Curso de Calc

Introducción

Calc es el programa de hojas de cálculo de LibreOffice.org, similar a Microsoft Excel.

Debido a que se trata de un programa con licencia libre para modificarlo, constantemente se
renueva con nuevas versiones.

El programa Calc está diseñado como un libro con distintas hojas donde usted puede
introducir datos, realizar cálculos con fórmulas matemáticas y/o estadísticas y generar gráficos.
En este curso trabajaremos con la descripción de las características y las
funcionalidades básicas de una hoja de cálculo. Simultáneamente, abordaremos operaciones
con Calc, desarrollando actividades prácticas de aprendizaje a partir de las cuales usted podrá

realizar una autoevaluación de los conocimientos aprendidos. Nuestra meta es que usted
adquiera destrezas en forma autónoma en el uso de Calc.
Esta guía está organizada en cinco capítulos, según objetivos de aprendizaje a alcanzar:
 Capítulo 1: Entorno Calc: Reconocer y explorar los elementos más importantes del
entorno de Calc. Guardar un archivo de Calc.

 Capítulo 2: Introducir y editar datos: Ingresar datos en las hojas de cálculo, desde
las celdas o la Barra de Fórmulas. Reconocer los tipos de datos que se utilizan en Calc.
Aplicar comandos y técnicas básicas de edición para dinamizar el ingreso de datos.

 Capítulo 3: Formato: Modificar el formato o diseño a los diferentes componentes

de la hoja de cálculo (celdas, columnas, filas, página) a través del Menú Formato.

 Capítulo 4: Funciones: Aplicar sus conocimientos previos a la construcción de

fórmulas que relacionen distintos valores numéricos de una hoja. Explorar los
procedimientos que permiten optimizar el uso de fórmulas, minimizando la posibilidad de
cometer errores. Copiar y pegar fórmulas, teniendo en cuenta las referencias relativas,
absolutas y mixtas. Realizar una aproximación a las opciones de ordenamiento y filtrado de
datos a través del Menú Datos.

 Capítulo 5: Insertar gráficos: Crear y editar un diagrama o gráfico con los datos
ingresados en la hoja de cálculo.

Para lograr estas metas deberá leer atentamente los conceptos expuestos y resolver las
actividades de aprendizaje. Ante cualquier dificultad, repase los temas que no le queden claros
y no dude en consultar al docente. Asimismo, puede consultar en la página web oficial de
LibreOffice: http://es.libreoffice.org/ Es importante que encuentre respuestas a todas sus
inquietudes.

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CAPÍTULO 1

Entorno
Calc
 Curso de Calc

Inicio de Calc

• Para ejecutar Calc en Windows vaya al Menú Inicio y active el submenú Todos los
programas. El programa Calc se encuentra dentro del submenú LibreOffice.org.

Inicio > Todos los programas.> LibreOffice.org

• Para ejecutar Calc en Linux vaya a Aplicaciones y active el Menú Oficina .

Aplicaciones > Oficina > LibreOffice.org

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 Curso de Calc

Al abrir el programa Calc, observará una plantilla de bienvenida que le permite

seleccionar el tipo de documento que desea abrir. Haga click sobre la opción hoja de cálculo,
que es un documento de trabajo.

Una vez que haya ingresado a Calc, en su pantalla aparecerá la ventana de aplicación.

En la figura de la siguiente página puede identificar cada uno de los elementos de la

ventana de Calc:

Barra de Título Barra de Menú Barra de Herramientas Barra de Botones de

Estándar Herramientas Control de
de Formato Ventana

Barra de
Fórmulas

Celdas

Barras de
Hojas Desplazamiento
Barra
Estado

Barra de Título
Contiene el símbolo del programa, el nombre del archivo que se está editando y, en el
extremo derecho, los botones de control que se utilizan para minimizar, maximizar o restaurar y
cerrar una aplicación, respectivamente.

Barra de Menú
Contiene las entradas a cada uno de los menúes de tareas del programa, organizados
por tema o campo de aplicación. Los componentes de la Barra de Menú en Calc son: Archivo,
Editar, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos, Ventana y Ayuda.

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 Curso de Calc

Es importante destacar que en esta Barra de Menú se encuentran todas las

herramientas y acciones posibles de efectuar en Calc. Sin importar la versión del programa que
se instale (en las que puede variar considerablemente el entorno visual) podremos buscar las
herramientas que estén disponibles explorando los menúes desplegables de la Barra de Menú.

Haciendo click en cada entrada de la Barra de Menú se despliega el menú

correspondiente. Para desactivar un menú, haga click en cualquier lugar de la pantalla.
Las opciones que se ven en color gris son opciones que no están habilitadas en ese
momento. Por ejemplo, si no ha introducido ningún dato al archivo, la opción Deshacer estará
inhabilitada. Esto sucede para todos los menúes de la Barra de Menú.
A su vez, dentro de los menúes podemos encontrar submenúes; estos se identifican con
una pequeña flecha en la lista de opciones. Haciendo click sobre esta flecha accedemos a las
opciones que posee el submenú. Ejemplo: El submenú Fila del Menú Formato contiene los
siguientes submenúes: Alto, Ancho óptimo, Ocultar, Mostrar.

Como puede observar, en los menúes desplegables de la Barra de Menú, algunas

opciones tienen tres puntos suspensivos (ejemplo: Celdas...). Esto significa que si
seleccionamos esa opción se abrirá un cuadro de diálogo, donde deberá seleccionar algunas
alternativas o completar con ciertos datos.

Barras de Herramientas
Existen diferentes Barras de Herramientas que se pueden activar/desactivar desde el
Menú Ver > Barra de Herramientas. Las más utilizadas son: Estándar, Formato y Fórmulas.

La Barra de Herramientas Estándar contiene los símbolos de las funciones más

habituales de uso; la Barra de Herramientas Formato permite modificar rápidamente el texto
en los documentos, la Barra de Funciones permite realizar distintos tipos de cálculos.

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Curso de Calc

Cuando elige una Barra de Herramientas, la misma aparece flotando sobre el área del
documento a modo de ventana flotante. Arrastrándola desde la Barra de Títulos con el botón
izquierdo del mouse se puede trasladar hasta un sector que no le moleste para trabajar. Puede
también adosarla a los bordes de la ventana de Calc; para esto debe arrastrarla hacia algún
lateral y un marco gris le indicará cual será la ubicación de la barra si la suelta en ese
momento.

Barra de
Titulo

Menú Área de
desplegable Arrastre

Para elegir los botones que desea dejar visibles en la Barra de Herramientas, debe
acceder a la flecha negra de menú desplegable, elegir la opción Botones Visibles y
seleccionar con un click sobre los botones que desea mostrar u ocultar. La opción
Personalizar le permite modificar cada una de las Barras de Herramientas para adecuarlas a
su gusto o necesidad.

Menúes Emergentes
Los Menúes Emergentes se activan con el botón derecho del mouse sobre el elemento
seleccionado. Se trata de una forma más rápida de acceder a las opciones de la Barra de
Menú.

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 Curso de Calc

Estas funciones u opciones de menú dependen del lugar en donde haga click, de manera
que tendrá a la vista sólo las funciones que son aplicables en ese lugar/elemento/selección. Por
esto, es importante recordar que antes de activar un menú, debe seleccionar primero el dato a
modificar. Por ejemplo, haciendo click con el botón derecho del mouse sobre el texto, obtiene
un Menú Emergente que le ofrece herramientas del Menú Formato, adicionando algunas
opciones de otros menúes, como la opción Pegar, que se encuentra en el Menú Editar.

Barra de Estado
Proporciona información sobre el documento activo, como el número de la hoja donde
está ubicado actualmente, el número total de hojas, el estilo de hoja, la función con la que está
trabajando, datos de la escala en la que está trabajando, etc.

Barras de Desplazamiento
Permiten desplazar el campo de visión del documento cuando sus dimensiones exceden
la ventana de trabajo. Hay dos Barras de Desplazamiento: Inferior (desplazamiento
horizontal), Derecha (desplazamiento vertical).

Hojas
Una hoja de cálculo contiene por defecto tres hojas, que son las tres pestañas que
aparecen arriba de la Barra de Estado. Si se requiere, se pueden agregar más hojas. Para
pasar de una hoja de cálculo a otra, sólo debe pulsar sobre la pestaña que presenta cada hoja.

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Celdas
La intersección de una fila y una columna recibe el nombre de celda, y se identifica por la
combinación de letra y número correspondientes a la columna y fila a las que pertenece. Las
filas, se disponen en forma horizontal y se identifican por un número. Las columnas se ubican
verticalmente y se referencian con una letra. La Referencia es el nombre de la/s celda/s.

Barra de Fórmulas
En la Barra de Fórmulas se puede observar la Referencia de la celda en la que nos
encontramos. Desde aquí también se puede modificar el contenido de la celda. La Barra de
Fórmulas contiene los elementos que se señalan en la siguiente figura:

Botones: Función, Eliminar, Validar.

Celda Contenido de la
activa celda activa

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Desplazarse dentro del documento

Dentro de la hoja de cálculo podemos desplazarnos de distintas maneras.

Puede trasladarse de una hoja a otra dentro de un libro, haciendo click en la pestaña que
lleva su nombre.

Para desplazarse dentro de cada hoja del libro Calc, puede utilizar las Barras de
Desplazamiento.

Además, puede moverse utilizando el teclado. En este caso, no sólo se desplaza por el
documento, además selecciona o activa una celda diferente a su paso.

<Re-Pág> Retrocede una página

<Av-Pág> Avanza una página
<Control> + Flecha Izquierda Primera celda que contenga datos
<Control> + Flecha Derecha Última celda que contenga datos
<Inicio> Primera celda de la línea
<Control> + <Inicio> Principio de la hoja
<Control> + <Fin> Fin de la hoja

Las teclas de dirección, avanzan en los sentidos especificados

Seleccionar celdas

Un paso básico antes de comenzar a realizar operaciones es conocer las posibles

formas que tenemos de seleccionar las celdas.

Para introducir o modificar datos, primero debe seleccionar las celdas que contienen los
datos. Las celdas seleccionadas se denominan celdas “activas” y se remarcan con un borde de
mayor grosor. Además, la Barra de Fórmulas exponen el contenido de las celdas
seleccionadas.

Seleccionar una celda

Para seleccionar una celda sólo debe hacer un click sobre la misma.

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Seleccionar un grupo de celdas

Generalmente a un grupo de celdas se las denomina “Rango” o “Bloque de celdas”. Un
rango es un conjunto de valores que pertenecen a un determinado intervalo y que se expresa
con dos puntos entre las celdas que lo contienen. Por ejemplo el rango C10:C12 contiene las
celdas C10, C11 y C12. Los dos puntos (:) simbolizan las celdas intermedias restantes del
bloque o rango. Más adelante, cuando opere con funciones sobre un rango deberá expresar el
rango entre paréntesis para que la función actúe sobre él. El rango contenido entre paréntesis
pasa a ser el “Argumento” de la función; es decir, sobre lo que tiene que actuar. Cabe aclarar
que una única celda seleccionada también constituye un rango o bloque y se expresa, por
ejemplo, D5:D5. A los fines de unificar conceptos, en esta guía denominaremos “Rango” o
“Bloque" a un conjunto de dos o más celdas. Existen varias formas de seleccionar un rango:

• Activar la primera celda del rango y, sin soltar el botón del mouse, arrastrar el cursor
hasta la última celda.

• Seleccionar la primera celda del rango y, manteniendo presionada la tecla <Shift>,

seleccionar la última celda del rango.

• Introducir en la Barra de Fórmulas la Referencia del rango. Es decir, la designación

de la primera celda seguida por dos puntos y la designación de la última celda. Por ejemplo, en
la siguiente figura se muestra el rango C2:F5.

