HOJASDECÁLCULO:EXCEL.PRINCIPALESFUNCIONESYUTILIDADES.LIBROS,HOJASYCELDAS.

CONFIGURACIÓN. INTRODUCCIÓN Y EDICIÓN DE DATOS. FÓRMULAS Y FUNCIONES.

GRÁFICOS.GESTIÓNDEDATOS.PERSONALIZACIÓNDELENTORNODETRABAJO

Principales funciones y utlidades

Libros, hojas y celdas

Configuración

Introducción y edición de datos

Excel
Fórmulas y funciones

Gráficos

Gestión de datos

Personalización del entorno

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 Hoja de cálculo Microsoft Excel 2019

Al abrir la aplicación aparece una ventana que nos permite elegir qué queremos hacer:
 Elegir alguno de los últimos archivos con los que hemos trabajado (1).
 Empezar un documento en blanco (2).
 Elegir una plantilla para el nuevo documento (3).
Abrir un archivo (4)
1. Barra de acceso
Es guardar, deshacer y rehacer.
2. Barra de títulos
Concepto Contiene el nombre del libro abierto que se está visualizando, además del nombre del
programa. En la zona derecha se encuentran los botones Minimizar, Maximizar/Restaurar y
Cerrar. También aparece una nueva opción llamada Opciones de presentación de la cinta
de opciones.
3. Cinta de opciones
Es la parte más importante del programa; contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Microsoft Excel.
Esta parte está dividida en Pestañas, que a su vez se divide en categorías lógicas.
4. Barras de desplazamiento
Permiten la visualización del contenido que no cabe en la ventana. Aunque en la imagen veamos únicamente la vertical, si la
hoja fuese más ancha que la ventana, también veríamos una barra de desplazamiento horizontal en la zona inferior.
5. zoom
Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver una vista general del
resultado.
6. Barra de Estado
Nos muestra información de la hoja.

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 Hoja de cálculo Microsoft Excel 2019

En la esquina superior derecha, selecciona el icono Opciones de presentación de la

cinta.
Mostrar/ocultar Escoge una opción para cinta de opciones
la cinta

Para guardar un documento nuevo, haz clic en la herramienta de la barra de herramientas Acceso rápido o seleccione la
opción Guardar de la pestaña Archivo (o [Ctrl] G).
Si el documento debe guardarse en una de estas carpetas, haz clic en ella; en caso contrario haz clic
Guardar un en Examinar, en el panel central.
archivo Cualquiera que sea tu elección, en pantalla aparece el cuadro de diálogo Guardar como.
Si no aparecen las carpetas, haz clic en el botón Examinar (entonces aparece el botón Ocultar
carpetas).
Escribe el nombre del nuevo libro en la casilla Nombre de archivo y luego haz clic en Guarda.
Seleccione Archivo > Guardar como.
Seleccione OneDrive.
 Escriba un nombre descriptivo para el
Guardar un archivo y seleccione Guardar.
archivo en la
nube (Onedrive)

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 Hoja de cálculo Microsoft Excel 2019
Excel 2019 empezará a escribir en la celda activa y acepta dos tipos básicos de datos: constantes y fórmulas.
Las constantes pueden ser de tres tipos o dividirse en tres categorías, y se reconocen fácilmente porque no llevan el signo igual
al principio del contenido.
 Valores numéricos.
Los valores numéricos incluyen los números del 0 al 9 y ciertos caracteres especiales como + - E e (). , y /.
Cuando introducimos un valor numérico en una celda se alinea de manera predeterminada a la derecha.
Si introducimos el número precedido del símbolo –, Excel 2019 lo interpreta como un número negativo y mantiene el signo.
Si introducimos un número entre paréntesis, como, por ejemplo (10), Excel lo interpreta como un número negativo
apareciendo en la celda –10.
Podemos utilizar el símbolo E para notaciones científicas. Por ejemplo, podemos escribir el número 1000 poniendo 1E3
Formato Especial
Introducir datos
Este formato muestra los números como un código postal, número de teléfono o número de la seguridad social; además son
útiles para hacer un seguimiento de valores de listas y de bases de datos. Si por ejemplo queremos introducir un código postal
de Barcelona que empieza por 08, como 08091, si introducimos el valor 8091, el formato especial de Código postal le añadirá
un cero para que tenga el aspecto de un código postal
 Valores de tipo de texto
El texto se alinea de manera predeterminada a la izquierda de la celda activa. Seleccionamos una
celda para convertirla en activa y a continuación escribimos el texto, pulsando INTRO o Tabulador
para fijar este. Otra función específica de EXCEL es la de Combinar yCentrar Celdas; es posible
combinar varias celdas en Excel y centrar el texto dentro de ellas.
También puedes hacer clic en el menú desplegable del botón y seleccionar la opción Separar celdas.
 Valores de fecha y hora.

