INGENIERÍA DE PROCESOS

2011-I
Semana 2
 Contenido

1. Introducción a la Gestión de Procesos de Negocios

2. IDEF0.

2
1. Introducción a la Gestión
de Procesos de Negocios
 Proceso de negocio
• Un Proceso de Negocio es una colección de
actividades que, tomando una o varias clases de
entradas, crean una salida que tiene valor para un
cliente (Hammer y Champy, 1993)
• El enlace entre Procesos de Negocio permite ver los
Procesos de Negocio como los flujos de trabajo que
efectúan las tareas de una organización
• Los Procesos de Negocio representan el flujo de
trabajo y de información a través del negocio
• En dicho flujo de trabajo intervienen personas,
información y otros recursos que crean valor para los
stakeholders de la organización.
4
 Características más importantes
de los procesos de negocios

• Son dos las características importantes de los

procesos de negocios:

1. Tienen clientes (internos o externos)

2. Cruzan fronteras organizacionales, es

decir, operan entre empresas.

5
 ¿Para qué sirve conocer los
procesos de negocios?

• Los procesos de negocios son la manera más

común de mejorar el desempeño de los
sistemas de trabajo, ya que podemos cambiar,
eliminar y/o agregar pasos al proceso o también
cambiando los métodos de como se usan estos
pasos
• Por ejemplo, es importante conocer el proceso
a través de cual una organización realiza los
servicios a sus clientes.
6
 Identificación de los
procesos de negocios
• Los procesos, deben producir resultados significativos
con una secuencia de actividades necesarias para
producir un producto o llevar a cabo un servicio
• Se puede considerar quiénes son los clientes y
productos o servicios que requieren, comprobando que
dichos productos o servicios son de valor para el cliente
• En caso afirmativo, la producción de dichos productos o
servicios será el resultado de uno o más procesos de
negocios
• El número de procesos dependerá de si los productos o
servicios son un todo o una parte, y requieren diferentes
conjuntos de actividades para producirlos.
7
 Otras características de los
procesos

• Existen para satisfacer a un cliente (interno o externo)

• Las personas los administran
• Todo proceso tiene dueño (quien realiza la actividad)
• Transforma o completa entradas (insumos: datos, recursos,
documentos, etc.), agrega valor a la entrada
• Puede ser medido (que avance a tenido esta actividad)
• Puede ser mejorado (pulirlo, simplificarlo o innovarlo)
• Provee de productos o servicios (salidas).

8
Otras características de los
procesos (2)

DEFINIBLE PREDECIBLE

REPETIBLE MENSURABLE

9
 En resumen los Proceso de
negocio

• Son un conjunto estructurado de actividades diseñado

para producir una salida determinada o lograr un
objetivo
• Describen cómo es realizado el trabajo en la empresa y
se caracterizan por ser:
 Observables
 Medibles
 Mejorables
 Repetitivos.
10
 Pasos para identificar los
procesos
1. Listar todos los procesos del área
2. Definir los límites de cada proceso (donde empieza y
donde termina)
3. Defina, quiénes son los clientes
4. Identifique, quiénes son los clientes
5. Identifique la salida (el resultado del proceso).
6. Elaborar un diagrama de flujo del proceso actual para
obtener un panorama más amplío de las actividades
7. Identifique todos los insumos que requiere el proceso
8. Determine los proveedores de los insumos (datos,
recursos, documentos, etc.)
11
9. Documente todo lo anterior.
Selección de procesos

ELIMINAR SUBCONTRATAR
¿Es necesario este ¿Es obligatorio
servicio? hacerlo?

MEJORAR INNOVAR
¿Cómo puedo ¿Cómo puedo lograr
introducir mejoras? saltos cuánticos?

12
 Describir un proceso de
negocios
• Los principales mecanismos para describir un
proceso de negocios son:
1. Identificación del evento(s) inicial y del(los)
producto(s) o servicio(s) del proceso de
negocios.
2. Descripción de las actividades que incluye un
proceso de negocios
3. Descripción de la secuencia de interacciones
entre los agentes (humano o máquina) que se
requieren para producir productos o servicios.

13
 Describir un proceso de
negocios (2)
4. Diagramas de interacción pueden ser usados para
esta descripción.
5. Descripción de las rutas alternativas en torno a los
procesos, mostrando los puntos en que las
diferentes rutas comienzan, potenciales
actividades paralelas e iteraciones.
6. Los diagramas de flujo de actividad pueden ser
usados para documentar esas rutas a través del
proceso.