Seleccionar filas y columnas

Para seleccionar una fila o columna completa se hace un click sobre la letra de la
columna o número de la fila. También puede seleccionar varias filas o columnas contiguas.

Seleccionar celdas discontinuas

Para seleccionar varias celdas que no se encuentran todas juntas formando un rango, se
activa la primera celda y, presionando la tecla <Ctrl>, se seleccionan el resto de las celdas. Con
el mismo procedimiento, se pueden seleccionar rangos, filas y columnas discontinuos.

Seleccionar todas las celdas

Para seleccionar todas las celdas, simplemente se hace un click sobre el cuadro de
intersección entre las columnas y las filas.

Seleccionar rangos extensos

Para seleccionar rangos extensos pulse la tecla <F8> y a continuación desplace el cursor
con las teclas de dirección. También se pueden utilizar las teclas <Av Pág> o <Re Pág>. Para
finalizar el modo de selección extendido, pulse la tecla <Esc>.

12 Departamento Universitario de Informática - UNC

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ACTIVIDAD N°1: Abrir una hoja de cálculo

1. Active Calc y explore su entorno

Ejecute el programa Calc e identifique los elementos que conforman el entorno de la ventana
de Calc. Despliegue cada uno de los menúes de la Barra de Menú y observe sus contenidos.

2. Reconozca las diferentes formas del cursor

Recorra con el mouse la zona de los menúes, la zona de las celdas, los números
correspondiente a las filas y las letras que designan las columnas. Observe los cambios que
experimenta el cursor a cada paso.

3. Seleccione una celda

Haga click en una celda. Observe que en el Área de hoja de la Barra de Fórmulas figure la
referencia a la celda activa.

4. Seleccione más de una celda

Seleccione dos columnas discontinuas. Luego seleccione un salpicado de celdas dispersas.
Finalmente, en el Área de hoja de la Barra de Fórmulas introduzca el rango A3:E5.

5. Mueváse por el documento

Utilizando las teclas de dirección, regrese al comienzo de la hoja con un solo movimiento.
Luego, posiciónese al final de la hoja con un solo movimiento. Finalmente cambie de hoja.

6. Cierre el documento
Para cerrar la aplicación puede presionar sobre el botón Cerrar, en el extremo superior
derecho de la pantalla; o desde el Menú Archivo > Terminar. Observe que si usted no ha
guardado el documento en su PC o ha introducido cambios en un archivo preexistente, se
abrirá una opción para guardar el archivo. En la próxima actividad ejercitará cómo guardar un
documento. Ahora pulse la opción Cancelar para anular la opción de cerrar y continuar con la
aplicación abierta.

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Curso de Calc

ACTIVIDAD N°2: Guardar un documento

Guardar implica darle un nombre y ubicación a los documentos para posibilitar su

posterior apertura y modificación. Es conveniente guardar (grabar) por primera vez los
documentos al poco tiempo de empezar a trabajar para evitar pérdidas.

1. Active el cuadro de diálogo Guardar como

Continúe trabajando con el documento abierto en la actividad anterior. En la Barra de Menú
active el Menú Archivo y haga click en el botón Guardar como. Cuando efectúe esta
operación, aparecerá en su pantalla un cuadro de diálogo que solicita el nombre y la ruta para
guardar el texto:

Seleccione la unidad
donde guardará
el archivo

Seleccione la
extensión del
Escriba el nombre archivo. La
que desee predeterminada de
asignarle al Calc actualmente
archivo es .ods

Tilde esta casilla para

proteger el documento
con una contraseña

2. Seleccione la ubicación
Elija la ubicación Escritorio, para que el archivo se guarde en el escritorio de su PC.

3. Escriba el nombre del documento

En el campo Nombre tipee el nombre que quiere darle al documento. En este caso, podría ser
"Guía UNC”.

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 Curso de Calc

4. Elija el formato del documento

La extensión predeterminada de las hojas de cálculo del programa Calc es .ods. Esto significa
que cada vez que guarde un documento de Calc, a continuación del nombre se agregará
automáticamente .ods.
Sin embargo, se puede seleccionar otro formato del documento que esté guardando. Para
acceder a las opciones de formatos disponibles en Calc, haga click en el menú desplegable
Tipo de archivo. Una vez desplegado, seleccione el formato deseado con un click del botón
izquierdo del mouse. La extensión que elija para el archivo será la definitiva.

5. Exporte una versión PDF

Existe en Calc la opción de exportar el archivo en formato PDF (Portable Document Format:
Formato de Documento Portátil). Es un formato especialmente ideado para documentos
susceptibles de ser impresos. Tiene la característica de no ser modificable y conservar las
proporciones y formatos, evitando así incompatibilidades al abrir los documentos en
computadoras diferentes a la que le dio origen.
Para poder exportar un documento en PDF hay dos caminos posibles: a través del Menú

Archivo/ Exportar en formato PDF, o a través del botón .de la Barra de Herramientas
Estándar. En este caso, el documento original permanece con la extensión establecida en su
origen y se genera una copia en versión PDF.

6. Proteja su documento
Al guardar un arcivo, puede seleccionar la opción Guardar con contraseña para proteger el
documento de modo que no pueda ser leído o modificado sin su permiso. Al Aceptar, se abrirá
un cuadro de diálogo con dos campos (Contraseña y Confirmar) en los que deberá introducir
la contraseña que desee.

7. Guarde los cambios

Para renovar la grabación de los cambios introducidos utilice la opción Guardar del Menú

Archivo. También puede pulsar sobre el botón de la Barra de Herramientas Estándar, o

presionar simultáneamente las teclas <Ctrl> + <G>.

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Curso de Calc

8. Active la función Guardar automáticamente

Existe una opción para que se guarden automáticamente las modificaciones introducidas en el
documento en un lapso determinado de tiempo.
Para activar esta opción, en el Menú Herramientas pulse Opciones.

En el cuadro de diálogo, escoja la opción Cargar/Guardar y, dentro de ésta, seleccione

General. Observe que en la sección Guardar puede tildar la opción Guardar
automáticamente cada eligiendo la cantidad de minutos dentro de los cuales quiere que el
documento se guarde. También puede elegir ser consultado antes de guardar tildando esta
opción.

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 Curso de Calc

Abrir un documento guardado

Para abrir un documento tiene varias alternativas:

• Si Calc no está abierto y el documento que está intentando abrir fue utilizado
recientemente, vaya a la opción Documentos o Documentos recientes del Menú Inicio
(Windows) o de Lugares (Linux).
• Si el archivo es uno de los últimos utilizados, también puede abrirlo desde el
programa Calc, desde el Menú Archivo. Su nombre se encontrará en una lista de documentos
en el sector inferior.
• Si desea localizar la ubicación del archivo, abra el cuadro de diálogo Abrir desde el
Menú Archivo de Calc. El cuadro de diálogo muestra la lista de los archivos dentro de la
última carpeta consultada. Si el documento que desea abrir está ubicado en otra carpeta,
incluso contenida en otra unidad de almacenamiento (disco extraíble, entorno en red, etc),
puede moverse a través del árbol de directorios.

Una vez ubicado el documento deseado, se abre haciendo doble click sobre el archivo.
En su pantalla recuperará el documento creado anteriormente.

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Curso de Calc

Menú Ayuda

Calc ofrece un sistema de ayuda, útil para aquellos momentos en que nos preguntamos
acerca del proceder de casos particulares o deseamos saber más sobre determinada
herramienta. El Menú Ayuda permite acceder a las herramientas que se observan en la
siguiente figura:

Ayuda

Cuando activa la opción Ayuda a través del Menú Ayuda de la Barra de Menú o
presionando <F1>, aparece una nueva ventana dividida en dos. A la izquierda posee cuatro
pestañas: Contenidos, Índice, Buscar y Marcadores. Son diferentes maneras de llegar hasta
el tema del cual necesitamos información.
Puede resultarle útil la búsqueda a través de la pestaña Buscar, ya que aquí puede
ingresar una palabra relacionada con el tema que necesita y se desplegará una lista con los
resultados de diferentes contenidos en los cuales se encuentra empleada la palabra en
cuestión. Puede acotar la búsqueda seleccionando los casilleros Buscar solo en títulos y/o
solo Palabras completas.

El botón ¿Qué es esto?

Si tiene alguna duda sobre la función o denominación de alguno de los elementos de

Calc que aparecen en la pantalla, puede recurrir al botón ¿Qué es esto?.
Para acceder a este elemento, pulse al mismo tiempo las teclas <Shift> + <F1> y el
puntero del mouse cambiará su aspecto, aparecerá en pantalla el icono móvil ¿Qué es esto?.
Luego lleve el puntero sobre el elemento o botón sobre el que necesita ayuda y aparecerá un
cuadro con un mensaje resumiendo la función de ese botón o elemento seleccionado.

18 Departamento Universitario de Informática - UNC

CAPÍTULO 2

Introducir
Datos
 Curso de Calc

Introducir Datos

Para introducir información en Calc primero debe seleccionar la celda donde requiere
ingresar los datos. Una vez introducido el dato, pulse <Enter>.
Al ingresar información en una celda, la Barra de Fórmulas se activa. Más adelante
veremos que en la Barra de Fórmulas se expresa la función o fórmula que en la celda se
muestra con el valor correspondiente al resultado final de la fórmula.

Modificar contenido
El contenido de la celda se puede modificar desde la misma celda o desde la Barra de
Fórmulas. Si la celda no se encuentre activa para modificar los datos, pulse la tecla <F2> o
haga doble click sobre la misma. En caso contrario sobreescribirá la celda, eliminando los datos
originales.

Eliminar contenido
Para eliminar contenido, presione la tecla <Supr> o <Del>. Aparecerá un cuadro de
diálogo para que indique qué datos desea borrar. Esta misma acción se puede ejecutar desde
el Menú Editar.

Departamento Universitario de Informática – UNC 21

Curso de Calc

Tipos de datos

Los tipos de datos que puede introducir en Calc son:

1. Valores: Los valores pueden ser números, fechas, horas, etc. Por ejemplo: 15,
07/07/1954, etc.
2. Texto: En Calc generalmente se utilizan rótulos o títulos. Los títulos son leyendas o
etiquetas que colocamos para nombrar o designar una entidad, un tópico o un grupo de datos.
Por ejemplo: “Nombre”, “Teléfono”, etc.
3. Fórmulas o Funciones: Son expresiones aritméticas que relacionan los valores de
las celdas. A través de ellas se vinculan las distintas celdas de una hoja de cálculo. Si tras
haber introducido una fórmula, se modificara el contenido de alguna de las celdas
intervinientes, el programa calculará automáticamente el nuevo resultado. Las fórmulas
comienzan con el signo de igual (=).

La hoja de cálculo de la siguiente figura muestra una planilla de inscripción a un curso.

Algunas celdas contienen números y otras texto. El contenido de la celda activa se muestra en
la Barra de Fórmulas. Más adelante volveremos sobre las funciones o fórmulas.

22 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

Autocompletado

En Calc es posible completar una secuencia de datos sin necesidad de tipear cada uno
de los elementos de la serie. En este sentido, con sólo uno o dos términos de la serie, Calc
intenta autocompletar la secuencia lógica en las celdas en las que se extienda la selección. Por
ejemplo si escribe “lunes”, en las celdas contiguas se podrá autocompletar con el resto de los
días de la semana. Para ello debe arrastrar el mouse desde el vértice inferior derecho de la
celda donde iniciará la serie (en el ejemplo, desde la celda “lunes”) hasta la celda donde desee
finalizar la serie. A medida que arrastra el mouse por las celdas, aparecen unos carteles que
indican el elemento de la serie que corresponde a cada una de las celdas (en el ejemplo, el
cartel jueves).

