ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA

FONDO NACIONAL DE INVERSIÓN PRODUCTIVA Y SOCIAL

GUIÁ RÁPIDA
SISTEMA DE GESTIÓN CORRESPONDENCIA
(SIGEC)

La Paz – Abril, 2017

Oficina Central - Calle Belisario Salinas Nª 354 – Sopocachi Telf. 2-412474 – 2-411995 – Fax 2-413124 – Casilla 10713 Web:
www.fps.gob.bo – La Paz - Bolivia
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CONTENIDO

1 CONTENIDO
1.1 CONTROL DEL DOCUMENTO
1.1.1 Registro de Cambios
1.1.2 Revisión
2. ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTO
2.1 Ingreso al Sistema
2.2 Función General
2.3 Requerimientos de Hardware para el uso del Sistema
2.4 Acceso al Sistema
2.5 Ingreso al Sistema
3. MENÚ DEL SISTEMA
3.1 Inicio
3.2 Bandeja
3.2.1 Entrante
3.2.2 Pendientes
3.2.3 Enviados
3.2.4 Archivada
3.3 Documentos
3.3.1 Mis Documentos
3.3.2 Archivos Digitales
3.4 Hojas de Ruta
3.4.1 Seguimiento
3.4.2 Imprimir
3.5 Reportes
3.5.1 Pendientes Oficina
3.5.2 Correspondencia Recibidas
3.5.3 Correspondencia Enviada
3.5.4 Personalizado
3.5.5 Documentos
3.5.6 Historial documentos
3.5.7 Agrupados por Oficina
3.5.8 Pendientes con Retraso

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1. ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTO

1.1 Ingreso al Sistema

El siguiente link es la dirección de acceso por la web:

Sigec.fps.gob.bo

1.2 Funcionalidad General

La pantalla de ingreso al Sistema, como su nombre lo indica, permite al usuario

ingresar al Sistema de Gestión de Correspondencia. En esta pantalla se realiza un
control de acceso, es decir que no cualquier usuario o persona puede acceder al
sistema

1.3 Requerimientos de Hardware para el uso del Sistema

- Sistema Operativo Linux o Windows

- Procesador Pentium de 300MHZ o superior
- Memoria RAM 512 MB o superior
- Disco Duro desde al menos 1 GB
- Impresora

1.4 Acceso al Sistema

Al ser una herramienta Web el funcionario puede acceder al sistema desde

cualquier computador y navegador en el cuadro de búsqueda escribimos la
dirección del sistema sigec.fps.gob.bo que permitirá el ingreso al Sistema de
Gestión de Correspondencia del FPS así como se muestra la Imagen Nº 1

Imagen N.º 1

2.5 Ingreso al Sistema

El mismo nos llevara a la pantalla de acceso del SIGEC donde se solicita al

funcionario el usuario, la contraseña para poder acceder.

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Imagen N.º 2

Una vez ingresado al sistema este mostrara la pantalla principal y el menú de

opciones (Ubicado en la parte izquierda de la pantalla) donde se debe ingresar al
como se muestra en la Imagen N.º 3.

Imagen N.º 3

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3. MENÚ DEL SISTEMA

3.1 Inicio (menu)

En la pantalla inicio se muestra un resumen del estado de las bandejas de: entrada,
pendiente, archivado y una torta estadística con todos los tipos de documentos
generados desde la bandeja de cada funcionario, como se muestra en la
Imagen N.º 4.

Imagen N.º 4.

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3.2 Bandeja (menu)

En esta pantalla se controlan las diferentes bandejas: Entrante, Pendiente,

Enviados, Archivada donde se realizan las respectivas acciones de las Hojas de
Ruta Internas o Externas.

3.2.1 Entrante (submenu)

Bandeja de la correspondencia enviada digitalmente a través del SIGEC, en esta

bandeja existen las siguientes opciones: FILTRAR, ORDENAR POR, RECIBIR o
RECHAZAR como se muestra en la Imagen N.º 5

Imagen N.º 5

RECIBIR
El botón de recibir enviara la Hoja de Ruta a la bandeja de pendientes, se
recomienda recibir en el SIGEC cuando se reciba el documento físico, como se
muestra en la Imagen N.º 6

Imagen N.º 6

RECHAZAR
El botón de rechazar devuelve la Hoja de Ruta al remitente previa justificación del
rechazo, el tiempo para rechazar hojas de ruta esta establecido en el Reglamento
oficial del SIGEC como se muestra en la Imagen N.º 7

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Imagen N.º 7

3.2.2 Pendientes (submenu)

Bandeja de correspondencias pendientes, en esta pantalla se encuentran las hojas

de ruta recibidas digitalmente a través del SIGEC, en esta bandeja existen las
siguientes opciones: DERIVAR, JUSTIFICAR, RESPONDER CON, ORDENAR
POR, AGRUPAR, ARCHIVAR E IMPRIMIR

DERIVAR permite al funcionario remitir la Hoja de Ruta a otro funcionario, para su

respuesta o emisión de informe, como se muestra en la Imagen N.º 8

Imagen N.º 8

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Nota:Se pueden remitir Hojas de Ruta Oficial Digital o Copia Digital y ambas tienen
el mismo valor según el proveído, al momento de derivar se enviara un mensaje al
correo y al chat institucional.