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 Hoja de cálculo Microsoft Excel 2019
Los códigos de formato nos ayudan a definir los formatos personalizados. Los códigos que podemos utilizar en dichos
formatos son:
Código Descripción
# Representa un número sin considerar ceros a la izquierda.
? Deja el espacio para los caracteres especificados.
0 Despliega ceros a la izquierda para rellenar el formato.
. Despliega un punto decimal.
% Despliega el símbolo de porcentaje.
, Despliega el separador de miles.
E+ e+ E- e- Despliega la notación científica.
Formato + – / () : $ Se muestra este carácter.
Carácter Despliega el carácter especificado.
personalizado * Repite el siguiente carácter hasta llenar el ancho de la columna.
_ Deja un espacio del mismo ancho que el siguiente carácter.
“texto” Despliega el texto dentro de las dobles comillas.
@ Representa un texto.
[color] Especifica el color de la fuente que puede ser: Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Rojo, Blanco, Amarillo.
[COLOR n] Muestra el color correspondiente de la paleta de colores donde n es un número entre 0 y 56.
El código #Cuando utilizamos el código # estamos asegurando que ese espacio será ocupado por un número.
El código ?Este código tiene el mismo objetivo que el anterior, con la única diferencia de que muestra un espacio en
blanco en caso de que el número de dígitos sea menor.
El código 0Se comporta de manera similar que el código ? con la diferencia de, que en lugar de espacios en blanco se
mostrará el número cero.

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 Hoja de cálculo Microsoft Excel 2019

Puedes aplicar formato a toda la celda y a los datos dentro de una celda, o un grupo de celdas. Dar formato a la celda
puede incluir agregar un borde, agregar color o sombreado y cambiar el tamaño o el estilo de la celda.
Para ver todas las opciones relativas al formato hacemos clic en alguno de los iconos que dan acceso a la venta de
Formato de Celdas.
Formato de Segúncuál usemos entraremos en la opción elegida, Fuente, Alineación o Número.
celdas

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 Seleccionar contenido de celdas en Excel
 Haga clic en la celda para seleccionarla. O bien use el teclado para navegar a esta y seleccionarla.
Seleccionar una o  Para seleccionar un rango, seleccione una celda y, después, con el botón izquierdo del mouse presionado, arrastre sobre
varias celdas las otras celdas. O bien use Mayús + teclas de dirección para seleccionar el rango.
 Para seleccionar rangos de celdas y celdas no adyacentes, mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione las
 Seleccione la letra en la parte superior de una columna para seleccionar toda la columna. O bien haga clic en cualquier
celda de la columna y, después, presione Ctrl + Barra espaciadora.
Seleccionar una o  Seleccione el número de fila para seleccionar una fila. O bien haga clic en cualquier celda de la fila y, después, presione
más filas y Mayús + Barra espaciadora.
columnas  Para seleccionar filas o columnas no adyacentes, mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione los números de fila o
columna.
 Para seleccionar una tabla o lista, seleccione una celda en la tabla o lista y, después, presione Ctrl + E.
 Para seleccionar toda la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo en la esquina superior izquierda.
Seleccionar una
tabla, lista u hoja
de cálculo

Anular la Puede anular la selección de cualquiera de las celdas del rango seleccionado con la herramienta anular selección. Si
presiona la tecla Ctrl, puede hacer clic, o hacer clic y arrastrar, para anular la selección de las celdas o rangos dentro de
selección de una una selección.
sección
 Para seleccionar celdas que van desde la celda activa hasta la última con datos en cualquier dirección, pulsa Ctrl +
Cómo seleccionar Mayúsc + flecha de dirección.
celdas con datos  Si quieres selecciona todo el rango de celdas con datos en el que te encuentras trabajando, pulsa Ctrl + Mayúsc + *
(selecciona la “región actual”).

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 Cursores y punteros

Cursor en forma Se utiliza para seleccionar celdas o conjuntos de celdas según si realizamos un único clic o si mantenemos
pulsado el botón del mouse y lo desplazamos arrastrando.
de cruz blanca
gruesa
Los cursores que nos permiten seleccionar, el cursor en forma de flecha negra gruesa horizontal aparece cuando
Cursor de flecha situamos el ratón encima de alguno de los números que identifican a las filas. Cuando aparece este cursor,
gruesa horizontal podemos seleccionar una fila completa de inicio a fin haciendo clic.
Permite seleccionar filas completas, el cursor con forma de flecha gruesa vertical sirve para seleccionar columnas
Cursor de flecha completas.
gruesa vertical El funcionamiento es análogo una vez más: seleccionamos una única columna con un clic y varias columnas si lo
mantenemos pulsado y arrastramos.
Al situarnos en el borde inferior derecho de una celda seleccionada, donde aparece un pequeño cuadrado, el
cursor se transforma en una cruz negra que, si mantenemos pulsada y arrastramos, extiende la información
Cursor en forma contenida en la celda hacia aquellas otras a las que la hayamos arrastrado.
de cruz negra Este cursor es tremendamente útil cuando especificamos una fórmula en una celda y queremos arrastrar la
fina misma fórmula a lo largo de toda la columna o la fila en la que nos encontramos.
La función principal del este cursor es la de rellenar con datos celdas adyacentes
La función principal del este cursor es la de cambiar el ancho de las columnas.
Cursor para
ampliar columna
Cursor para Este cursor sirve para cambiar el alto de las filas.
ampliar fila
La función principal del este cursor es la de indicar dónde introducir textos.
Cursor de texto
Cursor en forma Este cursor se utiliza para mover y cambiar de lugar celdas completas con su contenido intacto, es decir,
respetando cualquier dato o fórmula que se haya introducido en la celda.
de 4 flechas para
mover celdas