Si al arrastrar la selección mantiene pulsada la tecla <Ctrl> , la serie se autocompletará

realizando una copia textual del mismo dato. Se trata de otro modo de copiar y pegar datos.
Más adelante profundizaremos sobre esta posibilidad de edición.

El autocompletado puede realizarse en cualquiera de las cuatro direcciones (arriba,

abajo, izquierda, derecha) y en tantas filas y columnas como desee.

Para configurar el autocompletado, puede utilizar los comandos del cuadro de diálogo
Series del Menú Edición > Rellenar que se muestra a continuación.

Departamento Universitario de Informática – UNC 23

Curso de Calc

ACTIVIDAD N°3: Introducir Datos

Continúe trabajando con el archivo “Guía UNC” guardado en la Actividad Nº 2.

1. Introduzca datos
En la celda A1 ingrese el texto “Guía UNC” Confirme el ingreso del dato pulsando <Enter>.

2. Continúe ingresando datos

Complete el ingreso de los datos que figuran abajo.
Para introducir un salto de línea en la misma celda presione simultáneamente <Crtl> + >Enter>.

Posiblemente el contenido sea más extenso que el tamaño de la celda y parezca ocupar
otras celdas contiguas. Al pulsar <Enter> observe que la celda muestra sólo el contenido que
puede entrar en el tamaño predefinido y aparece una punta de flecha dentro de la celda que
indica que la información continúa. Este inconveniente se soluciona aumentando el tamaño de
la columna. En el próximo capítulo aprenderá a modificar el formato de las celdas.

24 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

Punta de
Flecha:
Indica que
continúa el
contenido
de la celda

3. Modifique los datos

Ubique el cursor en la celda B3 y altere el orden de los datos de las líneas rotativas: cambie
“433-2037/2034” por “433-2034/2037”.
Luego, desde la Barra de Fórmulas cambie los datos de la celda B5 para que el resultado final
de dicha celda sea: “4334176”.

4. Elimine contenido de las celdas

Seleccione el rango A5:B5. Pulse la tecla <Supr> y en el cuadro de diálogo que se abre elija la
opción Números. Observe cuáles son los datos que no se han borrado.

5. Active otra hoja

Para pasar a la Hoja 2, sólo debe pulsar sobre la pestaña.

6. Autocomplete
En la Hoja 2 autocomplete una serie de años. Para ello escriba “2005” en la celda B3 y arrastre
el mouse por la misma fila hasta el año “2011”.

Departamento Universitario de Informática – UNC 25

Curso de Calc

Menú Editar

El Menú Editar de Calc dispone de comandos de gran utilidad para el trabajo de edición
de una hoja de cálculo: Deshacer, Restaurar, Cortar, Copiar, Pegar, Pegado especial,
Buscar y reemplazar, entre otras.
Además, estas opciones se pueden activar desde el Menú Emergente, desde las
Barras de Herramientas y desde la Barra de Fórmulas.

Deshacer y Rehacer

Los comandos Deshacer y Restaurar permiten eliminar o recuperar las últimas acciones
realizadas. Haciendo click en Deshacer, se borra la última modificación realizada en la hoja de
cálculo. Con el botón Restaurar puede recuperar las acciones que previamente anuló con el
comando Deshacer. Si desea restaurar o deshacer varias acciones de una vez, puede
seleccionarlas en el menú desplegable que se desprende en el borde de cada uno de los
símbolos Deshacer y Restaurar.

26 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

Calc guarda en su memoria un número limitado de modificaciones que se pueden

deshacer. Desde el Menú Herramientas > Opciones > LibreOffice.org > Memoria de
trabajo > Cantidad de pasos, puede configurar la cantidad de acciones que se pueden
deshacer.

Buscar y Reemplazar

El comando Buscar y Reemplazar permite localizar rápidamente un dato en el

documento y, si fuera necesario, reemplazarlo por otra información. Se trata de una forma
rápida de moverse hasta una posición específica de un documento y también de reemplazar un
dato por otro. Al ejecutar esta opción del Menú Editar accede al siguiente cuadro:

En el campo Buscar, indique el dato y pulse el botón Buscar. En el proceso de

búsqueda, Calc seleccionará el dato que encuentre, desde el punto de inserción. Si presiona el
botón Buscar todo seleccionará en todo el documento las veces que se repita esa secuencia o
palabra.

Departamento Universitario de Informática – UNC 27

Curso de Calc

La casilla Sólo celdas completas busca el término ingresado sólo si éste es el único
dato que contiene la celda. De este modo, si el dato de búsqueda es una parte de la celda el
programa no lo encontrará.

La casilla Coincidencia exacta especifica si el dato está expresado en mayúsculas o

minúsculas.

Calc nos mostrará el resultado de la búsqueda, proporcionándonos la opción de

Reemplazarlo o continuar con la búsqueda.

Si desea reemplazar un dato por otro, debe llenar el campo Reemplazar por, indicando
el nuevo dato que debe sustituir al encontrado. Aquí también, de manera similar a buscar,
puede optar por ver cada reemplazo a través de Reemplazar o reemplazar todas las
expresiones que se repitan en el documento a través del botón Reemplazar todo

En la sección que se activa al pulsar el botón Más opciones puede establecer una serie
de criterios para concretar o ampliar más la búsqueda:

• Sólo selección actual: La búsqueda tendrá lugar sólo dentro del texto seleccionado
previamente a acceder al cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

• Retroceder: La búsqueda comienza en la posición actual del cursor y continuará

hacia el comienzo del documento.

• Expresiones regulares: Permite trabajar con comodines en el texto de búsqueda.

Por ejemplo, si indica "4..88” encontrará "47688”, “41188” o cualquier dato que tenga como su
primer carácter “4” y como los dos últimos dígitos "88" y tenga dos números en el medio. Los
puntos (.) reemplazan la cantidad y ubicación de los caracteres que funcionarán como
comodines.

• Buscar estilos: Con esta opción se buscarán en el documento determinados estilos

de caracteres, que puede reemplazar por otros. Tilde primero la casilla Buscar estilos. Luego
en el campo Buscar escriba el nombre del estilo o seleccione uno de la lista. En el campo
Reemplazar por complete o elija el estilo de reemplazo.

• Búsqueda por semejanza: Marque esta casilla para activar la búsqueda por
semejanza y determine las opciones con el botón "...". Ejemplo: si busca por semejanza la
palabra “1999” encontrará, por ejemplo, “1979”. El botón “...” provee la opción de indicar si
requiere que la palabra cambie un carácter, dos caracteres, etc..

Para cerrar el cuadro de diálogo Buscar y Reemplazar haga click en el botón Cerrar. Si
desea mantener activo el cuadro de diálogo mientras trabaja en el texto, puede pulsar sobre el
texto y pulsar nuevamente sobre el cuadro para volver a activarlo.

28 Departamento Universitario de Informática - UNC

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Cortar, Copiar y Pegar

Las operaciones Cortar, Copiar y Pegar son las más usadas del Menú Editar. Con Calc
podremos copiar o cortar (mover) celdas desde una localización de la hoja de cálculo a otra/s
celda/s, a otra hoja del mismo libro, a otro libro e incluso a otras aplicaciones. Las operaciones
de copiar y cortar se diferencian básicamente en que Copiar mantiene los datos en su
localización original, realizando un duplicado de los mismos, mientras que la opción Cortar
borra los datos de la ubicación de origen.

Una vez que ha copiado o cortado, procederá a Pegar los datos en la nueva ubicación.
Si las celdas de destino tienen contenido, los datos que estaban desaparecerán al pegar la
nueva información. Por otra parte, para pegar una selección de rango no es necesario
seleccionar todo el rango de destino, basta con seleccionar la primera celda.

La información que se corta o se copia se guarda en un área de memoria llamada

Portapapeles (único para todas las aplicaciones activas) y permanece allí hasta que se corta o
copia otra información. Esto permite pegar el dato tantas veces como desee, sin necesidad de
copiarlo nuevamente.

Como ya se ha expuesto, estas operaciones también se pueden realizar con los botones
de la Barra de Herramientas y a través del Menú Emergente.

Por último, puede copiar y pegar mediante el método de arrastrar el mouse. Para Copiar,
ubica el cursor en un borde del rango de celdas seleccionado hasta que el puntero aparezca en
forma de flecha norma, hace un click y sin soltar el botón arrastra el bloque seleccionado hasta
dejarlo en la posición que desea.

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Curso de Calc

Pegado especial

La opción Pegado especial permite especificar el modo en que se pegaran los datos
copiados o cortados. Al activar esta opción, se abre el siguiente cuadro de diálogo:

Selección
En la sección Selección se indican los elementos de los datos copiados o cortados que
se desean pegar. La opción Pegar todo selecciona todos los elementos que contienen las
celdas copiadas. El resto de las opciones permite discriminar los elementos a pegar: Texto,
Números, Fecha y hora, Fórmulas, Notas (comentarios agregados a las celdas), Formatos
(atributos aplicados) y Objetos (por ejemplo, imagen).
Esta lista de opciones es similar a la que se expone en la opción Eliminar contenidos.

Operaciones
En la sección Operaciones se selecciona la operación que deberá realizarse entre el
dato copiado y los valores de la celda de destino: Sumar, Sustraer o restar, Multiplicar y
Dividir.

Desplazar celdas
Las opciones para desplazar celdas permiten que si el área de destino contiene datos, al
pegar no se sobreescriban las celdas.

30 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

Opciones
En esta sección se encuentran las siguientes opciones
• Ignorar celdas vacías: No pega las celdas vacías del rango de celdas copiado.
• Transponer: Pega las celdas de modo inverso a la distribución de origen: una fila
copiada se pega en columna, y viceversa.
• Vínculo: Pega una referencia del contenido de las celdas de origen. De esta manera,
una modificación en el contenido de la celda de origen, cambia automáticamente la
celda de destino.

Por su parte, desde la Barra de Fórmulas se puede utilizar la técnica denominada

Referenciar que permite copiar sin afectar las fórmulas que contengan las celdas y que
veremos en el capítulo de funciones o fórmulas.

Departamento Universitario de Informática – UNC 31

Curso de Calc

ACTIVIDAD Nº4: Editar

Continúe trabajando con el archivo “Guía UNC”, modificado en la Actividad Nº 3. .

1. Buscar y Reemplazar
Utilizando el comando Buscar y Reemplazar modifique el dato “433” por “423” de todo el libro.

2. Deshacer
Elimine el cambio realizado en el punto anterior, de modo que el resultado sea igual a “433”.

3. Cortar y Pegar
Posicione el cursor sobre la celda A1 y elija la opción Cortar. Luego ubique el cursor en la
celda B1 y active la opción Pegar. Observe que el título “Guía UNC” se ha movido una celda
hacia la derecha.

4. Copiar y Pegar una celda

Copie la celda A6 y péguela al final de la columna A. Luego modifique una parte del contenido
de la nueva celda, de modo que el resultado sea el siguiente: “Comedor Universitario | Sede Bº
Pueyrredón”.

5. Copiar y pegar un rango

Copie todo el contenido de la Hoja 1 y péguelo en la Hoja 3.

32 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

Insertar y Eliminar Celdas

Desde el Menú Insertar de Calc puede insertar y borrar celdas. Asimismo, este menú
permite realizar otros comandos que veremos más adelante. Además, recuerde que la mayoría
de las opciones se pueden activar desde el Menú Emergente y desde las Barras de
Herramientas.

