Manual Subcontrato Nov2017

Subcontrato
Manual Usuario Comprador
Página 1 de 36
Fono: (56) 22 486 11 11 | Marchant Pereira 10, piso 15 | Providencia - Santiago – Chile
Índice
Introducción, Funcionalidades, Beneficios………………………………………………………………………………………3
Crear Subcontrato-----…………………………………………………………………………………………………………………….4
Consultar Subcontrato……………………………………………………………………………………………………………….…16
Aprobar Subcontrato …………………………………………………………………………………………………………………..17
Crear Anexo de Subcontrato ………………………………………………………………………………………………………..17
Ingresar Estado de Pago…………………………………………………………………………………………………………….…20
- Ingreso Estado de Pago Anticipo

- Ingreso Estado de Pago Avance
- Ingreso Estado de Pago Retención
Aprobar Estados de Pago……………………………………………………………………………………………………………..25
Historial de Estados de Pago…………………………………………………………………………………………………………26
Consultar Estado de Pago……………………………………………………………………………………………………………..28
Termino Anticipado………………………………………………………………………………………………………………………29
Terminar y Liquidar un Subcontrato……………………………………………………………………………………………..30
Reportes.……………………………………………………………………………………………………………………………………..32
- Reporte Subcontrato
- Reporte Estado de Pago
- Reporte Subcontrato Detallado
- Reporte Subcontrato Consolidado
Toda la información contenida en este documento es proporcionada con confidencialidad con el único propósito de apoyar
la operación de nuestros Clientes en las Soluciones contratadas, prohibiendo expresamente la publicación, divulgación y
utilización de su contenido para fines propios o de terceros no autorizados sin el previo consentimiento expreso y por escrito
de iConstruye S.A.
Este material incluye descripciones de arquitecturas, procesos, metodologías y conceptos obtenidos a través de
investigaciones y esfuerzos de desarrollo que constituyen propiedad intelectual de iConstruye S.A. y, por lo tanto, su
divulgación interna solamente deberá ser efectuada con la finalidad específica uso de los servicios contratados.
Página 2 de 36
1 Introducción
Módulo para ingresar, aprobar, administrar y controlar contratos y sus estados de pago. Incluye
opción de asociar los estados de pago a facturas de compra emitidas por la empresa o facturas
recibidas del subcontratista.
El módulo entrega herramientas para consultar los Contratos de una Obra, y los estados de pago
realizados a partir de estos Contratos. Incluye flujos de aprobación para los Contratos y Anexos, y
aprobación independiente para los Estados de Pago. Adicionalmente a los Contratos se considera
el ingreso de Anexos (de aumento o disminución), Estados de Pago de Retenciones, Avances y
Anticipos, y Termino Anticipado del Contrato. Además el sistema permite realizar la gestión de las
Facturas relacionadas con los pagos del contrato.
1.1 Funcionalidades
 Registro de contratos considerando todos los datos básicos para el control del mismo. Esto
es fechas de referencia, garantías, asociación de actividades con cuentas de costo definidas
para la empresa.
 Impresión de pdf personalizados para Contratos, Anexos y Estados de Pago.
 Ingreso de anexos al Contrato.
 Ingreso y consulta de estados de pago por anticipos, avances y retenciones.
 Flujo de aprobación para Contratos y Anexos y en forma independiente, flujos de
aprobación para Estados de Pago.
 Entrega reportes para revisar el grado de avance de las actividades contratadas.
 Registro en línea de Pagos por devolución de avances y retenciones.
 Reportes de Contratos y Estados de Pago.
 Permite realizar el término (anticipado o normal) de un Contrato, generando el finiquito
correspondiente.
1.2 Beneficios:
 Mayor control de las actividades subcontratadas y de los pagos generados por cada una de
ellas, al contar con flujos de aprobación y registros históricos de cada documento.
 Orden y ahorro de tiempo al contar en un solo módulo con toda la información relacionada
a la actividad subcontratada.
 Acceso en línea a la información, para los usuarios que la empresa determine.
Página 3 de 36
1. Crear Subcontrato
Para crear un subcontrato debe acceder en el menú de Subcontrato a la opción Crear Subcontrato:
A través de esta opción, encontrará un formato estándar donde podrá ingresar la información
relativa al subcontrato, como nombre, número de subcontrato, periodicidad de pagos, fechas de
firma, inicio y término del subcontrato, datos del subcontratista, montos o porcentajes de anticipo
y retención; valores necesarios para el posterior cálculo de Estados de Pago.
La página de creación de un subcontrato está definida en 8 secciones:
1.1 Datos Generales del Subcontrato:
Debemos completar la siguiente información:
1. Nombre del Subcontrato.

