Estudio de Caso Oficina Verde

No.
89, 2009
CEGESTI - Su aliado para el éxito
Éxito Empresarial
CONVERSIÓN DE UNA OFICINA CONVENCIONAL A
UNA OFICINA VERDE
Elizabeth Venegas Mata
Ambiente y Desarrollo
CEGESTI
Compra de productos de oficina
L os estudios realizados sobre temas
ambientales han dado mayor énfasis a los procesos

Es importante adquirir productos “ambientalmente
correctos” que cumplan con las siguientes
características:
Criterio Ejemplo
productivos de las fábricas, al sector agrícola y
también al impacto ambiental durante el ciclo de Utilizan recursos Calculadoras solares
vida de un producto; sin embargo, no se ha dado renovables
tanta importancia al aporte del sector servicios que, Bajo contenido o Productos de limpieza
en el caso de Costa Rica, para el año 2008, ausencia de biodegradables
representa el 63% del producto interno bruto y que sustancias químicas
cada vez va creciendo más en los diferentes países dañinas para el
de la región. ambiente
En toda oficina es posible poner en práctica planes Utilizan materiales Papel que posee un
de gestión ambiental que disminuyan el impacto reciclables porcentaje de material
ambiental negativo que genera con sus actividades reciclado
diarias. De esta manera podemos pasar Reducen residuos Lápices con minas recargables
de tener una oficina convencional a una
Larga duración Grapadoras metálicas con una
OFICINA VERDE.
mecánica de buena calidad
En la oficina verde se trabaja a nivel de
espacio de trabajo y en las actividades que se Son reutilizables Vasos multiuso (vidrio)
desarrollan. Es un punto más por considerar dentro Son reciclables, de Tijeras de metal sin manilla de
de la estrategia de calidad de la organización, materiales separables plástico
desarrollada mediante política de compras de o de un solo material
productos, servicios y suministros, así como en la
gestión diaria de las actividades del trabajo. Ahorran recursos Bombillas de bajo consumo
energéticos
Se establecen cuatro ámbitos de acción
Comprometidos con Productos de empresas con
relacionados con compras de la mejora continua de un sistema de gestión
productos, contratación de servicios, los criterios ambiental, como ISO 14001 o
suministros básicos y gestión de ambientales EMAS
residuos. A continuación se presenta
una descripción de uno de estos. Contribuyen a Productos de madera con
mantener la certificación de gestión
biodiversidad del sostenible de bosques, como
planeta. FSC
Éxito Empresarial, No. 89, 2009 1