Insertar celdas

Para insertar celdas, seleccione un rango de celdas equivalente a la cantidad de celdas

que desea insertar y pulse sobre la opción Celdas del Menú Insertar. Se activará el siguiente
cuadro de diálogo:

Las últimas dos opciones permiten insertar filas o columnas completas, ídem a los
submenúes Insertar > Filas e Insertar > Columnas

Eliminar celdas

Hemos visto el modo para eliminar el contenido de las celdas utilizando la tecla <Supr>.
La opción Eliminar Celdas, no sólo borrará el contenido sino que, además, desaparecerá por
completo la celda, fila o columna seleccionada.

ACTIVIDAD INTEGRADORA

Departamento Universitario de Informática – UNC 33

Curso de Calc

Abra un nuevo documento y guárdelo con el nombre “Censo2010”.

1. Introduzca datos
En la nueva hoja de cálculo escriba los siguientes datos, sin llenar las celdas correspondientes
a la fila 2.

2. Continúe introduciendo datos

Para completar la columna A (Departamento), utilice las técnicas de Autocompletado o los
comandos Copiar y Pegar.

34 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

3. Modifique los datos

Modifique los datos de algunas celdas correspondientes a la columna A sin sobrescribir las
mismas, es decir sin necesidad de tipear nuevamente la palabra “Departamento”. El resultado
debe ser similar al que se muestra en la siguiente figura:

4. Elimine contenido
Borre el texto de la celda A4 (“Zona”). Luego escriba en esta celda la palabra “Departamento”.

5. Corte y Pegue
Corte los datos de la celda B1 y pegue en la celda A1.

6. Elimine una columna

Elimine la columna B. El resultado debe ser similar a la figura que se muestra en la siguiente
página.

Departamento Universitario de Informática – UNC 35

Curso de Calc

7. Inserte filas
Inserte dos filas debajo de la fila 1. Introduzca “Pcia. de Córdoba” en la celda A3 de modo que
el resultado sea el siguiente:·

36 Departamento Universitario de Informática - UNC

CAPÍTULO 3

Formato
 Curso de Calc

Menú Formato

Para modificar el diseño de las celdas, filas, columnas, páginas, caracteres, párrafos y
hojas (tamaño, fuente, tipo de letra, color, etc.) puede utilizar el Menú Formato.
A continuación, se exponen los comandos más utilizados del Menú Formato: Combinar
Celdas, Fila, Columna, Celdas y Página. Además repasaremos las opciones de
autoformateo: Estilo y Formato, Formateado automático, Formato condicional, y Formato
Predeterminado. A las opciones Gráfico, Organizar y Agrupar las veremos en el capítulo
destinado a ejercitar el uso de gráficos en Calc.

Recuerde que puede encontrar algunas de las opciones para modificar el carácter en las
Barras de Herramientas y el Menú Emergente.

Departamento Universitario de Informática – UNC 39

Curso de Calc

Combinar Celdas

El primer comando del Menú Formato que presentamos es la opción Combinar Celdas,
que permite unir las celdas seleccionadas en una única celda con un sólo click sobre esta
opción. El comando Combinar Celdas es generalmente utilizado para organizar los títulos de
las tablas.

Formato Fila y Columna

Por defecto, Calc ajusta la altura de las celdas al contenido de la misma. Por el contrario,
el ancho no se ajusta automáticamente. Si el contenido no entra en la celda, invadirá la celda
contigua o los datos quedarán ocultos.
No obstante, se puede modificar el formato de las filas y columnas desde el Menú
Formato, pulsando sobre sus respectivos submenúes se despliegan las opciones: Alto, Ancho
óptimo, Ocultar, Mostrar. La imagen que se muestra a continuación corresponde al submenú
Fila. Por su parte, el submenú Columna comparte las mismas opciones.

Alto
Al pulsar sobre esta opción, se abrirá un cuadro de diálogo que permite configurar el
valor de altura de la fila. Idéntica opción se activa para el submenú Columna.

40 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

Otro modo, y de acceso rápido, para modificar el tamaño de las celdas es a través del
cursor. Cuando se posiciona el cursor sobre el borde de la numeración de las filas y/o
columnas, observará que adopta la forma de una flecha que permite modificar manualmente el
tamaño de las celdas que afecta la selección.

Ancho óptimo
Al pulsar esta opción, se abrirá un cuadro de diálogo que permite configurar el valor de
ancho de la fila. Idéntica opción se activa para el submenú Columna.
El ancho también puede modificarse con el cursor del mouse.

Ocultar y Mostrar
Estas opciones de los submenúes Fila y Columna permiten exponer la información más
adecuada en cada momento. Cuando se oculta una fila (o una columna), previa selección de la
misma, ésta deja de mostrarse en la hoja de cálculo. A diferencia con la opción Eliminar la fila
continúa existiendo y prueba de esto es que la numeración de las filas no se reajusta y por lo
tanto el número de la fila oculta no aparece.
La opción Mostrar posibilita volver a visualizar las filas y columnas ocultas. Para ello
debe seleccionar la fila o columna anterior o posterior a las que se intenta mostrar.

Departamento Universitario de Informática – UNC 41

Curso de Calc

Formato de Celdas

Para modificar el formato de las celdas puede elegir la opción Celdas del Menú Formato
que se expone en la siguiente página.
Otro modo de acceder a los comandos de formato es a través del Menú Emergente y de
la Barra de herramientas Formato que se muestra a continuación:

Pulsando sobre la flecha se

despliega una lista de
opciones. Al presionar
sobre la opción Botones
visibles se puede elegir la
lista de comandos de
Formato.

42 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

Volviendo al Menú Formato, al pulsar sobre la opción Celdas se abre un cuadro de

diálogo que contiene las siguientes pestañas: Números, Fuente, Efectos de Fuente,
Alineación, Borde, Fondo y Protección de celda.

Números
Esta pestaña permite configurar el formato de los datos. Al pulsar sobre una opción de la
sección Categoría, en la sección Formato se activan los diseños aplicables a cada una. Por
ejemplo y como se muestra en la figura de arriba, para la categoría Número encuentra los
siguientes formatos disponibles: Estándar; 1234; 1234,12; 1.234; etc.
En las lista Categoría puede encontrar los siguientes tipos de datos: Número
(presentación de números en general), Porcentaje (multiplica por 100 el valor de la celda y se
muestra el resultado con un símbolo porcentual), Moneda (muestra el símbolo monetario
usado, por ejemplo 10$), Fecha (contiene diversos formatos que representan fechas), Texto (el
dato es tratado como texto aunque contenga números), Hora, etc. Es importante definir el
formato del dato para que la información sea correcta.
Esta pestaña contiene una sección donde se puede visualizar una muestra de la opción
seleccionada correspondiente a la celda activa.
La sección Opciones se activa para algunas categorías y permite especificar el formato,
por ejemplo la cantidad de decimales que contiene el número.
En la sección Formato de código se muestra el código del formato seleccionado. En
este campo se puede añadir diseños creados por los usuarios.

Departamento Universitario de Informática – UNC 43

Curso de Calc

Fuente
La pestaña Fuente permite seleccionar el tipo de letra, tamaño, estilo, efectos y color del
texto o números insertados en las celdas seleccionadas.

Efectos de Fuente
En esta pestaña puede escoger diferentes opciones para añadir al formato de la fuente:
Repujado, Grabado
Color de fuente; Relevo (Sin, Repujado, Grabado); las opciones Esquema y Sombra.
En la sección derecha puede configurar diferentes efectos con líneas: Sobrelineado
(Punto guión, Ondulación doble, Sin, etc.); Tachado ( Tachado , Doble, Sin, etc.); Subrayado
Simple,Punto guión, Sin, etc.). En esta sección puede configurar el color de la línea que
subraye o tache los datos seleccionados.
En el cuadro de visualización se puede observar cómo quedaría el efecto seleccionado.

Alineación
En esta pestaña se puede modificar la forma en que se alinean y se orientan los datos
dentro de las celdas seleccionadas. Horizontalmente, los datos pueden estar alineados a la
derecha, a la izquierda, centrados, justificados o llenados. Verticalmente los datos pueden estar
dispuestos arriba, al medio o abajo.
En la sección Orientación del texto se puede modificar el grado de inclinación de los
datos en la celda.
Por último, la sección Propiedades permite ajustar automáticamente el tamaño al
contenido de la celda o viceversa, es decir reducir el tamaño del contenido para ajustarlo al
tamaño de la celda.

44 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

Borde
Esta pestaña permite escoger el marco de las celdas seleccionadas: disposición o
ubicación de la/s línea/s que enmarcan las celdas, estilo o tipo de línea, espacio o distancia
entre el marco y el contenido de la celda, color, etc.
Las figuras de la sección Disposición de las líneas representan la posición que ocupa
la/s línea/s (contorno de la tabla, en la parte inferior de las celdas, en el interior, etc.). Desde la
figura mayor puede seleccionar la línea que separa las celdas para configurar un formato
específico a esta separación. En la vista previa se puede comprobar el aspecto provisional de
la celda o tabla.

Fondo
Esta pestaña permite elegir un color para el fondo de las celdas seleccionadas.

Departamento Universitario de Informática – UNC 45

Curso de Calc

ACTIVIDAD N°5: Formato Celdas

Abra el archivo “censo2010” creado en la Actividad Integradora del Capítulo 2.

1. Combine celdas
Seleccione el rango A1:D1 y pulse la opción Combinar celdas. Observe que el título ocupa
cuatro celdas. Realice idéntica operación para el dato correspondiente a la celda A3 (Pcia. de
Córdoba).

2. Ajuste columnas
Reduzca 0,5cm respecto al valor actual el ancho de la columna A.

3. Seleccione formato datos

En la pestaña Números del cuadro de diálogo Celdas, en la categoría Número elija el formato
1.234 para las celdas que tienen números (rango B7:D12).

4. Modifique formato de celdas de los títulos

Seleccione las celdas que contienen los títulos “Censo 2010. Resultados provisionales” y “Pcia.
de Córdoba” y aplique el siguiente formato: Fuente: Lucyda Bright, tamaño 12, cursiva.
Alineación: centrada. Borde: marco de 4 líneas, estilo 1pt, color verde. Fondo: Gris10%.

5. Configure formato vertical

Seleccione las celdas que contienen los datos “Varones” y “Mujeres” y aplique el siguiente
formato: Alineación: Vertical medio o central, apilados verticalmente y Reducir para ajustar a
tamaño de celda.
Si el dato es ilegible, aumente el tamaño de las celdas.

6. Continúe modificando formato

Continúe modificando el formato de la hoja de cálculo de modo que el resultado de esta
actividad sea similar a la figura que se muestra en la siguiente página.

46 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

7. Oculte columnas
Oculte la columna B de modo de presentar la información sin el dato de los totales. Luego de
observar el resultado de la opción Ocultar, vuelva a mostrar la columna oculta.

Departamento Universitario de Informática – UNC 47

Curso de Calc

Estilo y Formato

Continuamos repasando los submenúes del Menú Formato. En la opción Estilo y

Formato, puede configurar y guardar un estilo de formato disponible para aplicar a las celdas
que desee. Además de los estilos predefinidos en Calc, que pueden ser modificados e incluso
eliminados, el usuario puede crear otros nuevos.
Al seleccionar este comando se abre la siguiente ventana:

Estilos Estilos de
de Celda Página

Lista de
Estilos

En la figura anterior se observa una lista de estilos predeterminados de celda,

disponibles para aplicar. Al activar el Menú Emergente sobre uno de estos estilos aparecen las
opciones Nuevo y Modificar estilos. En ambas opciones, se abrirá el siguiente cuadro de
diálogo con pestañas, en las cuales usted podrá modificar las características del estilo.

