Unidad 1.

Mi primer documento (I)

Versiones de Word 2016 - 2019

Es posible que exista cierta confusión con las versiones de Word que vamos a
tratar de aclarar en este punto. Tradicionalmente, las versiones de Word se han
nombrado con "Word" seguido del año de la versión (Word 2013, Word 2016, ..),
esto es para las versiones de Word para escritorio. En 2011 se lanzó Office 365
que es un servicio de suscripción basado en la nube, por supuesto también
incluye Word, aunque no se llama Word 365, sino simplemente Word, y puede
que esto sea el motivo de la confusión, ya que, en ocasiones, al hablar de Word
no se sabe si nos referimos a la version de escritorio o a la versión de Office 365.
Una explicación a esta falta de diferenciación puede ser que Microsoft está
interesada en que la versión de escritorio vaya desapareciendo en favor de Word
de Office 365 y por lo tanto solo exista un Word a secas.

La principal diferencia entre ambas versiones es que el Word de Office 365 se

actualiza de forma online cada pocos meses, según van saliendo nuevas
funciones o mejoras, mientras que el Word de escritorio no se actualiza, es decir,
si compramos el Word 2016 tendremos que comprar Word 2019 para actualizarlo.

Otra diferencia es que el Word de Office 365 permite guardar los documentos
en la nube mediante OneDrive de forma muy fácil, y se paga una cuota mensual,
mientras que el Word de escritorio se paga completo al comprarlo.

Sin embargo, a nivel de uso, ambas versiones de Word son muy parecidas, las
únicas diferencias se encuentrar a la hora de compartir y guardar documentos en
la nube.

También existe una versión gratuita de Word que se ejecuta en un navegador

web, al escribirse este curso se llamaba Word Online y en 2019 se cambio el
nombre a "Word en la web". Para usar esta versión gratuita hay que tener una
cuenta de correo de Microsoft.

Existe una versión de Word que se puede ejecutar en dispositivos móviles

(smartphones y tablets) y que se llama Word para móviles o Word App.
Hablaremos de Word Online y Word App en la unidad 25.

1
 Este curso se ha realizado con la versión de Word de Office 365 en Marzo de
2016, y lo hemos llamado Word 2016 porque nadie usa el término "Word de Office
365", otra posibilidad hubiera sido llamarlo simplemente "Word" pero como
tenemos otros cursos de versiones anteriores Word 2007, Word 2010 y Word
2013, nos parecío más claro llamarlo Word 2016.

Sin embargo, en 2019 ha salido la versión de escritorio Word 2019, dado que

los cambios no justifican redactar el curso de nuevo, hemos creado la nueva
unidad 26 que incluye las mejoras y las nuevas funciones incorporadas a Word
2019, y también a la versión actualizada de Word de Office 365. Así pues, este
curso sirve tanto para Word 2016 como para Word 2019, ya que en su mayor
parte son idénticos y las novedades de 2019 se pueden consultar en la unidad
26.

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23

 Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar este ejercicio paso

a paso: Abrir y cerrar documentos

 Ejercicio propuesto de la Unidad 1  Prueba evaluativa de la Unidad 1

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Unidad 2. El entorno de Word 2016 (I)

4
 Vamos a ver los elementos básicos que componen la ventana de Word
2016. Aprenderemos cómo se llaman, donde están y para qué sirven. También
veremos cómo obtener ayuda. Cuando conozcamos todo esto estaremos en
disposición de empezar a crear documentos en el siguiente tema.

2.1. Elementos de la pantalla

Al arrancar Word aparece una pantalla muy similar a la siguiente:

La ventana de Word se puede personalizar (lo veremos más adelante), para

cambiar las herramientas y botones que hay disponibles, de modo que debes
tomar las imágenes del curso como un recurso orientativo, que puede no ser
idéntico a lo que veas en tu pantalla.

Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te

vayas familiarizando con los nombres de cada uno, para que sigas fácilmente las
explicaciones, ya que se suelen utilizar estos términos.

Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento.

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 1. La barra de herramientas de acceso

rápido   contiene, normalmente, las opciones que

más frecuentemente se utilizan. Los botones son Guardar, Deshacer (para
deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que
hemos deshecho) y Abrir. El último botón abre el desplegable para personalzar
los botones que aparecen en esta barra, visita el siguiente avanzado donde se
explica cómo hacerlo Personalizar la barra de acceso rápido  .

2. La barra de título, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del

documento abierto que se está visualizando, además del nombre del programa.

3 y 4. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se

trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para
realizar acciones en Word. Se organiza en pestañas que engloban categorías
lógicas, por ejemplo, Inicio, Insertar, etc. Para cada pestaña hay una cinta de
opciones diferente. Las veremos en detalle más adelante.