2. Tipo de Subcontrato.
3. Tipo de Contrato.
4. si la empresa tiene habilitado el atributo Utiliza Tipo Contrato de Especialidades el sistema
mostrará la lista de especialidades asignadas a la empresa, en caso contrario esta opción
no se visualizará.
5. Razón Social de la Empresa Constructora.
6. Dirección de Facturación.
7. Contacto de Facturación.
8. Dirección de Envió de Factura.
9. Mandante: (si corresponde se debe seleccionar la razón social del Mandante de la Obra).
Página 4 de 36
1.2 Datos Comerciales:
1. Forma de Pago.
2. Periocidad de los pagos.
3. Fecha de Firma del Subcontrato.
4. Fecha de Inicio.
5. Fecha de Término.
6. Porcentaje de IVA.
7. Documentos Adjuntos: opción de adjuntar archivos al subcontrato.
8. Programa de Trabajo: opción disponible (no es obligatoria) para ingresar el listado de tareas a
ejecutar por cada una de las actividades subcontratadas con fecha de inicio y fecha de
término de cada una de ellas:
Al presionar ingresar accederá a una nueva página donde debemos ingresar el nombre de la Tarea,
la fecha de inicio y término para luego presionar Agregar.
Una vez agregadas las tareas presione el botón “Guardar” y el sistema actualizara la información
del Subcontrato.
9. Comentarios del Subcontrato.

10. Clausulas Adicionales:
Página 5 de 36
1.3. Datos del Subcontratista:
1. Para buscar al Subcontratista debe presionar el botón el cual abrirá una nueva
ventana, en donde deberá realizar la búsqueda, para luego seleccionar al Subcontratista o
Proveedor desde el Icono .
Una vez seleccionado el Subcontratista y al cerrar la ventana, el sistema cargará toda la

información restante:
 Razón Social: del Subcontratista.
 Sucursal: de venta de la empresa subcontratista.
 Dirección: de la sucursal seleccionada.
 Contacto: de venta del subcontratista.
 Fax.
 Teléfono.
 Estado: del subcontratista (Integrado o No Integrado a la comunidad Iconstruye).
 Subcontratista Emite Factura: seleccionar Sí o No.
Página 6 de 36
Debemos Listar el Representante legal.
Y sistema desplegara la siguiente imagen en donde lo debemos seleccionar y presionar “Guardar”.
En caso de que el subcontratista no se encuentre en los listados de búsqueda, existe una opción
que permite agregar un nuevo proveedor, al presionar el botón “Proveedor No Ingresado
(Ingresar)”.
Sistema desplegara una ventana emergente en donde nos permite crear al Proveedor o
Subcontratista, ingresado los datos presionamos Guardar y Cerrar.
Página 7 de 36
1.4. Montos Netos:
Ingresamos:
1. Moneda: (Tipo de Moneda en la cual vamos a realizar el Subcontrato; UF, Dólar, Peso
Chileno).
2. Monto de Reajuste: la opción de Reajuste es solo para documentos cuya moneda es el
peso chileno, el cual indicará al sistema si el subcontrato estará afecto a reajustabilidad, si
es marcado, usted deberá definir un valor presupuestado por el cual se deberá reajustar el
documento, este valor deberá proporcionalmente aplicarse en cada uno de los Estados de
Pago. (Opcional).
3. Anticipo: Este puede ser ingresado en monto o en porcentaje y luego definir según lo
seleccionado el valor a aplicar por este concepto en los estados de pago.
4. Porcentaje de Retención: Con estos datos se realizará el cálculo respectivo al momento de
generar un estado de pago de acuerdo al avance definido para el subcontratista.
5. Multa Diaria por Atraso: este dato es solo informativo y debe ser ingresado en formato
numérico.
1.5. Garantías:
 Garantía Anticipo, el anticipo corresponde a un monto que la constructora paga en forma

anticipada al subcontratista y que de acuerdo a lo establecido por el contratado se puede
respaldar con un documento en garantía.
 Garantía Fiel Cumplimiento, monto documentado por el subcontratista que en caso de fallas en
el trabajo contratado puede ser utilizado para realizar las reparaciones correspondientes.
 Garantía de Retenciones, la empresa constructora retiene un monto en cada uno de los estados
de pago de avance, para resguardar la ejecución de los trabajos. Este monto puede estar
respaldado por una garantía, si el contrato así lo establece.
Página 8 de 36
“Cuando quedan 30 días para término de la garantía, el sistema enviara un correo electrónico a
quienes tengan el atributo de poder generar subcontratos, dando aviso que deberá renovar la
garantía en cuestión”
1.6. Servicios y/o Actividad:
En esta sección se deben registrar todas las actividades a contratar, estas deben indicar los
siguientes datos:
1. Ingresar Códigos: si la constructora cuenta con un listado codificado de todas las

