SOLUCIONES TECNOLÓGICAS PARA LA EMPRESA IMPECABLE S.A.S.

CASO DE ESTUDIO - RÚBRICA CORTE 2 – 2021-2

ADMINISTRACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

Impecable S.A.S. es una empresa dedicada a la venta de productos de aseo de uso doméstico e industrial. Su
sede principal está ubicada en la ciudad de Barranquilla y actualmente cuenta con 4 sedes ubicadas en el área
metropolitana de esta importante ciudad.

Es una compañía que lleva más de 10 años en el mercado, hizo la transición de mediana a gran empresa en los
últimos 2 años. A raíz de este gran cambio, la compañía ha sufrido varios problemas con respecto al manejo de
la información, conectividad con otras sedes, desventajas competitivas, resistencia al cambio por parte de sus
empleados y proveedores, entre otros. La empresa actualmente distribuye sus productos en almacenes de
cadena, por lo cual el manejo del inventario es crucial para tener ventas exitosas, al igual que la retención
(fidelización) y captación de nuevos clientes.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN

 Incrementar la red de distribuidores en un 15% para el cierre del año 2022.

 Incrementar la rentabilidad financiera de la empresa en un 0.25% para el cierre del año 2022.
 Alcanzar un 98% de satisfacción del cliente con relación a los canales de atención para el cierre del
año 2022.
 Incrementar el ingreso por ventas en 10% para el cierre del año 2022.
 Alcanzar un 99.75 % de exactitud en el proceso de control de inventario para el cierre del año 2022.

Teniendo en cuenta lo anterior, se describen los inconvenientes presentados por la empresa actualmente:

1. Dificultad para acceder a la información: Cada una de las sedes maneja la información de manera local
(cada sede maneja su propio servidor), lo cual dificulta el acceso a fichas de inventario, proveedores,
facturación y la información de los empleados. Se debe tener en cuenta el manejo de la seguridad de la
información en cada una de ellas para no afectar el buen funcionamiento de la empresa en general.

2. Dificultades presentadas en el ingreso de los trabajadores a la compañía (planta física): Los controles
de seguridad para el ingreso a la compañía no son los adecuados. Aún utilizan cuadernos de firmas
para anotar las personas que ingresan y salen de la misma, así como el no uso de herramientas
tecnológicas para agilizar, registrar y controlar el ingreso de los empleados.

3. Dificultades al momento de capacitar y entrenar al personal: Al comprar nuevas máquinas para la

producción de los productos de aseo, se está invirtiendo mucho dinero para capacitar a los empleados.
Si implementaran herramientas tecnológicas que le permitieran realizar este proceso de una manera
óptima, automatizada, dinámica y sin invertir mucho dinero y evitando riesgos para los trabajadores,
serían lo ideal para esta compañía.

4. Citación por medio telefónico a reuniones (planificación de la agenda): Normalmente las personas
citadas a las reuniones no asisten o retrasan su llegada debido a que no cuentan con la planificación
de las reuniones de la semana y genera retraso en la toma de decisiones importantes en los distintos
niveles de la organización. Las reuniones no son exclusivas de cada sede, pueden ser citados los

PROFESORA: Ing. Olga Lucia Mendoza Ospina

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gerentes de las diferentes sedes con las que cuenta la empresa, al igual que proveedores y clientes
corporativos.

5. Problemas al momento de validar el precio del producto: Los clientes desearían poder tener más
visibles los precios de los productos. Existen quejas por parte de ellos, indicando que es difícil validar el
precio de cierto artículo al acercarse a un estante, además de no contar con herramientas de compra y
venta online.

6. Problemas de conexión con otras sedes: Las diferentes sedes carecen de conexión entre ellas. Esto
quiere decir que todo se encuentra descentralizando, obstaculizando los tiempos de respuesta a
cualquier necesidad requerida, acceso a información, entre otros aspectos.