14
Lista de procesos de la
organización

• Desarrollo: desarrollo de un producto o sistema.

• Distribución: almacenamiento, transporte.
• Contabilidad: control financiero, inventarios.
• Planeamiento: control de presupuesto.
• Sistema de información: evaluación a nivel de
servicio.

15
Lista de procesos de la
organización (2)

• Control de producción: manejo de servicios y

pedidos del cliente.
• Compras: facturación, pagos.
• Personal: beneficios, servicios, evaluación.
• Programación: desarrollo de software.
• Calidad: gestión de proveedor, desarrollo de
producto.
• etc.

16
 Diagrama del árbol

• Es una representación gráfica que muestra el desglose

progresivo de las actividades que contribuyen al
desarrollo de un proceso.
• Con esta herramienta, el proceso de solución puede
llevarse a cabo en forma sistemática y sin errores u
omisiones.

17
 Característica principales

Impacto visual: Muestra el despliegue de todos los

factores o elementos que contribuyen a un efecto u objetivo
de forma ordenada, clara y precisa.

Enfoque estructurado: Sistematiza el análisis de una

situación o la planificación para alcanzar un objetivo
facilitando su desarrollo.

Conclusión: Desglosa conceptos generales hasta un

grado idóneo de detalle, que permite traducirlos
directamente en acciones o elementos básicos y
operativos.
18
 Construcción de un diagrama del
árbol
1. Preparación de la logística
2. Establecer los efectos u objetivos finales del estudio
3. Seleccionar el método a utilizar (proceso lógico y
tormenta de ideas)
4. Identificar los medios principales
5. Evaluar los medios principales
6. Sistematizar y trazar las líneas de conexión
7. Comprobar la validez del diagrama.

19
 Ejemplo: Reducción de costo

• El diagrama del árbol presenta el desglose progresivo

del plan de reducción de costo de una empresa que se
encontraba en una fuerte crisis de rentabilidad, a pesar
del crecimiento y éxito de sus productos en el mercado
y, la reciente racionalización de las plantas de
producción.

20
 Ejemplo: Reducción de costo (2)
Gastos de viajes

Reducir costo Gastos de teléfonos

administrativo
Alquiler de oficina

Muebles y enseres
Reducción
de costo
Publicidad

Reducir costo Transportes

comercialización
Nuevo sistema de
remuneración
Embalajes
21
 Tercerización

• Es el uso de recursos externos a la organización para realizar

actividades tradicionalmente ejecutadas con recursos
internos
• Es contratar y delegar a largo plazo uno o más procesos
sustantivos para un negocio, a un proveedor más
especializado para conseguir una mayor efectividad que
permita orientar los mejores esfuerzos de una organización a
las necesidades torales para el cumplimiento de su misión
• Acción de recurrir a una agencia externa para operar una
función que anteriormente se realizaba dentro de la
organización
• El Outsourcing es más que un contrato de personas o
activos, es un contrato para resultados. 22
 Modelar procesos significa
• Generalmente automatizarlos, no construir
aplicaciones
• Pueden documentarse, pero el objetivo es ejecutarlos
• El modelado de un proceso no tiene una solución
única, cuando copiamos hablamos de
“mejoresprácticas”
• No hay receta única, además de expertos en procesos
se requiere entrenamiento y experiencia en modelado
y automatización
• El foco esta en el modelado no en la automatización.

23
 Ciclo de vida de un Proceso de
Negocio

1. Descubrimiento: Cómo se hacen las cosas vs.

Cómo se deben hacer
2. Diseño: Modelar, simular, reestructurar
3. Despliegue: Implementar uno nuevo para todos
(personas, sistemas, otros procesos)
4. Ejecución: Asegurar que el nuevo proceso se a
llevado acabo
5. Interacción: Que las personas gestionen la
interfaz entre procesos automáticos y manuales

24
 Ciclo de vida de un Proceso de
Negocio (2)

6. Operación y Mantenimiento: Resolver

excepciones y reasignar
7. Optimización: Cambiar el proceso para mejorarlo
(debería ser un esfuerzo continuo)
8. Análisis: Medir el rendimiento e imaginar
estrategias de mejoras
9. Automatización: A realizar en las etapas de
despliegue, ejecución
10. Operación y optimización.