Uno de los productos que más se consumen en orgánicos volátiles ni metales pesados, con
cualquier oficina es el papel, el cual no se refiere recargas individuales, con armazón y tapa de
sólo a resmas de hojas sueltas, sino también a polipropileno y preferiblemente de materiales
cuadernos, libretas, tarjetas y sobres, entre otros. El reciclados, monomateriales o al menos
impacto ambiental de los productos de papel, según fácilmente separables por tipo de material.
el análisis de su ciclo de vida, se debe
principalmente al proceso de fabricación y al uso de  Lápices elaborados de madera sin lacar,
recursos naturales. preferiblemente de madera certificada o de
explotaciones forestales sostenibles.
Los siguientes son algunos criterios para la compra
de papel:  Pegamento en barra de base acuosa y envase
sin PVC.
 Procedencia de la pasta:
 Goma de borrar (borradores) de caucho natural
 Al menos un 80% de la fibra de materia y envase sin PVC.
prima del papel es reciclada.
 Sacapuntas, grapadoras y tijeras que sean
 La materia prima es de residuos de madera productos metálicos, elaborados a partir de un
proveniente de otros usos. solo material, libres de componentes o mixturas
 La materia prima de madera es de de madera o plásticos.
plantaciones forestales sostenibles.
 Proceso de blanqueamiento Contratación de servicios de oficina
 Sin blanqueamiento (sin darle un mayor Dos de los servicios que se pueden contratan en
blanqueado que el que originalmente tiene una oficina son la mensajería y la limpieza.
la pasta).
En el caso de la mensajería, los
 Blanqueamiento sin cloro, por ejemplo con aspectos ambientales se vinculan con
oxígeno. el tipo de transporte que se utiliza, las
 Concentración máxima de compuestos de emisiones asociadas, los tipos de
cloro en la pasta inferior a 15 ppm Total combustibles, etc.
Chlorine Free (TCF). En la eficiencia del servicio se debe valorar su grado
de utilización, optimizando las rutas de envíos y
 Certificación ecológica que garantice que el
disminuyendo los “urgentes” para tener una mejor
proceso de producción y las materias primas del
planificación. El servicio únicamente se debe utilizar
producto son amigables con el ambiente.
cuando es necesario, tratando de realizar más
Algunas de las certificaciones y sellos que se
envíos de manera virtual (correo electrónico e
encuentran son las que se observan en la
Internet). Además, se debe considerar el gasto
figura.
económico por la contratación del servicio, con
indicación de los ahorros o excesos en el uso del
servicio para de esta manera tener un mejor control.
Para los servicios de limpieza, se
debe limitar el uso de los productos
que son más agresivos con el
Figura 1. Certificaciones y sellos ambientales para ambiente, por ejemplo utilizar los
papel. desinfectantes en aquellos espacios
donde es estrictamente necesario, así
como reemplazar o minimizar el uso de cloro.
Otros suministros de oficina que también se pueden
considerar son lápices, lapiceros, borradores, Una buena práctica es revisar y mejorar los métodos
marcadores y grapadoras, entre otros. Algunos de limpieza, las frecuencias y dosificaciones de los
ejemplos son: productos, la optimización y reducción de la gama
de productos, la eficiencia del equipo usado y el
 Marcadores o rotuladores fluorescentes que no entrenamiento que se le dé al personal.
sean de un solo uso, ni contengan PVC, tinta de
base acuosa que no contenga compuestos La cantidad de empaque y embalaje también
representa un problema de generación de desechos
después del uso de los insumos de limpieza. Para de tecnologías más amigables con el ambiente
disminuir su impacto, se debe considerar la como luminarias de bajo consumo energético,
adquisición de envases más grandes para realizar el equipo electrónico y eléctrico con alta eficiencia
relleno de botellas claramente marcadas y la energética, sanitarios de doble descarga, aireadores
compra de agentes de limpieza concentrados. para las tuberías, entre otros.
Algunos criterios para contratar servicios de limpieza
son los siguientes:
Gestión de residuos
 Empresas que utilicen productos de limpieza de
Los residuos de las oficinas van adquiriendo un
bajo impacto ambiental, con etiquetas
peso cada vez más significativo en los residuos
ecológicas y con sus respectivas instrucciones
municipales. Si bien se acostumbra asociar estos
de uso.
residuos solo con el papel, un análisis detallado
 Empresas que garanticen el uso racional y muestra la composición de residuos de una oficina
correcto de los recursos. de forma más heterogénea:
 Empresas que garanticen la gestión y  60% papel
recolección selectiva de los residuos.  15% cartón
 Empresas que aseguren las competencias  9% plásticos
ambientales del personal.
 3% vidrio
 Empresas con un sistema de gestión ambiental
implementado.  3% metales
 2% orgánico
Suministros básicos de agua y energía  8% otros materiales
Las estimaciones del consumo de agua en Debe tenerse presente que el mejor residuo es el
las oficinas indican que el promedio de que nunca se llega a generar. Esto es posible
consumo es de aproximadamente 10 utilizando los principios de rechazar, reducir, reusar
m3/año para una oficina de tamaño y reciclar.
mediano, de los cuales el 70% se usa en Como en los casos anteriores, la educación y
los servicios sanitarios y urinarios, el 15% en los sensibilización del personal se presenta como el
lavatorios, el 5% en limpieza y el 10% restante en primer paso y el más esencial, ya que la empresa
otras actividades. puede proveer los medios para que los trabajadores
El consumo de energía en una oficina se realiza puedan realizar de una forma correcta la
básicamente con 3 finalidades: a) obtener algún clasificación de los residuos, de acuerdo con la
grado de confort como calefacción y aire composición de estos; sin embargo, si inicialmente
acondicionado y refrigeración (40%), b) disponer de no se les enseña a rechazar, reducir y reutilizar los
una iluminación adecuada (30%) y c) hacer trabajar diferentes tipos de materiales residuales que se
los equipos eléctricos y electrónicos (30%). generan, el reciclaje será inmanejable dado el gran
volumen que se generará.
El consumo de energía en términos
absolutos dependerá de las
características térmicas y de iluminación ¡Toda oficina puede convertirse!
del edificio (que implicará más o menos
dependencia energética). Además, Las actividades en cualquier oficina pueden
dependerá del tipo y la cantidad de equipos que se disminuir su impacto ambiental trabajando en las
posean en las oficinas, así como del grado de cuatro áreas mencionadas. Para lograr mejores
eficiencia de estos. resultados, estas se deben trabajar de manera
integral, ya que muchas de las acciones pueden
Los datos anteriores de consumo de agua y energía tener repercusiones en diferentes áreas de impacto
dan la guía para saber dónde se deben realizar los de la oficina.
esfuerzos de optimización de consumos. Todo
debe iniciar con la creación de conciencia en el Todos podemos contribuir en la mejora del ambiente
personal de la oficina, lo cual llevará a las buenas en cualquier tipo de trabajo que ejerzamos, ya sea
prácticas de uso y posteriormente a la adquisición en el sector industrial o de servicios; todo inicia con
la creación de conciencia sobre el impacto de
nuestras actividades sobre el ambiente y la
generación y ejecución de ideas que disminuyan
esta problemática ambiental.
Referencias
Central Intelligence Agency-CIA (2009). The World
Factbook – Costa Rica. Recuperado el 30
de junio de 2009, de
https://www.cia.gov/library/publications/the-
world-factbook/geos/CS.html
IHOIBE (2002). Guía Práctica de la Oficina Verde:

Recomendaciones para respetar el medio
ambiente en su oficina. País Vasco: IHOBE,
S.A.
World Resources Institute (2002). Working 9 to 5 on

Climate Change: An Office Guide. United
States.
Éxito Empresarial
es una publicación periódica de CEGESTI.
Si desea conocer más acerca de cómo mejorar la
competitividad de su empresa, acceda a los
artículos de publicaciones anteriores en nuestro
sitio web: www.cegesti.org

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