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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Fecha: 17/02/2020

PROCEDIMIENTO Y Versión: 001

FUNCIONAMIENTO DEL COPASST Código: pR-SST-004

Contenido
1. Alcance................................................................................................................................................................................ 2
2. Objetivo...............................................................................................................................................................................2
3. Marco teórico......................................................................................................................................................................2
4. Marco legal..........................................................................................................................................................................3
5. Responsables y responsabilidades......................................................................................................................................3
5. GENERALIDADES:.................................................................................................................................................................4
5.2. CONFORMACIÓN DEL COMITE:..........................................................................................................................4
5.3. PERIODO DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ...................................................................................................5
5.4. ELECCIÓN DEL COMITÉ:.......................................................................................................................................5
5.5. CONSTITUCIÓN DE COMITÉ:...............................................................................................................................5
5.6. REUNIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ:.............................................................................................5
5.7. CAPACITACIONES A LOS DEL COMITÉ:..........................................................................................................6
6. Desarrollo.............................................................................................................................................................................6
8. CONTROL DE CAMBIOS.....................................................................................................................................................12
9. APROBACIÓN..................................................................................................................................................................... 12
10. Anexos............................................................................................................................................................................. 13
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1. Alcance

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) aplica a todos los funcionarios
de la empresa, vinculados directamente, contratistas y visitantes.

2. Objetivo

Definir las actividades a seguir para la conformación y funcionamiento del Comité Paritario de
Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST).

3. Marco teórico

COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. Según el decreto 614 de marzo de
1984 es un organismo de promoción, divulgación y vigilancia del cumplimiento de las normas y
reglamentos de salud ocupacional y del programa dentro de la entidad. La tarea prioritaria del comité
es apoyar las funciones y actividades señaladas en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST) y proponer modificaciones, adiciones o actualizaciones del mismo; de esta manera,
el comité actúa como órgano de coordinación entre los niveles directivos y operativos de la
Universidad. Se denomina paritario porque está conformado por igual número de representantes del
empleador y de los trabajadores. Esto garantizará que las decisiones tomadas por el Comité se lleven
a cabo en forma democrática. Según el decreto 1072 de 2015, se entenderá el Comité Paritario de
Salud Ocupacional como Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo quienes tendrá n las
funciones establecidas en la normatividad vigente.
SST: Seguridad y Salud en el Trabajo
DRH: División de Recursos Humanos.
UAA: Unidades Académico Administrativas
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4. Marco legal

C:\Users\ADMIN\Documents\TECNOLOGIA SG-SST SENA\III TRIMESTRE\COPASST\MATRIZ

LEGAL.xlsx

5. Responsables y responsabilidades

Presidente del COPASST:

-Presidir y orientar las reuniones en forma dinámica y eficaz.
-Llevar a cabo los arreglos necesarios para determinar el lugar o sitio de las reuniones.
-Notificar lo escrito a los miembros del Comité sobre convocatoria a las reuniones por lo menos un
vez al mes.
-Preparar los temas que van a tratarse en cada reunión.
-Tramitar ante la administración de la empresa las recomendaciones aprobadas en el seno del
Comité y darle a conocer todas sus actividades.
-Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del Comité e informar a los trabajadores de la
empresa, acerca de las actividades del mismo”. (Resolución 2013 de 1986, artículo 12).

Secretario del COPASST:

-Verificar la asistencia de los miembros del Comité a las reuniones programadas.
-Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunión y someterla a la discusión y
aprobación del Comité.
-Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el Comité y suministrar toda la
información que requieran el empleador y los trabajadores”. (Resolución 2013 de 1986, artículo 13).

Todos los miembros del COPASST:

Comparte la responsabilidad por la reunión, presentándose preparados, llegando a tiempo,
participando, manteniéndose centrados en el tema, escuchando las opiniones de los demás y
comprometiéndose a cumplir con el propósito de la misma.
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5. GENERALIDADES:
Se constituye en una herramienta fundamental para el desarrollo de las actividades de SGSST, la
participación activa y eficaz de éste permite el mejoramiento de las condiciones laborales. Contribuye
a la divulgación y promoción de la seguridad y salud en el trabajo, convirtiéndose en un organismo de
comunicación, prevención, y en muchos casos control de los peligro en las áreas de trabajo.