actividades (maestro de recursos), es necesario realizar la búsqueda del código
presionando el botón “Buscar”, el sistema abrirá una ventana en la cual encontrará un
buscador de los recursos a contratar. Si la constructora no cuenta con este listado, los
códigos se deberán ingresar directamente en las celdas correspondientes, digitando en el
campo un correlativo a elección.
2. Cantidad.
3. Unidad: si la actividad la extrae del maestro de recursos la unidad aparecerá
automáticamente, si no es el caso entonces deberá seleccionarla.
4. Descripción: si la actividad o tarea subcontratada ha sido seleccionada desde el maestro
de recursos este dato aparece al seleccionar el código, si no es el caso deberá digitar el
nombre de la actividad o tarea subcontratada.
5. Monto Unitario.
6. Distribución de Cuentas de Costo.
Página 9 de 36
1. Si la empresa usa un maestro de recursos para este módulo, para agregar líneas al
subcontrato deberá realizar los siguientes pasos:
a. En el campo “Ingresar Código” presione el botón “Buscar”, el sistema abrirá una nueva
ventana llamada “Búsqueda por Productos”:
b. En la nueva ventana digite el código o la descripción de la actividad a subcontratar, luego

presione el botón “Buscar” y finalmente presione el ícono para seleccionar la actividad o
tarea a registrar.
Página 10 de 36
c. El sistema actualizará la página de creación del subcontrato agregando la información
seleccionada en el campo Código y descripción del servicio o producto:
d. Digite la cantidad a subcontratar.

e. Registre el precio unitario de ésta.
2. Si la empresa no usa un maestro de recursos para este módulo, para agregar líneas al
subcontrato deberá realizar los siguientes pasos:
a. En el campo “Ingresar Código” digite el código de la tarea o actividad a subcontratar.
b. Registre el nombre o la descripción de la tarea o actividad a subcontratar.
c. Digite la cantidad a subcontratar. d. Registre el precio unitario de ésta.
Página 11 de 36
Para distribuir la línea del subcontrato a una cuenta de costo puede digitar el código de ésta o
presionar el botón “Distribuir”:
Una vez ingresada toda la información debe presionar el botón “Ingresar Línea”. Con dicha
operación la actividad del subcontrato es grabada en el subcontrato:
Podemos ingresar más de una línea si es necesario, realizando la misma operación las veces que lo
necesite o también a través de un Excel o el Maestro de Materiales este último solo en el caso que
empresa trabaje con los códigos creados en su Maestro:
1. Para agregar líneas al subcontrato a través de la opción “Excel” deberá realizar los
siguientes pasos: a. Presione el botón “Ingresar por Excel”.
Página 12 de 36
2. Debe descargar la Plantilla que entrega Iconstruye:
Podrá exportar la Plantilla y comenzar a completar indicando el Código del Recurso, cantidad,
Glosa, Precio Unitario, Código Cuenta de Costo y me dará el estado de Línea completa
Si la empresa usa el maestro de materiales en forma obligatoria para el módulo de

subcontratos, el campo código debe ser completado con el dato existente en ese listado:
Una vez completada la planilla, debe guardar el documento en su equipo y luego importar el
documento al sistema:
Página 13 de 36
Para agregar líneas al subcontrato a través de la opción “Maestro” (solo si la empresa tiene un
listado de actividades codificadas) deberá realizar los siguientes pasos:
a. Presione el botón “Ingresar por Maestro”.
b. El sistema abrirá una nueva ventana en la cual deberá digitar los códigos o la descripción de
las actividades a subcontratar, marcar los códigos, presionar el botón “Seleccionar” y
finalmente la opción “Cerrar”.
El sistema actualizará la página de creación del subcontrato con toda la información seleccionada:
Para completar la información, deberá presionar el botón “Editar Líneas” y realizar los siguientes
pasos:
1. Digitar la cantidad a subcontratar de cada una de las líneas agregadas.
Página 14 de 36
2. Digitar el precio unitario de cada una de las líneas agregadas.
3. Seleccionar la cuenta de costo si corresponde.
Presionamos Guardar y Volver, de acuerdo a lo indicado en la imagen.
El sistema actualizará nuevamente la página de creación del subcontrato con la información

