MAPA DE RIESGOS UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA

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GRADO DE EXPOSICIÓN VALORACION DEL

OPCIÓN DE
PROCESO RIESGO CLASIFICACIÓN IHERENTE (VALORACION DEL CONTROLES EXISTENTES RIESGO CON ACCIONES DE TRATAMIENTO RESPONSABLE
TRATAMIENTO
RIESGO SIN CONTROLES) CONTROLES

PROCEDIMIENTO PD-S-DE-01
Fortalecer la metodología para desarrollar
FORMULACIÓN DEL PDI estrategias para cumplir con las metas del Oficina de Planeación, Rectoría
COMO BASE EN METAS DE plan
PRODUCTO Y METAS DE
BAJA EJECUCIÓN DEL PLAN RESULTADO
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO Asumir el Riesgo
DE DESARROLLO Estrategico
INACEPTABLE RESOLUCIÓN 3869 2017 IMPORTANTE
INSTITUCIONAL
"ASIGNACIÓN DE
RESPONSABLES DE LÍNEAS
Acompañamiento en el reporte de informes
DEL PDI" Oficina de Planeación, Rectoría
de avance de acciones del PDI
ACUERDO 29 DE 2020 CSU
CONTINUIDAD DEL PDI

PROCEDIMIENTO PD-S-DE-04
Consolidación y recibimiento de información
ENTREGA DE DATOS AL estadistica verificada por las instancias Oficina de Planeación
ERRORES EN EL REPORTE DE previas
ZONA DE RIESGO REPORTEADOR DESDE ZONA DE RIESGO
LAS ESTADISTICAS Operativo Reducir el Riesgo
INACEPTABLE RIEGISTRO Y CONTROL MODERADO
INSTITUCIONALES
VERIFICACIÓN DE DATOS
Recibir la información estadistica desde las
CON PROGRAMAS Oficina de Planeación
respectivas áreas que reportan
ACADÉMICOS
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO PD-S-DE-07
Seguimiento a la ejecución del cronograma
Oficina de Planeación
de trabajo
FALLAS EN LA EJECUCIÓN DE DEFINICIÓN DE SUPERVISOR,
LOS CRONOGRAMAS DE ZONA DE RIESGO SEGÚN ESTATUTO DE ZONA DE RIESGO
Operativo CONTRATACIÓN Reducir el Riesgo
TRABAJO DE LAS OBRAS EN INACEPTABLE MODERADO
DESARROLLO
PÓLIZA DE SEGURO POR
INCUMPLIMIENTO Solicitar informes de avance de ejecución de
Oficina de Planeación
ENTREGAS DE INFORMES DE obras
SEGUIMIENTO

Reuniones Semanales de seguimiento de

PROCEDIMIENTO PD-S-DE-01 Oficina de Planeación
las actividades de formulación del PDI

INCUMPLIMIENTO EN EL
CRONOGRAMA DE ZONA DE RIESGO DEFINICIÓN EQUIPO DE ZONA DE RIESGO
Estrategico Evitrar el Riesgo
FORMULACIÓN DEL PLAN DE INACEPTABLE TRABAJO IMPORTANTE
DESARROLLO
Entrega de informes e avance al CSU Oficina de Planeación
ENTRGA DE INFOMES DE
AVANCE AL CSU

PROCEDIMIENTOS
ESTABLECIDOS
MATRIZ PARA LA DETERMINAR LOS REQUISITOS RESPONSABLE DEL
LEGALES APLICABLES POR PROCESO PROCESO
INCUMPLIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE LOS
REQUISITOS LEGALES ZONA DE RIESGO REQUISITOS LEGALES ZONA DE RIESGO
Estrategico AMBIENTALES APLICABLES Evitrar el Riesgo
AMBIENTALES APLICABLES A IMPORTANTE MODERADO
LA UNIVERSIDAD FORMATO MATRIZ PARA LA
EVALUACIÓN DEL CAPACITAR PERSONAL
RESPONSABLE DEL
CUMPLIMIENTO DE ADMINISTRATIVO EN TEMAS DE USO
PROCESO
REQUISITOS LEGALES EFICIENTE DE LOS RECURSOS
AMBIENTALES APLICABLES
INCUMPLIMIIENTO DE LOS
SEGUIMIENTO PERIÓDICO AL
PROGRAMAS DEL PLAN PROGRAMAS FORMULADOS ZONA DE RIESGO RESPONSABLE DEL
Operativo ZONA DE RIESGO MODERADO Evitrar el Riesgo CUMPLIMIENTO DE LAS PROGRAMAS
INSTITUCIONAL DE GESTIÓN EN EL PIGA ACEPTABLE PROCESO
DEL PIGA
AMBIENTAL PIGA.

CONSTRUIR SITIO DE
ALMACENAMIENTO DE RESIDUOS RECTOR Y RESPONSABLE
SÓLIDOS NO PELIGROSOS CON TODOS DEL PROCESO
LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

ADQUIRIR CONTENEDORES Y PUNTOS

RECTOR Y RESPONSABLE
ECOLOGICOS DE RESIDUOS SÓLIDOS
ESTRATEGIAS E DEL PROCESO
NO PELIGROSOS
MANEJO INADECUADO DE INDICADORES FORMULADOS
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
RESIDUOS SÓLIDOS NO Operativo PARA EL MANEJO DE Evitrar el Riesgo
IMPORTANTE MODERADO
GESTIÓN AMBIENTAL PELIGROSO RESIDUOS SÓLIDOS NO
PELIGROSOS CAPACITAR AL PERSONAL
RECTOR Y RESPONSABLE
RESPONSABLE DE LA RECOLECCIÓN
DEL PROCESO
DE LOS RESIDUOS

CAPACITAR ESTUDIANTES,
RECTOR Y RESPONSABLE
ADMINISTRATIVOS DOCENTES EN
DEL PROCESO
TEMAS DE SEPARACIÓN EN LA FUENTE

CONTRATO CON EMPRESA

ESPECIALIZADA EN
RECOLECCIÓN, TRASPORTE
Y MANEJO
FORMATO DE DISPOSICIÓN Y
MANEJO INADECUADO DE
ZONA DE RIESGO ACTAS DE INCINERACIÓN Y ZONA DE RIESGO ELIMINACIÓN DE RESIDUOS RECTOR Y RESPONSABLE
RESIDUOS SÓLIDOS Operativo Evitrar el Riesgo
INACEPTABLE FORMATO DE RECOLECCIÓN MODERADO HOSPITALARIOS Y SIMILARES PARA DEL PROCESO
PELIGROSO
SEGUIMIENTO
CRONOGRAMA
RECOLECCIÓN DE RESIDUOS
PELIGROSOS
FALTA DE ESTARTEGIAS DE
DESINFECCIÓN ANBIENTAL
CONTRA BACTERIAS, VIRUS,
CONTRATO CON EMPRESA ZONA DE RIESGO
ESPORAS, ALGAS, Y Operativo ZONA DE RIESGO MODERADO Evitrar el Riesgo
ESPECIALIZADA ACEPTABLE
FUMIGACIÓN Y CONTROL
INTEGRADO DE PLAGAS Y
VECTORES
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OD-E-AC-11-01 9 2021-07-12 Actualizacion semestral de la pagina1 web
de de
1
Bienestar Universitario, Oficina
Procedimiento formulación POA Bienestar en Linea del plan de accion y
de comunicaciones y Dti.
portafolio de servicios.
BAJA AMPLIACIÓN DE
COBERTURA E ZONA DE RIESGO Implementacion programas virtuales Bienestar Universitario, Unidad
Estrategico ZONA DE RIESGO ACEPTABLE Evitrar el Riesgo Bienestar en Casa y Uniamazonia cuida tu Basica de Atencion y Oficina de
INCLUMPLIMIENTO EN ACEPTABLE
SERVICIOS salud. SST.
Formato informe de actividades
Portafolio de servicios mediante las
tecnologias de la informacion y Bienestar Universitario
comunicación institucional.

