bibliotecas anales de investigación

Gestión documental, Gestión

de información y Gestión del
conocimiento: nociones e
interrelaciones

Document management,
Information management and
Knowledge management:
notions and interrelationships

Lic. Yarelys Chávez Montejo: Licenciada en Bibliote- Lic. Yarelys Chávez Montejo
cología y Ciencias de la Información. Actualmente en Lic. Hilda Pérez Sousa
curso de la Maestría en Bibliotecología y Ciencia de la
Información. Facultad de Comunicación. Universidad Resumen: Se examinan las particularidades que per-
de La Habana. Desde febrero 2009 a la actualidad, miten validar la marcada dependencia y las principales
labora en el Departamento de publicaciones y edi- interacciones entre la Gestión documental, Gestión de
ciones en la realización del Diccionario Enciclopédico información y Gestión del conocimiento. Con el objetivo
Cubano. También ha trabajado en el Proyecto de de crear una base conceptual útil para comprender di-
Multimedia “La Universidad de la Habana. Alma Mater chos conceptos o sistemas. Se definen conceptos como:
de las universidades cubanas”. dato, información y conocimiento; así como sus princi-
[email protected] pales interrelaciones. Se analiza la relación y los pun-
[email protected] tos de diferencias que existen entre los conceptos de
Sistemas de gestión documental, Sistemas de gestión
Lic. Hilda Pérez Sousa: Licenciada en Educación en de información y Sistemas de gestión del conocimiento.
Pedagogía de la Educación Primaria. Diplomante en Palabras clave: gestión documental; gestión de infor-
Bibliotecología. Actualmente en curso de la Maestría mación; gestión del conocimiento.
en Bibliotecología y Ciencia de la Información. Fa-
cultad de Comunicación. Universidad de La Habana. Abstract: The particularities allowing to validate the
Labora como Jefa del Departamento de Publicaciones marked dependence and the main interactions among
Seriadas de la Biblioteca Nacional de Cuba José Martí. documentary management, information management
[email protected] and knowledge management are examined. Aimed at
creating a conceptual base useful to understand such
concepts or systems, the concepts of date, information
and knowledge are defined, as well their main rela-
tions. The relationship and the differences points ex-
isting among the concepts of documentary manage-
ment systems, information management systems and
knowledge management systems are also analyzed.
Keywords: documentary management; information
management; knowledge management.

Introducción

E l auge de la sociedad de la información y del

conocimiento, basadas en el aumento de las
Tecnologías de la Información y la Comunicación;
ha dado como resultado una explosión documen-
tal sin precedentes; las organizaciones por tanto
deben prestar atención a la forma de organizar,

 Páginas 222-227 Año 8-9, No. 8-9, 2012-13

Gestión documental, Gestión de información y Gestión del conocimiento… bibliotecas anales de investigación