seleccionada y habrá calculado los montos asociados al subcontrato:
Ingresadas todas las líneas al Subcontrato debemos presionar Verificar, Al seleccionar la opción el
sistema dará paso a la siguiente pantalla, al final de ésta podrá revisar el flujo de aprobación
configurado para la generación de subcontratos en el centro de gestión en el cual se está
generando.
 Verificar: da paso a la pantalla siguiente donde se chequea toda la información completa del
subcontrato, esta instancia permite al usuario revisar información ingresada y visualizar el flujo de
aprobación.
 Guardar Subcontrato: permite guardar la información ingresada y continuar en otro momento.
 Eliminar Subcontrato: elimina toda la información ingresada del subcontrato, sin dejar registro
de lo antes ingresado en el sistema.
Una vez revisado el Subcontrato presionamos Enviar para que Documentos se vaya al Flujo de
Aprobación correspondiente.
Página 15 de 36
3. CONSULTAR SUBCONTRATO
Al Consultar Subcontratos se podrán revisar todos los documentos ingresados en todos sus
estados y de todos los centros de gestión a los que el usuario tiene acceso.
Sistema nos permite buscar por diferentes filtros de Búsqueda:
1. Número de Subcontrato
2. Nombre de Subcontrato
3. Centro de Gestión
4. Tipo de Subcontrato
5. Subcontratista
6. Estado de Subcontrato y/o Fecha de Creación
7. Subcontratista.
8. Estado del Subcontrato: Guardado, En espera de Aprobación, Rechazado, en Ejecución,
Terminado, Liquidado, Cancelado, Cancelado por el solicitante, Termino Anticipado.
9. Fecha de Inicio.
10. Tipo Subcontrato: Suma Alzada, Precio Unitario, Servicios Transitorios, Arriendo u Obra
Menor.
Opciones:
Estas dependen del estado en que se encuentra el subcontrato, en esta columna es donde el
usuario podrá realizar distintas operaciones si cuenta con los accesos necesarios para esto, como
por ejemplo ingresar pago por anticipo o bien los estados de pagos de avance o retención del
subcontrato además de la creación de anexos que también ingresaran al respectivo flujo de
aprobación.
Página 16 de 36
Editar el documento.
Eliminar el documento.
Historial del documento
Copiar el documento.
Ver el documento.
Cancelar el documento.
Ingresar Estados de Pago de Anticipo.
Ingresar Estados de Pago de Avance.
Ingresar Estados de Pago de Retención.
Termino Anticipado.
Imprimir el Documento de Subcontrato.
Imprimir el Finiquito del Subcontrato.
Ingresa la fecha de término.
Ingresa la fecha de liquidación.
Página 17 de 36
4. Aprobar Subcontrato
Los usuarios que aprueban los subcontratos, lo hacen ingresando a la funcionalidad Aprobar
Subcontrato.
Al seleccionar esta opción, el usuario encontrará el listado de todos los subcontratos pendientes
de aprobación:
Debe ingresar al ícono de la lupa (ver el documento) en la columna opciones, una vez en la
pantalla del subcontrato deberá hacer clic sobre el botón aprobar o rechazar.
Si el subcontrato ha sido aprobado por el último del flujo cambiará a estado en ejecución
quedando disponible para crear anexos, ingresar estados de pagos de anticipos, por concepto de
avance y finalmente de retenciones.
5. Crear Anexo de Subcontrato:
Para esto debe ir a Consultar Subcontrato y entrar al detalle a través de la opción , en la

columna opciones. En la pantalla de consulta de subcontrato encontrará un botón con la opción
para crear anexo:
Página 18 de 36
Se abrirá una pantalla similar a la de crear subcontrato en donde deberá ingresar los siguientes
datos:
a) Datos Generales Subcontrato: podrá dar un nombre al anexo del subcontrato.
b) Datos Comerciales: podrá modificar las fechas asociadas al anexo del subcontrato y agregar
nuevos comentarios.
c) Montos Netos: debe ingresar los valores asociados al anticipo y a las retenciones asociadas al
anexo del subcontrato.
d) Garantías: podrá ingresar los datos asociados a las garantías, anticipo y retenciones si el anexo
del subcontrato lo amerita.
El usuario podrá aumentar o disminuir la actividad contratada en los ítems ya ingresados o bien
ingresar una nueva actividad que se ha contratado al mismo subcontratista. Finalmente es el
mismo procedimiento que al crear un subcontrato, debe agregar las líneas y/o verificar y si
corresponde a un aumento o disminución y luego enviar donde entrará al mismo flujo de
aprobación del subcontrato original:
(Aumento o Disminución).
Para aprobar un anexo el procedimiento es igual al de un subcontrato, el usuario debe tener los
roles de aprobador, ir a la página de aprobar subcontrato, buscar la línea del anexo y entrar a la
opción “Ver el Documento”.
Página 19 de 36
Al realizar un anexo de disminución también podemos disminuir el Anticipo o la Retención
Pactada, sistema nos mostrara e indicara de la siguiente manera:
1. Cuadro nos muestra los Montos del Contrato al aprobar el anexo (Costado Izquierd)
2. Montos del Anexo una vez cargada la línea (aumento, disminución, o una nueva línea)
3. Anticipo de Anexo: lo podemos ingresar en Monto o Porcentaje si el anticipo se disminuirá
debe colocar el monto en negativo, Ejemplo; - 2000. Lo mismo se debe realizar en el caso
en que se modifiquen las Retenciones:
Tenemos el campo de Información:
En donde se nos indica los montos máximos para poder disminuir las Retenciones y el Anticipo.
Luego presionamos Verificar y enviamos Anexo a flujo de Aprobación.
6. Ingresar Estados de Pago:

