CASO EMPRESA IMPORTADORA XYZ

La organización XYZ es una empresa colombiana fundada en la década de los 30’s, la organización
participa en el negocio de importación y comercialización de artículos agroforestales, industriales y
logísticos.

Durante sus inicios la empresa participó en el rubro automotriz, comercializando repuestos de diferentes
marcas. En el año de 1952 que la organización decide cambiar de negocio orientándose a la línea de
productos agroforestales. A inicio de los años 80’s, una importante firma alemana nombra a la compañía
como distribuidor exclusivo de toda su línea de equipos agroforestales a nivel nacional. Asimismo, otro
hito importante para la empresa es que en el año 1990 la organización es nombrada distribuidor autorizado
de Parker Hannifin Corp, iniciando la línea industrial en la organización.

En el sector industrial, la organización comercializa productos para uso hidráulicos, línea neumática,
filtros, conexiones, respiraderos y lubricación, siendo sus principales proveedores: Parker, Clear Edge,
Ryco, Purafil, entre otros.

A inicios del presente año, la organización realizó la apertura de su punto de venta de montacargas y con
ello el inicio de sus operaciones en su línea logística en Bogotá.

La organización vende productos industriales y agroforestales en todo el territorio colombiano, pero ha

decido enfatizar sus operaciones en la Región Caribe, contando con oficinas en las siguientes ciudades:
Barranquilla, Cartagena y Santa Marta. Ubicándose la casa matriz en la oficina de Bogotá.

Finalmente, se resalta que la línea que representa mayor valor para la organización es la agroforestal

A continuación, se define los siguientes objetivos estratégicos de la empresa:

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
• Incrementar la red de distribuidores en un 15% para el cierre del año 2021
• Incrementar la rentabilidad financiera de la empresa en un 0.25% para el cierre del año 2021
• Alcanzar un 98% de satisfacción del cliente con relación a los canales de atención para el cierre del
año 2021
• Incrementar el ingreso por ventas en 10% para el cierre del año 2021
• Alcanzar un 99.75 % de exactitud en el proceso de control de inventario para el cierre del año 2021

A continuación, se muestra el mapa de procesos de la organización.

 Figura 1. Mapa de procesos Empresa Importadora

PROCESOS FUNCIONES
Adquisiciones Gestión de las compras internas de la
Organización
Recursos humanos • Reclutamiento de personal
• Retención talento humano
• Gestión de planillas
Tecnología de la información • Soporte de aplicaciones
• Soporte de técnico
• Gestión de proyectos tecnológicos
Infraestructura Gestión y mantenimiento de los activos
inmuebles de la organización
Logística de entrada • Gestión de importaciones
• Gestión de abastecimiento
Operaciones • Contabilidad
• Finanzas
Ventas y marketing • Marketing
• Gestión de ventas líneas: agroforestal,
industrial y logística
Logística de salida Gestión picking, packing y distribución
Servicio post venta Mantenimiento y reparación post venta
Gestión estratégica Gestión de plan estratégico
Medición KPI’S Elaboración y seguimiento de indicadores.
 Tabla 1. Descripción de proceso y funciones de la empresa importadora

Figura 2. Organigrama Empresa Importadora

DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL NEGOCIO

Actualmente el 80% de las ventas de la organización son a través de la de línea agroforestal, la cual tiene
como principal cliente a distribuidores. Asimismo, se resalta que la organización cuenta con exclusividad,
a nivel nacional, de las marcas más reconocidas en este sector. Por lo cual, la compañía cuenta con un
fuerte poder de negociación con sus clientes.

El proceso actual de ventas se basa en visitas, llamadas telefónicas y/o correos entre los vendedores y los
clientes; en el proceso de negociación, el vendedor registra el pedido en el sistema de ventas y facturación
PX y posteriormente envía un reporte de cotización vía correo electrónico. En esta etapa el pedido puede
ser modificado y la información inicial va siendo eliminada (ventas perdidas) por razones que no llegan a
mostrarse a la gerencia, como ejemplo: la falta de stock, tiempo excesivo de importación o precio elevado
del artículo. Por otro lado, el vendedor es el responsable de registrar cada pedido del cliente (trabajo
operativo), lo cual le resta tiempo para poder atender y/o captar nuevos clientes.

En caso el cliente requiera un pedido de importación, el vendedor solicita a su líder directo la evaluación
de dicha petición; en caso sea positiva, el líder procederá a registrar una solicitud interna de compra en el
Enterprise Resource Planning (ERP), licencia adicional en el Oracle EBS. Adicionalmente, en este
proceso se presenta una complicación, debido a que el pedido del cliente no se encuentra relacionado a la
solicitud de importación (no existe trazabilidad entre pedido de ventas y pedido de importación), por lo
cual existe un riesgo que cuando el producto llegue a la organización, se haya perdido el rastro por parte
de los interesados o sea vendido en otro pedido, lo cual ha originado en varias ocasiones quejas de parte
de los clientes.