administrar y controlar sus fuentes documentales, datos que adquieren significado para su receptor. O
sus flujos de información, así como su valor más dicho en otros términos: un dato pasa a ser informa-
preciado: el capital humano. ción cuando adquiere significación para su receptor,
Es por esto que las organizaciones de informa- un dato es o no información en dependencia de si
ción se ven orientadas a implementar sistemas de es o no significativo para ese receptor… proponemos
gestión documental, sistemas de gestión de infor- que la información debe ser identificada, no como
mación y sistemas de gestión del conocimiento; un subconjunto especial de datos, sino como el con-
con la finalidad de controlar y administrar recur- tenido semántico de los datos…” (Pérez Rodríguez y
sos y procesos productivos, que tributen beneficios Coutín, 2005).
a las organizaciones. Siguiendo una línea de pensamiento, el cono-
Para muchos autores ha sido difícil establecer cimiento según Pérez Montoso “debe identificarse
marcos divisorios entre las tres gestiones organi- como la información que se asimila por un indivi-
zacionales, producto de su marcada complemen- duo y que le permite a éste tomar decisiones y actuar.
tación y vínculos indisolubles. En este sentido, el conocimiento se encuentra mucho
Este trabajo pretende analizar conceptualmen- más relacionado con la acción que los datos o la
te las principales interrelaciones existentes entre propia información. Como alternativa al modelo es-
la Gestión documental, Gestión de información y tándar, proponemos identificar el conocimiento con
Gestión del conocimiento. Constituye en prime- un tipo especial de estados mentales (o disposiciones
ra instancia un estudio conceptual, por lo que se neuronales) que posee un individuo y que cumplen
justifica la presencia e interacción entre conceptos una serie de características propias…” (Pérez Mon-
paradigmáticos como datos, información y cono- toso, 2004).
cimiento; que sirven de sustento teórico para com- Se puede decir entonces que los datos consti-
prender de igual manera los Sistemas de gestión de tuyen partículas aisladas con mínimos sentidos
documental, de información y del conocimiento semántico, los cuales al ser captados, agrupados,
en las organizaciones. decodificados, e interpretados por un receptor se
convierten en información. El receptor puede es-
Reflexiones conceptuales tablecer mentalmente puntos conexos entre esa
Dato, información y conocimiento información y sus experiencias acumuladas, con-
textualizarla a través de asociaciones, y es solo
Los conceptos de Gestión documental (GD), Ges- entonces que se puede afirmar que la información
tión de información (GI) y Gestión del conocimien- fue entendida y comprendida, es decir que se vol-
to (GC) han tomado alta significación en el marco vió conocimiento.
de las organizaciones; con la finalidad de lograr un
uso correcto, eficaz de la información y un adecua- Gestión documental y Sistemas
do flujo permanente de la misma; maximizando de gestión documental
beneficios y minimizando costos, de acuerdo a la
misión de cada organización. Debido a la avalancha de información de la que
Antes de realizar un recorrido por la literatura han sido testigo las organizaciones, la gestión do-
referente a los tres tipos de gestión organizacional, cumental, ha jugado un papel fundamental en el
sería pertinente hacer referencia a los conceptos adecuado funcionamiento de estos sistemas.
de dato, información y conocimiento; ya que estos Pedro Maestre desde una visión general plantea
constituyen el basamento conceptual de donde que la GD constituye la “gestión basada en siste-
parte cualquier análisis sobre la GD, GI y la GC. mas y herramientas cuya finalidad fundamental es
Según Ponjuán los datos se pueden definir la captación, almacenamiento, recuperación, pre-
como “conjunto de hechos discretos y objetivos sentación y transmisión de cualquier tipo de docu-
sobre acontecimientos. En el contexto de una or- mento susceptible de ser utilizado en una empresa
ganización, los datos son descritos como registros o institución”.
estructurados de transacciones. Constituyen la La GD constituye el punto de partida para que
materia prima para la creación de información.” cada sistema, cumpla con los requerimientos de
(Ponjuán, 2004). información que necesiten sus usuarios, a partir
Los datos contextualizados, con valor añadido de una selección, ordenamiento, búsqueda y recu-
y con significación, se convierten en información, peración de sus fuentes documentales oportunas a
la cual “…debe entenderse como el subconjunto de cada necesidad.