25
 En conclusión ¿Qué es un
Proceso de Negocio?

• “Es un conjunto de actividades y decisiones,

iniciadas por la ocurrencia de un evento
especifico, que se ejecutan de forma coordinada
para alcanzar un objetivo de negocio concreto.”.

26
 Gestión de Procesos de
Negocio
• Se llama gestión de Procesos de Negocio (Business Process
Management-BPM) a una metodología empresarial
• Cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión
sistemática de los Procesos de Negocio
• Que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y
optimizar de forma continua
• Como su nombre sugiere, BPM se enfoca en la administración
de los procesos del negocio
• El BPM es también una filosofía de gestión
• Es un conjunto de principios que, tomando como eje los
procesos, plantea medir los resultados obtenidos para poder
controlar las operaciones y tomar las decisiones adecuadas para
el negocio
• Parte de la idea de que todas las organizaciones pueden
27
mejorar.
 Definición de Gestión de
Procesos de Negocio

• La gestión de Procesos de Negocio puede definirse

así:
“BPM es un enfoque empresarial operativo basado en
la coordinación de las actividades y decisiones que
todas las partes involucradas deben realizar durante
un Proceso de Negocio con el objetivo de convertirse
en una organización altamente eficiente, ágil,
innovadora y adaptable.”.

28
 La administración de los
procesos

• La administración de los procesos permite asegurar

que los mismos se ejecuten eficientemente
• Permite la obtención de información que luego puede
ser usada para mejorarlos
• La automatización de los procesos reduce errores
• Asegurando que los mismos se comporten siempre de
la misma manera
• Dando elementos que permitan visualizar el estado de
los mismos.

29
 ¿Qué es lo nuevo?
• Es una forma de abordar la comunicación entre los
clientes/usuarios y los técnicos
• Antes, la gente de negocios hablaba de procesos,
roles, personas,…
• Los técnicos hablaban de sistemas, máquinas, datos,
…
• Ahora, con BPM todos hablan de lo mismo
• La tecnología BPMS(Business Process Management
System) reduce la distancia con los sistemas,
máquinas y aplicaciones que automatizan los
procesos
• Se trata de usar un lenguaje pensado para los no
30
técnicos.
 El enfoque de los Procesos de
Negocio

• El enfoque se centra en el dominio del problema

• El dominio del problema pertenece a la gente de
negocios
• En el dominio del problema todos deben adaptarse a
la gente de negocios
• El dominio de la solución pertenece a los ingenieros
• Se tienen en cuenta los requisitos de alto nivel.

31
 Motivación de uso de gestión de
Procesos de Negocio
• Existen diversos motivos que propician la gestión de
Procesos de Negocio, entre los cuales se encuentran:
 Extensión del programa institucional de calidad
 Cumplimiento de legislaciones
 Crear nuevos y mejores procesos
 Entender qué se está haciendo bien o mal a través
de la comprensión de los procesos
 Documentar procesos para subcontratación y
definición de acuerdos de niveles de servicio(SLA)
 Automatización de procesos
 Crear y mantener la cadena de valor.
32
 ¿Porqué gestión de Procesos de
Negocio?

• Porqué:
 Ahorra tiempo y dinero
 Da orden y cumplimiento
 Incrementa la eficiencia
 Permite simular procesos
 Aumenta la competitividad.

33
 Beneficios de BPM

• Conocimiento certero de la organización

• Claridad en las relaciones entre las partes
• Visibilidad de las operaciones
• Flexibilidad y agilidad para adaptarse.

34
 BPM en contexto

• BPM tiene que ver con el mundo físico, el mundo real

• BPM se dirige a poner atención en lo que las
organizaciones hacen
• BPM ayuda a entender como, cuando y porque las
organizaciones se comportan como lo hacen
• BPM no es desarrollo de software.

35
 La administración de procesos
con tecnología
• Inicialmente, la implantación de la gestión por procesos debe
apoyarse en la tecnología disponible
• Ya que de lo contrario sería difícil justificar en el corto plazo
nuevas cargas de trabajo
• La implantación de una herramienta BPMS debe garantizar la
ejecución de los procesos y generar toda la información
necesaria para controlar el rendimiento de los mismos
• Delegando en el usuario únicamente la toma de decisiones
implícitas en la gestión del proceso y la definición de nuevas
operaciones
• Por lo tanto, el BPM debe tratarse como una filosofía de
gestión orientada a procesos, independiente de la tecnología,
pero que requerirá de ésta a medida que la organización
36
avance en la escala de madurez del BPM.
 Ante las barreras de
comunicación…

• ¿Cómo asegurar que las aplicaciones de negocio

estén en sincronía con los objetivos y estrategias del
negocio?
• ¿Cómo promover que las aplicaciones de negocio
puedan adaptarse a las condiciones del mercado al
mismo ritmo que el negocio requiere?
• Una respuesta es BPMS.