7. Problemas con RSE (Responsabilidad Social Empresarial): La compañía está produciendo muchos
desperdicios con tecnología obsoleta, así como generando un uso ineficiente de la energía.
Actualmente en la empresa no existen campañas ni instructivos para el debido proceso de reciclaje
amigable con el medio ambiente de los diferentes equipos electrónicos que poseen.

8. Problemas con los objetivos del negocio y las TIC: Las estrategias del negocio se encuentran
totalmente desalineadas con las herramientas TIC. Los gerentes no están tomando en cuenta los
objetivos propuestos para hacer las inversiones en tecnologías. Plantee estrategias y proponga
herramientas TIC que las apoyen. (Tener en cuenta los objetivos estratégicos de la organización).

9. Transformación digital: Teniendo en cuenta la reestructuración por la que está pasando la empresa,
¿de qué manera se puede reducir la resistencia al cambio por parte de los empleados para el uso de
nuevas tecnologías?

10. Desventaja competitiva: La empresa no cuenta con una buena estrategia de marketing.
Adicionalmente, solo cuenta con canales directos de venta (los clientes encuentran los productos solo
en tiendas físicas). Los canales de distribución no son los mejores. Adicionalmente, la empresa no
cuenta con asesoría para el diseño y fabricación de productos inteligentes que le permitan alcanzar
ventaja ante sus competidores en el mercado directo e indirecto.

11. Control de inventario: El inventario se maneja a través de Excel de forma manual, lo que dificulta la
actualización y control de la cantidad de productos que la empresa tiene en stock para las ventas.

Teniendo en cuenta lo anterior, usted y su grupo de trabajo han sido contratados para apoyar y brindar
soluciones en la toma de decisiones en la empresa. Utilizando los conceptos de las tecnologías de hardware y
software vistas a lo largo del corte, describa todas las sugerencias para resolver cada uno de los problemas
plateados anteriormente, recuerden que cada propuesta debe apuntar al mejoramiento y cumplimiento de los
objetivos de la empresa, generando valor y oportunidad de capitalizar la inversión.

PROFESORA: Ing. Olga Lucia Mendoza Ospina

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Nombre Integrantes del Grupo: Diana Barrera Vergara, Margi Paola Caballero Torres, Adriana Marcela Miranda
Rua, Merly Maria Rojas Plata y Adriana Lucia Zapata Tapias

A continuación, puede redactar las respuestas para esta actividad:

1. Dificultad para acceder a la información:

Solución 1
Crear un sistema de cadena de suministros para cada sede y que solo exista conexión entre las sedes para
transferir datos guardados en la big data ya automatizados en el software de la empresa.
Solución 2
Crear una red de información entre todas las sedes y conectarlas entre sí para tener mayor conexión y mejorar
el sistema de respuesta.
Beneficios

- Ayuda a mantener el inventario de productos abastecidos y solo limitar la comunicación entre las sedes
para intercambio de información ya establecidos en el software
- Con la red de información no habrá una conexión pobre entre las sedes y habrá mayor organización
- Mayor ingreso en ventas
- Mejor comunicación entre sedes
- Mejora la atención al cliente
- Aumenta el flujo de pedidos

Sistema de información SCM

Es un software que permite a las compañías disminuir errores, tener una trazabilidad exacta, centralizar la
información, gestión y reportes inteligentes.

2. Dificultades presentadas en el ingreso de los trabajadores a la compañía (planta física):

la tecnología de reconocimiento biométrico de rostros. Las imágenes de caras se pueden capturar a distancia
sin tocar a la persona que se identifica, y la identificación no requiere interactuar con la persona. Además, el
reconocimiento facial cumple la función de disuasión del delito porque las imágenes de la cara que se han
registrado y archivado pueden ayudar a identificar a una persona posteriormente.
SMILEID, de la empresa electronic identification es la única solución UX que funciona en cualquier canal online
(móvil, ordenador o Tablet) y físico. Comprueba la identidad de forma remota en pocos segundos, respaldado
por procesos de Video Identificación.
Se destacan 2 ventajas competitivas
- Es el único, a nivel mundial, cuyo registro da confianza total de la identidad de la persona, ya que
se realiza en el momento del registro del cliente, con nuestra tecnología patentada VideoID.
- Todo el proceso se realiza en cuestión de segundos, en los que se registra una prueba de vida y
se graba un vídeo a la vez que la inteligencia artificial verifica el patrón biométrico de la persona.

