Cómo Formular El Título de Un Proyecto
Cómo Formular El Título de Un Proyecto
Cómo Formular El Título de Un Proyecto
FACULTAD DE INGENIERIA
INGENIERIA DE COMPUTACIÓN
CONTROL DE PROYECTOS
En este artículo vamos a explicarte el por qué, la razones, el cómo y el quién del Acta de
Constitución del proyecto.
Vamos a armar un acta basándonos en una estructura de acta que en nextop-hmd utilizamos en
nuestros proyectos y que te servirá como plantilla para realizar todas tus Actas de Constitución
para tus proyectos futuros, además, vamos a ilustrar todo el desarrollo con un ejemplo de acta
de constitución real de un proyecto dirigido por uno de nuestros profesores.
El Acta de Constitución del proyecto es el documento, emitido por el patrocinador del proyecto,
que autoriza la existencia del proyecto.
El acta proporciona al gerente del proyecto la autoridad necesaria para iniciarlo, así como la
disponibilidad de los recursos necesarios para poder ejecutar el proyecto.
El acta de constitución contiene, solo lo necesario, para dejar claros el acuerdo alcanzado con los
interesados para que, nadie, posteriormente, se pueda llevar a engaño posteriormente. Con su
firma, los interesados se declaran de acuerdo con las líneas maestras del proyecto y se autoriza
su inicio bajo tu dirección.
En el acta de constitución tienes que hacer una descripción de alto nivel del proyecto, por lo tanto,
solo debes incluir aquello que necesita saber el comité para decidir si el proyecto inicia, el acta no
es un documento técnico que explique cómo se van a hacer las cosas, eso lo harás cuando luego
implementes el plan de dirección del proyecto, el acta, solo, está orientada a recoger la
información, de alto nivel, orientada a autorizar el inicio del proyecto.
El PMBOK 6 nos dice que la importancia de la elaboración del acta radica en que el Acta de
Constitución es la confirmación de que el proyecto está alineado con la planificación estratégica
de la organización y que, además, sirve para que el sponsors del proyecto y la organización que
lo ejecuta se pongan de acuerdo en la necesidad de iniciar el proyecto.
El PMBOK 6º edición también nos dice que el acta de constitución del proyecto también
nos sirve para:
En primer lugar, se busca evitar malentendidos durante todo el ciclo de vida del
proyecto.
Estas líneas maestras son la razones por las que se considera que se debe iniciar el
proyecto, aquello que justifica su existencia.
Por lo tanto, lo que no se escribe, lo que no consta en el acta de constitución del proyecto,
puede, en algún momento del ciclo de vida del proyecto, ser una sorpresa para algún implicado
y dar lugar a malentendidos.
Algunos de nuestros alumnos del Master en Dirección y Gerencia de Proyectos y del Curso de
Fundamentos para La Dirección de Proyectos, detectamos actas «muy técnicas».
Al principio los alumnos reflejan en el Acta de Constitución del Proyecto temas muy técnicos, de
muchos detalle.
Como hemos dicho, los detalles técnicos sobre cómo vamos a dirigir el proyecto, es algo que no
interesa en absoluto al nivel directivo, ellos buscan resultados, el cómo se van a conseguir esos
resultados es competencia tuya como director/a de proyecto.
El Acta de Constitución del Proyecto es creada por la empresa que ejecuta el proyecto, con
el objetivo principal que antes hemos comentado.
En la elaboración del acta de constitución puede intervenir, o no, el director del proyecto
pero su intervención es, en nuestra opinión, importantísima.
El nivel de dirección debe entender que, para que el Project Manager alcance los objetivos
perseguidos, la orden que recibe a través del acta debe ser:
1. Precisa.
2. Con un alcance limitado.
3. Con un tiempo acotado.
4. Con unos recursos definido.
5. Que consiga que el entorno que rodeará al Proyecto y a la empresa sea bien
comprendido.
Se crea estrés entre el ordenante del proyecto y el responsable del proyecto. No hay un punto
de partida para el Proyecto que permita ajustar su marcha.
En esta entrada te presentamos la estructura que debes desarrollar para hacer un Acta de
Constitución del proyecto.
Se trata de una plantilla que puedes utilizar, con total garantía de éxito, en todos tus
proyectos futuros.
Por lo tanto, a través de esta estructura vamos a citar las necesidades que tiene el
cliente y que dan origen al proyecto, vamos a citar una serie de premisas, una serie de
restricciones que el proyecto puede tener y vamos a citar todos esos requisitos de alto nivel
referentes al producto que va a desarrollar el proyecto.