Procedimiento formulación POA

Utilizar todos los medios y canales
Coordinadores de las áreas de
informativos institucionales, que permitan
bienestar
Publicidad de los eventos a conocer el portafolio de servicios.
realizar
BAJA PARTICIPACION EN LAS ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
Operativo Evitrar el Riesgo
ACTIVIDADES PROGRAMADAS IMPORTANTE MODERADO
Evaluacion de las actividades Jefe de Bienestar , coordinador
Planear las actividades institucionales desde de deportes, cultura, desarrollo
el comité de bienestar humano y representante del
Formato informe de actividades comité de bienestar

GESTIÓN DE BIENESTAR
INSTITUCIONAL PÉRDIDA Y DAÑO DE Inventario de Bienes a cargo del ZONA DE RIESGO Jefe de Bienestar, coordinador
Operativo ZONA DE RIESGO ACEPTABLE Reducir el Riesgo Recuperación de los elementos
ELEMENTOS DEPORTIVOS Instructor ACEPTABLE de deporte

INCUMPLIMIENTO EN EL Jefe de Bienestar , coordinador

APOYO LOGÍSTICO PARA EL de deportes y coordinador de
Formatos y procedimientos ZONA DE RIESGO Cumplimiento de los procedimientos y la
DESARROLLO DE Operativo ZONA DE RIESGO MODERADO Compartir el Riesgo cultura y desarrollo humano y
definidos en procesos del SIGC MODERADO planeación adecuada
ACTIVIDADES representante del comité de
INSTITUCIONALES bienestar

Posibilitar dentro del ambiente deportivo Coordinador de Deporte,

ACCIDENTES EN ZONA DE RIESGO Póliza de seguro estudiantil, ZONA DE RIESGO
Operativo Evitrar el Riesgo normas para la práctica y desarrollo de Coordinador UBA y Coordinador
ACTIVIDADES IMPORTANTE Riesgos laborales MODERADO
actividades. SST.

Protocolos de Bioseguridad
implementados por la institucion.

Utilizar todos los medios y canales

ALTA PROBABILIDAD DE Encuestas de Sintomas Diarios Equipo de trabajo Division de
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO informativos institucionales, que permitan
EXPOSICION DE CONTAGIO Operativo Evitrar el Riesgo Bienestar Universitario y Oficina
INACEPTABLE MODERADO conocer los protocolos y encuestas de
CON COVID-19 de SST.
Seguimiento y control a los sintomas diarias para evitar el contagio.
cosas reportados en la encuesta
diaria de sintomas por parte del
personal de la Unidad Basica de
Atencion.

Examenes de Ingreso
Mayor Exigencia de competencias para el
Personal no calificado para el ZONA DE RIESGO
Cumplimiento ZONA DE RIESGO MODERADO FO-A-TH-01-01 Reducir el Riesgo aspirante que ingresa por 1a. Vez a la Decanos y Jefe de Personal
desarrollo de las Funciones ACEPTABLE
institución
FO-A-TH-01-05

Evaluación del Desempeño

.Falta de mecanismos o herramientas para
Cumplimiento ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
Deficiente desempeño laboral Reducir el Riesgo evaluar el desempeño de los servidores Jefes de Dependencias
IMPORTANTE IMPORTANTE
Falta sinergia entre comision de públicos y/o contratistas
personal con TH y Alta Dirección

Procedimientos documentados
dentro del SIGC

Retrazo en la entrega de las Expedir Circular institucional que permita el

ZONA DE RIESGO Proceso de Nómina ZONA DE RIESGO
novedades para la elaboración de Operativo Evitrar el Riesgo cumplimiento adecuado de los tiempos para Jefe de División de Servicios
IMPORTANTE implementado en Chairá ACEPTABLE
la nómina dichos procesos.

Reporte de incapacidades por

Chairá

GESTIÓN DEL TALENTO Formato de Labor Académica

HUMANO

Planeación insuficiente en la Comites de Curriculo

Planear adecuadamente la aprobación de la
aprobación de la laboror ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
Operativo Reducir el Riesgo labor académica cada semestra desde la Jefes de Programa
académica semestralmente para IMPORTANTE IMPORTANTE
Proceso de aprobación de plataforma Chairá
realizar Actos Administrativos.
labores implementado en Chairá

Aprobación desde Consejo

Académico

Ausencia de control suficiente del

ZONA DE RIESGO
personal bajo la modalidad Operativo ZONA DE RIESGO MODERADO Evitrar el Riesgo Permisos laborales Jefes de cada área
MODERADO
trabajo en casa.
Seguimiento al indicador de
Capacitacion deficiente e ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO cumplimiento
Estratégico Plan de Capacitación Evitrar el Riesgo Jefe Division de Servicios
insuficiente IMPORTANTE MODERADO Verificación del Plan de
Capacitaciones

Inesistencia de un adecuado
ZONA DE RIESGO Ejecucion del plan de mejoramiento del Jefe División de Servcios
Deterioro de clima claboral Estratégico ZONA DE RIESGO MODERADO instrumento para la medición del Evitrar el Riesgo
ACEPTABLE clima laboral. Admiistrativos
clima laboral

Seguimiento al indicador de
Insuficiencia del programa de Dificultades en la ejecucion de ZONA DE RIESGO
Operativo ZONA DE RIESGO MODERADO Evitrar el Riesgo cumplimiento del programa de Salud Jefe Division de Servicios
Salud Ocupacional los recursos MODERADO
Ocupacional
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OD-E-AC-11-01 9 DECRETO 1083 DE 2015 2021-07-12 1 de 1
RESOLUCIÓN 357 de 2008
RESOLUCIÓN 193 DE 2016
DE LA CONTADURÍA
GENERAL DE LA NACIÓN PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS
(INFORMES A PRESENTAR DURANTE LA JEFE DE CONTROL INTERNO
DECRETO 1027 de 2007 VIGENCIA)

RESOLUCIÓN 7350 de 2013

CONTRALORÍA GENERAL DE
LA REPÚBLICA.

LEY 1474 DE 2011.

CIRCULAR 04 DEL 22
DICIEMBRE DE 2006 DEL
GOBIERNO NACIONAL EN
MATERIA DE CONTROL ELABORACIÓN PREVIA DE LOS
PRESENTACIÓN DE INTERNO Y CIRCULAR 017 INFORMES PARA EL RESPECTIVO
ZONA DE RIESGO JEFE DE CONTROL INTERNO
INFORMES Cumplimiento ZONA DE RIESGO MODERADO DEL 01 JUNIO 2011 Reducir el Riesgo ENVÍO DENTRO DE LAS FECHAS
MODERADO
EXTEMPORANEAMENTE DIRECCIÓN NACIONAL DE ESTABLECIDAS.
DERECHOS DE AUTOR.
DIRECTIVA PRESIDENCIAL 02
DE 2002

DECRETO 2052 DE 2014

DECRETO 984 DE 2012

RESOLUCIÓN 6445 DE 2012

ENVÍO DE LOS INFORMES DENTRO DEL
JEFE DE CONTROL INTERNO
TÉRMINO ESTABLECIDO.
DECRETO 124 DE 2016
DECRETO 1081 DE 2015
PROCEDIMIENTOS DEL SIGC
DE LA UNIVERSIDAD DE LA
AMAZONIA PD-E-GC-03,
PD-E-GC-04

ELABORAR PROGRAMA ANUAL DE

LEY 87 DE 1993 JEFE DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍAS

PROCEDIMIENTO PD-E-GC-01,
INCUMPLIMIENTOA LA ELABORACIÓN DEL PLAN
ELABORACIÓN Y/O ANUAL DE AUDITORIAS. COMITÉ DE COORDINACION
ZONA DE RIESGO MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DEL
EJECUCIÓN DEL PROGRAMA Operativo ZONA DE RIESGO ACEPTABLE Reducir el Riesgo SISTEMA DE CONTROL
ACTA NO. 001 DE 13 MARZO ACEPTABLE PROGRAMA DE AUDITORÍA
ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNO
INTERNAS 2018 DEL COMITÉ DE
COORDINACIÓN DEL
SISTEMA DE CONTROL
INTERNO.
PROCEDIMIENTO PD-E-GC-02,
EJECUCIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE
EJECUCIÓN DEL PROGRAMA OFICINA ASESORA DE
AUDITORÍAS DENTRO DE LAS FECHAS
ANUAL DE AUDITORÍAS CONTROL INTERNO
ESTABLECIDAS
INTENAS.

MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DEL

SEGUIMIENTO Y
PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO JEFE DE CONTROL INTERNO
EVALUACIÓN
CON LA CGR
INCUMPLIMIENTO PLAN DE
MEJORAMIENTO SUSCRITO ZONA DE RIESGO PROGRAMA ANUAL DE ZONA DE RIESGO EVALUACIÓN SEMESTRAL DE OFICINA ASESORA DE
Operativo Reducir el Riesgo
CON LA CONTRALORIA INACEPTABLE AUDITORÍAS IMPORTANTE CUMPLIMIENTO CONTROL INTERNO
GENERAL DE LA REPUBLICA
ENVÍO DE AVANCES DEL PLAN DE
RESOLUCIÓN 7350 de 2013
MEJORAMIENTO POR EL APLICATIVO DE
CONTRALORÍA GENERAL DE JEFE DE CONTROL INTERNO
LA CONTRALORIA GENERAL DE LA
LA REPÚBLICA.
REPUBLICA.

ACUERDO 05 DE 2004 DEL

GESTIÓN DEL CONTROL CONSEJO SUPERIOR. REALIZAR EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
A LA GESTIÓN DEL RIESGOS
JEFE DE CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTO PD-E-GC-05 CONFORME AL PROCEDIMIENTO PD-E-
EVALUACIÓN Y GC-05.
SEGUIMIENTO A LA GESTIÒN
DEL RIESGO.
INCUMPLIMIENTO EN LA FORMATO FO-E-GC-02-04 SEGUIMIENTO AL PLAN DE
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO OFICINA ASESORA DE
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Operativo FORMATO PARA EL INFORME Reducir el Riesgo MEJORAMIENTO RESULTANTE DE LA
IMPORTANTE ACEPTABLE CONTROL INTERNO
A LA GESTIÓN DEL RIESGO DE AUDITORIA INTERNA EVALUACIÓN

DECRETO 1537 DE 2001 Y

RESOLUCIÒN INTERNA 0886
DE 2007
CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN EN VICERRECTORÍA
TEMAS DE GESTIÓN DEL RIESGO ADMINISTRATIVA
ACUERDO 09 DE 2010 DEL
C.S.U DE LA UNIVERSIDAD
DE LA AMAZONIA

PROCEDIMIENTO PD-E-GC-02,
CAPACITACIÓN EN TÉCNICAS DE VICERRECTORÍA
EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL
AUDITORÍA A LOS AUDITORES ADMINISTRATIVA
DE AUDITORÍAS INTENAS.

CAPACITACIONES AL EQUIPO
AUDITOR
INFORMES DE AUDITORÍA ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO EMPLEO DE EVIDENCIA OBJETIVA Y OFICINA ASESORA DE
Operativo Reducir el Riesgo
INCONSISTENTES IMPORTANTE MODERADO SUFICIENTE CONTROL INTERNO
REVISIÓN DE LOS INFORMES
POR PARTE DEL AUDITOR
LÍDER

REUNIÓN DE CONTROVERSIA Y CIERRE

DEFINICIÓN DE CRITERIOS OFICINA ASESORA DE
DE AUDITORÍA CON LAS PARTES
DE AUDITORÍA CONTROL INTERNO
AUDITADAS

RADICACIÓN DE ELEBAORACIÓN, APROBACIÓN Y

OFICINA ASESORA DE
DOCUMENTACIÓN APLICACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA DEL
CONTROL INTERNO
SOLICITADA Y ENTREGADA AUDITOR

INADECUADO MANEJO DE
EXPEDIENTES Y ZONA DE RIESGO CUSTODIA DE INFORMACIÓN ZONA DE RIESGO IMPLEMENTACIÓN DE MEDIDAS DE OFICINA ASESORA DE
Operativo Reducir el Riesgo
DOCUMENTOS IMPORTANTE FÍSICA MODERADO SEGURIDAD PARA LA OFICINA CONTROL INTERNO
CONFIDENCIALES

CLAVE DE ACCESO PARA OFICINA ASESORA DE

CAMBIO PERIODICO DE CONTRASEÑAS
ARCHIVOS DIGITALES CONTROL INTERNO

PROGRAMAR LA EVALUACION Y
OFICINA ASESORA DE
SEGUIMIENTO EN EL PROGRAMA
CONTROL INTERNO
ANAUAL DE AUDITORIA.

INCUMPLIMIENTO EN LA
EVALUACIÒN Y SEGUIMIENTO INCLUIR EN EL PROCEDIMIENDO PD-E-
ZONA DE RIESGO SEGUIMIENTO PROGRAMADO ZONA DE RIESGO OFICINA ASESORA DE
DE LOS PLANES DE Operativo Reducir el Riesgo GC-02 LOS TERMINOS DE SEGUIMIENTO
INACEPTABLE EN AUDITORIAS INTERNAS MODERADO CONTROL INTERNO
MEJORAMIENTO POR A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
PROCESOS

NOTIFICAR PERIODICAMENTE LA
OFICINA ASESORA DE
EJECUCIÒN DEL SEGUIMIENTO A LOS
CONTROL INTERNO
PLANES DE MEJORAMIENTO

VERIFICACION DE COPIAS DE OFICINA ASESORA DE

ACTIVACIÒN DE ONEDRIVE
SEGURIDAD CONTROL INTERNO
ZONA DE RIESGO
PERDIDA DE INFORMACIÒN Operativo ZONA DE RIESGO MODERADO Reducir el Riesgo
ACEPTABLE
IMPLEMENTACIÓN DE MEDIDAS DE
OFICINA ASESORA DE
COPIAS DE SEGURIDAD SEGURIDAD PARA RESGUARDAR
CONTROL INTERNO
INFORMACIÒN FÌSICA
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OD-E-AC-11-01
USO INDEBIDO DE LA
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INFORMACIÓN PRIVILEGIADA ZONA DE RIESGO Seguimiento a la documentación ZONA DE RIESGO Jefe del Proceso de cada
Operativo Reducir el Riesgo Verificar Manual de Funciones
DERIVADA DEL EJERCICIO INACEPTABLE entregada a cada dependencia MODERADO dependencia
DEL CARGO.

revisión y control de los

documentos del Archivo historico
DEFICIENCIA EN LA de la universidad. Capacitación para el proceso de
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO Jefe del Proceso de Gestión
CONSERVACION DE LA Operativo Reducir el Riesgo digitalización de la información del archivo
INACEPTABLE MODERADO Documental
MEMORIA INSTITUCIONAL Procedimiento para organización central e histórico
del archivo de gestion y
transferencia al archivo central e
historico

Revión permanente de los

archivos de gestión e históricos
por parte del Jefe del proceso de
gestion documental y de Control Capacitación semestral a todas las
interno Jefe del Proceso de Gestión
secretarias de la universidad en la aplicación
Documental
de la ley de archivos.
INADECUADO MANEJO DE ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
Operativo Procedimiento para visitas de Reducir el Riesgo
LOS ARCHIVOS DE GESTION IMPORTANTE MODERADO
dependencias archivo de gestión

GESTIÓN DOCUMENTAL Procedimiento para el control,

Capacitacion realizada por un profesional en
custodia, y disposicion final de la Jefe del Proceso de Gestión
archivística en manejo y controlen archivos
documentacion en el archivo Documental
de gestion.
central e historico

DAÑO DE DOCUMENTOS POR Mantenimiento a los archivos Verificar mensualmente la realización de la

ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO Jefe del Proceso de Gestión
MICROORGANISMOS O Operativo realizando los controles Reducir el Riesgo fumigación en seco para el control de
INACEPTABLE INACEPTABLE Documental
ANIMALES EN GENERAL mediante la fumigación en seco. microorganismos o animales.