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 Trabajar con las hojas de cálculo
Excel en un libro nuevo nos muestra tres hojas de cálculo con los nombres Hoja1,
Hoja2 y Hoja3.
Concepto
El número de hojas es configurable, en Archivo / Opciones / General.
1. La forma más rápida a priori y más directa para cambiar el nombre a una hoja de cálculo es hacer doble clic sobre el
Cambiar el nombre de la hoja.
2. Otra forma es pulsando sobre la etiqueta del nombre de la hoja con el botón derecho del ratón y en el menú contextual
nombre a una que aparece, elegir la opción Cambiar nombre.
hoja de cálculo 3. Puedes cambiar el nombre de una hoja de cálculo desde el botón de lista Formato del grupo Celdas de la ficha Inicio,
eligiendo en la lista Cambiar el nombre de la hoja.
Ir al botón de lista Insertar, que está en la fichaInicio, grupo Celdas y elegir la opción Hoja decálculo. Te aparecerá una nueva hoja
de cálculo a la izquierda de la que estaba activa.

Insertar una hoja

de cálculo
Otra forma de insertarla es hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la hoja de cálculo que está activa y en el menú
contextual elegir Insertar.En el cuadro de diálogo que aparece seleccionaHoja de Cálculo y Aceptar.También puedes
hacer esto pulsando las teclas MAYÚS+F11.
Para eliminar una hoja de cálculo tan solo tienes que seleccionar la que quieres eliminar en
su etiqueta y, con el botón derecho del ratón, seleccionar la opción Eliminar. Te preguntará
Eliminar una una confirmación (si había datos en la hoja, si no se elimina directamente), pulsas de nuevo
Eliminar y la hoja con todos sus datos desaparece definitivamente.
hoja de cálculo
Otra forma es desde la ficha Inicio, grupo Celdas, botón de lista Eliminar, elige la opción
Eliminar hoja.
Ocultar y Ficha Inicio / botón Formato / Visibilidad / Ocultar y mostrar / Ocultar hoja.
El proceso inverso, mostrará las hojas ocultas.
mostrar hojas de
cálculo

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 Trabajar con las hojas de cálculo

Cambiar el color Pulsar sobre ella con el botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccionar la
opción Color de etiqueta. Aparece un cuadro de diálogo donde podemos elegir entre una
de la etiqueta de paleta de colores. Otra forma es desde el botón Formato, Color de etiquetade la ficha Inicio.
una hoja de
cálculo
Disposición de páginas. Datos

En el grupo Configurar Página de la ficha Diseño de página, podremos definir,

entre otras cosas, los márgenes de la hoja de cálculo, la orientación del papel al
imprimirse, el centrado vertical y horizontal, los saltos de página, el área de
impresión, el fondo, las filas de título cuando se imprime y hasta se pueden
configurar los encabezados y pies de página desde el cuadro de diálogo del
grupo.
En el botón Márgenes podemos elegir una serie de márgenes preestablecidos o
acceder a la opción de Márgenes personalizados… que abre el cuadro de diálogo Configurar páginaen la ficha Márgenes.
Configurar El botón Orientación del grupo Configurar página, permite poner la página en horizontal o en vertical, lo que influirá en
página la impresión de la hoja de cálculo.
En el botón Tamaño podemos elegir una serie de tamaños de papel preestablecidos o acceder a la opción de Más
tamaños de papel… que abre el cuadro de diálogo Configurar páginaen la ficha Página.
Escala tenemos:
En la zona

Ajustar al, que lo que hace es reducir o aumentar el tamaño de la hoja de cálculo impresa.

Ajustar a, que lo que hace es reducir la hoja de cálculo o la selección cuando se imprime para que se
adapte al número de páginas especificado.

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 Disposición de páginas. Datos
El botón Área de impresión del grupo Configurar página permite seleccionar un grupo de celdas y establecerlas como área
de impresión.
Configurar El botón Saltos del grupo Configurar páginapermite insertar saltos de página en la fila que se encuentre activa.
página El botón Fondo del grupoConfigurar páginapermite insertar una imagen de fondo a la hoja de cálculo activa.
El botón Imprimirtítulos del grupo Configurarpágina permite especificar las filas y las columnas que se repetirán en cada
una de las páginas impresas
Hay dos formas de trabajar con los encabezados y pies de página en Excel 2010:
 Desde la vista Diseño de página a la que podemos acceder pulsando su botón en la barra de estado y luego
Encabezados y haciendo clic sobre el encabezado o el pie o bien desde la fichaInsertar y pulsando el botón Encabezado y pie de
pies de página página, que nos lleva a la vistaDiseño de página.
 Desde la ficha Encabezados y pies del cuadro de diálogo Configurar páginaal que accedemos desde el grupo
Configurar páginade la ficha Diseño de página.
Al pulsar el botón Encabezado y pie de página de la fichaInsertar accedemos a la vista Diseño depáginay en la cinta de
opciones se muestra la ficha Diseño de las Herramientas para encabezado y pie de página
Los encabezados y pies se dividen en tres secciones: la izquierda, la central y la derecha.
Encabezados y Encabezado y pie de página de la ficha Diseño.
pues en vista Elementos del encabezado y pie de página de la ficha Diseño.
disposición de Exploración de la ficha Diseño.
página Opciones de la ficha Diseño.