5.2. CONFORMACIÓN DEL COMITE:

El copasst se conforma por un número total de funcionarios que integren la organización, de acuerdo
a la siguiente tabla
-De 10 a 49 Funcionarios: Un (1) representante por cada una de las partes
-De 50 a 499 Funcionarios: Dos (2) representantes por cada una de las partes
-De 500 a 999 Funcionarios: Tres (3) representantes por cada una de las partes
-De 1000 o más Funcionarios: Cuatro (4) representantes por cada una de las partes

 El comité paritario de seguridad y salud en el trabajo, estará compuesto por un número igual de
representantes de la Administración y de los funcionarios, con sus respectivos suplentes. Los
funcionarios de la entidad eligen por medio de votaciones a sus representantes.
 La primera reunión del COPASST que entrará en vigencia se realizará con el comité saliente,
con el objetivo de realizar empalme de tareas y dar información de los procesos al comité
entrante; finalizada la reunión, el nuevo comité realizará votación interna para elegir presidente
y secretario, de igual manera definirán fechas de reuniones.
 Por parte del profesional especializado SST del grupo de Talento Humano, se solicitará a la
ARL los profesionales correspondientes e idóneos para dar la formación correspondiente al
comité en los siguientes temas: funciones y responsabilidades del copasst, identificación de
peligros, investigación de accidentes y enfermedades laborales e inspecciones.
 Los miembros del copasst se reunirán por lo menos una vez al mes en la entidad y durante el
horario de trabajo; el comité deberá reunirse de manera extraordinaria en caso de accidente
grave o mortal o riesgo inminente, con la presencia del responsable del área donde ocurrió el
evento o se determinó el riesgo, dentro de los 5 días siguientes a la ocurrencia del hecho.
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5.3. PERIODO DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ

El periodo de trabajo del COPASST será de dos (2) años, a partir de la conformación del
mismo, que se contaran desde la fecha de la comunicación, de la elección y/o designación, el
cual se podrá reelegir cumplido este tiempo.

5.4. ELECCIÓN DEL COMITÉ:

El Representante Legal designará directamente a sus representantes con sus respectivos suplentes,
y los trabajadores elegirán los suyos a través de votación secreta mediante escrutinio público.
Es necesario elegir una persona que se encargue de coordinar el proceso de elección, la cual deberá
informar a todos los funcionarios que es el comité, sus funciones y cuál será el proceso de elección
por medio de charlas, carteleras, folletos, convocatoria. Se recomienda que esta persona sea el
responsable de seguridad y salud en el trabajo (deberá conocer la reglamentación y legislación
respecto a la conformación del COPASST).
Pasos para la elección de los representantes del comité por parte de los trabajadores:
 Para realizar la elección de los integrantes del comité se podrá diseñar un tarjetón o listado que
facilite la identificación de los candidatos en el momento de la elección en una ojalá de
inscripción.
 Para la apertura de las elecciones de los candidatos se realizará un acta la cual definirá fecha,
hora y los jurados que intervendrán en el proceso.
 La persona encargada del proceso llevara un control de los volantes por medio de un registro
específico.
 Una vez terminado el proceso de elección de realizará el acta de cierre.
 El conteo de los bonos se realizará para dar un resultado final de los integrantes elegidos.
 Las personas elegidas serán las que mayor número de votos que obtengan.
 Se elabora y socializa la resolución por la cual se conforma en COPASST y se designan los
representantes del empleador ante el mismo.

5.5. CONSTITUCIÓN DE COMITÉ:

Una vez socializada la resolución el presidente de COPASST convoca a la primera reunión en la cual
se procederá a informar sus funciones, elegir al secretario y a diligenciar el acta de constitución de
comité. En la reunión del comité se elaborará un acta donde se incluirá entre otros aspectos la fecha y
hora de la próxima reunión.