3. Dificultades al momento de capacitar y entrenar al personal:

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La formación y capacitación de personal juega un papel vital en la realización de tareas y proyectos en toda
organización porque los proceso mediante el cual los trabajadores adquieren los conocimientos, herramientas,
habilidades y actitudes para interactuar en el entorno laboral y realizar las tareas que se les encomiendan. Los
principales beneficios que obtienen las organizaciones de la una buena formación como seria:
- Mejorar la eficiencia y la calidad del trabajo.
- Mejora la rentabilidad.
- Reducir la rotación de personal.
- Mejorar los estándares de contratación y selección de personal.
- Mejora la moral de los trabajadores.
- Ayude a resolver problemas específicos diarios.
- Reducir la necesidad de supervisión.
- Prevenir accidentes laborales.
- Mejorar la estabilidad y flexibilidad de la organización.
- Permite que los empleados tengan un sentido de identidad con la empresa.

Una de las plataformas con las que podemos contar para la capacitación pueden ser:

 -SABA LMS
Saba LMS es una plataforma LMS modelo SAAS orientada a la parte corporativa del e-learning por lo que es
muy utilizada en capacitaciones online de colaboradores dentro de organizaciones.

-DOCEBO
Docebo es una de las plataformas LMS más posicionadas en lo que a capacitaciones de personal se refiere.

4. Citación por medio telefónico a reuniones (planificación de la agenda):

Cortana, es el Asistente de productividad personal de Microsoft que te ayuda a ahorrar tiempo y centrarte en lo
más importante.
Estas son algunas funciones de Cortana:
 Administrar el calendario y mantenerte tu programación al día.
 Únete a una reunión en Microsoft Teams (Saas) o averigua con quién es la próxima reunión.
 Crear y administrar listas.
 Configura avisos y alarmas.
 Buscar hechos, definiciones e información.
 Abre aplicaciones en tu equipo.
Mediante el acceso a su correo electrónico, Cortana puede ayudarle a realizar un seguimiento de sus
compromisos y, mediante el acceso a su calendario, puede proporcionar notificaciones de tráfico y alertarle
cuando tengas que salir para su próxima cita del calendario. Mediante el acceso a tus contactos, Cortana puede
ayudarte a identificar fácil y rápidamente con qué contactos te gustaría comunicarte y puede conocer cómo
prefieres comunicarte con ellos.

También, se puede hacer uso de Suite de google (Saas), Una plataforma completa que integra correo
electrónico corporativo, almacenamiento de dato en línea, servicio de reuniones virtuales, calendario, plantillas
para presentaciones o informes, hojas de cálculo y más funcionalidades.

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5. Problemas al momento de validar el precio del producto: Los clientes desearían poder tener más
visibles los precios de los productos. Existen quejas por parte de ellos, indicando que es difícil validar el
precio de cierto artículo al acercarse a un estante, además de no contar con herramientas de compra y
venta online.

- Computación en la Nube: por medio de esta plataforma digital los clientes podrán acceder desde
sus dispositivos móviles a los catálogos y precios de cada artículo disponible, haciendo uso de
aplicaciones para el almacenamiento en la nube como google Drive.

- Hacer uso de la transformación digital con el fin de generar valor en el cliente haciendo uso de
plataformas online que generen una mayor experiencia en el cliente al momento de adquirir cada
producto permitiendo la obtención de datos de los usuarios que sirven como retroalimentación para
la empresa logrando mejorar las estrategias de marketing digital.

