BIBLIOTECA DE RIESGOS

PROCESO GENERAL DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

Esta herramienta le permitirá identificar los riesgos inherentes de un proceso general de Liquidación de
Nómina, el cual considera las actividades de parametrización de funcionarios y criterios de liquidación,
reporte de novedades, liquidación de la pre-nómina y autorización de la liquidación definitiva,
liquidaciones laborales por retiro, liquidación de seguridad social y parafiscales, reconocimiento contable
y/o financiero y administración de documentos del personal.

No se debe descartar la buena práctica de entender el proceso de Liquidación de Nómina de la

organización a evaluar, identificando las actividades particulares y los riesgos que se encuentren
presentes.

De acuerdo con el objeto social de la organización, su cadena de valor y la criticidad del proceso, es
importante valorizar los riesgos definiendo su probabilidad, impacto y velocidad.

SUBPROCESO RIESGO TIPO DE RIESGO

Creación de funcionarios ficticios y/o condiciones
salariales y beneficios no autorizados. Fraude
Liquidación de nómina a funcionarios ficticios
Incumplimientos legales por inadecuada
parametrización de bases y porcentajes de descuento Legal
normativos.
Accesos de creación, modificación y ajustes de
funcionarios y parámetros de nómina a personal no
autorizado
Parametrización de
Accesos a personal no autorizado para visualizar
funcionarios y criterios de Tecnológico
información confidencial
liquidación
Ausencia de una adecuada segregación de funciones
y/o actividades entre los responsables de la operación,
parametrización y liquidación de nómina.
Modificaciones y ajustes en el sistema de información
crítica sin autorización de un nivel adecuado.
Condiciones contractuales que no corresponden a las
Operativo
políticas y lineamientos de contratación de la compañía
Errores en la parametrización de criterios base de
liquidación y/o debilidad en la actualización periódica.
Falta de control y trazabilidad de las actividades que se
reportan como novedades (ausentismos, horas extras,
vacaciones, incapacidades, entre otras).
Recepción de novedades sin estandarización de un
proceso de recepción (cronogramas, formatos,
funcionarios) y/o centralización y/o control de su
recepción
Mayores costos financieros e incumplimientos legales
por ausencia de control y/o trazabilidad de cada
Recepción de novedades Operativo
funcionarios sobre la acumulación de novedades de
vacaciones.
Los contratos no están en línea con las políticas y
procedimientos de contratación de la compañía
Las excepciones de beneficios no se encuentran
formalizadas en políticas de la compañía
Pérdida de documentos que soportan las novedades
liquidadas de cada funcionario, por ausencia de un
repositorio de información y/o custodia adecuada.
 SUBPROCESO RIESGO TIPO DE RIESGO
Recepción y reconocimiento de novedades, soportadas
por documentos inapropiados y no idóneos y/o que no
consideran los criterios requeridos.
Liquidación de novedades ficticias, no procedentes, sin
Fraude
soporte y sin autorización.
Liquidación de novedades por conceptos, porcentajes y
a funcionarios no autorizados en las políticas de la
compañía
Incumplimientos legales por deducciones a
Legal
funcionarios mayores a las permitidas legalmente.
Aplicación de novedades y/o beneficios no
procedentes, favoreciendo a funcionarios por
inadecuada segregación de funciones.
Fraude
Pagos de nómina y beneficios no registrados y sin
trazabilidad
Ajustes de novedades no autorizadas y soportadas
Información financiera no confiable e inadecuado
análisis financiero por errores en el registro contable Financiero
y/o causación de cuentas contables.
Descuentos aplicados a funcionarios sin la generación
de pago a los terceros correspondientes.
Errores en los valores liquidados de novedades que no
corresponden a los documentos soportes.
Inoportunidad en el reconocimiento de novedades
Reconocimiento contable Las valoraciones actuariales no reflejan con exactitud
de novedades las obligaciones Operativo
Información financiera no confiable, por ausencia de
conciliación periódica de cuentas contables y saldos
financieros.
Liquidación de novedades con porcentajes
desactualizados que no corresponden a las políticas
internas y/o normas legales
Bases y porcentajes de liquidación de novedades
parametrizadas de manera inadecuada y/o sin
actualización.
Afectación de información y/o modificación de
periodos anteriores por ausencia de un procedimiento
Tecnológico
de cierre de módulos, meses o plataformas.
Consolidación de saldos de cuentas contables
inconsistentes, duplicados e incompletos.
Errores en el cargue de información por interfaces,
cargue de archivos planos, entre otros.
Transacciones o actividades realizadas con usuarios de
funcionarios retirados que no fueron bloqueados en el Tecnológico
sistema de información
Inoportunidad y errores en el cálculo y liquidación de
retiros de funcionarios
Legal
Liquidaciones por retiro de Demandas laborales por inadecuado procedimiento de
personal retiro.
Liquidaciones de nómina mensual y pago a
Fraude
funcionarios que ya no laboran en la compañía
Liquidación de retiro a funcionarios con cuentas por
cobrar pendientes y/o sin paz y salvo y sin Operativo
autorización.
 SUBPROCESO RIESGO TIPO DE RIESGO
Inadecuado registro contable de la liquidación de retiro Financiero
Errores en la liquidación de nómina por ausencia de
una verificación y análisis de tendencias, bases y
cálculos. Financiero
Mayores y/o menores valores de nómina liquidados y
pagados
Información insuficiente para realizar análisis
Tecnológico
significativos.
Pre nomina
Liquidación y pago de nómina sin autorización de los
niveles requeridos.
Inoportunidad en el cierre de novedades y liquidación Operativo
de nómina, limitando los análisis, identificación de
desviaciones significativas y ajustes oportunos.
Variaciones significativas, tendencias y movimientos
inusuales no identificados
Modificación de información de los archivos de nómina
por funcionarios no autorizados y/o inadecuada
Fraude
segregación de funciones.
Liquidación y pago de nómina a funcionarios ficticios
Acceso y edición de archivos de nómina por personal
no autorizado y por falta de controles de modificación
(contraseñas, bloqueos, limitación de accesos a
Tecnológico
carpetas y archivos, entre otros.)
Información inconsistente y/o con errores en el
proceso de interface y/o cargue de información
Pago de nóminas sin las validaciones y autorizaciones
Liquidación y pago de la requeridas.
Nómina Los funcionarios responsables del proceso de
liquidación de nómina no se encuentran capacitados.
Registro de liquidación y novedades de manera Operativo
manual, sin registro contable y/o trazabilidad.
Sanciones y pago de intereses por inoportunidad en el
pago de seguridad social, parafiscales y/u obligaciones
tributarias.
Afectación financiera por inoportunidad o falta de
reconocimiento de provisiones de nómina, así como
registro de valores no consistentes. Financiero
Obligaciones tributarias liquidadas de manera
incorrecta y/o no registradas.