37
 Herramientas de gestión de
Procesos de Negocio
• Para soportar la gestión de Procesos de Negocio es
necesario contar con un conjunto de herramientas
• Este conjunto de herramientas son llamadas BPMS y
con ellas se construyen aplicaciones BPM
• Ellas forman una plataforma de soporte de gestión de
procesos
• Esta plataforma implementa interacciones
coordinadas entre sistemas, procesos y personas
humanas
• Un BPMS es un conjunto integrado de tecnologías de
software que permiten el control, manejo y
mejoramiento continuo de los procesos a través de la
38
automatización de su ciclo de vida.
 Beneficios de un BPMS

• Manejo del ciclo de vida de los procesos

• Ahorro de costos de desarrollo y mantenimiento de
software
• Ciclos de innovación más cortos
• Reduce la barreras de participación de sistemas y
humanos en los procesos.

39
 ¿Cómo aprovechar los BPMS?

• A medida que se sube en la organización menos se

sabe del detalle de las operaciones y eso puede estar
bien, pero si se tiene que saber cómo controlar lo que
es su responsabilidad
• Lo importante es el comportamiento de la
organización, lo que está ocurriendo y como eso es
distinto de lo que se desea que sea
• Si uno entiende cómo funciona algo es más fácil
cambiarlo
• Las empresas de un mismo ramo pueden tener los
mismos procesos de negocios la diferencia está en el
cómo y es allí donde una empresa le saca ventaja a la
otra. 40
 ¿Cómo aprovechar los BPMS? (2)

• Un proceso de negocio es una reacción ante algo. No en el

sentido de tarde, sino como punto de inicio de un proceso
• No se reacciona cuando el cliente desea, piensa, se
reacciona cuando el cliente llama e inicia un proceso que
tiene un objetivo específico
• El evento y el proceso lo establecieron los expertos en el
negocio a un nivel alto y eso no es nuestro problema
• Este objetivo a lo mejor no se puede cambiar, pero lo que sí
se puede cambiar es la forma cómo lograr ese objetivo
• Lo único que maneja el BPMS es el “As is” el “to be” es una
ilusión.
41
 Reglas de negocio
• Son reglas que se pueden expresar como árboles de
decisiones
• También se usan matrices de decisiones
• Pues cada combinación de variables valuadas tiene un
conjunto de decisiones a tomar
• BPM coordina actividades y decisiones, las decisiones deben
ser claras
• Las decisiones pueden ser más volátiles que los procesos
• Las reglas de negocio tienen que ser mantenidas por los
usuarios funcionales
• Deben ser conocidas por todos los responsables y reusadas
en todos los procesos en los que deban cumplirse. 42
Ciclo de desarrollo tradicional

• Manejo de requerimiento
• Documento de requerimiento
• Firma de documentos
• Diseño de software
• Inicio de codificación
• Validación con usuario final
• Corrección de errores y cambios
• Rechazo de cambios
• Pruebas de aceptación
• Instalación en producción.
44
Ciclo de desarrollo con un
BPMS

• Manejo de requerimiento
• Inicio de modelado y automatización
• Ajustes al proceso
• Pruebas de aceptación
• Publicación para producción.

45
Entendiendo la complejidad

• Procesos de negocio son complejos

• Distintas perspectivas de cada participante
• Diagramas de flujo son insuficientes
• Curva de aprendizaje para desarrollo
orientado a modelado.

46
2. IDEF0
Parte de este material ha sido tomado de:
www.pdca.es/documentos/metodologiaidef.ppt
 2. IDEF0

• EDEF es acrónimo de Integrated Definition Modeling

Language
• IDEF es una Metodología para el modelado funcional de
procesos
• Es una metodología para representar de manera
estructurada y jerarquizada las actividades que
conforman un sistema o empresa y los objetos o datos
que soportan la interacción de esas actividades
• Es genérica, pues permite modelar gráficamente
sistemas con diferentes propósitos y a cualquier nivel de
detalle que se desee.
47
 Usos IDEF0