Para comenzar a ingresar los Estados de Pagos correspondientes (Anticipo o Estado de Pago de
Avance) debemos ir a Consultar el Subcontrato y buscar el Documento al cual le ingresaremos el
pago:
Página 20 de 36
6.1 Ingreso Estado de Pago de Anticipo:
Para ingresar el estado de pago por concepto de anticipo, al encontrar el Subcontrato a pagar, en
opciones debemos presionar Icono y sistema nos llevara al ingreso de este:
Ya en la pantalla del estado de pago de anticipo el sistema propone el saldo del anticipo a pagar,
sin embargo, esta información se puede modificar lo que permite realizar el pago parcializado o
completo. Además, cuenta con la opción de adjuntar archivos y/o comentarios si es necesario. Si el
subcontrato ha sido ingresado en una moneda distinta al peso chileno, el sistema propone el tipo
de cambio, sin embargo, el usuario podrá modificarlo; con este dato se calculará el valor del
estado de pago de anticipo en moneda nacional.
Una vez ingresado el monto a pagar se debe verificar el estado de pago, el sistema pasará a la
siguiente pantalla de revisión en la cual también podrá revisar y modificar el flujo de aprobación
correspondiente de los estados de pago. Una vez verificado el documento el usuario deberá
presionar el botón “Enviar”.
Página 21 de 36
6.2 Ingreso Estado de Pago de Avance:
El segundo estado de pago que se ingresa es por el concepto de avances, Para ingresar el estado
de pago el usuario deberá ingresar a consultar subcontrato y en la línea del documento que se
pagará encontrará el ícono el cual le permitirá registrar los pagos por avance:
En la pantalla de estado de pago el sistema propone un nombre para el estado de pago, el usuario
sólo deberá seleccionar el tipo de avance e ingresar entre las siguientes opciones:
Porcentaje - Cantidad – Monto.
Y en la columna de nuevo avance el valor a ingresar debe ser el acumulado a la fecha del estado de
pago incluido el monto a pagar.
Una vez ingresados los datos el usuario debe hacer clic sobre el botón calcular para que el sistema
calcule el pago correspondiente, además de los montos de anticipo y retención.
Página 22 de 36
En esta etapa de la generación del estado de pago de avance, podrá aplicar un descuento sobre el
monto total del estado de pago haga clic sobre el ícono para aplicar un descuento, se levantará
una ventana donde debe ingresar la descripción de su descuento y el monto (en $), luego presione
el botón Agregar y finalmente Cerrar.
El sistema actualizará la página de generación del estado de pago de avance, aplicando el valor del
descuento en el monto del documento, Su descuento ya ha sido ingresado, ahora puede verificar
su estado de pago.
Página 23 de 36
Una vez ingresado todo lo necesario en el Estado de Pago, presionamos Enviar.
Los estados de pago de avances se realizan hasta completar el 100%. La opción para ingresar el
estado de pago estará disponible hasta que no se cumpla el 100% del avance total.
6.3 Ingreso de Estado de Pago de Retención:
Para ingresar el estado de pago el usuario deberá ingresar a consultar subcontrato y en la línea del
documento que se pagará encontrará el ícono el cual le permitirá registrar el pago por
retenciones.
El sistema abrirá una nueva página en la cual podrá generar el estado de pago, proponiendo el
monto por pagar de retenciones, sin embargo, esta información se puede modificar lo que
permite realizar el pago parcializado o completo.
Debe ingresar el monto a pagar del total de la retención en el campo correspondiente, y lo que en
definitiva va a descontar del pago lo ingresa al campo ajuste, luego presione el botón verificar.
Página 24 de 36
Una vez verificado el documento el usuario deberá presionar el botón “Enviar”.
7. Aprobar Estado de Pago:

Para aprobar un estado de pago, por anticipo, por avance o por retención, el usuario aprobador
deberá ingresar a la opción del mismo nombre:
Una vez seleccionada la opción encontrará un listado con todos los estados de pago pendientes
por aprobar; para aprobar o rechazar el documento debe ir a la columna de opciones y hacer clic
sobre el ícono .
Se mostrará la pantalla con todos los datos del estado de pago, además del flujo de aprobación
que lo pueden componer varios aprobadores, por tanto, cada estado de pago se traspasará a
todos los aprobadores según corresponda el monto del estado de pago.
Página 25 de 36
8. Historial de Estados de Pago:
El historial de estados de pago puede ser revisado durante toda la vida del subcontrato a través de
la pestaña disponible en el cuadro inferior de la página de consultar subcontrato o al verificar un
estado de pago.
La información del historial esta ordenada con la siguiente estructura:
 Listado de los estados de pago generados: ordenados según la fecha de generación contiene la
siguiente información:
N° E.P.: número del estado de pago con un link habilitado para poder revisar el documento.
Tipo de Documento: anticipo, avance o retención.
1. Fecha de aprobación final del estado de pago.