5.6. REUNIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ:

El COPASST dispondrá de cuatro (4) horas semanales de su jornada normal de trabajo, para el
desarrollo de actividades que garanticen su adecuado funcionamiento, estas se reflejaran en registro
de gestión de COPASST.
Se programan reuniones ordinarias mensuales, a las cuales los miembros del comité deben asistir
puntualmente, dar sugerencias y recomendaciones, aprobar actas y ser voceros de los trabajadores
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en lo concerniente al SST. Asistirán a las reuniones de todos los integrantes principales y suplentes.
Las reuniones serán lideradas por el presidente del comité, las cual las orientará de una forma
dinámica y practica
El quórum para sesionar el comité estará constituido por la mitad más uno de sus miembros. Pasado
los primeros 30 minutos de la hora señalada para comenzar la reunión el Comité sesionara con los
miembros presentes y sus decisiones tendrá plena validez (Art. 8 Resolución 2013 de 1986).
El comité se reunirá con carácter extraordinario en caso de accidente grave o peligro inminente, con la
presencia del responsable de área donde ocurrió el accidente o donde se determinó el peligro dentro
de los cinco (5) días siguientes a la ocurrencia del hecho.

5.7. CAPACITACIONES A LOS DEL COMITÉ:

Para lograr un buen desempeño en las actividades que debe desarrollar el COPASST es necesario
que los miembros del comité tengan conocimientos mínimos en SST, incluyendo los siguientes temas
de capacitación
 Capacitación virtual en SST de 50 horas
 Inspecciones de seguridad industrial
 Investigación de accidentes de trabajo y Enfermedades laborales

6. Desarrollo
Actividad Document
N Descripción de la actividad Responsab
(Diagrama de oo
. Flujo) le
Registro
º

1 INICIO Inicio del

procedimiento
Revisando la normatividad que
rige el COPASST, en especial
2 Revisa su conformación, y con base en
ella se prepara un proyecto de Responsa
normatividad
convocatoria a las elecciones, ble del
estableciendo la reglamentación SG-
de las mismas y los Requisitos SST
para quienes quieran postularse
como candidatos.
Posteriormente, se remite a
Gestión Administrativa y a la
Gerencia.
Elabora la circular de
convocatoria para las elecciones
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del COPASST, precisando los

3 Elaborar requisitos para las planchas que
circular de quieran postularse.
Convocator Se determinan los lineamientos
ia bajo los cuales se realizará la
convocatoria.
Se realiza la convocatoria Responsa Circula
socializándola en todos los ble del r de
centros de trabajo, para la SG- convoc
participación en el proceso de SST atoria
conformación del comité, donde
se informan las condiciones para
la inscripción de postulantes y
realización del proceso, según lo
establecido legalmente y por el
responsable de SGSST.
Una vez realizada la
convocatoria, para el caso de los
centros de trabajo, el
responsable de SGSST
informará quiénes se postularon,
detallando nombres completos y
cargos, junto con su respectivo
registro fotográfico, autorización
de uso de imagen y correo de
postulación.
Recibiendo las solicitudes de Responsable Comunic
inscripción en el formato de de ado
inscripción de planchas para el Comunicacio interno,
4 Recibir inscripción COPASST, durante una semana. nes Boletín,
de planchas Revisando si las planchas Correo
inscritas cumplen los requisitos electrónic
estipulados en la convocatoria y o.
cumpliendo la normatividad
vigente.
Anulando aquellas que no los
cumplan.
El responsable de SGSST
informará quiénes
se postularon, detallando
nombres completos y
cargos, junto con su respectivo
registro
fotográfico, autorización de uso
de imagen y
correo de postulación.
Se solicita a Gestión Responsable Formato
Administrativa el diseño del de
tarjetón con la foto, nombre y Comunicacio de
solicitud
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cargo de los postulados a nes

5 Elaborar conformar el comité, datos que de
tarjetones y deben ser validados previamente. divulgación
Programación Se define y notifica la fecha de interna
de la elección votación y tiempo de duración de
la misma.
Para el caso de los centros de
trabajo, los líderes deben enviar
la propuesta de la jornada de
votación al responsable del
SGSST para su validación, una
vez aprobado, se procede a
divulgar.
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Actividad Document
N (Diagrama de Descripción de la actividad Responsable o o
. Flujo) Registr
º o