48 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

Observe el cuadro de diálogo de la página anterior. Las pestañas son idénticas a las
disponibles para modificar el formato de las celdas. Utilizando las opciones de estas pestañas,
puede configurar el estilo. En la pestaña Administrar selecciona el nombre para el estilo
creado. Al pulsar sobre el botón Aceptar el estilo se guarda y se agrega a la lista de estilos
disponibles para aplicar. Las secciones que se observan en la pestaña Administrar son las
siguientes: Nombre (se puede introducir un nuevo nombre del estilo creado); Vinculado con
(se puede seleccionar un estilo que sea parámetro del nuevo estilo, de modo que cualquier
modificación del estilo vinculado se refleje automáticamente en el estilo actual); Área (se
selecciona la categoría del estilo actual. Si el estilo es nuevo, debe seleccionar Estilos
personalizados de la lista); Contiene se visualiza los parámetros correspondientes al formato
utilizados en el estilo actual.
Para aplicar un estilo creado, puede utilizar el modo Regadera o seleccionar las celdas y
posteriormente elegir un estilo de la lista haciendo doble click sobre el mismo.

Formateado automático

Esta opción se activa cuando se seleccionan como mínimo un rango de 3X3 (tres
columnas por tres filas) y permite asignar un aspecto estándar de forma automática a las
celdas seleccionadas.

En la sección Formato puede elegir un diseño predeterminado de formato. En el visor

del centro puede observar una vista preliminar del formato seleccionado.

Departamento Universitario de Informática – UNC 49

Curso de Calc

Por su parte, al pulsar el botón Opciones se amplía el cuadro de diálogo y el botón

cambia el nombre por Más (como se muestra en la figura). En la nueva sección aparece una
lista que permite elegir las partes que desea aplicar del diseño elegido: Formato numérico,
Bordes, Fuente, Modelo, Alineación, Ajustar ancho/alto. Las opciones desactivadas no se
aplicarán y por lo tanto permitirá conservar esa característica del formato original de las celdas
seleccionadas.
El botón Añadir permite configurar un formato propio. Al pulsar sobre esta opción se
abre una ventana para introducir el nombre del nuevo formato.
El botón Eliminar permite borrar un formato que haya sido aplicado.

Formato condicional

En la opción Formato condicional puede optar por aplicar un estilo de formato a una
determinado dato. Para ello primero selecciona el dato y posteriormente el formato que desea
aplicarle.

Formato predeterminado

Esta opción permite eliminar el formato aplicado a las celdas seleccionadas. Este
comando elimina tanto el formato por estilos como el formato directo, es decir el que se aplicó
sin usar los estilos.

50 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

ACTIVIDAD N°6: Estilos y Formatos

Abra el archivo “Guía UNC”, modificado en la Actividad Nº 4.

1. Cree un Estilo
Guarde un estilo de formato con el nombre “Dependencias” que tenga las siguientes
características: Categoría Número: Texto. Fuente: Times New Roman, Tamaño 9, Negrita.
Efecto de fuente: Repujado. Alineación: Horizontal Izquierda. Borde: Lineas horizontales (arriba
y abajo), Estilo 2,6pt, modificar el Espacio al contenido de arriba 0,50mm.

2. Aplique el Estilo creado

Seleccione el rango A3:A10 y aplique el estilo “Dependencias”.

3. Modifique el Estilo creado

En la lista de estilos haga click con el botón derecho del mouse y elija la opción Modificar. En
la pestaña Efectos de fuente elija la opción (Sin) Relevo. Pulse Aceptar y observe que
automáticamente se modifica el formato de las celdas donde se haya aplicado el estilo.

4. Aplique Formateado automático

Recuerde que para tener disponible esta opción debe seleccionar previamente un rango de 3x3
(tres celdas por tres columnas) como mínimo. Seleccione el rango A1:C10. Luego abra la
aplicación Formateado automático y elija el formato Marrón.

5. Aplique Formato Predeterminado

Seleccione el rango A2:C2 y pulse la opción Formato predeterminado de modo que se elimine
el formato aplicado a las celdas seleccionadas.
El resultado de la actividad debe ser el siguiente:

Departamento Universitario de Informática – UNC 51

Curso de Calc

Formato Página

El formato de página permite relacionar su documento directamente con la hoja de papel

a imprimir, siempre que ésta sea su destino final.
Por ello, al cierre de este apartado incluimos el comando de Vista previa para que
aprenda a previsualizar el resultado en papel.
Para modificar el formato de las páginas, puede elegir la opción Página del Menú
Formato y se abrirá un cuadro de diálogo estructurado en pestañas. A continuación veremos
las pestañas Página, Encabezamiento, Pie de página y Hoja. Las demás pestañas son
similares a las opciones que se aplican al formato de celda.

Página
En la sección Formato de papel se elige el tamaño de papel donde se imprimirá el
documento, de modo que el tamaño de la página se ajuste a dichos márgenes. Al elegir
distintos formatos de páginas, las dimensiones que se muestran en los campos Ancho y Altura
se van modificando. Desde esta sección puede elegir también la orientación vertical u
horizontal de la página.
En la parte derecha del cuadro de diálogo se puede visualizar una representación gráfica
de cómo quedaría el papel.
En Márgenes se ajusta el tamaño de los márgenes.
En Configuración de diseño se puede especificar si la configuración de página se debe
aplicar a las páginas impares (izquierda) o pares (derecha), si la configuración es la misma
para ambas (derecha e izquierda), o si es reflejada (opuesta). Además, en esta sección puede
elegir el formato de la numeración de páginas (1,2,3; A,B,C; etc.).

52 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

Encabezamiento de página
El Encabezamiento de página es el rótulo que figura en los márgenes superiores del
documento y se repite en cada página, de modo de orientar la lectura.
En la opción Contenido a la izquierda/derecha igual se puede activar o desactivar el
comando para que las páginas pares e impares compartan el mismo encabezado o sean
diferentes, respectivamente.
El botón Opciones permite configurar el tipo de borde y línea, su color y el color de
fondo del encabezado y del pie de página.
Al pulsar el botón Editar aparece el siguiente cuadro:

Este cuadro está dividido en tres grandes recuadros que se corresponden con las
distintas áreas disponibles para introducir diferentes encabezados y pies de página: área
izquierda, central y derecha.
El diseño de los encabezados y pie de página pueden configurarse utilizando las
opciones que se muestran a continuación:

1 2 3 4 5 6 7

1. Fuente 5. Insertar número total de páginas

2. Inserta nombre de archivo. 6. Inserta fecha
3. Insertar nombre de hoja 7. Inserta hora
4. Inserta número de página

Pie de Página
Análogamente al encabezado, puede agregar un pie de página.
Tanto en el encabezado como en el pie de página, tiene la opción de insertar campos,
como por ejemplo número de página, fecha, hora, título, autor, asunto, etc. Puede realizar esta
alternativa ejecutando las opciones del submenú Campos del Menú Insertar.

Departamento Universitario de Informática – UNC 53

Curso de Calc

Vista preliminar

Para apreciar cuál sería el resultado de su trabajo en el papel, puede realizar una
visualización previa en la pantalla.
Esta operación puede ejecutarse desde la opción Vista preliminar del Menú Archivo.
En esta instancia, observará que la cuadrícula correspondiente a las celdas del área de
trabajo no aparece y por lo tanto no se imprimirá. Esto se debe a que la cuadrícula sólo se
visualiza en la versión digital para facilitar el trabajo con el entorno de Calc. Si se desea
establecer líneas que separen las celdas, puede crear bordes o tablas.
Para salir de la Vista preliminar, se puede presionar el botón Cerrar la vista preliminar o
volver a seleccionar la misma opción en el Menú Archivo.

Saltos de página

Los Saltos de página permiten definir cómo separar las páginas. Para ello, primero se
selecciona la fila o la columna donde desea que finalice la página y desde el Menú Insertar se
activa las opciones de Salto manual > Salto de fila o Salto de columna.
Los saltos de página introducidos se pueden observar desde la opción Previsualización
del salto de página del Menú Ver.
Para eliminar un Salto de página introducido previamente, se selecciona el salto de
página y se activa el Menú Emergente donde se despliega la opción Eliminar todos los
saltos manuales.

54 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

Imprimir

Para imprimir el documento puede activar el Menú Archivo, submenú Imprimir. Se abre
el siguiente cuadro de diálogo.

Departamento Universitario de Informática – UNC 55

Curso de Calc

ACTIVIDAD N°7: Formato Página

Abra el documento “Censo2010” modificado en la Actividad Nº 5.

1. Configure los Márgenes

Elija el diseño de página Reflejado. Observe que en la sección Márgenes los nombres de los
campos se han modificado. Aumente el margen interior a 3cm.

2. Inserte Encabezado de página

Desde el Menú Formato, submenú Página, en la pestaña Encabezamiento pulse la opción
Activar encabezamiento.
Desde el botón Editar ingrese los siguientes encabezados:
- Área izquierda: Aplicar Nombre archivo, Formato Fuente: Arial, Negrita, Tamaño 10.
- Área central: Aplicar Nombre de la Hoja. Formato Fuente: Arial, Cursiva, Tamaño 9.
Por último, aplique borde Superior e Inferior de 1,10pt, desde el botón Opciones.
Si quisiera modificarlo, sólo debe colocar en el encabezado el punto de inserción y efectuar los
cambios deseados.

3. Active la vista preliminar

Visualice cuál sería el resultado en el papel utilizando el comando Vista preliminar.

4. Inserte un Pie de página

Desde el botón Editar aplique en el Área derecha: Página. Formato Fuente: Arial, Negrita
Cursiva, Tamaño 11.

56 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

ACTIVIDAD INTEGRADORA

Continúe trabajando con el archivo “Censo2010” modificado en la Actividad Nº 7.

1. Copie y pegue en otra hoja

Copie los datos completos de la Hoja 1 y pegue en la Hoja 2.

2. Modifique los datos

Cambie y borre los datos, excepto las celdas A1, B5, C5, D5 de modo que el resultado sea el
siguiente:

3. Aplique formato a celdas

Seleccione el rango A5:D5. Aplique fondo color rojo y como borde líneas diagonales de 2,5pt.

4. Aplique Formato predeterminado

Seleccione la celda A7 y aplique Formato predeterminado de modo que se eliminen los
formatos por estilo o directos que se hayan aplicado previamente. Observe que desaparece el
formato negrita.

Departamento Universitario de Informática – UNC 57

Curso de Calc

5. Aplique Formateado automático

Seleccione el rango A7:D12 y elija el formato Lavanda sin aplicar el borde y la fuente del
prediseño. Para esto último recuerde que debe ampliar el cuadro de diálogo con el botón
Opciones y destildar las partes que no desea aplicar del prediseño, en este caso Bordes y
Fuentes. Si es necesario, ajuste el ancho de las columnas para que el resultado sea similar al
siguiente:

6. Cree un Estilo de formato

Guarde un Estilo de formato con el nombre “Provincias” que tenga las siguientes
características: Categoría Número: Texto. Fuente: Arial, Tamaño 11, Normal. Efecto de fuente:
color rojo. Alineación: Horizontal Centrado; Propiedad Envolver texto automáticamente. Borde:
Ninguno.
Aplique el estilo “Provincias” al rango A9:A12.

7. Compruebe formato de página

Debido a que la Hoja 2 forma parte del libro “Censo2010”, en las actividades anteriores usted
ya ha diseñado un formato de página que afecta también a esta hoja. Compruebe que el
formato de página utilizando la Vista preliminar. Observe que en lugar de Hoja 1, en este caso
figura Hoja 2.

8. Modifique el Encabezado de página

Tenga en cuenta que esto modificará el formato de página de todo el libro. En la sección
Márgenes cambie la altura del encabezado para que el valor final sea igual a 1,00cm.