Año 8-9, No. 8-9, 2012-13 reflexiones 

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Es por esto que los Sistemas de gestión docu- La gestión de información es coordinar, dirigir y
mental (SGD) tienen como objetivo fundamental, controlar los flujos de información que tiene lugar
facilitar y mejorar la organización y funcionamien- en cada sistema, de manera sistemática. Toman-
to del fondo documental de las organizaciones, con do en cuenta segmentos típicos de los sistemas,
vista a tributar a una mayor eficiencia organizacio- como pueden ser el ambiente, los procesos que se
nal, minimizando costos y aumentando beneficios. generan, las personas y las tecnologías implicadas
Varios autores han conceptualizado a los Sis- entre otros; que de conjunto interrelacionan. Así
temas de gestión documental, como Rodríguez como del conocimiento actualizado y preciso del
y González al plantear que “son aquellos sistemas ciclo de vida de los documentos que genera el sis-
encargados de gestionar y tratar en todos sus aspec- tema, producto de la GD.
tos la información fijada en un soporte, con lo que el Según Burk y Horton (Burck y Horton, 1988) los
concepto de documento pasa a adoptar un sentido principales objetivos de la GI son los siguientes:
más amplio al considerar como tal, toda informa- 1 Maximizar el valor y los beneficios derivados
ción plasmada en cualquier soporte, ya sea papel, del uso de la información.
magnético o electrónico.” (Rodríguez Muñoz y Gon- 2 Minimizar el costo de adquisición, procesa-
zález, 2002, p. 17-28) miento y uso de la información.
La función primaria de estos sistemas está en 3 Determinar responsabilidades para el uso
garantizar todos los requerimientos funcionales: efectivo, eficiente y económico de la informa-
creación, automatización, mantenimiento; con ción.
vistas a que las fuentes documentales de la orga- 4 Asegurar un suministro continuo de la infor-
nización estén al alcance de los usuarios y puedan mación.
ser compartidas siguiendo el flujo organizacional.
Producto del incremento de la masa documen- Es importante señalar que una adecuada gestión
tal que cada día va en ascenso, es importante que de los flujos de información en las organizaciones,
las organizaciones cuenten con un sistema de ges- constituye la base primaria, si se pretende contar
tión documental, correctamente planificado e im- con una aceptada calidad en la Gestión del cono-
plementado, que coordine y controle la documen- cimiento.
tación en función de la misión, objetivos y visión
de la organización. Gestión del conocimiento y sistemas
de gestión del conocimiento
Gestión de información y sistemas
de gestión de información Siguiendo una línea de pensamiento, la Gestión
del Conocimiento (GC) se vierte como nueva filo-
Una correcta Gestión Documental de fondo, propi- sofía de gestión organizacional, destacando el im-
cia una adecuada Gestión de Información. portante papel que juegan las personas como seres
Desde un enfoque económico, Rodríguez subra- cognitivos que transmiten y generan valor durante
ya que: “la GI es también una actividad económica el proceso de gestión, a través del conocimiento.
mediante la cual se trazan objetivos y estrategias, Sobre el surgimiento de este concepto Serradell
se organizan y distribuyen recursos, y se conducen y (Serradell López, 2003) considera que “hay dos fac-
controlan acciones para un mejor manejo y uso de la tores que han facilitado la aparición del concepto de
información, de forma que se garantice eficaz y efi- gestión del conocimiento. Por un lado, el desarrollo
cientemente, su identificación, obtención, represen- tecnológico, que facilita enormemente la gestión del
tación, almacenamiento, búsqueda y recuperación, capital intelectual y la hace factible desde un punto
circulación o distribución, análisis y uso, con bene- de vista financiero. Por otro, la creciente conciencia-
ficios y la creación de ventajas competitivas para la ción por parte del mundo empresarial (e incluso por
organización”. (Rodríguez Cruz, 2008). parte de las naciones económicamente más desarro-
La GI se basa en un uso racional y adecuado de lladas) de que el conocimiento es un recurso clave en
la información, así como un destino responsable aquellas sociedades y organizaciones en las que la
de los recursos implicados en el flujo informacio- información es abundante —en gran medida, gra-
nal; con el objetivo de mantener cánones elevados cias a Internet.”
de eficacia, eficiencia y efectividad en el funciona- Partiendo de una conceptualización simple
miento de los procesos estratégicos y productivos pero profunda de GC, Bill Gates afirma que “no es
que conforman el sistema. más que gestionar los flujos de información, y llevar

 reflexiones Año 8-9, No. 8-9, 2012-13

Gestión documental, Gestión de información y Gestión del conocimiento… bibliotecas anales de investigación