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 Disposición de páginas. Datos
Para imprimir en Excel 2019 debemos ir a Archivo, y elegir Imprimir.
En el cuadro de diálogo Imprimir podemos escoger más opciones de impresión.
Selecciona Todo el libro dentro del cuadro de diálogo Imprimir, para que se imprima el contenido de todas las hojas de
cálculo del libro de trabajo.
Selecciona Selección dentro del cuadro de diálogo Imprimir, para que se imprima el contenido de la parte que hayas
Impresión seleccionado de las hojas de cálculo.
En el área Imprimir tenemos distintas casillas de verificación
 Líneas de división
 Blanco y negro
 Calidad de borrador
 Encabezados de filas y columnas
Activa la celda a partir de la cual los datos se imprimirán en otra página.
El salto de página se insertará encima y a la izquierda de la celda activa.
Activa la ficha Disposición de página y haz clic en el botón Saltos del grupo Configurar página y luego en la opción
Insertar salto de página.
Para eliminar un salto de página, activa una celda de la fila o de la columna que le sigue y haz clic en el botón Saltos y en
la opción Quitar salto de página.
Para eliminar todos los saltos de página manuales, activa cualquier celda de la hoja y haz clic en el botón Saltosy en la opción
Insertar y Restablecer todos los saltos de página.
eliminar un salto
de página
manual

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 Funciones matemáticas

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos

¿Qué es una utilizando valores específicos, denominados argumentos, en
función? un orden determinado que se denomina sintaxis

La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de
la función separados por símbolos de punto y coma y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escribe un
signo igual (=) delante del nombre de la función.

Sintaxis de una
función

Los argumentosde una función pueden ser números, texto, rangos, referencias y valores lógicos o de error.
Funciones de La función suma tiene la siguiente sintaxis:
suma =SUMA(argumento1;argumento2;argumento3
La función suma posee un botón de lista desplegable en la ficha Fórmulas, grupo Biblioteca de funciones, que
facilita mucho las cosas a la hora de escribir la función suma, pues pulsando el botón autosuma en la celda donde
Autosuma queremos calcular una suma, Excel ya escribe la función y nos sugiere el rango más probable a sumar.

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 Funciones matemáticas
Una manera sencilla de utilizar una función cuando no se conoce su sintaxis o de
buscar una función que se ajuste a nuestras necesidades es utilizar el botón
Insertar función de la ficha Fórmulas, grupo Biblioteca de funciones.Se abrirá el
cuadro de diálogo Insertar función.
Uso de insertar En el cuadro de diálogo Insertar función encontramos una lista desplegable de
función categorías de funciones y más abajo un cuadro de lista con los nombres de las
funciones pertenecientes a la categoría seleccionada.
Además tenemos un cuadro de búsqueda En la parte inferior se nos muestra una
breve sintaxis y una descripción de lo que realiza la función
Función Producto
•=PRODUCTO(argumento1;argumento2; ...)
Función raíz
•=RAIZ(número)
Función residuo
•=RESIDUO(dividendo;divisor)
Función ABS
•=ABS(número)
Otras funciones Función potencia
•=POTENCIA(número;potencia)
Función redondear
•=REDONDEAR(número; número de decimales)
Función entero
•=ENTERO(número)
Función truncar
•=TRUNCAR(número;[decimales])

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 Funciones matemáticas
Función Derecha
•=DERECHA(texto, [núm_de_caracteres])
Función Izquierda
•=IZQUIERDA(texto, [núm_de_caracteres])

Función Largo
Funciones de •=LARGO(texto)
texto
Función Sustituir
•=SUSTITUIR(texto, texto_original, texto_nuevo, [núm_de_ocurrencia])

Función Extrae
•EXTRAE(texto, posición_inicial, núm_de_caracteres)

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 Función Lógicas
•SI, O, Y
•=SI( Prueba_Lógica;[valor_si_verdadero];[valor_si_falso])
Función Financieras
•PAGO
Otro tipo de •VNA
funciones •TIR
•VA
•VF
Función bÚSQUEDA Y REFRENCIA
•BUSCARV
•BUSCARH

Nuevas funciones en Excel 2019

Función CONCAT Combina el texto de varios rangos o cadenas, pero no proporciona delimitador
Combina el texto de varios rangos o cadenas e incluye el delimitador que se especifique entre cada valor de
Función UNICARDENAS texto que se combinará. Si el delimitador es una cadena de texto vacío, esta función concatenará los rangos.
Evalúa un valor (llamado "la expresión") comparándolo con una lista de valores y devuelve el resultado
correspondiente al primer valor coincidente. Si no hay ninguna coincidencia, puede devolverse un valor
Función CAMBIAR predeterminado opcional.

Comprueba si se cumplen una o varias condiciones y devuelve un valor que corresponde a la primera
Función SI.CONJUNTO condición TRUE. SI.CONJUNTO puede sustituir a varias instrucciones SI.CONJUNTO anidadas y es más fácil de
leer con varias condiciones.
Función MAX.SI.CONJUNTO Devuelve el valor máximo entre celdas especificado por un determinado conjunto de condiciones o criterios.

