Manual de Procedimientos del Archivo General The Fives.

REPORTE DE PROYECTO DE PRÁCTICA PROFESIONAL DE LA

LICENCIATURA EN Contaduría Pública.

PRESENTA:

María Belén Torres Gómez

JEFE INMEDIATO DOCENTE

Juan Bernardo Aguilar Castro Mariana Ivon Cab Cab

Playa del Carmen, Quintana Roo

Agosto 2021
DECLARACION DE AUTORIA DEL ESTUDIANTE

Declaro que la investigación es absolutamente original, autentica, personal, que se

han citado las fuentes correspondientes y que en su ejecución se respetaron las
disposiciones legales que protegen los derechos de autor vigentes. Las ideas,
resultados y conclusiones a los que se ha llegado son de la absoluta
responsabilidad del autor del presente proyecto final.

_____________________________
María Belén Torres Gómez
TUP0386
INDICE
RESUMEN EJECUTIVO (1 Pág.)

Breve descripción de la organización, antecedentes, problemática y

justificación que dan origen al proyecto de Práctica Profesional.
(Se desarrolla al final del proyecto)
Síntesis ejecutiva del proyecto

FASE 1. INTRODUCCIÓN

¿Quién?
 Datos del alumno
 Datos del Docente
 Datos de jefe inmediato y organigrama de las personas que participan de
manera directa en el proyecto
¿Dónde?
 Ubicación y reseña de la empresa
 Área o áreas de la empresa, involucradas en el proyecto
¿Qué?
 Relatar cuál es el problema a atender
¿Por qué?
 Justificar el proyecto

FASE 2. DESARROLLO

¿Cuándo?
 Cronograma con actividades a realizar para desarrollar el proyecto
¿Cuánto?
 Enunciar los elementos con los que cuenta el alumno por parte de la
empresa, para el desarrollo del proyecto (Elementos: físicos, técnicos,
humanos o de otra especie)
¿Con qué?
 Argumentar por medio de citas bibliográficas el proyecto, haciendo uso de:
libros, revistas, sitios web, medios electrónicos, etc.
¿Cómo?
 Explicar cuál metodología e instrumento o instrumentos que se utilizarán
para el desarrollo del proyecto.
FASE 3. CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIÓN

¿Qué pasó?
 Mencionar el resultado final del proyecto
¿Cuáles son las recomendaciones y las lecciones aprendidas?
 Mencionar recomendaciones y lecciones apredendida del presente proyecto

Referencias

Anexos
Anexo 1: nombre

Anexo 2: nombre
Fase 1. INTRODUCCIÓN (7 páginas)

¿Quién? (2 cuartillas)

¿Quién es el estudiante que participa en el proyecto? (1 cuartilla)

María Belén Torres Gómez, estudiante del Tecnológico Universitario

Playacar cursando la carrera de licenciatura en Contaduría Pública,
egresada de la preparatoria Colegio de Bachilleres Playa del Carmen con la
capacitación en Turismo. Soy una persona que cuenta con valores y
habilidades como la responsabilidad, honestidad, compromiso, respeto, la
observación y puntualidad, aplicando estos siempre en mi vida. El idioma
que estoy en proceso de aprendizaje es el inglés, estando en el nivel B2 y
quiero que al momento de graduarme de la universidad poder dominarlo
mucho más. No he contado con la oportunidad de tener una experiencia
laboral antes de mis prácticas, ya que he estado completamente con
enfoque escolar, sin embargo, el tener prácticas han sido de gran
experiencia para poder adentrarme al ambiente laboral y más si estoy en el
área que está relacionado con mi carrera, donde puedo aprender mejor y de
primera mano sobre diversos temas, al igual que es donde aprenderé a
desenvolverme.