la información correcta a las personas que la necesi- tido se pueda evolucionar hasta comprender, con-
tan.” (Gates, 1999). textualizar y relacionar la información, e inclusive
El objetivo fundamental de la gestión del cono- se puede incluir en ese gráfico como resultado final
cimiento es lograr un ambiente colaborativo, don- de la cadena: metainformación; ya que a través del
de se propicie la inteligencia colectiva. Un entorno nivel de asociación resultante del conocimiento se
laboral donde se practique el aprendizaje como ac- puede brindar información sobre información.
tividad conjunta, y prime el intercambio y la filoso- Particularizando en la relación informa-
fía de compartir el conocimiento individual. ción‑conocimiento, Ponjuán (2004) considera que
Por su parte Pavez identifica los objetivos que “tanto la información como el conocimiento tienen
han dado base a la Gestión del conocimiento: que ver con las personas, pero en diferentes niveles
1. Formular una estrategia de alcance orga- o dimensiones: la información depende de los da-
nizacional para el desarrollo, adquisición y tos que se convierten en información al tener signi-
aplicación del conocimiento. ficado a partir de diferentes procesos de agregación
2. Implantar estrategias orientadas al conoci- de valor, y de una determinada contextualización.
miento. El conocimiento es información transformada en
3. Promover la mejora continua de los procesos creencias, conceptos y modelos mentales mediante
de negocio, enfatizando la generación y utili- razonamiento y reflexiones”.
zación del conocimiento. Para asentar la marcada diferencia entre ambos
4. Monitorear y evaluar los logros obtenidos conceptos se puede decir que se puede acumular y
mediante la aplicación del conocimiento. manejar un amplio cúmulo de información, pero
5. Reducir los tiempos de ciclos en el desarrollo si esta no es interiorizada, contextualizada, aso-
de nuevos productos, mejoras de los ya exis- ciada mentalmente y aplicada en el desarrollo de
tentes y la reducción del desarrollo de solu- una tarea, no se convierte en conocimiento.
ciones a los problemas. Estos tres conceptos lejos de ser excluyentes en-
6. Reducir los costos asociados a la repetición tre sí, se complementan e interrelacionan, y ningu-
de errores. (Pavez, 2000). no tuviera sentido sin la presencia implícita del otro.
De esta manera el conocimiento se vierte a posterio-
La gestión del conocimiento se va a encargar de ri como la evidencia concreta de la cadena de valor.
coordinar y controlar el capital intelectual con que
cuenta la organización, con vista a aportar valor Gestión documental, gestión de
añadido a las salidas de cada proceso, adaptán- información, gestión de conocimiento
dose a los continuos cambios del medio ambiente,
sobre la base de ejes fundamentales como la cul- La Gestión de información lleva implícita una Ges-
tura organizacional, el liderazgo y la cooperación tión documental de fondo, por lo que varios auto-
mutua. Para esto es necesario partir claro está en res se han pronunciado en que más que un paso de
convertir el conocimiento tácito en explícito. una a la otra, hay más bien una evidente subordi-
La puesta en marcha de un sistema de gestión nación de base.
del conocimiento (SGC) está en gran medida con- Según Saffady la Gestión Documental tiene que
dicionada por la cultura organizacional y el nivel ver con cinco aspectos de la Gestión de Información:
de liderazgo que posea la organización, ya que esta 1. La determinación de los plazos de retención
tarea requiere de la implicación y compromiso de de los documentos: en la determinación de
todos los trabajadores; con vistas a que el SGC tri- los plazos de retención de los documentos,
bute en beneficios a la organización. las organizaciones requieren consultar otros
Las organizaciones trascienden por el valor tipos de informaciones. Esta determinación
añadido basado en experiencias, aptitudes y acti- es de alta importancia para cumplir adecua-
tudes; generadas por el conocimiento que aportan damente las etapas activas, y no afecte la eco-
sus recursos humanos. nomía de la organización.
2. La garantía de que exista correspondencia
Interrelaciones conceptuales con las leyes y regulaciones oficiales: es fun-
Dato, información, conocimiento damental que las organizaciones se basen
y cumplan con las regulaciones y leyes que
Estos tres conceptos tienen un fuerte carácter si- dictan las entidades, tanto nacionales, como
nérgico y partiendo de una unidad mínima de sen- organismos internacionales.

Año 8-9, No. 8-9, 2012-13 reflexiones 

bibliotecas anales de investigación Chávez Montejo | Pérez Sousa

3. El manejo de registros organizacionales in- Para lograr que las personas en las organizacio-
activos: las organizaciones deben velar por la nes compartan y transmitan sus conocimientos y
actualización y mantenimiento de sus regis- los vuelquen de manera tácita; es imprescindible
tros inactivos, así como el cumplimiento de que los flujos de información estén correctamente
las regulaciones vinculadas con los procesos definidos, así como justificada la presencia de cada
de transferencia y expurgo. recurso en el lugar adecuado. Esto se hace posible
4. La organización de los registros activos y su a través de un riguroso respeto por el origen y pro-
recuperación: este punto expresa una alta re- cedencia en la generación de documentos en la or-
lación de la GD y la GI, ya que de los registros ganización.
organizacionales, se toman mayormente las A medida que el proceso de gestión documental
informaciones que se incorporan a las bases se evalué periódicamente, bajo las prescripciones
de datos. establecidas y con un adecuado tratamiento del
5. La protección de registros vitales: es impor- ciclo de vida del documento, tributará a un mayor
tante el control y mantenimiento de los re- éxito en la Gestión de información, así como de
gistros vitales de cada organización, ya que una exitosa Gestión del conocimiento.
evitaría riesgos económicos y profesionales Con vista a hacer más explícita la relación exis-
que afectarían el funcionamiento interno del tente entre la GD, la GI y la GC, Martín determina
sistema (Saffady, 2004, p. 218) las actividades que incluye la Gestión del conoci-
miento:
Es importante señalar también la relación de las • Gestión de la información.
tecnologías de Información y comunicación en la • Gestión de la inteligencia.
interrelación entre la GD y la GI, ya que como consi- • Gestión de la documentación.
dera Ponjuán (2004) “la GI permite utilizar platafor- • Gestión de los recursos humanos.
mas Web, en régimen de Intranet-Extranet para colo- • Gestión de la innovación y los cambios.
car los documentos más importantes, facilitando su • Organización del trabajo. (Martín, 2002).
acceso y uso… Cuando se trata de documentos elec-
trónicos deben incorporarse ciertas particularidades Es importante señalar como este autor incluye a la GI
en su tratamiento, en las que la GI y las tecnologías y la GD, dentro de las actividades de la GC. Cada uno
de la información y la comunicación (TICs) ejercen de estos elementos pueden ser analizados de mane-
una influencia notable. La transferencia de soportes, ra independiente en las organizaciones, pero tienen
de disquete a CD, por ejemplo, marca plazos específi- un amplio sentido cuando se interrelacionan y de
cos de conservación.” conjunto tributan a la Gestión del conocimiento.
Es decir que un adecuado tratamiento en la Ges- Una eficiente Gestión de información propicia-
tión Documental conlleva una correcta Gestión de rá la creación y transmisión de conocimiento, ya
Información, las cuales serían los cimientos para que las personas pueden contar con la información
la construcción de otro enfoque más novedoso: la necesaria, en el momento preciso para la toma de
Gestión del Conocimiento. decisiones; generándose de esta manera un flujo
de conocimiento en la organización.
Figura 1: Relación Gestión documental-informa­ Se puede decir que a pesar de que existen rela-
ción-conocimiento, según Gloria Ponjuán. ciones entre la Gestión de información y la Gestión
del conocimiento, algunos autores acentúan sus
marcadas diferencias como Neil Fleming al plan-
tear que “una colección de datos no es información,
una colección de información no es conocimiento,
una colección de conocimiento no es sabiduría y una
colección de sabiduría no es necesariamente la ver-
dad.” (Fleming, 1996).
La GD, la GI, como la GC, forman una cadena,
donde cada una se complementa, teniendo como
fin el logro organizacional. Aunque las organiza-
ciones realicen una gestión de información ade-
cuada, no quiere decir, que se lleve a cabo Gestión
del conocimiento; ya que es imprescindible que el

