesos, cuáles son los pasos que requiere
    en el cumplimiento de su objetivo, con cuántas personas cuenta y cuantas son necesarias para
    llevar a cabo los procesos sin errores y alcanzar los objetivos planteados.

    Uno de los factores más importantes fueron los errores operativos que por falta de conocimiento
    técnico en los procesos de instalación; muchos errores se pasaban desapercibidos causando gastos
    inesperados para la empresa. Por ello se realizaron capacitaciones más fuertes, precisas y
    especializadas, con el fin de que se cree conciencia de la importancia que tiene cada función de
    los colaboradores y los costos en que puede incurrir la empresa a causa de estos
    Áreas de Intervención

    ● Recursos Humanos: Con el fin de realizar una mejor estrategia de contratación se


    procedió con la creación de un grupo de trabajo conformado por un Analista y un
    Auxiliares de selección. Los anteriores serán responsables de realizar la efectiva
    renovación de los contratos de funcionarios ya vinculados que pasarán a ocupar nuevos
    cargos a término indefinido.

    Recursos Administrativo

    • Correspondencia: Se evidenció que el sistema de correspondencia no es eficiente y no


    permite llevar un control preciso de la información recibida y emitida.
    • Contabilidad: Se evidencio que no cuentan con un programa contable que les permita
    implementar la nueva normativa de facturación electrónica.

    Recursos Operativos

    • Técnicos Instaladores: Se verifico que los técnicos encargos de la instalación y


    procedimientos operativos para la impresión de los avisos requieren de capacitación de
    riesgos en alturas y técnicas de instalación adecuadas para la conservación de materiales.
    Bibliografía

    López José (2013) Beneficios de la capacitación.


    https://www.eoi.es/blogs/madeon/2013/03/11/beneficios-de-la-capacitacion-de-los-empleados/

    Awilda Carolina (2012). Las Actividades de la Gestión de Proyectos.


    https://www.eoi.es/blogs/awildacarolinaberiguete/2012/01/31/las-actividades-de-la-gestion-de-
    proyectos/

    Sánchez Paola. (2017). Gerencia.com. https://www.gerencie.com/la-evaluacion-del-desempeno-


    laboral-y-su-importancia-en-las-organizaciones.html

    https://es.scribd.com/doc/91437038/Ejemplo-de-Una-Auditoria-Administrativa

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