Evidencia:

AA4-Ev01.Taller. La comunicación organizacional

Ana Milena Rojas Morales

Aprendiz

Mónica Alexandra Correa Montes.

Instructora

Programa
Ética en lo personal y laboral
2387085

Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA

MOMPOX - BOLÍVAR
2021

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La Comunicación Organizacional

La comunicación organizacional es una importante herramienta de mucho aporte laboral

en la actualidad que da lugar a la transmisión de la información dentro de las organizaciones

para identificar los requerimientos y logros de la organización y los colaboradores de la misma.

La comunicación organizacional llega a permitir el conocimiento de los recursos humanos, su

desarrollo en la empresa, productividad en los departamentos de trabajo.

La principal finalidad de la comunicación organizacional es primordial para alcanzar los

objetivos institucionales; elementos que en conjunto dan paso al desarrollo organizacional y de

los colaboradores que se van preparando para alcanzar su mejor desempeño en los mercados.

Comunicación interna y externa

La comunicación interna, son todas las actividades realizadas por la organización, para crear y

mantener las relaciones entre sus miembros, a través del buen uso de los diferentes medios de

comunicación existentes en la organización. La comunicación interna da lugar:

 Elaborar un reconocimiento de la empresa en un ambiente de cordialidad, y estimulación

en las actividades laborales.

 Poder conocer en gran medida a la organización y familiarizarse con ellas.

 Reconocimiento del desempeño de los colaboradores

 Fomentar el intercambio de información (comunicación) en toda la organización.

 La empresa es responsable de fomentar un clima organizacional positivo para beneficio

de toda la organización.

 El clima organizacional es básicamente en ambiente personal y de índole físico a partir

del cual se realizan las actividades empresariales.

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La comunicación externa, son todas las actividades realizadas por la organización, cuyo

propósito es mantener relaciones con el exterior, en la actualidad a este tipo de comunicación se

le conoce como relaciones públicas.

Flujo de la comunicación en la organización.

Dentro de una empresa es indispensable que la comunicación fluya en distintas vías,

desde un nivel jerárquico menor a uno más alto, así como hacia los niveles jerárquicos de los

lados. Normalmente se había contemplado con mayor fuerza a la comunicación de forma

descendente, pero en la actualidad se conoce ampliamente que, en caso de que en la

organización solamente fluya la información del nivel jerárquico superior a uno inferior, existirán

problemas de comunicación de gran impacto en la organización. En términos generales para que

la comunicación sea eficaz en la empresa, es importante que surja del empleado, es decir,

comunicación de forma ascendente. No hay que olvidar la importancia del flujo horizontal en la

comunicación, esto sucede cuando los involucrados pertenecen a un mismo nivel de jerarquía o

similar; así como también existe la comunicación diagonal (se presenta entre los trabajadores de

distintos niveles jerárquicos, aún sin que haya una dependencia entre departamentos o niveles).

Comunicación descendente.

Este tipo de comunicación se presenta en los niveles jerárquicos altos y con dirección

específica hacia los niveles de jerarquía inferior, generalmente esta comunicación se presenta en

las organizaciones cuya autoridad es centralizada y sumamente autoritaria.

Dentro de la comunicación descendente los principales medios utilizados para el proceso

de comunicación están vía mando (instrucciones de forma oral al personal) se presenta: a través

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de los discursos, reunión con el personal, vía telefónica. En cuanto a la comunicación vía escrita

los medios más utilizados son:

 Memorándum

 Cartas

 Informes

 Manual de operaciones

 Folletos

 Reportes, entre muchas más.

Una de las características principales de este tipo de información es el hecho de que la

información se vuelve difusa y dispersa conforme va descendiendo en la línea de mando y de los

niveles jerárquicos. Además, el hecho de que una administración de a conocer y solicite el

cumplimiento de políticas de trabajo o procedimientos, no existe una garantía para el

cumplimiento y logro de los mismos; ya sea por fallas en la comunicación, situaciones

imprevistas que alteren los procesos, o simplemente por falta de disciplina de los empleados

involucrados. Ante estas circunstancias es indispensable la existencia de un sistema que permita

retroalimentar la información recibida.

Por último, es importante señalar, que la información que se dirige de forma descendente en

una organización suele avanzar lentamente, trayendo como consecuencias tardanza en la

llegada de la información a su destino, creando situaciones de frustración a la administración de

la empresa.