Expresiones de Error
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 Los devuelve Excel al realizar alguna operación incorrecta o no permitida.
#¿NOMBRE? #¡REF!
#¡VALOR! #¡NULO!
Expresiones
#¡NUM! #N/A
#¡DIV/0!

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 Referencias en Excel
Las referencias en Excel son parte importante de la hoja de cálculo ya que a través de ellaspodemos conocer cada una de
las celdas de una hoja de cálculo y así acceder al valor contenido en cualquiera de ellas.
- Ejemplo: A1 es la referencia de la celda en COLUMNA A y FILA 1.
A7 $A$7
Referencias
Referencia Referencia
relativa absoluta
Tipos de referencias:
La $ sirve para “fijar” la referencia a una celda de manera que permanezca igual aun después de ser copiada.

Formato condicional
Para crear un formato condicional, primero selecciona todas las celdas a las que desees añadir el formato
Formato condicional, luego en la pestaña Inicio, haz clic en el comando Formato condicional.
condicional Se desplegará un menú desde el cual podrás escoger qué tipo de formato deseas aplicar, en nuestro caso,
seleccionaremos Nueva Regla.

Asistentes por funciones

Si conoces el nombre de la función que desea, pero no tienes claro cómo crearla, puedes usar el Asistente para funciones
para obtener ayuda.
Asistentes Selecciona la celda D10 y ve a Fórmulas > Insertar función> escribe BUSCARV en el cuadro Buscar una función y presiona Ir.
Cuando veas BUSCARV resaltado, haz clic en Aceptar en la parte inferior

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 Vínculos
Excel permite crear vínculos entre celdas de distintos Libros. Esto permite usar Libros de Excel en forma similar a como
funciona una base de datos.
Estos vínculos pueden funcionan también si el libro de origen está cerrado. Pero Excel también nos permite decidir si
Vínculos queremos que esta actualización se haga de forma automática o no.
Podemos ver los vínculos que hay en un libro desde la pestaña Datos, en el grupo Consultas y conexiones,en la opción
Editar vínculos.

Gráficos
Los gráficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian estos.
Para crear un gráfico en Excel 2019 necesitamos una tabla de datos que representar; una vez creada la tabla de datos
hemos de decidir qué parte de ella seleccionar para que salgan esos datos representados. Si deseas que los rótulos de fila o
columna aparezcan en el gráfico, incluye en la selección las celdas que los contienen.

Introducción

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 Gráficos

Elemento de un
gráfico

Una vez seleccionada adecuadamente la tabla de datos vamos a la

ficha Insertar y pulsamos el botón de lista desplegable del gráfico que
Crear un gráfico queremos realizar del grupo Gráficos.
a partir de los Pulsamos el botón Columna y seleccionamos la opción Columna
datos de Excel agrupada 3D.
Ya se ha insertado el gráfico en la hoja de cálculo y aparecen tres
nuevas fichas de Herramientas de gráficosque son: Diseño, Presentación y Formato.

Cambiar de
selección de los
datos del gráfico

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 Gráficos

Cambiar el tipo
de gráfico

La cinta de opciones de Herramientas de gráficos está repleta de opciones que podemos

hacer con el gráfico.
Operaciones de Al seleccionar un elemento de gráfico, si hacemos clic con el botón secundario y hacemos
gestión clic en Formato, aparecerá el nuevo panel Formato con opciones adaptadas para el
elemento de gráfico seleccionado.
Un mini gráfico permite visualizar y localizar rápidamente tendencias o variaciones de la información. Los monográficos se
muestran de forma compacta y generalmente se refieren siempre a un grupo de Información.

Mini gráficos
Columnas Líneas Ganancia/Pérdida Inserción Apariencia

Para insertar un gráfico de mapa, seleccione cualquier celda dentro del rango de datos y, a continuación, vaya a Insertar >
Mapas gráficos > Mapas >seleccione el icono Mapa relleno.

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 Imágenes, formas y comentarios
Insertar una imagen desde el panel Insertar opción Imágenes/Este dispositivo, a
continuación, aparecerá la ventana clásica de Buscar archivo dentro de los directorios del
Imágenes equipo en el que estamos

En la pestaña Insertar, haz clic en Formas.

Insertar formas Al hacer clic en una Forma que hayamos introducido se mostrará la barra de
de dibujo herramientas Formato, desde la que podremos modificar su estilo, relleno, contorno, etc.
Excel permite Agregar comentarios a cualquier celda de una hoja. Estos comentarios son útiles para hacer una revisión,
dar alguna instrucción o simplemente una explicación detallada del contenido de una celda.

Agregar un
comentario
a una celda

Gestión de
comentarios

Modificar o
eliminar un
comentario

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 Ordenar datos (Listas) en Excel
Los datos de una hoja de cálculo se pueden ordenar alfabéticamente en función de sus
columnas o también se puede establecer un orden distinto del alfabético para que ordene los
Ordenar listas datos de una hoja de cálculo.