Capación y socializacion de los

ELIMINACIÓN DE formatos del sistema de gestión No realizar eliminaciones documentales sin
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO Jefe del Proceso de Gestión
DOCUMENTOS DEL FONDO Operativo documental y prcedimientos Reducir el Riesgo la previa autorización del comité interno de
INACEPTABLE INACEPTABLE Documental
DOCUMENTAL inherentes a la eliminación de archivo mediante actas.
documentos

NO CONVALIDACIÓN DE
Realizar actualizacion de las TRD teniendo
TABLAS DE RETENCIÓN Y ZONA DE RIESGO Aplicar la normatividad ZONA DE RIESGO Jefe del Proceso de Gestión
Operativo Reducir el Riesgo en cuenta la normatividad archivística
VALORACIÓN DOCUMENTAL INACEPTABLE archivística vigente IMPORTANTE Documental
vigente
DE LA ENTIDAD

Digitalización de la informacion
PÉRDIDA DE INFORMACIÓN que reposa en el archivo central.
POR CATÁSTROFE NATURAL ZONA DE RIESGO La estantería sea la adecuada y ZONA DE RIESGO Jefe del Proceso de Gestión
Operativo Reducir el Riesgo Digitalizar los documentos en su totalidad
Y/O PROVOCADA EN EL INACEPTABLE los extintores estén vigentes. IMPORTANTE Documental
ARCHIVO CENTRAL Los documentos no deben estar
sobre el piso

Mantenimiento y revisión al sistemas de

Mesa de Servicios Responsable del Proceso
respaldo (UPS)

ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO

FALLAS DE HARDWARE Operativo Programa de Mantenimiento Reducir el Riesgo Capacitación personal encargado Responsable del Proceso
INACEPTABLE MODERADO

Capacitación a los usuarios y al Dispositivos y elementos necesarios para el

Responsable del Proceso
personal de soporte mantenimiento de infraestructura

Procedimiento de copias de
Capacitación personal encargado Responsable del Proceso
seguridad.

PÉRDIDA DE LA ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO Procedimiento para realizar copias de

Tecnológico Reducir el Riesgo Responsable del Proceso
INFORMACIÓN IMPORTANTE MODERADO seguridad

Sencibilización del uso adecuado de

Mesa de Servicios Responsable del Proceso
dispositivos de almacenamiento.

Mesa de Servicio Socializar instrutivos de uso de software. Responsable del Proceso

ZONA DE RIESGO Programas de Mantenimiento y ZONA DE RIESGO

FALLAS DE SOFTWARE Tecnológico Reducir el Riesgo Capacitación personal encargado Responsable del Proceso
IMPORTANTE actualización MODERADO
GESTIÓN TECNOLÓGICA
Capacitación a los usuarios y al
Adquisición (compra o desarrollo) Responsable del Proceso
personal de soporte

Mesa de Servicio Capacitación personal encargado Responsable del Proceso

FALLAS DE REDES Y ZONA DE RIESGO Programas de mantenimiento y ZONA DE RIESGO

Tecnológico Reducir el Riesgo Documentar el procedimiento Responsable del Proceso
COMUNICACIONES INACEPTABLE actualización MODERADO

Capacitación a los usuarios y al Mejoramiento de la infraestructura

Responsable del Proceso
personal de soporte tecnológica

Documentar el procedimiento Responsable del Proceso

Mesa de Servicio

Capacitación personal encargado Responsable del Proceso

ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
FALLAS DE SEGURIDAD Tecnológico Reducir el Riesgo
INACEPTABLE IMPORTANTE
Uso de software libre Responsable del Proceso
Capacitación al personal del
Dpto. de TI
Adquisición de dispositivos de seguridad Responsable del Proceso

MALA FORMULACIÓN EN LA Socializar procedimientos nuevos con los Responsable del proceso de
Resolución 2373 2009
DOCUMENTACIÓN DE responsables de las funciones. aseguramiento de la calidad
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
NUEVOS DOCUMENTOS DEL Operativo Reducir el Riesgo
IMPORTANTE MODERADO
SISTEMA DE GESTIÓN DE Procemientos PD-E-AC-01 y PD- Realizar investigación normativa a cada Responsable del proceso de
CALIDAD E-AC-02. requerimiento de procedimiento nuevo. aseguramiento de la calidad

Solicitar a cada lider proceso el Plan de Representante de la Alta

Procedimiento PD-E-AC-03 mejoramiento como resultado de las no Dirección y responsable de
NO ACATAMIENTO DE LAS conformidades. aseguramiento de la calidad.
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
ACCIONES RESULTADO DE Cumplimiento Evitrar el Riesgo
INACEPTABLE IMPORTANTE Monitoreo y seguimiento a las acciones
LAS AUDITORIAS DE ICONTEC Plan de Mejoramiento radicado Responsable del proceso de
correctivas establecidas en el Plan de
en ICONTEC aseguramiento de la calidad
Mejoramiento

ASEGURAMIENTO DE LA Representante de la Alta

Realizar informe de revisión por la dirección
CALIDAD Procedimientos PD-E-AC-09 Dirección y responsable de
en forma anual
aseguramiento de la calidad.
NO INFORMACION A LA ALTA
DIRECCION DE LOS ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO Representante de la Alta
Estratégico Evitrar el Riesgo Socializar informe con Rector y directivos. Dirección y responsable de
RESULTADOS DE LA INACEPTABLE Seguimiento y revisión desde el IMPORTANTE
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN aseguramiento de la calidad.
proceso de aseguramiento de la
calidad Publicación en página web institucional del Responsable del proceso de
informe. aseguramiento de la calidad

Solicitud de modificación de
Responsable del proceso de
DEFICIENTE ANALISIS EN LA documentos, desde el líder del Aplicar el procedimiento documentado
aseguramiento de la calidad
MODIFICACIÓN DE ZONA DE RIESGO proceso ZONA DE RIESGO
Operativo Reducir el Riesgo
DOCUMENTOS, PUBLICACIÓN IMPORTANTE MODERADO Entregar carpeta electronica actualizada del
Y DIVULGACIÓN Responsable del proceso de
Procemientos PD-E-AC-01 y 02. proceso a cada líder del proceso, siempre
aseguramiento de la calidad
que se haga una modificación.
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OD-E-AC-11-01 9 Revisar que el Formato de 2021-07-12 1 de 1
Revisar que el Formato de Identificación de
Identificación de la necesidad y Funcionario designado por el
la necesidad y análisis de alternativas esté
análisis de alternativas esté Líder del Proceso
diligenciado en su totalidad
diligenciado en su totalidad