5. Los botones para cambiar la presentación de la cinta de opciones,

minimizar, maximizar y cerrar.

6. Las barras de desplazamiento permiten la visualización del contenido que

no cabe en la ventana. Hay una para desplazar el documento de forma vertical y
otra de forma horizontal. En la imagen sólo se ve la vertical.

7. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para

apreciar en mayor detalle o ver una vista general del resultado.

- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada

será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom
deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado,
arrastrándolo.

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 8. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizará la hoja del
documento. Por defecto se suele mostrar en Vista de impresión. Esto significa
que veremos el formato de la hoja tal cual se imprimirá. Otros modos son para
leer y para diseño web.

9. La barra de estado muestra información del estado del documento, como el

número de páginas y palabras, o el idioma en que se está redactando. Podremos
modificar esta información si hacemos clic sobre ella, ya que, realmente, son
botones.

Si quieres saber algo más sobre las barras y botones, visita el siguiente tema
básico sobre las barras de Word  .

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Unidad 2. Ejercicio: Elementos de la pantalla

Ejercicio 1: Barra de herramientas de acceso rápido

En este ejercicio practicaremos la utilización de la barra de herramientas de

acceso rápido.

1. Inicia el programa Word, si no lo tienes abierto.

2. Haga clic sobre Documento en blanco para abrit un nuevo documento,
escribe tu nombre completo en el documento en blanco que se muestra.
3. Pulsa la tecla INTRO y escribe tu fecha de nacimiento debajo.
4. Ahora haz clic en la flecha Deshacer Escritura de la barra de acceso rápido
que es la que está situada en la zona superior izquierda.
Si no tienes claro qué botón es Deshacer, deja el cursor unos segundos
sobre cada uno de ellos para ver un pequeño globo informativo con sus
nombres hasta localizarlo.
5. Comprobarás que la última acción realizada se revertirá. Es decir, la fecha
de nacimiento ha desaparecido.
6. Ahora, haz clic en Rehacer Escritura, que es el botón en forma de flecha
que hay junto a Deshacer. Sigue el mismo procedimiento que antes para
comprobar cuál es si no lo tienes claro.
7. Observarás que has recuperado la fecha.
8. Por último, haz clic en Guardar en esta misma barra. Se abrirá una ventana
nueva. Observa que el nombre que se va a dar al documento es tu nombre
propio. Esto se debe a que Word automáticamente sugiere que el documento
tome el nombre de la primera frase que encuentra en su contenido, porque
esta suele ser el título. Pulsa el botón Guardar que hay en la zona inferior de
la misma. Elige la carpeta donde quieres guardarlo. No cierres el documento.
Puedes continuar con el siguiente ejercicio.

Ejercicio 2: Barra de título

En este ejercicio veremos la utilidad de la barra de título.

1. Localiza la barra de título. Recuerda que se trata de la zona superior que

ocupa todo el ancho de la ventana.
2. Observa que se muestra tu nombre completo, al ser el nombre con el que
guardamos el archivo en el ejercicio anterior.
3. Ahora, céntrate en los botones que hay a la derecha del todo de esta
barra: Presentación, Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar. Sitúa el
cursor encima de cada uno de estos botones para comprobar cuál es cada
uno leyendo el texto de ayuda que se va mostrando.
4. Pulsa el primero, Minimizar. La ventana desaparecerá. Para recuperarla,
pulsa el logotipo de Word en la barra inferior de la pantalla, donde se

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 encuentra en botón de Inicio de Windows. La ventana volverá a mostrarse
tal y como estaba.
5. A continuación deberás pulsar el segundo botón, Maximizar. Comprobarás
que Word pasa a ocupar toda la pantalla. Luego vuelve a pulsarlo para que
recupere su tamaño habitual.
6. Por último, pulsa el botón Cerrar. Si no has realizado ninguna modificación
sobre el documento tras haberlo guardado, Word se cerrará.
En caso contrario se mostrará un mensaje que preguntará si guardar los
últimos cambios realizados, deberás responder si Guardar o No
guardar para continuar con el cierre. En este caso en concreto haz clic
en Cancelar para cancelar el cierre y seguir con los ejercicios (o bien cierra y
vuelve a abrir si quieres probarlo).

Ejercicio 3: Barra de desplazamiento y zoom

En este ejercicio veremos la utilidad de la barra de desplazamiento y

del zoom.