Finalmente, en el proceso de ventas, el cliente no interactúa de manera continúa con la empresa, desconoce
el estado de su pedido de venta o de importación y por otro lado debe estar solicitando información a su
vendedor asignado, el cual por constante trabajo operativo no suele responder de manera eficaz.
Asimismo, se resalta que, con el actual procedimiento, no se realiza una correcta medición del trabajo de
los colaboradores y adicionalmente se pierde indicadores importantes para el negocio: demanda del
mercado, comportamiento e interés de los clientes, tiempo de atención, entre otros.

DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA ARQUITECTURA TI

La organización hace cuatro años completó la implementación del ERP Oracle EBS, la cual se encuentra
instalada en los servidores de la ciudad de Bogotá. En aquel entonces el proceso de ventas se realizaba a
través del módulo Order Management (OM), pero con el uso de este módulo se originaron diversos
inconvenientes, como, por ejemplo: la creación de los pedidos requería muchos pasos para el vendedor,
el proceso de autorización era tedioso, no se contaba con información centralizada y la mayor dificultad
fue la conexión con las oficinas remotas. En la Región Caribe la velocidad de conexión a internet es
inferior que en Bogotá y en ocasiones se ve interrumpida, lo cual generaba que las ventas no sean ágiles
o se detengan por falta de conectividad con el ERP, causando quejas por parte de los clientes. Por otro
lado, la conexión por Virtual Private Network (VPN) no brindaba una solución adecuada al negocio y en
muchas ocasiones el personal de Bogotá tenía que apoyar en dichas funciones al equipo de la Región
Caribe, generando pedidos desde la oficina principal, mientras que en las oficinas remotas no podían
operar.

Con la ampliación de las oficinas en la Región Caribe, el problema fue incrementándose y con ellos fue
necesario buscar una alternativa al módulo OM, con ello hace dos años se desarrolló del sistema PX
(modelo de aplicaciones). Esta aplicación reemplazó al módulo OM del Oracle EBS, permitiendo así
atender las ventas de manera desconectada. PX se encuentra replicado en servidores alojados en cada
oficina de operaciones (Barranquilla, Santa Marta y Cartagena) y se encuentra conectado al Oracle
mediante servicios web; pero en caso de que no se pueda establecer conexión, la aplicación se encuentra
diseñada para operar de manera autónoma. Cabe resaltar, que el envío de los documentos de venta hacia
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) son cada diez días para la organización; así
que, en el escenario más pesimista, las oficinas remotas pueden operar hasta diez días desconectados.
Hasta el momento, el máximo tiempo de operación desconectado ha sido por tres días en la oficina de
Santa Marta, debido a fenómenos naturales que originó la interrupción de la red de internet.
Adicionalmente, PX se encuentra integrado con un componente, de igual forma replicado y desconectado
que genera los documentos electrónicos, dicho componente es mantenido por un proveedor de facturación
electrónica Carvajal Tecnología y Servicios S.A.

Finalmente, se puede indicar que con la arquitectura actual se ha podido atacar los procesos tácticos de la
organización y esto motiva a mirar hacia procesos estratégicos y así lograr un valor hacia los clientes,
generando una propuesta que aproveche y optimice la infraestructura tecnológica actual.

Tras el análisis de la línea base de la arquitectura, se han procedido a identificar los siguientes
problemas:

• El proceso de cotizaciones no se encuentra definido, lo cual origina la pérdida de información (ventas

perdidas).
• El trabajo operativo de toma de pedidos por parte de los vendedores genera costos que podrían ser
invertidos en la captación de nuevas oportunidades de ventas.
• Las solicitudes de importación no se encuentran relacionadas a un pedido de ventas, lo cual origina
desorganización en la facturación de dichos artículos y quejas de clientes por demoras o pérdida de
stock (se vende los artículos a un segundo cliente).
• La comunicación entre el cliente y la organización no es eficiente, con gran dependencia del vendedor
asignado.
• No existe indicadores de productividad operativa ni de demanda de mercado, relacionado con la
interacción directa con los clientes.

A partir de lo anteriormente expuesto presente un análisis y planteamiento de una solución de

implementación de una Infraestructura Tecnológica para la empresa importadora XYZ en la que
usted:

• Identifique cuáles de las diferentes plataformas digitales existentes en el mercado apoyaría

a la empresa importadora XYZ en la consecución de sus objetivos estratégicos.
• Indique el aporte que realizaría cada una de las herramientas o plataformas tecnológicas en
la creación de valor en la empresa importadora.
• Presente varias estrategias de virtualización y Cloud Computing como apoyo a los proyectos
de tecnología de la empresa importadora. Explique.
• Realice una descripción de la solución completa, a nivel de infraestructura tecnológica, para
resolver el caso de la empresa importadora.

Nota: Recuerda tener en cuenta la rúbrica de evaluación publicada en la plataforma Moodle para
obtener los máximos puntajes en cada indicador.

ÉXITO.