Taller de: MODELAMIENTO DE PROCESOS

EXAMEN FINAL

REDISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIO

Taller de: MODELAMIENTO DE PROCESOS

ƒ En base al caso de modelamiento adjunto, cada

equipo, seleccionar un proceso de su trabajo actual
y hacer el modelaje o rediseño de dicho proceso.
ƒ Seguir la metodología desarrollada en el curso y los
slides del caso ejemplo desarrollado
ƒ Favor no omitir los slides de la metodología, si es
recomendable aclararlos o aumentarlos en cada
sección
ƒ Presentarlo usando Power Point y entregarlo en CD
EJEMPLO DE

Reingeniería de
Procesos
 Macroproceso de Abastecimientos

Necesidades
de usuario Usuario atendido
PROCESOS

DISTRIBUCION Y CONTROLAR
PROGRAMACION ADQUISICIONES CONTROL DE PAGOS
INVENTARIOS

• Programación anual • Procesos de • Distribución de bienes • Pagar a proveedores

• Programación eventual adquisición • Control de inventarios • Controlar pagos
• Gestión de proveedores • Emisión de órdenes • Administración de
• Registro de de compra almacén
proveedores • Emisión de órdenes
• Catalogación de bienes de servicio
y servicios Usaremos
este
ACTIVIDADES DE CADA PROCESO proceso
Proceso: Distribución de Bienes
z Definición
– Proceso que involucra la formulación y
autorización de PECOSAS, así como su
despacho y entrega a la unidad
orgánica solicitante.
Ambito:
– Gerencia de Administración y Finanzas
– Sistema de Abastecimiento
– Área de Almacén
 Grupo de Trabajo
Nombre Cargo Área
Edmundo Acurio Gerente de GAF
Villavicencio Administración y Finanzas

Noel Salazar Ocola Jefe de Abastecimiento GAF

Mercedes Mamani Asistente de Almacén GAF-Abast.

Mario Montanchez Prado Asistente de GAF-Abast.

Adquisiciones
Maristella Vildoso Asistente Administrativo GAF

Sonia Guerrero Ordóñez Asistente Administrativo Oficina de Informática

Michel Laos Chatten Jefe de la Oficina de Oficina de Informática

Informática
Integrantes Grupo 1
 Simbología
PASO SIMBOLO DESCRIPCION

Operación Cualquier paso que agrega valor al proceso

hace avanzar en forma directa el prodeso
Transporte Cualquier acción que desplaza información u
objetos, incluyendo personas
Demora Retraso no programado de materiales, partes
(no programada) o productos. Cualquier tiempo de espera de
Inspección Incluye inspecciones de calidad y cantidad,
revisiones y autorizaciones
Almacenamiento productos.
(demora
Almacenamiento Almacenamiento permanente

Retrabajo R
operación
 Diagrama Funcional de Ruta
de Documentos
Gerencia de
Unidad Orgánica Administración y
Finanzas

Sistema de Sistema de Sistema de Sistema de

Abastecimiento Contabilidad Recursos Humanos Tesorería

Adquisiciones Almacén Mantenimiento

 Diagrama Causa-Efecto del
proceso actual
Mano de Obra Materiales

Versiones
Falta de capacitación del Diferentes del
personal que formula software
PECOSAS
Uso excesivo de
Demora en elaboración de insumos
documentos
Formularios mal
Falta de Información sobre SI deficiente diseñados
bienes al formular la PECOSA
Demora en trámte
de PECOSAS
Exceso de copias de documento Falta de sistema instalado en los
equipos
Revisión Manual
Procedimiento mal diseñado
de Stock

Falta de Diversidad de medios para

Exceso de Visas y Vo Bo formular PECOSAS
información en
línea

Revisión Manual de
Presupuesto
Métodos Maquinaria
Visión
z Seróptimo en la formulación,
autorización y despacho de las
PECOSAS.
 Misión
z Desarrollar
un sistema de
información que soporte el
proceso de formulación,
autorización y despacho de
PECOSAS.
Objetivo
z Optimizar el proceso de
distribución de bienes
– Reducción de errores en
formulación de PECOSAS
– Mayor productividad
del área
– Satisfacción del
cliente interno (unidades orgánicas
solicitantes)
 Proceso Actual de Distribución
de Bienes
Asistente de Adquisiciones
Secretaria Elabora e Jefe de Unidad Organica Secretaria Lleva Pecosa Revisa cantidades de acuerdo al
Inicio Espera Espera
Imprime PECOSA Revisa, Firma y Devuelve a Adquisiciones para VB Consolidado y Cuadros de
Necesidades Eventuales

Asistente de
Adquisiciones Devuelve No ¿Pedido
para corregir o solicita presupuestado
un Cuadro de ?
Necesidades Sí

Asistente de Adquisiciones
Coloca Visto Bueno

Jefe de Abastecimientos Verifica

si cumple requisitos

No
¿Cumple
requisitos?