1. Partimos del supuesto que el documento que has creado en este ejercicio
está abierto. Localiza la barra de desplazamiento vertical, en la zona derecha
de la ventana. Haz clic en ella y arrástrala hasta abajo. Lo normal será que
ya no veas en pantalla el texto que introdujiste, sino que verás dibujado el
final de la hoja.
2. Aumenta el zoom al máximo (500%) bien arrastrando el deslizador inferior o
bien con el botón en forma de +. Apreciarás que el texto ahora se ve muy
grande y que no se ve el ancho total de la hoja. Fíjate en la barra de
desplazamiento vertical, la barra se ha hecho más pequeña, esto indica que
hay más superficie oculta que no cabe en pantalla.
3. Ahora, centra tu atención en la barra de desplazamiento inferior. Se trata de
la barra horizontal, que desplaza el documento a lo ancho. Arrástrala hacia la
derecha hasta el final, poco a poco, y observa cómo el texto con tu nombre
va quedando a la izquierda hasta desaparecer. Luego, regresa al punto
inicial (a la derecha del todo).
4. Por último, recupera el zoom al tamaño real (100%). Para ello haz clic en el
valor 500% y selecciona la casilla donde se muestra el valor 100%. Luego,
pulsa el botón Aceptar.

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Ejercicio 4: Vistas

En este ejercicio veremos cómo cambiar de vista.

1. Observa los botones de vista que hay junto al zoom, en la zona inferior
derecha. Lo normal es que esté activada Diseño de impresión.
2. Activa el siguiente botón, Mode de lectura. Para salir de él deberás
pulsar Cerrar, arriba a la derecha. Word volverá a mostrar el documento en
la vista de impresión.
3. Ahora activa el siguiente, Diseño web. Los bordes de final de página ya no
se muestran, sino que el texto se muestra sobre un lienzo infinito. Cambia el
zoom al mínimo (10%) para ver cómo, a pesar de que el texto se ha
reducido, el espacio de trabajo sigue ocupando toda la ventana. Luego,
recupéralo al 100%.
4. Vuelve a activar la vista Diseño de impresión.
5. Cierra Word.

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2.2. La cinta de opciones

Hemos comentado que la cinta es la barra más importante de Word, porque

contiene todas las opciones que se pueden realizar con los documentos.
Veámosla con más detalle.

Las herramientas están organizadas de forma lógica en pestañas o fichas

(Inicio, Insertar, Diseño...), que a su vez están divididas en grupos. Por ejemplo,
en la imagen vemos la pestaña más utilizada, Inicio, que contiene los
grupos Portapapeles, Fuente, Párrafo y Estilos. De esta forma, si queremos
hacer referencia durante el curso a la opción Negrita, la nombraremos
como Inicio > Fuente > Negrita.

Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente

nombre de pestaña.

 Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeño

botón en su esquina inferior derecha. Este botón abre un panel o cuadro de
diálogo con más opciones relacionadas con el grupo en cuestión. En la
imagen, por ejemplo, el cursor está situado en el botón que abre el
panel Portapapeles. En el grupo Fuente abriríamos el cuadro de diálogo Fuente,
y así consecutivamente.

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  Las pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un
comportamiento "inteligente", que consiste en mostrar determinadas pestañas
únicamente cuando son útiles, de forma que el usuario no se vea abrumado por
una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la ficha Herramientas de tabla no
estará visible de entrada, únicamente se mostrará si insertamos una tabla en
nuestro documento y la seleccionamos.

Ésta función permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en

algún momento queremos ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma manual,
podremos hacerlo desde el menú Archivo > Opciones > Personalizar Cinta de
opciones, o pulsando con el botón derecho sobre la cinta de opciones y
elegiendo Personalizar Cinta de opciones. Si quieres ver con detalle cómo
hacerlo, visita el siguiente avanzado de personalización de la cinta de
opciones  . Además, si acostumbras a personalizar los programas que utilizas
es posible que también te interese aprender cómo exportar e importar la
personalización del entorno  .

 En las últimas versiones de Word se apuesta por dotar de accesibilidad al

programa, pudiendo controlarlo por completo mediante el teclado.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta

forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando
la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la
necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números

con fondo gris en lugar de negro, por ejemplo, el 2 de la imagen que corresponde
al comando Deshacer.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

 Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.

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 Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará,
para disponer de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en
el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes
mostrar u ocultar las cintas desde el botón   de la zona derecha superior que
abirá la ventana que se muestra a continuación, con tres opciones.

Ocultar automáticamente la cinta de opciones. Mostrar sólo las pestañas.

Mostrar pestañas y comandos.

 Modo Mouse/Modo Toque.