Con Excel 2019 podemos filtrar datos que tengamos en una lista, es decir, representar solo
aquellos que nos interesen de todos los que haya en una lista.
Filtrar datos

Cuando tienes una tabla de datos con una gran cantidad de información, los subtotales en Excel nos pueden ayudar a
comprender e interpretar mejor la información. Excel permite agregar subtotales de una manera muy sencilla.
Para realizar la inserción de los subtotales en Excel debemos pulsar el comando Subtotalque se encuentra en la ficha
Datos dentro del grupo Esquema.
Excel mostrará el cuadro de diálogo Subtotales.
Subtotales

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 Tablas dinámicas
Una tabla dinámica nos va a servir para resumir los datos que hay en una hoja de cálculo. Lo mejor de una tabla
Concepto dinámica es que puedes cambiarla fácil y rápidamente para ver los datos de una manera diferente a la inicial, y cuantas
veces se necesite.
Para crear la tabla dinámica seguimos los siguientes pasos:
1.Colócate dentro de la tabla de datos.
2.Vamos a la pestaña Insertar / Tabla dinámica, y se inicia el asistente:

Crear tabla
dinámica
3.Se selecciona la tabla, y elegimos colocarla en una Nueva hoja de cálculo:

Agregar campos En la lista de campos colocamos una marca de verificación al lado de cada campo que se desea agregar. Los campos
seleccionados se agregarán a una de las cuatro áreas que hay por debajo de la Lista de campos.
a la tabla
dinámica
Podemos hacer esto con solo cambiar las etiquetas de fila. Para hacerlo, sigue estos pasos: desmarca el campo Vendedor y
marca el campo Mes, que irán por defecto también la Etiqueta de fila:
Cambiar los
datos en la tabla
dinámica

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 Tablas dinámicas

Añadir columnas
a la tabla
dinámica

El filtro del informe aparece encima de la tabla dinámica.

Agregar filtro a
la tabla
dinámica

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 Plantillas
Pulsa la pestaña Archivo y elige la opción Nuevo...
Junto a la opción Libro en blanco, encontramos más opciones:
Usar una - Plantillas recientes
plantilla - Plantillas de ejemplo
- Mis plantillas
Para crear una plantilla, seguiremos los pasos que indicamos a continuación:
 Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que serán comunes a todos los libros de trabajo creados a
partir de esta plantilla.
 Hacer clic en la pestaña Archivo.
Crear plantillas  Elegir la opción Guardar como...
 Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo.
 En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable y
elegir la opción Plantilla de Excel.
 Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Protección
En un libro de Excel podemos bloquear las hojas de Cálculo para evitar que sean
Protección de la modificadas. Para hacerlo usamos el botón Proteger Hoja /del panel Revisar /Grupo
hoja de cálculo Proteger.
por contraseña
Bloqueo para evitar modificar la estructura del mismo, eliminar, añadir modificar hojas, etc. Para hacerlo usamos el botón
Protección del Proteger Libro /del panel Revisar /Grupo Cambios.
libro por Bloqueo para evitar la apertura del libro. Para ello vamos al Menú Archivo / Información.Allí tenemos la opción Cifrar con
contraseña contraseña (2), que nos pedirá por duplicado la contraseña

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 Menús

 Pestañas de inicio
 Pestaña de insrtar
Menús y sus  Pestañas de disposición de página
funciones  Pestaña de formula
 Datos
 Revisar
 Vista
 Programador

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 Personalización del entorno
Disponemos de unas opciones de personalización que nos permiten gestionar las opciones
de las pestañas (fichas):
 Añadir opciones a las pestañas ya existentes.
 Activas o desactivar fichas que no usemos.
 Crear una nueva pestaña personalizada
Estas funciones permiten una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si queremos ocultar o inhabilitar alguna de
Personalización ficha de forma manual, podremos hacerlo desde el menú Archivo / Opciones / Personalizar Cinta de opciones.
del entorno
También podemos hacer clic con el botón derecho sobre una pestaña y elegimos la opción Personalizar la cinta de
opciones.
Las listas desplegables que vemos en la parte superior sirven para elegir los Comandos disponibles que podemos incluir en
las fichas, y qué fichas queremos modificar, Personalizar la cinta de opciones:
- Comandos disponibles
- Personalizar cinta

Opciones de configuración
Podemos ver estas opciones desde el menú Archivo/Opciones.

General Fórmulas Datos Revisón

Opciones de
configuración

Guardar Idioma Accesibilidad Avanzadas

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 Métodos abreviados de teclado en Excel 2019
ATAJO ACCIÓN

F1 Muestra la ayuda de Excel.

F2 Entra en modo de edición para la celda activa.

F3 En caso de existir un nombre definido, muestra el cuadro de diálogo "Pegar nombre".

F4 Repite la última acción.

F5 Ir a.
Teclas en función
F6 Te mueves entre los paneles de un libro de dividido.

F7 Realiza una revisión ortográfica.

F8 Activa el modo Ampliar selección.

F9 Resuelve las fórmulas que tengas en las hojas tus libros abiertos.

F10 Activa la barra de menús.

F11 Crea una hoja de gráfico con el rango de celdas seleccionado.

F12 Guarda cómo.

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 Métodos abreviados de teclado en Excel 2019

ATAJO ACCIÓN

AvPág Permite desplazarse una pantalla abajo dentro de la hoja.

RePág Permite desplazarse una pantalla arriba dentro de la hoja.

Alt Activa la barra de menús.

Entrar Acepta la entrada de una celda y selecciona la inferior.

Esc Cancela diálogos y cancela la entrada de una celda.