En el ámbito escolar puedo decir que mi forma de aprendizaje es el

visual, ya que aprendo mejor cuando el material en clase es representado
de forma como una proyección, o prefiero leer para poder entender y
comprender, al igual que soy observadora y tengo en algunos casos la
facilidad de recordar o memorizar imágenes o datos. Soy una persona que
guarda silencio y está atenta, porque primero analizo lo que estoy
escuchando para poder comprenderlo mejor, poco a poco estoy mejorando
en lo que respecta lo social, en el sentido de que estoy haciendo relaciones
con las personas y así mejorar tener la facilidad de hablar.
¿Quiénes son los asesores, tanto empresarial como docente del
proyecto? (Media cuartilla)

Docente del proyecto: Mtra. Mariana Ivón Cab Cab

Datos de contacto: [email protected] Teléfono: 9841575100
Formación académica: maestría en alta dirección con especialidad
en finanzas, licenciatura en administración de empresas con especialidad
en el factor humano, técnica en contabilidad, diplomados: competencias
docentes en la educación media superior, diplomado. Formación docente
metodologías activas de enseñanza aprendizaje.
Reseña: Docente de preparatoria desde hace 11 años en
preparatoria, en licenciatura con una antigüedad de 6 años en las
especialidades de administración, administración y desarrollo turístico,
contaduría, ingeniería empresarial, entre otros de la rama. Docente de
maestría con una antigüedad de 8 meses, ha sido auxiliar administrativa en
el congreso del estado, de igual forma que fue tutora de preparatoria desde
hace 5 años, con los diplomados cursados ha impartido cursos de
inducción, de especialidad y asesora de proyectos emprendedores.

Asesor empresaria: Lic. Juan Bernardo Aguilar Castro.

Datos de contacto: [email protected] Teléfono: 984 233 0809
Puesto en la empresa: Administración y Operaciones
Cuenta con dos cédulas profesionales, una es en informática en
cédula profesional de bachiller, y la segunda es en Arquitectura.
Dentro de su trayecto profesional, trabajó en una constructora en la parte de
obra, control y calidad de viviendas, luego en el INE por aproximadamente 6
años en el área de capacitación electoral, y posteriormente comenzó a
trabajar en el Grupo The Fives en Gestoría en 2016, llevando 4 años en la
empresa, en donde su profesión abarca desde lo Jurídico, administrativo y
operativo.
¿Quiénes participan dentro de la empresa? (Media cuartilla)

- CEO – Alejandro Zarfino

[email protected]
- CFO – Javier de las Nieves
[email protected]
- Jurídico legal - Laura García
[email protected]
- Económico Financiero – Eddy Gerónimo
[email protected]
- Sustentabilidad – Inés García
- Administración de clientes – Ramon Grau
[email protected]
- RHH – Andrea Vidal
[email protected]
- Obra – Juan Aguilar Castro
[email protected]

Teléfono Móvil: 984 877 2755

¿Dónde? (2 cuartillas)

¿Dónde se ubica la empresa?, ¿cuál es su historia? (Una cuartilla)

Con una historia que comienza en 1969 como una empresa familiar
fundada por José Luis Serna. Y dando como resultado, 50 años de
extraordinaria trayectoria empresarial innovando, creciendo y mirando hacia
el futuro con ilusión. TM Grupo inmobiliario es una alicantina de origen
familiar, que se especializa en la construcción y promoción inmobiliaria de
viviendas de segunda residencia, que cuenta con más de 20.000 viviendas
entregadas desde sus inicios, principalmente en el arco Mediterráneo y con
presencia en el Caribe mexicano. Esta es una compañía que apuesta por la
diversificación y abarca otras líneas de negocio relacionadas con su
actividad principal como lo es la gestión y la operación hotelera, el alquiler
vacacional, la intermediación inmobiliaria, la explotación agrícola, entre
otras. Los 6 pilares en los que se asienta el éxito de la compañía son el
compromiso, solvencia, innovación, liderazgo y una clara orientación al
cliente y a resultados, con las que tiene la visión de seguir siendo el grupo
de referencia en el sector del turismo residencial.
Donde realizo mis prácticas en el Grupo The Fives Beach, ubicado
en Playa del Carmen, Quintana Roo, México. Con dirección en el Predio El
Limonar Fracción 2, Xcalacoco, 77710, que es el primer complejo de
categoría 5 estrellas y 4 diamantes que abrió sus puertas en 2010.
¿En qué área o áreas de la empresa se desarrolla el proyecto? (Una cuartilla)