2. Estado del documento.
3. N° Factura: muestra el número de la factura a la que está asociado el estado de pago con
un link para revisar ese documento.
4. Avance - Total: monto total de cada uno de los estados de pago de avance.
5. Avance - Acumulado: sumatoria de todos los montos totales de todos los estados de pago
de avance del subcontrato.
6. Anticipo - Total: monto pagado por este concepto. Cuando este valor se encuentra en
color rojo, corresponde a un descuento por anticipo realizado en los estados de pago de
avances.
7. Anticipo - Saldo por Descontar: monto pagado por concepto de anticipo menos todos los
descuentos por este concepto generados en los estados de pago de avance.
8. Retenciones - Total Retenido: sumatoria de todas las retenciones generadas en los estados
de pago de avance generados.
9. Retenciones - Saldo por Retener: monto establecido por retención en el subcontrato
menos la sumatoria de las retenciones aplicadas en los avances.
Página 26 de 36
10. Reajuste - Total: dato utilizado cuando el subcontrato usa reajuste manual y corresponde
al monto del reajuste aplicado en cada estado de pago de avance.
11. Reajuste - Saldo por Reajustar: dato utilizado cuando el subcontrato usa reajuste manual,
es el monto del reajuste del subcontrato menos la suma de todos los montos por este
concepto de aplicados a los estados de pago de avance.
12. Descuento s/IVA: es el descuento aplicado al monto del avance antes de calcular el IVA.
13. Descuento c/IVA: es el descuento aplicado al monto del avance después de haber
calculado el IVA.
14. Total Neto: monto a pago.  Montos del subcontrato:
15. Monto Original del Subcontrato: no incluye anexos.
16. Monto Neto: monto original menos los descuentos al subcontrato.
17. Descuentos: monto de los descuentos aplicados al subcontrato.
18. Anexos del Subcontrato: monto total de todos los anexos asociados al subcontrato.
19. Total: monto neto más monto total de los anexos.
20. Monto Anticipo: monto del anticipo del subcontrato más monto de anticipo de los anexos.
21. Monto Retención: monto de retención del subcontrato más monto de retenciones de los
anexos.
22. Reajuste: solo si la empresa usa reajuste manual, es el monto establecido en la generación
del subcontrato.  Saldos del subcontrato:
23. Saldo por Pagar Subcontrato: monto total del subcontrato menos el monto el total de
avance acumulado.
24. Saldo por Pagar Anticipo: monto del anticipo del subcontrato menos el acumulado total de
los estados de pago de este tipo aprobados.
25. Saldo por Pagar Retención: monto de la retención del subcontrato menos el total de
retenciones aplicadas en los avances.
26. Ajustes Retención: monto aplicado en los estados de pago de retención por este concepto.
27. Saldo por Retener: monto pendiente por retener.
28. Saldo por Reajustar: solo para empresas con reajuste manual, es el reajuste del
subcontrato menos el total de reajustes aplicados en los avances.
29. Saldo Total por Pagar.
Página 27 de 36
9. Consultar Estados de Pago:
En esta opción se podrán consultar todos los Estados de Pagos ingresados y de todos los centros
de gestión a los que el usuario tiene acceso.
En primera instancia podemos buscar por diferentes Filtros de búsqueda que nos ofrece el sistema
para luego al presionar Buscar sistema nos arroje el listado de acuerdo a lo solicitado.
Página 28 de 36
10.Termino Anticipado:
Esta funcionalidad está diseñada para ser utilizada cuando el subcontratista abandone o la
constructora suspenda las actividades contratadas. Para acceder a ella el usuario debe tener
habilitado el rol “Termino Anticipado”, seleccionar la opción “Consultar Subcontrato” y presionar
el ícono en la línea del subcontrato que se desea terminar en forma anticipada.
El sistema abrirá una página en la cual se detallan todos los datos y montos asociados hasta el
momento de la suspensión de los trabajos. Esta funcionalidad no permitirá ejecutar ninguna nueva
acción en el subcontrato que la utilice, es decir, no se podrán generar ni estados de pagos, ni
terminar o liquidar el documento. El subcontrato quedará en un estado final llamado “Termino
Anticipado”.
Si el subcontrato tiene retenciones pendientes por pagar el sistema le entregará el siguiente

mensaje: “El subcontrato tiene pago de retenciones pendientes por un monto de $ xx.xxx, su saldo
será positivo con retenciones impagas”; si estas deben ser pagadas, puede realizar el pago de las
retenciones antes de hacer el término anticipado del subcontrato, en caso contrario, estas
quedarán impagas. Si el subcontrato tiene anticipo pendiente por recuperar el sistema le
Página 29 de 36
entregará el siguiente mensaje: “El subcontrato tiene un saldo negativo”; puede generar los
avances correspondientes para recuperar el anticipo y luego hacer el término anticipado del
subcontrato, en caso contrario, este anticipo pagado se deberá asumir como pérdida.
11.Terminar y liquidar un Subcontrato:

Cuando los estados de pago de avances del subcontrato se han completado al 100% el paso
siguiente es el término del subcontrato, esto además contempla que las actividades han finalizado
y se debe ingresar su fecha de término real para poder pagar las retenciones.
Para dar término a un subcontrato debe ir a la opción consultar subcontrato y en la columna

opciones se dará cuenta que el icono que habitualmente veía para realizar los estados de pago se
ha modificado y ahora tiene la opción de terminar subcontrato identificado con el ícono su

estado sigue siendo en ejecución:
Se abrirá una pantalla donde debe ingresar en el campo Fecha Término Real la fecha de término,
luego presione el botón actualizar:
El sistema actualizará la página de consultar subcontratos y podrá ver que el documento ha

cambiado a estado terminado y además aparecerá el ícono para imprimir el finiquito del
subcontrato:
Para poder liquidar un subcontrato, se deben pagar las retenciones. Una vez que este pago ha sido
aprobado usted podrá liquidar el subcontrato, esto significa que ya no queda ningún tema
pendiente, han finalizado todos los procesos y etapas del subcontrato. Para este efecto, en la
columna opciones seleccione el icono para liquidar el subcontrato.
Página 30 de 36
Entrará a una pantalla donde se indican las todas las fechas relevantes de su subcontrato, desde la
fecha de firma hasta la Fecha de Liquidación Subcontrato, esta última es la fecha que debe
ingresar, luego presione el botón actualizar.
El sistema actualizará la página de consultar subcontratos y podrá ver que el documento ha

cambiado a estado liquidado de esta manera su subcontrato queda disponible para todas las
consultas que requiera realizar, el proceso ha finalizado.
Página 31 de 36
12.Reportes
12.1 Reportes de Subcontrato:
Bajo el módulo de subcontrato encontrará la opción reportes que despliega 4 reportes:
1. Reporte Subcontrato.
2. Reporte Estado de Pago.
3. Reporte Subcontrato Detallado.
4. Reporte Subcontrato Consolidado.
El Reporte de Subcontrato lista todos los subcontratos ingresados hasta el momento de la consulta
y en el cual podrá visualizar desde el monto original del documento hasta la fecha de término de
este.
Haga clic sobre el botón Buscar. La búsqueda arrojará hasta 300 registros en la página y los restantes
estarán disponibles en un archivo Excel, cuando suceda esto aparecerá una ventana con un mensaje,
debe presionar el botón aceptar para que se muestre la información.
Página 32 de 36
12.2 Reporte Estados de Pagos:
El segundo reporte disponible es el de Estados de Pago, podrá buscar todos los estados de pago que
ha ingresado hasta el momento de la consulta y para lo cual se recomienda utilizar los filtros del
encabezado de la página y acotar su búsqueda. Tiene las siguientes opciones:
 Número de Estado de Pago.
 Nombre de Estado de Pago.
 Número de Subcontrato.
 Centro de Gestión.
 Subcontratista.
 Estado Documento.
 Tipo Documento: anticipo, avance, retención.
 Fecha de Creación.
 Proveedor Emite Factura.
La búsqueda arrojará hasta 300 registros en la página y los restantes estarán disponibles en el
archivo Excel, cuando suceda esto aparecerá una ventana con un mensaje, debe presionar el botón
Aceptar para que se muestre la información:
Página 33 de 36
12.3 Reporte Subcontrato Detallado:
El tercer reporte disponible es el Reporte de Subcontratos Detallado, el cual lista todas las líneas de
actividades subcontratadas con el detalle de cantidades, montos y distribución de cuantas asociadas
hasta el momento de la consulta. Para obtener esta información puede utilizar los filtros del
encabezado y acotar su búsqueda de acuerdo a los siguientes criterios:
 Número Subcontrato.
 Nombre Subcontrato.
 Moneda.
 Código: de la actividad subcontratada.
 Cuenta de Costo: debe digitar o seleccionar el código de ésta.
 Subcontratista.
 Estado Subcontrato.
 Fecha de Inicio.
Página 34 de 36
 Tipo de Subcontrato.
 Palabra Clave Producto.
 Partida: debe digitar o seleccionar el código de ésta. Esta opción aparece, solo si la empresa usuaria
utiliza partidas en el módulo de subcontratos. Haga clic sobre el botón Buscar.
La búsqueda arrojará hasta 300 registros en la página y los restantes estarán disponibles en el
archivo Excel, cuando suceda esto aparecerá una ventana con un mensaje, debe presionar el botón
Aceptar para que se muestre la información.
Al final de la página verá los Totalizados, encontrará el nº registros que arroja la búsqueda y las
opciones Excel, la cual permite bajar la información en una planilla y la opción Imprimir la página
que está revisando.
12.4 Reporte Subcontrato Consolidado:
El Reporte de Subcontratos Consolidado muestra en forma totalizada los montos de los