Elaborar Estudios de Mercado

Elaborar Estudios de Mercado de acuerdo a
de acuerdo a lo establecido en el Funcionario designado por el
lo establecido en el Manual de Contratación
Manual de Contratación y sus Líder del Proceso
y sus respectivos soportes
respectivos soportes

Designación de Comités Designación de Comités Estructuradores (si

Abogado del Proceso
Estructuradores (si se requiere) se requiere)

Estructuración integral de las

Estructuración integral de las invitaciones
invitaciones (jurídica, financiera y
(jurídica, financiera y técnica) de acuerdo a
técnica) de acuerdo a lo Comité Estructurador
lo establecido para cada modalidad de
establecido para cada modalidad
selección
de selección

Proyección de invitaciones de Proyección de invitaciones de acuerdo a lo

acuerdo a lo establecido para establecido para cada modalidad de Abogado del Proceso
cada modalidad de selección selección

Proyección de adendas a las

Proyección de adendas a las invitaciones Abogado del Proceso
invitaciones

Evaluación de las propuestas en

Evaluación de las propuestas en los Funcionario Evaluador o Comité
los procesos de selección de
procesos de selección de mínima cuantía Evaluador
mínima cuantía

Incumplimiento en la aplicación Evaluación preliminar y definitiva

de la norma para procesos de ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO Evaluación preliminar y definitiva de las
Operativo de las propuestas en los Evitrar el Riesgo Funcionario Evaluador o Comité
contratación de bienes y servicios INACEPTABLE MODERADO propuestas en los procesos de contratación
procesos de contratación simple Evaluador
para atender las diferentes sedes simple y compleja
y compleja

Verificación de requisitos para Verificación de requisitos para suscribir los

suscribir los contratos en la contratos en la modalidad de selección Abogado del Proceso
modalidad de selección directa directa

Revisión de los requisitos para

Revisión de los requisitos para suscribir los
suscribir los contratos y órdenes
contratos y órdenes contractuales Abogado del Proceso
contractuales resultantes de las
resultantes de las invitaciones realizadas
invitaciones realizadas

Revisión de pólizas en el Revisión de pólizas en el sistema de las

Abogado del Proceso
sistema de las aseguradoras aseguradoras

Aprobación de pólizas Aprobación de pólizas Líder del Proceso

Chequeo de los requisitos en los

Chequeo de los requisitos en los formatos
formatos establecidos de
establecidos de acuerdo a la modalidad de Abogado del Proceso
acuerdo a la modalidad de
selección
selección

Capacitaciones para el personal Capacitaciones para el personal de

Líder del Proceso
de Contratación Contratación

Capacitaciones para los

funcionarios de la Institución en Capacitaciones para los funcionarios de la
los ajustes realizados y Institución en los ajustes realizados y Líder del Proceso
establecidos en el Manual de establecidos en el Manual de Contratación
Contratación

Controlar el ingreso de bienes a

Controlar el ingreso de bienes a la Institución Jefe Sección de Almacén
la Institución

Realizar los registros de los

Realizar los registros de los movimientos de
movimientos de bienes
bienes (reintegros, traslados entre
(reintegros, traslados entre Jefe Sección de Almacén
dependencias, salidas para reparación,
dependencias, salidas para
GESTIÓN DE BIENES Y Daño o pérdida de bienes de la ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO bajas)
Operativo reparación, bajas) Evitrar el Riesgo
SERVICIOS Universidad de la Amazonia INACEPTABLE MODERADO
Identificación de bienes
Identificación de bienes mediante placas o
mediante placas o códigos de Jefe Sección de Almacén
códigos de barras
barras

Controlar la ejecución de
Controlar la ejecución de inventarios de
inventarios de bienes por Jefe Sección de Almacén
bienes por dependencias
dependencias

Ejecutar el plan de
Ejecutar el plan de mantenimiento preventivo
mantenimiento preventivo y Jefe Sección de Supervisión
y correctivo
correctivo

Realizar la revisión técnico -

Realizar la revisión técnico - mecánica en los
mecánica en los centros Jefe Sección de Supervisión
centros autorizados
autorizados

Realizar la revisión antes de la Realizar la revisión antes de la primera salida

Jefe Sección de Supervisión
primera salida diaria diaria

Fallas de los vehículos del

ZONA DE RIESGO Contratar el suministro de ZONA DE RIESGO
Parque Automotor de la Operativo Evitrar el Riesgo Contratar el suministro de repuestos Líder del Proceso
INACEPTABLE repuestos MODERADO
Institución

Contratar el suministro de Contratar el suministro de grasas, aceites y

Líder del Proceso
grasas, aceites y lubricantes lubricantes

Contratar el suministro de llantas Contratar el suministro de llantas Líder del Proceso

Diligenciar cualquier cambio,

Diligenciar cualquier cambio, mantenimiento,
mantenimiento, alineación o
alineación o reparación en la hoja de vida del Jefe Sección de Supervisión
reparación en la hoja de vida del
vehículo
vehículo

Garantizar el servicio de
Garantizar el servicio de vigilancia privada Supervisor de Vigilancia
vigilancia privada

Vigilancia -
Monitoreo de cámaras de
Monitoreo de cámaras de seguridad Departamento de Tecnologías
seguridad
de la Información (DTI)

Exigencia del carné insititucial a

Exigencia del carné insititucial a los Funcionario designado por el
los estudiantes, docentes y
estudiantes, docentes y administrativos Líder del Proceso
administrativos
Inseguridad en los campus ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
Operativo Evitrar el Riesgo
universitarios INACEPTABLE MODERADO
Elaboración e Implementación Elaboración e Implementación de carné de
Líder del Proceso
de carné de visitantes visitantes

Restricción de vendedores
Restricción de vendedores ambulantes
ambulantes dentro de la Líder del Proceso
dentro de la Institución
Institución

Prohibición de venta y consumo Prohibición de venta y consumo de

de sustancias psicoactivas, sustancias psicoactivas, alcohol y Líder del Proceso
alcohol y mercancías ilegales mercancías ilegales

Acompañamiento y seguimiento
Acompañamiento y seguimiento del proceso
del proceso Precontractual - Lider del Proceso
Deficiencia en la gestión Precontractual - Contractual - Poscontractual
Contractual - Poscontractual
administrativa y ejecución de los ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
Corrupción Evitrar el Riesgo
recursos financieros para INACEPTABLE MODERADO
procesos contractuales Cumplimiento del Plan de
Cumplimiento del Plan de Compras de la
Compras de la respectiva Lider del Proceso
respectiva vigencia fiscal
vigencia fiscal
 MAPA DE RIESGOS UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA

CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: PÁGINA:

OD-E-AC-11-01 9 2021-07-12 1 de 1
Emitir circular a todas las dependencias para
que informen los eventos y actividades Responsable del proceso
NO PUBLICAR LA
institucionales.
INFORMACIÓN REQUERIDA Operativo Procedimientos y formatos ZONA DE RIESGO Reducir el Riesgo
ZONA DE RIESGO ACEPTABLE
PARA TRÁMITES Y SERVICIOS establecidos IMPORTANTE
E INFORMACIÓN GENERAL. Mensajes de sensibilización sobre el
Responsable del proceso
compromiso de suministrar información

MANEJO INADECUADO DE LA
Autocontrol en el tratamiento y difusión de la
INFORMACIÓN EN LOS Autocontrol ZONA DE RIESGO Información. Cumplimiento de las funciones
DIFERENTES CANALES DE Operativo ZONA DE RIESGO MODERADO Reducir el Riesgo Responsable del proceso
IMPORTANTE propias del cargo, consignadas en el
COMUNICACIÓN DE LA
contrato laboral
UNIVERSIDAD Procedimientos y formatos
establecidos