Atajos de teclado Espacio Activa o desactiva las casillas de verificación en cuadros de diálogo.
de una sola tecla
FIn Activa o desactiva el "Modo final".

Inicio Permite moverse al principio de la fila de tu celda.

Retroceso Borra el contenido de una celda. Entra en el modo de edición.

Supr Borra el contenido de una celda.

Tab Completa la entrada de una celda. Selecciona la celda a la derecha.

Teclas de
Permite desplazarse a las celdas de arriba, abajo, izquierda o derecha.
dirección

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ATAJO ACCIÓN

Ctrl + A Cuadro de diálogo "Abrir".

Ctrl + B Cuadro de diálogo "Buscar".

Ctrl + C Copia el contenido de las celdas seleccionadas.

Ctrl + D Copia la fórmula a la derecha del rango seleccionado.

Ctrl + E Selecciona todas las celdas de tu hoja de cálculos.
Ctrl + G Cuadro de diálogo "Guardar".
Ctrl + I Cuadro de diálogo "Ir a".
Atajos con la
tecla “Control” Ctrl + J Copia la fórmula hacia abajo del rango seleccionado.

Ctrl + K Pon o quita el formato cursiva en el texto seleccionado.

Ctrl + L Cuadro de diálogo "Reemplazar".

Ctrl + N Pone o quita el formato negrita en el texto seleccionado.

Ctrl + P Cuadro de diálogo "Imprimir".
Ctrl + R Cierra tu libro activo.
Ctrl + S Pone o quita el formato subrayado en el texto seleccionado.
Ctrl + T Cuadro de diálogo "Crear tabla".
Ctrl + U Crea un nuevo libro de trabajo.

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Ctrl + V Pega el contenido del portapapeles.

Ctrl + X Corta las celdas seleccionadas.
Ctrl + Y Rehace la acción deshecha.
Ctrl + Z Deshace acción.

Ctrl + 1 Cuadro de diálogo "Formato de celdas".

Ctrl + 2 Pone o quita el formato negrita en el texto seleccionado.

Atajos con la Ctrl + 3 Pone o quita el formato cursiva en el texto seleccionado.
tecla “Control”
Ctrl + 4 Pone o quita el formato subrayado en el texto seleccionado.

Ctrl + 5 Pone o quita el formato tachado en el texto seleccionado.

Ctrl + 6 Oculta o muestra objetos en una hoja.
Ctrl + 8 Muestra los símbolos de esquema de la hoja.
Ctrl + 9 Oculta las filas seleccionadas.
Ctrl + 0 Oculta las columnas seleccionadas.

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ATAJO ACCIÓN

Mayús+ F2 Añade comentario en la celda.

Cuadro de diálogo "Insertar función". Además, al editar fórmulas muestra el cuadro de diálogo
Mayús + F3
"Argumentos de función".

Mayús + F4 "Buscar siguiente" cuando realizas una búsqueda

Mayús + F5 Cuadro de diálogo "Buscar".

Atajos con las
teclas Mayús + F6 Muévete entre la hoja, las opciones, la barra de estado y el panel de tareas.
“Mayúsculas” y
Mayús + F7 Panel de tareas "Referencia".
de función
Mayús + F8 Agrega una celda o un rango de celdas a tu selección con las teclas de dirección.

Mayús + F9 Calcula todas las fórmulas de tu hoja activa.

Mayús + F10 Muestra el menú contextual de un elemento seleccionado.

Mayús + F11 Inserta una hoja de cálculo nueva.

Mayús + F12 Cuadro de diálogo "Guardar cómo".

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ATAJO ACCIÓN

Alt + F1 Crea un gráfico incrustado a partir de los datos del rango actual.

Alt + F2 Cuadro de diálogo "Guardar cómo".

Atajos con las
teclas “Alt” y de Alt + F4 Cierra Excel.
función Alt + F8 Cuadro de diálogo "Macro".

Alt + F10 Panel "Selección y visibilidad".

Alt + F11 Abre el Editor de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

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ATAJO ACCIÓN
Ctrl+ F1 Muestra u oculta las opciones.
Ctrl + F2 Cuadro de diálogo "Imprimir".
Ctrl+ F3 Administrador de nombres.
Ctrl + F4 Cierra el libro.
Ctrl + F5 Restaura el tamaño del libro.
Atajos con las
teclas “Control” y Ctrl + F6 Moverse al siguiente libro.
de función Ctrl + F7 Mueve la ventana del libro.
Ctrl + F8 Cambia el tamaño de la ventana del libro.
Ctrl + F9 Minimiza el libro.
Ctrl + F10 Maximiza un libro minimizado.
Ctrl + F11 Crea una hoja de Macros.
Ctrl + F12 Cuadro de diálogo "Abrir".

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 ATAJO ACCIÓN

Ctrl+ Mayús+ F3 Cuadro de diálogo "Crear nombres a partir de selección".

Ctrl+ Mayús + F6 Ir a libro anterior que tengas abierto.

Ctrl+ Mayús + F10 Ve a barra de menús.

Ctrl+ Mayús + F12 Cuadro de diálogo "Imprimir".

Ctrl+ Mayús + F Abre el menú "Formato de Celdas" en la pestaña "Fuentes".

Ctrl+ Mayús + L Activa y desactiva filtros en un rango.