6. Problemas de conexión con otras sedes

- Computación en Malla: por medio del cual se les facilitara la utilización de recursos de manera
eficiente, ahorro de costos y una ejecución más rápida en las aplicaciones agilizando tiempos de
respuesta.
- La Virtualización: De modo de cada uno pueda acceder a las informaciones de manera que estos
no se vean restringidas por su ubicación permitiendo la centralización y consolidación de la
administración, así como también el alojamiento de varios sistemas en una sola máquina.
- Implementar el uso de Software como un servidor (SaaS) especialmente el servicio de mensajería
SLACK, por medio del cual los empleados pueden estar conectados con la información que
necesitan dentro o fuera de la organización por medio de canales a través del trabajo asincrónico
sin importar su ubicación, zona horaria o actividad, lo que permite que el equipo se mantenga
alineado y tome decisiones rápidamente.

7. Problemas con RSE (Responsabilidad Social Empresarial):

PLATAFORMAS DIGITALES EMERGENTES:

• Computación verde:
Implementando esta plataforma en este departamento se reduciría notablemente el consumo de energía.
También ya no se producirán tantos desperdicios de tecnología, sino que al contrario se elaborarán campañas
que ayuden en este proceso
Ventajas de implementar la computación verde:
- Mejora de la imagen corporativa.
- Ganancias financieras.
PLATAFORMAS DIGITALES EMERGENTES PARA APP MÓVILES:
• Internet de las cosas:

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Nos ayudara a que los dispositivos que presenten acceso a internet pueden conectarse entre sí para recabar e
intercambiar datos, analizar, optimizar energía y además automatizar procesos.
Ventajas de implementar Internet de las cosas:
- Conectar y comunicar miles de dispositivos, para rentabilizar al máximo la gestión y comunicación.
- Facilitar las conexiones en los lugares donde el acceso es complicado.
- Respetar el medio ambiente, ya que supone un aumento en la eficiencia energética.

8. Problemas con los objetivos del negocio y las TIC:

Contratar una agencia de marketing y publicidad que se encargue de toda la parte de la difusión de la
empresa.
Los cuales proponen las siguientes plataformas:
- Redes sociales: Instagram, Facebook, WhatsApp business y una página web.
Utilizadas en el ámbito comercial potencian las ventas de los negocios, la visibilidad de las marcas
y fortalecen las relaciones con los clientes.
- Google Analytics: esta herramienta gratuita de Google es utilizada para monitorear el estado de los
sitios web. Proporciona datos en tiempo real a las empresas sobre el comportamiento de los
usuarios dentro del sitio: número de visitas, tiempo de permanencia en páginas, dispositivos desde
el cual se conectan, países, entre otra información.  
- Hootsuite: esta herramienta TIC es usada para gestionar y monitorear las redes sociales. Ayuda
con la programación de las publicaciones, las actualizaciones de contenido, hacer seguimiento a la
interacción de los usuarios y todo desde un mismo panel.
- CRM de Hubspot: este es un CRM (Customer Relationship Management). Permite tener toda la
trazabilidad de la relación con los clientes en cuanto a ventas. Además, permite estructurar y
ejecutar todas las campañas de marketing de contenidos para atraer y convertir.

9. Transformación digital:
El nuevo marco COBIT® 2019, distingue claramente entre los objetivos de gobernanza y gestión, presenta
objetivos de gobernanza en términos de evaluar, dirigir y monitorear y objetivos de gestión como planificar,
construir, ejecutar y monitorear actividades para lograr los objetivos de la organización. De esta manera se
puede reducir la resistencia al cambio por parte de los colaboradores de la organización.

- ESTABLEZCA UN EQUIPO / COMITÉ DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL.