El Proyecto tiene una finalidad concreta y una ubicación concreta, así que el nombre debe
reflejarlo con total claridad.
En el acta de constitución del proyecto, el nombre del proyecto debe de reflejarse el tipo
de proyecto desde del punto de vista de la gestión.
No importa que el nombre del proyecto que sea largo o corto, bonito o feo.
Lo único importante es que al leer el nombre del proyecto entendamos perfectamente, sin
dudas, el proyecto al que hace referencia.
Estos nombres no dicen nada desde el punto de vista de la gestión proyectual, no son válidos.
Cuando dirigimos proyectos debemos atender a un mercado global, por lo que es muy
conveniente indicar en él:
Así conseguiremos que la lectura y comprensión del proyecto sea más fácil y aportaremos mayor
visibilidad e interés al proyecto.
Project Backgraund
El Project Backgraund nos muestra de donde viene el Proyecto, es decir, mostramos los
antecedentes el proyecto.
Con el Project Backgraun definimos de dónde viene el proyecto y qué le dio origen.
«ante una escasa oferta de vivienda y alta demanda en la zona, vamos a construir una
urbanización».
Está bien cerrarlo con los siguientes datos para aumentar su comprensión:
En el Acta de Constitución se debe realizar una justificación detallada, a alto nivel, del Proyecto.
Debemos definir los objetivos del proyecto con toda la exactitud que sea posible.
Cuando abordamos un Proyecto es crítico asegurarnos que el alcance del Proyecto, es decir,
aquello que pretendemos conseguir con el esfuerzo de realizar el proyecto, ha sido definida con
exactitud.
Se debe establecer un valor medible que determine si hemos cumplido ese alcance de manera
objetiva.
El éxito o el fracaso del proyecto será una medida objetiva y no puede estar sujeta a
interpretaciones.
Tal y como se entiende el alcance en el momento de realizar el acta, dentro del acta se puede
poner alguna tabla explicando – siempre con el detalle que interesa al alto nivel – todos los
entregables del proyecto para así conseguir una mejor comprensión del alcance.
En acta de constitución del proyecto debe aparecer la fecha donde se aprobaron esas
justificaciones del proyecto, de ese modo, si hay modificaciones, podemos relacionarlas con esas
fechas y asegurar nuestra posición.
Necesidad Comercial
Está claro que el beneficio económico aparecerá en la mayoría de los proyectos que no sean
internos o de fin social.
Como pueden ser la formación de personal para asumir puestos de mayor responsabilidad y con
mayor eficacia en proyectos futuros.
Nuestros proyectos también deben dejar un legado para la continuidad de nuestras empresas.
Se trata de un listado en el que se estiman y priorizan los requisitos de alto nivel del Proyecto.
IMPORTATE, no lo olvides, como hemos dicho varias veces, no tiene nada que ver con los
aspectos técnicos del desarrollo del Proyecto.
Los requisitos son los que interesa al alto nivel.
Estos requisitos de alto nivel son definidos por los interesados en el Proyecto:
Es muy importante que se codifique toda la información para su mejor monitoreo y control.
En este punto del acta se indica cuál es el Alcance del Proyecto y sus restricciones, en caso de
que las haya.
Generalmente un Proyecto da como resultado un único producto y/o servicio, pero ese resultado
puede ser un sistema complejo con muchos componentes.
Debemos entender que cada componente tiene su propio alcance separado, pero que este
alcance propio es interdependiente del alcance del sistema general de Proyecto, es decir, afecta
a la generalidad del Proyecto y, por lo tanto, al éxito o al fracaso.
Recordamos una vez más, indicamos el alcance tal y como lo conocemos en ese momento.
Si se va a respetar alguna normativa (por ejemplo, de salud) se debe especificar, así como
normativas internas a la entidad ejecutante del proyecto, el cliente, metodologías en dirección
de proyectos, etc.
Se muestra el plazo fijado para la ejecución del Proyecto, con su fecha de comienzo y
finalización.
Es interesante poner un epígrafe con lo que no incluye el Proyecto, lo que se queda fuera
del proyecto, es bastante útil para evitar luego complicaciones.
Se especifican los riesgos de alto nivel del Proyecto, tal y como se conocen al inicio del
Proyecto.
Para cada riesgo identificado para el Proyecto es importante definir la causa raíz del riesgo y su
posible impacto en el Proyecto.
Este impacto de los riesgos del Proyecto se establece en términos de alcance del Proyecto,
tiempo del Proyecto, costo del Proyecto o calidad del Proyecto.