Sí
Asistente de Almacen Despacha
Solicitante recibe bienes (anotando a máquina las
cantidades en la PECOSA), Jefe de Abastecimiento Autoriza
Fin y copia de PECOSA Espera
PECOSA
consigna firma, fecha de recepción,
recepcionada y la archiva firma del solicitante y numera la
PECOSA
 Explicación del Proceso Actual
z El proceso involucra el uso de documentos
firmados y visados que van tramitándose
entre los interesados.
z Los controles necesarios se efectúan
manualmente, con demoras excesivas
ya que el personal tiene otras tareas.
z Se debe esperar un lapso de tiempo
para que las PECOSAS lleguen
a Almacén.
z Existe un software que no soporta
el proceso y que viene siendo
usado como máquina de escribir
para elaborar la PECOSA.
 Proceso Actual de Distribución
de Bienes TIPO DE ACTIVIDAD TIEMPO EFECTIVO TIEMPO PESIMISTA

DIARIO x
N° ACTIVIDADES VA CONTROL OTROS
EXPEDIENTES EXPEDIENTES
1 ELABORA PECOSA E IMPRIMIRLA X
20 minutos 40 minutos

2 TRANSPORTE 1
X 1 minuto 10 minutos

ESPERA 1 20 minutos 30 minutos

3 REVISION Y FIRMA DE LA PECOSA X

30 segundos 30 segundos

4 TRANSPORTE 2 X
1 minuto 2 horas

ESPERA 2
2 horas 4 horas

6 INSPECCION DE LA PECOSA X 3 minutos 5 minutos

7 VISTO BUENO JEFE DE ADQUISICIONES X

30 segundos 30 segundos

8 TRANSPORTE 3
X 30 segundos 30 minutos

ESPERA 3 1 minuto 10 minutos

9 VERIFICAR SI CUMPLE REQUISITOS X

1 minuto 1 minuto

10 AUTORIZAR PECOSA POR EL JEFE DE X

30 segundos 30 segundos
ABASTECIMIENTO
11 TRANSPORTE 4
X 30 minutos 1 hora

ESPERA 4 3 minutos 30 minutos

12 DESPACHAR PECOSA POR ALMACEN X

30 minutos 30 minutos

13 RECIBIR BIENES X
15 minutos 15 minutos

TOTAL 4 3 4 4 0 3 horas 52 min. 10 horas 22 min.

 Proceso actual : Problemas
z Demora en la elaboración de la PECOSA.
z Se comenten errores en el 20% de las PECOSAS
elaboradas, siendo detectados por el Jefe de
Abastecimiento quien las rechaza para que se vuelvan a
hacer.
z Los rechazos de PECOSAS provocan
desperdicio de tiempo y recursos.
z Proceso de verificación de que los items estén
programados, se efectúa manualmente, con
demora.
z Pérdida de tiempo para el cliente interno,
por Transporte y Movilización de la PECOSA
 Proceso Actual: Fortalezas
z Los documentos son recepcionados directamente por los
encargados de cada fase del proyecto.
z La revisión y verificación de la PECOSA
es realizada por los encargados y en
cada fase del proceso, garantizando la
adecuada distribución de los bienes.
z El personal posee experiencia en la
labor que desempeña.
z Existe normatividad en el Sector Público en el aspecto
de adquisiciones
 Proceso Actual: Debilidades
ySoftware no documentado y no soporta el proceso.
yProcesos manuales y mecanizados parcialmente.
yNo existe estandarizacion en los formatos y
herramientas de elaboración de PECOSAS.
yConsumo elevado de papel e insumos para
elaboración de PECOSAS.
ySoftware basado en DOS y base de datos
planas (DBF).
yFalta de seguridad e integridad en las
bases de datos.
yLos procesos de revisión / verificación
no están soportados por software
Proceso Actual: Costo Promedio
mensual
Cantidad de personal: 05 personas
9Remuneración promedio S/. 1860
(Remuneración x persona)