Seguimiento al uso del lenguaje Fortalecer el control al uso del lenguaje y al

INCURRIR EN LA RUTINA DE Responsable del proceso
GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y apropiado para la audiencia uso de la marca institucional
COMUNICACIÓN LOS MEDIOS DE ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
Operativo Reducir el Riesgo
COMUNICACIÓN IMPORTANTE MODERADO Monitoreo constante a los procesos de
COMERCIALES Planeación y aplicación de la
realización de contenidos, programación y Responsable del proceso
programación y contenidos
pertinencia de la información institucional
NO UTILIZAR
ZONA DE RIESGO Tener en cuenta contenidos para determinar
ADECUADAMENTE LAS Operativo ZONA DE RIESGO MODERADO Parrilla de programación Reducir el Riesgo Responsable del proceso
MODERADO horario apropiado para audiencia.
FRANJAS DE LA EMISORA
Accionamiento manual de la
planta por el equipo de vigilantes
de la Universidad
PÉRDIDA DE TRANSMISIÓN DE
ZONA DE RIESGO Equipos de respaldo para ZONA DE RIESGO Gestionar la adquisición de UPS para
LA EMISORA POR FALLAS EN Tecnológico Reducir el Riesgo Responsable del proceso
INACEPTABLE transmisión de programación MODERADO transmisores y equipos de respaldo.
LOS EQUIPOS

Transmisión alterna por internet

Planeación de la labor
ABANDONO DE LA LABOR académica
ACADÉMICA POR RENUNCIA, ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO Mantener actualzados los bancos de hoja de
Operativo Asumir el Riesgo Facultades Académicas
INCAPACIDAD O MUERTE DEL IMPORTANTE MODERADO vida por facultades académicas
DOCENTE Banco de hojas de vida con
perfiles de docentes elegibles

Procedimientos documentados
MODIFICACIÓN O en el SIGC
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
AFECTACIÓN DEL Operativo Reducir el Riesgo Divulgación a Comunidad académica Consejo Academico
IMPORTANTE IMPORTANTE
CALENDARIO ACÁDEMICO Planes de contingencia desde
Consejo Académico

Establecer el procedimiento de liquidación.

Revisión de documentos de Desarrollar específicamente el N° 4.6 del
Jefe de Financiera-Oficina de
matrícula por una comisión proceso de matrícula estudiante, un
Planeación
especializada para este tema instructivo del como liquidaciones debe
realizar la liquidación del estudiante

Establecer mecanismo de verificación de los

documentos, como las pruebas de saber 11,
Verificación de documentos en Jefe de Financiera-Oficina de
que corresponda a cada aspirante. Con este
FALSEDAD EN LOS bases de datos institucionales Planeación-Control Interno-DTI
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO resultado se evitaría el riesgo en el proceso
DOCUMENTOS DE ADMISIÓN Y Cumplimiento Evitrar el Riesgo de selección.
INACEPTABLE IMPORTANTE
MATRÍCULA
Establecer mecanismo de verificación de los
ingreso base de liquidación que corresponda
a la realidad económica del estudiante Jefe de Financiera-Oficina de
Solicitud de documentos (convenios institucionales). Con este Planeación-Control Interno
certificados por entidades de resultado se construiría el riesgo sobre el
control proceso de liquidación

Módulo de auditoria para la verificación al

DTI
DOCENCIA proceso de liquidación por el DTI.

Evaluación por parte del Comité

de currículo y Consejo de
Facultad de la labor desarrollada
por los docentes
Monitoreo y seguimiento a la labor Programas academicos

Formalización del Acuerdo

Pedagógico entre estudiantes y
INCUMPLIMIENTO DE Docentes
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
LABORES ACADEMICAS POR Cumplimiento Reducir el Riesgo
IMPORTANTE IMPORTANTE
PARTE DE LOS DOCENTES
Aprobación de la labor
académica del docente por las
respectivas instancias
Reportar el incumplimiento Programas academicos
Seguimiento de la labor
académica desde Programa y
Facultad donde el Docente esta
adscrito

Sistema de información con

roles y accesos establecidos y
administrados por contraseñas
personales Capacitacion docente en el manejo de
DTI
Corrección de calificaciones plataforma
FALLAS O ERRORES EN EL basadas en solicitudes firmadas
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
REGISTRO DE Operativo por parte del docente titular y Evitrar el Riesgo
IMPORTANTE MODERADO
CALIFICACIONES revisadas por la vicerrectoría
académica

Revisión de las calificaciones

mediante el vortal por parte de Seguimiento reporte notas Programas academicos
los estudiantes

Revisión Juridica Previa a la firma Estricto seguimiento a la Lista de verificación de

Asesor de Convenios OARI
del Convenio Soportes

CELEBRAR CONVENIOS SIN Circular sobre requisitos documentos soportes de Jefe Oficina de Relaciones
convenios Interinstitucionales
LOS SOPORTES LEGALES, Procedimiento de acuerdo a la ZONA DE RIESGO
Cumplimiento ZONA DE RIESGO MODERADO normatividad
Reducir el Riesgo
SIN QUE CURSE EL TRAMITE ACEPTABLE Digitalizacion del Proceso de tramite de
CORRESPONDIENTE convenios mediante un modulo a traves del Asesor de Convenios OARI
Sistema Misional Chaira

No tramitar convenio sin la Verificacion de docuemntacion legal antes de

Asesor de Convenios OARI
documentacion legal completa iniciar el tramite del convenio

Informe Semestral de Actividades

LA NO EJECUCION DE LAS
ZONA DE RIESGO Lider del proceso y funcionarios
METAS PROPUESTAS EN EL Operativo ZONA DE RIESGO ACEPTABLE Procedimiento documentado Reducir el Riesgo Autoevaluacion Semestral del Plan Operativo
ACEPTABLE dependencias ascritas al proceso.
PLAN OPERATIVO ANUAL
Informe mensual de actividades

EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN Jefe Oficina de Relaciones

Informe trimestral de convenios sin movimiento.
SOCIAL Interinstitucionales
FALTA DE EJECUCION Y Notificacion de diligenciamiento de
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO Solicitud trimestral de informe de ejecución a los Jefe Oficina de Relaciones
SEGUIMIENTO Y LIQUIDACIÓN Estratégico formatos de seguimiento a Reducir el Riesgo
IMPORTANTE convenios
IMPORTANTE coordinadores de los convenios Interinstitucionales
DE CONVENIOS
Liquidacion de Convenios vencidos Asesora Juridica OARI

Socialización de las necesidades ante las Lider del proceso y funcionarios

DESARTICULACION ENTRE Seguimiento y Monitoreo
dependencias académicas. dependencias ascritas al proceso.
LAS DEPENDENCIAS
ACADEMICAS EN EL APOYO A ZONA DE RIESGO Solicitud de informe de Programas de extension Lider del proceso, funcionarios
Estratégico ZONA DE RIESGO MODERADO Reducir el Riesgo
LOS PROGRAMAS DE MODERADO a realizarse durante el año dependencias ascritas al proceso.
EXTENSION Y PROYECCION
SOCIAL Creacion de un portafolio de programas de Lider del proceso y funcionarios
Plan de Desarrollo
extension y proyeccion social dependencias ascritas al proceso.

