¿Cómo Crear Una Base de Datos Con Excel - Estos Son Los 5 Pasos Claves

8/9/2020 ¿Cómo crear una base de datos con excel?
Estos son los 5 pasos claves
CÓMO CREAR UNA BASE DE

DATOS CON EXCEL? ESTOS SON
LOS 5 PASOS CLAVES
La lista de emails o base de datos de clientes constituye uno de los principales activos del patrimonio de una
empresa. Con la transformación digital, este elemento, que principalmente aparece en la forma de una base de
datos excel, tiene un papel cada vez más importante, ya que dispone de todas las informaciones útiles para una
campaña segmentada de email marketing, sms masivos o acción en redes sociales.
Se puede constituir una base de datos de diferentes maneras. Una de las más populares es la hoja Excel.
A pesar de que es una herramienta subestimada (la mayoría de sus funciones son poco utilizadas o no
utilizadas), este popular programa es muy práctico para generar presupuestos, facturas, entre otros, e inclusive
para crear, limpiar y segmentar un archivo de prospección. De hecho, Excel es una herramienta que permite
filtrar los datos, agrupar elementos con aspectos comunes o distinguir valores repetidos. También es una
herramienta de cálculo excepcional que, bien utilizada, resulta muy potente e intuitiva.
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8/9/2020 ¿Cómo crear una base de datos con excel? Estos son los 5 pasos claves
Crear una base de datos excel
1. Antes de empezar
El primer paso será obtener los datos a través de diferentes fuentes (pidiendolo al cliente, acciones
online, facebook, tarjetas de fidelización, etc.). Hay que tomar un tiempo para pensar lo que esperamos
del archivo y nuestro objetivo. Así, será más fácil hacerlo y saber las categorías que hacen falta integrar.
Si esperamos hacer una campaña de SMS masivos, tendremos que recopilar datos como nombre o móvil,
pero también estaría bien conseguir su cumpleaños para felicitar al suscriptor.
Cuando se acaba este primer paso, se puede empezar a crear la base de datos.
2. Creación de la base de datos : la tabla

Una vez obtenida la información para la creación de tu base de datos, solo deberás acudir a Excel para
crear una tabla que incluya, de manera organizada, los datos de tus clientes.
La primera fila de la tabla se compondrá de las diferentes categorías. Enumera, desplazándote de

izquierda a derecha, todos los datos del cliente que vas a disponer. Así, cada columna de la tabla será
dedicada a un tipo de información. Por ejemplo: Nombre - Número - Email, etc.
Para construir la base de datos de clientes, comenzaremos con la identificación del género del cliente
(normalmente a través de la identificación formal de Señor-Señora o Sr Sra), el apellido, el nombre y la
dirección que dividimos en varias columnas (calle, código, ciudad).
Si lo queremos, podemos organizar después los datos. Seleccionamos esta columna y utilizamos la
función “ordenación y filtro” -> “filtro”, que ordenará automaticamente la columna.
Si tus clientes son profesionales, puedes añadir columnas para el sector de actividad o toda información
que te parece pertinente, pero no sobrecargues tu archivo, resultaría difícil su utilización. Se puede
también añadir una columna para las acciones que se hayan hecho para cada cliente y otra sobre sus
comportamientos de compra (volumen de compra, fecha de la compra…).
3. Creación de la base de datos con excel: Integración de

datos
Una vez creadas las categorías, hay que integrar los datos. Introduce cada cliente en cada fila respetando
lo marcado en la columna. Si no tienes suficientes datos, realiza acciones concretas de marketing
buscando ampliar y mejorar tu base de datos de clientes.
Además, para dar un empujón a tu empresa, plantea un alquiler de bases de datos particulares. Podrás
segmentar de manera precisa las características que necesitas para llegar a más clientes potenciales
manteniendo controlado el gasto de tu campaña.
4. Da cuerpo a tu archivo de clientes

Si todo va bien, tu clientela irá creciendo. La clave de un archivo de clientes útil es una actualización
continua. Por tanto, sse debe dedicar tiempo para hacerlo, no mucho pero sí con regularidad.
Si cuentas con la llegada de nuevos clientes, añádelos como una nueva fila de tu tabla. Puedes incorporar
los datos al final de esta. Excel es inteligente, los integrará por sí mismo a la base de datos y solo
quedará ordenar alfabéticamente a partir de la categoría de tu elección.
Una herramienta potente, simple y más segura es la función “formulario”, que permite crear e integrar
una ficha rápida con todas las características a rellenar. Esto permite evitar errores, sobre todo cuando la
tabla ya dispone de muchas entradas.
El proceso es igual para añadir una nueva categoría, es decir una columna adicional con nueva
información requerida para tu negocio. Por ejemplo, te has dado cuenta de que la edad de tus clientes es
un criterio importante y lo quieres añadir a la base de datos. Basta integrar una columna entera y escribir
el nombre de la categoría en la primera celda de dicha columna.
5. Utiliza los datos de tus clientes

Tener una base de datos de clientes es un gran comienzo, pero solo es la primera etapa del trabajo que
tendrás que hacer. Luego hay que utilizarlo. Por ejemplo, llegan las rebajas y quieres lanzar una gran
operación de activación de clientes para mejorar tus ventas. Puedes recurrir a la base de datos que has
ido trabajando, aunque también podrás apoyarte en el alquiler de bases de datos de particulares para
campañas emailing y lograr así más clientes potenciales y atraer un segmento específico.
Imagínate que quieres lograr una clientela más joven. Solo tendrás que ordenar la columna de edad en
orden creciente y elegir la sección de edad que más te conviene.
Descarga nuestro ejemplo de base de clientes Excel

Para ayudarte a empezar en la creación de tu archivo de clientes, ponemos a tu disposición un documento Excel
listo. No importa cuál sea la actividad de tu negocio, podrás lanzarte gracias a este modelo estándar sencillo.
Podrás utilizarlo como quieras: envió de campañas emailing, de operaciones comerciales con SMS, entre otros.

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Estos son los 5 pasos claves

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Crear una base de datos excel

2. Creación de la base de datos : la tabla

La primera fila de la tabla se compondrá de las diferentes categorías. Enumera, desplazándote de

3. Creación de la base de datos con excel: Integración de

4. Da cuerpo a tu archivo de clientes

5. Utiliza los datos de tus clientes

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