9Promedio de solicitudes 15
Repcionadas (diariamente)

9Costo mensual promedio de S/. 1000

material utilizado
Costo Promedio Mensual : S/. 4,487.5
Análisis de puestos: Situación
actual
Secretaria
y Elabora e imprime PECOSA.
y Entrega PECOSA para firma.
y Rehace PECOSA de ser rechazada.
y Entrega PECOSA a adquisiciones,
abastecimiento y almacén respectivamente.
y Verifica la recepción de bienes
Análisis de puestos: Situación
actual
Jefe de Unidad
Orgánica
y Revisa PECOSA
y Firma y Sella PECOSA
Análisis de puestos: Situación
actual
Asistente de Adquisiciones
y Recepciona PECOSAS.
y Revisa de acuerdo a la
programación.
y Aprueba o rechaza
pecosa según la
inspección realizada.
Análisis de puestos: Situación
actual
Jefe de Abastecimientos
y Verifica cumplimiento de requisitos.
y Autoriza o rechaza la PECOSA.
Análisis de puestos: Situación
actual
Asistente de Almacén
y Verifica que la PECOSA este debidamente
autorizada.
y Despacha los bienes solicitados.
y Registra los datos de la atención.
Proceso Sugerido

NOMBRE: DISTRIBUCION DE BIENES

OBJETIVO: Diseñar un procedimiento más eficiente

para el trámite y atención de las PECOSAS, utilizando
los medios electrónicos disponibles en la institución.
Visión
Optimizar la formulación de
PECOSAS, su autorización y
despacho.
Misión

Desarrollar un SI que soporte el

proceso de distribución de bienes
 Nuevo proceso de distribución
de bienes
Jefe de Unidad Organica Jefe de Abastecimiento
Secretaria Elabora Espera
Inicio Espera Revisa, Firma verifica si cumple
PECOSA en digitalmente
Sistema requisitos

Jefe de Abastecimiento NO
No ¿Cumple
rechaza PECOSA indicando requisitos?
el motivo de rechazo

SISí

Jefe de Abastecimiento
Autoriza
PECOSA con firma digital

Espera

Unidad orgánica recibe Asistente de almacén

bienes, firma cargo y recibe despacha PECOSA en
Fin copia de PECOSA sistema, entrega bienes e
despachada imprime 2 copias
Proceso propuesto: Sustento
z Menor tiempo en el proceso
(01:01:10 min incluyendo esperas
eventuales)
z Ahorro de materiales (S/. 700)
z Procedimiento más seguro
– Las verificaciones y controles se
realizan a través de un sistema
informático.
– Las demoras se detectan fácilmente
z Uso de medios electrónicos para
hacer el trámite y seguimiento.
 Proceso Sugerido de Distribución
de Bienes To Be
TIPO DE ACTIVIDAD TIEMPO
EFECTIVO
N° ACTIVIDADES VA CONTROL OTROS DIARIO x
EXPEDIENTE
1 ELABORAR PECOSA X 5 minutos

2 TRANSPORTE POR MEDIO ELECTRONICO 1 segundo

X

ESPERA X 5 segundos

3 VERIFICAR POR EL JEFE DE UNIDAD X 1 minuto

4 FIRMA DIGITAL JEFE DE UNIDAD X 1 segundo

5 TRANSPORTE POR MEDIO ELECTRONICO 1 segundo

ESPERA X 15 minutos

6 VERIFICAR POR EL JEFE DE ABASTECIMIENTO 5 minutos

X

7 FIRMA DIGITAL POR EL JEDE DE ABASTECIMIENTO X 1 segundo

AUTORIZAR PECOSA
8 TRANSPORTE POR MEDIO ELECTRONICO 1 segundo
X

ESPERA 30 minutos
X
9 DESPACHO PECOSA POR LA ENCARGADA DE 5 minutos
X
ALAMCEN
10 RECEPCION DE BIENES 5 minutos
X

TOTAL 4 2 3 3 0 1 hora, 1 min.,

10 seg
 Proceso Propuesto: Fortalezas
yUso de un sistema que soporte el proceso,
basado en plataforma visual y uso de
tecnología cliente/servidor.
yTrámite de PECOSAS más
seguro y en menor tiempo.
yUso de medios electrónicos
para el transporte de la PECOSA.
yUso de firmas digitales para validar cada
etapa del trámite.
yDisponibilidad de información en línea que
facilite la formulación de PECOSAS.
yNormatividad en línea
Proceso propuesto: Debilidades
yTiempo de desarrollo e implantación del sistema,
relativamente alto.