Integrado por la alta gerencia o ejecutivos de alto nivel.
- SELECCIONE LOS FACTORES DE DISEÑO APLICABLES.
Considere estrategia y objetivos empresariales, perfil de riesgo, el papel de TI, la estrategia de adopción de
tecnología y el tamaño de la empresa.
- SELECCIONE LAS ÁREAS DE ENFOQUE APLICABLES.
Por ejemplo, la transformación digital o la ciberseguridad.
- APLIQUE LA CASCADA DE OBJETIVOS.
Las necesidades de las partes interesadas deben transformarse en una estrategia procesable de la empresa.
- DISEÑE UN SISTEMA DE GOBERNANZA A MEDIDA.
Una solución de gobierno del tamaño adecuado … adaptada a su empresa.

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- PRIORICE LOS OBJETIVOS DE GOBERNANZA Y GESTIÓN.

Esto en función de los objetivos de gobernanza y gestión seleccionados en el paso 4.
- SELECCIONE LOS COMPONENTES APLICABLES DEL SISTEMA DE GOBIERNO.
- CREE UNA HOJA DE RUTA DE TRANSFORMACIÓN.
Esta ruta debe ser holística, asegurando que se apliquen todos los objetivos prioritarios de gobernanza y
gestión. Es importante documentar y comunicar la ruta a todos los interesados para mantenerse alineados y
evitar malentendidos.
- ACTIVE LA PREPARACIÓN PARA LA TRANSFORMACIÓN.
En este paso crítico una matriz del nivel de madurez de capacidad lo ayudará identificar los factores y acciones
claves. Las partes interesadas deben ser realistas y no demasiado ambiciosas, sin perder de vista la verdadera
transformación.
- IMPLEMENTE Y GESTIONE LA TRANSFORMACIÓN.
Aquí es donde las partes interesadas comenzarán a implementar o ejecutar la estrategia.

10. Desventaja competitiva:

El marketing digital ofrece la posibilidad de atraer personas que estén realmente interesadas en un
producto y solución que se adapte al público. Además, puede organizar estos contactos registrando
correos electrónicos, suscriptores de boletines e incluso fanáticos en Facebook. Una de las principales
estrategias de marketing digital actual es:
Inbound marketing que incluye el marketing de contenidos. El marketing de contenidos es la manera
perfecta de atraer y atraer audiencias objetivo para atraer clientes potenciales y clientes mediante el
desarrollo de contenido valioso y relevante.

11. Control de inventario

PLATAFORMAS DIGITALES EMERGENTES:
 Almacenamiento en la Nube:
Esta plataforma ayudara a solucionar un punto importante con el control de los inventarios, el cual es que ya no
llenarían de manera manual estos documentos, sino que los tendrían de manera digital y les será más fácil y
practico acceder a la información desde cualquier lugar donde se encuentren.
Ventajas de implementar el almacenamiento en la nube:
- Tienes más espacio físico.
- Compartes archivos con facilidad.
- Guardas el histórico de los documentos.
- Tienes espacio seguro.
- Tienes movilidad.

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PLATAFORMAS DIGITALES EMERGENTES PARA APP MÓVILES:

 Realidad aumentada:
Esta plataforma sería de gran ayuda ya que se uniría ese mundo físico al que están normalmente
acostumbrados con los elementos virtuales, donde se puedan dar indicaciones a un usuario, cliente, visitante,
trabajador; para realizar alguna acción concreta.
Ventajas de implementar la realidad aumentada:
- Aprende mejor, aprende más rápido.
- Información, localización y accesibilidad.
- Reduce costes y optimiza las tareas.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Cynthus (2020). Transformación digital con COBIT 2019. Cynthus. Recuperado de:
https://www.cynthus.com.mx/transformacion-digital-con-cobit-2019/

Electronic Identification (2021). SmileID, el único servicio de autenticación de plena confianza. Electronic
Identification. Recuperado de: https://www.electronicid.eu/es/blog/post/smileid-servicio-de-autenticacion/es

Microsoft. Cortana y privacidad. Microsoft. Recuperado de: https://support.microsoft.com/es-es/topic/cortana-y-

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Plink. 10 herramientas TIC para empresas: cuáles son las más usadas y para qué sirven. Plink. Recuperado de:
https://vendemas.plink.com.co/herramientas-tic-mas-usadas

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