NO REPORTE DE MOVILIDAD
ACADEMICA (DOCENTES Y
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO Solicitud semestral de reporte de movilidad Jefe Oficina de Relaciones
ESTUDIANTES) POR PARTE DE Operativo Solicitud de reportes de movilidad Reducir el Riesgo entrante y saliente a cada programa academico Interinstitucionales
IMPORTANTE MODERADO
CADA PROGRAMA
ACADEMICO A LA OARI
 MAPA DE RIESGOS UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA

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OD-E-AC-11-01 9Resolución No. 0114 del 23 2021-07-12 *Controlar la fecha en que se recibe1pordela 1
INOPORTUNIDAD EN enero del 2017 Institución la petición, requerimiento y/o
RESPUESTAS A DERECHOS tutela y los plazos previstos para dar Oficina Asesora Jurídica y
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
DE PETICIÓN, Cumplimiento Formato PD-E-AC-07 Evitrar el Riesgo respuesta y notificar. Secretaría General, cada asesor
IMPORTANTE ACEPTABLE
REQUERIMIENTOS Y/O *Elaboración de informes de gestión jurídico
TUTELAS trimestral ( estado-resultado y logros
Reparto de tutelas
obtenidos)
Estudio y revisión de la *Socialización con el Grupo asesores
normatividad aplicable al caso jurídicos de acuerdo con la complejidad y
EQUÍVOCA EMISIÓN DE Operativo objeto de consulta. ZONA DE RIESGO Evitrar el Riesgo naturaleza de la consulta para emisión de
ZONA DE RIESGO MODERADO Oficina Asesora Jurídica
CONCEPTOS JURÍDICOS Aprobación y aval del concepto ACEPTABLE conceptos a nivel Institucional.
por parte del jefe o de la *Cursos de actualización normativa y/o
dependencia u oficina. capacitaciones
Comunicación con los
Secretaría General -Oficina
funcionarios o dependencias Comunicación entre las dependencias
Jurídica- demás dependencias
CONTRADICCIÓN EN LAS involucradas en la respuesta a involucradas en dar respuesta.
RESPUESTAS A LAS involucradas.
ZONA DE RIESGO peticiones. ZONA DE RIESGO
PETICIONES CUANDO SON Operativo Evitrar el Riesgo
IMPORTANTE Consolidación de una única ACEPTABLE
PRESENTADAS EN VARIAS respuesta que conteste de fondo Secretaría General -Oficina
DEPENDENCIAS Emisión de una sola respuesta que conteste
la solicitud planteada. Jurídica- demás dependencias
de fondo lo peticionado.
involucradas.
Revisión de correo institucional
Aplicación de la Ley General de
Actualización de la tabla de retención
Archivo y de las directrices Oficina Asesora Jurídica -Comité
documental prevista para la Oficina Asesora
planteadas por el Archivo de Archivo.
Jurídica y la Secretaría General.
General de la Nación.
Tabla de Retención Documental
INADECUADO SISTEMA DE contratación profesional en archivistica para Rectoría -Vicerrectoría
ZONA DE RIESGO Oficina Asesora Jurídica y ZONA DE RIESGO
ARCHIVO Y APLICACIÓN DE Operativo Reducir el Riesgo liderar los procesos de gestión documental administrativa
INACEPTABLE Secretaría General. IMPORTANTE
LA GESTIÓN DOCUMENTAL
contratacion de personal
especilizado en archivistica Rectoría -Vicerrectoría
Capacitación en normas archivísticas
Administrativa
capacitación manejo de archivos

Formato comunicación y/o

Aplicación de los formatos previstos en el Oficina Asesora Jurídica,
citación notificación personal No.
SIGC para la notificación. Secretaría General
FO-S-GJ-02-01
INDEBIDA NOTIFICACIÓN Y/O Envío oportuno de las decisiones
PUBLICACIÓN DE LAS ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO Cumplimiento de los términos y
GESTIÓN JURÍDICA Operativo que se deben publicar al Evitrar el Riesgo Oficina Asesora Jurídica,
DECISIONES IMPORTANTE MODERADO procedimientos legales para la notificación
SECRETARÍA GENERAL administrador de la página web Secretaría General
ADMINISTRATIVAS y/o publicación.
institucional para la divulgación.

Remisión oportuna de los actos

Oficina Asesora Jurídica,
Notificación electrónica administrativos que deban publicarse a la
Secretaría General
web master de la Universidad.
Revisión de procesos disciplinarios y
Acuerdo superior No. 27 de Secretaría General -Profesional
elaboración de diagnóstico sobre el estado
2007 designado
de cada uno
contratacion de personal con
suspensión de términos de procesos
dedicación exclusiva al tema Rectoría-Oficina Jurídica
disciplinarios- pandemia COVID-19
disciplinario
PRESCIPCIÓN PROCESOS ZONA DE RIESGO Suspención de términos por ZONA DE RIESGO Elaborar inventarios de losprocesos
Operativo Reducir el Riesgo
DISCIPLINARIOS INACEPTABLE Emergencia Sanitaria COVID- IMPORTANTE disciplinarios en curso y sus respectivas Secretaría General -Profesional
19 - Resolución No.1375 de alertas de procesos con términos de designado
2020 prescripción.
Elaboración tabla en excel para
Prestar Apoyo a las diferentes oficinas para
el control de términos, estado y Secretaría General -Profesional
adelantar las investigaciones preliminares
alerta de prescripción de designado
respectivas.
procesos disciplinarios

Control de libro radicador de Reparto de correspondencia y asignación de Secretaría General -Apoyo

documentos tareas Técnico administrativo
VENCIMIENTO DE TÉRMINOS
POR DEMORAS EN EL ZONA DE RIESGO Secretaría General-
Operativo ZONA DE RIESGO ACEPTABLE Asumir el Riesgo revisión correo insticional profesionales y auxiliares
PROCESO DE RADICACIÓN Y ACEPTABLE
REPARTO DE DOCUMENTOS abscritos a la Secretaria
Revisión de correo institucional
Socialización con el Grupo de trabajo
respecto el estado de la correspondencia
recibida y asignada a cada asesor juridico

Comunicación de cumplimietno Socialización con el Grupo Jurídico sobre el

de fallos de tutela al juzgado estado de los fallos de tutela y la acciones Secretaria General
respectivo desplegadas para su cumplimietno efectivo

SANCIONES POR Reporte de información sobre el estado de

ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
INCUMPLIMIENTO DE FALLOS Cumplimiento Evitrar el Riesgo tutelas, en la matriz subida al Drive del Cada profesional- abogado(a)
IMPORTANTE Notificación del fallo tutela a la ACEPTABLE
JUDICIALES Correo de la Secretaria General
depencia encargada del proceso
administrativo para el caso
particular.
seguimiento y control de los fallos de tutela Secretaria General

NO SE ESTAN REALIZANDO Informar los compromisos,

LAS REUNIONES MENSUALES Resolución 2013 de 1986 responsabilidades y obligaciones de los Presidenta del comité paritario
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO integrantes del Comité
DEL COMITÉ PARITARIO DE Operativo Asumir el Riesgo de seguridad y salud en el
INACEPTABLE IMPORTANTE
SEGURIDAD Y SALUD EN EL realizar informe mensual de las reuniones trabajo
Procemientos PD-A-ST-09
TRABAJO realizadas
Informar los compromisos,
NO SE ESTAN REALIZANDO Resolución 1356 de 2012 responsabilidades y obligaciones de los
GESTIÓN SEGURIDAD Y SALUD LAS REUNIONES ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO integrantes del Comité Presidenta del comité paritario
Operativo Asumir el Riesgo
EN EL TRABAJO TRIMESTRALES DEL COMITÉ IMPORTANTE IMPORTANTE de Convivencia Laboral
realizar informe trimestral de las reuniones
DE CONVIVENCIA LABORAL Procemientos PD-A-ST-08
realizadas

POCA PARTICIPACIÓN DE LOS Generar estrategias para incentivar el Jefes de area.