JUSTIFICAR en esta pantalla el funcionario puede justificar el retraso en la

derivación, respuesta de las hojas de ruta en su bandeja de pendientes, el tiempo
de cada justificación de hoja de ruta se encuentra en el Reglamento del SIGEC,
como se muestra en la Imagen N.º 9

Imagen N.º 9

RESPONDER CON, se puede responder las hojas de ruta de la bandeja de

pendientes, con diferentes tipos de documentos: Nota Interna, Informe, Informe
Técnico y aquellos tipos de documentos que requiera cada área organizacional,
como se muestra en la Imagen N.º 10

Imagen N.º 10

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Nota: El correlativo que genera el sistema es por cada área organizacional, los
destinatarios deben elegirse de la lista, y para poder derivar la Hoja de Ruta se debe
seleccionar archivo formato PDF subir al SIGEC y se habilitara el boton de derivar,
es responsabilidad de cada funcionario el documento PDF que suba.

3.2.3 Enviados

La bandeja de correspondencia enviada digitalmente, muestra las hojas de ruta

enviadas, en esta bandeja existen las siguientes opciones: CANCELAR, FILTRAR
Y ORDENAR POR, como se muestra en la Imagen N.º 11

Imagen N.º 11

CANCELAR esta opción permite cancelar la derivación al destinatario y regresar la

hoja de ruta a la bandeja de pendientes.

3.2.4 Archivada

En esta bandeja se tienen las carpetas con las Hojas de Ruta archivadas por
carpetas como se muestra en la Imagen N.º 12.

Imagen N.º 12

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NOTA: Todas las bandejas presenta las siguientes opciones :

FILTRAR en esta opción se pueden buscar la hoja de ruta a recibir, derivar, agrupar
o archivar, Imagen N.º 13

Imagen N.º 13
ORDENAR POR en esta opción se puede organizar las hojas de ruta por los
siguientes criterios, como se muestra en la Imagen N.º 14

Imagen N.º 14

AGRUPAR en esta opción se pueden agrupar dos o más Hojas de Ruta

ARCHIVAR opción para archivar Hojas de ruta en las diferentes carpetas de cada
área organizacional.

3.3. DOCUMENTOS (menú)

3.3.1 MIS DOCUMENTOS (submenu) en esta pantalla el funcionario puede generar

el inicio de una Hoja de ruta con los distintos tipos de documentos, ejemplo se
genera una Hoja de Ruta con el tipo de documento Nota Interna para la solicitud de
una compra.
Se tiene un resumen de la cantidad de Tipos de Documento generados, como se
muestra en la Imagen N.º 15

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Imagen N.º 15

3.3.2 ARCHIVOS DIGITALES (submenu) en esta pantalla se pueden ver los

archivos en formato P.D.F. subidos por cada cada hoja de ruta generada o
respondida, como muestra la Imagen N.º 16

Imagen N.º 16

3.4 HOJAS DE RUTA (menu)

3.4.1 Seguimiento (sub-menu) en esta pantalla se hace seguimiento a la hoja de

rutas respondidas desde la bandeja de cada funcionario.

3.4.2 Imprimir (sub-menu)

En la parte que indica “Escriba hoja de ruta” con el numero de Hoja de Ruta se
pueden imprimir la primero o la segunda hoja según se requiera, ejemplo I/2017-
00001 como se muestra en la Imagen N° 17

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Imagen N.º 17

3.5 REPORTES (menu)

3.5.1 Pendientes Oficina (sub-menu) en esta pantalla se muestran la lista de

Pendientes y No Recibidos por Oficina, Nombre y Cargo

Ejemplo en oficina se puede seleccionar Unidad Administrativa y en Nombre se

puede colocar el del funcionario, como muestra la Imagen N.º 18

Imagen N.º 18

Al hacer clic se mostrara detalles de las Hoja de Rutas que esten Pendientes o No
Recibidas, como se muestra en la Imagen N.º. 19

Imagen N.º. 20

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En el icono se puede hacer seguimiento a las hojas de ruta deseadas.

3.5.2 Correspondencia Recibida (submenu)

En esta pantalla se puede sacar el reporte de toda la correspondencia recibida por
área organizacional, escogiendo el rango de fechas a mostrar y el tipo de
correspondencia Externa o Interna o ambas se puede generar un reporte.
Como se muestra en la Imagen N.º 21

Imagen N.º21

3.5.3 Correspondencia Enviada (submenu)

En esta pantalla se pueden sacar reportes de toda la correspondencia enviada a
otras áreas organizacionales, se tiene que escoger el área organizacional y el rango
de fechas para generar el reporte, como se muestra en la Imagen N.º 22

Imagen N.º22

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3.5.4 Personalizado (submenu)

En esta pantalla se puede generar un reporte de las hojas de rutas de acuerdo al
estado: No recibido, Recibido/Acción Pendiente, Recibido/Derivado, Agrupado,
Archivado y Anulado, como se muestra en la Imagen N.º 23

Imagen N.º 23

3.5.6 Documentos (submenu)

En esta pantalla se muestra una torta estadistica con el porcentaje de los tipos de
documentos generados por cada área organizacional, como muestra la Imagen N.º
24

Imagen N.º 24

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3.5.7 Historial documentos (submenu)

En esta pantalla se muestra el historico de documentacion generada pero en
formato de barras y por fechas, como muestra la Imagen N.º 25

Imagen N.º 25

3.5.8 Agrupados por Oficina (submenu)

En esta pantalla se muestran las Hojas de Rutas de Pendientes y No Recibidos por
agrupadas por Oficina.

Ejemplo en oficina se puede seleccionar Unidad Recursos Humanos, como muestra

la Imagen N.º 26

Imagen N.º 26

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Al hacer clic se mostrara detalles de las Hoja de Rutas que esten Pendientes o No
Recibidas, como se muestra en la Imagen N.º. 27

Imagen N.º. 27

En el icono se puede hacer seguimiento a las hojas de ruta deseadas.

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