Con la aparición de pantallas táctiles los botones pueden quedar demasiado

juntos para tocarlos con el dodo, por esto ahora podemos elegir entre el modo
tradicional o Mouse y el nuevo modo Toque. En este avanzado puedes ver como
activarlo. Modo Mouse/Táctil 

2.3. La ficha Archivo

La pestaña Archivo a diferencia del resto de pestañas,

no contiene herramientas para la modificación y tratamiento del contenido del
documento, sino más bien opciones referentes a la aplicación y al archivo
resultante. Al situarnos en esta pestaña, se cubre el documento con un panel de
opciones, es por ello que Microsoft ha llamado a esta vista la Vista Backstage.

De hecho, su estructura es distinta al resto de fichas, por eso la vamos a

comentar a partir de la siguiente imagen.

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 Observarás que sus opciones no se encuentran en una ficha como las que
hemos visto, con agrupaciones. Están situadas en forma de menú vertical. Esta
pestaña equivalía al botón Office en la versión Word 2007, y en versiones
anteriores era el menú Archivo.

La principal característica de la ficha Archivo es que para cada comando de la

parte izquierda aparecen unas opciones en la parte central, y a su vez, para cada
una de estas opciones aparecen otras opciones más en la parte derecha de la
pantalla. Por ejemplo, en la imagen vemos como el comando Abrir genera las
opciones Recientes, OneDrive, ... y al seleccionar Recientes aparece una lista
con varios documentos recientes.

OneDrive es como un disco duro virtual en Internet que veremos con detalle en
la unidad 22, por el hecho de tener de una cuenta de correo de Microsoft (outlook,
hotmail, ...) ya disponemos de espacio en OneDrive para guardar documentos.

Otra particularidad es la presencia del botón   para volver atrás que sólo
aparece en la ficha Archivo.

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2.4. Ayuda de Word

Tenemos dos métodos para obtener ayuda en Microsoft Word.

 Ayuda contextual. Consiste en colocar el cursor sobre un icono y esperar

dos segundos para que aparezca una ventanita con la explicación sobre la
función de dicho icono. Por ejemplo, en la siguiente imagen vemos la explicación
sobre el icono Borrar todo el formato.

 ¿Qué desea hacer?.

Si con la ayuda contextual no tenemos suficiente, podemos hacer clic en el

botón   y se abrirá una caja de búsqueda para que escribamos
nuestra pregunta o duda. Por ejemplo, si escribimos "tabla" veremos que nos
ofrece un cuadro desplegable con las opciones que muestra la siguiente imagen.

Esta caja sirve para ir a buscar ayuda en Word, pero además, es capaz de

ejecutar el comando que estábamos buscando. Por ejemplo, en este caso,
podemos insertar una tabla en el documento, con el comando Agregar tabla, si
queremos ejecutarlo en ese instante, también podremos Obtenga ayuda sobre

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"tabla", que nos llevará a la clásica ayuda de Word, o Búsqueda inteligente de
tabla, que busca en internet todo lo relacionado con esa palabra mediante el
buscador Microsoft Bing.

Si colocamos el cursor en Agregar tabla aparecerá una cuadrícula para elegir

cuantas filas y columnas queremos que tenga la tabla que se va a insertar en ese
momento.

En realidad, es como si hubieramos ejecutado el comando Tabla de la

pestaña Insertar.

Si elegimos la opción   iremos a la clásica Ayuda

de Word que ya existía en las versiones anteriores. Aparecerá la ventana de
la Ayuda con los resultados para la palabra "tabla", como muestra la siguiente
imagen.

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 A esta ventana de ayuda también se puede acceder pulsando la tecla F1, en
ese caso, no habrá ninguna palabra en la caja de búsqueda, y se mostrarán las
categorías de la ayuda. Como vemos en la siguiente imagen.

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En la parte superior tenemos un menú con diversos

botones . 

- Botones básicos de navegación: Adelante, Atrás. Y la opción para volver a la

página de Inicio.

- Y botones de acción que te permitirán Imprimir o Cambiar tamaño de

fuente, que te ayudará a ver más grandes (o pequeñas) las letras de la
documentación.

- Caja de búsqueda. Introducir el texto a buscar y pulsar INTRO o hacer clic

sobre la lupa. Nos mostrará una lista con los temas relacionados con el texto
introducido, la cual se realiza en base a la ayuda de Microsoft Office en Internet y
también de otros sitios de Internet, entre ellos, la página web de aulaClic.

En esta edición de Office, la ayuda se encuentra, fundamentalmente, en la red.

Si no dispones de conexión a Internet aparecerá un mensaje indicándolo, como
muestra la siguiente imagen, en ese caso sólo podrás obtener ayuda básica
escribiendo en el cuadro de búsqueda  .

 Ejercicio propuesto de la Unidad 2

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