yNecesidad de efectuar una migración de datos del sistema

antiguo al nuevo, y de registrar la información de
seguimiento del trámite en forma
manual (cantidades despachadas de
PECOSAS).
 Análisis del Cambio

OPORTUNIDAD CAMBIO DIFICULTAD BENEFICIOS COSTOS SOPORTE RIESGOS

Incrementar el número Eliminar los Facilitar la 0 Capacitación a 0
de PECOSAS formularios impresos y elaboración de personas que formulan
atendidas las firmas Media PECOSAS y autorizan PECOSAS
Eliminar la consulta Facilitar el Desarrollo del software
manual a saldos control
Reducir el número de Posibilitar la consulta Minimizar 0 Capacitación a las 0
PECOSAS rechazadas a saldos en el errores en personas que formulan
momento de formular Baja. formulación PECOSAS
la PECOSA Desarrollo del software
Posibilitar el rechazo
indicando el motivo.
Agilizar el trámite de Uso de un nuevo Disminución de 0 Desarrollo del software 0
PECOSAS sistema a través de tiempo del
cambios de estado del Media proceso.
documento, firmas
digitales y mensajería
 Comparación de Procesos Asistente de Adquisiciones
Secretaria Elabora e Jefe de Unidad Organica Secretaria Lleva Pecosa Revisa cantidades de acuerdo al
Inicio Espera Espera
Imprime PECOSA Revisa, Firma y Devuelve a Adquisiciones para VB Consolidado y Cuadros de
Necesidades Eventuales

Asistente de
Adquisiciones Devuelve No ¿Pedido
para corregir o solicita
un Cuadro de
presupuestado
? • EL PROCESO ES DE 8 PASOS PROM.
Necesidades Sí

Asistente de Adquisiciones
Y 3 ESPERAS – 5 PERSONAS
Coloca Visto Bueno
• TIEMPO PROMEDIO 3:45 HORAS POR

AS-IS
Jefe de Abastecimientos Verifica
si cumple requisitos PECOSA EN EL MEJOR DE LOS CASOS y 10
HORAS 32 MINUTOS EN EL PEOR.
No
¿Cumple
requisitos?
• EXCESIVO USO DE MATERIALES
Sí

Asistente de Almacen Despacha (anotando

a máquina las cantidades en la PECOSA), Jefe de Abastecimiento Autoriza
Fin Espera
consigna firma, fecha de recepción, firma PECOSA
del solicitante y numera la PECOSA

• EL PROCESO ES DE 5 PASOS Y 2
Jefe de Unidad Organica Jefe de Abastecimiento
Secretaria Elabora Espera
Inicio
PECOSA en
Sistema
Espera Revisa, Firma
digitalmente
verifica si cumple
requisitos ESPERAS – 4 PERSONAS

Jefe de Abastecimiento No ¿Cumple

• AHORRO DE 50% EN TIEMPO
rechaza PECOSA indicando requisitos?
el motivo de rechazo
• TRAMITE AGIL, FLUIDO, SEGURO Y

TO-BE
Sí

Jefe de Abastecimiento
Autoriza
OPORTUNO PRODUCE UNA MEJOR IMAGEN
PECOSA con firma digital

FRENTE A LOS CLIENTES INTERNOS.

Espera

Asistente de almacén
• POSIBILIDAD DE REALIZAR OTRAS
despacha PECOSA en
Fin sistema, entrega bienes e
imprime 2 copias FUNCIONES
Conclusiones
y El uso de la TI en forma adecuada permite la
agilización de un trámite y pone a disposición del
interesado la información de necesaria para llevarlo
al siguiente paso.

y El rediseño de basa en el uso de TI y permite reducir

la cantidad de pasos y de tiempo.

y Se necesitan 4 personas, por lo que el tiempo del

Jefe de Adquisiciones se invierte en actividades de
mayor valor para la institución.

y Se está empleando la tecnología WORKFLOW para

tener mayor efectividad en la distribución de bienes.
Recomendaciones
y La dirección de Ceticos debe apoyar el proyecto en
calidad de responsable principal

y Capacitar a los empleados en las herramientas que

usan en su trabajo

y Sensibilizar a todos los empleados para que aporten

ideas sobre nuevos proyectos