BRIGADISTAS EN LAS PD-A-ST-11 sentido de pertenencia y apropiación como Integrantes del grupo de
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO brigadita brigadistas
ACTIVIDADES DE Operativo Asumir el Riesgo
IMPORTANTE IMPORTANTE Jefes de area.
CAPACITACIÓN FORMULADAS
FO-A-ST-02-01 promover los programas de PyP Integrantes del grupo de
EN PLAN DE CAPACITACIÓN
brigadistas
 MAPA DE RIESGOS UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA

CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: PÁGINA:

OD-E-AC-11-01 9 2021-07-12 1 de 1
Controlar la fecha en que se recibe por la
Secretaría General -Oficina
Institución la petición, requerimiento y/o
INOPORTUNIDAD EN Asesora Jurídica, cada asesor
tutela y los plazos previstos para dar
RESPUESTAS A DERECHOS jurídico
Resolución No. 0114 DE 2017 ZONA DE RIESGO respuesta y notificar.
DE PETICIÓN, Cumplimiento ZONA DE RIESGO MODERADO Evitrar el Riesgo
del 23 de enero de 2017 MODERADO
REQUERIMIENTOS Y/O Plantear directrices ante las diferentes
TUTELAS dependencias en relación al trámite Secretaría General -Oficina
inmediato que deben dar cuando no son Asesora Jurídica
competentes para dar respuesta.

Revisión continua de la normatividad Secretaría General -Oficina

vigente. Asesora Jurídica

Socialización con el Grupo asesores

EQUÍVOCA EMISIÓN DE ZONA DE RIESGO Estudio y revisión de la normatividad ZONA DE RIESGO jurídicos de acuerdo con la complejidad y Secretaría General -Oficina
Cumplimiento Evitrar el Riesgo
CONCEPTOS JURÍDICOS IMPORTANTE aplicable al caso objeto de consulta MODERADO naturaleza de la consulta para emisión de Asesora Jurídica
conceptos a nivel Institucional.

Capacitación sobre asuntos jurídicos de Rectoría -Vicerrectoría

relevancia para la gestión. Administrativa.

Seguimiento y vigilancia continua sobre los

procesos judiciales en que es parte la
Apoderado en cada proceso
Universidad a través de la página web de la
DEMANDAS NO judicial y supervisor
Control y seguimiento a los reportes Rama Judicial o con consulta presencial de
PRESENTADAS Y/O NO ZONA DE RIESGO presentados por los apoderados ZONA DE RIESGO los expedientes.
Cumplimiento Evitrar el Riesgo
CONTESTADAS IMPORTANTE externos, Formato No. FO-S-GJ-09- MODERADO
OPORTUNAMENTE 01 Verificación de los informes suministrados
por el Abogado Externo y acciones Supervisor del abogado externo
correctivas.

APLICACIÓN DE NORMAS O Secretaría General -Oficina

ZONA DE RIESGO Actualización del normograma del ZONA DE RIESGO Actualización continua en la normatividad
REGLAMENTACIÓN NO Cumplimiento proceso.
Evitrar el Riesgo Asesora Jurídica, cada asesor
IMPORTANTE MODERADO vigente.
VIGENTES jurídico

Comunicación con los funcionarios Secretaría General -Oficina

Comunicación entre las dependencias
o dependencias involucradas en la Jurídica- demás dependencias
respuesta a peticiones.
involucradas en dar respuesta.
involucradas.

CONTRADICCIÓN EN LAS
RESPUESTAS A LAS Secretaría General -Oficina
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO Emisión de una sola respuesta que conteste
PETICIONES CUANDO SON Operativo Evitrar el Riesgo Jurídica- demás dependencias
INACEPTABLE MODERADO de fondo lo peticionado.
PRESENTADAS EN VARIAS involucradas.
Emisión de una sola respuesta que
DEPENDENCIAS
conteste de fondo la solicitud
planteada Oficina de Correspondencia -
GESTIÓN JURÍDICA Sistematización de la recepción de las
Oficina de Atención al Usuario -
OFICINA ASESORA JURÍDICA peticiones para conocer en la dependencia
Departamento de Tecnologías
en la que se encuentra la competencia.
de la Información.

Control y seguimiento a los reportes

presentados por los apoderados Control y verificación de los términos Apoderado en cada proceso
NO PRESENTACIÓN DE externos, Formato No. FO-S-GJ-09- otorgados para interponer recursos judicial.
RECURSOS CUANDO 01
ZONA DE RIESGO
PROCEDEN EN PROCESOS Operativo ZONA DE RIESGO MODERADO Evitrar el Riesgo
MODERADO
JUDICIALES O ACTUACIONES Seguimiento a las actuaciones
ADMINISTRATIVAS Verificación de los informes suministrados
dentro de los procesos judiciales
por el Abogado Externo y acciones Supervisor del abogado externo.
por parte del contratista abogado
externo. correctivas.

Aplicación de la Ley General de

Actualización de la tabla de retención Oficina Asesora Jurídica -
Archivo y de las directrices
documental prevista para la Oficina Asesora Secretaría General -Comité de
planteadas por el Archivo General
de la Nación. Jurídica y la Secretaría General. Archivo.
INADECUADO SISTEMA DE ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
Operativo Evitrar el Riesgo
ARCHIVO IMPORTANTE MODERADO
Tabla de Retención Documental
Rectoría -Vicerrectoría
Oficina Asesora Jurídica y Capacitación en normas sobre archivo.
Secretaría General.
Administrativa- Secretaria

Formato comunicación y/o citación

Aplicación de los formatos previstos en el Oficina Asesora Jurídica -
notificación personal No. FO-E-AC-
07-05
SIGC para la notificación. Secretaría General

INDEBIDA NOTIFICACIÓN Y/O

PUBLICACIÓN DE LAS ZONA DE RIESGO Cumplimiento de los términos y
Operativo ZONA DE RIESGO ACEPTABLE Evitrar el Riesgo Oficina Asesora Jurídica -
DECISIONES MODERADO procedimientos legales para la notificación
Secretaría General
ADMINISTRATIVAS
Envío oportuno de las decisiones y/o publicación.
que se deben publicar al
administrador de la página web
institucional para la divulgación. Remisión oportuna de los actos
Secretaría General -Oficina
administrativos que deban publicarse a la
Asesora Jurídica
web master de la Universidad.

NO CONVOCAR A REUNIONES Hacer una revisión semanal para verificar

Consecutivos con fecha en medio ZONA DE RIESGO Secretaría General y Oficina
DE SESIÒN ORDINARIA DE Cumplimiento ZONA DE RIESGO MODERADO digital. Evitrar el Riesgo cuantas veces se ha convocado y realizado
ACEPTABLE Asesora Jurídica
LAS INSTANCIAS A CARGO. las reuniones

NO ADJUNTAR LOS ARCHIVOS

Verificar el envío de citaciones y adjuntos y
QUE CORRESPONDEN AL Revisión una vez se envía la citación ZONA DE RIESGO Secretaría General y Oficina
Operativo ZONA DE RIESGO MODERADO por medio electrónico Evitrar el Riesgo archivar los respectivos soportes de la sesión
ORDEN DEL DÌA PARA LAS ACEPTABLE Asesora Jurídica
en la misma serie documental.
REUNIONES.

NO SUSCRIBIR LAS ACTAS En cada sesión y/o en el término establecido

CORRESPONDIENTES A LAS ZONA DE RIESGO Formato acta de reunión código: FO- ZONA DE RIESGO en el respectivo reglamento de la Instancia, Secretaría General y Oficina
Cumplimiento Evitrar el Riesgo
SESIONES DE CADA REUNIÓN IMPORTANTE E- AC-05-03, versión 1. MODERADO llevar a consideración las actas para que Asesora Jurídica
CONVOCADA Y REALIZADA. sean aprobadas.