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Comunicación ascendente

A diferencia de la comunicación ascendente, este tipo de comunicación organizacional

se presenta cuando los trabajadores (subordinados) transmiten información a sus jefes. Es decir,

esta información fluye de niveles inferiores a niveles de jerarquía superior. Desgraciadamente el

flujo de la información en esta vía de transmisión no siempre llega a los niveles más altos de

forma completa y objetiva, ya que conforme va ascendiendo la información los receptores van

mediando el impacto del contenido, sobre todo si se trata de informes o noticias negativas o no

esperadas por la gerencia o la administración. Esto se presenta comúnmente en las

organizaciones, cuando un operador no alcanza a cumplir las metas, o existen problemas que

afectan directamente la productividad, o generan conflictos en la empresa; es en estas

situaciones que los encargados de estas áreas de trabajo por temor, conveniencia, o respeto a

los niveles superiores de mando, no dan a conocer muchas veces datos reales de producción,

financieros, o de desempeño.

La comunicación ascendente es contraria a la descendente en el hecho de que mientras la

segunda es autoritaria, la primera (ascendente) se presenta en empresas cuyo ambiente y

proceso de comunicación permite la participación de los empleados y mantiene políticas

democráticas para la intervención de los mismos.

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Los medios más utilizados para la transmisión de la información de forma ascendente son:

 Reunión periódica

 Entrevista personalizada

 Círculo de Calidad

 Vía telefónica

 A través de encuestas

 Sistema de quejas y sugerencias (Buzones, cartas y mensajes a la administración).

La comunicación escrita, oral y no verbal

Cada tipo de comunicación tiene su función y ventaja dentro de la organización, y es por

este motivo que muchas veces las comunicaciones se emplean en grupo, haciendo uso de las

ventajas de cada una de ellas para la comunicación y complementarse entre ellas. Un ejemplo

claro está en el caso de las conferencias, donde se utiliza material escrito, videos, diapositivas, la

exposición del expositor; todo con la finalidad de que los asistentes comprendan de mejor

manera la información que se les está proporcionando.

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Comunicación escrita

La comunicación escrita se caracteriza por contar con mensajes claros, precisos,

concretos y correctos, y podemos estar seguros que el mensaje que estamos transmitiendo

como emisores, el receptor lo va a entender, tal cual. Algunos ejemplos de comunicación escrita

son:

 Boletín interno. Maneja información especializada, para el interior y exterior de la

organización.

 Memorándum. Es el medio más usado, y ayuda al receptor (empleado) a recordar

instrucciones internas acerca de lo que debe realizar en la organización.

 Circular. Es un medio de comunicación interno, un escrito en que la Gerencia General o

Departamental comunica a todo el personal o una parte de la organización.

 Convocatorias. Es un medio mediante el cual, la organización informa a sus empleados,

o a la comunidad, que existen vacantes para algún puesto laboral, o bien se abre algún

concurso de proyecto.

 Encuesta a los empleados. Este medio de comunicación tiene como propósito conocer

las opiniones de los empleados, sobre algún aspecto en cuestión.

La principal ventaja de la comunicación escrita es el hecho de que proporciona un

registro, referencia y protección legal de lo que se comunica, además de promover la aplicación

uniforme de procedimientos y normas que colaboran en la disminución de los costos de

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comunicación, y además se puede cuidar con anticipación el contenido y contexto de la

información a transmitir.En cuanto a desventajas se refiere se puede considerar, el alto gasto en

cantidad de papeles para la realización oficial de un mensaje escrito, no generar una

retroalimentación de inmediato y en muchas ocasiones suele manejarse mucho tiempo para la

notificación de la recepción y comprensión de la comunicación escrita.

Comunicación oral

La comunicación oral se presenta cuando se lleva a cabo una reunión de frente entre

dos o más personas, este es el caso de la plática de un administrador a su personal y se puede

presentar de manera formal o informal, así como puede estar sujeta a planeación o de forma

espontánea.

La comunicación oral aunque es altamente utilizada dentro de una organización, la

compresión de la información transmitida no siempre es la deseada y/o esperada, debido a que

influye de gran manera en la interpretación que cada receptor le dé a la misma y del ambiente

bajo el cual se esté efectuando la comunicación, estos son muy comunes en la comunicación

informal, sales de tu departamento para dirigirte a otra oficina, y saludas a alguien o le das una

indicación, este es un vivo ejemplo de comunicación oral. Algunos ejemplos de la comunicación

oral son:

 Conferencias. Se expone algún tema en particular.

 Juntas y Asambleas. Se discute sobre algún tema en particular.

 Videoconferencias. Nos comunicamos de un departamento a otro, que quizá se

encuentra en otra ciudad, con el fin de exponer la situación de nuestra área.

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 Servicio telefónico. Se comunica de un área a otra por medio de llamadas, y

regularmente es para solicitar alguna información que se necesita para solucionar un

problema, o bien, complementar algún trabajo.