58 Departamento Universitario de Informática - UNC

CAPÍTULO 5

Funciones
 Curso de Calc

Introducir Fórmulas

En este capítulo nos introducimos en el uso de fórmulas o funciones básicas que permiten
aplicar conocimientos de matemáticas, lógica, estadística, financiera, etc., en un documento de
Calc. Las fórmulas o funciones son expresiones aritméticas que relacionan los valores de las
celdas. A través de los resultados que nos proporcionan se pueden realizar análisis de los
datos ingresados.
Como se ha expuesto, las fórmulas vinculan las distintas celdas de una hoja de cálculo.
Por ello, se crean con los nombres de las celdas y no con valores numéricos que contiene cada
celda. Esto permite que si, tras haber introducido una fórmula, se modifica el contenido de
alguna de las celdas intervinientes, el programa calculará automáticamente el nuevo resultado.
Las fórmulas comienzan con el signo de igual (=). De este modo se indica al programa
que la información que continúa es una fórmula y no un texto o una cifra.
Al presionar <Enter> se aplica la fórmula y se obtiene el resultado.
La siguiente tabla detalla los símbolos operadores matemáticos de una hoja de cálculo
que se pueden activar desde el teclado:

OPERACIONES BÁSICAS
Símbolo del operador matemático Operación que realiza
+ Suma
- Resta
* Multiplicación
/ División
˄ Potencia

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores
específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Calc tiene varias
categorías de funciones: bases de datos, fecha y hora, finanzas, información, lógicas,
matemáticas, matriz, estadísticas, etc.
Para introducir una fórmula o función puede ingresar los datos en la Barra de Fórmulas
o insertar una función desde el Asistente de función del Menú Función. A continuación
veremos las diferentes posibilidades para trabajar con fórmulas en Calc.

Departamento Universitario de Informática – UNC 61

Curso de Calc

Barra de Fórmulas

En los primeros capítulos hemos presentado a la Barra de Fórmulas donde se observa

una referencia de la celda en la que se ubica el cursor y desde donde se puede modificar el
contenido de la celda activa. Como se muestra a continuación, en la Barra de Fórmulas se
expresa la fórmula correspondiente a la celda activa; en este caso la SUMA de la celda A1 (1) +
la celda B1 (1) genera el resultado que se expresa en la celda C2 (2).

La Barra de Fórmulas contiene los siguientes íconos:

• Funciones: Al presionar sobre este ícono se activa el cuadro de diálogo Función. El

mismo se puede abrir desde el Menú Insertar de la Barra de Menú.
• Rechazar: Al presionar sobre este ícono se restaura el contenido de la celda a su
valor inicial.
• Aplicar: Al presionar sobre este ícono se valida el valor para introducirlo en la celda.

Además, observe que estos iconos pueden modificarse para dar lugar a la siguiente
aplicación:

• SUMA: Se trata de un acceso directo a la función SUMA. Al presionar sobre este

ícono Calc selecciona por defecto un rango de celdas que se corresponde con los valores
numéricos que se encuentran por encima de la celda en la que está ubicada la fórmula. En
este sentido, si la celda activa es la última de una fila, Calc sumará las celdas anteriores a
dicha fila. Del mismo modo, si la celda activa es la última de una columna, Calc seleccionará
por defecto el rango correspondiente a las celdas de la misma columna.
Este rango de celdas se expresa contenido entre paréntesis en la Barra de Fórmulas.
Por ejemplo (D3:D17). Además, las celdas seleccionadas se remarcan como se muestra en la
siguiente página.

62 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

Si bien Calc selecciona aquellos datos numéricos que podrían intervenir en la SUMA, la
selección automática puede ser diferente a las necesidades que usted requiera. Por ello, se
puede modificar este dato a través de la selección del rango correcto. Como hemos visto, un
rango puede seleccionarse presionando directamente sobre las celdas o desde la Barra de
Fórmulas.
Para ingresar la función SUMA en la Barra de Fórmulas se escribe =SUMA(XX:XX),
donde “(XX:XX)” es el argumento sobre el que opera la SUMA; es decir el rango de celdas
intervinientes.
Además, más adelante veremos en Asistente de Funciones.

Departamento Universitario de Informática – UNC 63

Curso de Calc

ACTIVIDAD N°8: Función SUMA

Continúe trabajando con el archivo “Censo2010” modificado en la Actividad Integradora

del Capítulo 3.

1. Sume celdas
En primera instancia seleccione la celda donde desea que se exprese el resultado de la
operación. En este caso, seleccione la celda E7. En la Barra de Fórmulas introduzca el signo
igual (=). Seleccione la celda C7, que corresponde al primer término de la suma. Ingrese el
símbolo de suma y posteriormente seleccione la celda D7, que corresponde al segundo término
de la suma. Recuerde que puede realizar esta operación introduciendo los datos con el teclado
en la celda E7: =C7+D7. Pulse <Enter>.
Observe el resultado expuesto en la celda E7, en este caso deberá ser idéntico al número
expresado en la celda B7, donde se muestra los valores totales.

2. Modifique el dato de la celda D7

En la celda D7 ingrese el número “1697000”. Observe que el resultado expresado en la celda
E7 se ha modificado. Por el contrario, el dato expresado en la celda B7 permanece intacto ya
que se trata de un dato que se ha introducido de modo manual, sin haber utilizado las fórmulas.
En este caso se puede observar la importancia del uso de fórmulas en Calc.

3. Aplique la función SUMA de la Barra de Fórmulas

Seleccione la celda E9 y pulse sobre el ícono de SUMA de la Barra de Fórmulas. Observe que
en el rango se incluye los datos de la fila B. Modifique el rango de celdas intervinientes en la
SUMA, de modo que el dato de la celda B10 no participe de la SUMA. Pulse <Enter>.

4. Continúe sumando
Realice la suma del resto de las celdas. Para realizar esta operación se u tilizan Referencias
Relativas, más adelante veremos este tema en detalle. El resultado de este punto debe ser el
que se muestra en la página siguiente.

64 Departamento Universitario de Informática - UNC

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5. Elimine columna y fila

Elimine la columna B, ya que los datos que exponen se repiten en la columna E. S i
previamente desea comprobar que el dato no es relevante, puede ocultar la columna, vis ualizar
integralmente la hoja de cálculo y, entonces, eliminar la columna. Por último, elimine la fila 7.

Departamento Universitario de Informática – UNC 65

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Asistente de Función

El cuadro de diálogo Asistente de Función se puede abrir desde el ícono

correspondiente de la Barra de Fórmulas o desde el submenú Función del Menú Insertar.
Antes de abrir el asistente debe seleccionar la celda o conjunto de celdas donde desea que se
exprese el resultado de la operación.
Al activar el Asistente de Función, se abrirá la siguiente ventana:

Este asistente contiene dos pestaña: Funciones y Estructura.

Funciones
Esta pestaña permite crear las fórmulas. En la sección de la
izquierda selecciona la función que quiere aplicar. En el menú
desplegable Categoría puede especificar el tipo de función. Por
defecto, en Categoría aparece seleccionado Todas que muestra
un listado de todas las funciones existentes independientemente
de la categoría a la que pertenezcan.

66 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

En el sector derecho del Asistente de Función se irá mostrando el nombre de la

función, cada uno de sus argumentos, una breve descripción de la función y de cada
argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

Al hacer doble click sobre la función o al presionar el botón Siguiente, se activan los
siguientes campos:
En el campo Área se introduce el argumento. Los argumentos se pueden introducir
directamente con el teclado en los campos de argumento o seleccionando las celdas
intervinientes directamente en la hoja de cálculo. En algunas funciones se solicitan además
otros datos, como el criterio aplicado.
En el campo Resultado se muestra el resultado de la fórmula. En caso de error,
aparecerá el código de error correspondiente.
En el campo Fórmula se muestra la fórmula que ha creado.

Estructura
En la pestaña Estructura puede comprobar la estructura de las fórmulas que ha creado
en la pestaña Fórmulas, a través de la presentación en árbol de la estructura de la función.
Los argumentos se señalan con un punto azul si están correctamente introducidos y en
rojo si es incorrecto.

Insertar Funciones

Hasta el momento hemos trabajado con la función SUMA, a continuación veremos otras
funciones básicas que se pueden aplicar desde el Asistente de función o desde la Barra de
Fórmulas: las Funciones estadísticas PROMEDIO, MÁX-MÍN, CONTAR (CONTAR,
CONTAR.SI, CONTAR.BLANCO) y las Funciones lógicas SI, Y , O.

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Función PROMEDIO

La función PROMEDIO permite calcular la media aritmética de una serie de números.

En el Asistente de función debe ingresar cada uno de los argumentos intervinientes en
los campos número 1, número 2, etc.
En la Barra de Fórmulas se puede introducir del siguiente modo: =PROMEDIO(XX:XX)
ó =PROMEDIO(XX;XX;XX). Recuerde que entre paréntesis se ingresa el rango de celdas
intervinientes en la operación.

Funciones MÁX-MÍN

La función MÁX calcula el valor máximo dentro de una lista de datos numéricos.
En el Asistente de función debe ingresar cada uno de los argumentos intervinientes en
los campos número 1, número 2, etc.
En la Barra de Fórmulas se puede introducir del siguiente modo: =MÁX(XX:XX) ó
=MÁX(XX;XX;XX)

En el ejemplo, 29 es el valor máximo de la lista de datos.

El opuesto de esta función es MÍN, que calcula el valor mínimo de una serie de datos
numéricos.

68 Departamento Universitario de Informática - UNC

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Funciones CONTAR

Función CONTAR
La función CONTAR expresa la cantidad de números que contiene un rango. En esta
función, no se tienen en cuenta las celdas que contienen otros tipos de datos que no sean
numéricos.
En la Barra de Fórmulas se puede introducir del siguiente modo: =CONTAR(XX:XX) ó
=CONTAR(XX;XX;XX).

Función CONTAR.BLANCO
La función CONTAR.BLANCO cuenta el número de celdas vacías dentro de un área.
En la Barra de Fórmulas se puede introducir del siguiente modo:
=CONTAR.BLANCO(XX:XX) ó =CONTAR.BLANCO(XX;XX;XX)

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Función CONTAR.SI
La función CONTAR.SI cuenta los argumentos que cumplen con alguna condición que
establezca el usuario. Por ejemplo, número igual a 20.
En la Barra de Fórmulas se expresa del siguiente modo: CONTAR.SI(XX:XX; criterio),
donde “XX:XX” es el área o rango afectado por la función (ejemplo, D4:F4) y “criterio” es la
condición que debe cumplir el dato para ser contado (ejemplo, 20).

Funciones lógicas

Este tipo de funciones realiza pruebas de verdad o falsedad a partir de una o más
condiciones establecidas por el usuario. En este sentido, a partir de una condición (ejemplo,
número mayor o igual a 25) o pregunta (ejemplo, ¿el número es mayor o igual a 25?), Calc
responde con afirmativo (VERDADERO) o negativo (FALSO).

Función SI
En la Barra de Fórmulas la función SI se expresa del siguiente modo: =SI (condición,
valor verdadero, valor falso). En esta función se pueden especificar las denominaciones de los
parámetros “valor verdadero” (por ejemplo CÁLIDO) y del “valor falso” (por ejemplo FRÍO)
introduciendo las respectivas denominaciones en la fórmula: =SI(B3>=25,”CÁLIDO”, “FRÍO”).
Esta fórmula podría leerse del siguiente modo: “Si el dato de la celda es igual o mayor a 25, el
resultado será CÁLIDO. De lo contrario, el resultado será FRÍO”.