• Definida en los años 70 y usada por la fuerza aérea de

EE. UU
• Usada por el Departamento de defensa de EE. UU
• Ahora también es usada como medio para comunicar
reglas y procesos de negocios
• Para la obtención de la visión estratégica de cualquier
proceso de negocios, educación, salud, etc.
• IDEF0 representa lo que se hace en la empresa
• Facilitación del análisis para la identificación de áreas de
mejora.
48
Representación de una actividad

Controles

Entradas Salidas
•Actividad

Mecanismos

49
Representación de una actividad

Entradas:
- Siempre se representan por la izquierda de la caja
- Material o información consumida o transformada por
una actividad para producir “salidas”
- Una actividad puede no tener entradas
- La entrada a un proceso siempre es la salida de otro
anterior.

Salidas:
- Objetos, productos, servicios producidos por la
actividad o proceso
- Se representan por la derecha de la caja. 50
Representación de una actividad(2)

• Controles o Guías:
- Objetos que gobiernan o regulan cómo, cuándo y si una
actividad se ejecuta o no.
- Ejemplos: Normas, guías, políticas, calendarios,
presupuesto, reglas, especificaciones, procedimientos.
- Se representan por el lado superior de la actividad.
• Mecanismos o Recursos:
- Recursos necesarios para ejecutar un proceso.
- Ejemplos: Máquinas, programas de cómputo,
Instalaciones, Recursos humanos, sistema de
información
- Se representan por el lado inferior de la caja de actividad.
- Una actividad puede no tener mecanismos.
51
Estructura de un modelo IDEF0

• Las actividades siempre se agrupan en diagramas

• La relación entre actividades viene indicada por su jerarquía
posicional y flechas.
52
Estructura de un modelo IDEF0

••0

•A-0

••1
• Más general
••2
•3

•A0

• Más detallado
••1
••2
•3

•A2

••1 ••1
••2 ••2
•3 •3

•A22 •A23
53
Reglas
• Diagrama de Contexto:
o Primer diagrama del modelo, diagrama A-0 (Se
lee“A menos cero”)
o Una sola actividad, número 0 y representa el
objetivo del modelo
• Diagramas siguientes A0, A1, A2, …, con actividades
1, 2, …,6. (Se representan entre 3 y 6 actividades por
hoja)
• Todas las ICOM (entradas, controles, salidas y
mecanismos) de la actividad “padre” deben aparecer
en las actividades “hijo”
• Las flechas, al igual que las actividades, se pueden
dividir en 2 ó más en los diagramas “hijo”. 54
Estructura de un modelo IDEF0
Union Tipo Descripcion

Conexión de entrada De salida a entrada

Ejemplo: línea de
ensamble
Conexión de Control Salida a control
Ejemplo: planos,
especificaciones
Salida como mecanismo Salida a mecanismo
Ejemplo: prototipo

Retroalimentación de Salida a control (atrás)

control Ejemplo: Nueva versión

Retroalimentación de Salida a entrada (atrás)

entrada Ejemplo: Rehacer
trabajo
55
Ejemplos de unión y ramificación de
flechas

56
Ejemplos de unión y ramificación de
flechas

57
 Flecha “Llamada”

•Prueba y calibración

Referencia a otro modelo o diagrama dentro del mismo modelo.

Útil para evitar la duplicidad en la información.

58
Ejemplo

Esposa Presupuesto Leyes de

construcción
Terreno
Contruir casa-
habitación
Materiales Casa
0

Personal

A-0 Contrucción de casa-habitación

59
Ejemplo (2)

I1 C1 C2 C3 Esposa
Presupuesto
Terreno

Leyes de
Materiales construcción
Hacer Diseño
I2 diseño 1 Diseño
aceptado y Presupuesto
Diseño Arquitecto permisos
rechazado Tramitar
permisos 2 C2

Arquitecto

Implantar O1
Materiales
Terreno diseño 3 Casa
I1 Albañiles
M1

A0 Contruir casa-habitación

60
 Conclusiones

• Con IDEF0 podemos modelar actividades

independientemente de la organización y el tiempo
• IDEF0 es una potente herramienta metodológica
• Técnica ampliamente usada en la industria durante la
etapa de análisis y rediseño en Re-ingeniería de
procesos de negocios (BPR)
• IDEF0 fomenta el trabajo en equipo de manera
disciplinada y coordinada.
• Se puede combinar con otras metodologías para
agregar secuencia y sincronización de actividades.
61
¿Preguntas?

62