Después debemos indicar, preferiblemente en una tabla, las fechas de los principales hitos
asociados al proyecto.
Si el proyecto tiene fases, debemos dividirlo y mostrar cada fase e indicar los hitos de casa
una de las fases.
Si se desea, se puede incluir un Diagrama de Gantt, un gráfico de las fases y sus hitos, etc,
para una mejor comprensión del cronograma.
Este es un componente del plan para la dirección del proyecto que establece los criterios y las
actividades a llevar a cabo para desarrollar, monitorear y controlar el cronograma.
Se definen los fondos generales asignados al proyecto y se indica la expectativa sobre el coste
que tendrá el Proyecto.
Aspectos generales.
Si el Proyecto proviene de un contrato (por ejemplo una licitación), se puede indicar esos costes
para compararlos con el presupuesto objetivo (los costes reales) de la ejecución del Proyecto.
Se indican los costes directo de cada una de las fases y de la globalidad del proyecto.
La suma de todo lo anterior nos dará el coste objetivo estimado de la ejecución del
proyecto.
Otra cosa no tiene sentido, sería poco creíble ya que, realmente, en este momento no tenemos
un análisis que soporte una definición más exacta de las cantidades.
Se puede mostrar la forma de pago elegida por el cliente, por ejemplo, cada 90 días, por
entrega, lo que sea.
Se indican los principales objetivos del Proyecto y el sistema con el que van a ser evaluados.
1. Específicos.
2. Medibles.
3. Estar alineados con los objetivos principales de la empresa.
Se deben indicar cuales son los criterios de éxito y de cumplimento de esos objetivos.
Se indica cómo se evaluará la satisfacción del cliente, por ejemplo, mediante una
encuesta, test, formularios, etc.
Para cada objetivo del Proyecto debe definirse un indicador objetivo de éxito.
Por ejemplo:
Establecemos una lista inicial y posteriormente estableceremos procesos para que todos los
Stakeholders estén perfectamente identificados y monitorizados.
Como hemos dicho muchas veces a lo largo de esta guía, la realizamos tal y como se conocen en
el momento de la realización del acta de constitución, en este momento del Proyecto tenemos la
información que tenemos.
Más adelante, se realizará un análisis exhaustivo para identificar a todos los interesados en el
Proyecto.
Es una buena práctica introducir un gráfico para ver en un solo golpe de vista cuales son los
interesados más significativos y de mayor relevancia en el proyecto.
Quienes son las personas encargadas de la aprobación de los entregables del Proyecto.
Se debe reflejar de forma muy clara, cuales son los requisitos de aprobación del proyecto.
Debe ser una aprobación específica en base a características medibles y perfectamente
especificadas.
Por cada una de las fases, de todos los entregables y del producto final resultante de la
ejecución del proyecto.
Si existe en la organización, o por parte del cliente, una plantilla específica que se utiliza
para las aprobaciones, se debe indicar cuál es esa plantilla y relacionarla con el entregable al
que afecta.
El cierre del Proyecto enseña la manera de cerrar el Proyecto a plena satisfacción del cliente,
de manera que se obtenga el máximo provecho de la experiencia y asegurar que el Proyecto no
consuma más recursos en el futuro (garantía).
Indicar nuestra asignación como Directores del Proyecto y nuestro nivel de autoridad respecto al
Proyecto, cuáles son nuestras postestades y nuestras restricciones. Un asunto que te interesa
mucho.
Se especifica el nombre y apellido del Gerente de Proyecto asignado, cargo, gerencia a la que
pertenece y rama ejecutiva a la que pertenece.
Nivel de autoridad.
Se describe el nivel de autoridad del Director del Proyecto y las restricciones que tiene su
autoridad.
De esta manera queda definido que decisiones podemos tomar por nuestra cuenta y cuales
debemos escalar para pedir opinión e, incluso, la autorización pertinente.
Por ejemplo:
Fuente wikipedia:
Como vemos, con el acta, no quedan dudas de que los implicados están IMPLICADOS y
que el proyecto, con los parámetros fijados en el Acta de Constitución debe comenzar bajo la
autoridad del Director de Proyecto que, en el acta, ha sido autorizado.
Quién va a recibir copia del Acta de Constitución, es decir, aquellas personas que se considera
que deben estar informadas del contenido del Acta de Constitución
Es un listado interno de distribución, en el que constan aquellos interesados que deben tener
conocimiento y constancia del acta
De esta manera queda reflejo de todos aquellos que conocen que el proyecto va a tener
inicio y de la condiciones, plazos, coste y objetivos iniciales.