70 Departamento Universitario de Informática - UNC

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Nota

Los datos que tienen formato de texto se deben ingresar entre

comillas (“”) para que Calc devuelva el resultado en palabras, y
entre apóstrofes (') para referenciar un texto.

La función Y y la función O se utilizan cuando se establecen dos o más condiciones.

Además, en ninguna de estas funciones se puede modificar el nombre del valor verdadero y del
valor falso, salvo que estas funciones se aniden dentro de la función SI, como veremos más
adelante.

Función Y
La función Y expresa VERDADERO sólo si todos los valores que se introducen como
parámetros son verdaderos. En la Barra de Fórmulas se escribe del siguiente modo:
=Y(condición1, condición2, condición3,...). Por ejemplo, en la fórmula =Y(B4>=25; “NORTE”) el
resultado será FALSO si al menos una de las dos condiciones (mayor o igual a 25 y viento
Norte) no se cumplen; es decir, si al menos una de las dos condiciones es falsa.

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Función O
La Función O expresa el resultado VERDADERO si al menos uno de los valores
ingresados como parámetros es verdadero. En la Barra de Fórmulas se expresa del siguiente
modo: =O(condición1, condición2, condición3,...). Por ejemplo, en la fórmula =O(B3>=25;
“Norte”) el resultado será VERDADERO si al menos una de las dos condiciones (mayor o igual
a 25 y viento Norte) es verdadera, aunque existan valores falsos. La función se expresaría del
siguiente modo: “Si la temperatura es mayor a 25 o si el tiempo es Norte, el resultado será
VERDADERO”.

Anidar Funciones

Calc ofrece la posibilidad de introducir varias funciones en simultáneo, técnica que se

denomina Anidar funciones. Es decir, podemos introducir una función dentro de otra y utilizar
el valor resultante de una función como parámetro de otra.
Para organizar esta simultaneidad, el programa prioriza las funciones en un orden: se
comienza de adentro hacia afuera, el más anidado sería el que primero se calcula.
En el siguiente ejemplo, las función Y se resuelve en primer término y devuelve
VERDADERO o FALSO. Posteriormente, la función SI traduce este resultado a los términos
CÁLIDO o FRÍO: =SI(Y(B3>=25; “NORTE”), CÁLIDO, FRÍO).

72 Departamento Universitario de Informática - UNC

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Mensajes de Error

En las próximas actividades le proponemos que inserte las funciones que hemos
expuesto. En esta ejercitación posiblemente cometa errores. Calc proporciona información para
ayudarnos a corregir los datos erróneos a través de los siguientes mensajes:

Código de error Mensaje Explicación Ejemplo

Carácter no Un carácter de una fórmula no es
501 =A1+Aa
válido válido.
Argumento no
502 Argumento no válido. =RAÍZ(-4)
válido
Operación en División por 0 u otro cálculo cuyo
503 coma flotante no resultado causa un desbordamiento =A1/0
válida del intervalo de valores definido.
Error en la lista =PROBABILIDAD(
504 Un parámetro de función no es válido.
de parámetros C2;C2;C3;C4;C5
Falta un paréntesis; por ejemplo, si se
Error en los ha especificado el paréntesis derecho
508 pero no el paréntesis izquierdo. =(5+4)*8)
paréntesis

Falta un
509 Falta el operador de cálculo. =(5+4)8
operador
Falta una Cuando aparecen dos operadores
510 =5+*8
variable juntos.
Falta una La función necesita más variables que =PROMEDIO(C1;C
511
variable las especificadas. 2;)
El valor resultado de la fórmula no se
corresponde con la definición, o una
No hay
#VALOR! celda a la que se hace referencia en =0/0
resultado
la fórmula contiene texto en vez de un
número.
La fórmula hace referencia de forma
Estamos en la A 17
directa o indirecta a sí misma y la
Referencia y escribimos la
522 opción de iteraciones no se ha
circular siguiente fórmula:
seleccionado en Herramientas -
=C6+A17
Opciones - Hoja de cálculo - Calcular.
Compilador: no se ha podido
determinar un nombre de descripción
Referencia no de fila o de columna. Intérprete: en
#REF! =1+#REF!$15
válida una fórmula falta la columna, fila u
hoja que contiene una celda a la que
se hace referencia.
Nombre no No se ha podido evaluar un
#NOMBRE? = A1/AA
válido identificador.
Extraído de una adaptación de http://www.guadalinex.org/cursos/

Además, si el número no entra en la celda, ésta aparecerá rellena de los símbolos de

numeral ############

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ACTIVIDAD N°9: Insertar funciones

Abra una nueva hoja de cálculo y guarde con el nombre “Notas cuatrimestre”.

1. Introduzca datos
Ingrese los siguientes datos, atendiendo al formato:

2. Active el Asistente de Función

Active el Asistente de Función y seleccione la categoría Hoja de Cálculo y seleccione la
función BUSCAR. En el sector derecho lea la decripción de la función y observe los campos
requeridos para insertar dicha función. Cierre el Asistente de Función.

3. Inserte función CONTAR.BLANCO

Active una celda fuera de la tabla y abra el Asistente de Función. Seleccione la categoría
Todos y active la función CONTAR.BLANCO para conocer cuántos inscriptos en la lista no han
rendido examen. Complete los campos requeridos para insertar la función y pulse Aceptar.
En la celda en blanco ingrese el número 0.

4. Inserte la función PROMEDIO

74 Departamento Universitario de Informática - UNC
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Ubique el cursor en la celda E3 y calcule el PROMEDIO del primer inscripto en la lista como se
muestra en la figura de la siguiente página.

5. Anide funciones lógicas con el Asistente de Función

Si quisiera saber si el primer inscripto ha cumplimentado los requisitos para aprobar el
cuatrimestre, teniendo en cuenta que las condiciones para aprobar sean tener un PROMEDIO
igual o superior a 7 y haber obtenido en cada uno de los exámenes una nota superior a 4,
puede anidar dos funciones lógicas: la función Y dentro de la función SI.
Ubique el cursor en la celda F3 y active el Asistente de Función. Elija la función SI y complete
los siguientes campos:
- valor si verdadero: APROBADO
- valor si falso: REPROBADO
Con el cursor situado en el campo Prueba lógica elija la función Y que se encuentra en la lista
de la pestaña Funciones del Asistente de función. Complete las condiciones que debe
cumplir cada inscripto para aprobar el cuatrimestre: cada nota debe ser mayor que 4 y además
el PROMEDIO debe ser mayor o igual que 7.

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El resultado debe ser el siguiente:

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Referenciar

La técnica denominada Referenciar permite copiar fórmulas. Copiar y pegar fórmulas

disminuye la posibilidad de cometer errores ya que requiere que la fórmula se introduzca una
sola vez en forma correcta y posteriormente se puede copiar y pegar infinitamente. Las
Referencias pueden ser Relativas, Absolutas o Mixtas.

Referencias Relativas
En las fórmulas intervienen posiciones o referencias relativas y no celdas específicas. Es
decir, según cuál sea la celda activa donde se expresen los resultados, las celdas intervinientes
en la fórmula irán cambiando mientras que la orden será la misma.
En el ejemplo de la figura, cuando se introduce en la celda B5: =SUMA(B3:B4), la orden
es “sume aquí las dos celdas que están encima”. De este modo, cuando se copia la función
SUMA a otra celda, Calc aplica nuevamente la orden y por ello posiblemente las celdas
intervinientes en la SUMA sean diferentes. Como se observa en la figura, en la celda C5 la
función SUMA que ha sido copiada tiene otro argumento. Esto se denomina Referencia
Relativa y es lo que provoca que al copiar y pegar una fórmula, las referencias se modifiquen
en relación al desplazamiento.

Referencias Absolutas
Como ya se ha expuesto, Calc interpreta las fórmulas como órdenes que hacen
referencia a posiciones relativas. Si al copiar y pegar se precisa que la referencia a una celda
se mantenga fija y no se actualice con la nueva localización, se puede utilizar la técnica de
Referencia Absoluta.
Las Referencias Absolutas permiten copiar la función sin que se actualice el argumento
de la fórmula a la ubicación de la celda de destino. En este caso, se necesita referenciar la
celda completa. Para ello, se agrega el símbolo $ (peso) delante de la letra de la columna y otro
símbolo $ (peso) delante del número de fila de la celda de origen.

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Continuando con el ejemplo, si se necesita calcular la inflación del 10% en los alimentos
en el lapso 2010-2011, la fórmula para copiar sería la siguiente: =B3+B3*$F$6. Esta fórmula se
compone del siguiente modo:
• B3 es la celda correspondiente al precio de los alimentos en el 2010 (en este caso
de los lácteos en el 1er trimestre del 2010)
• + es el signo de la suma, que se sucede por el cálculo del porcentaje de la inflación
de los alimentos:
• * es el signo de la multiplicación
• $F$6 es la referencia absoluta a la celda F6 que contiene el procentaje de la inflación
(10%).
De esta manera, al copiar la fórmula hacia las columnas y filas vecinas la celda F6 queda
completamente fija, mientras que la celda B3 será relativa a la localización en la que estemos.

Referencias Mixtas
Las Referencias Mixtas son aquellas que mantienen fija la columna y relativa la fila, o
viceversa. Para ello se utiliza el signo $ delante del elemento que desea conservar fijo: el signo
$ delante del número de fila permite inmovilizar la fila y delante del indicador de columna
permite inmovilizar la columna. De acuerdo al problema a resolver, serán las Referencias
Mixtas a considerar.
Continuando con el ejemplo, si el porcentaje de la inflación en los precios de los
alimentos ha sido de 20% para lácteos y de 10% para carnes, para copiar la fórmula es preciso
aplicar referencias mixtas.

78 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

El signo $ delante de la columna F dejará fija esa columna en la fórmula original. De esta
forma, la columna donde se sitúan los datos correspondientes a los porcentajes de inflación se
mantendrá fija pero las filas que contienen cada uno de los porcentajes se desplazarán,
permitiendo calcular un porcentaje diferente para cada uno de los alimentos.
Como se puede observar, Calc no puede discernir si lo que se ha calculado es correcto,
y los usuarios deben corroborar la información y en muchos casos evaluar si es necesario
aplicar este tipo de técnicas.

Vincular

En el proceso de creación de fórmulas, Calc permite importar datos de otras hojas de

cálculo, incluso de distintos libros. Para ello, la fórmula incluirá los siguientes elementos:
-Ruta de acceso contenida entre el signo apóstrofe:
'C:\misdocumentos\Notascuatrimestre.ods'
-Nombre de la hoja, precedido por símbolo # (numeral):
#Hoja2
-Referencia de la celda, precedido por un punto:
.D6.
En el ejemplo, el vínculo a la celda D6 de la Hoja 2 del archivo “Notas cuatrimestre”
sería:
='C:\misdocumentos\Notascuatrimestre.ods'#Hoja2.D6

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ACTIVIDAD N°10: Copiar fórmulas

Abra una nueva hoja de cálculo y guarde con el nombre “IVA”.

1. Aplique una Referencia Absoluta

Introduzca los datos que se muestran en la figura. En la columna C tiene que calcular el 21%
del IVA a cada uno de los productos. Para ello, debe dejar relativa las celdas correspondientes
a cada uno de los precios de los alimentos y aplicar Referencia Absoluta a la celda E7,
correspondiente al porcentaje del IVA.
Recuerde que las celdas que contienen datos de porcentajes deben tener el formato de
porcentaje.

2. Aplique una Referencia Mixta

En la celda D1 escriba “Otro impuesto” y en la celda F7 “10%”. Aplique Referencia Mixta para
calcular el porcentaje de “Otro impuesto”. Para ello, en la fórmula original debe fijar la fila y
dejar liberada las columna de modo que la referencia pueda desplazarse por los diferentes
porcentajes.