El proyecto que se desarrolla es en el área de Archivo General, sin

embargo, su aplicación incluiría a las áreas de la empresa de la parte
corporativa, ya que estas deben de intervenir necesariamente para poder
complementar lo que debe ser un buen archivo general, en el sentido de
que, todo tipo de documentos que se manejen deben de estar a disposición
cuando se le requiera, y el tener en un solo lugar toda esta información
facilitaría la consulta de estos, al mismo tiempo que se evita tener
acumulación innecesaria de información y problemas por tener documentos
perdidos. Cada documento generado sería debidamente acomodado,
gestionado, clasificado, ordenado y conservado según la necesidad de cada
área, ya sea por fecha, sociedad o instrumento a realizar y en diferentes
carpetas, archiveros y secciones.
- Jurídico Legal: podremos encontrar la información jurídica a nivel
societario, condominal y judicial, todo se dividirá por empresa y dentro
de esta se encontrarían, por ejemplo, escrituras, poderes, contratos,
procedimientos judiciales, etc.
- Producción u obra: aquí encontraremos lo referente a obra, por ejemplo,
planos. Separado entre los tres hoteles The Fives.
- Sustentabilidad: podremos encontrar en este apartado toda la
información generada referente a construcción, operación hotelera y
ambiental.
- Administración de clientes: podremos encontrar la parte del negocio
promotor, inmobiliaria, donde se concentra toda la información de
clientes, de forma individual y separada por proyecto hotelero.
- Económico Financiero: podremos encontrar la información en materia
financiera, como estados de cuenta, estados financieros, comprobantes,
facturas, etc. Conservándola por sociedad y cronología.
- Laboral: podremos encontrar lo referente a los colaboradores, su
información personal y vinculante de forma jurídica y fiscal.
¿Qué? (1 cuartilla)

¿Qué problema se resolverá o qué situación se atenderá con el

proyecto? (1 cuartilla)

Una empresa sin una organización adecuada de su Archivo General

no puede ser eficiente ni útil si no se puede contar con la información de
una forma rápida y eficaz, por lo que esta es una problemática importante
por controlar en Grupo The Fives Beach Playa del Carmen, Quintana Roo,
porque es aquí donde se debe de concentrar todo tipo de información
financiera y corporativa de los tres hoteles, The Fives Downtown y The
Fives OceanFront. Siendo importante que todos los documentos producidos
por y de las empresas, se tengan y se lleven en un debido orden y control,
para que en esta área se puedan encontrar el resguardo e historial de toda
la información mediante una gestión adecuada, y puedan ser conservados y
a la mano cuando se le requiera, ya que actualmente cada hotel lleva por
separado y controla su propia información y esto no es beneficioso ya que
esta se encuentra dispersa y existen afectaciones al momento de presentar
ante las autoridades la información que se les requiere, ya sea porque no
se encontró o no se tienen en su totalidad toda la documentación,
actualmente existe una desorganización, descontrol y una falta de
comunicación entre los tres hoteles y por ende baja productividad e
ineficiencia. Surge la necesidad de aplicar un manual, o bien, un
procedimiento donde se den a conocer las políticas y lineamientos de cómo
debe empezar a adecuarse el Archivo General, cómo se debe ir
implementando la integración y acomodo de documentos por área, y de qué
forma se podrían consultar, siempre llevando un control, limpieza y un
orden, realizando una selección adecuada, teniendo en cuenta que son los
 documentos del área Jurídico, ambiental, producción u obra, económico
financiero y laboral.

¿Por qué? (2 cuartillas)

¿Por qué se detecta precisamente esa situación por atender y/o

problema por resolver en la empresa?, ¿cuál es la justificación? (2
cuartillas)

Hace apenas un año, no existía lo que es el Archivo General en el

grupo The Fives, es prácticamente un área nueva que se propuso y se
comenzó a implementar poco a poco, debido a la necesidad, y por no existir
un orden, ya que toda la información y de los tres hoteles que integran a TM
Grupo Inmobiliaria que son The Fives Beach, The Fives Downtown y The
Fives OceanFront, se encuentra dispersa y pérdida, en el sentido de que
cada área estaba dividida y no se tienen completamente el conocimiento y
registro de todo lo que se tiene de las empresas, incluso ahora que se tiene
un área específico donde debe de irse guardando toda la información, no
está estructurado y todo está desorganizado, y se encuentran documentos
acumulados que se casi se desconocen que son, de qué tipo y el año.