 reflexiones Año 8-9, No. 8-9, 2012-13

Gestión documental, Gestión de información y Gestión del conocimiento… bibliotecas anales de investigación

conocimiento se haga explícito, para que se pueda los propios recursos humanos de la organización
gestionar, lo que significa en primera instancia so- como conocimiento explícito.
cializar el conocimiento tácito. Las organizaciones constituyen sistemas com-
puestos por elementos que interactúan entre sí,
Sistema de gestión documental, para el logro de un objetivo común; según la mi-
Sistema de gestión de información sión y metas del sistema. Siguiendo esta misma fi-
y Sistema de gestión de conocimiento losofía procedente de la Teoría de los Sistemas es
que funcionan los SGD, los SGI y los SGC; como
A lo largo de este trabajo se ha puesto en eviden- subsistemas, ya que cada uno desde sus propósitos,
cia, la fuerte relación que se establece entre la GD, interactúan y se interrelacionan; con vista al co-
la GI y la GC; así como la que se constituye entre rrecto desenvolvimiento y éxito de la organización.
sus conceptos primarios (datos, información y co-
nocimiento). De igual manera también existe una A manera de conclusión
marcada interrelación entre los SGD, los SGI y los
SGC; a pesar de que sus objetivos y propósitos or- Los conceptos de dato, información y conocimiento
ganizacionales, no sean los mismos. constituyen la base teórica conceptual que susten-
En relación a esta idea Mena postula: “…difícil- tan la GD, la GI y la GC, de igual forma el adecuado
mente sea posible implantar un sistema de gestión funcionamiento de la GD, la GI y la GC en las organi-
del conocimiento sin la existencia de uno de los pi- zaciones, propician un correcto tratamiento y flujo
lares de la gestión de la información: el sistema de de las fuentes documentales, las informaciones y
gestión documental o archivo, en tanto factor indis- los conocimientos que se generan en el sistema.
pensable para la organización y utilización de los La calidad de la gestión del conocimiento, está
recursos de información internos de las organizacio- basada en una acertada gestión de información,
nes y empresas.” (Mena Mugica, 2002). que lleva implícita una correcta gestión documen-
Es importante que las organizaciones cuenten tal de fondo.
en primera instancia con un SGD, antes de hablar Existe una fuerte interrelación y complementa-
de un Sistema de gestión de información y de un ción entre los SGD, los SGI y los SGC. Cada sistema
Sistema de gestión del conocimiento. Cada siste- crea cimientos base para la implementación ópti-
ma en las organizaciones debe velar por el ciclo de ma a posteriori de subsiguientes sistemas de ges-
gestión, primero dónde nace y quiénes generan los tión organizacional. ■
documentos, para luego pasar por el procesamien-
to, almacenamiento y generación a través de flujos Recibido: mayo de 2012
de información.; con vistas a ser transmitida por Aceptado: julio de 2012

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Año 8-9, No. 8-9, 2012-13 reflexiones 