6 Designando los Jurados del Oficios de

Designar proceso de votación y Gerente notificació
Comisión notificándolos mediante n como
Electoral comunicado interno. jurados
Elaborando acta de apertura de
votación, en el día y tiempo
7 designado para dar inicio a la
misma. Realizando la elección por
votación universal y secreta. El Jurados de
derecho a votar lo ejercen los Elección
funcionarios vinculados a la
Realizar la Empresa, que sean empleados Gerente
elección activos, administrativos, Gestor
asistenciales, incluidos los que se Administrat Planilla de
encuentran en período de prueba ivo votantes
o con vinculación especial. El firmada
sistema de elecciones de la Líder de
Empresa Social del Estado Tarjetones
Talento
Hospital de La Vega, contará con marcados
Humano
los siguientes tipos de votos:
Voto válido: Es aquel que ha
Responsable
sido marcado, ya sea a favor de
SG- SST
una plancha o voto en blanco.
Voto en blanco: Este tipo de voto
es la expresión de disentimiento o
inconformidad del electorado.
Cuando del total de votos
válidos, los votos en blanco
constituyan la mayoría (mitad
más uno) deberá convocarse a
un nuevo proceso de elección al
que deberán inscribirse
planchas diferentes a las
inscritas en la primera
convocatoria.
Realiza el escrutinio de la
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votación mediante el sistema de

elecciones, acto que se celebrará
8 en la División de Recursos Jurados de
Humanos. votación
Realiza Acta de
Escrutinio Se realiza la verificación de los
Responsable escrutinio
resultados arrojados por la
elección, en presencia de los de SGSST
postulados, se confrontan los
totales y se elabora el acta del
escrutinio con los resultados de la
votación.
Se levantará acta de escrutinio la
cual debe ser firmada y entregada
al Gerente.
Una vez elegidos los
representantes por parte de los
9 Designar trabajadores, el Representante
miembros Legal, previa propuesta de
Gerente
representantes posibles candidatos presentada
por el Responsable de SGSST,
designará a los representantes
por parte del empleador,
seleccionando entre ellos al
Presidente del COPASST.
Se elabora el acta de constitución
del comité,
con los miembros elegidos por
votación y los designados por la
Gerencia.
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1 Comunicar Socializando los resultados de las Circular

0 elecciones y presentado a los Responsa informativa
públicamente ble del
resultados miembros elegidos y los
representantes de la empresa. SG-
SST
Notificando a los miembros
elegidos del comité, con sus Gerente
1 funciones y responsabilidades. En
1 Notificar Oficio
la notificación, al presidente del Responsa
de la s de
COPASST se le informa que debe ble del
conformac notific
realizar la SG-SST
ión de ación
comité reunión de apertura del comité a
más tardar a los siguientes de la
notificación de conformación,
convocando al Responsable de
SGSST y al
Representante de la Dirección
para el SG-SST.
1 Se inicia la reunión de apertura de
2 los comités, entre los Miembros
participantes se designa al del Comité
Apertura comité secretario. El Representante de la Acta d
Dirección, hace entrega del Represent comité
informe de gestión del COPASST ante de la
anterior, así como de sus Dirección
recomendaciones y lineamientos para
para la nueva gestión. el SG-SST
Se elabora el Representante
Legal y al Representante de la
Dirección del SG-SST,
Para su validación.
1
3 El Representante de la Dirección Represent
de forma semestral, revisará los ante de la Informe d
Hacer revisión
informes parciales de gestión, Dirección
seguimiento
analizará y evaluará los para
resultados y realizará la el SG-
respectiva retroalimentación de SST
los mismos a los comités.
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1
4 A partir de la retroalimentación
recibida, se realizan los ajustes Miembros del Evidencia
Toma de correspondientes a los planes de comité de accione
acciones trabajo... realizadas
1
5 Fin del
Fin procedimiento

8. CONTROL DE CAMBIOS

Versi Fec Cambios

ón ha realizados

9. APROBACIÓN

ELABORO REVISO APROBO

Nombre: Nombre: Nombre:
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10. Anexos
01- Formato de convocatoria de elección del COPASST Anexo # 1
02- Formato de inscripción de los candidatos Anexo # 2
03- Formato de votaciones de los candidatos (tarjetones) Anexo # 3
04- Formato apertura elección del COPASST Anexo # 4
05- Formato de registro de las votaciones para la elección del COPASST
Anexo#
06- Formato de cierre de las votaciones para la elección del COPASST Anexo#
07- Formato acta de conformación del COPASST Anexo # 7
08- Formato acta de reunión del COPASST Anexo # 8
09- Formato cronograma de actividades del COPASST # 9
10- Formato cronograma de capacitación del COPASST Anexo # 10
11- Carta agradecimiento Anexo # 11
12- Carta posicionamiento Anexo # 12