80 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

3. Vincular datos de distintos libros

En un nuevo documento escriba:
- Celda A1: AUMENTO
- Celda B1: 79
Guarde el documento con el nombre “IVA Anexo”.
En la celda D2 del documento “IVA” sume el dato correspondiente a la celda B1 del archivo
“IVA Anexo”: Para ello, al final de la fórmula ingrese el signo + y pegue la celda B1. Observe en
la Barra de Fórmulas cómo se referencia el vínculo entre datos de diferentes libros.
Luego presione Deshacer para borrar el cambio ingresado en este punto.

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Curso de Calc

Menú Datos

Siendo que ya se ha aprendido a introducir datos y fórmulas, en adelante se exponen

algunas de las aplicaciones de Calc que permite ordenar y filtrar los datos ingresados, de modo
de poder analizarlos.
Al presionar sobre Menú Datos se abre un menú desplegable con diferentes opciones,
que se detallan a continuación:

Definir y seleccionar rango

La opción Definir rango permite guardar con nombre un rango determinado. Desde la
opción Seleccionar rango puede acceder a los rangos que haya guardado.

Ordenar datos

La opción Ordenar del Menú Datos permite ordenar datos según diferentes criterios.
En la sección Ordenar según se selecciona la columna que desee utilizar como criterio
de orden principal; es decir, la columna por la que se empezará a ordenar. El campo
Ascendente ordena la selección del valor mínimo al máximo (de A a Z ó de 0 a 9). El campo
Descendente realiza la operación opuesta.
Las secciones Después según permiten seleccionar las columnas que se establecerá
como segundo o tercer criterio. Este dato es opcional.
Al pulsar Aceptar se ordenarán los datos del rango seleccionado según el criterio
establecido.

82 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

Aplicar Filtros

La opción Filtros permite establecer un criterio para buscar datos. Al pulsar sobre esta
opción se abre un menú desplegable con las diferentes opciones de filtro que se observa en la
siguiente página.

Filtro automático
Permite mostrar dentro de una columna todas las filas que coincidan con un determinado
criterio (condición “igual a”).
El Filtro automático inserta en los encabezados de las columnas seleccionadas un
menú desplegable con los diferentes datos que contienen las filas de la columna y permite
seleccionar uno de esos valores como criterio de filtrado para mostrar sólo las filas que
coincidan con el valor elegido. Las demás filas quedan ocultas.
Para mostrar nuevamente todas las filas de la columna, debe pulsar sobre la opción
Todo del menú desplegable.
En este menú encontramos también la opción Filtro predeterminado que
desarrollaremos a continuación.
Para salir de la aplicación de filtro debe seleccionar las columnas y pulsar nuevamente la
opción Filtro desde el Menú Dato o desde la Barra de Herramientas.

Departamento Universitario de Informática – UNC 83

Curso de Calc

Filtro predeterminado
El Filtro predeterminado permite especificar aun más los criterios de filtrado. Al
presionar sobre esta opción, se abre el siguiente cuadro de diálógo:

En la sección Nombre del campo se introduce el valor de la primera fila como referencia
de la columna donde se debe aplicar el filtro.
En la sección Condición se ingresa el el criterio de filtrado: valores iguales a (=), Menor
que (<), Distinto de (<>), Más frecuente (El mayor %), etc.
En el campo Valor se elige el término con el que se hará la comparación establecida en
el campo de Condición.
La sección Vínculo permite vincular el criterio de una columna con el criterio de otra. La
opción Y establece que se deben cumplir ambos criterios de filtrado. La opción O establece que
sólo se deba cumplir con un criterio.
Al pulsar sobre el botón Más opciones se amplía el cuadro de diálogo y aparecen los
campos que se observan en la figura. El campo El intervalo contiene los títulos de
columnas se destilda cuando la primera fila contiene un valor a considerar en el filtrado.

Filtro especial
La opción Filtro especial permite aplicar la selección el filtro que ya se ha aplicado a un
rango de celdas.

84 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

ACTIVIDAD Nº11: Ordenar Datos

Continúe ejercitando con el archivo “Notas cuatrimestre” creado en la Actividad Nº 9.

1. Definir rango
A través de la opción Definir rango guardar el rango correspondiente a la columna de
PROMEDIO final con el nombre “PROMEDIO”. Desde la opción Seleccionar rango corroborar
que el rango creado aparezca en la lista de rangos disponibles para seleccionar.

2. Ordenar datos
Ordene de modo ascendente (A- Z) la columna correspondiente a los nombres de los/las
estudiantes.

3. Aplicar filtros
Aplicar filtro automático para mostrar únicamente la fila de la estudiante “Bustos Mayra”.
Finalmente, desactivar el filtro.

Departamento Universitario de Informática – UNC 85

CAPÍTULO 6

Insertar
Gráficos
 Curso de Calc

Insertar Gráfico

A partir de los datos introducidos se puede generar un gráfico que represente

visualmente la información. Para ello, se seleccionan los datos que se desean graficar y se
activa la opción Gráfico del Menú Insertar. Al presionar sobre esta opción aparece una
muestra del gráfico a insertar y el siguiente cuadro de diálogo:

En la sección de la izquierda del Asistente de gráficos se exponen los cuatro pasos a

seguir para la creación de un gráfico. Al pulsar sobre estos pasos, en el sector de la derecha se
exponen las opciones correspondientes a cada paso.

1. Tipo de Gráfico
El primer paso para la creación de un gráfico es la elección del tipo de diagrama que se
desea insertar.

2. Rango de datos
En este paso se elige el rango de datos a partir del cual se creará el gráfico. Si se ha
seleccionado previamente un rango, éste aparecerá en el campo. Además, en este paso se
especifica el orden de las coordenadas, según las filas o las columnas. Por último, se puede
optar si la primera fila y/o columna se expondrán como etiquetas.

3. Series de datos
En este paso se especifica la Serie de datos que se expresarán en el gráfico. Cada
serie se conforma con un rango de datos, generalmente de una misma categoría (por ejemplo,
cantidad de inscriptos) y se manifiesta con un color diferente a las otras series.
En la figura de la siguiente página se exponen las opciones de este paso.

Departamento Universitario de Informática – UNC 89

Curso de Calc

Muestra lista
de Series de Expone el Rango de datos
datos correspondiente al nombre y a
aplicadas al los valores de la serie de datos
gráfico seleccionada en la lista

Agregar y Ordena la Elegir el Rango de datos

Eliminar una lista de la correspondiente al nombre y a
serie de datos a Serie de los valores de la serie de datos
la lista datos seleccionada en la lista

4. Elementos de gráficos
En este paso se especifica una denominación para los diferentes elementos del gráfico:
título, subtítulo, eje X (horizontal), eje Y (vertical).

Al presionar sobre el botón Finalizar se insertará el gráfico en la hoja de cálculo.

90 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

Editar Gráfico

El gráfico que se ha insertado puede moverse por la hoja de cálculo y puede modificar su
tamaño. Para ello, debe seleccionarlo y utilizar las diferentes aplicaciones del cursor con el
mouse.
Además, al activar el Menú Emergente del gráfico se abren las siguientes opciones:

Rango de datos
Al presionar sobre esta opción se abre un cuadro de diálogo que permite editar el rango
y la serie de datos. La pestaña Rango de datos activa las opciones correspondientes al paso 2
en la creación de un gráfico. Por su parte, la pestaña Serie de datos se corresponde con el
paso 3.

Insertar/Eliminar...
Estas opciones permiten eliminar o insertar elementos del gráfico.

Formato de...
Esta opción abre un cuadro de diálogo que permite modificar el formato del elemento del
gráfico previamente seleccionado (en el ejemplo, Formato de Área Gráfica).
Las opciones para modificar el formato de los textos son similares a las expuestas en los
capítulos de formato de carácter y de párrafo (tipo de fuente, color, borde, fondo, alineación,
rotación, etc.).

Departamento Universitario de Informática – UNC 91

Curso de Calc

Observe que, al seleccionar un elemento del gráfico (área gráfica, título, leyenda, etc.)
también aparece la siguiente Barra de Herramientas:

En el menú desplegable de la izquierda se elige el elemento que se desea formatear

(ejemplo “Leyenda”).
Desde el botón Formato de selección se activan cada uno de los cuadros de diálogo
que permiten editar los elementos seleccionados del gráfico.
Además, en la Barra de Herramientas se encuentran los siguientes íconos:

• Tipo de gráfico permite modificar el tipo o estilo de gráfico seleccionado en el

paso 1 al crear el gráfico.
• Datos del gráfico permite editar las fuentes de datos externas a Calc. Además
permite insertar, eliminar y ordenar filas o columnas.
• Mostrar/Ocultar leyenda permite ocultar o mostrar la leyenda.
• Mostrar/Ocultar cuadrícula horizontal permite que no se muestren las líneas
horizontales, que se corresponden con los datos del eje Y del diagrama.
• Escala de texto permite modificar el tamaño del texto en proporción al tamaño
del gráfico.
• Diseño automático permite posicionar el gráfico en la posición predeterminada.

92 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

ACTIVIDAD N°12: Insertar un gráfico

Continúe ejercitando con el documento “Censo2010” modificado en la Actividad Nº 8.

1. Elija un tipo de gráfico

En primer lugar, elimine la fila correspondiente a los totales. Seleccione el rango A5:C12 y
desde el Menú Editar elija la opción Gráfico. En el paso 1 elija el gráfico Columna.

2. Seleccione el rango de datos

Compruebe que el rango de datos elegido es A5:C12. Elija la opción Serie de datos en
columna y observe que el gráfico permite comparar los datos de las columnas (Varones y
Mujeres) en cada fila (Departamentos). Ahora elija la opción Serie de datos en fila y observe
que el gráfico compara los datos de cada una de las filas (Departamentos) según los datos de
la columna (sexo). Active las opciones Primera fila como etiqueta y Primera columna como
etiqueta.

3. Elija la serie de datos

Elimine las filas sin nombre (fila 6 y fila 7), correspondientes a las filas en blanco sin datos.

Departamento Universitario de Informática – UNC 93

Curso de Calc

4. Configure los elementos del gráfico

Introduzca los siguientes datos:
-Título: Censo 2010
-Eje X: Sexo
-Eje Y: Departamento
El resultado debe ser el siguiente

94 Departamento Universitario de Informática - UNC

 Curso de Calc

ACTIVIDAD N°13: Editar un gráfico

Continúe trabajando con el archivo “Censo2010”.

1. Modifique el tamaño y la posición del gráfico

Utilizando el mouse, reduzca el tamaño del gráfico y posteriormente ubique el gráfico debajo de
la tabla.

2. Modifique la Serie de datos

Desde el Menú Emergente del gráfico abra el cuadro de diálogo Rangos de datos.
Modifique el rango que nombra a la serie de datos “Departamento Calamuchita” por el rango de
celdas A13:C13.
Modifique el orden de la Serie de datos.
Luego elimine la serie “Departamentos”.

3. Modifique el formato de los elementos del gráfico

A través de los Menúes Emergentes o de la Barra de Herramientas, aplique los siguientes
cambios a algunos de los objetos del gráfico:
- Área de Gráfico: Borde estilo continuo y ancho 0,10cm, Área gris 20%, Transparencia
gradiente.
- Gráfico: Borde estilo punteado fino color negro, Área relleno mapa de bits lino.
- Leyenda: Transparencia 30%, Fuente Arial cursiva tamaño 7, Posición derecha.
- Título principal: Borde continuo color negro, Fuente Arial negrita 13, Efecto de fuente color
negro.
- Serie de datos “Departamento Colon”: Opciones sobreponer 70%, Área color verde claro
El resultado debe ser el siguiente:

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