Comunicación no verbal

Este tipo de comunicación se utiliza de muchas maneras en la organización, muchas

veces como complemento de lo que se dice, un ejemplo es cuando en una exposición los

asistentes se dan cuenta de las expresiones faciales y corporales del expositor, y aunque se

maneje como una comunicación de apoyo, muchas veces puede no ser así, como le transmitir

inseguridad, falta de conocimiento del tema o credibilidad.

Dentro de esta clasificación también se puede considerar los medios visuales de apoyo,

los cuales también tienen como objetivo retroalimentar lo que se dice. Algunos ejemplos de

medios visuales son:

 Murales. En ellos se maneja información motivacional para el empleado, estos se deben

colocar en puntos estratégicos de la organización, para que puedan ser observados por

los empleados.

 Tablón de avisos. En ellos se colocan cuadros, gráficos, etcétera, y tiene por objetivo

sensibilizar a los empleados e informarlos acerca de algún aspecto en cuestión.

 Señalización. Mapa de las instalaciones, con el propósito que sepan ubicarse, y hacia

dónde dirigirse.

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Barreras y fallas en la comunicación organizacional

Muchos administradores consideran como uno de sus mayores problemas a resolver las

fallas e inconvenientes en la comunicación de la organización. Pero un administrador que

realmente conoce a su empresa, como debe ser, se puede dar cuenta que muchos problemas de

comunicación se originan como consecuencia de problemas más fuertes.

Un ejemplo de lo que se establece anteriormente es cuando en una organización una

planeación resulta deficiente y genera incertidumbre en la directriz y camino de la empresa, al

igual que si una organización no cuenta con una adecuada estructura puede limitar o alterar de

forma negativa la relación organizacional y por ende la comunicación. Las barreras que se

presentan en la transmisión de la información pueden originarse en el emisor, el mensaje, el

receptor del mensaje, o en la misma retroalimentación de la información que se recibe.

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Las principales barreras en la comunicación específicamente en el caso de las

organizaciones son:

 Falta o ausencia de planeación

 Supuestos o hechos confusos

 Distorsión del contexto del mensaje y/o de la semántica

 Información expresada deficientemente

 Barreras de contexto internacional

 Pérdida de información por retención limitada

 Información con escucha limitada y la evaluación anticipada de la misma

 Comunicación de forma impersonal

 Desconfianza o temores en la comunicación

 Tiempo insuficiente ante los cambios

 Exceso de información

 Demás barreras en la comunicación

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MAPA CONCEPTUAL

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Algunas de las acciones que implica la comunicación organizacional dentro de las empresas son:
 Planificar estratégicamente las acciones de comunicación interna y externa
 Garantizar un clima laboral adecuado
 Fomentar la comunicación interpersonal y grupal; buscando generar compromiso e
identidad
 Establecer los flujos y medios de comunicación adecuados
 Crear estrategias de comunicación de crisis

De esta manera la comunicación se vuelve factor fundamental en las funciones de planificación,

organización, control y toma de decisiones; y en esto radica su importancia. En una estrategia de
la comunicación eficiente, eficaz y asertiva.

CONCEPTO: proceso por medio

del cual los miembros recolectan
información acerca de su
organización y los cambios que
ocurren dentro de ella.
DIRECCION DE LA IMPORTANCIA:
COMUNICACIÓN:  Adaptabilidad a los
 C. Ascendente cambios
 C. Descendente  Toma de decisiones
 C. Horizontal  Motivación de trabajadores
 Compromiso de empleados
COMUNICACIÓ  Mejora de la imagen
N corporativa
ORGANIZACIO
NAL
TIPOS DE FUNCIONES:
COMUNICACIÓ  Expresión de emociones
N:  Transmitir información
 Externa FORMAS DE
 Control
 interna COMUNICACIÓN:
 Motivación.
 Formal
 Informal

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CONCLUCIÓN

En conclusión, la comunicación organizacional genera que la empresa tengo un buen

ritmo laboral y que los trabajos se comprendan, entiendan y así tengan metas organizacionales,
ellos tienen política estándares que le permite tener una actitud de compromiso y así lograr sus
objetivos laborales. La comunicación organizacional favorece la gestión empresarial a través de
la generación de estrategias y canales de comunicación efectivos que propician, a nivel interno,
una mayor productividad, calidad, integración del colectivo y mejores resultados; y, a nivel
externo, se genera un mayor impacto

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REFERENTES BIBLIOGRAFICOS

 http://telibles.blogspot.com/p/mapa-conceptual-comunicacion.html

 https://www.gestiopolis.com/comunicacion-organizacional-tipos-flujos-

barreras-y-auditoria/

 https://es.slideshare.net/lusgapm/diapositivas-comunicacin-

organizacional?next_slideshow=1

 Material de formación Unidad 4.

 Materiales complementarios Unidad 4.

 Guía de aprendizaje 4.

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