subcontratos agrupados por razón social y centro de gestión en el que están ingresados.
Búsqueda de acuerdo a los siguientes criterios:
 Razón Social del Subcontrato.
Página 35 de 36
 Fecha de Corte: realiza la búsqueda desde el inicio de la obra hasta la fecha digitada. Haga clic
sobre el botón Buscar.
El resultado de la búsqueda tiene la siguiente información:
 Razón Social.
 Total General Contratado por la Obra.
 Total General Pagado.
 Total General por Pagar.
 Retenciones por Pagar.
 % de Avance.
 Anticipo Otorgado.
 Anticipo por Devolver.
Al final de la página se encuentran disponibles las opciones Excel, la cual permite bajar la
información en una planilla y la opción Imprimir la página que está revisando.
Página 36 de 36

Manual Subcontrato Nov2017

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Subcontrato Nov2017

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Subcontrato Nov2017

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Subcontrato

Manual Usuario Comprador

Introducción, Funcionalidades, Beneficios………………………………………………………………………………………3

Aprobar Subcontrato …………………………………………………………………………………………………………………..17

Crear Anexo de Subcontrato ………………………………………………………………………………………………………..17

Ingresar Estado de Pago…………………………………………………………………………………………………………….…20

- Ingreso Estado de Pago Anticipo

Aprobar Estados de Pago……………………………………………………………………………………………………………..25

Historial de Estados de Pago…………………………………………………………………………………………………………26

Consultar Estado de Pago……………………………………………………………………………………………………………..28

Terminar y Liquidar un Subcontrato……………………………………………………………………………………………..30

La página de creación de un subcontrato está definida en 8 secciones:

1.1 Datos Generales del Subcontrato:

Debemos completar la siguiente información:

1. Nombre del Subcontrato.

9. Comentarios del Subcontrato.

Una vez seleccionado el Subcontratista y al cerrar la ventana, el sistema cargará toda la

 Subcontratista Emite Factura: seleccionar Sí o No.

Y sistema desplegara la siguiente imagen en donde lo debemos seleccionar y presionar “Guardar”.

 Garantía Anticipo, el anticipo corresponde a un monto que la constructora paga en forma

1.6. Servicios y/o Actividad:

1. Ingresar Códigos: si la constructora cuenta con un listado codificado de todas las

b. En la nueva ventana digite el código o la descripción de la actividad a subcontratar, luego

d. Digite la cantidad a subcontratar.

Si la empresa usa el maestro de materiales en forma obligatoria para el módulo de

a. Presione el botón “Ingresar por Maestro”.

1. Digitar la cantidad a subcontratar de cada una de las líneas agregadas.

3. Seleccionar la cuenta de costo si corresponde.

Presionamos Guardar y Volver, de acuerdo a lo indicado en la imagen.

El sistema actualizará nuevamente la página de creación del subcontrato con la información

 Guardar Subcontrato: permite guardar la información ingresada y continuar en otro momento.

Sistema nos permite buscar por diferentes filtros de Búsqueda:

Historial del documento

Ingresar Estados de Pago de Anticipo.

Ingresar Estados de Pago de Avance.

Ingresar Estados de Pago de Retención.

Imprimir el Documento de Subcontrato.

Imprimir el Finiquito del Subcontrato.

Ingresa la fecha de término.

Ingresa la fecha de liquidación.

5. Crear Anexo de Subcontrato:

Para esto debe ir a Consultar Subcontrato y entrar al detalle a través de la opción , en la

a) Datos Generales Subcontrato: podrá dar un nombre al anexo del subcontrato.

Tenemos el campo de Información:

Luego presionamos Verificar y enviamos Anexo a flujo de Aprobación.

6. Ingresar Estados de Pago:

opciones debemos presionar Icono y sistema nos llevara al ingreso de este:

Porcentaje - Cantidad – Monto.

6.3 Ingreso de Estado de Pago de Retención:

7. Aprobar Estado de Pago:

La información del historial esta ordenada con la siguiente estructura:

Tipo de Documento: anticipo, avance o retención.

1. Fecha de aprobación final del estado de pago.

el ícono en la línea del subcontrato que se desea terminar en forma anticipada.

Si el subcontrato tiene retenciones pendientes por pagar el sistema le entregará el siguiente

11.Terminar y liquidar un Subcontrato:

Para dar término a un subcontrato debe ir a la opción consultar subcontrato y en la columna

ha modificado y ahora tiene la opción de terminar subcontrato identificado con el ícono su

El sistema actualizará la página de consultar subcontratos y podrá ver que el documento ha

El sistema actualizará la página de consultar subcontratos y podrá ver que el documento ha