Es importante enfocarse en esto, porque aquí se encuentra toda la

información de la empresa, y sirve de evidencia e información tanto para los
usuarios externos como los internos, evitando tener problemas legales,
laborales, entre otros, por ejemplo, en caso de que hubiese alguna
auditoría, se pueda tener un soporte documental donde esté la información
que requieren las autoridades. Por ello se requiere que toda la información
se encuentre bien, implementando de forma adecuada una buena
estructura de un Archivo General, para que sea un lugar donde la
información sea fácil y rápida de localizar, exista fluidez de información
entre los departamentos de TM Grupo Inmobiliario, ya que entre las
condiciones que considero un buen archivo debe de tener, es su facilidad y
agilidad de poder acceder a la información, y llevar un debido control de las
personas que quieran requerir a la información, ya que toda información es
delicada y no todas las personas deben poder acceder a ella, y pensando
también en que no se deterioren, al igual que se debe de elaborar la
digitalización de la información de forma que sea en espejo de que todo lo
documentado, creando una plataforma web para la consulta de la
información de la empresa y se encuentre organizado por área.
Fase 2. PLANEACIÓN, EJECUCIÓN Y DESARROLLO DEL PROYECTO
(15 cuartillas)

¿Cuándo? (3 cuartillas)

¿Cuándo se debe desarrollar el proyecto? (1 cuartilla)

La respuesta debe especificar el periodo de vigencia del proyecto,

acoplando su duración con las catorce semanas que tiene programada la
Práctica Profesional.

¿Cuál es cronograma y las actividades del proyecto? (2 cuartillas)

Las gráficas de tiempo denominadas “Gráficas de Gantt”, donde se

atienden la situación a resolver.

¿Cuánto? (3 cuartillas)

¿Cuántos recursos se invertirán en el proyecto? (1 cuartilla)

Describir los recursos que se utilizarán en el presente proyecto, se pueden

incluir recursos materiales, energéticos, financieros, así como los servicios
de la empresa.

¿Existe presupuesto para el proyecto? (1 cuartilla)

Si la empresa ha dispuesto de un presupuesto para atender este proyecto

debe ser declarado en este apartado.
 ¿Cuántos son los elementos de la empresa, ya sean físicos, técnicos,
humanos o de otra especie, con los que se atiende la situación y/o
resuelve el problema? (1 cuartilla)

Elemento que dispone la empresa como: sistemas, equipos, salones,

oficinas, almacenes, laboratorios, instalaciones especiales, conocimientos
y metodologías para desarrollar el proyecto.

¿Con qué? (3 cuartillas)

¿Con qué conocimientos/cursos/documentos/ información obtenidos

en la carrera universitaria se atiende la situación y/o el problema de la
empresa? (3 cuartillas)

Se describe con la fundamentación académicas del siguiente proyecto,

empezando por las materias impartidas por la universidad y autores que
sustenta los conocimientos de tu proyecto. Google académico, Revistas
scielo, diseño de un manual organizacional EUMED, Libros,

¿Cómo? (6 cuartillas)

¿Cómo se sugiere atender la situación y/o resolver el problema? (6

cuartillas)

Mencionar cuál será la forma de atender la situación, ésta debe ser una
descripción debe ser exhaustiva ya que se demostrará la comprensión del
problema y la relación con los conocimientos que ha obtenido el estudiante
en su formación universitaria.
Fase 3. CONTROL Y ENTREGA DEL PROYECTO (8 cuartillas)

¿Qué pasó? (6 cuartillas)

¿Qué pasó con la situación y/o con el problema del proyecto? (6

cuartillas)

Se detalla cómo se resolvió el problema; así como el resultados y

conclusiones de las actividades ejecutadas.

Recomendaciones y lecciones aprendidas (2 cuatrillas)

¿Cuáles recomendaciones pueden realizarse en este proyecto? (1

cuartilla)

Mencionar las recomendaciones relacionadas con los procesos de

comunicación, toma de decisiones, acciones concretas en los proyectos,
riesgos, omisiones, descontrol, y desatinos de las formas que fueron
ocupadas.

¿Cuáles son las lecciones aprendidas en el proyecto? (1 cuartilla)

Mencionar cuál fue la experiencia durante el desarrollo del proceso de

Práctica Profesional.

Referencias
Anexos