Ctrl+ Mayús + O Selecciona las celdas que tengan comentarios.

Atajos con las
teclas “Control y Ctrl+ Mayús + U Amplía la barra de fórmulas.
Mayúsculas” Ctrl+ Mayús + Entrar Ingresa una fórmula como una fórmula matricial.

Ctrl+ Mayús + Inicio Amplía la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo.

Ctrl+ Mayús + Fin Extiende la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo.

Ctrl+ Mayús +AvPág Selecciona la hoja actual y la siguiente de un libro.

Ctrl+ Mayús + RePág Selecciona la hoja actual y la anterior de un libro.

Ctrl+ Mayús + Tecla de Extiende la selección de celdas a la última celda no vacía de la misma columna o fila
dirección que la celda activa.

Ctrl+ Mayús + Espacio Seleccionar toda la hoja de cálculo.

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Ctrl+ Mayús + ( Muestra las filas ocultas en el rango seleccionado.

Ctrl+ Mayús+ ) Muestra las columnas ocultas en el rango seleccionado.

Ctrl+ Mayús+ ! Aplica el formato Número con dos decimales.

Ctrl+ Mayús + # Aplica el formato Fecha con el día, mes y año.

Ctrl+ Mayús + $ Aplica el formato Moneda con dos decimales.

Atajos con las Ctrl+ Mayús + % Aplica el formato Porcentaje sin decimales.
teclas “Control y
Ctrl+ Mayús + / Aplica el formato de Notación Científica.
Mayúsculas”
Ctrl+ Mayús+ : Aplica el formato Hora.

Ctrl+ Mayús + & Aplica un borde a la celda activa.

Ctrl+ Mayús + " Copia el contenido de la celda superior.

Ctrl+ Mayús + Signo menos (-) Borra los bordes de la celda.

Ctrl+ Mayús + signo más (+) Cuadro de diálogo "Insertar" para insertar celdas en blanco.

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ATAJO ACCIÓN

Alt + AvPág Muévete una pantalla a la derecha en una hoja de cálculo.

Alt + RePág Muévete una pantalla a la izquierda en una hoja de cálculo.

Ctrl+ . Ve a la siguiente esquina de un rango seleccionado.

Ctrl + AvPág Ve a la siguiente hoja de un libro.

Atajos para
Ctrl+ RePág Ve a la hoja anterior de un libro.
moverte en la
hoja de cálculo Ctrl + Inicio Ve al inicio de una hoja de cálculo.

Ctrl+ Fin Ve a la última celda de una hoja de cálculo.

Ctrl+ Retroceso Muestra la celda activa.

Ctrl + Tab Ve al siguiente libro abierto.

Ctrl + Teclas de dirección Ve hasta el extremo del área de datos actual en una hoja de cálculo.

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ATAJO ACCIÓN

Mayús+ Espacio Selecciona la fila actual.

Ctrl+ Espacio Selecciona la columna actual.

Mayús + Inicio Extiende la selección hasta el inicio de la fila.

Mayús + AvPág Extiende la selección hacia abajo.

Mayús + RePág Extiende la selección hacia arriba.

Atajos para
seleccionar datos Mayús + Teclas de dirección Extiende la selección una celda hacia arriba, abajo izquierda o derecha.

Ctrl + Mayús + Teclas de Extiende la selección de celdas a la última celda no vacía de la misma columna o fila
dirección que la celda activa.

Ctrl + Mayús + Inicio Extiende la selección de celdas hasta la primera celda usada de la hoja de cálculo.

Ctrl+Mayús + FIn Extiende la selección de celdas hasta la última celda usada de la hoja de cálculo.

Ctrl + Mayús + * Selecciona el área actual alrededor de la celda activa.

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ATAJO ACCIÓN

ALT + = Inserta autosuma.

ALT + Abajo Abre una lista de validación de datos.

ALT + Entrar Inserta un salto de línea dentro de una celda.

Ctrl+ , Inserta la fecha actual.

Ctrl+ : Inserta la hora actual.

Ctrl + " Copia el valor de la celda de arriba.

Atajos para
ingresar fórmulas Ctrl+ ’ Copia la fórmula de la celda de arriba.
y datos Ctrl + Entrar Rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual.

Ctrl + Supr Borra el texto hasta el final de la línea.

Ctrl + Alt + K Inserta un hipervínculo.

Mayús + Entrar Completa la entrada de la celda y ve a la celda superior.

Entrar Completa la entrada de la celda y ve a la celda inferior.

Mayús + Tab Completa la entrada de la celda y ve a la celda de la izquierda.

Tab Completa la entrada de la celda y ve a la celda de la derecha.

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ATAJO ACCIÓN

Alt + Espacio Menú de control de la ventana de Excel.

Alt+ ’ Cuadro de diálogo "Estilo".

Alt + Ctrl+ Izquierda Muévete hacia la izquierda entre las celdas no adyacentes.
Otros atajos de
teclado Alt + Ctrl + Derecha Muévete hacia la derecha entre las celdas no adyacentes.

Ctrl + signo menos (-) Cuadro de diálogo "Eliminar celdas".

Ctrl + signo más (+) Cuadro de diálogo "Insertar celdas".

Ctrl + Alt + V Cuadro de diálogo "Pegado Especial".

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